Nowoczesna Administracja Samorządowa Samorządowe Centrum Usług Wspólnych

Transkrypt

1 3 października 2012 Nowoczesna Administracja Samorządowa Samorządowe Centrum Usług Wspólnych Anna Wójt

2 Dlaczego CUW jest ważnym zagadnieniem wartym debaty w Polsce? CUW pozwala na efektywne osiągnięcie od 25% do 50% oszczędności w jednostce samorządu terytorialnego. CUW to nie tylko to długofalowe oszczędności, ale także zmiana podejścia do pracy oraz obsługi klienta. CUW to przede wszystkim poprawia efektywność funkcjonowania administracji i wspiera kooperację regionalną. CUW ułatwiają procesy zarządzania i kontroli, a także transparentność finansową. CUW dla administracji publicznej stworzy się w 90% w oparciu o własny personel. 2

3 Jakie główne czynniki determinują powstanie CUW na szczeblu rządowym i samorządowym? Dążenie do poprawy jakości świadczonych usług oraz wypełnienie zadań zleconych przez Ustawodawcę Poszukiwanie efektywnych sposobów zarządzania kosztami oraz równoważenie budżetów Realizacja misji społecznej administracji publicznej Centrum Usług Wspólnych

4 Istota pierwszych kroków Krok 1 Identyfikacja oraz rejestr podstawowych zadań Wprowadzenie ujednoliconych opisów stanowisk Kompleksowa analiza kosztów operacyjnych funkcjonowania jednostki samorządowej Krok 2 Reorganizacja wewnętrzna jednostki samorządowej Zdefiniowanie optymalnego modelu działania Wprowadzenie ujednoliconych standardów pracy Krok 3 Wybór strategii działania Analiza opłacalności Identyfikacja opcji Wybór metodyki Wdrożenie organizacji projektowej

5 Przykładowe modele CUW stosowane w administracji samorządowej na świecie Model 1 Model 1 CUW jako zależny podmiot JST świadczący wybrane usługi dla danej jednostki JST CUW Model 2 Model 2 CUW jako podmiot świadczący wybrane usługi kilku dedykowanych JST JST JST JST JST CUW

6 Podstawowy katalog usług CUW Procesy finansowo księgowe Zarządzanie płynnością Majątek trwały Obsługa należności/zobowiązań Procesy IT Zarządzanie bazami danych Planowanie i rozwój IT Help desk Usługi administracyjne Obsługa podróży służbowych Usługi ochrony mienia Zarządzanie flotą samochodową Procesy kadrowo płacowe Rekrutacja Administracja kadrowa Obsługa szkoleń Proces udzielania zamówień publicznych Zakup mediów (energia elektryczna) Zarządzanie dostawcami towarów i usług 6

7 Przeciętne oszczędności wynikające z wdrożenia Centrum Usług Wspólnych na świecie 60% 55% 50% 45% 40% 35% 35% 35% 30% 25% 25% 20% 10% 0% Księgowość ogólna Zobowiązania Płace Budżetowanie Kadry Zakupy Należności i kredyty Źródło: Wilson David A., Implementing Shared Services in the Public Sector, National Association of State Comptrollers Standardowy poziom redukcji kosztów dzięki wdrożeniu Centrum Usług Wspólnych na świecie mieści się w przedziale 25-50%. Poziom ten jest osiągalny głównie dzięki wzrostowi efektywności wykonywanie procesów finansowo księgowych. 7

8 Doświadczenia Wielkiej Brytanii, kraju wiodącym w projektach CUW dla Sektora Publicznego 7% wszystkich CUW działa w ramach Sektora Publicznego. Szacuje się, że roczne koszty działów HR i Finansów brytyjskiego sektora publicznego są o ponad 9 miliardów funtów wyższe w porównaniu do rynkowych praktyk sektora prywatnego. Oszczędności te wystarczyłyby na budowę 15 nowoczesnych szpitali, 30 szkół średnich, 50 szkół podstawowych i 320 kilometrów autostrad rocznie! Cytując za brytyjskim rządem, do 2016 roku, zdecydowana większość usług transakcyjnych Sektora Publicznego realizowanych będzie w ramach CUW. 80% szkockiego Sektora Publicznego ulec ma centralizacji w ramach CUW. Kancelaria Premiera in Wielkiej Brytanii zorientowana jest na osiągnięcie oszczędności poprzez wdrożenie CUW. 8

9 Podsumowanie Tworzenie Centrów Usług Wspólnych jest obecnie trendem w krajach wysokorozwiniętych i dotyczy zarówno działalności podstawowej sektora publicznego, jak również tzw. funkcji wsparcia (ang. back office), czyli obsługi księgowej, kadrowej, płacowej, wsparcia IT. Odsetek Centrów Usług Wspólnych tworzonych w sektorze publicznym na świecie rośnie z roku na rok : Europa (34%) Australia (27%) Kanada (26%), USA administracja lokalna (23%), USA administracja stanowa (20%). Organizacje sektora publicznego, które utworzyły Centrum Usług Wspólnych (lub są w trakcie jego tworzenia), tworzą je głównie w oparciu o własny personel. 9

10 Dziękuję! 10

11 Wybrane przykłady Centrów Usług Wspólnych w sektorze publicznym Australia Konsolidacja 22 systemów finansowych i 19 systemów kadrowych używanych na poziomie administracji centralnej redukcja kosztów o 50 mln dolarów australijskich rocznie Dania Centrum usług finansowych dla jednostek administracji centralnej szacowane oszczędności na poziomie 78 mln euro rocznie Kanada Ontario Shared Service Bureau ogólnokrajowe centrum obsługi obywateli, aplikacja internetowa do obsługi online, wspólny dla całego kraju numer kontaktowy Szkocja Konsolidacja księgowości, płac, zaopatrzenia, obsługi kadrowej i IT na poziomie administracji centralnej redukcja kosztów o 800 mln funtów rocznie; 80% instytucji sektora publicznego w Szkocji korzysta z Centrów Usług Wspólnych Szwecja Centrum usług finansowo księgowych dla 32 jednostek miejskich w Sztokholmie szacowany poziom redukcji kosztów o 28% Wielka Brytania National Health Service (246 jednostek) korzysta z Centrum Usług Wspólnych dla księgowości oszczędność ok. 220 mln funtów rocznie 11