Olkusz, dnia. Zapytanie ofertowe I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO: HEGEN POLSKA Sp. z o.o. Plac Konstytucji 3 Maja 2b Olkusz II. ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Olkusz, dnia Zapytanie ofertowe I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO: Do:. HEGEN POLSKA Sp. z o.o. Plac Konstytucji 3 Maja 2b Olkusz II. ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu pt. Wdrożenie systemu B2B w celu automatyzacji procesów biznesowych z Partnerami w ramach działania 8.2 PO IG Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B firma HEGEN POLSKA Sp. z o.o. zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na zakup: 1. Moduł Administracja - 10 szt. 2. Moduł Zamówienia - 6 szt. 3. Moduł Logistyka - 7 szt. 4. Moduł Terminarz Dostaw - 1 szt. 5. Moduł Językowy - 1 szt. 6. Moduł Serwis - 2 szt. 7. Moduł Lojalnościowy - 1szt. 8. Instalacja i konfiguracja sprzętu i oprogramowania bazodanowego - 20 rbg 9. Wdrożenie moduł Administracja rbg 10. Wdrożenie moduł Zamówienia, konfiguracja funkcjonalna procesu zamówień od Partnerów rbg 11. Wdrożenie moduł Językowy rbg 12. Wdrożenie moduł Logistyka rbg 13. Wdrożenie modułu Terminarz Dostaw - 55 rbg 14. Wdrożenie moduł Serwis rbg 15. Wdrożenie modułu Lojalnościowego - 30 rbg 16. Platforma Komunikacji Biznesowej - 1 szt. 17. Moduł Podpis Elektroniczny - 1 szt. 18. Wdrożenie i konfiguracja funkcjonalna Platformy Komunikacji Biznesowej rbg 19. Konfiguracja podpisu elektronicznego w obiegu faktur z Partnerami 20 rbg 20. Migracja Danych rbg 21. Testy systemu - 60 rbg 22. Optymalizacja systemu B2B w zakresie wymiany danych z Partnerami - 78 rbg 23. Uruchomienie systemu i asysta uczestnicząca - 94 rbg 24. Zakup szkoleń specjalistycznych z obsługi dedykowanego systemu B2B dla pracowników własnych HEGEN POLSKA Sp. z o.o. 90 rbg 25. Certyfikat SSL - 1 szt.

2 Opis przedmiotu zapytania znajduje się w Specyfikacji, załączonej do niniejszego zapytania. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin realizacji przedmiotu zamówienia zostanie uzgodniony indywidualnie z Oferentem którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Integralną częścią zapytania ofertowego jest specyfikacja na podstawie, której należy dokonać wyceny. Oferta powinna: zawierać dane oferenta posiadać datę sporządzenia termin ważności oferty V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres . lub dostarczona do biura na adres ul. Piłsudskiego 101a, Trzebinia. W razie dodatkowych pytań proszę o kontakt z : Bartosz Trojak Termin nadsyłania ofert.. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wyboru częściowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia procedury bez podania przyczyny. Kryterium oceny ofert stanowi: Cena 100% Załączniki: Specyfikacja Wzór formularza ofertowego

