Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 4 im. Jana Brzechwy w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 4 im. Jana Brzechwy w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli - do użytku zewnętrznego - i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 01 do 11 lipca 2013 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działającej na podstawie upoważnienia nr 19/2013 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 27 czerwca 2013 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 i 2013 roku. 2. Prawidłowość wynagradzania pracowników w 2013 roku. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Joanna Szarkiel, której powierzono stanowisko Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 4 Zarządzeniem Nr 207/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 14 czerwca 2012 roku w sprawie powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim od 01 września 2012 roku do 31 sierpnia 2017 roku. Głównym Księgowym jest Artur Kaczmarczyk zatrudniony na czas nieokreślony od 01 stycznia 2010 roku w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj: ¾ etatu. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielał: 1. Artur Kaczmarczyk Główny Księgowy. 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Nieprawidłowej klasyfikacji wydatków dotyczących zakupu materiałów dydaktycznych na 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 2. Nieprowadzeniu ewidencji analitycznej następujących kont: 290 Odpisy aktualizujące należności ; 490 Rozliczenie kosztów oraz 981 Plan finansowy niewygasających wydatków stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2012 r. poz z późn. zm.) oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2012 r. poz z późn. zm.). 3

4 Podstawy formalno - prawne funkcjonowania jednostki: 1. Ustawa z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2012 r. poz z późn. zm.). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 613 z późn. zm.). 4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta nauczyciela (Dz.U. z 2013 r. poz. 675 z późn. zm.). 5. Ustawa z dnia 07 września 1991 roku o systemie oświaty (Dz.U. z 2012 r. poz. 979 z późn. zm.). 6. Protokół dodatkowy Nr 2 zawarty dnia 19 stycznia 2010 roku do Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński z dnia 10 maja 1999 roku. 7. Statut Przedszkola Miejskiego Nr 4 im. Jana Brzechwy w Stargardzie Szczecińskim z dnia 14 czerwca 2013 roku. 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2013 roku. BUDŻET Na podstawie Zarządzenia nr 01/2013 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 08 stycznia 2013 roku w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2013 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2013 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za I kwartał 2013 roku. Ogółem wydatki budżetowe przedszkola za I kwartał 2013 roku osiągnęły poziom ,81 złotych, co stanowiło 31,29% ogółu zaplanowanych wydatków na 2013 rok. Największa kwota, tj.: ,12 złotych, przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne. Stanowiło to 98,18% ogólnych wydatków w tym okresie. Drugą pozycją wydatków był odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie 6.448,00 złotych, stanowiący 1,44% ogólnych wydatków w tym okresie. Pozostałe wydatki w kwocie 1.687,69 złotych przypadły na szkolenia pracowników i zakup usług pozostałych, które stanowiły 0,38% ogólnych wydatków w tych miesiącach. Plan na 2013 rok Wydatki za I kwartał 2013 rok Plan ogółem , ,81 31,29 Rozdział , ,12 30, wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy , , , , , , , ,79 28,48 84,27 21,46 27,08 % 4

5 Rozdział , ,69 28, zakup pomocy dydaktycznych 4300 zakup usług pozostałych 4410 podróże służbowe 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 1.000,00 500,00 500, ,00 0,00 71,62 0, ,07 0,00 14,32 0,00 40,40 Rozdział , ,00 100, odpisy na ZFŚS 6.448, ,00 100,00 Plan dochodów budżetowych na 2013 rok i wykonanie. Wyszczególnienie Plan na 2013 rok (zł) Wykonanie za I kwartał 2013 roku (zł) Rozdział , ,43 Wpływy z usług Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów Wpływy do budżetu pozostałości środków finansowych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 205, ,22 1,14 88,00 0,07 % 42,93 Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w I kwartale 2013 roku Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2013 za okres od r.): 0,00 zł Dochody w I kwartale stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: WB nr 1/2013 za okres roku WB nr 7/2013 z dnia roku WB nr 10/2013 za okres roku WB nr 10/2013 za okres roku (środki na DWR) WB nr 17/2013 za okres roku WB nr 18/2013 za okres roku WB nr 21/2013 z dnia roku WB nr 24/2013 za okres roku WB nr 31/2013 z dnia roku Razem: ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł 2) odsetki bankowe 1,14 zł 3) zwrot wynagrodzenia 150,00 zł 4) wpłata dochodów budżetowych z rachunku dochodów 8.974,00 zł Ogółem przychody: ,14 zł 5

