Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim Nr 4 im. Jana Brzechwy w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim Nr 4 im. Jana Brzechwy w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli - do użytku zewnętrznego - i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 27 października do 18 listopada 2014 roku przez Podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim, działających na podstawie upoważnienia nr 31/2014 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 23 października 2014 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w II półroczu 2013 roku. 2. Gospodarka środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za 2013 r. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Joanna Szarkiel, której powierzono stanowisko Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 4 Zarządzeniem Nr 207/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 14 czerwca 2012 roku w sprawie powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim od 01 września 2012 roku do 31 sierpnia 2017 roku. Głównym Księgowym jest Artur Kaczmarczyk zatrudniony na czas nieokreślony od 01 stycznia 2010 roku w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj: ¾ etatu. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielał: 1. Artur Kaczmarczyk Główny Księgowy. 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Regulowaniu zobowiązań w sposób niezgodny z art. 44 ust 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z pózn. zm.). 2. Nienaliczaniu odsetek od nieterminowych płatności za pobyt i wyżywienie dzieci, co jest niezgodne z art. 40 ust 2 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o finansach publicznych. 3. Nieprawidłowej klasyfikacji wydatków dotyczących zakupu materiałów dydaktycznych na 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej, wydatków dotyczących szkolenia nauczycieli na 4240 oraz opłat za usługi związane z zakupem wody do picia dla dzieci i dla pracowników przedszkola na 3020 i 4220, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 4. Nieprzechowywaniu dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości przez okres wskazany w art. 74 ust 2 pkt 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z pózn. zm.). 5. Przyznawaniu części świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w sposób niezgodny z obowiązującym w jednostce Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 3

4 Podstawy formalno prawne funkcjonowania jednostki: 1. Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r., poz.594 z pózn. zm.). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z pózn. zm.). 3. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z pózn. zm.). 4. Ustawa z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz z pózn. zm.). 5. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z pózn. zm.). 6. Protokół dodatkowy Nr 2 zawarty dnia 19 stycznia 2010 r. do Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński z dnia 10 maja 1999 r. 7. Statut Przedszkola Miejskiego Nr 4 im. Jana Brzechwy w Stargardzie Szczecińskim z dnia 29 sierpnia 2014 roku. 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w II półroczu 2013 roku. BUDŻET Na podstawie Zarządzenia nr 01/2013 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 08 stycznia 2013 roku w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2013 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2013 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za II kwartał 2013 roku. Ogółem wydatki budżetowe przedszkola za II kwartał 2013 roku osiągnęły poziom ,59 złotych, co stanowiło 49,04% ogółu zaplanowanych wydatków na 2013 rok. Największa kwota, tj.: ,90 złotych, przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne. Stanowiło to 86,74% ogólnych wydatków w tym okresie. Drugą pozycją wydatków był zakup energii w kwocie złotych, stanowiący 8,51% ogólnych wydatków w tym okresie. Trzecią pozycję stanowił odpis na ZFŚS w kwocie złotych, co stanowiło 4,15% ogólnych wydatków w tym okresie. Pozostałe wydatki w kwocie 5.068,69 złotych przypadły na szkolenia pracowników, podróże służbowe, zakup usług pozostałych oraz zakup pomocy dydaktycznych, które stanowiły 0,62% ogólnych wydatków w tych miesiącach. 4

5 Plan (po zmianach) na 2013 rok Wydatki za II kwartał 2013 rok Plan ogółem , ,59 49,04 Rozdział , ,26 49, wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4260 zakup energii 4300 zakup usług pozostałych 4440 odpisy na ZFŚS , , , , , , ,65 43,60 43, ,23 Rozdział ,69 15, zakup pomocy dydaktycznych 4300 zakup usług pozostałych 4410 podróże służbowe 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej ,03 350,98 % 49,11 70, ,68 2,27 Rozdział , ,64 32, wynagrodzenia osobowe pracowników składki na ubezpieczenia społeczne 447,00 446,94 99, składki na Fundusz Pracy 64,00 63,70 99, odpisy na ZFŚS 6.448,00 Tabela 1. Plan wydatków budżetowych i jego wykonanie za II kwartał 2013 roku. Plan dochodów budżetowych na 2013 rok i wykonanie za II kwartał 2013 roku. Wyszczególnienie Plan na 2013 rok (zł) Wykonanie za II kwartał 2013 roku (zł) Rozdział , ,66 822,76 Wpływy z usług Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów Wpływy do budżetu pozostałości środków finansowych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 205,00 Tabela 2. Plan dochodów budżetowych i jego wykonanie za II kwartał 2013 roku ,62 0,04 145,00 Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w II kwartale 2013 roku. % 70, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 67/2013 z dnia r.): ,18 zł Dochody w II kwartale stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: WB nr 70/2013 z dnia roku WB nr 74/2013 z dnia roku WB nr 76/2013 z dnia roku WB nr 82/2013 za okres roku WB nr 85/2013 za okres roku zł zł zł zł zł 5

