Instrukcja Obsługi Systemu

Transkrypt

1 na co dzień! Wersja aplikacji: Ostatnia modyfikacja: czyli sprawne zarządzanie informacją. Sertum Sp. z o.o. ul. Ołbińska Wrocław biuro@sertum.pl Wszelkie nazwy produktów, usług i firm wymienione w dokumencie zostały użyte wyłącznie w celach informacyjnych i należą do ich właścicieli. Copyright Sertum Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

2 2 Spis treści 1 Uruchamianie aplikacji Sertum Okno główne programu Podstawowe informacje o działaniu programu Budowa okna Pobieranie danych Filtrowanie danych Zawężanie danych Sortowanie Grupowanie danych Drukowanie / Eksport do Excela Konfiguracja programu Ogólne Rozszerzenia aplikacji Rozszerzenia: Program apteczny Rozszerzenia: Program Kieszeń Moje grupy Grupy asortymentowe Moje hurtownie Relacje Oferty Tworzenie oferty Etap I nagłówek i pozycje Etap II odbiorcy i hurtownie Etap III - reguły Testowanie oferty Zatwierdzanie oferty Import pozycji do oferty Import pełny Import skrócony Import minimalny Przekazywanie zamówień do hurtowni Zamówienia Wyszukiwanie ofert Tworzenie zamówienia Modyfikowanie zamówienia Odbiór zamówień w hurtowni Pozycje zamówień w hurtowni Zamówienia w hurtowni Podgląd zamówienia Optymalizacja (bufor) zamówienia Konfiguracja Optymalizacja Oferta indywidualna Pobieranie faktur Optymalizacja w sieci... 42

3 3 7.2 Wybór zamówienia Proces optymalizacji Wynik optymalizacji Kolumny i operacje bufora Panele dolne Widok Rozkład pozycji Widok Promocje bufora Widok Zamówienia wysłane Edycja pozycji Edycja powiązań Moje apteki Lek w promocjach Wysyłka zamówienia Przeglądanie zamówień wysłanych Magazyn Kartoteki Kart. Centralne Syntetycznie Kart. Centralne Analitycznie Kartoteka Towaru Powiązane kartoteki Kartoteka Centralna Nagłówek Powiązania Moduł raportów Stany magazynowe Raport Kartoteka towaru Wiązanie leków Grupy asortymentowe Sprz. szczegółowo Sprz. wg wartości Sprz. wg wartości (TP) Sprz. zysk wg miesięcy Sprz. zysk wg miesięcy (W) Sprz. na recepty Bilans miesięczny (beta) Rozliczenia finansowe Pytania?... 74

4 4 1 Uruchamianie aplikacji Sertum. Po uruchomieniu aplikacji Sertum pojawia się okno Logowanie, w którym wprowadzamy swój Login i Hasło. Następnie należy kliknąć przycisk Zaloguj i obserwować postęp logowania do platformy. Jeśli Login lub Hasło nie są prawidłowe zostanie wyświetlony właściwy komunikat na dole okna. Okno logowania umożliwia także przypomnienie hasła. W tym celu trzeba kliknąć Zapomniałem hasła i postępować według instrukcji wyświetlanych na ekranie. 2 Okno główne programu. Po poprawnym zalogowaniu się do programu Sertum, pokaże się główne okno programu, przedstawiające: Nazwę programu i wersję wyświetlaną na górnym pasku okna. Menu tekstowe wygląd menu uzależniony jest od nadanych uprawnień oraz pozwala na dostęp do rzadziej używanych funkcji. Menu obrazkowe wygląd menu uzależniony jest od nadanych uprawnień oraz pozwala na uruchamianie poszczególnych modułów programu. Informacje dodatkowe wyświetlane są w dolnej części okna: nazwa obecnie zalogowanej osoby, godzina logowania, status łączności z serwerem, adres serwera.

5 5 3 Podstawowe informacje o działaniu programu. 3.1 Budowa okna Po wybraniu dowolnej ikony pojawi się okno modułu, każde okno w programie Sertum składa się z kilku części: A) Część centralna służy prezentacji danych. B) Panel boczny pozwala na przełączanie się miedzy widokami danego modułu (okna) oraz wywoływanie operacji. C) Pasek akcji pozwala na wykonywanie akcji takich jak: pobierz, filtruj, dodaj, edytuj, usuń,. D) Panel informacyjny prezentuje komunikaty dla użytkownika.

6 6

7 7 3.2 Pobieranie danych Sertum prezentuje dane w zależności od wybranego, w panelu bocznym, widoku. Jeżeli widok wymaga pobrania danych, w pasku akcji pojawi się przycisk. Użycie przycisku (bądź klawisza F5) spowoduje pobranie danych przez Internet. Jak tylko transmisja dobiegnie końca dane zostaną wyświetlone w części centralnej okna. W zależności od rodzaju okna dane mogę być prezentowana na kilka różnych sposobów: E) tabela służy przeglądaniu dużej ilości danych, F) jako karta umożliwia podgląd edytowanego elementu, G) jako wykres prezentuje dane raportowe. Sertum umożliwia pobranie do rekordów, zabezpieczenie to ma na celu skrócić czas oczekiwania na pobierane dane. Jeżeli taka sytuacja będzie miała miejsce w panelu informacyjny pojawi się komunikat. Żeby uniknąć pobierania tak dużej ilości dany należy stosować filtry.

8 8 3.3 Filtrowanie danych Sertum pozwala na filtrowanie danych pobieranych z Internetu praktycznie na każdym widoku. Do tego celu służy przycisk (lub kombinacja klawiszy Ctrl + F), który otwiera okno Edycji Filtrów. Po wprowadzeniu dowolnych kryteriów filtrowania (można wypełnić dowolne pola) należy kliknąć przycisk a następnie pobrać przefiltrowane dane, klikając przycisk. Okno edycji filtrów można wyczyścić poprzez kliknięcie przycisku,tym samym usuwając wszystkie kryteria. 3.4 Zawężanie danych Zawężanie umożliwia znalezienie tylko potrzebnych danych oraz ukrycie wszystkich pozostałych. Zawężanie działa tylko na widoku, który prezentuje dane w formie tabeli i posiada Autofiltr. Aby skorzystać z zawężania należy w polu pod wybraną kolumną wprowadzić wartość, która będzie zawężała dane. Dane zawężać można na wiele sposobów wpisując wartości w dowolne miejsca Autofiltru. Załóżmy, że chcemy zawęzić listę leków do takich, które rozpoczynają się od słowa Acard. Już na etapie wpisywania słowa Acard w pole pod kolumną Towar program Sertum zawęża pokazywane dane.

9 9 Jeżeli natomiast chcielibyśmy odszukać wszystkie leki zawierające słowo krem w nazwie należy poprzedzić wpisywane słowo znakiem %. Natychmiast po usunięciu zawężenia wszystkie dane są wyświetlane ponownie. 3.5 Sortowanie Aby posortować dowolną kolumnę w widoku z tabelą, wystarczy kliknąć raz na nazwę kolumny. Pojawi się wtedy strzałka określająca porządek sortowania: malejący rosnący 3.6 Grupowanie danych Wiele widoków prezentujących dane w formie tabeli posiada grupowania. Grupowania pozwalają prezentować dane w formie grup. Jeżeli widok posiada włączone grupowania to w polu nad nazwami kolumn pokazane są pola grupujące w odpowiedniej hierarchii. Na poniższym przykładzie dane grupowane są w pierwszej kolejności po Dacie zakończenia a następnie po Tytule Oferty.

10 10 Wszystkie grupowania można zwijać ( ) i rozwijać ( ) poprzez kliknięcie na ikonkę po lewej stronie od danego grupowania. Istnieje możliwość zwinięcia i rozwinięcia wszystkich grup naraz. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na szare pole zaraz nad nazwami kolumn (A) i z menu (B) wybrać interesującą nas opcję. Menu pozwala także na usunięcie grupowania. Każde grupowanie możemy zmienić, jeżeli chcemy: Usunąć kolumnę z grupowania chwytamy (klikamy lewym przyciskiem myszy i trzymamy) kolumnę i przeciągamy w miejsce, w którym chcemy kolumnę umieścić, pokaże nam się wtedy czarna ramka symbolizująca miejsce umieszczenia kolumny.

11 11 Po upuszczeniu kolumny (puszczeniu lewego przycisku myszy) wskoczy ona w miejsce wskazane przez czarną ramkę i wyświetlane dane przestana być grupowane według wartości z tej kolumny. Dodać kolumnę do grupowania - chwytamy (klikamy lewym przyciskiem myszy i trzymamy) wybraną kolumnę i przeciągamy w miejsce grupowania, pokaże nam się wtedy czarna ramka symbolizująca miejsce umieszczenia kolumny w hierarchii grupowania. Po puszczeniu kolumny (puszczeniu lewego przycisku myszy) wskoczy ona w miejsce wskazane przez czarną ramkę. I pogrupuje przeglądane dane według wartości z tej kolumny. Zamknięcie i ponowne otwarcie okna spowoduje restart wszystkich ustawień.

12 Drukowanie / Eksport do Excela Każdy widok prezentujących dane w formie tabeli pozwala na podgląd wydruku oraz umożliwia eksport danych do pliku w formacie Excela.. Program Microsoft Excel nie musi być zainstalowany na komputerze, aby eksport zakończył się powodzeniem. Otworzenie okna podglądu wydruku pozwala podejrzeć planowany wydruk a następnie uruchomić drukowanie. Aby uruchomić podgląd wydruku bądź wyeksportować dane do Excela wystarczy w dowolnym miejscu przeglądanej tabeli kliknąć prawym przyciskiem i z menu wybrać odpowiednią pozycję.

13 13 4 Konfiguracja programu Konfiguracja programu dostępna jest poprzez menu tekstowe System a następnie Konfiguracja. Konfiguracja Sertum umożliwia ustawienie pewnych parametrów aplikacji oraz Platformy Sertum. Wszystkie parametry zostały podzielone pomiędzy różne widoki. W zależności od posiadanych uprawnień w Platformie Sertum dostęp do pewnych widoków w module konfiguracji może być zablokowany. Niektóre zmiany wprowadzone w konfiguracji programu zapisywane są dopiero po zamknięciu aplikacji Sertum. 4.1 Ogólne Widok pozwala na konfigurację podstawowych parametrów systemu: Powiadamiaj dymkami o nowych ofertach Powiadamiaj dymkami o nowych wiadomościach 4.2 Rozszerzenia aplikacji Ustawienia na tym widoku służą do poprawnej komunikacji Sertum z programem aptecznym i programem Kieszeń Rozszerzenia: Program apteczny a) Program apteczny Wybieramy z listy rodzaj programu aptecznego. b) Lokalizacja Jest to adres bazy danych programu aptecznego. Prawidłowa lokalizacja takiej bazy powinna składać się z dwóch części: KOMPUTER : LOKALIZACJA KOMPUTER jeżeli baza danych programu aptecznego jest umiejscowiona na innym komputerze niż Sertum, musimy podać nazwę tego komputera w sieci, np. Serwer-Apteka LOKALIZACJA lokalny adres folderu, w którym znajduje się baza (z punktu widzenia komputera gdzie jest ona umiejscowiona), np. C:\KS\APW\AP\WAPTEKA.FDB. Sertum może samodzielnie próbować odszukać taką lokalizację - w tym celu proszę kliknąć przycisk (powodzenie operacji zależy od kilku czynników). Przykłady: i. KS-Apteka (baza Firebird) + Sertum zainstalowane na serwerze bazodanowym: C:\KS\APW\AP\WAPTEKA.FDB ii. KS-Apteka (baza Firebird) + Sertum zainstalowane na innym komputerze niż serwer: NAZWASERWERA:C:\KS\APW\AP\WAPTEKA.FDB iii. KS-Apteka (baza Oracle) + Sertum zainstalowane na dowolnym komputerze w sieci lokalnej: NAZWASERWERA:1521/XE iv. Apteka Malickiego (baza DBF) + Sertum zainstalowane na dowolnym komputerze w sieci lokalnej: F:\MALICKI\DBF

