ZAPYTANIE OFERTOWE. System powinien zawierać moduły i funkcje obejmujące takie obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak:

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE w związku z realizacją projektu pn. "Wdrożenie innowacyjnego systemu usprawniającego realizację procesów biznesowych pomiędzy firmą FAROUK SYSTEMS POLSKA, a partnerami biznesowymi firmy." przez w ramach Działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, numer wniosku o dofinansowanie: WND- POIG /13, numer umowy o dofinansowanie: UDA-POIG /13-00 ogłasza się z dniem r. nabór ofert na dostawę i wdrożenie: Systemu Informatycznego B2B klasy ERP umożliwiającego realizację procesów biznesowych z kontrahentami w formie elektronicznej, a także automatyzację wymiany informacji pomiędzy systemami informatycznymi współpracujących przedsiębiorstw. I. Zamawiający: Poznań, ul. Szybowcowa 17 tel./fax. (61) fax (61) II. Sposób uzyskania informacji dot. zamówienia: Osoba do kontaktu: Grzegorz Smyczyński tel.: (61) g.smyczynski@farouk.pl III. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest system informatyczny B2B klasy ERP wraz z niezbędną do tego platformą sprzętowo - systemową, umożliwiający elektroniczne formy współpracy z kontrahentami w formie B2B oraz na platformie ECOD/EDI, który zarazem integrowałby te procesy z gospodarką magazynową, ewidencją zakupów i sprzedaży i systemem finansowo księgowym. System powinien zawierać moduły i funkcje obejmujące takie obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak: Współpraca z kontrahentami na platformie B2B: możliwość wglądu przez Internet w ofertę firmy oraz złożenia tą drogą zamówienia możliwość podglądu przez kontrahenta w stan własnych rozliczeń dostęp do informacji o aktualnych promocjach śledzenie przebiegu procesów reklamacyjnych Wymiana dokumentów w formie elektronicznej za pomocą ECOD/EDI: przyjmowanie zamówień awizowanie wysyłek wysyłanie faktur Poznań, ul. Szybowcowa 17 tel./fax. (61) fax (61) s. 1

2 Obsługa procesów magazynowania i sprzedaży: kompleksowe zarządzanie procesem sprzedaży obsługa kodów kreskowych na towarach oraz wielu jednostek miary obsługa procesów konfekcjonowania towarów przed sprzedażą dostęp do danych o stanie rozliczeń z kontrahentami pełny wgląd w stany magazynowe wraz z ich kontrolą względem zarejestrowanych w systemie zamówień Obsługa zamówień do dostawców i od odbiorców: usprawnienie zakupów poprzez automatyzację generowania zapytań i zamówień do dostawców, kontrola terminów dostaw, ewidencja dostaw w oparciu o wcześniej zarejestrowane zamówienia zakupu sprawne przygotowywanie ofert sprzedaży, ewidencjonowanie zamówień od odbiorców (w tym również za pośrednictwem przedstawicieli handlowych) automatyzacja procesów wydań magazynowych i sprzedaży w oparciu o zaewidencjonowane zamówienia dostęp do danych o stopniu realizacji zamówień, terminach dostaw itp. Import: obsługa zamówień importowych obsługa dostaw z importu obsługa dokumentów SAD i faktur wewnętrznych udogodnienia w sporządzaniu deklaracji INTRASTAT Księgowość zgodność z Ustawą o Rachunkowości oraz MSR Oferent powinien mieć możliwość przedłożenia na żądanie Zamawiającego pisemnej zgody producenta systemu informatycznego (oprogramowania) na modyfikację standardowych funkcjonalności systemu. W zakresie platformy sprzętowo systemowej rozwiązanie powinno obejmować: serwer do obsługi platformy B2B serwer do zarządzania zasobami sieci i platformą B2B serwery powinny optymalizować efektywność energetyczną systemu informatycznego i zwiększać bezpieczeństwo ekologiczne inwestycji (m.in. mieć wysoką wydajność energetyczną, zoptymalizowane systemy zasilania i chłodzenia, niską emisję ciepła itp.) licencje dostępowe do serwerów licencje dostępowe do serwera bazy danych (wraz z licencją serwerową i administracyjną) system do backupu danych z serwerów Poznań, ul. Szybowcowa 17 tel./fax. (61) fax (61) s. 2

3 IV. Przedmiot zapytania ofertowego: Przedmiot zapytania obejmuje zakup środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, usług informatycznych i technicznych, usług doradczych i eksperckich oraz szkoleniowych: 1. Serwer główny do obsługi systemu B2B - 1 szt. 2. Serwer do zarządzania zasobami sieci i platformą B2B - 1 szt. 3. Macierz dyskowa do backupu serwerów - 1 szt. 4. Zintegrowany system informatyczny B2B klasy ERP z obsługą platformy ECOD - 1 lic. 5. System operacyjny Windows 2012 Server Std - 3 lic. 6. Licencje dostępowe do serwerów sieci - WinSvrCAL 2012 SNGL OLP NL UsrCAL - 15 lic. 7. Licencje dostępowe do serwera bazy danych MS SQL Server 2012 (15 + licencja serwerowa i administracyjna) - 16 lic. 8. Licencja na oprogramowanie do backupu serwerów - 1 lic. 9. Konfiguracja sprzętowa dla potrzeb systemu B2B h 10. Instalacja oraz konfiguracja systemu B2B wraz z jego modułami h 11. Analiza przedwdrożeniowa h 12. Wdrożenie systemu B2B h 13. Szkolenie specjalistyczne personelu firmy w zakresie eksploatacji systemu B2B dla użytkowników systemu - 10 dni Szczegóły przedmiotu zapytania zawarto w specyfikacji załączonej do niniejszego zapytania. V. Termin wykonania zamówienia: Do 12-tu miesięcy od daty zawarcia umowy, lecz nie później niż do r. VI. Miejsce i termin składania ofert: Oferty w formie pisemnej należy składać w siedzibie Zamawiającego: Poznań, ul. Szybowcowa 17 Ostateczny termin składania ofert upływa dnia r. VII. Kryteria oceny ofert. 1. Przy wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: LP. Kryterium Waga Punktacja 1. Cena oferty 70% od 0 do 70 pkt. 2. Cena usług serwisowych po wdrożeniu systemu 20% od 0 do 20 pkt. 3. Udokumentowana realizacja systemu informatycznego B2B klasy ERP w ramach projektu POIG 8.2 w latach % 0 lub 10 pkt Poznań, ul. Szybowcowa 17 tel./fax. (61) fax (61) s. 3

