26/1 Solidiflkation or Metal~ and Alloy~. l' n 26, 1996

Transkrypt

1 26/1 Solidiflkation or Metal~ and Alloy~. l' n 26, 1996 KrLCilnięcie Metali i SIOilÓW, Nr 26, 1996 PAN - Oddz ial Katowiec PL ISSN METODYKA OPRACOW ANIA I WDROŻENIA SYSTEMÓW ZAPEWNIENIA JAKOŚCI KROLAS Ludwik O środek Kwalifikacji Jakości Wyrobów SIMPTEST ul. Strzelecka 40, Poznań STRESZCZENIE W referacie przedstawiono niezbędne dane wyjściowe, klóre powinien spemć zakad przed opracowaniem i w d rożeniem systemu zapewnienia Jakości. Przedstawiono również poszczególne etapy opracowania i wdrożenia systemów jakości na podstawie doświadczeit autora ze wspópracy z 65 różnymi firmami, z których 9 uzyskao certyfikaty jakości na swoje systemy. Referat kończy się wnioskami. WSTĘP Gospodarka wolnorynkowa, która ostatnio rozprzestrzenia się w caym świecie gospodarczym wymusza nowe dziaania w firmach wszystkich branż. Stwierdzenie to dotyczy firm przemysowych, usu gowych i handlov.y ch; dużych, średnich i maych ; państwowych (których obecnie w Polsce jest coraz mniej), spóek I firm prywatnych.?odstawowymi elementami nowych dziaań w Polsce są : marketing, zapewnienie wysokiej, stabilnej jakoś c i wyrobów i procesów produkcyjnych, controling oraz odpowiednia organizacja, umożliwiająca optymalne z arządzanie firmą. Wymienione elementy są istotnymi czynnikami umożliwiającym i firmom wączenie się do codziennej walki konkurencyjnej.

2 16 Obecnie jednym z najważniejszych czynników dziaalności firmy Jest jej wizerunek (image) postrzegany przez klienta oraz spenienie jego wymagań i oczekiwań. Istotnym elementem dziaalności firmy, umożliwiającym usatysfakcjonowame klientów jest system zapewnienia jakości zgodny z wymaganiami Norm Międzynarodowych z serii ISO 9000 [1+16) W ostatnim okresie często klienci krajowi i zagraniczni pytają producentów (dostawców) o system zapewnienia jakości. Czy go wdrażają'? Czy jest opracowany i stosowany? Czy posiadają certytik at, a jeżeli tak, to jakiej instytucji certyfikującej? Można stwierdzić, że posiadanie obecnie certyfikatu na system zapewnienia jakości podnosi wizerunek firmy, uatwia realizacji prac rozwojowych. producentom negocjacje cenowe oraz mobilizuje ich do l. NIEZBĘDNE WARUNKI DO OPRACOWANIA l WDROŻENIA SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI W każdej firmie, która planuje opracować i wdrożyć system zapewntema jakości muszą być spenione następujące warunki: l) kierownictwo firmy chce opracować system zapewnienia jakości i wdrożyć go, 2) odbycie wstępnego szkolenia przez kierownictwo i dozór wyższy w zakresie wymagań norm ISO 9000, 3) istnieją obiektywne motywacje do opracowania systemu jakości (np. wymagama klientów, rozwój firmy), 4) zaplanowane opracowanie systemu (uzyskanie certyfikatu). Bez spenienia ww. warunków opracowame i wdrożenie systemu zapewnienia jakości jest kopotliwe lub wręcz, w niektórych przypadkach, niemożliwe. 2. ETAPY OPRACOWANIA SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI Na podstawie polskich doświadczeń opracowanie systemu jakości można podzielić na trzy podstawowe etapy: l) opracowanie dokumentacji systemu Jakości, 2) szkolenie, 3) wdrożenie systemu jakości. Realizacja wymienionych etapów nie zawsze przebiega w wymienionej kolejności, najczęściej szkolenia przeprowadza się conajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem w stosunku

