NADZOROWANIE PRODUKTU NIEZGODNEGO

Transkrypt

1 /7 NADZOROWANIE PRODUKTU NIEZGODNEGO Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Stanisława Szołtysek Data: r. Obowiązuje od: r. Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Marek Fryźlewicz Data: r. Nr egz.: Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.

2 2/7 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzając y zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz.. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 2. Burmistrz Miasta 2 3. Zastępca Burmistrza 3 4. Zastępca Burmistrza 4 5. Skarbnik Miasta 5 Naczelnik Wydziału Gospodarki 6. Nieruchomościami i Planowania 6 Przestrzennego 7. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 7 Naczelnik Wydziału Gospodarki 8. 8 Komunalnej i Drogownictwa 9. Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji 9 Naczelnik Wydziału Infrastruktury 0 0. Społecznej i Promocji Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich. Naczelnik Wydziału Oświaty 2 2. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 3 3. Kierownik Referatu d.s. Zamówień 4 4. Publicznych Kierownik Referatu d.s. Ochrony 5 5. Środowiska Audytor Wewnętrzny 6 6. Pełnomocnik d.s. Rozwoju Lokalnego 7 7. Data otrzymania Podpis Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.

3 3/ Komendant Straży Miejskiej 8 Radca prawny 9. SPIS TREŚCI.CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY ZAKRES OBOWIĄZYWANIA TERMINOLOGIA WŁAŚCICIEL PROCEDURY ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Postanowienia ogólne Nadzorowanie niezgodności dotyczących dokumentów dostarczanych przez Klienta Nadzorowanie niezgodności dotyczących realizowanej usługi WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW DOKUMENTY ZWIĄZANE... 7 Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.

4 4/7. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania w zakresie identyfikacji i nadzorowania produktu niezgodnego, aby zapobiec jego niezamierzonemu użyciu, co jest bez wątpienia formą kształtowania dobrego wizerunku Urzędu i osiągania zadowolenia klienta. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Niniejsza procedura reguluje zasady postępowania z produktem niezgodnym. Stosuje się ją do wszystkich produktów powstających w wyniku procesów realizowanych w Urzędzie przez wszystkie komórki organizacyjne. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miasta w Nowym Targu. 3. TERMINOLOGIA Produkt niezgodny usługa nie spełniająca określonych wymagań (np. niekompletność dokumentów, błędy w wydanych dokumentach, nieterminowość realizacji i inne), Produkt oznacza decyzję administracyjną,postanowienie umowę cywilno-prawną, uchwałę, zarządzenie itp. 4.WŁAŚCICIEL PROCEDURY Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE 5..Kierownik komórki organizacyjnej lub pracownik na samodzielnym stanowisku pracy jest odpowiedzialny za: - szczególny nadzór nad postępowaniem z produktem niezgodnym, a w tym za wszczęcie postępowania wyjaśniającego w przypadku złożenia reklamacji przez klienta, który otrzymał wadliwy produkt, - nadzór nad decyzją, postanowieniem uchyloną zidentyfikowaną jako produkt niezgodny, - nadzór nad, zarządzeniem, uchwałą, zidentyfikowaną jako produkt niezgodny, 5.2.Pracownik jest odpowiedzialny za: - zniszczenie wadliwego produktu, który nie trafił do klienta, w celu zapobieżenia jego niekontrolowanemu użyciu, oraz za realizację skorygowanego, zgodnego już z wymaganiami produktu, - zgłoszenie kierownikowi komórki organizacyjnej faktu zidentyfikowania produktu niezgodnego, po dostawie do klienta, z podaniem przyczyny powstania niezgodności, Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.

5 5/7 - wyraźne oznakowanie produktu niezgodnego poprzez zapis w formie notatki produkt niezgodny w celu zapobieżenia jego niekontrolowanemu użyciu oraz za realizację skorygowanego, zgodnego już z wymaganiami produktu. 6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 6. Postanowienia ogólne 6.. W Urzędzie Miasta w Nowym Targu zostały ustalone zasady postępowania dotyczące usługi niezgodnej z określonymi wymaganiami. Nadzór nad wyrobem/ usługą niezgodną dotyczy zarówno usług świadczonych przez Urząd dla klientów, jak i dokumentów dostarczanych przez Klientów W przypadku, gdy niezgodność dotyczy obszaru, który nie podlega danemu pracownikowi, zgłasza on fakt swojemu przełożonemu. Ten z kolei przekazuje do właściwego merytorycznie wydziału do skorygowania do zgłoszonej niezgodności. 6.2 Nadzorowanie niezgodności dotyczących dokumentów dostarczanych przez Klienta Nadzorowanie dokumentów dostarczonych przez Klienta odbywa się poprzez ich sprawdzenie. Jeśli odpowiedzialny pracownik stwierdzi niezgodności, braki, wzywa zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego Klienta do uzupełnienia dokumentacji, bądź umarza postępowanie, informując o tym Klienta Każdy pracownik jest odpowiedzialny za usunięcie takiej niezgodności w ramach swoich kompetencji Odpowiednie zapisy dotyczące rodzaju niezgodności i podjętych działań w tym zakresie gromadzone są w aktach sprawy. 6.3 Nadzorowanie niezgodności dotyczących realizowanej usługi W trakcie realizacji usług dla klientów poszczególne etapy działań każdorazowo nadzorowane są przez bezpośredniego przełożonego Przygotowane dla klienta dokumenty, decyzje, postanowienia, umowy, pisma i inne parafowane są przez sporządzającego oraz sprawdzane i aprobowane przez bezpośredniego przełożonego. W przypadku stwierdzenia jakiejkolwiek niezgodności, przełożony dokonuje odpowiednich zapisów na niezgodnym produkcie, a następnie zwraca sporządzającemu do poprawy. Po naniesieniu poprawek przełożony dokonuje ponownego sprawdzenia Stwierdzone niezgodności tylko do produktu finalnego typu uchylona uchwała, decyzja, itp. dodatkowo odnotowywane są przez Pełnomocnika ds. ZJ w Rejestrze niezgodności F-0 zawierającym dane: rodzaj niezgodności; data stwierdzenia niezgodności; rodzaj zastosowanych działań korygujących; osoba odpowiedzialna za realizację działań korygujących; Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.

