Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 1 z Oddziałami Integracyjnymi w Stargardzie

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 1 z Oddziałami Integracyjnymi w Stargardzie Stargard Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 1 w Stargardzie w okresie od 05 maja 2016 roku do 19 maja 2016 roku przez inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie na podstawie upoważnienia nr 09/2016 z dnia 27 kwietnia 2016 roku Prezydenta Miasta Stargard. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za I półrocze 2015 roku. 2. Gospodarka środkami ZFŚS za 2014 r. 3. Analiza wewnętrznych uregulowańprawnych pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Beata Ślęzak, której powierzono stanowisko Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 1 z Oddziałami Integracyjnymi Zarządzeniem nr 199/2015 Prezydenta Miasta Stargard z dnia 01 lipca 2015 roku na okres od 01 września 2015 roku do 31 sierpnia 2020 roku. Główną Księgową w Przedszkolu Miejskim Nr 1 z Oddziałami Integracyjnymi jest Agnieszka Sikorska zatrudniona od 01 lutego 2012 roku w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj. 3/4 etatu na czas nieokreślony. Podczas kontroli wyjaśnień udzielała: Agnieszka Sikorska Główna księgowa, 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Braku zachowania należytej staranności przy sporządzaniu sprawozdania finansowego, co jest niezgodne z 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119 ze zm.). 2. Braku aktualizacji obowiązujących w jednostce wewnętrznych aktów prawnych. 3

4 Podstawy formalno-prawne funkcjonowania jednostki: 1. Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). 3. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 191 ze zm.). 4. Protokół dodatkowy Nr 2 zawarty dnia 19 stycznia 2010 r. do Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard z dnia 10 maja 1999 r. 5. Ustawa z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz ze zm.). 6. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). 7. Statut Przedszkola Miejskiego Nr 1 z Oddziałami Integracyjnymi w Stargardzie z dnia 29 sierpnia 2011 roku. I. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za I półrocze 2015 roku. BUDŻET Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdów służbowych, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2015 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za I półrocze 2015 roku. Wyszczególnienie Plan na 2015 rok Wydatki za I półrocze 2015 roku Dział Oświata i wychowanie , ,09 56,19 Rozdział , ,52 56,77 Wynagrodzenia osobowe pracowników , ,39 55,97 Dodatkowe wynagrodzenie roczne , ,19 92,90 Składki na ubezpieczeniaspołeczne , ,73 37,73 Składki na Fundusz Pracy , ,18 36,05 Wynagrodzenie bezosobowe , ,00 58,36 Zakup materiałów i wyposażenia 6.500,00 0,00 0,00 Zakup energii , ,03 62,71 Zakup usług pozostałych , ,47 94,55 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych , ,53 74,12 Rozdział ,00 701,32 9,35 Zakup materiałów i wyposażenia 1.800,00 462,36 25,69 Zakup usług pozostałych 2.500,00 0,00 0,00 Podróże służbowe krajowe 200,00 0,00 0,00 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 3.000,00 238,96 7,97 % 4

5 Rozdział , ,25 51,26 Wynagrodzenia osobowe pracowników , ,43 52,59 Składki na ubezpieczenia społeczne , ,31 44,71 Składki na Fundusz Pracy 3.062, ,51 45,54 Zakup usług pozostałych , ,00 50,40 Rozdział , ,00 100, Odpisy na ZFŚS 5.774, ,00 100,00 Tabela 1. Plan wydatków budżetowych i jego wykonanie za I półrocze 2015 r. Plan dochodów budżetowych na 2015 rok i wykonanie. Wyszczególnienie Plan na 2015 rok Wykonanie za II półrocze 2015 roku Rozdział Przedszkola 400,00 423,47 105,87 Wpływy z różnych dochodów Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 400,00 0,00 Tabela 2. Plan dochodów budżetowych i jego wykonanie za I półrocze 2015 r. 208,33 215,14 Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Przedszkola Miejskiego nr 1 w Stargardzie w I półroczu 2015 roku. % 52, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2015 za okres r.): 0,00 zł Wpływy w I półroczu stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: - WB nr 1/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 2/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 4/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 5/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 8/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 11/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 15/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 20/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 24/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 26/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 27/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 31/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 35/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 39/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 41/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 44/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 48/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 52/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 54/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 56/2015 za okres r ,00 zł 5

6 - WB nr 58/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 60/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 62/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 67/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 71/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 72/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 73/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 77/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 80/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 83/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 85/2015 za okres r ,00 zł - WB nr 88/2015 za okres r ,00 zł Razem: ,00 zł 2) środki z rachunku dochodów podlegające odprowadzenie do UM 215,14 zł 3) zwrot nadpłaty wynagrodzenia 15,92 zł 3) korekta składek ZUS 0,11 zł Ogółem wpływy: ,17 zł Wydatki w I półroczu 2015 r. stanowiły: 1) zrealizowane czeki ,13 zł 2) wynagrodzenia nauczycieli ,91 zł 3) wynagrodzenia administracji i obsługi ,71 zł 4) dodatkowe wynagrodzenie roczne ,94 zł 5) godziny ponadwymiarowe ,40 zł 6) dodatek uzupełniający 284,01 zł 7) nagroda jubileuszowa, odprawa, ekwiwalent za urlop ,69 zł 8) przekazane składki do ZUS ,17 zł 9) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych ,00 zł 10) opłaty bankowe 179,13 zł 11) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ,53 zł 12) odprowadzenie dochodów budżetowych 158,79 zł 13) potrącenia z list płac, w tym: składki członkowskie NSZZ Solidarność 189,12 zł składki PZU-Życie 6.996,00 zł pożyczka KZP ,00 zł pożyczka mieszkaniowa 8.000,00 zł 14) za dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków 2.754,28 zł 15) usługi BHP 246,00 zł 16) gaz 1.032,61 zł 17) energia elektryczna 6.720,53 zł 18) energia cieplna ,77 zł 19) wywóz nieczystości 1.711,86 zł 20) szkolenia nauczycieli 214,96 zł 21) materiały szkoleniowe 406,26 zł 22) opieka informatyczna 440,00 zł 23) wywóz odpadów kuchennych 343,92 zł 24) zajęcia z języka angielskiego 5.880,00 zł 6