6 WB nr 90/2013 za okres roku WB nr 93/2013 za okres roku WB nr 97/2013 z dnia roku WB nr 103/2013 za okres roku WB nr 105/2013 za okres roku WB nr 110/2013 za okres roku WB nr 115/2013 z dnia roku WB nr 119/2013 z dnia roku WB nr 125/2013 z dnia roku zł zł zł zł zł zł zł zł ,00 zł Razem: ,00 zł 1) odsetki od depozytu 0,04 zł 2) wpłata dochodów budżetowych z rachunku dochodów 2.544,45 zł 3) refundacja prowizji bankowych 1 zł 4) refundacja omyłkowo wypłaconego czeku z rachunku budżetu 3.15 zł 5) refundacja wydatków wg protokołu kontroli 579,11 zł 6) refundacja wydatków do wysokości faktury PEC 0,02 zł Ogółem wpływy: ,62 zł Wydatki w II kwartale stanowiły: 1) zrealizowane czeki ,15 zł 2) składki przekazane do ZUS ,35 zł 3) przekazanie dochodów do budżetu 2.689,50 zł 4) wypłata nagrody DEN 6.877,29 zł 5) przekazany podatek dochodowy od osób fizycznych ,00 zł 6) wynagrodzenia pracowników ,47 zł 7) nagrody jubileuszowe 3.651,00 zł 8) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zł 9) materiały dydaktyczne 299,97 zł 10) wydanie blankietu czeków 1 zł 11) koszt wysyłki 55,29 zł 12 zakup czasopisma dla nauczycieli 203,76 zł 13) aktualizacja terapia pedagogiczna w przedszkolu 129,00 zł 14) aktualizacja zajęcia logopedyczne dla przedszkolaków 137,30 zł 15) aktualizacja nadzór pedagogiczny w przedszkolu 147,00 zł Pozycje od numeru 12 do numeru 15 zostały błędnie zaewidencjonowane na 4700,,Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej winno być na 4240,,Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Powyższe jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 16) zajęcia taneczne 70 zł 17) gimnastyka korekcyjna 25 zł 18) zaliczka na ogrzewanie PEC 6.10 zł 19) refundacje wydatków 6

7 w tym: - za materiały dydaktyczne ,06 zł - za energię ,02 zł - za usługi ,69 zł - odpis ZFŚS zł - za szkolenia ,73 zł 20) potrącenia z list płac w tym: - składki członkowskie Solidarność zł - składki PZU-życie ,80 zł - składki AVIVA TU 1.372,14 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej z ZFŚS 7.96 zł - spłata pożyczek KZP zł - tytuł wykonawczy 77,70 zł 21) zwrot niewykorzystanej dotacji w tym: - rozdział ,12 zł - rozdział ,10 zł - rozdział ,36 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 128/2013 za okres r.): ,80 zł zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień roku: zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: RK nr 7/2013 za okres lipca 2013 roku, RK nr 8/2013 za okres sierpnia 2013 roku, RK nr 9/2013 za okres września 2013 roku, RK nr 10/2013 za okres października 2013 roku, RK nr 11/2013 za okres listopada 2013 roku, RK nr 12/2013 za okres grudnia 2013 roku. Na wpływy składały się: - zrealizowane czeki ,15 zł Razem wpływy: ,15 zł Na wydatki składały się: - wypłacone wynagrodzenie ,64 zł - wypłacone nagrody DEN 8.049,51 zł Razem wydatki: ,15 zł Stan środków w kasie na dzień roku (RK nr 12/2013 za okres r.) wynosił: zł 7

8 W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1) Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe, tj.: bankowe dowody wpłat, dowody Kasa Przyjmie i listy płac. 2) Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3) Dowody Kasa Przyjmie opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 4) Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5) Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacana była do kasy Przedszkola w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 cyt. wyżej ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. W jednym przypadku, tj. gotówka podjęta z banku dnia r., została wpłacona do kasy w dniu r. Wyjaśnienie kasjerki stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 6) Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy PM 4 przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 70/ r ,18 7/2013 KP 9/2013 z r ,18 78/ r ,18 8/2013 KP 10/2013 z r ,18 89/ r ,67 9/2013 KP 11/2013 z r ,67 93/ r /2013 KP 534/2013 z r / r ,51 10/2013 KP 12/2013 z r ,51 100/ r ,60 10/2013 KP 13/2013 z r ,60 111/ r ,69 11/2013 KP 14/2013 z r ,69 125/ r ,32 12/2013 KP 15/2013 z r ,32 Tabela 3. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za II półrocze 2013 roku. W dniu r. (WB 93/2013 za okres r.) omyłkowo została wypłacona czekiem kwota 3.15 zł z konta budżetu, wpłacona w tym samym dniu do kasy dochodów. Kwota została zwrócona na rachunek budżetu r. (WB 95/2013 z dnia r.). 7. Terminowość odprowadzania składek ZUS za II półrocze 2013 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Lipiec / r. Sierpień / r. Wrzesień / r. Październik / r. Listopad / r. Grudzień / r. 8. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych za II półrocze 2013 roku. 8

