Konto najemcy. Dodawanie operacji/dokumentu. Typy operacji

Transkrypt

1 Konto najemcy eksportowa bezporednio do bankuw tej sekcji bd pojawia si wszystkie faktury, naliczenia i noty obcieniowe wystawione najemcy, a take wpaty jakich dokona (cignite automatycznie z banku w przypadku patnoci masowych, lub wpisane rcznie w przypadku wpat gotówkowych przelanych lub na ogólne konto) Moesz tu rcznie wystawi faktury, noty oraz operacje bez dokumentu dla danego najemcy. Dodawanie operacji/dokumentu Typy operacji Kaucja Oznaczanie kaucji Zwrot kaucji Edycja dokumentu Korekta faktury Podzia operacji Przeksigowanie operacji Usuwanie dokumentu Przeduenie patnoci Dodatkowe opcje Ponowne generowanie faktur automatycznych Dodawanie operacji/dokumentu Aby doda now operacj klikamy: Dodaj operacj (jeli chcemy doda wpat, która zostaa przelana z lub na nasze ogólne konto bankowe), lub Dodaj dokument (jeli chcemy jaki wystawi najemcy) w sekcji Konto najemcy, Typy operacji 1. Dodaj Operacj - np. wpata kaucji, otrzymany przelew (w przypadku braku patnoci masowych), zwrot kaucji itp. Operacje dziel si na 2 rodzaje: Rozchód - saldo ujemne - najemca jest nam winien Przychód - saldo dodatnie - dokonano wpaty Domylnie ustawiony jest rozchód. Jest to np. zwrot nadpaty lub zwrot kaucji

2 Wystarczy klikn na ikon, aby zmieni Rozchód na Przychód. W przychodzie moemy oznaczy jakiego rodzaju jest przychód.

3 1. Ustawiamy dat i godzin wpynicia przelewu. 2. Wybieramy czy jest to Przychód czy Rozchód, oraz za co. 3. Wpisujemy kwot 4. Opisujemy transakcj 5. Klikajc w ikon poniej pojawia nam si kolejna operacja dla danego najemcy do uzupenienia (równie moemy wybra czy jest to przychód czy rozchód) 6. Gdy ju wszystko mamy uzupenione klikamy Zapisz. 2. Dodaj Dokument KP/KW - w przypadku gdy prowadzisz pen ksigowo i masz gotówk w Kasie firmy, musisz rejestrowa kady wpyw i wypyw gotówkowy poprzez dokumenty KP (Kasa przyja)/ KW (kasa wydaa). Podobnie jak w przypadku operacji bez dokumentu jest moliwo zmiany KP na KW i odwrotnie. Poniej wybieramy dat transakcji, wpisujemy nazw i warto, a nastpnie klikamy Zapisz. (wicej informacji na temat KP/KW w dokumentach nieruchomoci).

4 Faktura - moliwo dodania faktury, faktury proformy. Moemy wybra zarówno dat wystawienia jak i sprzeday (domylnie jest to obecny dzie), a take termin i sposób patnoci. Nastpnie wpisujemy nazw, warto oraz okrelamy stawk VAT (domylnie ustawiona taka jak w ustawieniach oddziau lub u waciciela jeli jest wystawc faktur). Nastpnie klikamy Zapisz. z kaucji. UWAGA! Gdy wystawiamy faktur pod koniec najmu czsto niektóre opaty s rozliczane z kaucji. Wtedy w sposobie patnoci wybieramy Rozliczono Nota obcieniowa - not wystawia si (biorc pod uwag zwyczaje) w sytuacji, gdy jej przedmiotem nie s towary i usugi w rozumieniu ustawy o VAT, na przykad: naliczenie odsetek karnych, naliczenie kar umownych. Podobnie jak w przypadku faktury ustalamy dat wystawienia, termin patnoci. Dodajemy krótki opis oraz warto i klikamy Zapisz.

