Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata

Transkrypt

1 ZAMAWIAJĄCY: realizując zamówienie w ramach projektu dofinansowanego z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B : Wdrożenie w działalności Wnioskodawcy platformy B2B THB a kontrahentami ZAPRASZA do złożenia propozycji cenowej (ofertowej) na usługę pn.: Identyfikacja i opis istniejących procesów biznesowych. Modelowanie zautomatyzowanych procesów biznesowych. na potrzeby I Etapu realizowanego przedsięwzięcia. Wrocław, 9 grudnia 2013 roku Strona 1

2 SPIS TREŚCI 1. Informacje o działalności 3 2. Informacje o Przedsięwzięciu 4 3. Opis przedmiotu zamówienia 5 4. Opis sposobu przygotowania propozycji cenowej 7 5. Wymagany termin realizacji zamówienia 7 6. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty 7 7. Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej (ofertowej) 8 8. Osoby uprawnione do kontaktów z wykonawcami z ramienia zamawiającego 8 Załączniki 8 Strona 2

3 1. INFORMACJE O DZIAŁALNOŚCI THB SYSTEMY INFORMATYCZNE SP. Z O.O. we Wrocławiu powstało w 1999 roku. Jako najważniejsze zadanie postawiliśmy sobie wspomaganie naszych Klientów w procesach zarządzania oraz w działalności operacyjnej. Wytwarzamy, wdrażamy i nadzorujemy użytkowanie systemów informatycznych wspomagających pracę Przedsiębiorstw Komunalnych i Mieszkaniowych, Spółdzielni Mieszkaniowych, Zarządców Nieruchomości, Wspólnot oraz Urzędów Administracji Lokalnej. Tworzymy również oprogramowanie "na zlecenie", dostosowujemy funkcje programów do indywidualnych potrzeb Klientów, świadczymy wszelkie związane z tym usługi. Współpracujemy z firmami prywatnymi oraz urzędami i jednostkami administracji samorządowej. Na terenie całego kraju wspomagamy codzienną pracę ponad 1200 Użytkowników następujących gałęzi gospodarki: Zarządcy i Administratorzy Nieruchomości; Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej i Komunalnej; Zakłady Wodociągów i Oczyszczania Miasta; Towarzystwa Budownictwa Społecznego; Spółdzielnie Mieszkaniowe; Duże Wspólnoty Mieszkaniowe; Wydziały Gospodarki Komunalnej i Lokalowej Urzędów Miejskich i Gminnych oraz rosnące grono Klientów z innych branż. Więcej informacji można znaleźć na naszej st ronie internetowej Strona 3

4 2. INFORMACJE O PRZEDSIĘWZIĘCIU W ramach projektu powstanie platforma B2B, za pośrednictwem której Wnioskodawca będzie świadczył usługi dla partnerów. Cała komunikacja pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami będzie odbywała się za pośrednictwem powstałej platformy. Platforma B2B dostępna będzie dla użytkowników z poziomu publicznej sieci Internetu. Dzięki zaawansowanej technologicznie i innowacyjnej platformie B2B możliwe będzie świadczenie automatycznych usług na rzecz Partnera, które będą oparte o zaawansowane przetwarzanie danych, znacznie usprawniające poszerzające zakres obecnej współpracy. Planowana w projekcie inwestycja doprowadzi do wdrożenia innowacyjnego rozwiązania informatycznego, względem obecnie stosowanych rozwiązań na poziomie przedsiębiorstwa Wnioskodawcy, w postaci platformy B2B. Będzie to dalece zautomatyzowana platforma do kompleksowej obsługi procesów biznesowych zachodzących pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami. Planowane rozwiązanie umożliwi obsługę świadczenia usług na rzecz partnerów w sposób zautomatyzowany, poprzez platformę internetową przetwarzającą kluczowe dane. Dodatkowo przeprowadzona zostanie integracja posiadanych systemów księgowych z platformą. W ramach platformy generowane oraz przesyłane będą, w sposób automatyczny, wiążące dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym. Cały projekt zostanie zrealizowany w okresie 24 miesięcy. Prace związane z jego realizacją zostaną wykonane w czterech 6 - miesięcznych etapach. Strona 4

5 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem tego zapytania jest realizacja pierwszej części I Etapu przedsięwzięcia opisanego w p.2 niniejszego Zaproszenia. Pierwszy etap obejmie przeprowadzenie szeregu wymaganych analiz, służących starannemu zaplanowaniu prac programistycznych oraz dokładnej identyfikacji procesów biznesowych dla dokładnego objęcia platformą B2B wszystkich aspektów współpracy. W ramach usługi wykonane zostaną następujące zadania: Identyfikacja i opis istniejących procesów biznesowych. Analizie i opisowi poddany zostanie stan obecny współpracy w wybranych obszarach poprzez zebranie wszelkich istniejących regulacji dotyczących analizowanego procesu, a następnie ich weryfikację i ewentualny opis różnic działania procesu w teorii i praktyce (wskazanie opóźnień, odsetka błędów, niedokładności, korekt). Dodatkowo uzyskany zostanie zwarty opis reguł postępowania i procedur obejmujących współpracę, niesformalizowanych dotychczas w żadnym dokumencie wykonanym przez obiektywną i wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną. Analiza stanu obecnego obejmie następujące składowe systemu: opis i cele procesów, mierniki ich efektywności, założenia funkcjonalne procesów, statystyki błędów, charakterystyka uczestników procesu, dane wejściowe procesów, dane wyjściowe procesów. Przewiduje się, że wykonanie usługi zajmie ok. 215 godzin pracy specjalistów. Modelowanie zautomatyzowanych procesów biznesowych. Zgodnie z ogólną metodologią przeprowadzenia analizy, po rozpoznaniu obecnego stanu procesów biznesowych należy zbudować mapę każdego z procesu i łączną mapę całej współpracy opartej o mapy poszczególnych procesów, określające podział każdego z procesów na etapy i działania określające kluczowe przepływy informacyjne. Strona 5