4 Wzory obliczeniowe: 1. Kryterium ceny oferty: Punktacja = (cena łączna oferty najniższej / cena łączna oferty ocenianej) x 70 pkt. 2. Kryterium ceny usług serwisowych po wdrożeniu systemu: Punktacja = (cena z oferty najniższej / cena z oferty ocenianej) x 20 pkt. Przedmiotowe kryterium służy zapewnieniu efektywności ekonomicznej wybranego rozwiązania, która możliwa jest do uzyskania poprzez zestawienie łącznej ceny za dostawę i wdrożenie systemu oraz jego obsługi posprzedażnej (rozwiązywanie problemów, koszt utrzymania systemu). Deklarowana cena za 1 godzinę usług serwisowych powinna obejmować łącznie koszt pracy konsultanta oraz wszelkie inne koszty związane z usługą (dojazd, zakwaterowanie itp.) 3. Kryterium udokumentowanej realizacji systemu informatycznego B2B klasy ERP w ramach projektu POIG 8.2 w latach : - TAK 10 pkt. - NIE 0 pkt. Łączna ocena obejmie sumę punktów uzyskanych przez ofertę w kryteriach 1 3. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, z zastosowaniem powszechnych zasad zaokrąglania. Sposób punktowania ofert wg wag podanych w niniejszym zapytaniu: Liczba punktów przypadająca na ofertę = liczba punktów za kryterium 1 + liczba punktów za kryterium 2 + liczba punktów za kryterium 3 Oferta, która otrzyma największa liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów. Z Wykonawcą, którego oferta uzyska najwyższą sumę punktów w ocenie łącznej zostanie zawarta umowa na realizację projektu objętego niniejszym zapytaniem ofertowym. VIII. Opis sposobu przygotowania ofert. 1. Pisemna oferta powinna : a) odpowiadać na zapytanie ofertowe, b) być sporządzona w języku polskim, c) posiadać datę sporządzenia i termin ważności, d) określać termin wykonania przedmiotu zamówienia, e) zawierać informacje pozwalające ją ocenić względem zaproponowanych w zapytaniu kryteriów i wag, f) zawierać dane podmiotu składającego ofertę oraz dane Beneficjenta, g) być opatrzona pieczątką firmową, h) być podpisana przez Oferenta lub osobę upoważnioną; upoważnienie do podpisania oferty powinno zostać załączone do oferty, Poznań, ul. Szybowcowa 17 tel./fax. (61) fax (61) s. 4

5 i) zawierać oświadczenie, iż w przypadku wyboru oferty do realizacji oferent może przedłożyć pisemną zgodę producenta systemu Informatycznego (oprogramowania) na modyfikację standardowych funkcjonalności systemu, f) być złożona w zaklejonej kopercie w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z ofertą bez otwarcia, g) być opatrzona dopiskiem na kopercie Zakup systemu Informatycznego nie otwierać przed r.. 2. Oferta złożona po terminie jak i nie zawierająca powyżej wskazanych danych nie wiąże Zamawiającego. 3. Wycena przedstawiona w ofercie powinna być dokonana na podstawie specyfikacji będącej integralną częścią zapytania ofertowego, stanowiącą załącznik nr Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia. 5. Oferent powinien wskazać parametry techniczne oferowanych środków trwałych lub załączyć ich specyfikacje do oferty. 6. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i wyboru częściowego. 8. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany warunków udzielenia zamówienia i unieważnienia postępowania. IX. Termin związania z ofertą. Wykonawca jest związany ze złożoną ofertą do dnia r. X. Opis warunków udziału w postępowaniu. 1. Dostawca systemu informatycznego B2B klasy ERP składający ofertę powinien: - posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem do wykonania przedmiotu zamówienia, - posiadać uprawnienia do wykonania przedmiotu niniejszego postępowania, - prowadzić działalność związaną z wdrażaniem systemów IT od co najmniej 2 lat, - na żądanie móc przedstawić informację o wcześniejszej realizacji usług związanych z wdrożeniem systemów informatycznych klasy ERP zakończonej sukcesem, - znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia przy założeniu płatności w terminie do 30 dni od dostarczenia faktury do siedziby Zamawiającego. Niespełnienie któregokolwiek wymagania skutkować będzie odrzuceniem oferty bez jej rozpatrzenia. XI. Pozostałe informacje. 1. Wybór dostawcy nastąpi w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasad jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji. 2. Przez najkorzystniejszą ofertę należy rozumieć ofertę, która zdobędzie łącznie największą ilość punktów. 3. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. XII. Załączniki. Załącznik nr 1: specyfikacja do zapytania ofertowego. Załącznik nr 2: formularz oferty. Załącznik nr 3: oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych Poznań, ul. Szybowcowa 17 tel./fax. (61) fax (61) s. 5