SYSTEMY ZARZĄDZANIA. cykl wykładów dr Paweł Szudra

Transkrypt

1 SYSTEMY ZARZĄDZANIA cykl wykładów dr Paweł Szudra

2 LITERATURA Brilman J., Nowoczesne koncepcje i metody zarządzania. PWE, Grudzewski W., Hejduk I., Projektowanie systemów zarządzania. Wydawnictwo Difin, Potocki A. (Red.), Mechanizmy i obszary przeobrażeń w organizacjach. Wydawnictwo Difin, Strzelecki T.J. Projektowanie systemów zarządzania. OW Politechniki Warszawskiej, Trzecieniecki J., Projektowanie systemów zarządzania. PWN Warszawa Urbaniak M., Systemy zarządzania w praktyce gospodarczej. Wydawnictwo Difin, 2006.

3 WYKŁAD 2 Zintegrowane Systemy Zarządzania

4 PLAN 1. Polityka zintegrowanych systemów zarządzania 2. Cele strategiczne w polityce ZSZ 3. Normy ISO 4. Metoda zarządzania przez pętlę Deminga PDCA 5. Uwarunkowania ZSZ 6. Model ZSZ 7. Schemat wspólnych części ZSZ Jakością, Środowiskiem i Bezpieczeństwem 8. Struktura dokumentacji ZSZ 9. Algorytm opracowania ZSZ

5 Polityka ZSZ ogół zamierzeń i ukierunkowanie organizacji dotyczące jakości, środowiska i bhp formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo (PN-EN ISO 9000:2001)

6 Definicja ZSZ to połączenie procesów, procedur i praktyk działania stosowanych w organizacji w celu wdrożenia jej polityki, które może być bardziej skuteczne w osiąganiu celów wynikających z polityki niż podejście poprzez oddzielne systemy[1] [1] Brytyjski Instytut Normalizacji

7 Cele strategiczne w polityce ZSZ Zbudowanie, doskonalenie i rozwijanie ZSZ; Dostarczanie na rynek surowców i świadczenie usług, które zapewniają zadowolenie klienta dając mu pełną satysfakcję; Osiąganie ciągłej poprawy wyników działań proekologicznych, poprzez inwestowanie w sposób w pełni uwzględniający potrzeby środowiska; Spełnianie krajowych wymagań prawnych dotyczących jakości, bhp i ochrony środowiska naturalnego; Podnoszenie kwalifikacji załogi poprzez systematyczne szkolenia

8 Normy ISO Pochodzenie: Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (International Standard Organization) Przykład normy: PN-EN ISO 9001:2001 System zarządzania jakością. Wymagania PN Polska Norma EN obowiązująca Norma Europejska Normy 9000 standardy związane z jakością Normy normy środowiskowe Normy normy bezpieczeństwa i higieny pracy

9 Metoda zarządzania przez pętlę Deminga PDCA PLAN planowanie: ustalenie celów dla procesów ; DO wykonywanie: wdrożenie zaplanowanych procesów; CHECK sprawdzanie, monitorowanie i mierzenie parametrów procesów ACT działanie, doskonalenie procesu Zapisuj co planujesz Wykonaj co zapisałeś PLAN DO ACT CHECK

10 Uwarunkowania ZSZ ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA najwyższe kierownictwo powinno zapewnić, że odpowiedzialność i uprawnienia są określone i zakomunikowane organizacji. ŚRODKI Organizacja powinna określić i zapewnić zasoby potrzebne do: wdrażania i utrzymania systemu zarządzania jakością, środowiskiem, bhp i ciągłego doskonalenia jego skuteczności; zwiększenia zadowolenia klienta przez spełnienie jego wymagań.