6 Wydatki w I kwartale stanowiły: 1) zrealizowane czeki ,03 zł 2) składki na ubezpieczenia społeczne ,30 zł 3) przekazanie dochodów do budżetu 9.062,70 zł 4) wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego ,67 zł 5) przekazany podatek dochodowy od osób fizycznych ,00 zł 6) wynagrodzenia pracowników ,26 zł 7) nagrody jubileuszowe 7.931,15 zł 8) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 6.448,00 zł 9) materiały dydaktyczne 597,11 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 4 faktur tytułem zakupu materiałów szkoleniowych na łączną kwotę 597,11 zł, winno być na 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. 10) szkolenia 1.018,96 zł 11) koszt wysyłki 71,62 zł 12) potrącenia z list płac w tym: - składki członkowskie Solidarność 80 70,00 zł - składki PZU-życie 4.850,40 zł - składki AVIVA-życie 632,31 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej 3.765,00 zł - spłata pożyczek KZP ,00 zł Ogółem wydatki: ,51 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 33/2013 za okres r.): ,63 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień roku: 0,00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: RK nr 1/2013 za okres stycznia 2013 roku, RK nr 2/2013 za okres lutego 2013 roku, RK nr 3/2013 za okres marca 2013 roku. Na przychody składały się: - zrealizowane czeki ,03 zł Razem przychody: ,03 zł Na rozchody składały się: - wypłacone wynagrodzenie ,03 zł Razem rozchody: ,03 zł 6

7 Stan środków w kasie na dzień roku (RK nr 3/2013 za okres r.) wynosił: 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe, tj.: bankowe dowody wpłat, dowody Kasa Przyjmie i listy płac. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowody Kasa Przyjmie opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy Przedszkola w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz.613). 6. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy PM 4 przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 5/ r ,39 1/2013 KP 1/2013 z r ,39 14/ r ,01 2/2013 KP 2/2013 z r ,01 15/ r ,00 2/2013 KP 3/2013 z r ,00 19/ r ,74 2/2013 KP 4/2013 z r ,74 29/ r ,89 3/2013 KP 5/2013 z r ,89 7. Terminowość odprowadzania składek ZUS za styczeń, luty i marzec 2013 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Styczeń / r. Luty / r. Marzec / r. 8. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych styczeń, luty i marzec 2013 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Styczeń / r. Luty / r. Marzec / r. 7

8 1.3. Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej za I kwartał 2013 roku przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00 zł roku , , Saldo jest zgodne z RK nr 3/2013 za okres od roku. 2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,63 zł roku , , ,63 - Saldo jest zgodne z WB nr 33/2013 za okres od roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło po stronie Ma 374,61 zł roku , ,30-374,61 Saldo stanowi zobowiązanie wobec (ochrona danych) za materiały dydaktyczne. 4) Saldo 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn 9.062,70 zł roku , ,70 - Saldo oznacza stan dochodów budżetowych przelanych do budżetu. 5) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,00 zł roku , ,00 Saldo stanowią środki otrzymane z Urzędu Miejskiego na wydatki budżetowe. 8

9 6) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień roku wynosiło 0,00 zł roku , , Rozrachunki z budżetem z tytułu podatku od osób fizycznych rozliczone na koniec miesiąca. 7) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,05 zł roku , , , ,05 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych za marzec 2013 roku odprowadzonych do ZUS dnia r. (WB nr 37/2013 z dnia roku). 8) Saldo 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie Wn 2.062,30 zł roku , ,30 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli zakup usług pozostałych 123,28 zł szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 1.939,02 zł 9) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,78 zł roku , ,78 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola wynagrodzenia osobowe pracowników ,78 zł 9