9 Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Lipiec / r. Sierpień / r. Wrzesień / r. Październik / r. Listopad / r. Grudzień / r Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej za II kwartał 2013 roku przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień roku wynosiło zł Symbol konta 101 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo konta jest zgodne z RK nr 12/2013 za okres od roku. 2) Saldo konta 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień roku wynosiło zł Symbol konta 130 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo konta jest zgodne z WB nr 128/2013 za okres od roku. 3) Saldo konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło zł Symbol konta 201 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 3.567, , , , ) Saldo konta 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień roku wynosiło zł Symbol konta 222 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 2.689, , , , ) Saldo konta 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień roku wynosiło zł Symbol konta 223 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,

10 6) Saldo konta 225 Rozrachunki z budżetami na dzień roku wynosiło zł Symbol konta 225 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ) Saldo konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,02 zł Symbol konta 229 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,02 Saldo konta stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 rok, odprowadzonych do ZUS dnia r. (WB nr 06/2014 z dnia roku). 8) Salda Kont zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządowych, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289 z późn. zm.), na koniec roku obrotowego przenosi się na konto 860 Wynik finansowy, w związku z powyższym na dzień r., konta te nie wykazują sald. RACHUNEK DOCHODÓW I WYDATKÓW NIMI FINANSOWANYCH. Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy z dnia 07 września 1991 roku o systemie oświaty w Przedszkolu Miejskim nr 4 został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale Przedszkola i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego Nr 4 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) opłaty za pobyt i za wyżywienie dzieci. Środki gromadzone przez Przedszkole Miejskie Nr 4 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 2) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 3) zakup produktów żywnościowych, 4) szkolenie pracowników, 10

11 5) inne wydatki związane z działalnością Przedszkola. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za II półrocze 2013 roku przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdanie półroczne Rb 34S. Rozdział dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki Plan na 2013 rok Wykonanie za II półrocze 2013 roku 7.105, ,24 47,00 % 355,25 57,62 47 Ogółem ,24 59,11 Tabela 4. Plan dochodów na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za II półrocze 2013 roku. Ogółem wydatki za II półrocze 2013 roku z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdania półroczne Rb-34S wpływy do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4220 zakup produktów żywnościowych 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 podróże służbowe krajowe 4430 różne opłaty i składki 4700 szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej Plan na 2013 rok 0, Wydatki za II półrocze 2013 roku 0, ,72 137,52 20, , , , , , , ,94 772, ,29 849, ,03 % ,33 13,76 4,16 52,38 88,71 85,49 54,00 6,69 95,93 66,85 62,49 77,30 56,12 94,41 29,30 Ogółem , ,31 59,12 Tabela 5. Plan wydatków na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za II półrocze 2013 roku Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 111/2013 za okres r.): ,47 zł Dochody za II półrocze 2013 roku stanowiły: 1) opłaty za pobyt i wyżywienie dzieci ,51 zł 2) odsetki od nieterminowych płatności za pobyt i wyżywienie dzieci 17,70 zł 3) odprowadzenie gotówki do banku ,68 zł 4) refundacja wydatków ,50 zł 5) zwrot odpisu ZFŚS zł 6) zwrot nadpłaty dot. materiałów do remontu chodników 82,95 zł 11

12 Ogółem wpływy: ,34 zł Wydatki za II półrocze 2013 roku stanowiły: 1) opłaty bankowe 1.004,46 zł 2) zakup produktów żywnościowych ,82 zł 3) zakup pomocy dydaktycznych, książek i zabawek 3.934,80 zł 4) dopłata do szkolenia rady pedagogicznej 32 zł 5) zakup środków czystości ,71 zł 6) przekazanie dochodów do budżetu 2.544,45 zł 7) zwrot nadpłaty za przedszkole 212,65 zł 8) zapłacone odsetki od nieterminowo płaconych zobowiązań 13,91 zł Wyjaśnienie Głównego księgowego wraz z kopią dowodu wpłaty kwoty 13,91 zł do kasy stanowi załącznik nr 2 do protokołu. 9) remont chodników ,95 zł 10) naprawa kserokopiarki 184,50 zł 11) zakup tonera 966,89 zł 12) zakup gazu 1.963,54 zł 13) zakup energii elektrycznej 3.818,51 zł 14) zakup energii cieplnej ,57 zł 15) wypłata gotówki czekiem ,18 zł 16) zakup wody pitnej dla pracowników i dzieci 639,39 zł Błędnie zaewidencjonowano opłaty za usługi związane z zakupem wody do picia dla pracowników przedszkola i dla dzieci (dzierżawa mini barku, kaucja za butle, wymiana części) na 3020,,wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń oraz na 4220 zakup środków żywności, w kwocie 107,18 winno być na 4300,,zakup usług pozostałych. Powyższe jest niezgodne z cyt. wyżej rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 17) aktualizacja programu nadzór pedagogiczny w przedszkolu 194,70 zł 18) aktualizacja programów: terapia pedagogiczna w przedszkolu i zajęcia logopedyczne 266,30 zł Pozycje 17 i 18 zostały błędnie zaewidencjonowanie na 4700,,szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej winno być na 4240,,zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Powyższe jest niezgodne z cyt. wyżej rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 19) refundacja czeku omyłkowo wypłaconego z konta budżetu 3.15 zł 20) refundacja prowizji bankowych zł 21) refundacja wydatków wg protokołu kontroli 579,11 zł 22) wywóz nieczystości 907,83 zł 23) dostęp do sieci Internet 474,00 zł 24) rozmowy ze stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 556,97 zł 25) badania profilaktyczne pracowników 619,00 zł 26) wywóz odpadów kuchennych 706,32 zł 12

