Dotacje na innowacje. Inwestujemy w waszą przyszłość.

Transkrypt

1 Dotacje na innowacje. Inwestujemy w waszą przyszłość. E-merch Sp. z.o.o. jest beneficjentem Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Działania 8.2. na lata Zrealizowany projekt został sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Otrzymana całkowita kwota dofinansowania wynosi ,00 PLN w tym: ze środków UE 85% ww kwoty w wysokości ,20 PLN; ze środków celowych 15% ww kwoty w wysokości , 80 PLN. Umowa: UDA-POIG /14-00 Poznań, dn Od: E-merch Sp.z.o.o. ul. Karpia 11D/ Poznań NIP ZAPYTANIE O CENĘ USŁUG PROGRAMISTYCZNO-WDROŻENIOWYCH Dotyczy projektu: NEXUS - wdrożenie systemu B2B integrującego procesy biznesowe o charakterze organizacyjno-finansowym w celu elektronicznej wymiany danych i dokumentacji. 1. Zamawiający E-merch Sp. z o.o. to spółka realizująca od początku jej istnienia tj. od 2004 roku działalność w obszarze e-commerce. Z pewnością jest to jeden z prekursorów tego rodzaju działalności w naszym kraju. Firma oferuje wysoce zaawansowane rozwiązania IT. E-merch Sp.z.o.o. jest beneficjentem Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , działania 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B. Projekt NEXUS - Projekt wdrozenia Systemu NEXUS prowadzi do pełnej integracji procesów biznesowych w ramach firmy Wnioskodawcy i Partnerów. Rezultatem wdrożenia projektu będzie znacznie wyższa efektywność procesów zachodzących w integrowanych Podmiotach tj. u Wnioskodawcy i Partnerów. W skład Systemu Nexus wchodzi 6 Modułów klasy B2B (w tym 1 Moduł SAAS dostępny także niezależnie dla Podmiotów poza Systemem B2B gdzie każdy z nich jest odpowiedzialny za inny proces biznesowy. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 2. Przedmiot zapytania dotyczącego usług programistyczno - wdrożeniowych Projekt wdrożenia Systemu NEXUS prowadzi do pełnej integracji procesów biznesowych w ramach firmy Wnioskodawcy i Partnerów. Rezultatem wdrożenia projektu będzie znacznie wyższa efektywności procesów zachodzących w integrowanych Podmiotach tj. u Wnioskodawcy i Partnerów. W skład Systemu Nexus wchodzi 6 Modułów klasy B2B (w tym 1 Moduł SAAS dostępny także niezależnie dla Podmiotów poza Systemem B2B) gdzie każdy z nich jest odpowiedzialny za inny proces biznesowy. OPIS FUNKCJONALNY POSZCZEGÓLNYCH MODUŁÓW SYSTEMU NEXUS : 1. Moduł ZLECENIE Moduł ten pozwoli na zrewolucjonizowanie początkowego etapu prac projektowych dzięki wyeliminowaniu strat czasu m.in. na podpisywanie fizycznych dokumentów, eliminacji ew. błędów lub niejasności. Zlecanie prac jest kluczową fazą E-merch Sp. z o.o. ul. Karpia 11D/56, Poznań, NIP , KRS , Kapitał Zakładowy: zł.