7 25) abonament RTV 232,20 zł 26) monitoring obiektu 295,20 zł 27) odprowadzenie środków do UM pozostałych na koniec roku na rachunku dochodów 215,14zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 89/2015 z dnia r.): ,26 zł ,91 zł GOSPODARKA KASOWA W I PÓŁROCZU 2015 ROKU 1.2. Stan środków w kasie na dzień roku (RK nr 1/15/B za okres r.): 0,00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: 1) RK nr 1/15/B za okres r. 2) RK nr 2/15/B za okres r. 3) RK nr 3/15/B za okres r. 4) RK nr 4/15/B za okres r. 5) RK nr 5/15/B za okres r. 6) RK nr 6/15/B za okres r. 7) RK nr 7/15/B za okres r. Na przychody składały się: 1) zrealizowane czeki ,13 zł 2) korekta składki ZUS 0,11 zł Razem przychody: ,24 zł Na wydatki składały się: 1) wypłacone wynagrodzenie nauczycieli ,25 zł 2) wypłacone wynagrodzenie administracji, obsługi i kuchni ,02 zł 3) dodatkowe wynagrodzenie roczne ,96 zł 4) godziny ponadwymiarowe ,55 zł 5) umowa zlecenie 5.416,20 zł 6) zajęcia rytmiczno umuzykalniające 4.200,00 zł 7) zajęcia z psem dogoterapia 5.040,00 zł 8) odprowadzenie gotówki do banku 0,11 zł 9) korekta składek ZUS 0,05 zł 10) drobne remonty 150,00 zł 11) szkolenia 24,00 zł 12) materiały do zajęć logopedycznych 56,10 zł Razem wydatki: ,24 zł Stan środków w kasie na dzień roku (RK nr 7/15/B za okres r.: 0,00 zł 7

8 W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe, tj.: bankowe dowody wpłat, dowody Kasa Przyjmie, rachunki i listy płac. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowody Kasa Przyjmie i opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i odbierającej. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy przedszkola w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 7 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy jednostki przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 01/ r ,20 1/15/B KP 1/15 z r ,20 08/ r ,52 1/15/B KP 3/15 z r ,52 11/ r. 360,04 1/15/B KP 6/15 z r. 360,04 13/ r ,20 2/15/B KP 8/15 z r ,20 19/ r. 990,00 2/15/B KP 9/15 z r. 990,00 25/ r ,96 2/15/B KP 10/15 z r ,96 27/ r ,71 2/15/B KP 13/15 z r ,71 29/ r ,20 3/15/B KP 15/15 z r ,20 33/ r ,00 3/15/B KP 16/15 z r ,00 43/ r ,18 3/15/B KP 20/15 z r ,18 46/ r ,20 4/15/B KP 22/15 z r ,20 51/ r ,00 4/15/B KP 23/15 z r ,00 57/ r ,84 4/15/B KP 25/15 z r ,84 60/ r ,52 5/15/B KP 27/15 z r ,52 72/ r ,88 5/15/B KP 29/15 z r ,88 75/ r ,25 6/15/B KP 31/15 z r ,25 80/ r ,00 7/15/B KP 32/15 z r ,00 87/ r ,43 7/15/B KP 34/15 z r ,43 Tabela 3. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za I półrocze 2015 roku 6. Terminowość odprowadzania składek ZUS w I półroczu 2015 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Styczeń / r. Luty / r. Marzec / r. Kwiecień / r. Maj / r. Czerwiec / r. 7. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych w I półroczu 2015 roku. 8

9 Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Styczeń / r. Luty / r. Marzec / r. Kwiecień / r. Maj / r. Czerwiec / r. 8. W miesiącu maju dokonano zakupu materiałów niezbędnych do przeprowadzania zajęć logopedycznych na kwotę 56,10 zł (RK 5/15/B za okres r.). Przy pobraniu czeku kwotę to zaewidencjonowano w 4210 zakup materiałów i wyposażenia, winno być w 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Powyższe jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz ze zm) Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi głównej za I półrocze 2015 roku przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00 zł 101 Obroty narastająco od początku roku roku , , Saldo jest zgodne z Raportem Kasowym nr 7/15/B za okres roku. 2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,91 zł 130 Obroty narastająco od początku roku roku , , ,91 - Saldo jest zgodne z WB nr 89/2015 z dnia roku 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło 0,00 zł 201 Obroty narastająco od początku roku roku - 213, , , ) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień roku wynosiło po stronie Ma 8.329,00 zł 225 Obroty narastająco od początku roku roku , , , ,00 9

