Koszty. Dodawanie dokumentu kosztowego

Transkrypt

1 Koszty To menu suy do prowadzenia ewidencji dokumentów ksigowych w SON. Moemy tu doda kady dokument kosztowy typu faktura za sprztanie, nota ksigowa, naliczenie ze spódzielni, faktura za prd, gaz itd. Mona wygenerowa raport dokumentów kosztowych w menu Raporty z podziaem na nieruchomoci lub na cay oddzia. Dodawanie dokumentu kosztowego Dokument przypisany do jednego mieszkania Dokument przypisany do kilku mieszka Dokument NIEprzypisany do adnego z mieszka (inny) Typy kosztów Dokument kosztowy z faktury wystawionej w SON OCR dokumentu kosztowego Eksport patnoci do banku Nalenoci Dodawanie dokumentu kosztowego Dokument mona doda na 2 sposoby: 1. Przez menu Koszty 2. Przez Kart nieruchomoci (sekcja Dokumenty Kosztowe) W sekcji Dokumenty kosztowe klikamy Dodaj.

2 Pojawia nam si okno do uzupenienia poszczególnych danych. Gdy zaczniemy wpisywa dane sprzedawcy pojawi si dodatkowe (opcjonalne pola). Jeli by on ju wczeniej wpisany (np. w menu Kontrahenci lub przy dodawaniu innego dokumentu), wystarczy wybra z listy. Nastpnie wybieramy, gdzie przypisany jest dokument:

3 Jeli dokument przypisany jest do nieruchomoci, moemy wpisa adres/y Podobnie po wpisaniu kwoty pojawi si pole Opacony. Jeli wybierzemy NIE, pojawi si pole do wpisania terminu patnoci. Przepisujemy pozycje z faktury Kwot netto i stawk Vat (1), opis pozycji (2), ilo sztuk (3), okrelamy po czyjej stronie jest patno (4), a take wybieramy typ kosztu (5): Jeli na fakturze jest wicej pozycji, wystarczy doda kolejne pole (6). Kolejnym krokiem jest wpisanie daty wystawienia dokumentu i daty sprzeday. Jeli dokument nie jest opacony, kwota automatycznie przekopiuje si z pola "Razem" (pod uzupenionymi pozycjami) Dodatkowo moesz doda tagi, które uatwia póniej wyszukiwanie. banku. UWAGA! Te informacje (dane sprzedawcy i termin patnoci) bd niezbdne jeli bdziemy chcieli eksportowa je jako przelew do

4 Gdy wszystko jest gotowe, klikamy Zapisz Dokument przypisany do jednego mieszkania Po wybraniu nieruchomoci do której przypisany jest dokument, przepisaniu pozycji i klikniciu Zapisz, pojawia nam si okno, gdzie moemy od razu (ale nie musimy) doda zeskanowany dokument. Dokument mona doda równie póniej klikajc Edytuj przy danym dokumencie. Dokumenty ze skanem s widoczne na licie w sekcji Dokumenty kosztowe z odpowiedni ikon pozwalajc podejrze lub cign skan. Dokument przypisany do kilku mieszka Jedna faktura moe dotyczy równie dwóch i wicej nieruchomoci. Jest to zwykle dokument towarowy np. za materiay z OBI lub wyposaenie z IKEI.

5 Aby doda kolejn nieruchomo naley wybra j z listy (1). Nastpnie postpujemy jak wyej, czyli wpisujemy kolejne pozycje z faktury i wybieramy typ kosztu (2) Wybieramy sposób dzielenia kwoty pozycji, czy SON ma podzieli automatycznie po równo midzy wybrane nieruchomoci, czy chcemy zrobi to rcznie (5b). Jeli wybierzemy sposób rczny, to przeczajc si midzy zakadkami moemy wybra mieszkanie (3), do którego przypisujemy odpowiedni ilo jednostek (4). Przy danym mieszkaniu jest dodatkowo etykieta z informacj czy jest to Zarzd czy Podnajem (3). Kwota obliczy si automatycznie (5a). Wybieramy po czyjej stronie jest koszt (6). I klikamy Zapisz. Dokument NIEprzypisany do adnego z mieszka (inny) Koszty biurowe (które dotycz wszystkich mieszka np. faktura za SON, papier do drukarki, abonament za telefon) s kosztami innymi i nie s przypisane do konkretnego mieszkania. W tym przypadku zmieniamy opcj z domylnej (Nieruchomo) na Gdzie indziej, np. ogólne, koszty samochodów itp. i wpisujemy rcznie nazw miejsca, do którego przypisany jest koszt (np. biuro). Typy kosztów Utrzymanie nieruchomoci Wyjanienie Czynsze 201 do spódzielni Media - ogólne 202 np. internet, TV, Sprztanie 203 Usugi napraw (materiay i robocizna) Wymiany i doposaenia Podatek od nier. i uytkowanie Media - prd 207 Media - woda 208 Media - gaz 209 Inne 219 wszystko, czego nie da si zakwalifikowa powyej Kredyty Rata kapitaowa 221 Rata odsetkowa 222 Ubezpieczenia na ycie Koszty bankowe i corsselle Ubezpieczenia nieruchomoci Koszty bankowe, które wynikaj z warunków umowy kredytowej na konkretn nieruchomo np.: - opaty za utrzymanie konta, - opaty za obowizkowe karty kredytowe, - inne dziwne opaty narzucone przez banki, 225 Ubezpieczenia nieruchomoci wymagane przez bank przy kredycie np. od ognia Inne 239 Biuro i Zarzdzanie nieruchomociami