14 14 c) Login i Hasło Należy wprowadzić te dane jeśli są one wymagane do połączenia z apteczną bazą danych. d) Test połączenia Aby sprawdzić czy wykonaliśmy prawidłową konfiguracje należy kliknąć przycisk Rozszerzenia: Program Kieszeń Program Sertum może zaimportować słowniki skojarzeń, które zostały stworzone w programie Kieszeń, tak aby można je było wykorzystać przy pracy z Sertum. Słowniki skojarzeń po eksporcie do Sertum będą dostępne tylko dla osoby, która je wyeksportowała. Aby prawidłowo wyeksportować słowniki skojarzeń, należy zainstalować Sertum na tym samym komputerze co program Kieszeń, a następnie wskazać lokalizację katalogu Kieszeń. Sertum może samodzielnie próbować odszukać taką lokalizację - w tym celu trzeba kliknąć przycisk. Najczęściej spotykana i zalecana przez producenta lokalizacja to: c:\program Files\ABONET\Kieszen\ Następnie wystarczy już tylko kliknąć przycisk aby Sertum zaimportowało z programu kieszeń wszystkie skojarzenia leków, co umożliwi sprawniejsze działanie programu Sertum. 4.3 Moje grupy Ten widok umożliwia tworzenie i zarządzanie grupami kontrahentów. Jest to funkcjonalność szczególnie przydatna dla osób tworzących oferty, ponieważ pozwala pogrupować kontrahentów, a następnie tworzyć oferty dostępne tylko dla danej grupy jednym kliknięciem. Stworzenie nowej grupy, bądź modyfikacja już istniejącej zajmuje tylko chwilę: Aby stworzyć nową grupę należy kliknąć przycisk można też zaznaczyć dowolną grupę i kliknąć przycisk w celu jej edycji. Następnie wprowadzamy nazwę grupy i przechodzimy na widok Członkowie grupy. Można dodawać nowych kontrahentów do grupy, klikając przycisk. Zostanie otwarta lista kontrahentów, na której można zaznaczyć wybranych kontrahentów i kliknąć przycisk w celu dodania ich do grupy. Można także usunąć kontrahentów z grupy zaznaczając ich i klikając przycisk.

15 15 Zmiany zapisujemy klikając przycisk. Tak stworzoną grupę można wykorzystać przy tworzeniu oferty (zobacz Etap II odbiorcy i hurtownie). 4.4 Grupy asortymentowe W tym miejscu można zarządzać grupami asortymentowymi. Jest to funkcjonalność szczególnie przydatna dla osób wykorzystujących raporty sprzedaży. Opcja daje możliwość filtrowania raportów i przeglądania danych w kontekście tych grup. Nową grupę asortymentową można stworzyć bezpośrednio z poziomu modułu raportów sprzedaży (zobacz Grupy asortymentowe). Stworzenie nowej grupy, bądź modyfikacja już istniejącej zajmuje tylko chwilę: a) Aby stworzyć nową grupę należy kliknąć przycisk można też zaznaczyć dowolną grupę i kliknąć przycisk w celu jej edycji. b) Następnie wprowadzamy nazwę grupy i przechodzimy na widok Pozycje w grupie. c) Widok Pozycje w grupie zawiera pojedyncze kartoteki leków a także Kartoteki Centralne (zobacz 8.5 Kartoteka Centralna). Klikając przycisk można wybrać kartoteki towarów, bądź leki skojarzone. Wyboru należy dokonać z nowo otwartego okna, z widoków stan magazynowy (dla kartotek leków) lub leki skojarzone. Po zaznaczeniu kartotek bądź leków skojarzonych trzeba kliknąć.

16 16 d) Można także usunąć leki z grupy poprzez ich zaznaczenie i kliknięcie przycisku. e) Widok Pozycje w grupie pokazuje leki w kontekście apteki, z której pochodzą. Dodatkowo leki skojarzone zostały pogrubione. f) Zmiany zapisujemy klikając przycisk. Tak stworzoną grupę można wykorzystać do bardziej wydajnego przeglądania raportów (zobacz Grupy asortymentowe). 4.5 Moje hurtownie Widok pozwana na zaznaczenie hurtowni, z którymi apteka współpracuje. Zaznaczenie hurtowni w kolumnie Moja spowoduje automatyczne zawężanie widoku Oferty (zobacz 6.1 Wyszukiwanie ofert) tylko do moich hurtowni. 4.6 Relacje Widok umożliwia przyznanie uprawnienia grupie, z którą współpracuje apteka. Obecnie można nadać uprawnienie do składania lub edycji zamówień w swoim imieniu. Jeżeli w kolumnie Tak/Nie zostanie zaznaczony kwadracik, to grupa (np. zakupowa), której to dotyczy będzie mogła stworzyć zamówienie, bądź zmienić ilości na zamówieniu w imieniu apteki. Opcja jest dostępna tylko dla Aptek, które posiadają aktualną umowę o współpracy z grupą zakupową korzystającą z platformy Sertum.

17 17 5 Oferty 5.1 Tworzenie oferty Po uruchomieniu aplikacji Sertum (zobacz 1 Uruchamianie aplikacji Sertum.) i wykonaniu poprawnego logowania, należy przejść do okna Oferty i zamówienia (1). W tym oknie będzie dostępny widok Moje oferty (2). Widok Moje oferty umożliwia tworzenie nowych ofert oraz kopiowanie wcześniej stworzonych. Tworzenie nowej oferty. Kliknięcie przycisku Dodaj na widoku Moje oferty spowoduje otwarcie nowego okna edycji oferty: Tworzenie oferty można podzielić na trzy etapy: I etap uzupełnianie nagłówka i wprowadzanie pozycji, II etap ustalenie odbiorców i hurtowni realizujących ofertę, III etap konfiguracja reguł zarządzających ofertą.

18 18 Nowa oferta składa się z kliku widoków. Konieczne jest, aby przejrzeć i uzupełnić każdy z dostępnych widoków: Nagłówek - zawiera podstawowe informacje o ofercie (Etap I), Pozycje - umożliwia określenie towaru dostępnego w ofercie (Etap I), Odbiorcy - pozwala wybrać adresatów oferty (Etap II), Hurtownie tu można oznaczyć hurtownie, w których oferta może zostać zrealizowana (Etap II), Reguły (opcje zaawansowane) umożliwia ręczną konfigurację reguł (Etap III) Zamówienia pokazuje w późniejszym czasie, zamówienia złożone do oferty. Więcej na ten temat w pkt. 5.5 Przekazywanie zamówień do hurtowni. Symbol oznacza pole wymagane, czyli takie, które należy wypełnić przed zapisem oferty. Symbol dostarcza dodatkowych informacji po najechaniu na niego kursorem myszki. Znajdują się one obok edytowanych pól. W trakcie edytowania oferty można ją zapisać celem późniejszego uzupełnienia. W tym celu wystarczy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij znajdujący się w lewym górnym rogu ekranu Etap I nagłówek i pozycje Etap I można wykonać ręcznie wprowadzając każdą pozycje z osobna lub zautomatyzować dzięki wykorzystaniu importu pozycji. Nagłówek. Wypełniając nagłówek, należy zwrócić uwagę na następujące pola: Status oferty (pole informacyjne, nie do edycji): o oferta jest w przygotowaniu, widoczna tylko dla autora oferty. o oferta jest widoczna dla odbiorców. Można składać do niej zamówienia. o oferta została anulowana przez autora. Wszystkie oczekujące zamówienia złożone do oferty zostały także anulowane. o - oferta została zamknięta przez autora (zazwyczaj zamyka się ofertę po okresie jej obowiązywania). Wszystkie oczekujące zamówienia zostały przekazane do realizacji. Nazwa oferty nazwa oferty widoczna dla Klienta i hurtowni. Rodzaj oferty (pole informacyjne, nie do edycji): o - oferta zawiera pakiet i wymaga zamówienia wielokrotności pakietu, o - oferta narzuca pewne warunki zamówienia (min. ilość, min. wartość, itp), o - oferta nie narzuca żadnych warunków. Rodzaj zakupu (pole informacyjne, nie do edycji): o zamawiający musi spełnić warunki określone w ofercie. Sertum pilnuje, aby nie można było wprowadzić zamówienia niespełniającego wymogów oferty. o warunki określone na ofercie muszą zostać spełnione przez grupę zamawiających, do której oferta jest adresowana. Więcej na temat ofert dzielonych i warunków w rozdziale Reguły (opcje zaawansowane). Czas trwania oferty umożliwia ustalenia okresu, w którym oferta będzie aktualna. Odbiorcy domyślnie widzą tylko aktualne oferty (wszystkie oferty będą widoczne po wyłączeniu filtrów). Jeżeli oferta nie posiada ustawionej automatycznej realizacji, to

19 19 odbiorca może złożyć do niej zamówienia, także w okresie, w którym oferta nie jest aktywna. Podczas składania zamówienia do nieaktywnej oferty, odbiorca otrzyma stosowny komunikat. Czas realizacji informacja dla przeglądającego ofertę o czasie dostawy (w dniach) od momentu przekazania zamówienia do realizacji. Auto realizacja zaznaczenie pola powoduje automatyczne przekazywanie zamówień do realizacji. Więcej na temat auto-realizacji w pkt. 5.5 Przekazywanie zamówień do hurtowni Pokaż wykorzystane pole dostępne dla ofert Dzielonych. Zaznaczenie tej opcji powoduje, iż osoby składające zamówienie widzą, w jakim stopniu oferta została realizowana przez grupę. Uwagi dla odbiorcy uwagi przeznaczone dla odbiorcy. Uwagi można edytować tylko przy statusie oferta Otwarta. Po zatwierdzeniu oferty będzie możliwość tylko dopisywania kolejnych uwag, bez możliwości edycji starych. Uwagi dla hurtowni uwagi przeznaczone dla hurtowni, niewidoczne dla odbiorcy, które należy uzupełnić o opis pomagający hurtowni w ustaleniu sposobu realizacji zamówienia. Taki opis zostanie przekazany do hurtowni wraz z każdym zamówieniem. Uwagi prywatne uwagi widoczne tylko dla osoby tworzącej ofertę oraz pozostałych osób z tej samej firmy. Pozycje Widok pozycje umożliwia wprowadzenie nowych pozycji na 2 sposoby: Ręcznie poprzez kliknięcie przycisku Z importu poprzez użycie operacji Edytując nową pozycje oferty należy zwrócić uwagę na następujące pola znajdujące się w dolnej części ekranu: Rodzaj ceny wszystkie warunki oferty są zawsze liczone według ceny hurtowej, jeżeli natomiast cena sprzedaży jest różna od ceny hurtowej należy wybrać z listy cenę zbytu. Min. ilość minimalna ilość towaru jaki musi zostać zamówiony bądź ilość towaru w pakiecie (dla ofert pakietowych).