10 Saldo stanowią zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za czerwiec 2015 roku. Podatek odprowadzony do Urzędu Skarbowego dnia roku (WB nr 99/2015 z dnia r.). 5) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,95 zł 229 Obroty narastająco od początku roku roku , , , ,95 Saldo stanowią zobowiązania wobec ZUS za czerwiec 2015 roku odprowadzonych do ZUS w dniu roku (WB nr 92/2015 z dnia r.). 7) Saldo 240 Pozostałe rozrachunki na dzień roku wynosiło po stronie Ma 3.500,00 zł 240 Obroty narastająco od początku roku roku , , , ,00 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu spłaty pożyczek. 8) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,39 zł 401 Obroty narastająco od początku roku roku , ,39 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola 4260 zakup energii ,03 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli 4210 zakup materiałów i wyposażenia 462,36 zł 9) Saldo 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,49 zł 402 Obroty narastająco od początku roku roku , ,49 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola zakup usług pozostałych ,49 zł 10

11 10) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,70 zł 404 Obroty narastająco od początku roku roku , ,70 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola wynagrodzenia osobowe pracowników ,70 zł wynagrodzenia bezosobowe 6.420,00 zł 11) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,31 zł 405 Obroty narastająco od początku roku roku , ,31 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola składki na ubezpieczenia społeczne ,00 zł składki na Fundusz Pracy ,78 zł odpisy na ZFŚS ,53 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Pozostała działalność odpisy za ZFŚS 5.774,00 zł 12) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień roku wynosiło po stronie Wn 238,96 zł 409 Obroty narastająco od początku roku roku ,96-238,96 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 238,96 zł 2. Rachunek dochodów jednostki budżetowej Przedszkola Miejskiego Nr 1. Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Przedszkolu Miejskim nr 1 z Oddziałami Integracyjnymi został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. 11

12 Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale Przedszkola i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego Nr 1 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) opłaty za wynajem pomieszczeń, 2) opłaty za pobyt i za wyżywienie dzieci. Dochody gromadzone przez Przedszkole Miejskie Nr 1 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 2) zakup artykułów żywnościowych, 3) finansowanie świadczeń wykraczających poza podstawę programową wychowania przedszkolnego, 4) inne wydatki związane z działalnością jednostek budżetowych. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za I półrocze 2015 roku przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdanie Rb-34S dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki 0970 wpływy z różnych dochodów Plan na 2015 rok ,00 600,00 500,00 Wykonanie za I półrocze 2015 roku ,53 115,09 300,00 % 42,23 19,18 60,00 Ogółem , ,62 42,21 Tabela 4. Plan dochodów na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. Ogółem wydatki za I półrocze 2015 roku z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdania półroczne Rb-34S Wpływy do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń Wynagrodzenia bezosobowe Zakup materiałów i wyposażenia Zakup środków żywności Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek Zakup energii Zakup usług remontowych Zakup usług zdrowotnych Zakup usług pozostałych Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych Podróże służbowe krajowe Szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej Plan na 2015 rok 215, , , , , , , , , , , ,00 Wydatki za I półrocze 2015 roku 215, ,87 154, , ,85 0,00 0,00 369,00 225, ,17 950,65 82, ,00 320,00 10,67 Ogółem , ,79 38,76 Tabela 5. Plan wydatków na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. % 100,00 33,33 15,41 41,02 39,60 0,00 0,00 19,79 7,50 99,08 28,98 5,50 12

13 2.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/15 za okres r.) 215,14 zł Wpływy za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) opłata za pobyt i wyżywienie dzieci ,11 zł 2) odsetki od nieterminowych wpłat za pobyt i wyżywienie dzieci 41,26 zł 3) odprowadzenie gotówki do banku ,75 zł 4) przygotowanie pomieszczenia na lokal wyborczy 300,00 zł Wydatki za I półrocze 2015 roku stanowiły: Ogółem wpływy: ,12 zł 1) opłaty bankowe 1.134,00 zł 2) zakup artykułów spożywczych ,25 zł 3) zakup środków czystościowych 3.501,96 zł 4) zakup materiałów dla konserwatora 1.101,46 zł 5) wypłata czekiem ,13 zł 6) PIT 4R 8,00 zł 7) obsługa serwis. systemu rejestracji czasu pobytu dziecka w przedszkolu 738,00 zł 8) usługi kominiarskie 614,75 zł 9) opieka informatyczna 880,00 zł 10) monitorowanie obiektu 590,40 zł 11) wywóz odpadów kuchennych 324,00 zł 12) telefon stacjonarny 594,65 zł 13) internet 356,00 zł 14) drobne naprawy 769,59 zł 15) naprawa zmywarki 350,00 zł 16) zakup artykułów papierniczych i biurowych (w tym tusze i tonery) 1.098,08 zł 17) usługi BHP 1.230,00 zł 18) oprogramowanie antywirusowe 255,00 zł 19) aktualizacja prokramów kadrowo-księgowych 862,13 zł 20) badania lekarskie pracowników 145,00 zł 21) prenumerata czasopism 578,93 zł 22) koszt wysyłki i transportu 93,72 zł 23) szkolenie pracowników 320,00 zł 24) zakup odzieży dla pracowników zgodnie z BHP 287,11 zł 25) zakup wody pitnej do dystrybutora 510,45 zł 26) koszulki dla dzieci na występy 41,58 zł 27) ssawka do odkurzacza 57,96 zł 28) odprowadzenie do UM pozostałych na koniec roku środków pieniężnych 215,14 zł Ogółem wydatki: ,29 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 126/15 z dnia r.) 7.177,97 zł 2.2. Stan środków w kasie na dzień r. 0,00 zł Kontrolą objęto raporty kasowe za I półrocze 2015 roku: RK nr 1/15/RD za okres r. 13