2 współpracy nad konkretnym projektem, ponieważ w dalszych etapach każde wprowadzanie pojawiających się korekt i zmian może okazać się wysoce problematyczne kosztowne, nawet niemożliwe. Dzięki zaawansowanemu podpisowi elektronicznemu oraz wdrożonej platformie wymiany informacji EDI Strony integracji w czasie rzeczywistym i bezbłędnie przyjmują i wystawiają zlecenia oraz dokonują ich obustronnej akceptacji. Moduł ten jest konieczny aby dokonać integracji systemów informatycznych w ramach Projektu NEXUS, gdyż zawarte w nim informacje są także wykorzystywane przez pozostałe Moduły w tym: KOSZTORYS I FAKTURA. 2. Moduł KOSZTORYS: Moduł ten pozwala wszystkim stronom integracji na ujednolicony, kompatybilny format przygotowywania kosztorysów oferowanych prac. Dzięki zintegrowaniu systemów informatycznych Stron, wdrożonej platformie wymiany danych równoważnej do EDI eliminujemy nieporozumienia i opóźnienia w procesie kosztorysowania. Podpis elektroniczny pozwala na akceptację kosztorysów w czasie rzeczywistym online bez względu na obecność i czas osoby upoważnionej. Moduł KOSZTORYS pełni istotną funkcję komplementarną względem pozostałych Modułów Systemu NEXUS B2B, ściśle współpracuje z Modułami: FAKTURA, ZLECENIE, PROJECT MANAGEMENT. Jego brak nie pozwoliłby na zbudowanie efektywnego zintegrowanego Systemu B2B co mijałoby się z istotą Projektu. 3. Moduł PROJECT MANAGEMENT - Warunkiem uzyskania pożądanej wartości efektywności na realizowanych projektach konieczna jest systematyczna analiza wykorzystania posiadanych zasobów, w tym zasobów ludzkich. Moduł PROJECT MANAGEMENT pozwala na kompleksową i, co ważne, niemal natychmiastową diagnozę stopnia osiąganej efektywności na danym projekcie. Niezmiernie ważną cechą Modułu jest jego pełna integracja w ramach wszystkich zintegrowanych Stron. Dzięki czemu w przypadku realizowania wspólnych przedsięwzięć każda ze Stron integracji otrzymuje przejrzyste i zawsze aktualne i dostępne informacje co do opłacalności i efektywności podejmowanych prac. Moduł PROJECT MANAGEMENT korzysta z funkcjonalności wszystkich Modułów w ramach Systemu NEXUS. Zarządzenie projektami, w których jak w przypadku Wnioskodawcy biorą udział także inne Podmioty Partnerzy integracji, jest płaszczyzną niezmiernie wrażliwą i istotną z punktu widzenia każdego projektu i wykonywanej w jego ramach pracy. Moduł ten pozwoli m.in. pełen dostęp do informacji wszystkim Stronom zaangażowanym w projekt w zakresie: istoty danego zlecenia, jego specyfikacji, stopnia zaawansowania, wykorzystania zasobów i efektywności, a na końcu, poprzez moduły o charakterze stricte rozliczeniowym tj. Moduły FAKTURA i KOSZTORYS, także ich statusu odnośnie płatności. Wnioskodawca uznaje zakup tej WNiP za w pełni uzasadniony i konieczny z racji fundamentalnej roli Modułu PROJECT MANAGEMENT w ramach całego Systemu B2B, bazując także na analizie podobnego rodzaju rozwiązań oraz własnego doświadczenia zawodowego. Dodatkowo w oparciu o ten Moduł postawnie autorski Moduł SAAS Mobile Project Manager w wariancie dla zintegrowanych Stron w ramach Systemu NEXUS. 4. Moduł FAKTURA - Moduł FAKTURA wprowadzi zupełnie nową jakość w kwestii rozliczania płatności za wykonane prace oraz pełniejszą i szybszą windykację zaległych należności dzięki funkcji automatycznych i windykacyjnych. Ponadto pozwoli na natychmiastowe ustalanie sald pomiędzy Wnioskodawcą a zintegrowanymi Partnerami. Proces fakturowania to końcowy i istotny ze względów biznesowych etap współpracy nad projektem. Proces często nieudolny ze względu na szereg pomyłek, zaginiecie korespondencji, problemów natury technicznej czy też czysto ludzkiej, prowadzących w efekcie do znacznych opóźnień