6 6/7 uwagi Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością na koniec każdego kwartału dokonuje analizy niezgodności zawartych w Rejestrze niezgodności. W przypadku pojawienia się dwa razy tych samych niezgodności uruchamia działania związane z ustaleniem przyczyny zaistniałych powtarzających się niezgodności zgodnie z zasadami zawartymi w procedurze PN-.2.Działania korygujące i zapobiegawcze, celem wyeliminowania ich na przyszłość Identyfikacja produktu niezgodnego może nastąpić w wyniku: - kontroli (samokontroli) osób zaangażowanych w realizację produktu, - odwołania lub skargi ze strony klienta, - uchylenia decyzji przez organ odwoławczy, - stwierdzenia nieważności w całości lub w części Uchwały Rady Miasta przez organ nadzoru, - kontroli wewnętrznej urzędu. - audytu W przypadku identyfikacji produktu niezgodnego przez osobę zaangażowaną w realizację produktu (samokontrola) osoba ta zgłasza ten fakt Naczelnikowi Wydziału(Sekretarzowi, gdy niezgodność dotyczy samodzielnego stanowiska pracy) Produkt niezgodny zostaje oznaczony adnotacją na pierwszej stronie dokumentu produkt niezgodny. W przypadku, gdy produktem niezgodnym jest: - uchwała lub zarządzenie - opracowywany jest nowy projekt uchwały lub zarządzenia, który zostaje skierowany powtórnie na drogę legislacyjną, - decyzja administracyjna - stosowane są przepisy k.p.a., - umowa cywilnoprawna - zawiadamia się o tym fakcie stronę umowy i zaprasza się ją do wspólnych rokowań dla ponownego ustalenia treści umowy W przypadku złożenia przez klienta odwołania pracownik, który zrealizował produkt wszczyna postępowanie w sprawie rozpatrzenia zasadności odwołania. W przypadku gdy: - odwołanie od decyzji jest zasadne, stosowane są przepisy Rozdziału 3 k.p.a. Uchylenie, zmiana oraz stwierdzenie nieważności decyzji, - odwołanie od decyzji jest bezzasadne, sprawę należy skierować do organu odwoławczego, o czym zawiadamia się klienta pisemnie, - reklamacja jest zasadna i dotyczy umowy cywilnoprawnej stosuje się przepisy Prawa zamówień publicznych W przypadku uchylenia decyzji przez organ odwoławczy oraz stwierdzenia nieważności w całości lub części Uchwały Rady Miasta, mają miejsce następujące czynności: - w przypadku uchylenia decyzji przez organ odwoławczy stosuje się przepisy k.p.a., a na pierwszej stronie uchylonej decyzji stosuje się zapis decyzja uchylona w dniu... przez..., W przypadku stwierdzenia nieważności całości lub części aktu normatywnego przez organ nadzoru, rozpoczyna się procedurę rozpatrzenia zasadności stanowiska zajętego przez ten organ, Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.

7 7/7 - w przypadku uznania zasadności stanowiska zajętego przez organ nadzoru, dokonuje się odpowiedniego zapisu na dokumencie znajdującym się w Rejestrze Uchwał lub Rejestrze Zarządzeń oraz rejestrze dokumentów zamieszczonych na stronie www Jeśli zachodzi potrzeba pracownik merytoryczny tworzy nowy projekt dokumentu i kieruje go na drogę legislacyjną zgodnie z procedurą przyjętą Zarządzeniem Burmistrza. - w przypadku, gdy organ gminy stwierdzi, że stanowisko wyrażone przez organ nadzoru jest bezzasadne sprawa kierowana jest do NSA W przypadku identyfikacji produktu niezgodnego w wyniku kontroli wewnętrznej kierownik komórki organizacyjnej występuje do organu wyższego rzędu z wnioskiem o stwierdzeni nieważności decyzji, powiadamiając o tym klienta. Natomiast w przypadku niezgodności umowy cywilnoprawnej pracownik odpowiedzialny merytorycznie przygotowuje aneks do umowy, który podpisują strony umowy. 7. ZAPISY Wszelkie produkty niezgodne ujawnione w toku postępowania administracyjnego rejestrowane są w Rejestrze niezgodności prowadzonym przez Pełnomocnika ZJ. 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW - Formularz nr F/0 Rejestr niezgodności. 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE KONIEC Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.