14 RK nr 2/15/RD za okres r. RK nr 3/15/RD za okres r. RK nr 4/15/RD za okres r. RK nr 5/15/RD za okres r. RK nr 6/15/RD za okres r. RK nr 7/15/RD za okres r. RK nr 8/15/RD za okres r. RK nr 9/15/RD za okres r. RK nr 10/15/RD za okres r. RK nr 11/15/RD za okres r. RK nr 12/15/RD za okres r. RK nr 13/15/RD za okres r. RK nr 14/15/RD za okres r. RK nr 15/15/RD za okres r. RK nr 16/15/RD za okres r. RK nr 17/15/RD za okres r. RK nr 18/15/RD za okres r. Na wpływy składały się: - opłata za pobyt i wyżywienie dzieci ,36 zł - pobranie gotówki czekiem z banku ,13 zł - odsetki za nieterminowe płatności 73,64 zł - odpłatność pracowników za wyżywienie 1.597,75 zł Na wydatki składały się: Razem: ,88 zł - zakup artykułów żywnościowych ,36 zł - zakup elementów dekoracyjnych 88,22 zł - zakup artykułów papierniczych i biurowych 199,24 zł - zakup artykułów na potrzeby konserwatora 605,78 zł - zakup znaczków pocztowych, kopert 94,80 zł - ziemia do kwiatów, kwiaty, nawóz i inne do ogrodu 104,74 zł - badanie wody - sanepid 146,00 zł - konserwacja dźwigów 369,00 zł - wykonanie pieczątek 35,00 zł - zakup środków czystościowych 723,80 zł - delegacje 82,50 zł - bilety jednorazowe 60,00 zł - zakup wyposażenia kuchni 224,06 zł - drobne naprawy 286,20 zł - naprawa wykaszarki 32,40 zł - paliwo do kosiarki 43,90 zł - akcesoria komputerowe 9,99 zł - umowa zlecenie 146,05 zł - zwrot nadpłat za opiekę nad dziećmi 202,50 zł - badanie profilaktyczne pracowników 80,00 zł - odprowadzenie gotówki do banku ,75 zł - sól drogowa do posypania chodnika 56,59 zł 14

15 - stała zaliczka na artykuły spożywcze 1.000,00 zł Razem: ,88 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 18/15/RD za okres r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy jednostki w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz.330 ze zm.). 6. W dniu r. (WB 103 za okres r.) na konto jednostki wpłynęła należność za przygotowanie pomieszczenia na lokal wyborczy 300,00 zł. Na dokumentach źródłowych prawidłowo zadekretowano dochód na 0750 dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze. Podczas wprowadzania dokumentów do programu FK, omyłkowo zaewidencjonowano powyższy dochód na 0970 wpływy z różnych dochodów, co skutkowało również nieprawidłowym sporządzeniem sprawozdania budżetowego Rb-34S za I półrocze 2015 roku. Powyższe jest niezgodne z cyt. wyżej rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 119 ze zm.). Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 11/ ,68 2/15/RD KP 2/ ,68 19/ ,41 3/15/RD KP 5/ ,41 36/ ,83 5/15/RD KP 10/ ,83 41/ ,00 6/15/RD KP 15/ ,00 50/ ,71 7/15/RD KP 17/ ,71 60/ ,01 9/15/RD KP 19/ ,01 64/ ,78 9/15/RD KP 21/ ,78 77/ ,66 11/15/RD KP 24/ ,66 85/ ,73 12/15/RD KP 26/ ,73 98/ ,62 14/15/RD KP 28/ ,62 15

16 104/ ,24 15/15/RD KP 30/ ,24 119/ ,71 17/15/RD KP 33/ ,71 126/ ,75 18/15/RD KP 35/ ,75 Tabela 6. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za I półrocze 2015 roku. 7. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa dochody własne na dzień roku wynosiło 0,00 zł 101 Obroty narastająco od początku roku roku , , Saldo jest zgodne z RK nr 18/15/RD za okres od czerwca 2015 roku. 2) Saldo 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn 7.177,97 zł 132 Obroty narastająco od początku roku roku 215, , , ,97 - Saldo jest zgodne z WB nr 126/2015 z dnia 30 czerwca 2015 roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,54 zł 201 Obroty narastająco od początku roku roku 0, , , ,85 0, ,44 Saldo stanowią: Wn Ma Różnice w opłatach faktur 0,90 zł 0,20 zł Opłaty za przedszkole ,24 zł RAZEM 0,90 zł ,44 zł 4) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień roku wynosiło po stronie Ma 11,00 zł 225 Obroty narastająco od początku roku roku 0,00 8,00 8,00 19,00-11,00 Saldo stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za czerwiec 2015 roku odprowadzony w terminie WB Nr 140/2015 z dnia 20 lipca 2015 roku. 16