20 20 Gratis pole automatycznie uzupełnianie przy użyciu kreatora w etapie III. Uzupełnienie tego pola będzie oznaczało, że dana pozycja jest gratisem. Gratis może być ilościowy bądź procentowy. Pozycja posiadająca uzupełnione pole gratis jest pozycją gratisową, tzn. nie może zostać zamówiona osobno tylko zostanie dodana do zamówienia automatycznie po spełnieniu warunków oferty (określonych w regułach obejmujących pozycje gratisową): o gratis ilościowy pozwala na zdefiniowanie ilości szt. towaru które zamawiający otrzyma jeżeli spełni warunki oferty, o gratis procentowy określa poziom rabatu przyznanego w dodatkowych pozycjach. Żeby gratis mógł być naliczony pozycja gratisowa musi być objęta regułą wraz z inną pozycją towaru niebędącą gratisem. Indeks leku numer towaru, który jest pokazywany przy realizacji zamówienia. Rabat dla danej pozycji mogą być zdefiniowane dwa typy rabatów: o Rabat stały jeżeli zamówienie spełnia ustalone na ofercie kryteria, zostanie przyznany określony w tym polu rabat, o Widełki rabatowe możliwość określenia minimalnych progów ilościowych bądź wartościowych wraz z możliwymi rabatami. Na przykład konfiguracja: [min. ilość 10 sztuk, rabat 10%] i [min. ilość 20 sztuk, rabat 20%] powoduje konieczność zamówienia minimum 10 sztuk towaru dla otrzymania rabatu 10%, natomiast przy zamówieniu minimum 20 sztuk odbiorca otrzyma rabat na poziomie 20%. Przydatne jest, aby w kontekście powyższego przykładu, określić minimalną ilość wymaganą do zamówienia dla 10 sztuk (pole Min. ilość ). Dzięki temu odbiorca nie będzie mógł zamówić 3 sztuk przy rabacie równym 0 %. Uwaga! Import pozycji, umożliwia w łatwy sposób dodanie wielu pozycji do oferty. Więcej na temat importy w pkt. 5.4 Import pozycji do oferty Etap II odbiorcy i hurtownie Etap II tworzenia oferty sprowadza się do wytypowania odbiorców i hurtowni. Odbiorcy Aby zatwierdzić Ofertę należy określić odbiorców, do których ta oferta jest skierowana. Odbiorców wybieramy zaznaczając pola w kolumnie W. Możemy też zaznaczyć całą kolumnę (pole w nagłówku kolumny), bądź zaznaczyć całą grupę (pole obok nazwy grupy). Widok Odbiorcy przedstawia wszystkich odbiorców, do których można skierować ofertę. Widok ten uwzględnia także prywatne grupy (np. Moja Grupa widoczna na przykładzie), które można skonfigurować w Menu System -> Konfiguracja (zobacz 4.3 Moje grupy).

21 21 Hurtownie W identyczny sposób jak Odbiorców należy wybrać Hurtownie, w których zamówienia do tworzonej oferty będą realizowane Etap III - reguły Dodatkowe warunki konieczne do spełnienia podczas składania zamówienia nakładane są na ofertę poprzez reguły. Oferty stworzone w Sertum mogą posiadać różne warunki takie jak: minimalna ilość, minimalna wartość, minimalna ilość zamówionych pozycji, itd. Mogą także posiadać różnego rodzaju rabaty, upusty czy gratisy. Reguły zarządzające ofertą można wprowadzić na 2 sposoby: Korzystając z kreatora poprzez użycie operacji, która pozwala na konfigurację podstawowych ofert (zobacz Kreator reguły). Ręcznie (tryb zaawansowany) poprzez kliknięcie przycisku (zobacz Reguły (opcje zaawansowane)) Kreator reguły Użycie kreatora (operacja ) pozwala na stworzenie większości rodzajów ofert dostępnych na rynku. Kreator po zakończeniu działania utworzy regułę(y), które można ręcznie modyfikować w celu nałożenia dodatkowych warunków. Istnieje także możliwość uruchomienia kreatora kilkukrotnie i tym samym stworzenia oferty zawierającej warunki mieszane (np. dla części pozycji dostępny jest gratis, a dla drugiej części widełki rabatowe). Należy pamiętać, iż wiele reguł i warunków nałożonych na daną pozycję oferty będzie powodowało, że zamawiający nie złoży zamówienia dopóki nie spełni wszystkich warunków. Przy bardzo skomplikowanych ofertach złożenie zamówienia może być problematyczne lub wręcz niemożliwe. Warto pamiętać, iż wszystkie reguły, jakie można stworzyć przy pomocy kreatora reguł nie posiadają warunku wymagalności. To oznacza, że przy pomocy kreatora nie można stworzyć reguły, która wymagałaby od zamawiającego spełnienia jej wszystkich warunków niezależnie od tego czy zamówił pozycje objęte regułą czy nie. Warunek wymagalności można ręcznie zdefiniować na dowolnej regule. Uruchomienie kreatora możliwe jest z dowolnego widoku oferty poprzez kliknięcie operacji. Należy Pamiętać, iż przed uruchomieniem kreatora oferta musi zawierać pozycje. Po zakończeniu działania kreator wyświetli utworzone reguły. Dzięki kreatorowi reguł można stworzyć następujące rodzaje oferty:

22 Warunkowa z wymaganiem min. ilości opakowań Reguła założona przy pomocy tego kreatora będzie wymagała, aby suma ilości zamówionych pozycji (podpiętych do reguły) była większa niż warunek zadany w regule. Przykład (dotyczy towarów podpiętych do reguły): Suma ilości zamówionych towarów musi być większa niż minimum 10 op. 1.2 Warunkowa z wymaganiem min. wartości Analogicznie jak dla kreatora 1.1, tylko tym razem liczy się wartość zamówionych pozycji. Przykład (dotyczy towarów podpiętych do reguły): Wartość zamówionych towarów musi być większa niż 1000 zł. 2.0 Rabaty progowe dla sumy pozycji Ten kreator pozwoli na stworzenie reguły zawierającej widełki rabatowe, które mogą być ilościowe bądź wartościowe. Przykład widełek wartościowych (dotyczy towarów podpiętych do reguły): Zamawiając towary za minimum 1000 zł otrzymasz rabat 10%, za minimum 2000 zł otrzymasz rabat 16%. Przykład widełek ilościowych (dotyczy towarów podpiętych do reguły): Zamawiając towary w ilości minimum 40 op. otrzymasz rabat 10%, a w ilości minimum 100 op. otrzymasz rabat 20%. 3.0 Pakietowa Wszystkie pozycje podpięte do reguły będą stanowiły jeden pakiet. Zamawiający może zamówić tylko wielokrotność takiego pakietu (nie ma możliwości wyboru pojedynczych pozycji). Ilości towaru w pakiecie dla danej pozycji wprowadza się w polu Min. ilość podczas edytowania pozycji towarowej. Przykład (dotyczy towarów podpiętych do reguły): Zamów jeden pakiet a otrzymasz 2 op. towaru A, 3 op. towaru B i 1 op. towaru C.

23 Pakietowa z wymaganiem min. ilości opakowań Reguła założona przy pomocy tego kreatora będzie wymagała, aby suma ilości zamówionych pozycji (podpiętych do reguły) była równa wielokrotności minimalnej ilości zadanej na regule. Przykład (dotyczy towarów podpiętych do reguły): Suma ilości zamówionych towarów musi być wielokrotnością liczby Pakietowa z gratisem Tworząc reguły z pozycją gratisową należy pamiętać, że: Pozycja gratisowa może być powiązana tylko z jedną regułą Cena hurtowa pozycji gratisowej powinna być równa zwykłej cenie takiego towaru, natomiast wysokość rabatu obniża cenę do odpowiedniego poziomu (np. do 10 gr.) Przykład (dotyczy towarów podpiętych do reguły): Zamawiając pakiet otrzymasz rabat naturalny w postaci 4 op. towaru A. 4.1 Gratis w ofercie Niniejszy kreator pozwala na wprowadzenie pozycji gratisowej do zwykłej oferty. Warto pamiętać, iż oferta może narzucać dodatkowe warunki, np. minimalne ilości na pozycjach lub warunki określone przez inne reguły. Przykład (dotyczy towarów podpiętych do reguły): Zamawiając dowolny towar otrzymasz 4 op. towaru A gratis. 4.2 Gratis z wymaganiem min. wartości Tak jak w przypadku kreatora 4.1. oferta będzie posiadała pozycję gratisową, ale z dodatkowym warunkiem mówiącym o wymaganiu minimalnej wartości. Wartość gratisu nie jest brana pod uwagę przy sprawdzaniu spełnienia warunku. Przykład (dotyczy towarów podpiętych do reguły): Składając zamówienie do oferty na minimum 250 zł a otrzymasz 4 op. towaru A gratis. 5.0 Monopakiety Monopakiety to nic innego jak reguła pakietowa stworzona z osobna dla każdej pozycji (np. kreatorem 3.0). Tworząc Monopakiety należy pamiętać o zdefiniowaniu ilości towarów w pakietach dla każdej z pozycji. Ilości te wprowadza się w polu Min. ilość podczas dodawania pozycji. W ofercie monopakietowej nie ma wymogu zamówienia wszystkich pozycji. Reguły (opcje zaawansowane) W Sertum istnieje możliwość ręcznego tworzenia reguł, co pozwala na stworzenie niemal dowolnej, jednak bardziej skomplikowanej oferty. Tworzenie reguł wymagają zapamiętania kilku podstawowych zasad: Oferta może mieć dowolnie dużo reguł. Każda reguła może dotyczyć dowolnych pozycji z oferty. Przy składaniu zamówienia warunki wynikające z różnych reguł się sumują. Jeżeli dla tej samej pozycji dostępne są różne rabaty, wynikające z różnych warunków i reguł, to pozycja otrzyma możliwy najwyższy rabat.

24 24 Każdy gratis musi być powiązany z tylko jedną regułą. Czasami łatwiej jest stworzyć dwie oferty z prostymi regułami niż jedną ofertę bardzo skomplikowaną. Reguły dodajemy klikając przycisk w oknie Edycji oferty. na widoku Reguły (opcje zawansowane) Okno edycji reguły składa się z dwóch paneli: A) Panel lewy wybór pozycji podpiętych do składu reguły B) Panel prawy parametry reguły Wybór pozycji W panelu lewym, należy wybrać pozycje, które będą podpięte do reguły, nie ma konieczności wyboru wszystkich pozycji. Pozycje będąc gratisem posiadają w kolumnie G wpisaną wartość z pola Gratis z edycji pozycji. Parametry reguły Każda reguła posiada szereg parametrów ją opisujących, niektóre z parametrów są zależne od siebie i użycie ich razem powoduje stworzenie nowych warunków, które użytkownik musi spełnić składając zamówienie do oferty. Numer ( ) Numer i zarazem nazwa reguły, numer nadaje się automatycznie, ale można go zmienić. Użytkownik otrzymując komunikaty jest informowany o regule jakiej komunikat dotyczy.

25 25 Reguła Pakietowa ( ) Oznaczenie reguły jako pakietowej zmienia zasady działania następujących warunków: pole minimalna ilość na edycji pozycji (widok pozycje w edycji oferty) reguła będzie sprawdzała czy zamówiona ilość jest wielokrotnością minimalnej ilości powiązanej z daną pozycją, dodatkowo wszystkie pozycje objęte tą regułą będą musiały mieć taką samą wielokrotność minimalnych ilości. Sertum przy wprowadzaniu zamówienia do oferty pakietowej, pomaga użytkownikowi, automatycznie wprowadzając zamawiane ilości dla pozostałych pozycji w takiej samej wielokrotności, co właśnie zamawiana pozycja. Poniższy przykład ilustruje sytuację, w której zamawiający wprowadza zamówienie na 8 sztuk dla towaru 1, po czy Sertum automatycznie sprawdza że są to 2 pakiety i automatycznie domawia 14 sztuk towaru 2 (ponieważ 2 pakiety * 7 min. ilość = 14) Kolumna Pak informuje zamawiającego, jaką wielokrotność pakietu zamówił. pole minimalna ilość na edycji reguły reguła będzie wymagała, aby zamówić takie ilości pozycji, żeby ich suma była równa wielokrotności ilości minimalnej wprowadzonej na regule. Przy zakładaniu tego typu reguły ważne jest aby pozycje podpięte do reguły nie posiadały wprowadzonych ilości minimalnych. W tym przypadku Sertum nie ma możliwości podpowiedzieć użytkownikowi jak ma rozłożyć ilości między zamawiane pozycje, dlatego będzie tylko sprawdzać czy suma zamówionych pozycji (podpiętych do tej reguły) jest wielokrotnością liczby wprowadzonej w polu minimalna ilość na regule. Poniższy przykład przedstawia sytuację, w której użytkownik zamówił w sumie 10 szt. różnych towarów, natomiast reguła wymaga aby zamówiona ilość była wielokrotnością liczby 20. Dlatego też w kolumnie Pak widnieje x0,5 ponieważ ( ) / 20 = 0,5 Jeżeli użytkownik zamówi w sumie 40 szt. towarów to reguła zostanie spełniona.