6 Wynagrodzenia 241 Koszty wynagrodze 242 Najmy biur, garay Media biuro + mieci Telefony, centrala (Serwer SMS) Paliwo i rozliczenie km Naprawy samochodów 244 Prd, gaz, woda, mieci, itp Leasingi 248 Kawa, cukier, mleko..itp. 249 Materiay biurowe 250 Narzdzia 251 np. motek itp. Usugi zewntrzne 252 np. son, nozbe Windykacja 253 Reklama, ogoszenia 254 Poczta i kurier 255 Odsetki i spaty kredytów Remonty i naprawy Kary, noty odsetkowe 256 Kredyty ogólno firmowe np.: - kredyty obrotowe, - kredyty na zakup siedziby firmy, 257 dotyczy remontów i napraw biura, magazynu firmowego itd 258 kary jakie my dostajemy Koszty bankowe 259 koszty funkcjonowania firmowego konta bankowego, opaty za patnoci masowe itd... Inwestycje w kadr (kursy, szkolenia) 260 Inne 269 Zarzdzanie inwestycjami S to wszystkie koszty poniesione wasnymi siami przy remoncie nieruchomoci wasnych lub dla inwestora np. nadzór remontu itp. eby nie mieszay si z zarzdzaniem. Wynagrodzenia 271 Koszty wynagrodze Paliwo i rozliczenie km Naprawy samochodów Leasingi 275 Usugi zewntrzne 276 Inne 289 Koszty niezwizane i prywatne Pozycje, które nie s zwizane z dziaalnoci zarzdzania nieruchomociami, ale wrzucamy je w koszty firmy np. fv za paliwo z prywatnego wyjazdu, pobyt w hotelu, itp. Wyodrbniamy te fv, eby nie zaburzay rzeczywistych kosztów. Wynagrodzenia 291

7 Koszty wynagrodze Paliwo i rozliczenie km Naprawy samochodów Leasingi 295 Usugi zewntrzne 296 Inne 299 Remonty Pocztkowe Remonty wykonywane przed wynajmem nieruchomoci. Koszty przygotowawcze Materiay budowlane 303 notariusz, prowizja banku, operat itp 304 Usugi 305 Wyposaenie 306 Inne 311 Dokument kosztowy z faktury wystawionej w SON w SON jest moliwo tworzenia dokumentów kosztowych z faktur wystawionych w systemie np. wacicielowi za zarzdzanie. Aby to zrobi wystarczy wej na dan faktur i klikn na numer faktury: a nastpnie rozwin zakadk: i klikn "Skopiuj do dokumentu kosztowego": Pojawi si okno jak przy dodawaniu dokumentu kosztowego:

8 OCR dokumentu kosztowego OCR - czyli automatyczne uzupenianie danych, przy dodawaniu dokumentu kosztowego. SON automatycznie uzupenia dane wystawcy, które znajduj si na fakturze. WANE! Faktura musi by pobrana jako plik (z maila, panelu klienta itp). Nie moe to by skan. Obsugiwane faktury z: Tauron, PGNiG, Enea, Upc, Innogy, InFakt, Fakturownia oraz Facebook Aby doda dokument, z którego ma by stworzony OCR, naley klikn "Zrób OCR" Pojawi si okno dodawania dokumentu:

9 Po przecigniciu dokumentu, klikamy Generuj Dane wystawcy, przypisana nieruchomo (jeli jest podana na fakturze np. w PGNiG) oraz pozycje uzupeniaj si automatycznie. Dokument zapisuje si w menu koszty oraz na karcie nieruchomoci do której by przypisany. Eksport patnoci do banku Po dodaniu dokumentu kosztowego (pola opcjonalne sprzedawcy i termin patnoci musz by wypenione) klikamy Zapisz. Z listy dokumentów kosztowych wybieramy te, które chcemy eksportowa do banku a nastpnie klikamy Eksportuj

10 WANE! eby patnoci dobrze si wyeksportoway, konieczne jest uzupenienie numeru rachunku z którego maj by pobrane rodki (w przypadku zarzdzania s róne rachunki). W przypadku oddziau jest to w ustawieniach oddziau/zaawansowane, a w przypadku danego waciciela w sekcji waciciel wystawc faktury. Klikajc Generuj pobiera si plik csv z wybranymi wczeniej dokumentami kosztowymi. Kolejnym krokiem jest zalogowanie si do swojego banku zakadka przelewy i patnoci import przelewów. Wybierz zapisany plik csv, klikamy Dalej

11 Przelew/y jest w koszyku przelewów. Jeli na dokumencie kosztowym wybrana bya opcja Nieopacone oraz zosta zdefiniowany termin patnoci, to patno w banku bdzie miaa ten termin patnoci. UWAGA! Przelewy s dodawane tylko do koszyka przelewów. Nie wykonuj si automatycznie, naley to zrobi rcznie. Nalenoci S to wszystkie nalenoci przysze wobec kontrahentów. jest te moliwo tworzenia nalenoci przyszej dla dowolnego kontrahenta - nie musi by ona powizana z nieruchomoci np. koszty ksigowe. Nalenoci przysze, to wszystkie zobowizania, pacone co miesic staej kwocie (cykliczne) np. czynsz do spódzielni, czynsz do waciciela (podnajem), na które nie mamy wystawianej fv.

12 Dokadna instrukcja Related articles Szablony Patnoci Masowe SON 2.0 Bramka SMS Waciciel wystawc faktury