17 5) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień roku wynosiło po stronie Ma 77,33 zł 229 Obroty narastająco od początku roku roku ,33-77,33 Saldo stanowią zobowiązania wobec ZUS za czerwiec 2015 roku odprowadzonych do ZUS dnia roku (WB nr 129/2015 z dnia r.). 6) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień roku wynosiło po stronie Wn 1.066,60 zł 234 Obroty narastająco od początku roku roku 15, ,00 70, ,60 - Saldo stanowią: Wn Ma Znaczki pocztowe 21,00 zł - Bilety MZK 45,60 zł - Stała zaliczka na art. spożywcze 1.000,00 zł - RAZEM 1.066,60 zł - 7) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,34 zł 401 Obroty narastająco od początku roku roku , ,34 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola zakup materiałów i wyposażenia ,65 zł zakup środków żywności ,69 zł 8) Saldo 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie Wn 9.701,94 zł 402 Obroty narastająco od początku roku roku , ,94 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola zakup usług remontowych 369,00 zł zakup usług zdrowotnych 225,00 zł zakup usług pozostałych 8.157,29 zł 17

18 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych 950,65 zł 9) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn 200,00 zł 404 Obroty narastająco od początku roku roku ,00-200,00 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Gimnazja: wynagrodzenia bezosobowe 200,00 zł 10) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn 2.267,25 zł 405 Obroty narastająco od początku roku roku , ,25 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 2.232,87 zł wynagrodzenia bezosobowe 34,38 zł 11) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień roku wynosiło po stronie Wn 402,50 zł 409 Obroty narastająco od początku roku roku ,50-402,50 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola podróże służbowe krajowe 82,50 zł szkolenia pracowników 320,00 zł II. Gospodarka środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za 2014 rok. Kontrolą objęto gospodarkę finansową za okres od stycznia do grudnia 2014 roku. Temat ten zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzony z dniem 13 czerwca 2013 r. oraz Regulamin Zakładowego Funduszu wprowadzony z dniem 24 października 2014 r., preliminarz wydatków na rok 2014, ewidencję księgową, faktury VAT, wnioski o przyznanie pożyczek na cele mieszkaniowe, wnioski o przyznanie świadczeń na wypoczynek pracowników, oświadczenia o dochodach za 2014 rok. Oświadczenia o dochodach składane są do dnia 30 kwietnia każdego roku. 18

19 Zasady wykorzystywania środków funduszu oraz ich podział na poszczególne rodzaje działalności ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy w oparciu o art. 27 ust. 1 i art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 167 ze zm.). Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzony dnia 13 czerwca 2013 r. został opisany w protokole kontroli MK , a wprowadzenie nowego regulaminu było następstwem tejże kontroli. Regulamin ZFŚS wprowadzony z dniem 24 października 2014 r. stanowi załacznik nr 2 do protokołu. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2014 za okres r.): 5.506,82 zł Wplywy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowiły: 1) odpis socjalny ,56 zł 2) spłata pożyczek mieszkaniowych ,00 zł 3) refundacja opłat bankowych 65,35 zł 4) wpłaty z kasy przedszkola 608,00 zł Ogółem wpływy: Wydatki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowiły: ,91 zł 1) gotówka pobrana czekiem z rachunku bankowego ,82 zł 2) wypłata pożyczek mieszkaniowych ,00 zł 3) ekwiwalent pieniężny dla emerytów i rencistów byłych pracowników 490,00 zł 4) podatek dochodowy od osób fizycznych 9.534,00 zł 6) świadczenia urlopowe ,19 zł 7) dofinansowanie do urlopu ,00 zł 8) świadczenia świąteczne 4.081,00 zł 9) opłaty bankowe 65,35 zł 10) korekta odpisu 116,75 zł Razem wydatki: ,11 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 61/2014 z dnia r.): 5.203,62 zł Gospodarka kasowa ZFŚS w 2014 r. Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe od stycznia do grudnia 2014 roku: 1) RK Nr 1/14/ZFŚS za okres r., 2) RK Nr 2/14/ZFŚS za okres r., 3) RK Nr 3/14/ZFŚS za okres r., 4) RK Nr 4/14/ZFŚS za okres r., 5) RK Nr 5/14/ZFŚS za okres r. Stan środków w kasie na dzień r. (RK Nr 1/14/ZFŚS za okres od r.): 0,00 zł 19

20 Na wpływy składały się: 1) pobranie gotówki czekiem z rachunku bankowego ,82 zł 2) wpłata podatku od świadczeń socjalnych 608,00 zł Razem wpływy: ,82 zł Na wydatki składały się: 1) wypłata pożyczek mieszkaniowych 3.000,00 zł 2) wypłata świadczeń świątecznych 5.673,00 zł 3) świadczenia urlopowe 4.606,82 zł 4) dofinansowanie do wypoczynku ,00 zł 5) zapomogi losowe 1.050,00 zł 6) ekwiwalent pieniężny dla emerytów i rencistów, byłych pracowników PM ,00 zł 7) odprowadzenie gotówki do banku 608,00 zł 8) bilety wstępu na spektakl 2.320,00 zł 9) usługa gastronomiczna impreza integracyjna 1.750,00 zł Razem wydatki: ,82 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK Nr 5/14/ZFŚS za okres r.): 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 2. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 3. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Faktury zakupu podpisane były pod względem formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 5. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i odbierającej. 6. Gotówka podjęta czekiem z bankowego była wpłacana do kasy jednostki w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości, co przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota RK Nr gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 7/ r. 500,00 1/14/ZFŚS KP nr 8/14 z r. 500,00 25/ r ,82 2/14/ZFŚS KP nr 28/14 z r ,82 27/ r. 980,00 2/14/ZFŚS KP nr 29/14 z r. 980,00 41/ r ,00 3/14/ZFŚS KP nr 42/14 z r ,00 47/ r ,00 4/14/ZFŚS KP nr 51/14 z r ,00 51/ r ,00 4/14/ZFŚS KP nr 55/14 z r ,00 58/ r ,00 5/14/ZFŚS KP nr 63/14 z r ,00 Tabela 7. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy w 2014 roku. 20