26 26 Warunki wymagane Reguła posiada szereg warunków, których wymagalność może być sprawdzana na różny sposób. Wszystkie warunki zawarte w grupie Warunki wymagane są weryfikowane w zależności od parametru ustawionego w polu Weryfikuj zawsze. Weryfikuj zawsze Parametr Weryfikuj zawsze określa trzy sposoby sprawdzania warunków zawartych w grupie Warunki wymagane : o Domyślnie warunki będą sprawdzane tylko w przypadku, w którym użytkownik zamówi pozycje objęte tą regułą. o Nie - warunki nie będą wymagane do złożenia zamówienie, ale jeżeli użytkownik spełni takie warunki to może otrzymać np. rabat zdefiniowany na tej regule lub gratis objęty tą regułą. o Tak wszystkie warunki muszą byś spełnione, aby można było złożyć zamówienie, niezależnie od zamawianych pozycji. Na przykład, jeżeli Oferta zawiera np. 5 pozycji i na 3 z nich założona jest reguła wymagająca złożenia zamówienia za minimum 2000 zł to zamawiający może złożyć zamówienie na pozostałe 2 pozycje bez spełnienia reguły min zł, jeżeli jednak ta reguła posiadała parametr Weryfikuj zawsze ustawiony na Tak to zamawiający musiałby zamówić towar z 3 pozycji za kwotę minimum 2000 zł żeby zamówić pozostałe 2 pozycje. Min. ilość i Max. Ilość ( ). Reguła może zawierać minimalną oraz maksymalną ilość towarów, jaką zamawiający może wprowadzić w zamówieniu. Jeżeli reguła obejmuje kilka pozycji to zakres ilościowy dotyczy sumy ilości z tych pozycji. Warunek Min. ilość w powiązaniu z warunkiem Reguła pakietowa zmienia swój charakter. Więcej na ten temat w opisie warunku Reguła pakietowa. Min. wartość i Max. wartość ( ). Reguła może zawierać minimalną oraz maksymalną wartość zamawianego towaru, która będzie sprawdzana przy składaniu zamówienia. Jeżeli reguła obejmuje kilka pozycji to zakres wartości dotyczy sumy wartości tych pozycji. Wymagane pozycje ( ). Ustalenie tego warunku spowoduje, iż reguła będzie wymagała, aby zamawiający skorzystał z pewnej minimalnej ilości pozycji określonej w tym warunku. Jeżeli w polu Wymagane pozycji zostanie wprowadzona liczba 2 to reguła będzie sprawdzać zostały zamówione minimum 2 pozycje z pozycji objętych regułą.

27 27 Reguła grupowa ( ). Reguły grupowe przeznaczone są dla grup zakupowych i sieci aptek, umożliwiają one rozdzielenie warunków oferty na grupę aptek. Umożliwia to ma przykład stworzenie oferty dzielonej gdzie, pewna grupa aptek, do której oferta została skierowana, może zamówić towary z dobrymi rabatami spełniając grupowo warunek zamówienia minimum 1000 szt. Każda oferta, która posiada przynajmniej jedną regułę grupową będzie oznaczona, jako oferta z dzielonym sposobem zakupu. Oferty posiadające reguły grupowe nie powinny mieć zaznaczonej opcji autorealizacji. W przeciwieństwie do pozostałych reguł, warunki na regule grupowej są sprawdzane na etapie przekazywania zamówień do realizacji przez autora oferty (a nie na etapie składania zamówienia), dzięki temu: o autor oferty otrzymuje informacje czy warunki dla grupy są spełnione, o rabaty wynikające z realizacji warunków będą naliczane od zamówień przekazywanych do realizacji uwzględniając zamówienia przekazane wcześniej. Oferta dla grupy powinna być zbudowana tak, że każda pozycja powinna posiadać osobną regułę grupową z wprowadzoną minimalną ilością (pole Min. ilość na regule) i zdefiniowanym rabatem, bądź widełkami rabatowymi (także na regule). Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia opcji Pokaż wykorzystanie znajdującej się w Ustawieniach dodatkowych na nagłówku oferty. Skutkuje to wyświetlaniem zamawiającemu stanu realizacji warunków grupowych (w postaci paska postępu), co do ilości zamówionych towarów przez grupę. Jeżeli zajdzie potrzeba nałożenia warunków uwzględnianych przy składaniu zamówienia przez pojedynczą aptekę, to należy stworzyć oddzielną regułę, która nie będzie regułą grupową. Rabaty Rabaty na regule definiuje się identycznie jak na pozycji (zobacz pkt Etap I), z tą różnicą, że na regule rabat dotyczy wszystkich pozycji podpiętych do reguły. Jeżeli dla danego towaru dostępny jest rabat na pozycji i rabat na regule to przyznany zostanie możliwie najwyższy rabat. Opis Opis reguły budowany jest dynamicznie na podstawie warunków, jakie zostały zaznaczone na regule.

28 Testowanie oferty Po stworzeniu oferty ale jeszcze przed jej zatwierdzeniem warto sprawdzić jak odbiorcy będą widzieli stworzoną właśnie ofertę oraz jak będą przeliczane zamawiane ilości (pozycji w pakietach lub gratisów dotyczy głównie ofert pakietowych i z gratisami). W tym celu można użyć operacji, która otworzy okno zamówienia i umożliwi testowe złożenie zamówienia do właśnie tworzonej oferty. Zalecamy wypróbować kilka wariantów zamówień, klikając za każdym razem przycisk. Komunikaty, jakie zostaną wyświetlone są identyczne z tymi, które otrzyma zamawiający przy próbie zapisania takiego zamówienia. Uwaga! Wysyłanie zamówienia w trybie testowania oferty nie powoduje faktycznego zamówienia wprowadzanej ilości. Aby zamknąć okno testowania oferty i powrócić do edycji oferty należy kliknąć znajdujący się w prawym górnym rogu. 5.3 Zatwierdzanie oferty Po zakończeniu przygotowywania nowej oferty można ją zatwierdzić korzystając z operacji. Operacja ta znajduje się w prawej części ekranu. Zatwierdzenie oferty spowoduje zmianę jej statusu na i umożliwi odbiorcom składanie do niej zamówień. Warto pamiętać, że przed zatwierdzeniem oferty można ją zapisać celem późniejszego uzupełnienia bądź poprawienia. W tym celu wystarczy kliknąć przycisk. 5.4 Import pozycji do oferty. Pozycje oferty importujemy z wcześniej przygotowanego arkusza Excela. Ważne, aby zgadzała się ilość kolumn, kolejność i typ danych. I tak: Indeks - musi być liczbą. Towar - ciągiem znaków i liczb. Rabat, Cena Hurtowa, Cena Zbytu, Minimalna ilość - muszą być liczbami. W przypadku niepoprawnego formatu (brak %, kropka dziesiętna zamiast przecinka) aplikacja dokonuje poprawy (autokorekty). Producent powinien być ciągiem znaków i liczb.

29 29 W przypadku importu niepoprawnych danych trafiają one razem do kolumny Towar (i wymagają poprawy). Import działa dla dwóch zakresów kolumn oznaczonych poniżej jako A i B. Kolumna Indeks jest polem opcjonalnym (może nie wystąpić w każdym z zakresów). Na kolejnych ekranach przedstawiamy możliwe zakresy importowanych danych. W górnej części jest przedstawiona część arkusza Excel z kopiowanymi danymi różnych typów, a w dolnej efekt ich wklejania w Sertum Import pełny Poniżej dla zakresu A: Towar 1 i Towar 3 mają Rabat bez znaku % i niepoprawną Cenę hurtową (Towar 1 typ nie walutowy, a Towar 3 liczba dziesiętna separowana kropką zamiast przecinka). Brak wypełnionych niektórych pól zarówno w Towar 1 jak i Towar 3.

30 Import skrócony Poniżej dla zakresu B (tylko Indeks i Towar) - Towar 3 nie ma Indeksu Import minimalny Poniżej dla zakresu B wprowadzamy tylko kolumnę Towar. 5.5 Przekazywanie zamówień do hurtowni Istnieją dwa sposoby na przekazywanie zamówień do hurtowni: Automatyczny Ręczny Automatyczny Podczas tworzenia zamówienia, na widoku Nagłówek dostępne jest pole Auto realizacja, które umożliwia automatyczne przekazywanie zamówień do hurtowni. Jeżeli oferta będzie posiadała zaznaczone pole Auto realizacja to zamówienie z apteki zostanie natychmiast przekazane do realizacji. Ręczny Zamówieni złożone do ofert bez zaznaczonej opcji Auto realizacja czekają na ręczne przekazanie ich do hurtowni. Tego typu działania najczęściej spotykane jest dla ofert z dzielonym Rodzajem zakupu. Zamówienia można przekazać do realizacji bezpośrednio z widoku Zamówienia w oknie edycji oferty, do której zostały złożone:

31 31 bądź z widoku Zamówienia odebrane w oknie Oferty i zamówienia : W każdym z powyższych dwóch przypadków można przekazać do realizacji wiele zamówień. Wystarczy zaznaczyć kilka zamówień (trzymając wciśnięty klawisz Shift lub Ctrl i klikając odpowiednie pozycje zamówień) a następnie użyć operacji Przekaż do realizacji

32 32 6 Zamówienia 6.1 Wyszukiwanie ofert W celu złożenia zamówienie należy wcześniej odnaleźć interesującą ofertę. Oferty dostępne dla apteki znajdują się w module Oferty i zamówienia, dostępnym pod przyciskiem Oferty i zamówienia lub poprzez skrót Ctrl + L. Po otwarciu okna Oferty i zamówienia powinniśmy znajdować się na widoku Oferty. Aby pobrać dane należy użyć przycisku Pobierz lub użyć klawisza F5. Sertum prezentuje oferty wraz z pozycjami, dzięki czemu można szybko odnaleźć ofertę zawierającą poszukiwane towary oraz łatwo porównać różne oferty. Oferty pogrupowane są według daty zakończenia, a następnie według tytułu oferty. Domyślnie Sertum prezentuje tylko oferty bieżące, czyli takie, które mają status oraz są aktualne (okres obowiązywania już się rozpoczął, ale jeszcze nie zakończył). Aby zmienić parametry wyświetlania należy skorzystać z przycisku Filtry, który pozwoli zdefiniować nowe kryteria, między innymi: Tylko najnowsze (5 dni) pokazuje oferty stworzone w ciągu ostatnich 5 dni. Dni do zakończenia zawęża listę ofert tylko do takich, które kończą się za określoną liczbę dni. Hurtownia zawęża listę ofert tylko do takich, które mogą być zrealizowane w określonych hurtowniach. W konfiguracji programu można określić domyślną listę hurtowni, która będzie automatycznie ustawiana w tym filtrze zaraz po wejściu do okna Oferty i zamówienia (zobacz 4.5 Moje hurtownie). Nowsze niż pokazuje oferty stworzone od podanej daty/godziny. Przydatne, kiedy trzeba przejrzeć oferty od ostatniego zalogowania się do Sertum. Autor oferty pobiera oferty stworzone przez konkretnego autora, np. grupę zakupową, hurtownię, itd. Po zamknięciu okna Edycja Filtrów należy ponownie pobrać dane klikając przycisk.