13 27) dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków 3.618,45 zł 28) obsługa serwisowa systemu rejestracji czasu pobytu dzieci 1.476,00 zł 29) monitorowanie obiektu 1.248,45 zł 30) zakup materiałów biurowych 1.002,90 zł 31) konserwacja dźwigu 90 zł 32) zakup licencji na użytkowanie i aktualizację programów dla gł. księg zł 33) wymiana akumulatora w rejestratorze domofonu 86,10 zł 34) utworzenie i utrzymanie strony internetowej przedszkola 849,00 zł 35) dostęp do inforlex 2.564,55 zł 36) zakup zabawek do ogródka przedszkolnego 4.00 zł 37) opłata za usługi BHP 1.476,00 zł 38) zajęcia z gimnastyki korekcyjnej 187,50 zł 39) zajęcia taneczne 35 zł 40) koszt wysyłki i transportu 145,15 zł 41) usługi informatyczne 3.247,20 zł 42) refundacja wydatków do wysokości FV PEC 0,02 zł 43) zakup kserokopiarki 3.319,77 zł 44) zakup wyposażenia kuchni 4.144,66 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 194/2013 z dnia r.) ,31 zł zł 2.2. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 13/2013) zł Kontrolą objęto raporty kasowe za okres od lipca do grudnia 2013 roku: RK nr 13/2013 z dnia 01 lipca 2013 roku, RK nr 14/2013 za okres lipca 2013 roku, RK nr 15/2013 za okres sierpnia 2013 roku, RK nr 16/2013 za okres września 2013 roku, RK nr 17/2013 za okres września 2013 roku, RK nr 18/2013 za okres października 2013 roku, RK nr 19/2013 za okres października 2013 roku, RK nr 20/2013 za okres listopada 2013 roku, RK nr 21/2013 za okres listopada 2013 roku, RK nr 22/2013 za okres grudnia 2013 roku, RK nr 23/2013 za okres grudnia 2013 roku. Na wpływy składały się: - wpłata gotówki podjętej z rachunku bankowego ,18 zł - wpłaty za pobyt dziecka w przedszkolu ,44 zł - zwrot nadpłaty za żywność Mlekovita 0,70 zł - zwrot zaliczki 2.50 zł Ogółem wpływy: ,32 zł Na wydatki składały się: - wpłaty na rachunek bankowy nadwyżki kasowej ,14 zł 13

14 - listy polecone 31,10 zł - zakup biletów MZK 24 zł - zakup materiałów dla konserwatora 2.419,46 zł - zakup paliwa do kosiarki 29,12 zł - wyposażenie kuchni 863,39 zł - zakup talerzy i kubków do przedszkola 731,43 zł - środki czystości 318,50 zł - zwrot nadpłat za przedszkole 2.643,60 zł - badania okresowe pracowników 445,00 zł - zakup produktów żywnościowych 3.540,09 zł - zajęcia z rytmiki 2.70 zł - zakup odzieży i obuwia profilaktycznego dla pracowników 282,30 zł - zaliczka stała 2.50 zł - znaki opłaty sądowej 5 zł - plandeki na piaskownice 81,99 zł - zakup materiałów dydaktycznych 49,40 zł - opłata bankowa opłacenie FV w agencji PKO 2,50 zł Ogółem wydatki: ,02 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 23/2013 za okres r.): zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) i podpisane przez osobę odpowiedzialną za te wskazania. 3. Faktury zakupu podpisane były pod względem formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. Opisane pod względem celowości zakupu. 4. W jednostce zobowiązania regulowane są w sposób niezgodny z art. 44 ust 3 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o finansach publicznych, w którym zapisano, że,, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Z przepisu tego wynika, iż płatności powinny być dokonywane ściśle w terminach, w których wykonanie świadczenia jest wymagane, tj. zarówno nie później, lecz także i nie wcześniej. Brak jest jakiegokolwiek uzasadnienia, z punktu widzenia wykonywania planu finansowego jednostki, na dokonywanie zapłaty wcześniej, niż kontrahent tego wymaga. W PM4 wiele faktur płaconych jest po wyznaczonym terminie płatności, co w niektórych przypadkach skutkuje naliczeniem odsetek za zwłokę przez kontrahentów. Zdarzają się także sytuacje, że zobowiązania płacone są z bardzo dużym wyprzedzeniem. Dla przykładu: r. (WB 134/2013 z dnia r.) zapłacono z góry faktury za gaz do miesiąca czerwca 2014 r. wymagany termin płatności ostatniej faktury to r. 14