21 Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej przedstawiają poniższe tabele. 1) Saldo 101 Kasa na dzień r. wynosiło: 0,00 zł 101 Obroty od stycznia do grudnia 2014 roku roku , , Saldo jest zgodne z RK Nr 5/14/ZFŚS za okres od roku. 2) Saldo 135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia na dzień r. wynosiło po stronie: Wn 5.203,62 zł 135 Obroty od stycznia do grudnia 2014 roku roku 5.506, , , ,62 - Saldo jest zgodne z WB nr 61/2014 z dnia roku. 3) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień r. wynosiło po stronie: Ma 1.936,00 zł 225 Obroty od stycznia do grudnia 2014 roku roku , , , ,00 Saldo stanowi podatek od wypłaconych w grudniu 2014 świadczeń socjalnych, odprowadzony na rachunek Urzędu Skarbowego w terminie. 4) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień r. wynosiło po stronie: Wn ,00 zł 234 Obroty od stycznia do grudnia 2014 roku roku , , , ,00 - Saldo stanowią należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych. 5) Saldo 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dzień roku wynosiło po stronie: Ma ,62 zł 851 Obroty od stycznia do grudnia 2014 roku roku , , , ,62 Saldo wyraża stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 21

22 W terminie do 31 maja 2014 roku przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 75% równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2014 rok, a do dnia 30 września 2014 roku pozostałe 25% (łącznie 100%) równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2014 rok przewidzianych w myśl art. 6 ust. 2 cyt. wyżej ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Naliczenie Funduszu stanowi załącznik nr 3 do protokołu. 3. Analiza wewnętrznych uregulowań prawnych pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Mając na uwadze specyfikę analizowanego obszaru wnioski kontrolne zostały ujęte pod opisem każdego sprawdzonego dokumentu. Statut Statut jest aktem, który określa organizację oraz zasady funkcjonowania jednostki. Musi być zgodny z przepisami ustawy o systemie oświaty i aktów prawnych wydanych na jej podstawie. Ustawa o systemie oświaty wymienia niezbędne komponenty, które powinny znaleźć się w treści statutu. Zgodnie z art. 60 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2156) statut Przedszkola Miejskiego Nr 1 zawiera: nazwę i typ przedszkola oraz jego cele i zadania; organy jednostki oraz ich kompetencje; organizację przedszkola, zasady tworzenia i organizacji oddziałów; zasady rekrutacji dzieci, ich prawa i obowiązki, w tym przypadki, w których dziecko może zostać skreślone z listy wychowanków przedszkola. Przeprowadzona analiza zapisów Statutu wykazała drobne uchybienia w postanowieniach statutowych, takie jak np.: a) w 1 ust. 2 i ust. 4 oraz 4 ust. 1 Statutu powołano się na organ prowadzący, którym ma być Miasto i Gmina Stargard Szczeciński, co mogłoby wskazywać na dwa zupełnie inne podmioty, podczas gdy w rzeczywistości organem prowadzącym jest Gmina-Miasto Stargard (gmina miejska Stargard); b) w dokumencie w 2 podano, iż jednostka działa na podstawie wymienionych aktów prawa powszechnego, przy czym część aktów zostało uchylonych jeszcze przed uchwaleniem Statutu, zaś przy innych widniały nieaktualne podstawy prawne. Statut został zatwierdzony w dniu 29 sierpnia 2011 roku i wszedł w życie z dniem uchwalenia. W związku z faktem, iż od uchwalenia dokumentu minęło już niemal 5 lat, uzasadnione więc jest znowelizowanie tekstu dokumentu wraz z usunięciem wskazanych wyżej uchybień w postanowieniach statutowych. Regulamin Organizacyjny Jednostka nie posiada formalnie przyjętego regulaminu organizacyjnego, który określałby organizację i porządek w procesie pracy i odpowiedzialności oraz związane z tym 22