3 Specyfikacja do zapytania ofertowego System B2B zostanie zbudowany w architekturze wielowarstwowej. Platforma Komunikacji Biznesowej będzie najwyższą warstwą wdrażanego rozwiązania służącą bezpośredniemu kontaktowi z partnerami biznesowymi. Poniżej będą znajdować się warstwy odpowiedzialne za odwzorowanie w systemie informatycznym relacji biznesowych zachodzących pomiędzy firmą Hegen Polska Sp. z o.o. i jej partnerami w obszarach związanymi z dystrybucją, logistyką i elektroniczną wymianą dokumentów. Spójna integracja wszystkich warstw tak skomplikowanego systemu będzie możliwa dzięki zastosowaniu wielu technologii informatycznych (Unix/Linux, Windows, baz danych MSSQL, MySQL, platform programistycznych CakePHP, Django). 1. Moduł Administracja - 10 szt. Moduł będzie służyć do zarządzania użytkownikami systemu B2B, przydzielania im uprawnień do obsługi wybranych obszarów systemu, np. wybranych magazynów, funkcjonalności modułów, dokumentów. Można w nim będzie skonfigurować środowisko pracy i wygląd aplikacji na poszczególnych stacjach roboczych lub dla wybranych użytkowników. Moduł będzie również służył do konfiguracji struktur firmy, miejsc powstawania kosztów, danych słownikowych (magazynów, serii dokumentów, kategorii finansowych), terminarzy pracowników. Funkcjonalności: Grupy użytkowników systemu B2B. Grupy użytkowników to nazwane listy użytkowników, którym można będzie przydzielać prawa, określać dostęp do funkcji oraz definiować ich ustawienia wizualne. Narzędzia. Funkcjonalność ta zawierać będzie dodatkowe opcje przydatne w administrowaniu systemem B2B, takie jak przeglądanie i konfigurowania alertów systemowych, list wysyłkowych czy podgląd logów, które tworzone będą przez system B2B. Użytkownicy systemu. Funkcjonalność będzie pozwalała określić jacy użytkownicy będą zdefiniowani w systemie. Zarządzanie dostępem do funkcji. Opcja będzie umożliwiać przyznawanie użytkownikom uprawnień do funkcji systemu B2B. Struktura. Opcja umożliwi definiowanie struktury firmy i zależności pomiędzy kontrahentami B2B. 2. Moduł Zamówienia - 6 szt. Moduł będzie realizował procesy związane z transakcjami zawieranymi pomiędzy HEGEN POLSKA Sp. z o.o., a partnerami handlowymi. Moduł będzie korzystał ze wspólnej dla całego systemu kartoteki partnerów oraz kartoteki towarów. Będzie umożliwiał prowadzenie cennika dla każdego partnera osobno. Moduł będzie posiadał funkcję generowania zamówień zakupu do partnerów w oparciu o dowolnie wybrane kryterium. Podstawowe funkcjonalności tego modułu: Cenniki będą służyć do definiowania cen oraz rabatów cenowych występujących w systemie B2B. System będzie umożliwiał zdefiniowanie dowolnej liczby cenników w różnych konfiguracjach. Każdy cennik będzie mógł zostać przypisany do innego partnera jako jego cennik domyślny (zakupowy lub sprzedażowy). Same ceny będą mogły być wprowadzane z dokładnością do indeksu, grupy indeksów, kontrahenta, lub grupy kontrahentów. Zamówienia partnerów moduł Zamówienia będzie zawierał funkcjonalność obsługującą zamówienia składane przez partnerów. Zamówienia partnerów będą rejestrowane za pomocą Platformy Komunikacji Biznesowej. Na bazie zarejestrowanego w systemie dokumentu zamówienia odbywać się będzie kompleksowa obsługa partnera - od automatycznej rezerwacji indeksu na magazynie, aż do samego końca procesu obsługi - wydania towaru z magazynu i wystawienia faktury sprzedaży. Sprzedaż - służy do kompleksowej obsługi sprzedaży w systemie B2B. Automatyczne wystawianie i rejestrowanie dokumentów sprzedaży odbywać się będzie na podstawie dokumentów pośredniczących w sprzedaży - zarejestrowanych wcześniej zamówień partnerów.