3 17 do planowanej realizacji tematów w poszczególnych etapach. W rzeczywistości często pierwsze szkoleme Zarządu l Dyrekcji i kierowników komórek organizacyjnych odbywa się przed rozpoczęciem opracowywania dokumt:ntacji, a koi1czy się w czasie realizacji wdrożenia systemu (instruktaże doty czące wdrożenia) Z reguy dopiero po wymienionym szkoleniu kierownictwo firmy podejmuje decyzję o opracowaniu systemu zapewnienia jakości. W tym celu powouje Penomocnika kierownictwa ds. jakości oraz Zespó do opracowania systemu jakości. Często zapraszana jest na tym etapie do wspópracy instytucja konsultingowa. 2, l. Diagnoza systemu jakości Każda firma posiada swój system jakości, który Jest lepszy lub gorszy. zdecentralizowany lub zcentrajizowany (najczęściej w Polsce występujący). W celu oceny obowiązującego w firmie systemu Jako ś ci z wymaganiami normy sem ISO 9000 [l +5], należy przeprowadzić jego diagnozę (można ją nazwać auditern systemu). Powinna ona odpowiedzieć na pytanie, na ile jest zgodny lub niezgodny system jakości w firmie (cakowicie lub częściowo) z wymaganiami wymienionych norm? Przed rozpoczęci em projektowania i opracowania dokumentacji, należy opracować dokadny Harmonogram opracowania i wdrożenia systemu. Obejmuje on wszystkie planowane dziaania. Powinien on określać : nazwę tematu, odpowiedzialnego za realizację, termin wykonania oraz uwagi (miejsce na informacje dotyczące monitorowania wdrożenia systemu). Należy następnie zaprojektować system zapewnienia jakości, z uwzględnieniem wybranego modelu normy ISO 900 l, 2 lub Projektowanie systemu zapewnienia jakości Przed rozpoczęciem projektowania systemu kierownictwo firmy powinno określić : l) Politykę jakości, 2) Cele niezbędne do Jej realizacji: a) cele strategiczne, b) cele operacyjne Opracowanie projektu systemu jakości W celu opracowania projektu systemu jakości należy : l) Opracować projekt schematu organizacyjnego Dziau Zapewnienia Jakości,

4 18 2) Określić zakres dziaań (uprawnień i kompetencji): a) Penomocnika ds. jakości b) kierownika systemu jakości, c) miejsce i rolę kontroli technicznej w organizacji firmy, d) zadania Zespou Auditorów Zakadowych. 3) Wyznaczyć obieg informacji o jakości w firmie oraz sprzężenia zwrotne, 4) P rzeprowadzić korektę projektu schematu organizacyjnego Dziau Zapewnienia Jakości, S) Wprowadzić zmiany w schemacie organizacyjnym firmy, 6) Opracować nowy lub uzupenić dotychczasowy zakres obowiązków, z uwzględnieniem wymagań zaprojektowanego systemu zapewnienia jakości, zgodnego z wybranym modelem [5, 6, 7]. Opracowanie projektu organizacyjnego systemu zapewnienia jakości powinno się kończyć opracowaniem tabeli (macierzy) odpowiedzialności za poszczególne elementy systemu jakości w firmie 2.3. Dokumentacja systemu zapewnienia jakości Dokumentacja systemu jakości powinna się skadać z następujących dokumentów: l) Księgi Jakości (dokument do wewnętrznego stosowania), 2) Księgi Zapewnienia Jakości (dokument do wewnętrznego i zewnętrznego stosowania, np. do celów marketingowych), 3) Procedur (do wewnętrznego stosowania), 4) Planów jakości (wedug potrzeb), 5) Instrukcji (do wewnętrznego stosowania). Zgodnie z wymaganiami norm serii ISO 9000 (po zmianach w 1994 roku) większość wymienionych dokumentów w systemie jakości jest obowiązkowa (poz. l, 3, 4 i 5) Dziaaniem wyjściowym do opracowania dokumentacji systemu jest opracowanie wykazu procedur. Określa on tytuy wszystkich procedur, ich związek z punkiem wybranej normy ISO 9000 oraz ilość procedur. Niektóre firmy opracowują na początku Księgę Jakości, a następnie procedury.