23 zakresy obowiązków poszczególnych działów podległych dyrektorowi. Brak tego dokumentu nie może być traktowany jako formalne uchybienie, gdyż obowiązujące w Polsce uregulowania prawne nie nakładają wprost na placówkę oświatową takiego obowiązku. Mając na względzie zapisy aktów prawnych regulujących szczegółową organizację jednostek oświatowych, statut w połączeniu z regulaminem pracy i regulaminem wynagradzania, a także treścią umów o pracę i ustaw o systemie oświaty oraz Kartą nauczyciela, stwierdza się, że powinny one wystarczyć kierownikowi w zarządzaniu jednostką. Jednakże, z punktu widzenia zarządzania i kontroli nad podległymi pracownikami, sprawna organizacja pracy zapewnia wyższą wydajność pracy i zabezpiecza przed stratami czasu i niepożądanymi zjawiskami. Odpowiedzialne potraktowanie opracowania rzetelnego i dostosowanego do indywidualnych potrzeb jednostki regulaminu organizacyjnego, zawierającego m.in. nazwy i zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych, ich obsadę etatową, liczbę i nazwy stanowisk pracy oraz zasady jego działania (podział kompetencji, zasady współdziałania komórek, itp.) niewątpliwie wpłynęłoby na poprawę organizacji pracy i pomogłoby w odpowiednim planowaniu czynności i zadań zgodnie z przyjętymi priorytetami. Regulamin pracy W myśl art. 104 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.), w podmiotach zatrudniających więcej niż 20 pracowników (o ile nie obowiązują w nim postanowienia układu zbiorowego pracy), pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Ostatnie zmiany w Regulaminie pracy w jednostce wprowadzone zostały przez dyrektora w dnia 04 stycznia 2010 roku. W Regulaminie wyróżniono 11 rozdziałów: [1] Przepisy wstępne, [2] Czas pracy, [3] Usprawiedliwianie nieobecności i spóźnianie, [4] Zwolnienia od pracy, [5] Urlopy wypoczynkowe, [6] Wypłaty wynagrodzeń, [7] Nagrody i wyróżnienia, [8] Kary porządkowe, [9] Bezpieczeństwo i higiena pracy, [10] Kształtowanie stosunków międzyludzkich, oraz [13] Przepisy porządkowe i końcowe. Częścią Regulaminu są załączniki zawierające: wykaz prac wzbronionych dla kobiet, oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Regulaminu wraz z podpisami pracowników. Podstawy prawne dokumentu są nieaktualne. Przeprowadzona analiza wykazała, iż część zapisów zawartych w niniejszym dokumencie zostało bezrefleksyjnie wprowadzonych do stosowania bez dostosowania do specyficznych potrzeb i zadań przedszkola. Dotyczy to zwłaszcza przepisów Rozdziału IV Zwolnienia od pracy, w którym opisano szczegółowo co najmniej kilkanaście przypadków obowiązku pracodawcy do zwolnienia pracownika od pracy. Wśród wymienionych sytuacji określono m.in. konieczność zwolnienia pracownika będącego pracownikiem szkoły wyższej, placówki naukowej, jednostki badawczo-rozwojowej, członkiem rady nadzorczej, osobą przyjętą do służby ratowniczej czy członkiem ochotniczej straży pożarnej. Jak wynika 23

24 z wywiadu z dyrektorem jednostki, żaden z pracowników Przedszkola Miejskiego Nr 1 nie spełnia powyższych warunków. Kolejnym przykładem na wskazany powyżej zarzut bezrefleksyjność wprowadzanych regulacji są powtarzające się wielokrotnie zapisy jasno sugerujące, iż dokument nie został poddany jakiejkolwiek analizie która dostosowywałaby tekst do potrzeb jednostki. W kilkunastu miejscach użyto określenia pracodawcy jako Spółki, a dyrektora jako Prezesa. Ponadto, niektóre obowiązki wynikające z zapisów Regulaminu zostały powierzone osobom, których stanowisk w strukturze jednostki zwyczajnie brakuje, np. przepis 16 ust. 2 zdanie drugie Odpowiedzialni za szkolenie są: szkolenie wstępne instruktarz ogólny służba bhp instruktarz stanowiskowy zastępca dyrektora, szkolenie okresowe służba bhp i dział kadr. Wątpliwości budzi również zapis ze słowniczka Regulaminu, gdzie znalazł się zapis dotyczący definicji pracodawcy, który stanowi, że przez to należy rozumieć Przedszkole Miejskie Nr 1 z Oddziałem Integracyjnym w Stargardzie Szczec., za którą czynności prawne z zakresu prawa pracy, dokonuje DYREKTOR pani mgr Bożena Siwiec (pisownia oryginalna). Niezasadnym wydaje się uszczegóławiać w tej formie zapisów wewnętrznych regulacji prawnych, jak również należy zwrócić uwagę na błędne przywołanie nazwy jednostki. Regulamin wynagradzania Stosownie do art Kodeksu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. W Regulaminie zostały zawarte m.in. struktura wynagrodzenia za pracę i zasady jego przyznawania, zasady dodatkowych składników wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Częścią Regulaminu są załączniki zawierające tabele miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz tabele miesięcznych stawek dodatku funkcyjnego. Podstawy prawne dokumentu są nieaktualne. Regulamin wynagradzania pracowników nie został wprowadzony w drodze zarządzenia, a wprowadzony został przez dyrektora jednostki w dniu 19 czerwca 2009 roku i według treści obowiązuje od dnia 01 kwietnia 2009 roku. Mając na uwadze badanie legalności aktów wewnętrznie obowiązujących, należy zwrócić uwagę, iż nie została tu zastosowana jedna z podstawowych zasad prawa obowiązujących w Polsce, zgodnie z którą prawo nie działa wstecz (Lex retro non agit), jasno określająca zakaz nadawania aktom prawnym mocy wstecznej. Odstępstwa od tej zasady dopuszczalne są jedynie wyjątkowo, gdy tego wymagają nadzwyczajne okoliczności lub szczególny charakter projektowanego aktu prawnego. Moc wsteczna nie może wykraczać poza dzień wejścia w życie przepisu prawnego, stanowiącego podstawę prawną dla podjęcia projektowanego aktu prawnego. W opisywanym przypadku, nie miało to jednak zastosowania. Polityka rachunkowości Na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą 24