15 5. W jednostce nie nalicza się odsetek od nieterminowych płatności za pobyt i wyżywienie dzieci, co jest niezgodne z art. 40 ust 2 pkt 3 cyt wyżej ustawy o finansach publicznych. Wyjaśnienie Dyrektora PM4 stanowi załącznik nr 3 do protokołu. 6. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 7. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacana była do kasy Przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. 8. Dowody Kasa Przyjmie i Kasa Wypłaci opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 9. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 116/ ,80 14/2013 KP 466/13 z ,80 117/ /2013 KP 467/13 z / ,77 16/2013 KP 507/13 z ,77 93/ /2013 KP 534/13 z / ,50 19/2013 KP 596/13 z ,50 177/ ,44 21/2013 KP 646/13 z ,44 193/ ,67 23/2013 KP 681/13 z ,67 Tabela 6. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za II półrocze 2013 roku Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień roku wynosiło zł Symbol konta 101 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Zaniżono obroty na koncie 101 Kasa po stronie Ma, o kwotę 0,30 zł. Wyjaśnienie kasjerki stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Saldo konta jest zgodne z saldem wykazanym w RK nr 23/2013 za okres roku. 2) Saldo konta 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień roku wynosiło zł Symbol konta 132 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo konta jest zgodne z WB nr 194/2013 z dnia roku. 3) Saldo konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło po stronie Ma 2.909,38 zł Symbol konta 201 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , , ,96 15

16 Saldo konta stanowią: 1. Po stronie Wn: - nadpłata za wywóz śmieci MPGK w kwocie 132,68 zł, - niedopłaty za pobyt dzieci w kwocie 4.359,26 zł. 2. Po stronie Ma: - materiały szkoleniowe i koszty wysyłki (ochrona danych), FV /13 na kwotę 109,00 zł, - pomoce dydaktyczne - Centrum Edukacyjne Bliżej Przedszkola, FV 12/1424/2013 na kwotę 275,00 zł, - wywóz odpadów (ochrona danych), FV 878/2013 na kwotę 142,56 zł, - zakup żywności (ochrona danych), FV 1034/2013 na kwotę 807,10 zł, - zakup żywności (ochrona danych), FV 46554/12/2013 na kwotę 680,46 zł, - zakup wody do picia dla dzieci i pracowników przedszkola Nestle, FV /2013 na kwotę 15,38 zł, - zakup wody i odprowadzenie ścieków MPGK, FV /S10/2013 na kwotę 548,81 zł, - niedopłata za ogrzewanie PEC 0,03 zł, - zakup żywności INEX, FV 42756/12/2013 na kwotę 343,73 zł, - materiały dydaktyczne (ochrona danych), FV 03777/12/2013 na kwotę 119,99 zł, - nadpłaty za pobyt dzieci w kwocie 2.817,90 zł. 4) Salda Kont zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie, zgodnie z cyt. wyżej rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządowych, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, na koniec roku obrotowego przenosi się na konto 860 Wynik finansowy, w związku z powyższym na dzień r., konta te nie wykazują sald. 3. W związku z dużą liczbą zobowiązań płaconych po terminie kontroli poddano 2 miesiące roku bieżącego, tj. czerwiec i wrzesień 2014 r Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 88/2014 za okres od r.): 4.904,62 zł Dochody za czerwiec 2014 roku stanowiły: 1) opłata za pobyt i wyżywienie dzieci 9.407,80 zł 2) odprowadzenie gotówki do banku 9.774,04 zł 3) refundacja wydatków ,04 zł 4) za wynajem pomieszczeń 20 zł Ogółem wpływy: ,88 zł Wydatki za czerwiec 2014 roku stanowiły: 1) opłaty bankowe 205,80 zł 2) zakup produktów żywnościowych ,25 zł 3) zakup pomocy dydaktycznych, książek i zabawek 84,99 zł 4) szkolenia pracowników 32 zł 5) zakup środków czystości 931,85 zł 16

17 6) usługi kominiarskie 599,63 zł 7) serwis p-poż 602,70 zł 8) dyplomy dla dzieci 117,30 zł 9) zakup energii elektrycznej 1.330,08 zł 10) zakup energii cieplnej 2.975,72 zł 11) wypłata gotówki czekiem 1.255,07 zł 12) zakup wody pitnej dla pracowników i dzieci 116,47 zł Błędnie zaewidencjonowano opłaty za usługi związane z zakupem wody do picia dla pracowników przedszkola i dla dzieci (dzierżawa mini barku, kaucja za butle, wymiana części) na 4220 zakup środków żywności, w kwocie 15,38 zł - winno być na 4300,,zakup usług pozostałych. Powyższe jest niezgodne z cyt. wyżej rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 13) aktualizacja programu nadzór pedagogiczny w przedszkolu 181,58 zł 14) aktualizacja programów: terapia pedagogiczna w przedszkolu i zajęcia logopedyczne 277,30 zł Pozycje 13 i 14 zostały błędnie zaewidencjonowanie na 4700,,szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej winno być na 4240,,zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Powyższe jest niezgodne z cyt. wyżej rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 15) wywóz nieczystości 259,38 zł 16) dostęp do sieci Internet 59,00 zł 17) rozmowy ze stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 88,37 zł 18) badania profilaktyczne pracowników 82,00 zł 19) wywóz odpadów kuchennych 182,74 zł 20) za dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków 1.083,11 zł 21) obsługa serwisowa systemu rejestracji czasu pobytu dzieci 738,00 zł 22) monitorowanie obiektu 178,35 zł 23) konserwacja dźwigu 15 zł 24) za wykonanie pieczątek 265,78 zł 25) opłata za usługi BHP 246,00 zł 26) zajęcia z gimnastyki korekcyjnej i zajęcia taneczne 475,00 zł 27) koszt wysyłki i transportu 63,19 zł 28) usługi informatyczne 369,00 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 105/2014 za okres r.) 3.2. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 11/2013 za okres r.) ,66 zł ,84 zł 2.00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: 17