5 Faktur i not obcieniow moemy doda równie przez menu Finanse. Stworzony dokument pojawia si na Koncie najemcy. Mamy moliwo pojedynczego, rcznego zatwierdzania dokumentów sprzeday, dziki temu moemy sami decydowa który dokument jest zatwierdzony i widoczny w panelu najemcy. 1. Dokument oczekujcy na zatwierdzenie - niewidoczny w panelu najemcy/waciciela. Wystarczy klikn na ikon aby zatwierdzi dany dokument. 2. Dokument zatwierdzony. 3. Dokument zatwierdzony niewysany lub oczekujcy na wysyk (klikajc ikon mona od razu wysa dokument do najemcy). 4. Podgld dokumentu. Kaucja Oznaczanie kaucji Operacj moemy zaznaczy jako kaucj poprzez kliknicie na jej numer i kliknicie przycisku Oznacz jako kaucja.

6 Operacja oznaczana jest etykiet jako Kaucja i nie wlicza si do salda najemcy. Klikajc na numer dodanego dokumentu, moesz oznaczy dan transakcj jako kaucj, czy te pobra lub edytowa dany dokument. Zwrot kaucji W przypadku zwrotu kaucji skorzystaj z przycisku Rozlicz najemc na Karcie najemcy. Wyróniamy kilka przypadków: PRZYPADEK NR 1 Najemca ma saldo zero, do zwrotu jest kaucja w penej wysokoci - Klikajc Rozlicz najemc pojawia si okno z podsumowaniem. Uzupeniamy do kiedy maksymalnie kaucja musi by zwrócona, dodatkowo moemy zmieni opis transakcji.

7 Nr konta z którego zostanie wykonany przelew uzupeni si automatycznie numerem konta podanym w ustawieniach globalnych, ale mona go zmieni na inny numer konta. Dalej znajduj si dane najemcy (zacignite z Karty najemcy). Jeli chcemy zrobi tradycyjny przelew, to jednym przyciskiem moemy skopiowa poszczególne dane: Na samym dole znajduj si 2 opcje:

8 Pierwsza z nich oznacza, e najemca zostanie umieszczony na licie najemców do zwrotu kaucji (zakadka w menu Najemcy) i bdzie oznaczony tagiem #zwrotkaucji. Po wybraniu drugiej, jeli kaucja zostaa zwrócona gotówk, SON moe take automatycznie wystawi KW. Na kocu klikamy Rozlicz. Na Karcie najemcy pojawia si komunikat: System dodaje operacj rozchodow na kwot wysokoci wpaconej kaucji (z tytuem Zwrot kaucji) i oznacza j automatycznie jako kaucja: Jeli wybralimy opcj: Umie najemc na licie osób do zwrotu kaucji (lista najemców/kaucje)", w menu Najemcy na licie Kaucje przy danym najemcy pojawi si odpowiednia data zwrotu kaucji.

9 Przelewy moemy eksportowa do banku w formie pliku importu - podobnie jak w przypadku eksportu dokumentów kosztowych, lub zeskanowa kod QR (jeli korzystamy z aplikacji banku na telefonie) - dane najemcy same si uzupeni. Po eksporcie do banku archiwizujemy najemców jednym przyciskiem: PRZYPADEK NR 2 Najemca ma nadpat - klikajc pojawia si okno z podsumowaniem salda. Po klikniciu SON dodaje Rozlicz najemc Rozlicz automatycznie operacj rozchodow na wysoko kaucji, któr oznacza jako kaucja, oraz drug z kwot nadpaty oznacza jako Zwrot nadpaty.

10 Na Karcie najemcy w sekcji Konto najemcy wyglda to tak: PRZYPADEK NR 3 Najemca ma saldo ujemne nieprzekraczajce kaucji - po klikniciu Rozlicz najemc, pojawia si okno z podsumowaniem salda.

11 W sekcji Konto najemcy pojawiaj si 3 transakcje: 1. przeksigowanie kaucji na saldo najemcy z powodu niedopaty (rozchód) - oznaczone jako kaucja, 2. rozliczenie niedopaty (przychód) 3. zwrot pozostaej czci kaucji oznaczone jako kaucja (rozchód) PRZYPADEK NR 4 Najemca ma saldo ujemne równe kaucji - po klikniciu Rozlicz najemc pojawi si okno z podsumowaniem salda oraz komunikatem:

12 Na Karcie najemcy w sekcji Konto najemcy pojawiaj si tylko 2 operacje ( przeksigowanie kaucji na saldo najemcy z powodu niedopaty oraz rozlicznie niedopaty)