10 10) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,82 zł roku , , ,82 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 495,75 zł składki na ubezpieczenia społeczne ,98 zł składki na Fundusz Pracy 6.483,09 zł Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Pozostała działalność odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 6.448,00 zł RACHUNEK DOCHODÓW I WYDATKÓW NIMI FINANSOWANYCH. Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy z dnia 07 września 1991 roku o systemie oświaty w Przedszkolu Miejskim nr 4 został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale Przedszkola i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego Nr 4 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) opłaty za wynajem pomieszczeń na dodatkowe zajęcia dla dzieci, 2) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów, 3) opłaty za pobyt i za wyżywienie dzieci. Środki gromadzone przez Przedszkole Miejskie Nr 4 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 2) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 3) zakup produktów żywnościowych, 4) delegacje i szkolenie pracowników, 5) umowy cywilno- prawne, 6) inne wydatki związane z działalnością Przedszkola. 10

11 Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za I półrocze 2013 roku przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdanie półroczne Rb 34S. Rozdział dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki Plan na 2013 rok 2.000, ,00 10,00 Wykonanie za I półrocze 2013 roku 7.105, ,95 29,30 % 33,97 377,80 Ogółem , ,25 35,25 Ogółem wydatki za I półrocze 2013 roku z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdania półroczne Rb-34S wpływy do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4220 zakup produktów żywnościowych 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 podróże służbowe krajowe 4430 różne opłaty i składki 4440 odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 4700 szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej Plan na 2013 rok 0, , ,00 500, , , , , , , , , , , ,00 900, ,00 Wydatki za I półrocze 2013 roku 0, ,03 137,52 20, , , ,98 276, , ,02 273, ,91 295,00 564,65 0,00 799, , , ,76 63,04 Ogółem , ,85 33,73 % 100,00 20,48 13,75 4,16 52,38 35,72 51,65 2,44 41,77 8,28 13,65 11,85 29,50 28,23 0,00 88,85 100, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2013 za okres od r.): 0,07 zł Dochody za I półrocze 2013 roku stanowiły: 1) odsetki bankowe 0,32 zł 2) opłata za pobyt i wyżywienie dzieci ,66 zł 3) zwrot nadpłaty za serwer (zmiana ceny przez kontrahenta) 1.100,00 zł Ogółem wpływy: ,98 zł 11

12 Wydatki za I półrocze 2013 roku stanowiły: 1) opłaty bankowe 1.198,56 zł 2) zakup produktów żywnościowych ,42 zł 3) zakup pomocy dydaktycznych, książek i zabawek 2.394,53 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 11 faktur tytułem zakupu materiałów szkoleniowych na łączną kwotę 2.426,53 zł, winno być na 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. 4) ZUS od umowy zlecenia 635,23 zł 5) zakup środków czystości 3.760,66 zł 6) zwrot dochodów do budżetu ,36 zł 7) zwrot nadpłaty za przedszkole 368,00 zł 8) przegląd i regeneracja gaśnic 431,73 zł 9) organizacja zabaw dla dzieci 861,00 zł 10) naprawa kserokopiarki 1.873,29 zł 11) zakup tonera 298,00 zł 12) zakup gazu 1.267,89 zł 13) zakup energii elektrycznej 5.050,57 zł 14) zakup energii cieplnej ,43 zł 15) wypłata gotówki czekiem ,84 zł 16) zakup wody pitnej dla pracowników 343,08 zł 17) odpis na ZFŚS ,00 zł 18) umowa-zlecenie 2.831,90 zł 19) szkolenia pracowników 209,11 zł 20) abonament RTV 61,00 zł 21) podatek z tytułu umowy-zlecenia 295,00 zł 22) wywóz nieczystości 648,45 zł 23) dostęp do sieci Internet 295,00 zł 24) rozmowy ze stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 564,65 zł 25) usługa kominiarska 498,15 zł 26) wywóz odpadów kuchennych 1.172,24 zł 27) za dostarczenie wody 1.074,01 zł 28) za odprowadzenie ścieków 2.190,91 zł 29) monitoring obiektu 891,75 zł 30) zakup materiałów biurowych 342,36 zł 31) konserwacja dźwigu 750,00 zł 32) opłata roczna za dozór urządzeń technicznych 799,69 zł 33) montaż i uruchomienie systemu wideofonicznego 6.027,00 zł 34) zakup serwera i oprogramowania 9.428,00 zł 35) zakup wyposażenia: kosiarka, rozdrabniarka 1.032,00 zł 36) opłata za zajęcia korekcyjne i rytmikę 1.656,00 zł 37) opłata za szkolenia pracowników z zakresu BHP 1.476,00 zł 38) remont wyciągarki 3.690,00 zł 39) koszt wysyłki i transportu 154,77 zł 40) udrożnienie studzienki 184,50 zł 41) usługa informatyczna 307,50 zł Ogółem wydatki: ,58 zł 12