33 Tworzenie zamówienia Aby stworzyć zamówienie klikamy dwa razy na dowolnej pozycji z wybranej Oferty, co spowoduje otwarcie nowego, pustego zamówienia. Okno zamówienia automatycznie otworzy się na widoku Pozycje. W kolumnę Zamów dla wybranej pozycji Oferty wpisujemy ilość, którą chcemy zamówić. Podczas wprowadzania ilości do zamówienia Sertum automatycznie przelicza: uzyskany rabat dla zamawianej ilości (może się różnić w zależności od zdefiniowanych widełek rabatowych) w kolumnie Rabat, wartość każdej pozycji (kolumny Wart. netto i Wart. z rabatem) według aktualnego rabatu ceny bazowej (kolumna Cena), stopień wykorzystania oferty dzielonej (kolumna Zam. Grupa %). Wyliczany na podstawie aktualnie złożonych zamówień przez innych członków grupy. Jeżeli Oferta jest dostępna do zamówienia w kilku hurtowniach to podczas tworzenia zamówienia można wybrać hurtownię, w której zamówienie będzie realizowane. W tym celu należy przejść na widok Nagłówek i ustawić żądaną hurtownię w polu Hurtownia realizująca. Przycisk Zapisz i zamknij w pierwszej kolejności sprawdza zgodność zamówienia z wymaganiami jakie narzuca oferta (minimalna ilość pozycji, minimalna wartość, minimalna ilość sztuk, itd.), a następnie, jeżeli zamówienie spełnia wszystkie wymagania, zostaje zapisane w Platformie Sertum ze statusem Otwarte. Zamówienie o statusie Otwarte

34 34 może być modyfikowane przez aptekę do czasu zamknięcia Oferty bądź przekazania pojedynczego zamówienia do realizacji. Czynności te może wykonać Grupa Zakupowa, która stworzyła ofertę. 6.3 Modyfikowanie zamówienia Dopóki zamówienie posiada status Otwarte apteka może wprowadzać w nim zmiany, które są natychmiast widoczne dla Grupy Zakupowej. Modyfikować zamówienie można bezpośrednio z listy ofert, dokładnie w ten sam sposób, w który tworzy się nowe. Jeżeli do wybranej oferty jest już stworzone zamówienie o statusie Otwarte to Sertum otworzy je do edycji, natomiast w przeciwnym wypadku otworzy nowe zamówienie. Dodatkowo widok Moje zamówienia pokazuje listę złożonych zamówień (domyślnie z ostatnich 2 tygodni). Aby zobaczyć wszystkie zamówienia należy zmodyfikować kryteria filtrowania. 6.4 Odbiór zamówień w hurtowni Zamówienia do realizacji w hurtowni znajdują się w module Oferty i zamówienia, dostępnym pod przyciskiem Oferty i zamówienia lub poprzez skrót Ctrl + L. Moduł hurtowni pozwala w łatwy sposób zarządzać zamówieniami, które do niej trafiły i kontrolować stan ich realizacji poprzez statusy. Możliwość wydruku ułatwia proces przygotowywania zamówienia. Do zarządzania odebranymi zamówieniami służą dwa widoki: Pozycje zamówień w hurtowni Aby sprawdzić jakie towary zostały zamówione należy wybrać widok i kliknąć przycisk.

35 35 Pozycje w tym widoku są pogrupowane po statusie i numerze zamówienia. Najważniejsze informacje znajdują się w kolumnach: Kontrahent nazwa kontrahenta zamawiającego; Towar nazwa zamówionego towaru; Oferta nazwa oferty, z której pochodzi zamówienie; Ost. Modyfikacja czas ostatniej zmiany pozycji, np. zmiany statusu. Możliwych jest 6 statusów: - zamówienie oczekuje na realizację - zamówienie jest w trakcie realizacji - zamówienie zostało wstrzymane - zamówiene jest w trakcie kompletowania (część pozycji posiada status w realizacji, wstrzymane lub zrealizowane) - zamówienie zostło zrealizowane; - zamówienie zostało anulowane - zamówienie zostało dostarczone do odbiorcy (zaznacza odbiorca) Domyślnie wyświetlane są zamówienia o statusach:,, oraz pogrupowane wg statusu i numeru zamówienia. Można także zobaczyć wszystkie zamówienia - w tym celu należy zmodyfikować kryteria filtrowania. Po zaznaczeniu jednej lub wielu pozycji (używając klawisza Ctrl lub Shift) można zmienić status wybranych pozycji zamówienia (operacja ). Podczas tej operacji dodatkowo można uzupełnić pole uwagi, które będzie widoczne dla zamawiającego. Należy pamiętać, że zmienić można jedynie pozycje o statusach, oraz. Na podstawie nowych statusów pozycji zmieniany jest status całego zamówienia otrzymując jedną z następujących wartości:

36 36 - przynajmniej jedna pozycja została zrealizowana, żadna pozycja nie ma statusu W realizacji; nie wszystkie; Przykłady użycia: - wszystkie pozycje mają status W realizacji; - wszystkie pozycje mają status Wstrzymane; - wszystkie pozycje mają status Anulowane; - status ten pojawia się, gdy część pozycji ma status W realizacji, ale Widok jest dobrym narzędziem do analizy sprzedaży poszczególnych towarów. Aby z niego skorzystać należy zmodyfikować domyślne grupowania i filtry. Dodatkowo można wprowadzić okres, za jaki mają być analizowane dane, a następnie korzystając z zawężania danych (patrz 3.4 Zawężanie danych) wprowadzić nazwę towaru. Dzięki temu otrzymamy raport sprzedaży wybranych towarów w zadanym okresie. Przykłady użycia: Można także zmienić domyślne grupowania i filtry, a następnie pogrupować dane po kolumnie Kontrahent. Uzyskana zostanie historia transakcji z poszczególnymi kontrahentami Zamówienia w hurtowni Widok umożliwia sprawdzenie, jakie zamówienia znajdują się w hurtowni (bez wyświetlania dokładnej zawartości zamówienia) oraz wydruk i podgląd wydruku zaznaczonego zamówienia. Dodatkowo widok pokazuje Uwagi dla hurtowni bezpośrednio pod zamówieniem.

37 Podgląd zamówienia Dwukrotne kliknięcie na zamówieniu w widoku oraz otwiera okno zawierające szczegóły zamówienia (podgląd). W tym oknie znajdują się szczegółowe informacje na temat wybranego zamówienia. Dostępne są dwa widoki: - Podstawowe informacje o zamówieniu. Sekcja Zamówienie zawiera informacje o statusie zamówienia, datach utworzenia i zmodyfikowania, oraz dane klienta: nazwę, NIP, adres i informacje kontaktowe.

38 38 W sekcji Oferta znajdują się informacje o ofercie, z której pochodzi zamówienie: nazwa oferty, status, rodzaj, numer oferty oraz uwagi dla hurtowni od autora oferty. Na dole okna w zakładkach Zmodyfikował i Utworzył znajdują się dane autora oferty wraz z informacjami kontaktowymi. Użycie operacji z tego widoku umożliwia zmianę statusu wszystkich pozycji należących do zamówienia. - Ten widok pokazuje wszystkie pozycje, z których składa się zamówienie. Użycie operacji z tego widoku umożliwia zmianę statusu tylko zaznaczonych pozycji.

39 39 7 Optymalizacja (bufor) zamówienia Optymalizację zamówienia przeprowadza się w module Zamówienie, dostępnym pod przyciskiem Zamówienie lub poprzez skrót Ctrl + B. Moduł zamówienia (nazywany również buforem zamówienia) pozwala w prosty sposób stworzyć najbardziej opłacalne zamówienie analizując ceny, rabaty i koszty dostawy towarów z oferty wielu hurtowni jednocześnie. Analizowane są także oferty promocyjne, a w przypadku sieci aptek, stany magazynowe innych aptek, z których można wykonać przesunięcie towaru. 7.1 Konfiguracja Przed przystąpieniem do pracy z buforem zamówień należy skonfigurować parametry optymalizacji. Aby wejść w konfigurację należy wybrać menu System -> Konfiguracja, a następnie przejść do widoku Optymalizacja Zaznaczenie pola Zastosuj tolerancję ceny i zdefiniowanie zakresu tolerancji sprawia, że ceny towarów mieszczące się w zakresie będą uznawane przez program za równe. Wówczas o wyborze dostawcy zadecyduje priorytet hurtowni. Przykład: Tolerancja ceny jest ustawiona na 0,05zł, towar w hurtowni A (o priorytecie 1) kosztuje 5,25zł, a w hurtowni B (o priorytecie 2) ten sam towar kosztuje 5,23zł, wybrana zostanie hurtownia A. Wczytaj dodatkowe dane z bazy apteki ta opcja pozwala z bazy apteki wczytać dane o sprzedaży towarów w ostatnim miesiącu, marży i stanach magazynowych towarów

40 40 znajdujących się w buforze. Informacje te pojawią się w odpowiednich kolumnach w widoku Pozycje w oknie "Zamówienie. Wybrane kolumny: Optym. zaznaczenie pola w tej kolumnie powoduje uwzględnienie oferty wybranej hurtowni w procesie optymalizacji zamówienia. Priorytet pierwszeństwo hurtowni, gdy ceny są identyczne (lub mieszczą się w tolerowanym zakresie). Im niższa liczba w tej kolumnie tym wyższy priorytet. Hurtownie bez ustawionego ręcznie priorytetu otrzymują najniższy priorytet. Rabat ogólny i Rabat C.U. rabaty handlowe apteki na leki z ceną urzędową (C.U.) oraz wszystkie inne (ogólny). Stały koszt koszt logistyczny doliczany do każdego zamówienia z wybranej hurtowni (np. koszt transportu). Min. Wartość wymagana minimalna wartość zamówienia. Program tak ustawi zamówienie, żeby osiągnąć minimalną kwotę zamówienia w tej hurtowni przy jednoczesnym zachowaniu możliwie najniższej wartości zamówienia. OI i FV czy skonfigurowano ofertę indywidualną i pobieranie faktur. Przycisk Edytuj F4 lub dwukrotne kliknięcie na nazwie hurtowni otwiera okno Konfiguracji hurtowni. Znajdują się tam dwie zakładki: Oferta indywidualna i Pobieranie faktur Oferta indywidualna W pierwszej zakładce można wprowadzić dane potrzebne do pobrania indywidualnej oferty z hurtowni. Informacje do połączenia powinna dostarczyć hurtownia. Przycisk Test służy do zweryfikowania poprawności wprowadzonych danych. Jeśli połączenie jest poprawne to wyświetlony zostanie komunikat: Czerwony kolor komunikatu oznacza, że wystąpiły błędy i należy upewnić się, że wprowadzone dane są prawidłowe.