4 3. Moduł Logistyka - 7 szt. Moduł będzie śledził wszystkie zdarzenia i operacje dokonywane na indeksach magazynowych. Funkcjonalność wirtualny magazyn będzie dostarczała informacji o aktualnym stanie, wartości i dostępności zapasów i towarów, automatycznie rejestrując transakcje magazynowe pomiędzy HEGEN POLSKA Sp. z o.o., a partnerami i ruch związanych z nimi elektronicznych dokumentów WZ i PZ. Moduł będzie umożliwiał partnerom wgląd w wybrane kartoteki towarów i stany magazynowe. Pełna integracja modułu Logistyka z pozostałymi modułami systemu B2B będzie pozwolała na automatyczne tworzenie dokumentów magazynowych w oparciu o dokumenty powstające w powiązanych modułach. Moduł logistyka będzie się komunikował z czytnikami kodów kreskowych, przez co zapewni HEGEN POLSKA Sp. z o.o., i partnerom stały onlineowy nadzór nad statusami zamówień. Funkcjonalności: Elektroniczna obsługa dokumentów magazynowych. Wszystkie operacje związane z wymianą handlową pomiędzy HEGEN POLSKA Sp. z o.o. a partnerami dokonywane na towarach będą znajdywały swoje odzwierciedlenie w elektronicznych dokumentach magazynowych. Operacje zachodzące pomiędzy systemem partnera, a HEGEN POLSKA Sp. z o.o. będą widoczne i będą powodowały automatyczne zmiany stanów magazynowych lub kartoteki towarów, w module Zamówienia i w Platformie Komunikacji Biznesowej. Dokumenty magazynowe będą generowane automatycznie na podstawie dokumentów tworzonych w innych modułach (na przykład na podstawie zamówienia partnera wpływającego poprzez Platformę Komunikacji Biznesowej, zamówienia zakupu, faktury sprzedaży). Definiowanie indeksów towarów. Będzie umożliwiało integrację bazy asortymentowej towarów HEGEN POLSKA Sp. z o.o., z bazami asortymentowymi towarów partnerów z wykorzystaniem Platformy Komunikacji Biznesowej. 4. Moduł Terminarz Dostaw - 1 szt. Moduł będzie umożliwiał wgląd Partnerom do ilości oraz rodzaju towarów które będą dostępne na magazynie firmy Hegen Polska Sp. z o.o. Moduł będzie umożliwiał automatyczne generowanie informacji o terminach dostaw, z możliwością ustalenia określonego terminu dostawy. Partner z pomocą modułu będzie mógł planować dostawy swoich zamówień co wpłynie na efektywność współpracy. 5. Moduł Językowy - 1 szt. Moduł będzie stanowił interfejs językowy, umożliwiający pracę w systemie B2B Partnerom zagranicznym. Będzie umożliwiał realizację procesów B2B związanych z transakcjami zawieranymi pomiędzy HEGEN POLSKA Sp. z o.o., a partnerami handlowymi z poza granic kraju w ich ojczystych językach. 6. Moduł Serwis - 2 szt. Moduł będzie wykorzystywany do obsługi procesu reklamacyjnego z Partnerami. Istotnym elementem modułu będzie automatyczne pilnowanie terminów dla przesłanych do serwisu towarów. Kolejną funkcjonalnością dla partnerów odbiorców, będzie możliwość sprawdzenia statusu reklamacji w trybie on-line z poziomu systemu partnera. Moduł serwis w połączeniu z Platformą Komunikacji Biznesowej będzie umożliwiał elektroniczną wymianę zgłoszeń serwisowych tzw. e-serwis. 7. Moduł Lojalnościowy - 1szt. Moduł będzie służył do kreowania relacji z partnerami biznesowymi, planowania wspólnych działań marketingowych, zarządzania programami lojalnościowymi oraz akcjami promocyjnymi. Moduł będzie umożliwiał przyznawanie premii dla poszczególnych Partnerów, czyli dodatkowego rabatu przyznanego z tytułu wcześniejszego uregulowania należności, lub osiągnięcia zdefiniowanych celów sprzedażowych (targetów), wraz z powiązanymi płatnościami. Będzie pozwalał również na rozliczenie skonta wraz