11 Uwarunkowania ZSZ PRZEGLĄD ZSZ Działanie (wykonywane przez najwyższe kierownictwo) w celu określenia przydatności, adekwatności i skuteczności przedmiotu rozważań do osiągnięcia ustalonych celów. PRZEDSTAWICIEL KIEROWNICTWA Najwyższe kierownictwo powinno wyznaczyć członka kierownictwa, który niezależnie od innej odpowiedzialności, powinien mieć odpowiedzialność i uprawnienia, które obejmują: zapewnienie, że procesy potrzebne w ZSZ są ustanowione, wdrożone i utrzymywane; przedstawienie najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem; zapewnienie upowszechniania w organizacji świadomości dotyczącej wymagań klienta

12 Uwarunkowania ZSZ SYSTEM ZARZĄDZANIA Organizacja powinna ustanowić, udokumentować, wdrożyć i utrzymywać system zarządzania jakością, środowiskiem, bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ciągle doskonalić jego skuteczność zgodnie z wymaganiami norm międzynarodowych PROCEDURY Wyspecyfikowany sposób przeprowadzenia działania lub procesu ZAPISY Dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań

13 Uwarunkowania ZSZ WEWNĘTRZNE AUDITY ZSZ Systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu DZIAŁANIA ZAPOBIEGAWCZE Działanie podejmowane w celu zapobiegania wystąpienia niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji. DZIAŁANIA KORYGUJĄCE Działanie w celu wyeliminowania przyczyn wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji.

14 Uwarunkowania ZSZ SZKOLENIE Kompetencje świadomość szkolenie, organizacja powinna: określić niezbędne kompetencje personelu wykonującego czynności mające wpływ na jakość wyrobu, zapewnić szkolenie lub podjąć inne działania w celu zaspokojenia tych potrzeb, ocenić skuteczność podjętych działań, zapewnić, aby personel organizacji był świadomy istoty i ważności swoich działań i tego, jak przyczynia się do osiągania celów dotyczących jakości, środowiska i bhp, utrzymywać odpowiednie zapisy dotyczące wykształcenia, szkolenia, umiejętności i doświadczenia.

15 Uwarunkowania ZSZ NADZÓR NAD DOKUMENTAMI Dokumenty wymagane w systemie zarządzania jakością, środowiskiem, bezpieczeństwem i higieną pracy powinny być nadzorowane. ZATWIERDZANIE I WYDAWANIE DOKUMENTÓW Należy określić nadzór potrzebny do zatwierdzania dokumentów pod kątem ich adekwatności zanim zostaną wydane. ZMIANY DOKUMENTÓW Należy określić nadzór potrzebny do przeglądu dokumentów i ich aktualizowania w razie potrzeby oraz ponownego zatwierdzania.

16 Model ZSZ Wymagania klientów Klienci, pracownicy, dostawcy Ciągłe doskonalenie systemu jakości, środowiska i warunków bhp Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność kierownictwa ZSZ REALIZACJA WYROBU Pomiar, analiza doskonalenie i WYRÓB Bezpieczne środowisko Zadowolenie klientów, pracowników, Przepływ informacji Tworzenie wartości dodanej (wejście i wyjście)

17 Schemat wspólnych części ZSZ Jakością, Środowiskiem i Bezpieczeństwem jakość serwis, zakupy mierzenie satysfakcji klienta identyfikacja aspektów środowiskowych monitorowanie charakterystyk mających wpływ na środowisko Zapisy, Nadzór nad dokumentacją, audity, szkolenia, wymagania prawne, działania operacyjne, kontrola i badania, działania korygujące i zapobiegawcze, Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna sterowanie procesem Postępowanie na wypadek awarii mierzenie satysfakcji pracownika informowanie o zagrożeniach monitorowanie bhp identyfikacja zagrożeń i ryzyka

18 Struktura dokumentacji ZSZ Polityka ZSZ Księga ZSZ Plany, Programy ZSZ Procedury ZSZ Instrukcje robocze, stanowiskowe, bhp Rejestr przepisów prawnych Zapisy (np. formularze)

19 Algorytm opracowania ZSZ ETAP I: 1. Podjęcie decyzji przez naczelne kierownictwo o wdrożeniu ZSZ. 2. Powołanie przedstawiciela kierownictwa. 3. Analiza istniejących procesów, metod, procedur oraz instrukcji. 4. Przeprowadzenie warsztatów szkoleniowych dla kadry kierowniczej. 5. Zdefiniowanie i zatwierdzenie polityki ZSZ. 6. Opracowanie i zatwierdzenie księgi, procedur i innych dokumentów ZSZ.