41 41 Przycisk Pobierz teraz pobiera ofertę hurtowni ze wskazanego serwera. Po jego wciśnięciu pojawi się okno z komunikatami informującymi o postępie pobierania oraz o sukcesie lub porażce operacji i ewentualnych problemach. Istnieje możliwość automatycznego pobierania ofert indywidualnych dzięki opcji Aktualizuj automatycznie. Zaznaczenie tego pola sprawia, że program automatycznie (co 30 minut) będzie pobierał ofertę ze wszystkich skonfigurowanych hurtowni. Pole automatycznej aktualizacji jest wspólne dla wszystkich hurtowni, więc wystarczy zaznaczyć bądź odznaczyć je w jednej hurtowni, a automatycznie taka sama zmiana dokona się we wszystkich pozostałych Pobieranie faktur Zakładka druga umożliwia skonfigurowanie automatycznego pobierania faktur z hurtowni i umieszczanie ich w zdefiniowanym folderze. W lewej części okna można ustawić parametry serwera FTP, przetestować połączenie i pobrać faktury. Prawa część jest wspólna dla wszystkich pozycji i pozwala na ustawienie folderu, do którego będą trafiać

42 42 pobrane faktury (z którego program apteczny domyślnie importuje faktury zakupu). Można zdefiniować również częstotliwość pobierania nowych dokumentów oraz czy powiadamiać dymkiem w takim przypadku Optymalizacja w sieci Widok dla procesu optymalizacji. umożliwia skonfigurowanie przesunięć międzymagazynowych Zaznaczenie opcji Proponuj przesunięcia z apteki podczas optymalizacji sprawi, że w przypadku spełnienia któregokolwiek z warunków, towar będzie przesuwany z magazynu innej apteki w sieci, a nie zamawiany z hurtowni. Warunki: Gdy inna apteka ma zbyt duży stan magazynowy warunek ten jest spełniony, jeśli spełnione są wszystkie zaznaczone warunki wchodzące w jego skład, tj.: Posiada więcej niż stan magazynowy apteki jest większy niż wprowadzona liczba; Posiada 2x więcej niż zamawiam; Posiada ZAPAS na [ ] dni dzienne zapotrzebowanie jest obliczane na podstawie sprzedaży z okresu podanego pod warunkami; Posiada nadmiar (wg NORMY) apteka posiada stan ponad ustalony jako norma; Zalega w aptece produkt nie został sprzedany w podanym okresie czasu; Posiada krótki termin ważności;

43 43 Nie rotuje (w okresie sprzedaży) produkt nie został sprzedany w podanym okresie czasu. Okres sprzedaży ostatnie [ ] dni określa ile dni wstecz będzie liczona sprzedaż towarów bufora. Opcja ta ma wpływ na wyliczanie ZAPASu. W prawej części okna można ustawić kryteria określające, z jakich aptek przesuwać towary w pierwszej kolejności i czy w ogóle to robić: Najwyższego stanu magazynowego jeżeli kilka aptek spełnia ustawione warunki to towar zostanie przesunięty z tej o najwyższym stanie magazynowym; Następującej kolejności użytkownik sam decyduje o pierwszeństwie aptek, ustawiając odpowiednią ich kolejność na liście. Zmiany kolejności dokonujemy przyciskami i. Im wyżej znajduje się apteka tym wyższy jest jej priorytet. Pole wyboru w kolumnie Z określa apteki, które mają być brane pod uwagę podczas analizy możliwych przesunięć. Niezaznaczone apteki nie biorą udziału w przesunięciach MM pomimo zaznaczonych innych opcji. 7.2 Wybór zamówienia W celu rozpoczęcia optymalizacji zamówienia, należy wczytać zamówienie przygotowane w programie aptecznym (konfiguracja połączenia z programem aptecznym została opisana w punkcie_rozszerzenia:_program_apteczny Rozszerzenia: Program apteczny). Zamówienie można wczytać przy użyciu operacji Wczytaj zamówienie znajdującej się na widoku oraz. Aby zobaczyć przygotowane zamówienia należy wybrać okres, z jakiego mają być pokazane zamówienia. Przycisk Podgląd otwiera okno z zawartością zamówienia. W ten sposób można upewnić się czy wczytywane jest prawidłowe zamówienie. Jeśli bufor jest pusty - zamówienie pojawi się w nim od razu po wczytaniu, w przeciwnym razie pokaże się kolejne okno wyboru trybu dodawania pozycji do bufora. Do wyboru są trzy akcje:

44 44 Usuń stare wszystkie pozycje znajdujące się wcześniej w buforze są kasowane; Sumuj jeśli w buforze znajduje się już towar, który jest w nowym zamówieniu to zamawiana ilość jest sumą zamówień starego i nowego; Zastąp - jeśli w buforze znajduje się już towar, który jest w nowym zamówieniu to zamawiana ilość jest pobierana z nowego zamówienia

45 Proces optymalizacji Proces optymalizacji jest najważniejszą częścią modułu Zamówienia. W jego trakcie porównywane są ceny towarów w wybranych hurtowniach oraz analizowane są oferty specjalne. Program wybiera tylko te promocje, z których można skorzystać i jest to opłacalne ekonomicznie. Zanim rozpocznie się optymalizacja zamówienia można zmienić niektóre parametry bez konieczności zamykania okna bufora. W tym celu należy kliknąć w. Wyświetlone okno pozwala zmienić wybór hurtowni i minimalną wartość zamówienia. Po ustawieniu wszystkich opcji i pobraniu zamówienia kliknięcie w rozpoczyna proces optymalizacji. Postęp procesu optymalizacji zamówienia jest obrazowany za pomocą paska postępu znajdującego się w dolnej części okna. W centralnej części wyświetlane są parametry optymalizacji, a na dole pasek postępu i informacje o aktualnej operacji. Cały proces składa się z kilku etapów: 1. Aktualizacja i wczytywanie powiązań podczas tego etapu towary z zamówienia są powiązywane z towarami w hurtowniach; 2. Wiązanie towarów po nazwach jeśli program nie odnajdzie potrzebnych powiązań zaproponuje wiązanie po nazwach;

46 46 3. Pobieranie ofert specjalnych pobierane są oferty promocyjne, które zostały zbudowane przy użyciu oferty podstawowej; 4. Optymalizacja wyszukiwanie najbardziej opłacalnego zamówienia; 7.4 Wynik optymalizacji Po skończonej optymalizacji wyniki znajdą się w głównym oknie programu. 7.5 Kolumny i operacje bufora Trzy podstawowe operacje to: - dodaje pozycję z oferty podstawowej hurtowni; - edytuje zaznaczoną pozycję; - kasuje zaznaczone pozycje z bufora.

47 47 Dodając pozycję z hurtowni należy wybrać hurtownię, zaznaczyć towar (kilka pozycji można zaznaczyć korzystając z klawisza Ctrl lub Shift), a następnie wcisnąć przycisk Wybierz i zamknij. Pozostałe operacje: - otwiera formularz pozwalający zgłosić błędy lub zasugerować zmiany w programie; - pozwala powiązać towary między aptekami w sieci poprzez utworzenie nowej kartoteki centralnej z zaznaczonych pozycji. Więcej o tym oknie w punkcie 8.5 Kartoteka Centralna. - pokazuje promocje dla zaznaczonej pozycji. Wybrane kolumny: B nie optymalizuj tej pozycji, zaznaczenie w tej kolumnie oznacza, że pozycja nie zostanie zmieniona w procesie optymalizacji. Pozycję można tak zaznaczyć poprzez kliknięcie myszką w tym miejscu; Sprzedaż wielkość sprzedaży z ostatniego miesiąca (pobierana z programu aptecznego); Stan mag. obecny stan magazynowy w aptece (pobierana z programu aptecznego); Ilość zamawiana ilość; Dostawca wybrana hurtownia; P czy są promocje na ten towar; Wartość rab. wartość netto uwzględniająca transport; Marża marża (pobrana z programu aptecznego) na tym towarze;

48 48 Stan mag. Sieci sumaryczny stan magazynowy w pozostałych aptekach w sieci. Wskazanie myszką na liczbę w tej kolumnie wyświetla stan magazynowy towaru każdej apteki w sieci z osobna. Dodatkowe informacje można uzyskać analizując pojawiające się ikonki: - pozycja nie będzie optymalizowana; - lek z ceną urzędową; - towar został powiązany jako propozycja. Warto sprawdzić czy powiązania są prawidłowe i je potwierdzić lub poprawić; - w przynajmniej jednej hurtowni towar nie jest powiązany; - w przynajmniej jednej hurtowni towar nie jest powiązany, a pozostałe powiązania są tylko propozycją; - towar nie został powiązany do wszystkich optymalizowanych hurtowni i nie będzie mógł być zamówiony; - towar zamówiony w ramach promocji; - istnieje promocja na ten towar, ale nie można z niej skorzystać lub nie opłaca się tego robić. Jeśli pozycja została oznaczona ikoną można łatwo sprawdzić, z jakich powodów program nie skorzystał z promocji. W tym celu należy kliknąć na ikonie lub użyć operacji, natomiast w widoku sprawdzić czy oferta ma ustawioną minimalną wielkość zamówienia (kolumna Min. ), oraz czy nie jest to oferta dzielona (takie oferty nie są uwzględniane przez optymalizację). 7.6 Panele dolne Ważną częścią widoku i są dwa dolne panele. Panel Towar w hurtowniach pokazuje ceny danego towaru we wszystkich hurtowniach, umożliwiając łatwe porównanie. Wybrana pozycja podświetlona jest na żółto. Ikonki w kolumnie D informują o dostępności towaru w hurtowni: - towar dostępny; - brak towaru w hurtowni. Panel Towar w moich aptekach przedstawia stany magazynowe danego towaru w pozostałych aptekach w sieci.

49 49 Przykłady użycia: Można zablokować pozycję poprzez kliknięcie w kolumnę B (pojawi się ikonka ). Tak oznaczona pozycja nie będzie już optymalizowana. To rozwiązanie pozwala optymalizować część pozycji z innymi parametrami optymalizacji. Przykłady użycia: Dla każdej pozycji w buforze można łatwo zmienić hurtownię zaproponowaną przez optymalizację. Wystarczy kliknąć dwukrotnie w inną pozycję na liście w panelu Towar w hurtowniach znajdującym się w dolnej części okna. 7.7 Widok Rozkład pozycji Drugim dostępnym widokiem jest. Od poprzedniego widoku odróżnia go pogrupowanie towarów wg zamówienia i wiersz sumujący dane z całego zamówienia do danej hurtowni. Dodatkową funkcjonalnością jest sekcja braki, czyli szybki wgląd w pozycje, jakich w danej chwili nie da się zamówić ze względu na brak towaru w hurtowniach. Widok ten został wyposażony w system pozwalający przenosić towary między sekcjami (czyli zmieniać hurtownie, z której zamówiony zostanie towar) poprzez przeciągnięcie pozycji myszką do innej sekcji. Warunkiem powodzenia tej operacji jest dostępność towaru w hurtowni docelowej.

50 Widok Promocje bufora Następnym widokiem są Promocje bufora, do których można się dostać poprzez kliknięcie w lub na którymkolwiek z wcześniejszych widoków w ikonę promocji ( lub ). Ten widok pozwala zobaczyć wszystkie promocje dotyczące pozycji bufora lub tylko promocje na dany towar, jeśli przejście wykonano klikając w ikonkę. Dwukrotnie kliknięcie na promocji z tego widoku otwiera okno Podgląd oferty umożliwiając złożenie zamówienia na wszystkie towary należące do danej oferty. (przyciskiem Ilość ). Przykłady użycia: Jeśli z jakiegoś powodu zamówiono część towaru ręcznie, bez użycia bufora zamówienia, użytkownik ma możliwość usunięcia towaru z procesu optymalizacji ), lub zmodyfikowania ilości zamawianego towaru (w kolumnie 7.9 Widok Zamówienia wysłane Ostatni widok w module bufora optymalizacji to. Znajduje się tu lista wysłanych zamówień. Więcej informacji w punkcie 7.12 Przeglądanie zamówień wysłanych Edycja pozycji Dwukrotne kliknięcie na pozycji w widoku Pozycje lub Rozkład pozycji otwiera okno edycji pozycji bufora. W tym oknie można edytować powiązania, sprawdzić dostępność towaru w innych aptekach i zobaczyć szczegóły ofert promocyjnych powiązanych z danym towarem Edycja powiązań Trzy przyciski pod paskiem tytułowym pozwalają zmodyfikować zaproponowane powiązania: hurtowni; - dodaje skojarzenie do pozycji z oferty podstawowej zaznaczonej / - kojarzy zaznaczoną pozycję z towarem w zamówieniu lub dezaktywuje zaznaczone skojarzenie. Analogiczną akcję można przeprowadzić klikając na ikonach (propozycja skojarzenia) / (lek skojarzony) przy nazwach pozycji; - kasuje zaznaczone skojarzenie.