w płatnościach i tym samym obniżenia płynności finansowej firmy z racji. Wdrażany system NEXUS bez Modułu FAKTURA byłby przedsięwzięciem z punktu widzenia prowadzenia biznesu nieracjonalny i to zarówno dla Wnioskodawcy jak i Partnerów. Bez Modułu FAKTURA nie sposób dokonać integracji systemów informatycznych w ramach Projektu NEXUS. Moduł ten pobiera dane z innych Modułów i dzięki nim można np. automatycznie zaksięgować faktury lub, także automatycznie wygenerować np. zestawienie przeterminowanych należności co jest niejako logiczną finalizacją rozpoczętych w ramach innych Modułów np. Zlecenia procesów biznesowych. 5. Moduł BAZA - Moduł stanowi ważny element elektronicznej wymiany danych pomiędzy Wnioskodawcą a Partnerami. BAZA obejmuje dorobek dotychczasowej współpracy zintegrowanych Stron w postaci: dokumentacji księgowej, pozostałej dokumentacji, baz danych Poddostawców, dokumenty projektowe i składowe elementy projektów, wykonane analizy i raporty z 2 z5

3 prac. Bardzo istotną rolę pełni wspólnie stworzona w ramach integracji informacji/danych wspólna Baza Zasobów Zewnętrznych. Wszyscy zintegrowani przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z wzajemnej wiedzy, doświadczenia i, co ważne, usystematyzowanych i uregulowanych prawnie zasobów na znacznie korzystniejszych warunkach niż w przypadku indywidualnie prowadzonych zakupach usług zewnętrznych. Co istotne branże e-commerce w której funkcjonuje Wnioskodawca wymaga wsparcia wysoce innowacyjnych, rzadkich i drogich Zasobów. Moduł BAZA generuje dla Wnioskodawcy najwyższe zyski dzięki możliwości wyboru tańszych i trafniejszych podwykonawców. Istotna jest także znaczna oszczędność czasu na braku konieczności każdorazowego formalizowania faktu i zasad współpracy (w dużej mierze dzięki wdrożeniu podpisu elektronicznego). Dodatkowo każdy z Uczestników integracji może w dowolnym momencie zasięgnąć z zasobów związanych z już zrealizowanymi projektami (materiały robocze, analizy, raporty) co pozwala oszczędzić czas i uniknąć ew. nieprawidłowości w pracach nad kolejnymi projektami. Istotny jest także łatwy i szybki dostęp do usystematyzowanego i kompletnego archiwum dokumentów. Moduł BAZA zagwarantuje na znaczną oszczędność czasu, zwiększy efektywność biznesową i usystematyzuje budowane relacje w obszarze formalno - organizacyjnym. Wg Wnioskodawcy jego zakup jest wysoce uzasadniony ekonomicznie dzięki wzrostowi efektywności czasu pracy integrowanych w ramach Systemu NEXUS Stron. 6. Moduł SAAS pod nazwą Mobile Project Manager (zintegrowany - dla Stron integracji - z Systemem B2B, niezależny dla pozostałych Podmiotów). Moduł Mobile Project Manager powstanie w oparciu o know how Wnioskodawcy stanowi uzupełnienie/dodatek funkcjonalny dla planowanego Systemu B2B NEXUS. Pozwala na zarządzanie projektami IT/DIGITAL w oparciu o prostą aplikację nawet na urządzeniach mobilnych. Dla zintegrowanych w ramach Systemu NEXUS Stron będzie stanowił narzędzie dostępowe do danych zawartych w Module PROJECT MANAGEMENT i będzie stanowił 6 ty zintegrowany Moduł Systemu B2B NEXUS. Dla innych, nie zintegrowanych Podmiotów, narzędzie wspierające ich działalność w tym zakresie a z punktu widzenia Wnioskodawcy (uzasadnienie inwestycji) wartość dodana zachęcająca do nawiązania współpracy i przystąpienia do integracji w ramach Systemu B2B NEXUS 3. Harmonogram wykonania usług Początek prac : lipiec ETAP I - Termin wykonania do: wdrożenie zintegrowanego modułu ZLECENIE 2. ETAP II - Termin wykonania do: wdrożenie zintegrowanego modułu KOSZTORYS - wdrożenie zintegrowanego modułu PM (PROJECT MANAGEMENT) 3. ETAP III - Termin wykonania do: wdrożenie zintegrowanego modułu FAKTURA - wdrożenie zintegrowanego modułu BAZA - wdrożenie Modułu SAAS pod nazwą MOBILE PROJECT MANAGER Ww terminy są terminami ostatecznymi i nie podlegają żadnym zmianom ani negocjacjom. 4. Technologia informatyczna Projekt NEXUS ma zostać zrealizowany przy zastosowaniu następujących technologii informatycznych: - MS SQL - alternatywnie: 3 z5