20 Algorytm opracowania ZSZ ETAP II: 1. Przeprowadzenie instruktażu wdrożeniowego. 2. Wdrażanie ZSZ. 3. Działania korygujące i zapobiegawcze. 4. Zaplanowanie i przeprowadzenie audytów wewnętrznych. 5. Działania korygujące i zapobiegawcze. 6. Przegląd ZSZ. 7. Działania korygujące i zapobiegawcze.

21 Algorytm opracowania ZSZ ETAP III: 1. Zgłoszenie do procesu certyfikacji. 2. Audyt certyfikujący. 3. Przyznanie certyfikatu.

22 WYKŁAD 3 Certyfikacja i doskonalenie Zintegrowanych Systemów Zarządzania

23 PLAN 1. Certyfikacja i proces certyfikacji 2. Jednostka certyfikująca 3. Przyczyny doskonalenia ZSZ 4. Model systemu zarządzania jakością 5. Model systemu zarządzania środowiskiem 6. Model systemu zarządzania BHP 7. Model zarządzania z wykorzystaniem pętli PDCA 8. Proces doskonalenia ZSZ 9. Dokumentacja ZSZ w procesie doskonalenia 10. Audity wewnętrzne w procesie doskonalenia 11. Przegląd zarządzania w procesie doskonalenia 12. Diagram Ishikawy 13. TQM

24 Certyfikacja Certyfikacji (usługa) dokonuje jednostka certyfikująca (strona trzecia). Każda jednostka certyfikująca pojmowana jest jako usługodawca, który sam podlega normatywowi jakim jest PN-EN 45012, czyli Ogólne kryteria działania jednostki certyfikującej systemy jakości

25 Zasady funkcjonowania jednostki certyfikującej Zakaz dyskryminowania klientów przez jednostkę certyfikującą; Bezstronność oraz dysponowanie odpowiednim personelem; Traktowanie jako poufne otrzymanych informacji podczas przeprowadzonego auditu certyfikującego; Obowiązek regularnego nadzorowania systemów certyfikowanych firm; Obowiązek dokumentowania i przechowywania dokumentacji z procesu certyfikacji; Obowiązek publikowania list wszystkich przeprowadzonych certyfikacji oraz opisu systemu certyfikacji; Decyzja jednostki certyfikującej, dająca możliwość składania skarg przez firmę auditowaną; Sprawowanie nadzoru nad używaniem swoich certyfikatów dotyczących systemów zarządzania.

26 Proces certyfikacji Przegląd dokumentacji ZSZ Auditorzy dokonują wstępnej oceny systemu i planują audit Wizyta wstępna (opcjonalnie) W celu zebrania informacji o systemie przed auditem certyfikacyjnym Audit certyfikacyjny Wywiady, obserwacje i oceny zachodzących procesów Działania poauditowe Ocena przeprowadzonych działań korygujących

27 Proces certyfikacji WYDANIE CERTYFIKATU Audity okresowe Wymagany jest w ciągu roku jeden audit okresowy Odnowienie certyfikatu Odnowienie certyfikatu następuje po trzech latach