18 RK nr 11/2013 za okres czerwca 2014 roku, RK nr 12/2013 za okres czerwca 2014 roku, Na wpływy składały się: - wpłata gotówki podjętej z rachunku bankowego 1.255,07 zł - wpłaty za pobyt dziecka w przedszkolu 5.271,05 zł - zwrot nadpłaty za śmieci za 2013 r. 2,99 zł - zwrot zaliczki 2.50 zł Ogółem wpływy: 9.029,11 zł Na wydatki składały się: - wpłaty na rachunek bankowy nadwyżki kasowej 9.774,04 zł - zakup znaczków pocztowych 35,00 zł - zakup materiałów dla konserwatora 11,96 zł - zakup paliwa do kosiarki 25,00 zł - zakup produktów żywnościowych 251,61 zł - zajęcia z rytmiki 90 zł - zakup materiałów dydaktycznych 31,50 zł Ogółem wydatki: ,11 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 12/2014 za okres r.): 3.3. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 133/2014 za okres r.): zł ,91 zł Dochody za wrzesień 2014 roku stanowiły: 1) opłata za pobyt i wyżywienie dzieci ,40 zł 2) odprowadzenie gotówki do banku 7.855,51 zł 3) refundacja wydatków ,76 zł 4) zwrot przelewu błędny numer konta 10 zł Wydatki za wrzesień 2014 roku stanowiły: Ogółem wpływy: ,67 zł 1) opłaty bankowe 167,00 zł 2) zakup produktów żywnościowych ,39 zł 3) zwrot nadpłaty 2.353,50 zł 4) zakup dzienników 252,77 zł 5) zakup środków czystości 1.084,03 zł 6) naprawa kserokopiarki 381,30 zł 7) rytmika 65 zł 8) zakup energii cieplnej 1.708,34 zł 9) wypłata gotówki czekiem 4.353,09 zł 10) zakup wody pitnej dla pracowników i dzieci 15,38 zł 18

19 Błędnie zaewidencjonowano opłaty za usługi związane z zakupem wody do picia dla pracowników przedszkola i dla dzieci (dzierżawa mini barku, kaucja za butle, wymiana części) na 4220 zakup środków żywności, w kwocie 15,38 zł - winno być na 4300,,zakup usług pozostałych. Powyższe jest niezgodne z cyt. wyżej rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 11) aktualizacja programu nadzór pedagogiczny w przedszkolu 181,58 zł Błędnie zaewidencjonowano na 4700,,szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej winno być na 4240,,zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Powyższe jest niezgodne z cyt. wyżej rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 12) wywóz nieczystości 129,69 zł 13) dostęp do sieci Internet 59,00 zł 14) rozmowy ze stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 190,60 zł 15) badania profilaktyczne pracowników 34 zł 16) za dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków 231,57 zł 17) monitorowanie obiektu 178,35 zł 18) konserwacja dźwigu 15 zł 19) opłata za usługi BHP 246,00 zł 20) koszt wysyłki i transportu 46,68 zł 21) usługi informatyczne 738,00 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 149/2014 za okres r.) 3.4. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 15/2013 za okres r.) ,27 zł ,31 zł 2.00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: RK nr 15/2013 za okres września 2014 roku, RK nr 16/2013 za okres września 2014 roku, Na wpływy składały się: - wpłata gotówki podjętej z rachunku bankowego 4.353,09 zł - wpłaty za pobyt dziecka w przedszkolu 7.322,46 zł - zwrot zaliczki 2.50 zł Ogółem wpływy: ,55 zł Na wydatki składały się: - wpłaty na rachunek bankowy nadwyżki kasowej ,46 zł - zwrot nadpłaty 624,20 zł - zakup materiałów dla konserwatora 236,93 zł 19

20 - zakup paliwa do kosiarki 24,99 zł - zakup produktów żywnościowych 2.855,59 zł - prowizja za opłacenie rachunku w agencji PKO 5,00 zł - koszty wysyłki 34,00 zł - zakup materiałów dydaktycznych 89,00 zł - zakup tablic korkowych 189,00 zł - wyposażenie kuchni 9,50 zł - odzież dla pracowników 225,65 zł - klej do podklejania wykładzin na grupach 59,23 zł Ogółem wydatki: ,55 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 16/2014 za okres r.): zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) i podpisane przez osobę odpowiedzialną za te wskazania. 3. Faktury zakupu podpisane były pod względem formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. Opisane pod względem celowości zakupu. 4. Zobowiązania regulowano w sposób niezgodny z art. 44 ust 3 pkt 3 cyt wyżej ustawy o finansach publicznych. W kontrolowanym okresie nie stwierdzono płacenia odsetek od nieterminowo regulowanych zobowiązań. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacana była do kasy Przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. 7. Dowody Kasa Przyjmie i Kasa Wypłaci opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 8. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 104/ ,07 12/2014 KP 302/13 z ,07 149/ ,09 16/2014 KP 368/13 z ,09 Tabela 7. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za 2 miesiące 2014 roku. 20