6 W skład tej usługi wejdzie: określenie działań rozpoczynających proces w wersji zautomatyzowanej, podział każdego procesu na etapy, odwzorowanie przepływów informacji i działań. Każdy ze wstępnie zidentyfikowanych etapów procesu będzie wydzielonym elementem systemu, udostępniającym uczestnikom/systemom procesu odpowiednie narzędzia i informacje służące do podjęcia właściwych decyzji lub wykonania założonych czynności. Z tego powodu, każdy z Etapów wymaga dogłębnej analizy obejmującej charakterystyczny przebieg etapu procesu, możliwych zdarzeń losowych, role poszczególnych uczestników, zakres automatyzacji, czas wykonania, płaszczyzna dostępu (platforma, własny system informatyczny, wymagane i przekazywane informacje, określenie formularzy, zasady walidacji formularzy, listy zadań, listy sygnałów do podjęcia działania). Rezultatem usługi będzie następująca dokumentacja: mapa procesów biznesowych, diagram modelu biznesowego i mapa przepływu pracy. Przewiduje się, że wykonanie usługi zajmie ok. 285 godzin pracy specjalistów. Szczegółowa specyfikacja wymagań zostanie udostępniona na życzenie. Okres rozliczenia prac: po wykonaniu usługi. Forma rozliczenia: zlecenia i protokoły odbioru wykonanych prac oraz faktura VAT. Miejsce realizacji: siedziba firmy świadczącej usługę. Od usługodawców oczekujemy: potwierdzonych kompetencji specjalistów, wysokiej efektywności pracy, wiarygodności oferty. Dostawca wybrany do realizacji usługi będzie preferowany przy wyborze usługodawców dla pozostałych części przedsięwzięcia. Strona 6

7 4. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA PROPOZYCJI CENOWEJ Propozycja cenowa musi: zostać złożona w terminie, w formie pisemnej, być napisana w języku polskim, czytelnie i trwałą techniką, obejmować całość zamówienia. Ceny w niej podane mają być wyrażone cyfrowo i słownie. Propozycja cenowa powinna ponadto zawierać następujące dokumenty: wypełniony formularz propozycji cenowej (w załączeniu) zawierający wszystkie wymagane informacje, ewentualne załączniki. 5. WYMAGANY TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Usługa będzie realizowana od 1 stycznia 2014 roku i zostanie zakończona najpóźniej 1 kwietnia 2014 roku. 6. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: Najkorzystniejsza oferta zostanie wybrana na podstawie następujących kryteriów: Cena 70 % Kompetencje Dostawcy 30% Cena w składanej propozycji cenowej (ofertowej) będzie obliczana na podstawie: Wartości netto usługi określoną w oparciu o przedmiot zamówienia. Obowiązującego podatku od towarów i usług. Wartości brutto usługi. Kompetencje Dostawcy zostaną ocenione na podstawie dostarczonych referencji potwierdzających zrealizowane projekty podobnej kategorii. Strona 7

8 W przypadku porównywalnych wyników decydująca będzie wcześniejsza współpraca z 7. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA PROPOZYCJI CENOWEJ (OFERTOWEJ) Propozycję cenową (ofertową) należy złożyć w terminie do dnia 23 grudnia 2013 roku w formie zgodnej ze wskazaniem zamawiającego, w siedzibie THB Systemy Informatyczne Sp. z o.o.: ul. Braniborska 2/10,, fax 71/ , 8. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z WYKONAWCAMI Z RAMIENIA ZAMAWIAJĄCEGO Krzysztof Górecki, tel.: 71/ , ; k.gorecki@thb.com.pl Agata Górecka, tel.: 71/ ; a.gorecka@thb.com.pl Informujemy, iż organizator może odwołać postępowanie bez podania przyczyny. Załączniki: Wzór propozycji cenowej (ofertowej) Krzysztof Górecki Prezes Zarządu Strona 8

9 (Pieczątka wykonawcy)..., dnia... PROPOZYCJA CENOWA (OFERTOWA) Odpowiadając na zaproszenie do złożenia propozycji cenowej (ofertowej) na zadanie pn.: oferuję wykonanie usługi będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, na następujących warunkach: 1. Cena netto:... złotych (słownie:...), Podatek od towarów i usług:... złotych (słownie:...), Cena brutto... złotych (słownie:...). 2. Termin realizacji zamówienia od... do Dodatkowe informacje: Termin ważności oferty:.. 5. Załączniki: 1)... 2) (podpis i pieczątka wykonawcy) Strona 9