28 Przykład: CERTYFIKAT

29 Przykład: CERTYFIKAT

30 Przyczyny doskonalenia ZSZ Rosnące oczekiwania klientów funkcje dodatkowe, rosnąca kompleksowość, większa wydajność, skrajne warunki użytkowania, duże bezpieczeństwo, większa niezawodność, łatwość obsługi serwisowej, taniość wyrobów, krótsze czasy realizacji Wymogi ustawowe bezpieczeństwo, ochrona środowiska, odpowiedzialność za wyrób, normy. Q Systemy zarządzania jakością, środowiskiem, BHP, Wyroby, Procesy Zaostrzona konkurencja wyższe technologie, narastająca presja kosztów, krótsze czasy innowacyjności. Cele przedsiębiorstwa nowoczesność wyrobów, wysoki standard jakości, duża akceptowalność rynku, wysoka ekonomiczność

31 Model Systemu Zarządzania Jakością Wymagania klientów Klienci, pracownicy, dostawcy Zarządzanie zasobami Ciągłe doskonalenie systemu zarządzania jakością Odpowiedzialność kierownictwa ZSZ REALIZACJA WYROBU Pomiar, analiza doskonalenie i WYRÓB Bezpieczne środowisko Zadowolenie klientów, pracowników, Przepływ informacji Tworzenie wartości dodanej (wejście i wyjście)

32 Model Systemu Zarządzania Środowiskowego Przegląd wykonywany przez kierownictwo Ciągłe doskonalenie systemu środowiskowego Sprawdzanie i działania korygujące Polityka środowiskowa Planowanie Wdrażanie i funkcjonowanie

33 Model Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy Przegląd wykonywany przez kierownictwo Sprawdzanie i działania korygujące i zapobiegawcze Ciągłe doskonalenie systemu BHP Zaangażowanie kierownictwa oraz polityka BHP Planowanie Wdrażanie i funkcjonowanie

34 Model zarządzania z wykorzystaniem pętli PDCA Zaplanuj Strategia, Polityka ZSZ P Działaj A Procesy ZSZ Samoocena dokonywana przez pracownika + ocena wynikająca z audytów Sprawdź C Zrób D

35 Proces doskonalenia ZSZ Analiza: ZSZ przegląd zarządzania, Procesów, wymagań Koncepcja ZSZ i polityka ZSZ Zdefiniowanie celów Zbudowanie mechanizmu poprawy ZSZ działań korygujących, zapobiegawczych Ciągła poprawa ZSZ Systematyczna weryfikacja skuteczności i zgodności ZSZ: przeglądy zarządzania, audity wewnętrzne Budowanie i wdrażanie elementów ZSZ Określenie głównych odpowiedzialności i uprawnień

36 Dokumentacja ZSZ w procesie doskonalenia funkcjonalność dokumentacji pod względem szybkości przetwarzania, emisji, przechowywania; potrzebne zasoby; określenie obecnych (przyszłych) wymagań i potrzeb z zakresu dokumentacji; przystępność dokumentacji ze względu na przedłożoną formę; benchmarking systemów dokumentacji poprzez nowe doświadczenia, szkolenia, kontakty.

37 Audity wewnętrzne w procesie doskonalenia CEL AUDITÓW: Ocena mocnych i słabych stron ZSZ Audity wewnętrzne oceniają efektywność, skuteczność działania organizacji. Proces auditów wewnętrznych jest niezależnym narzędziem, które przyczynia się do osiągnięcia postawionych celów

38 Przegląd zarządzania w procesie doskonalenia Przegląd zarządzania jest podstawą do wymiany idei i poglądów przez poszczególnych kierowników komórek organizacyjnych oraz podstawą do otwartej dyskusji i oceny danych wejściowych (tematów sprawozdań), przygotowywanych przez poszczególne komórki organizacyjne. Przegląd zarządzania przyczynia się do doskonalenia procesu kluczowego i procesów wspomagających.

39 Diagram Ishikawy

40 Diagram Ishikawy

41 TQM Total Quality Management Doskonalenie ZSZ jest krokiem w kierunku TQM Kompleksowego Zarządzania Jakością. TQM to skoordynowane działanie organizacji oraz dynamicznie kierowany proces doskonalenia. zarządzanie ludzie T Q M systemy