21 II. Gospodarka środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za 2013 rok. Kontrolą objęto gospodarkę finansową za okres od stycznia do grudnia 2013 roku. Temat ten zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzony z dniem 01 czerwca 2007 roku, preliminarz wydatków na rok 2013, ewidencję księgową, faktury VAT, wnioski o przyznanie pożyczek na cele mieszkaniowe, wnioski o przyznanie świadczeń na wypoczynek pracowników, oświadczenia o dochodach za 2013 rok. Świadczenia są udzielane na wniosek osób uprawnionych, w którym musi znajdować się oświadczenie pracownika (emeryta) o dochodach opiniowane przez komisję socjalną i zatwierdzane przez pracodawcę. Zasady wykorzystywania środków funduszu oraz ich podział na poszczególne rodzaje działalności ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy w oparciu o art. 27 ust. 1 i art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2014 r., poz. 167 ze zm.), Działalność socjalna prowadzona jest w oparciu o roczny plan dochodów i wydatków sporządzony przez pracodawcę, uzgodniony z zakładową komisją, o której mowa w 4 regulaminu. Plan ten jest ustalany corocznie w wterminie do końca lutego i zawiera podział środków na poszczególne rodzaje działalności (preliminarz). Środki Funduszu mogą być przeznaczone na finansowanie: Wypoczynku urlopowego organizowanego przez pracowników we własnym zakresie (wczasy indywidualne turystyczno-wędrowne, tzw. wczasy pod gruszą ), świadczenia urlopowe dla nauczycieli, wypoczynku krajowego dla pracowników i członków ich rodzin, przede wszystkim w dni wolne od pracy, organizowane w formie turystyki grupowej, np. wycieczek, pielgrzymek, rajdów itp., działalności kulturalno oświatowej organizowanej w formie imprez artystycznych i kulturalnych lub dofinansowania zakupu biletów wstępu na te imprezy, działalności sportowo rekreacyjnej organizowanej w postaci różnych ogólnodostępnych form rekreacji ruchowej dofinansowywanych z Funduszu spartakiad, festynów, kuligów, majówek, wyjazdów na grzybobranie itp., lub na zakup biletów wstępu na imprezy rekreacyjne i sportowe (np. na pływalnię, na ćwiczenia gimnastyczne, na mecze sportowe itp.), pomoc rzeczową i pieniężną przyznawaną osobom znajdującym się w ciężkiej sytuacji materialnej, zakup paczek mikołąjkowych dla dzieci pracowników (od 1-go roku życia do ukończenia 14 lat), zapomogi pieniężne udzielane w nagłych wypadkach losowych, pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie. Ze świadczeń Funduszu mogą korzystać: pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, powołania, wyboru, mianowania, pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych i zdrowotnych, emeryci i renciści byli pracownicy Przedszkola, członkowie rodzin osób uprawnionych (uprawnieni członkowie rodzin, są szczegółowo wymienieni w Regulaminie), Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. 21

22 Wstępnej kwalifikacji wniosków o udzielenie pomocy z funduszu dokonuje komisja socjalna. Decyzję o przyznaniu świadczeń podejmuje Dyrektor przedszkola, w uzgodnieniu z przedstawicielem organizacji związkowej. Świadczenia socjalne nie są świadczeniami należnymi, mają charakter uznaniowy, a nie obowiązkowy. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2013 za okres r.): 937,99 zł Wpływy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowiły: 1) odpis socjalny ,00 zł 2) spłata pożyczek mieszkaniowych zł 3) odsetki bankowe 0,13 zł Ogółem wpływy: ,13 zł Wydatki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowiły: 1) gotówka pobrana czekiem z rachunku bankowego ,91 zł 2) wypłata pożyczek mieszkaniowych zł 3) podatek dochodowy od osób fizycznych 9.059,00 zł 4) świadczenia urlopowe i dofinansowanie do urlopu ,59 zł 5) świadczenia świąteczne 4.496,00 zł 6) usługa gastronomiczna 2.179,00 zł 7) usługa autokarowa 39 zł 8) zwrot odpisu 5.00 zł 9) zwrot podwójnie potrąconej pożyczki 105,00 zł Razem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 40/2013 za okres r.): ,50 zł 2.224,62 zł Gospodarka kasowa ZFŚS w 2013 r. Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe od stycznia do grudnia 2013 roku: 1) RK Nr 1/2013 za okres r., 2) RK Nr 2/2013 za okres r., Stan środków w kasie na dzień r. (RK Nr 1/2013 za okres r.): zł Na wpływy składały się: 1) pobranie gotówki czekiem z rachunku bankowego ,91 zł Razem wpływy: ,91 zł 22