13 Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 109/2013 z dnia r.) ,47 zł 2.2. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 1/2013) 0,00 zł Kontrolą objęto raporty kasowe za okres od stycznia do czerwca 2013 roku: RK nr 1/2013 za okres stycznia 2013 roku, RK nr 2/2013 za okres stycznia 2013 roku, RK nr 3/2013 za okres lutego 2013 roku, RK nr 4/2013 za okres lutego 2013 roku, RK nr 5/2013 za okres marca 2013 roku, RK nr 6/2013 za okres marca 2013 roku, RK nr 7/2013 za okres kwietnia 2013 roku, RK nr 8/2013 za okres kwietnia 2013 roku, RK nr 9/2013 za okres maja 2013 roku, RK nr 10/2013 za okres maja 2013 roku, RK nr 11/2013 za okres czerwca 2013 roku, RK nr 12/2013 za okres czerwca 2013 roku. Na przychody składały się: - wpłata gotówki podjętej z rachunku bankowego ,84 zł - wpłaty za pobyt dziecka w przedszkolu ,34 zł - za wynajem sal 3.715,00 zł - odpłatność za zajęcia z języka angielskiego 3.390,00 zł - zwrot zaliczki 2.500,00 zł Ogółem przychody: ,18 zł Na rozchody składały się: - wpłaty na rachunek bankowy nadwyżki kasowej ,34 zł - zakup znaczków pocztowych 87,80 zł - zakup jadłospisów dla przedszkola 93,00 zł - zakup materiałów dla konserwatora 573,95 zł - zakup paliwa 26,45 zł - koszty doręczenia przesyłek 9,00 zł - zakup artykułów chemicznych 66,56 zł - zwrot nadpłat za przedszkole 1.461,39 zł - badania okresowe pracowników 273,00 zł - zakup produktów żywnościowych 3.243,83 zł - zakup książek 47,12 zł - zakup odzieży i obuwia profilaktycznego dla pracowników 356,99 zł - zaliczka stała 2.500,00 zł - wypłata umowy zlecenia 586,19 zł - zakup wyposażenia: krzesło 300,00 zł - zakup materiałów dydaktycznych 54,62 zł 13

14 Nieprawidłowo zaksięgowano na 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 2 faktury tytułem zakupu materiałów szkoleniowych na łączną kwotę 140,12 zł, winno być na 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. - dopłata do okularów korekcyjnych pracownika 300,00 zł - zakup materiałów biurowych 85,69 zł - zwrot kosztów podróży służbowej 35,00 zł - koszt transportu 30,75 zł - zakup piasku do piaskownicy 61,50 zł Ogółem rozchody ,18 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 12/2013 za okres r.): 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) i podpisane przez osobę odpowiedzialną za te wskazania. 3. Faktury zakupu podpisane były pod względem formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. Opisane pod względem celowości zakupu. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy Przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. 6. Dowody Kasa Przyjmie i Kasa Wypłaci opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 5/ ,00 1/2013 KP 34/13 z ,00 17/ ,70 2/2013 KP 77/13 z ,70 31/ ,85 4/2013 KP 151/13 z ,85 48/ ,78 6/2013 KP 231/13 z ,78 69/ ,16 8/2013 KP 308/13 z ,16 89/ ,73 10/2013 KP 382/13 z ,73 109/ ,62 12/2013 KP 462/13 z ,62 14

15 2.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00 zł roku , , Saldo jest zgodne z RK nr 12/2013 za okres od roku. 2) Saldo 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,47 zł 132 B.O roku 0, , , ,47 - Saldo jest zgodne z WB nr 109/2013 z dnia roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,27 zł 201 B.O roku 224, , , , , ,12 Saldo stanowi załącznik nr 1. 4) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień roku wynosiło 0,00 zł 225 B.O roku ,00 197, Rozrachunki z budżetem z tytułu podatku od osób fizycznych rozliczone na koniec miesiąca. 5) Saldo 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na dzień roku wynosiło 0,00 zł 231 B.O roku , , Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń rozliczone na koniec miesiąca. 15