5 WDRAŻANIE SYSTEMU ZAPEWNlENIA JAKOŚCI Wdrażanie opracowanego systemu zapewnienia jakośc:i jest trudnym przedsięwzięciem Powodzenie w tym zakresie zależy od różnych czynników, z których jako przykady można wymienić l) nastawienie zaogi do systemu jakości (mentalność zaogi), :!) komunikatywność dokumentacji systemu, 3) metoda wdrożenia dokumentacji systemu, 4) termin i okres wdrożenia systemu jakości, 5) kondycja ekonomiczna firmy. Każdy z wymienionych czynników wymaga indywidualnego podejścia, charakterystycznego dla danej firmy. Pod pojęciem wdrożenia system jakości należy rozumieć następujący stan: dokumentacja systemu jest opracowana i przekazana do poszczególnych komórek organizacyjnych firmy, dokumentację znają wszyscy jej użytkownicy, prowadzone są zapisy dotyczące pkości, zapisy są analizowane t stanowią podstaw~ przeprowadzania dziaali korygującyc h i zapobiegawczych. Wdrożenie systemu Jakości skada się z następujących dziaań: a) przekazanie dokumentacji systemu użytkownikom, b) szkolenie bezpośrednich wykonawców w zakresie dokumentacji i jej wdrożenia, c) wdrożenie systemu na poszczególnych wydziaach wedug ustalonego planu, d) przeprowadzenie audi tu wewnętrznego systemu jakości, e} dziaania korygujące,. f) ocena realizacji dziaań korygujących, g) przegląd systemu wykonywany przez kierownictwo tirmy, h) certyfikacja systemu jakości Poszczególne etapy opracowania przedstawiono na rys. l (za. l) wdrażania systemu zapewnienia jakości

6 20 4. CERTYFIKACJA SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI Certyfikacja systemu jakości jest to ocena wykonywana (wg ustalonej metodyki) przez niezależną i uprawnioną instytucję (tzw. certyfikującą), która ma celu ocenę zgodności wdrożonego systemu z wymaganiami odnośnych norm przedmiotowych (np. ISO 9001, PN - ISO 900 l, DIN ISO 900 l). Wybór jednostki certyfikującej jest istotnym elementem w strategii dziaalności Przy wyborze jednostki certyfikującej należy uwzględniać następujące czynniki: l) obecne i przewidywane rynki zbytu krajowe oraz zagraniczne, firmy. 2) pozycja jednostki certyfikującej na rynkach zbytu firm y zgaszającej system do certyfikacji, 3) sumaryczne koszty związane z otrzymaniem certyfikatu (koszty auditów: wstępnego, certyfikującego oraz kontrolnych częstotliwość ich przeprowadzania. Celowym jest, aby dostawca odpowiednio wcześniej ( conajmniej 3 miesiące przed planowanym terminem certyfikacji) nawiąza kontakt z jednostką certyfikującą. WNIOSKI l) Opracowanie systemu zapewnienia jakości jest przedsięwzięciem trudnym, dugim i kosztownym. 2) Rozpoczęcie opracowania systemu Jakości uzasadnione jest, po świadomej decyzji kierownictwo firmy o potrzebie opracowania systemu jakości 3) Istotnym elementem wpywającym na szybkość i efektywność wdrożenia systemu jakości jest średnia wieku zaogi i jej mentalno ś ć. 4) Opracowanie systemu zapewnienia jakości należy rozpocząć szybko, a jego realizacja powinna przebiegać wedug ustalonego i wyważonego planu.