51 51 Widok zawiera proponowane skojarzenia towarów. Należy je przejrzeć pod kątem zgodności i ewentualnie skorygować, a następnie zatwierdzić operacją Potwierdź sugestie. Wybranie pozycji < Zastosuj BRAK > spowoduje, że program nie będzie w przyszłości wyszukiwał towaru w tej hurtowni. Jeśli skojarzenia zaproponowane przez program nie są wystarczające, można wykorzystać operację Szukaj po nazwie. Program zaproponuje towary, których nazwa jest podobna do wyszukiwanej. Operacja Weryfikuj dalej przenosi użytkownika do następnej pozycji na liście zamówienia, w której wystąpił problem z powiązaniem i oczekuje interwencji użytkownika. Dzięki niej można wygodnie przejrzeć wszystkie problematyczne pozycje bez kłopotliwego otwierania i zamykania okna. Numer edytowanej pozycji pozwala przeglądać kolejne pozycje z zamówienia, zarówno te, w których wystąpił problem, jak i te skojarzone automatycznie Moje apteki Widok pokazuje stan magazynowy wybranego towaru w pozostałych aptekach będących w sieci.

52 Lek w promocjach Ostatni z widoków w tym oknie,, zawiera szczegóły wszystkich promocji dla danego towaru. Te same informacje wyświetlane są w widoku Promocje bufora modułu optymalizacji Wysyłka zamówienia Operacja służy do wysłania zamówienia i staje się aktywna dopiero po wykonaniu optymalizacji. W pierwszej kolejności należy wybrać zamówienia, które mają zostać wysłane i kliknąć przycisk OK. okna. Podczas wysyłania zamówienia o postępach informują paski w kolumnie Wysyłanie. Na tym etapie wysyłki nie da się już przerwać, chyba że wystąpi błąd. Po zakończonym procesie przycisk OK stanie się aktywny i należy go wcisnąć w celu zamknięcia

53 Przeglądanie zamówień wysłanych Widok zawiera listę wszystkich wysłanych zamówień pogrupowanych według daty ich wysyłki. Wybrane kolumny: Twój status status pozycji zamówienia, który można zmienić poprzez operację Zmień MÓJ STATUS ; Uwagi uwagi dotyczące pozycji zamówienia wprowadzone przez hurtownię realizującą zamówienie Moje uwagi uwagi dotyczące pozycji zamówienia wprowadzone przy użyciu operacji Zmień MÓJ STATUS Operacja Zmień MÓJ STATUS umożliwia zmianę własnego statusu oraz wprowadzenie uwag do poszczególnych pozycji. Możliwe statusy: - brak towaru; - towar został dostarczony; - towar został dostarczony, ale ilość nie jest prawidłowa; - towar został dostarczony, ale naliczona kwota do zapłaty jest nie prawidłowa. Przykłady użycia: W celu sprawdzenia jak przebiega współpraca z wybraną hurtownią, pozycje można pogrupować po kolumnie Hurtownia oraz Twój status.

54 54 Operacja Dodaj do bufora pozwala skopiować zaznaczone towary z powrotem do bufora zamówienia. W ten sposób łatwo można zamówić ponownie towary, które zostały anulowane przez hurtownie (np. z powodu braku wystarczającej ilości na magazynie). Należy jednak pamiętać, że przenieść do bufora można tylko te pozycje zamówień, które były wysłane z bufora zamówień.

55 55 8 Magazyn Moduł Magazyn, dostępny poprzez ikonę towarów, a także kartotekami centralnymi., służy do zarządzania kartotekami 8.1 Kartoteki Widok przedstawia wszystkie kartoteki towarów, pogrupowane wg aptek. Oczywiście dane należy przefiltrować (np. po nazwie), w celu ograniczenia liczby wyświetlanych pozycji. Dostępne filtry: Towar nazwa towaru; Klucz indeks towaru z bazy apteki; Podmiot apteka, z jakiej mają być wyświetlone kartoteki. Przycisk otwiera okno Kartoteka Towaru umożliwiające podgląd szczegółowych danych dotyczących danej kartoteki. Okno umożliwia również edycję powiązań. Więcej informacji na temat kartoteki towaru w punkcie 8.4 Kartoteka Towaru. Operacja otwiera okno Kartoteki Centralnej w celu utworzenia nowej kartoteki z zaznaczonych pozycji. Więcej o tym oknie w punkcie 8.5 Kartoteka Centralna. 8.2 Kart. Centralne Syntetycznie Widok przedstawia listę wszystkich kartotek centralnych. Główne operacje: tworzy kartotekę centralną; umożliwia przeprowadzenie edycji zaznaczonej kartoteki; usuwa kartotekę.

56 56 Kolumny: Nazwa nazwa kartoteki; Kartoteki liczba powiązanych towarów; Kontrahenci liczba powiązanych kontrahentów. Przykłady użycia: Liczba w kolumnie kontrahentów powinna być taka sama jak liczba aptek z jakimi tworzymy powiązania. Chcąc znaleźć kartoteki centralne zawierające mniej powiązań, można skorzystać z filtru Mniej powiązań kontrahentów niż:. Operacja dodaje kartotekę centralną do grupy asortymentowej (lub tworzy nową grupę). W grupie asortymentowej znajdzie się kartoteka centralna, a nie towary wchodzące w jej skład. Oznacza to, że w przypadku zmian w kartotece centralnej, nie ma potrzeby aktualizować grupy. Edycja grupy asortymentowej opisana jest w rozdziale Grupy asortymentowe. 8.3 Kart. Centralne Analitycznie Widok pokazuje kartoteki centralne wraz z ich zawartością. Na tym widoku możliwe jest przefiltrowanie pozycji wg nazwy kartoteki towaru oraz producenta. Podwójne kliknięcie na wybranym towarze lub użycie przycisku otwarcie okna Kartoteki Towaru. powoduje

57 57 Użycie operacji jest powiązany zaznaczony towar. powoduje otwarcie Kartoteki Centralnej, do której 8.4 Kartoteka Towaru Widoki Nagłówek i Powiązane dokumenty zostały opisane w rozdziale Kartoteka towaru Powiązane kartoteki Widok a także z hurtowni. Operacja pokazuje powiązane kartoteki towarów z innych aptek w sieci, odpowiadające towarowi z edytowanej kartoteki i klikając kartoteki. otwiera nowe okno, w którym można wybrać towary dodać je do Odwrotną operację (usunięcia towaru z kartoteki) przeprowadza się przyciskiem, który usuwa zaznaczoną pozycję. Operacja pozwala wybrać i powiązać towar z hurtowni. 8.5 Kartoteka Centralna Kartoteka centralna wiąże kartoteki towarów między różnymi Aptekami. Tak powiązane kartoteki są traktowane przez Sertum jako ten sam towar. Tego typu informacja jest wykorzystywana podczas tworzenia grup asortymentowych (4.4 Grupy asortymentowe), a także podczas optymalizacji zamówienia (7.1.4 Optymalizacja w sieci) Nagłówek W przeciwieństwie do kartoteki towaru, nagłówek nie zawiera wielu informacji. Znajduje się tu nazwa kartoteki i rodzaj powiązania.

58 Powiązania Widok prezentuje wszystkie kartoteki towaru powiązane w ramach edytowanej kartoteki centralnej. Operacje, jakie można wykonać to: - otwiera nowe okno, w którym można wybrać towary i klikając Wybierz i zamknij dodać je do kartoteki; usuwa zaznaczoną pozycję.

59 59 9 Moduł raportów Moduł Raportów dostępny jest z menu, pod przyciskiem Raporty sprzedaży. Raporty dostępne w tym module mają za zadanie prezentować dane pobrane z Aptek Dane pobierane są poprzez program RaportNet zainstalowany w aptece (więcej informacji o programie RaportNet znajduje się na stronie W panelu bocznym widoczne są wszystkie raporty dostępne w module raportów. W celu obejrzenia dowolnego z raportów należy kliknąć jego nazwę i pobrać dane przy pomocy przycisku. Wyświetlone dane możemy zawężać przy pomocy filtrów i wierszy filtrujących Dodatkowo dane można grupować poprzez dowolne ułożenie kolumn. Informacje o tym jak zarządzać widokiem znajdują się w rozdziale 3). 9.1 Stany magazynowe Raport pokazuje stany magazynowe leków dostępnych w magazynach wszystkich Aptek. Oprócz informacji o stanach magazynowych raport umożliwia wgląd w szczegóły kartoteki magazynowej wraz z informacjami o sprzedaży i zakupie danego leku. Istnieje możliwość wykonywania przesunięć między magazynowych bezpośrednio z Platformy Sertum (jest to moduł dodatkowy, w razie zainteresowania prosimy o kontakt). Dodatkowo poprzez ten raport można kojarzyć leki między sobą. Pozwala to w prosty sposób powiązać leki między kilkoma aptekami, a następnie wykorzystać te powiązania do stworzenia grup asortymentowych. Odpowiednio przygotowane grupy asortymentowe pozwalają na szybkie tworzenie wartościowych raportów. W dalszej części tego rozdziału (zobacz Wiązanie leków) pokarzemy jak wykorzystać kojarzenia leków oraz grupy asortymentowe (zobacz Grupy asortymentowe).

60 Raport Wybrane kolumny: A oznacza, że kartoteka magazynowa jest aktywna (w niektórych programach aptecznych można usunąć kartotekę magazynową, wtedy przestaje być aktywna). Klucz nr leku w programie aptecznym. Norma norma dla stanu magazynowego danego leku (dostępne w niektórych programach aptecznych) Minimum minimalny stan danego leku (dostępne w niektórych programach aptecznych) EAN, Bloz, Bazyl numeracja kartotek wg. różnych standardów. Wybrane Filtry : Tylko braki (do odhaczenia ) pokazuje towary, których stan magazynowy jest mniejszy niż norma lub stan minimalny. Podmiot możliwość wyboru apteki, z której dane będą prezentowane, Grupa asortymentowa umożliwia zawężanie danych do konkretnych towarów określonych przez wybraną grupę asortymentową. Przykłady użycia: Przeglądanie wg. poszczególnych leków wystarczy pogrupować raport po kolumnie Bloz (EAN lub Bazyl), aby uzyskać informacje o ilości dostępnych leków we wszystkich Aptekach.

61 Kartoteka towaru Podwójne kliknięcie na danym leku bądź użycie przycisku otworzy okno Kartoteki Towaru i pozwoli na podgląd danych szczegółowych wybranej kartoteki leku. Nagłówek Wybrane pola: Zalega od data najstarszej dostawy, z której towar zalega na magazynie Ostatni zakup informacje dotyczące ostatniego zakupu Data data ostatniego zakupu Cena netto i Cena brutto ostatnia cena zakupu po rabacie

62 62 Powiązane dokumenty Wybrane kolumny: Typ dokumentu rodzaj dokumentu powiązanego z ruchem magazynowym (np. FZ faktura zakupu, FS faktura sprzedaży, pusto sprzedaż odręczna) Ilość jeżeli ilość jest ujemna to oznacza ściągnięcie towaru z magazynu (sprzedaż) i jest oznaczone kolorem zielonym, w przeciwnym wypadku oznacza wprowadzenie towaru na magazyn (zakup) Powiązane kartoteki Ten widok został opisany w rozdziale 8.4 Kartoteka Towaru Wiązanie leków Operacja Powiąż towary, dostępna w oknie Raportowanie sprzedaży na widoku Stany magazynowe pozwala na łączenie w kartoteki centralne tych samych towarów pomiędzy różnymi aptekami, tak powiązane towary posiadają kilka zastosowań, między innymi można w prosty sposób stworzyć grupy asortymentowe a następnie przeglądać raporty w kontekście tych grupy, oraz wykorzystywać powiązania w module optymalizacji. Innymi słowy, tworząc kartoteki centralne różnych rodzajów leku X (np. Apap, Apap NOC, Apap EXTRA, ) tworzy się baza skojarzeń takich samych leków pomiędzy aptekami, następnie takie skojarzenia można wykorzystać tworząc grupę asortymentową zawierającą wszystkie leki typu X (np. Tylko Apap, Przeciw bólowe, ). Większość raportów opisanych w tym rozdziale umożliwia filtrowanie danych wg konkretnej grupy asortymentowej (zobacz Grupy asortymentowe).