23 Na wydatki składały się: 1) wypłata świadczeń świątecznych dla pracowników i emerytów ,00 zł 2) świadczenia urlopowe i dofinansowanie do wypoczynku 4.987,91 zł Razem wydatki: ,91 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK Nr 2/2013 za okres r.): zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 2. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 3. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Faktury zakupu podpisane były pod względem formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 5. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i odbierającej. 6. Przyznawanie tylko części świadczeń (świadczenia urlopowe i dofinansowanie do urlopu oraz świadczenia świąteczne) z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Powyższe jest niezgodne z obowiązującym w jednostce Regulaminem ZFŚS oraz art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym funduszu socjalnym (Dz.U. z 2012 poz. 592 z późn. zm.). 7. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego była wpłacana do kasy przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości, co przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota RK Nr gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 17/ r ,91 1/2013 KP nr 1/13 z r ,91 37/ r ,00 2/2013 KP nr 2/13 z r ,00 Tabela 8. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za 2013 rok. Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej przedstawiają poniższe tabele. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień r. wynosiło: zł Symbol konta 101 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty od stycznia do grudnia 2013 roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo konta jest zgodne z RK Nr 2/2013 za okres roku. 23

24 2) Saldo konta 135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia na dzień r. wynosiło po stronie: Wn 2.224,62 zł Symbol konta 135 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty od stycznia do grudnia 2013 roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,62 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 40/2013 za okres roku. 3) Saldo konta 225 Rozrachunki z budżetami na dzień r. wynosiło: zł Symbol konta 225 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty od stycznia do grudnia 2013 roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , Podatek dochodowy od osób fizycznych od świadczeń socjalnych wypłaconych w grudniu w wysokości 4.206,00 zł zapłacony r. (WB 39/2013 za okres r.) został zaewidencjonowany bezpośrednio na koncie 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, z pominięciem konta 225 Rozrachunki z budżetami. 4) Saldo konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień r. wynosiło po stronie: Wn ,00 zł Symbol konta 234 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty od stycznia do grudnia 2013 roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 6.315, , ,00 - Saldo konta stanowią należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych. 5) Saldo konta 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dzień roku wynosiło po stronie: Ma ,82 zł Symbol konta 851 Obroty za II półrocze 2013 roku Obroty od stycznia do grudnia 2013 roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,62 Saldo konta wyraża stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W terminie do 31 maja 2013 roku przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 75% równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2013 rok, a do dnia 30 września 2013 roku pozostałe 25% (łącznie 100%) równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2013 rok przewidzianych w myśl art. 6 ust. 2 cyt. wyżej ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Naliczenie Funduszu stanowi załącznik nr 5 do protokołu. W przedstawionym naliczeniu funduszu kwota wykonanego odpisu, różni się od kwoty naliczonej. Zgodnie z obowiązującymi w tej materii przepisami: cyt wyżej ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 09 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. Nr 43, poz. 349 z późn zm.) oraz innymi, planowany roczny odpis należy 24

25 skorygować do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników. Odpis na osoby niepełnosprawne jak również odpis naliczany przez pracodawców sprawujących opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, są odpisami fakultatywnymi. W żadnych z przytoczonych tu aktów prawnych nie wskazano granic tolerancji odnośnie odpisu wykonanego a skorygowanego na koniec roku, nie wskazano też możliwości tworzenia odpisów fakultatywnych częściowo. W związku z powyższym jeżeli został wykonany wyższy odpis niż naliczony po skorygowaniu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników, kwotę nadwyżki należy zwrócić do budżetu, jeśli odpis wykonany jest niższy, kwotę tą należy przekazać na rachunek bankowy ZFŚS. Wyjaśnienie głównego księgowego wraz z naliczeniem funduszu stanowi załącznik nr 5 do protokołu. Funkcjonujące w jednostce procedury wewnętrzne sprawdzono pod względem ich zgodności z obowiązującymi przepisami. Zasady (polityka) rachunkowości. W dniu 13 września 2014 roku Dyrektor Przedszkola Miejskiego Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim Zarządzeniem Nr 4/2014 wprowadziła dokumentację dotyczącą zasad (polityki) rachunkowości, która zawiera: 1) zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, 2) obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, 4) system ochrony danych w jednostce. Załącznikami do niniejszej dokumentacji są: a) zakładowy plan kont, b) instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, c) instrukcja inwentaryzacyjna, d) instrukcja kontroli finansowej, e) instrukcja obrotu drukami ścisłego zarachowania. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości została opracowana na podstawie aktualnych przepisów ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Podczas przeprowadzanej kontroli badano dokumentację dotyczącą roku 2013, do której kontrolującym dołączono zasady (politykę) rachunkowości opisaną powyżej. Kontrolujący zostali poinformowani, że poprzednia polityka rachunkowości została poprawiona i wyrzucona. Zgodnie z art. 74 ust 2 pkt 5 cyt wyżej ustawy o rachunkowości, dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowuje się przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności. Samorządowe jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie z jednolitymi zasadami ustalonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 613 z późn. zm.), jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad określonych dla tych jednostek w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. 2012, poz z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra 25