4 - PostgreeSQL - PHP. Integracja dotychczasowego systemu informatycznego Zleceniodawcy z systemami poszczególnych Partnerów ma zostać osiągnięta przy wykorzystaniu innowacyjnych rozwiązań informatycznych, jakimi są zaawansowany podpis elektroniczny oraz Elektroniczna Wymiana Informacji w standardzie równoważnym ze standardem EDI. 5. Kryteria wyboru oferty - Cena Oferta z najniższą ceną otrzymuje 1 punkt, każda następna oferta z wyższą ceną otrzymuje 2 punkty, następna otrzymuje 3 punkty itd. Identyczne oferty cenowe otrzymują taką samą liczbę punktów. - Uzyskane parametry realizacji projektu a) Czas reakcji na zgłoszony błąd działania systemu w godzinach (pełnych godzinach) gdzie Oferent podający najszybszy czas reakcji otrzymuje 1 punkt, a każdy następny o 1 punkt więcej (analogicznie do kryterium ceny); b) Czas usunięcia błędu od momentu jego zgłoszenia (przywrócenie prawidłowego działania systemu) - punktacja analogiczna jak w ofercie cenowej, najszybszy czas otrzymuje 1 punkt, każdy następny gorszy od poprzedniego otrzymuje o 1 punkt więcej; c) Serwis Hot-line : najdłuższy tygodniowy czas czynnej gotowości do współpracy (dyżur telefoniczny pracownika Oferenta pozostającego do dyspozycji Zamawiającego) otrzymuje 1 punkt, dalej analogicznie jak w kryterium ceny; Zwycięzcą przetargu będzie Oferent, który uzyska NAJMNIEJSZĄ liczbę punktów. Jeżeli dwóch lub kilku dostawców uzyska jednakową końcową liczbę punktów, to decydującym kryterium będzie kryterium ceny. W przypadku zaoferowania przez dwóch lub więcej Oferentów jednakowej ceny przy jednoczesnym uzyskaniu jednakowej końcowej liczby punktów, ogłoszona zostanie druga tura przetargu, do którego przystąpią jedynie Oferenci, którzy uzyskali identyczną liczbę punktów w kategorii ceny przy jednoczesnej identycznej końcowej liczbie punktów z wszystkich kryteriów. W drugiej turze wyłoniony zostanie zwycięzca, który zaproponuje najniższą cenę. 6. Informacje dodatkowe Oferty prosimy składać pocztą na adres korespondencyjny spółki lub osobiście : Poznań , ul. Mazowiecka 38 z dopiskiem: E-merch odpowiedź na zapytanie ofertowe projekt PO IG 8.2. Termin składania ofert: 18 lipca Prosimy o wykorzystanie zał. formatu odpowiedzi na zapytanie ofertowe celem zapewnienia najlepszej porównywalności otrzymanych ofert. Termin rozstrzygnięcia konkursu : 21 lipca Oferenci zostaną poinformowani drogą telefoniczną o wynikach przetargu łączę wyrazy szacunku Małgorzata Łukasiewicz Prezes Zarządu 4 z5

5 Poznań, dn Zapytujący: E-merch Sp.z.o.o. ul. Karpia 11D/ Poznań NIP Oferent:. ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIE OFERTOWE USŁUG PROGRAMISTYCZNO-WDROŻENIOWYCH Dotyczy projektu: NEXUS - wdrożenie systemu B2B integrującego procesy biznesowe o charakterze organizacyjno-finansowym w celu elektronicznej wymiany danych i dokumentacji Umowa o dofinansowanie: UDA-POIG / Po zapoznaniu się z zapytaniem ofertowym proponujemy następujące warunki realizacji prac będących przedmiotem wyżej opisanego projektu. Oferent/Kryteriu m Cena (PLN netto) Czas reakcji (1h) Czas usunięcia błędu (1h) Serwis HOT - LINE e punktu SUMA PUNKTÓ W Nazwa Oferenta Łączna ilość roboczogodzi n x stawka Czas od zgłoszeni a problemu Czas od zgłoszeni a problemu Łączan ilość godzin w tygodni u Opis działalności: Ważność oferty do: Podpis Osoby upoważnionej po Stronie Oferenta: 5 z5