63 63 Poniżej na przykładzie leku Apap pokazano jak łatwo powiązać leki. A. Filtrujemy stany magazynowe wg nazwy Apap B. Otrzymujemy listę wszystkich leków, które zawierają nazwę Apap. Następnie można (dla przejrzystości) zawęzić listę tylko do pozycji zawierających dodatkowo wyraz Noc w nazwie.

64 64 C. Trzymając wciśnięty klawisz Ctrl zaznaczamy ten sam lek pomiędzy różnym aptekami. D. Teraz wystarczy już tylko użyć operacji Powiąż towary. E. Jeżeli wszystko zostało zaznaczone prawidłowo zostanie stworzona kartoteka centralna zawierająca wskazane wcześniej towary. W celu zapisania kartoteki należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij. Wszystkie powiązane leki widoczne są w module Magazyn opisanym w rozdziale 8 Magazyn. Dodatkowe informacje dotyczące kartoteki centralnej zostały zawarte w punkcie 8.5 Kartoteka Centralna Grupy asortymentowe Operacja Dodaj do grupy asortymentowej pozwala w prosty i szybki sposób stworzyć grupę asortymentową. Standardowo trzeba wejść w konfiguracje programu, aby mieć dostęp do tworzenia i edycji grup asortymentowych (zobacz 4.4 Grupy asortymentowe). Aby stworzyć nową grupę asortymentową, bądź dodać towary do istniejącej już grupy wystarczy zaznaczyć wybrane towary i użyć operacji Dodaj do grupy asortym.

65 65 Następnie można stworzyć nową grupę asortymentową wpisując jej nową nazwę bądź wybrać z listy już istniejącą, do której wybrane wcześniej towary zostaną dopisane. Nową grupę asortymentową będzie można użyć w filtrach dopiero po zamknięciu i ponownym otwarciu okna Raportowanie sprzedaży. 9.2 Sprz. szczegółowo Raport Sprzedaż szczegółowo prezentuje dzienną sprzedaż z Aptek. Wszystkie dane prezentowane przez ten raport odzwierciedlają wszystkie pojedyncze transakcje sprzedaży jakie miały miejsce w danej aptece. Domyślnie raport prezentowany jest za dzień obecny.

66 66 Wybrane kolumny: Data data sprzedaży. Klucz nr leku w programie aptecznym. R oznacza sprzedaż na receptę EAN, Bloz, Bazyl numeracja kartotek wg. różnych standardów. Rodzaj dok. rodzaj dokumentu sprzedazy (np. FS faktura sprzedaży, pusto sprzedaż odręczna) Lekarz nr lekarza, który wystawił receptę Sprzedawca nazwa osoby sprzedającej Wybrane Filtry : Data od i data do zakres analizy raportu, Kontrahent możliwość wyboru apteki, z której dane będą prezentowane. Przykłady użycia: Wystarczy wyciągnąć do grupowania kolumnę Sprzedawca aby sprawdzić sprzedaż leków bądź wybranego leku według osoby sprzedającej. 9.3 Sprz. wg wartości Raport Sprzedaż według wartości umożliwia pełną analizę sprzedaży w aptekach według różnych kryteriów. Główną zaletą tego raportu jest możliwość grupowania danych

67 67 według okresów takich jak: Dzień, Tydzień, Miesiąc, Rok. Ułatwia on podejmowanie decyzji odnośnie zakupu większej ilości towaru. Raport domyślnie analizuje dane z miesiąca wstecz. Wybrane kolumny: Klucz nr leku w programie aptecznym. Stan magazynowy aktualny stan magazynowy leku w danej aptece. Spr. net. rabat wartość sprzedaży netto po rabacie Spr. netto wartość sprzedaży netto Zak. netto wartość zakupu sprzedanego towaru EAN, Bloz, Bazyl numeracja kartotek wg. różnych standardów. Wybrane Filtry : Data od i data do zakres analizy raportu, Kontrahent możliwość wyboru apteki, z której dane będą prezentowane. Grupowanie daty określa w jaki sposób raport ma grupować dane, które mogą być rozbite według: Dzień, Tydzień, Miesiąc, Rok. Grupa asortymentowa umożliwia zawężanie danych do konkretnych towarów określonych przez wybraną grupę asortymentową. Przykłady użycia: W przypadku analizy sprzedaży pojedynczego leku, raport może być mało czytelny, w takim przypadku najlepiej jest usunąć grupowanie po kolumnie Kontrahent. W takim przypadku kolumna Ilość będzie przedstawiać sprzedaż danego leku według poszczególnych miesięcy w rozbiciu na poszczególne apteki.

68 68 Przegrupowanie raportu tylko według kolumny Kontrahent umożliwi spojrzenie na miesięczną sprzedaż wybranych leków lub pojedynczego leku dla każdej apteki z osobna. 9.4 Sprz. wg wartości (TP) Niniejszy raport przedstawia dokładnie te same dane co raporty Sprzedaż według wartości ale sam w sobie oferuje dużo większe możliwości analizy. Sprzedaż według wartości (TP) prezentuje dane w postaci tabeli przestawnej, która umożliwia dowolną prezentację danych w postaci kolumn i wierszy. Zaraz po pobraniu danych w górnej części okna raportu są dostępne nazwy danych do prezentacji (w udostępnianej wersji w języku angielskim).

69 69 Nazwy danych przeciąga się poprzez: kliknięcie lewym klawiszem myszki na wybranej Nazwie danych, przytrzymanie przycisku, przemieszczenie oraz upuszczenie w miejsce kolumn (Drop Column Fields Here), wierszy (Drop Row Fields Here) lub danych (Drop Data Item Here). Na przykład, przeciągając SaleDate w miejsce kolumn (Drop Column Fields Here) oraz NumberEAN w miejsce wierszy (Drop Row Fields Here), a następnie TotalPriceDiscountNet przeciągając w miejsce danych (Drop Data Item Here) otrzymamy raport przedstawiający wartość sprzedaży netto po rabacie w rozbiciu na miesiące i numery EAN leków ze wszystkich aptek. Rodzaje danych: SaleDate data sprzedaży (Dzień, Tydzień, Miesiąc, Rok) w zależności od ustawień wybranych w filtrach. CustomeName nazwa apteki. NumberEAN, NumberKsBloz, NumberBazyl numeracja kartotek wg. różnych standardów. ItemName nazwa leku. StoreItemQuantity aktualny stan magazynowy. StoreItemExtKey numer leku w aptece. Quantity sprzedana ilość leku. TotalPriceNet wartość sprzedaży netto. TotalPriceDiscountNet wartość sprzedaży netto po rabacie. TotalPriceGross wartość sprzedaży brutto. TotalPriceDiscountGross wartośc sprzedaży brutto po rabacie. TotalPurchasePriceDiscountNet wartość zakupu netto po rabacie. TotalPurchasePriceDiscountGross wartość zakupu brutto po rabacie. Wybrane Filtry : Data od i data do zakres analizy raportu, Podmiot możliwość wyboru apteki, z której dane będą prezentowane. Grupowanie daty określa w jaki sposób raport ma grupować dane, które mogą być rozbite według: Dzień, Tydzień, Miesiąc, Rok. Grupa asortymentowa umożliwia zawężanie danych do konkretnych towarów określonych przez wybraną grupę asortymentową.

70 Sprz. zysk wg miesięcy Raport Sprzedaż zysk według miesięcy prezentację sumaryczne, miesięczne dane o: Sprzedaży, Zakupie i Zysku w rozbiciu na poszczególne apteki. Raport ma za zadanie w prosty sposób przedstawić potencjał Aptek. Wybrane kolumny: Sprzedaż wartość sprzedaży leków w danym miesiącu we wszystkich Aptekach. Koszt wartość zakupu sprzedanych w danym miesiącu leków we wszystkich Aptekach Zysk różnica pomiędzy Sprzedażą a Kosztem Wybrane Filtry : Data od i data do zakres analizy raportu, Grupowanie daty określa w jaki sposób raport ma grupować dane, które mogą być rozbite według: Dzień, Tydzień, Miesiąc, Rok. 9.6 Sprz. zysk wg miesięcy (W) Raport umożliwia graficzną prezentację w postaci wykresu tych samych danych, co raport Sprzedaż zysk według miesięcy.

71 71 Prezentowane dane: Sprzedaż wartość sprzedaży leków w danym miesiącu we wszystkich Aptekach. Zakup wartość zakupu sprzedanych w danym miesiącu leków we wszystkich Aptekach Zysk różnica pomiędzy Sprzedażą a Zakupem Wybrane Filtry : Data od i data do zakres analizy raportu, Grupowanie daty określa w jaki sposób raport ma grupować dane, które mogą być rozbite według: Dzień, Tydzień, Miesiąc, Rok. 9.7 Sprz. na recepty Raport Sprzedaż na recepty pokazuje sumarycznie wszystkie sprzedaże na recepty z zadanego okresu w podziale na lekarzy. Raport prezentuj numery lekarzy zapisane w programie aptecznym. Wybrane kolumny: Lekarz numer lekarza z programu aptecznego. Ilość recept ilość recept od danego lekarza do których nastąpiła sprzedaż. Ilość ilość sprzedanych leków. Wybrane Filtry : Data od i data do zakres analizy raportu, Grupa asortymentowa umożliwia zawężanie danych do konkretnych towarów określonych przez wybraną grupę asortymentową. 9.8 Bilans miesięczny (beta) Bilans miesięczny jest nowym raportem, który obecnie jest na etapie testów (dlatego posiada oznaczenie beta). Raport ma przestawiać dane o zakupie i sprzedaży leków za ostatni miesiąc w rozbiciu na Apteki. Dodatkowo raport prezentuje aktualny stan magazynowy.

72 72 Wybrane kolumny: Indeks nr leku w programie aptecznym. Ilość zak. ilość leku zakupiona w danym miesiącu. Zak. netto ostatnia jednostkowa cena zakupu leku netto. Zak. wat. netto wartość zakupu leku w danym miesiącu netto. Ilość spr. ilośc sprzedaży leku w danym miesiącu. Spr. brutto jednostkowa cena sprzedaży leku brutto dla pacjenta. Akt. stan mag. aktualny stan magazynowy leku. Wybrane Filtry : Data od i data do zakres analizy raportu, Podmiot możliwość wyboru apteki, z której dane będą prezentowane. Tylko rotujące prezentacja tylko tych leków, które zostały sprzedane bądź zakupione w zadanym okresie, Grupa asortymentowa umożliwia zawężanie danych do konkretnych towarów określonych przez wybraną grupę asortymentową. 9.9 Rozliczenia finansowe Raport pokazuje dokumenty sprzedaży oraz zakupu wraz z informacjami o wykonanych płatnościach do tych dokumentów. Domyślnie raport prezentuje wszystkie nierozliczone dokumenty. Raport został stworzony głównie na potrzeby księgowości. Istnieje możliwość oznaczania rozliczonych dokumentów w Platformie Sertum (jest to moduł dodatkowy, w razie zainteresowania prosimy o kontakt).

73 73 Wybrane kolumny: R oznacza że dokument jest rozliczony. Utworzono data utworzenia rozrachunku. Dokument nr dokumentu w programie aptecznym. Termin termin płatności dokumentu. Typ dokumentu kod rodzaju dokumentu wg programu aptecznego (np. FZ faktura zakupu, FS faktura sprzedaży, ) Wybrane Filtry : Tylko nierozliczone pokazywane będą tylko nierozliczone dokumenty Tylko do 2 tyg. pokazywane będą tylko dokumenty, których termin płatności zawiera się w okresie od 2 tygodni wstecz do 2 tygodni w przyszłość. Podmiot możliwość wyboru apteki, z której dane będą prezentowane.