16 6) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,62 zł 401 B.O roku , ,62 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola zakup materiałów i wyposażenia ,05 zł zakup żywności ,74 zł zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 643,74 zł zakup energii ,09 zł 7) Saldo 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,48 zł 402 B.O roku , ,48 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola zakup usług remontowych 7.141,02 zł zakup usług zdrowotnych 273,00 zł zakup usług pozostałych ,17 zł opłaty za Internet 295,00 zł opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej 564,65 zł szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 2.474,64 zł 8) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień roku wynosiło po stronie: Wn 4.190,00 zł roku , ,00 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola wynagrodzenia osobowe 4.190,00 zł 16

17 9) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,35 zł roku , ,35 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 1.024,03 zł składki na ubezpieczenia społeczne 137,52 zł składki na Fundusz Pracy 20,80 zł odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ,00 zł 10) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień roku wynosiło po stronie Wn 799,69 zł 409 B.O roku ,69-799,69 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola różne opłaty i składki 599,80 zł Funkcjonujące w jednostce procedury wewnętrzne sprawdzono pod względem ich zgodności z obowiązującymi przepisami. Polityka rachunkowości. W dniu 28 grudnia 2012 roku Dyrektor Przedszkola Miejskiego Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim Zarządzeniem Nr 5/2012 wprowadziła dokumentację dotyczącą zasad (polityki) rachunkowości, która zawiera: 1) ogólne zasady i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, 2) obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3) system ochrony danych w jednostce. Załącznikami do niniejszej dokumentacji są: a) zakładowy plan kont, b) instrukcja kontroli finansowej, c) instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych wraz z załącznikami, d) instrukcja inwentaryzacyjna wraz z załącznikami, e) instrukcja obrotu drukami ścisłego zarachowania. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości została opracowana na podstawie aktualnych przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów 17

18 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych wprowadzono do stosowania praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, obiegu i kontroli dokumentów. Między innymi scharakteryzowano temat dotyczący dowodów księgowych, zasady obiegu dokumentów księgowych, dokumentację wydatków, umowy, ewidencję materiałów, środków trwałych, środków trwałych o charakterze wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych, zasady obiegu dokumentów z jednostką nadrzędną oraz terminy sporządzania sprawozdań, wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów oraz wzory podpisów, przechowywania dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań budżetowych oraz harmonogram spływu dokumentów księgowych. Wymienione zostały programy komputerowe, na których odbywają się operacje księgowe. Sporządzanie dokumentacji księgowej i płacowej oraz prowadzenie ewidencji sprzętu i wyposażenia odbywa się na licencjonowanych programach komputerowych zakupionych w firmie PERSONAL 88 ze Stargardu Szczecińskiego: a) program płacowy PŁACE-KADRY, b) program księgowy FK-KASA, c) ewidencja wyposażenia. Instrukcja kasowa wprowadzona Zarządzeniem nr 1/2011 Dyrektora z dnia 02 stycznia 2011 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej, opracowana została w oparciu o: 1) ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), 2) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 07 września 2010 roku w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 166, poz z późn. zm.). 3) ustawy z dnia 02 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 173, poz z późn. zm.), 4) ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 roku o ochronie osób i mienia (Dz.U. z 2005 r. Nr 145, poz z późn. zm.), 5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Osoba, której powierzono obowiązki kasjera, złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej pieniądze i inne wartości. Ponadto złożyła deklarację do przestrzegania obowiązujących przepisów, ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie oraz zachowania tajemnicy służbowej. W Przedszkolu Miejskim Nr 4 wysokość zapasu gotówki w kasie ustala Dyrektor, uwzględniając potrzeby bieżące oraz możliwości zabezpieczenia przechowywanych wartości. Pogotowie kasowe zostało ustalone w kwocie 6.000,00 zł (słownie: sześć tysięcy złotych), natomiast zaliczka stała w kwocie 2.500,00 zł (słownie: dwa tysiące pięćset złotych) na zakupy produktów żywnościowych, chemicznych i przemysłowych. Kwota gotówki w kasie przekraczająca ustaloną wysokość pogotowia podlega odprowadzeniu do banku w dniu jej powstania. Wartości pieniężne przechowywane i transportowane są w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. W zakresie ochrony transportu przestrzegane są zasady i warunki 18