25 w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych oraz opisu systemu przetwarzania danych; systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Obecnie obowiązująca polityka rachunkowości Przedszkola Miejskiego Nr 1 z Oddziałami Integracyjnymi wprowadzona została do stosowania Zarządzeniem dyrektora nr 04/2015 z dnia 01 września 2015 r. w sprawie wprowadzenia Zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont. Analiza dokumentu nie wykazała większych nieprawidłowości. Zastrzeżenia wzbudził przede wszystkim fakt, iż akt nie został przez dyrektora parafowany na poszczególnych stronach dokumentu, co jest sprzeczne z ogólnie przyjętym w naukach prawnych schematem budowy aktu normatywnego. Ponadto, warto zauważyć, iż w treści dokumentu użyte zostały skróty PM2, SP6 i SP7, pozostawiając wątpliwość co do podmiotu którego zapisy dotyczą. Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych oraz procedur kontroli finansowej oraz Instrukcja gospodarki kasowej Dokumenty zostały wprowadzone z dnia 01 września 2015 roku zarządzeniami dyrektora jednostki odpowiednio nr 05/2015 oraz 06/2015. Analiza dokumentów nie wykazała nieprawidłowości. Jedynym zastrzeżeniem jest fakt, iż instrukcje nie zostały przez dyrektora parafowane na poszczególnych stronach dokumentów. Jest to sprzeczne z ogólnie przyjętym w naukach prawnych schematem budowy aktu normatywnego. Instrukcja kancelaryjna Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentami (korespondencją), wpływającymi do jednostki. Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698) organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, bądź nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. W samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyjątkiem organów gminy oraz urzędów obsługujących te organy, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. 25

26 W czasie trwania kontroli jednostka nie posiadała zatwierdzonej przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie Instrukcji kancelaryjnej. Zostały jednak wszczęte procedury, aby w przedszkolu, jako samorządowej jednostce organizacyjnej instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją została zatwierdzona przez Archiwum Państwowe. Rejestr zarządzeń Dyrektora Stosownie do 18 ust. 3 w podrozdziale Tryb wydawania zarządzeń przez dyrektora przedszkola Statutu Przedszkola Miejskiego Nr 1, zarządzenia dyrektora podlegają ogłoszeniu w Księdze zarządzeń i na tablicy ogłoszeń. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w dniu 01 września 2015 roku w jednostce wprowadzono rejestr zarządzeń dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 1. Ma on postać teczki, do której wpięte zostały zarządzenia wraz z załącznikami, przypisane osobno do każdego roku. Numeracja zarządzeń jest stała, właściwa ze względu na obowiązujący rok, z zastrzeżeniem, że pierwsze zarządzenie w rejestrze ma nr 04/2015. Oprócz tego w rejestrze znajduje się wydrukowana tabela według wykazu akt, w której istnieje spis zarządzeń zawierający cztery kolumny: liczbę porządkową, numer zarządzenia, datę zarządzenia oraz zwięzły opis zakresu wydanego zarządzenia. W toku kontroli szczegółowym badaniem objęto zarządzenia z lat W rejestrze zaewidencjonowano: w roku zarządzeń, a w 2016 (do dnia przeprowadzania kontroli) 2 zarządzenia. Podsumowując, w Przedszkolu Miejskim Nr 1 stwierdzono szereg mniej lub bardziej istotnych nieprawidłowości w sferze prowadzenia dokumentacji organizacyjnej jednostki. W dużej mierze jest to efekt wieloletnich zaniedbań, które po zatrudnieniu nowego dyrektora (01 września 2015 roku) są powoli i sukcesywnie usuwane. Na ocenę pozytywną zasługuje fakt wdrożenia jednolitego i przejrzystego systemu wydawania i rejestrowania wewnętrznych uregulowań, a także forma wydawanych od września 2015 roku aktów prawnych. Poza brakiem parafowania każdego dokumentu przez dyrektora jednostki, struktura wewnętrznych regulacji jest zgodna z ogólnie przyjętym w naukach prawnych schematem budowy aktu normatywnego. Krytyczne uwagi dotyczą przede wszystkim braku aktualizacji ważnych z punktu widzenia jednostki aktów prawnych, takich jak: Statut, Regulamin pracy czy Regulamin wynagradzania. Wskazane dokumenty od wielu lat nie były aktualizowane i analizowane pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami, jak i z dostosowaniem ich treści do standardów kontroli zarządczej. Ponadto, wiele zapisów w powyższych dokumentach nie znajduje zastosowania w specyfice przedszkola i jest skutkiem dość bezrefleksyjnego wykorzystywania ogólnie dostępnych wzorów regulaminów bez szerszego spojrzenia na rzeczywiste potrzeby i specyfikę jednostki. Podkreślić należy, że z uzyskanych w trakcie kontroli informacji wynika, iż w jednostce pod okiem dyrektora rozpoczęły się już prace nad stworzeniem nowych aktów prawnych, które w sposób kompleksowy uregulują zakres działania i organizacji przedszkola. Jednakże, wspomniane prace nie znajdują się jeszcze na etapie zaawansowanym. 26