5 z odpowiednimi fakturami korygującymi. Dzięki zastosowaniu tego modułu HEGEN POLSKA Sp. z o.o. będzie mógł rozliczać premie dla Partnerów, jak również generować niezbędne dokumenty służące do komunikacji z partnerami. Moduł będzie wymieniał dane z innymi modułami systemu B2B w czasie rzeczywistym - bezzwłocznie realizując zaprogramowane zdarzenia. 8. Platforma Komunikacji Biznesowej - 1 szt. Platforma będzie służyła jako najwyższy element warstwy prezentacji odpowiedzialny bezpośrednio za przesyłanie danych partnerom, stanowiąc interfejs komunikacyjny pomiędzy użytkownikiem a warstwą logiki biznesowej i warstwą danych. Platforma Komunikacji Biznesowej będzie stanowić podstawę ekstranetowej części aplikacji B2B. Technologia Platformy Komunikacji Biznesowej oparta będzie o następujące języki programowania: PHP Javascript SQL Python Logowanie do aplikacji będzie realizowane za pomocą loginu i hasła. W celu zabezpieczenia danych, zarówno wysyłanych jak i odbieranych przez system, zastosowana zostanie technologia szyfrowanego połączenia SSL (Secure Socket Layer) wykorzystywana między innymi w sklepach internetowych czy systemach internetowego dostępu do kont bankowych. Protokół SSL będzie służył do szyfrowania danych pomiędzy serwerem WWW a łączącym się z nim użytkownikiem. Technologia ta pozwala zabezpieczyć się przed programami wyłapującymi dane przesyłane i odbierane przez dany komputer lub sieć komputerową (tzw. snifferami). Protokół SSL, dzięki szyfrowaniu asymetrycznemu oraz kluczom prywatnym i publicznym, będzie zabezpieczał przed zdekodowaniem przechwyconych informacji. Platforma komunikacji biznesowej będzie umożliwiała elektroniczny przesył takich informacji jak: Katalogi towarowe Statusy zamówień Informacje cennikowe i rabatowe Dostępność asortymentowa Platforma Komunikacji Biznesowej - będzie umożliwiała składanie zamówień przez partnerów z poziomu przeglądarki internetowej. Ponadto Platforma będzie umożliwiała automatyczną aktualizację kartotek cenników, kartotek towarów, podgląd stanów magazynowych i dokumentów archiwalnych takich jak zamówienia i faktury oraz rozrachunków, zweryfikowanym partnerom. Zamówienia partnera zapisywane będą bezpośrednio w bazie danych w strukturach systemu B2B. Tak więc od razu po złożeniu, zamówienia te będą widoczne w systemie B2B, umożliwiając dalsze przetwarzanie. W module Zamówienia będzie z nich można automatycznie generować dokumenty zamówienia zewnętrznego oraz faktury sprzedaży. Funkcjonalności: Logowanie do systemu. Dostęp do systemu w oparciu o indywidualny login. Oferta. W tym miejscu będzie można wyświetlić listę grup towarów, stanów magazynowych i cenników zdefiniowanych dla partnera. Indeksy można będzie pogrupować za pomocą grup zdefiniowanych w module Logistyka. Rozrachunki. Funkcjonalność będzie umożliwiała partnerowi podgląd archiwalnych zamówień i faktur, będzie wyświetlała aktualne zadłużenie i posiadany limit zadłużenia, zdefiniowany w module Zamówienia. Zamówienie. Funkcjonalność będzie umożliwiała zarejestrowanemu Partnerowi złożenie zamówienia na podstawie udostępnionych mu do wglądu kartotek towarów i cenników. Wyświetlane stany magazynowe będą mogły być stanami rzeczywistymi dostępnymi w magazynie udostępnionymi do wglądu poprzez wspólną bazę danych z modułem Logistyka lub limitami zdefiniowanymi na potrzeby Partnera. W wypadku braku towarów w kartotece lub na stanie magazynowym kontrahent będzie mógł złożyć zapytanie