13 PRZYPADEK NR 5 Najemca ma saldo ujemne przekraczajce kaucj - Po klikniciu Rozlicz najemc pojawia si okno z komunikatem: Z powodu zbyt wysokiego salda nie jest moliwy zwrot kaucji. Po klikniciu rozlicz kaucja zostanie przeksigowana na czciowe pokrycie niedopaty. w sekcji Konto najemcy pojawi si 2 operacje ( przeksigowanie kaucji na saldo najemcy z powodu niedopaty oraz rozlicznie niedopaty), a saldo nadal bdzie ujemne. Edycja dokumentu Po dodaniu któregokolwiek z powyszych typów operacji moemy je edytowa klikajc na jej numer. Otwiera nam si nowe okno, klikamy Edytuj, wprowadzamy zmiany i klikamy Zapisz.

14 Korekta faktury Do kadej faktury moemy równie wystawi faktur korygujc. Wystarczy tak jak wyej klikn na jej numer w sekcji Konto najemcy i wybra Koryguj: Wpisujemy powód korekty (np. bdne naliczenie), a poniej warto prawidow. I klikamy Zapisz. W sekcji Konto najemcy pojawi si faktura korygujca. Podzia operacji Jeli najemca w jednym przelewie opaci kaucj oraz pierwszy czynsz, moemy t operacj rozdzieli na dwie oddzielne. W tym celu klikamy na numer operacji A nastpnie na przycisk Podziel operacj

15 Pojawi si pola do wpisania kwot. Moemy od razu drug operacj oznaczy jako kaucja (zaznaczajc checkbox). Gdy mamy ju wszystko wypenione klikamy Pod ziel. Obie operacje pojawi si w sekcji Konto najemcy: Przeksigowanie operacji Postpujemy podobnie jak przy podziale (klikajc na numer operacji) i wybieramy Przeksiguj. Pojawia si pasek Zmie odbiorc. Klikajc wybieramy z listy lub wpisujemy w pasku odpowiedniego najemc i klikamy Zmie. Kwota zostaje przeksigowana do wybranego najemcy i pojawi si w jego karcie w sekcji Konto najemcy.

16 Usuwanie dokumentu Kady dokument moemy usun o ile jest to ostatni wystawiony rodzaj dokumentu (np jeli s trzy faktury, to pierwsze usuwamy faktur nr 3 potem nr 2 a na kocu nr 1). Tyko przy ostatnich dokumentach jest opcja Usu. Podobnie jak w powyszych: w sekcji Konto najemcy wchodzimy na numer dokumentu i klikamy Usu. Przeduenie patnoci Moemy na prob najemcy przeduy mu termin patnoci. Wyznaczamy mu wtedy nowy termin patnoci do którego powinien opaci zalego. W tym celu klikamy na numer dokumentu i wybieramy ikon kalendarza przy terminie patnoci Rozwija si pole do uzupenienia. Klikamy w kalendarz, aby wybra now dat, wpisujemy powód przeduenia np. na prob lokatora, a nastpnie klikamy Zapisz.

17 Jeli lokator zapaci w nowym wyznaczonym terminie, rabat za patno w terminie zostanie przyznany. Termin patnoci naley przeduy przed upywem pierwotnego terminu patnoci. Dodatkowe opcje W edycji dokumentu dostpnych jest kilka innych opcji: ROZLICZ - przycisk Rozlicz przy fakturach i naliczeniach dodaje on automatycznie operacj przychodow na kwot danej faktury. Ponowne generowanie faktur automatycznych Kadego danego dnia miesica (jaki ustawilimy w Nalenociach przyszych najemcy) generuj si faktury. Na gównej stronie pojawia si belka z 3 przyciskami: Zatwierd - jednym przyciskiem zatwierdzamy wszystkie faktury, które od razu s wysyane do najemcy. Usu i wygeneruj ponownie faktury/naliczenia - z tego przycisku korzystamy, gdy potrzebujemy poprawi jakie naliczenie i wygenerowa faktury ponownie. W tym przypadku w pierwszej kolejnoci naley poprawi naliczenie, a nastpnie uy przycisku Usu i wygeneruj ponownie faktury/naliczenia. Usu faktury/naliczenia - jeli chcemy cakowicie usun faktury/naliczenia.