19 określone przepisami ww. rozporządzenia. Przyjmowanie wpłat do kasy odbywa się na podstawie źródłowych dowodów kasowych KP. Ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane zgodnie z art. 24, ust. 5, pkt 3 ustawy o rachunkowości. Zakładowy plan kont obowiązujący w Przedszkolu Miejskim Nr 4 obejmuje następujące : 1) bilansowe: zespołu: 0 011, 013, 020, 071, , 130, 132, 135, , 221, 223, 225, 229, 231, 234, , 401, 402, 403, 404, 405, , 720, , 820, 851, 860 2) pozabilansowe: 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, 999 zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Samorządowe jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie z jednolitymi zasadami ustalonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 613 z późn. zm.), jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad określonych dla tych jednostek w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. 2012, poz z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2012 r. poz. 121). W planie kont jednostek należy uwzględnić obowiązujące ogólne zasady rachunkowości wynikające z ustawy jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad. Zakładowy plan kont musi oprócz wykazu kont syntetycznych zawierać wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do wskazanych kont syntetycznych. Konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Przy ustalaniu wielkości zaangażowania pomocne są dokumenty i sposoby określenia jego wysokości. Jest to konieczne dla rzetelnego określenia wielkości zaangażowania i przeprowadzenia ostatecznej analizy wydatków budżetowych poniesionych do końca roku obrotowego. W Przedszkolu Miejskim Nr 4 na koncie 998 ewidencjonuje się wydatki budżetowe ujęte w planie finansowym jednostki. Ewidencja szczegółowa 998 prowadzona jest według programu firmy DOSKOMP, który dostarcza system do planowania budżetu, używany przez Urząd Miejski i podległe mu jednostki budżetowe. Instrukcja magazynowa wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora z dnia 03 stycznia 2011 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji magazynowej, opracowana została na podstawie: 19

20 1) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz z późn. zm.). W instrukcji określono, że magazyn to wyznaczone przez Dyrektora jednostki jedno lub kilka miejsc do przechowywania i składowania materiałów w jednostce zlokalizowane w pomieszczeniach zamkniętych. Pomieszczenia magazynowe są wyposażone w regały zapewniające właściwe warunki przechowywania oraz składowania materiałów w sposób zapewniający ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. Pomieszczenia magazynowe przeznaczone do składowania materiałów o specjalnych właściwościach technologicznych spełniają warunki, w jakich materiały te powinny być przechowywane. Dotyczy to zwłaszcza żywności oraz środków chemicznych łatwopalnych i żrących. Pracownik pełniący obowiązki magazyniera przyjmuje, bądź wydaje materiały z magazynu na podstawie następujących dowodów obrotu materiałowego: - rachunków lub faktur, - protokołu odbioru, - protokołów komisyjnego przyjęcia, - listów przewozowych, - dowodów magazyn przyjmie. Ewidencja materiałów prowadzona jest na kartotekach ilościowo-wartościowych, a dane ewidencji uzgadniane są okresowo z księgowością. Kontrolę zgodności rzeczywistych stanów zapasów materiałowych przeprowadza się w drodze inwentaryzacji w terminach wynikających z obowiązujących przepisów oraz w razie zamian na stanowisku magazyniera, w przypadku włamania, pożaru lub zalania, a także na skutek innych uzasadnionych okoliczności. W postanowieniu końcowym określono, że wszelkie sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją, a wynikłe z działalności jednostki związanej z funkcjonowaniem magazynu, regulowane są na bieżąco przez Dyrektora Przedszkola. 2. Prawidłowość wynagradzania pracowników w 2013 roku oraz prowadzenie akt osobowych. Temat zbadano w oparciu o ustawę z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2013 r. poz. 675 z późn. zm.), ustawę o systemie oświaty z dnia 07 września 1991 roku (Dz.U. z 2012 r. poz. 979 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 03 lipca 2012 roku (Dz.U. z 2012 r. poz. 790) zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za prace w dniu wolnym od pracy, Uchwałę Nr XXIX/325/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie ustalenia w drodze regulaminu wysokości i zasad przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, wynagradzania za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego niektórych nauczycieli oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowo wychowawczej prowadzonej przez Gminę Miasto Stargard Szczeciński, Uchwałę Nr XXIX/326/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie określenia najniższego wynagrodzenia i wartości punktu dla ustalenia miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowo wychowawczych prowadzonych przez Gminę Miasto Stargard Szczeciński, Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach 20