6 ofertowe. Wymiana informacji. Funkcjonalność będzie umożliwiała elektroniczną wymianę kartotek cenników wygenerowanych i automatycznie pobranych z modułu Zamówienia i kartotek towarów wygenerowanych i automatycznie pobranych z modułu Logistyka bezpośrednio na konto Partnera na Platformie Komunikacji Biznesowej. W tym miejscu partner będzie mógł sprawdzić statusy złożonych zamówień i pobrać w formie elektronicznej złożone zamówienia sprzedaży. Platforma Komunikacji Biznesowej będzie umożliwiała automatyczną wymianę następujących dokumentów w formie elektronicznej: - złożenie zamówienia lub zapytania ofertowego przez partnera - pobranie cenników przez partnera - pobranie kartoteki towarów przez partnera - podgląd aktualnych stanów magazynowych poprzez stronę www - podgląd aktualnych rozrachunków partnera Aplikacja systemu B2B będzie realizować i przetwarzać zapytania użytkowników do bazy danych. Powstanie w oparciu o mechanizmy serwera MySQL z wykorzystaniem możliwości triggerów i procedur składowanych. Będzie zapewniać to optymalizację, spójność i pełne bezpieczeństwo samej bazy przechowującej kluczowe dane firmy Hegen Polska Sp. z o.o. i jej partnerów. Newralgiczne obliczenia wykonywane będą w obrębie bazy danych, a nie w warstwie aplikacji, czyli w poszczególnych modułach. 9. Zakup szkoleń specjalistycznych z obsługi dedykowanego systemu B2B dla pracowników własnych HEGEN POLSKA Sp. z o.o. 90 rbg Zostanie będzie przeprowadzone dedykowane szkolenie specjalistyczne z zakresu funkcjonowania i obsługi systemu B2B dla osób zaangażowanych w realizację projektu - personelu własnego (10 użytkowników systemu B2B). Zakres szkolenia (główne obszary tematyczne): System B2B informacje ogólne Zasady korzystania z systemu B2B Funkcjonalności modułów systemu B2B Szkolenia dla użytkowników z poszczególnych działów obsługujących procesy w systemie B2B

7 FORMULARZ OFERTOWY Miejscowość, data Nazwa Wykonawcy:. Adres:. Tel/Fax/ NIP Regon:. Osoba kontaktowa:. Odpowiadając na zapytanie ofertowe firmy HEGEN POLSKA Sp. z o.o. składamy następującą ofertę: Opis 1. Moduł Administracja - 10 szt. 2. Moduł Zamówienia - 6 szt. 3. Moduł Logistyka - 7 szt. 4. Moduł Terminarz Dostaw - 1 szt. 5. Moduł Językowy - 1 szt. 6. Moduł Serwis - 2 szt. 7. Moduł Lojalnościowy - 1szt. 8. Instalacja i konfiguracja sprzętu i oprogramowania bazodanowego - 20 rbg 9. Wdrożenie moduł Administracja rbg 10. Wdrożenie moduł Zamówienia, konfiguracja funkcjonalna procesu zamówień od Partnerów rbg 11. Wdrożenie moduł Językowy rbg 12. Wdrożenie moduł Logistyka rbg 13. Wdrożenie modułu Terminarz Dostaw - 55 rbg 14. Wdrożenie moduł Serwis rbg 15. Wdrożenie modułu Lojalnościowego - 30 rbg 16. Platforma Komunikacji Biznesowej - 1 szt. 17. Moduł Podpis Elektroniczny - 1 szt. 18. Wdrożenie i konfiguracja funkcjonalna Platformy Komunikacji Biznesowej rbg 19. Konfiguracja podpisu elektronicznego w obiegu faktur z Partnerami 20 rbg 20. Migracja Danych rbg 21. Testy systemu - 60 rbg 22. Optymalizacja systemu B2B w zakresie wymiany danych z Partnerami - 78 rbg Cena netto Wartość netto VAT Wartość brutto

8 23. Uruchomienie systemu i asysta uczestnicząca - 94 rbg 24. Zakup szkoleń specjalistycznych z obsługi dedykowanego systemu B2B dla pracowników własnych HEGEN POLSKA Sp. z o.o. 90 rbg 25. Certyfikat SSL - 1 szt. Razem: Oferta ważna Oferent oświadcza, iż oferowane rozwiązanie obejmuje wszystkie funkcjonalności wskazane w specyfikacji będącej załącznikiem do zapytania ofertowego. Podpis i pieczęć