7 Zalącznik l 21 ę Szkolenie kierownictwa firmy Podjęcie decyzji o opracowaniu systemu jakości t Powoanie Penomocnika kierownictwa ds. jakości + Powolanie Zespou do opracowania systemu jakości l Szkolenie dla dozoru średniego i specjalistów t Wybór modelu systemu zapewnienia jakości + Diagnoza systemu jakości J J l Harmonogram opracowania i wdrożenia systemu jakości Polityka jakości, cele strategiczne i operacyjne Projektowanie systemu zapewnienia jakości

8 22 Zaącznik l ~ Korekta zakresów kompetencji i obowiązków oraz schematu organizacyjnego firmy. - ~k<<il<oi< """'ów i iloki proe<d"' o'u '""rukoji "i<>będ,yoh do opracowania systemu zapewnienia jakości Opracowanie Księgi Zapewnienia Jakości (dokument do zewnętrznego i wewnętrznego stosowania) ~pecjalistyczne szkolenia różnych grup zawodowych w zakresie systemu zapewnienia jakości Opracowanie planów jakości, procedur i instruk~ Opracowanie Księgi Jakości (dokument do wewnętrznego stosowania) Szkolenie caej zaogi w zakresie systemu jakości l Wdrożenie systemu jakości w firmie Audit wewnętrzny Dziaania korygujące i zapobiegawcze cb

9 Zaącznik l 23 c~ ~ Przeg l ąd systemu wykonywany przez kierownictwo l Wniosek o certyfikację systemu jakości + Certyfikacja systemu jakośc i + Doskonalenie systemu jakości Rys. l Etapy opracowania i wdrażania systemu zapewnienia j akości

10 24 Literatura [l) ISO : 1994, Normy dotyczące zarządzania jakością i zapewnienia Jakości - Arkusz l: Wytyczne wyboru i stosowania. [2] ISO : 1993, Normy dotyczące zarządzania jakością i zapewnienia jakości - Arkusz 2: Ogólne wytyczne stosowania norm ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 [3] ISO : 1991, Normy dotyczące zarządzania jakością i zapewnienia jakości - Arkusz 3: Wytyczne do stosowania normy ISO 900 l podczas opracowywania, dostarczania i obsugiwania oprogramowania. [4] ISO : 1993, Normy dotyczące zarządzania Jakością i zapewnienia jakości - Arkusz 4: Przewodnik dotyczący zarządzania programem niezawodności. [5] ISO , Systemy jakości - Model zapewnienia jakości w projektowaniu, pracach rozwojowych, produkcji, instalowaniu i serwisie. [6] ISO 9002: 1994, Systemy jakości - Model zapewnienia jakości w produkcji, instalowaniu i serwisie. [7] ISO 9003 : 1994, Systemy jakości- Model zapewnienia jakości w kontroli i badaniach końcowych. [8) ISO 9004-l : 1994, Zarządzanie jakością elementy system jakości - Arkusz l : Wytyczne. [9] ISO : 1991, Zarządzanie jakością i elementy system jakości - Arkusz 2 Wytyczne dotyczące usug. [!OJ ISO : 1993, Zarządzanie jakością i elementy system jakości - Arkusz 3: Wytyczne dotyczące materiaów wytwarzanych w procesach ciągych. [ 11] ISO : 1993, Zarządzanie jakością i elementy system jakości - Arkusz 4: Wytyczne doskonalenia jakości. [12] ISO : 1990, Wytyczne do auditowania systemów jakości - Arkusz l Auditowanie. [13] ISO : 1991, Wytyczne do aurlitowania systemów jakości- Arkusz 2: Kryteria kwalifikowania auditorów systemów jakości.

11 (14] ISO 100\1-3: \99\, Wytyczne do aurlitowania systemów jakości - Arkusz 3 Zarządzanie programami auditów. [ 15) ISO l : 1992, Wymagania dotyczące zapewmema jakości urządzeń 25 pomiarowych - Arkusz l : System potwierdzania zgodności pomiarowych. metrologicznej urządzeń [ 16] ISO l Wytyczne dotyczące rozwoju ksiąg jakości 2 l Zostanie opublikowana 2 Odsyacz krajo"')': Zostaa opublikowanajako ISO 10013: 1995