21 oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński zawarty w dniu 10 maja 1999 roku w Stargardzie Szczecińskim, regulaminu wynagradzania pracowników. Do Przedszkola Miejskiego Nr 4 uczęszcza 133 dzieci, a do oddziałów szkolnych 110 dzieci. Strukturę zatrudnienia w Przedszkolu Miejskim Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim na dzień 30 czerwca 2013 roku przedstawia poniższa tabela: Lp. Stanowisko Ilość osób Ilość etatów 1. - nauczyciel stażysta - nauczyciel kontraktowy - nauczyciel mianowany - nauczyciel dyplomowany , Administracja 3 2,25 3. Obsługa 12 10,75 RAZEM 31 28,27 W trakcie kontroli sprawdzono akta osobowe 19 pracowników, co stanowi 61,29% ogółem zatrudnionych, tj.: 8 pracowników obsługi, 2 pracowników administracji oraz 9 nauczycieli, w tym: 2 kontraktowych, 2 mianowanych i 5 dyplomowanych. Akta osobowe. W wyniku kontroli ww. akt osobowych stwierdzono, że każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych. Dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C), ujmowane w wykazie, numerowane i ułożone w porządku chronologicznym zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 1) część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała: kwestionariusze osobowe, kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, podania o pracę, 2) część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu BHP; przeciwpożarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach; premiach, 3) część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Wysokość wynagrodzenia zasadniczego i składników wynagrodzenia (np.: dodatku za staż pracy, motywacyjnego, premii) wynikające z umowy o pracę, kolejne wymiary wynagrodzeń i inne dokumenty potwierdzające przyznanie poszczególnych składników wynagrodzeń znajdujące się w sprawdzanych aktach osobowych porównano z obowiązującymi przepisami, listami płac z badanego okresu, indywidualnymi kartami wynagrodzeń pracowników, wyciągami bankowymi i stwierdzono, co następuje: 21

22 1) wynagrodzenia pracowników, których akta osobowe kontrolowano, wypłacane były w prawidłowej wysokości i terminach na podstawie umów o pracę i obowiązujących przepisów, 2) listy płac w badanym okresie sporządzał Główny Księgowy, zatwierdzał Dyrektor Przedszkola oraz Starszy Referent Kadr, 3) wykazy godzin ponadnormatywnych nauczycieli sporządzone były przez nauczycieli, a zatwierdzane przez Dyrektora Przedszkola, 4) premie dla pracowników administracji i obsługi naliczane są i wypłacane na podstawie Regulaminu premiowania pracowników administracji i obsługi zatrudnionych w Przedszkolu Miejskim Nr 4. Skontrolowane ww. akta osobowe prowadzone są bez zastrzeżeń. Zachowane są terminy przeprowadzania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ppoż., aktualne są orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, pracownicy posiadają zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności zgodnie z zajmowanym stanowiskiem. Wymiary wynagrodzeń pracowników ustalono zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami w tym zakresie. Zgodnie z 11 ust. 1 i 2 zarządzenia nr 438/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 08 listopada 2012 roku w sprawie określenia zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, w dniu 09 lipca 2013 roku po zakończeniu czynności kontrolnych o ich ustaleniach zapoznano Panią Joannę Szarkiel Dyrektor Przedszkola Miejskiego Nr 4 i Pana Artura Kaczmarczyka Głównego Księgowego. Adnotacja w tej sprawie stanowi załącznik nr 2 do protokołu. 22

23 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 01 lipca 2013 roku. Dyrektor Przedszkola Miejskiego Nr 4 Joanna Szarkiel została poinformowana o przysługującym jej na podstawie zarządzenia nr 438/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 08 listopada 2012 roku o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do: które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia roku. 23