Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nr 1 w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK. 3, 6/ 09121/2010 do użytku zewnętrznego Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nr 1 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 18 lutego do 26 lutego 2010 roku przez inspektorów Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 10/2010 z dnia 15 lutego 2010 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2010 roku. 2. Prawidłowość wynagradzania pracowników w okresie roku oraz prowadzenie akt osobowych. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Jadwiga Roszak, której powierzono stanowisko dyrektora Szkoły Podstawowej nr 1 Zarządzeniem nr 191/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 21 maja 2008 roku na okres od 01 września 2008 roku do 31 sierpnia 2013 roku. Główną księgową w Szkole Podstawowej nr 1 jest Helena Nagórna zatrudniona od 01 kwietnia 1996 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielały: 1) Helena Nagórna Główna księgowa. 2) (ochrona danych) Starsza księgowa ds. płac 2

3 Wnioski W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na : 1. Nieprzestrzeganiu rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami) w zakresie błędnego grupowania dokumentów w poszczególnych częściach akt (A,B,C) oraz niezachowaniu porządku chronologicznego grupowanych dokumentów związanych z zatrudnieniem i przebiegiem pracy zatrudnionego. 3

4 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za miesiąc styczeń 2010 roku. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Ogółem wydatki budżetowe szkoły w miesiącu styczniu osiągnęły poziom ,95 złotych, co stanowiło 6,09% ogółu zaplanowanych wydatków na 2010 rok. Największa kwota to ,22 złotych, która przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne. Stanowiło to 94,65% ogólnych wydatków w tym miesiącu. Drugą pozycją wydatków były zakupy materiałów i usług na kwotę 8.901,73 złotych, co stanowiło 5,35% ogólnych wydatków w miesiącu styczniu. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela. Plan w zł Wydatki w zł % Rozdział , ,39 6, wyd. osob. niezal. do wyn wynagrodzenia osob dod. wynagr. roczne 4110 składki na ubezpieczenia 4120 skł. na Fund. Pracy 4210 zak. mater. i wyposaż zak. pomocy nauk zakup energii 4270 zak. usł. remont zak. usł. zdrowot zak. usł. pozost zak. usł. dost. Internet 4370 opł. z tyt. usł. telek podróże służbowe 4440 odpis na ZFŚS 4740 zak. mat.papier zak. akc. komput , , , , , , , , , , , ,81 624, , ,23 89,00 483,15 65,00 3,42 7,23 6,85 6,96 10,43 15,62 1,03 8,76 8,33 8,78 2,17 Rozdział ,89 4, wynagrodzenia osob dod. wynagr. roczne 4110 składki na ubezpieczenia 4120 skł. na Fund. Pracy 4210 zak. mater. i wyposaż zakup pomocy nauk zak. usł. zdrowot zakup usług 4440 odpis na ZFŚS , , , , , , ,37 99,03 10,49 Dział , ,28 6,14 6,36 0,85 0,58 4

5 Rozdział ,67 5, wyd. osob. niezal. do wyn wynagrodzenia osob dod. wynagr. roczne 4110 składki na ubezpieczenia 4120 skł. na Fund. Pracy 4280 zak. usł. zdrowot odpis na ZFŚS , , , , , ,67 7,30 Rozdział składki na ubezpieczenia 4120 skł. na Fund. Pracy 4170 wynadr. bezosob zak. mater. i wyposaż zakup usług 467,00 73, Rozdział stypendia dla uczniów 2.50 Dział ,67 5,06 Ogółem , ,95 6,09 Powyższa tabela została opracowana w oparciu o sprawozdanie Rb28S z wykonania planów wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego. Sprawozdanie sporządzone zostało zgodnie z zasadami przewidzianymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Podstawą sporządzonego sprawozdania są rzetelnie prowadzone księgi rachunkowe. Szczegółowej analizie poddano dokumenty księgowe za miesiąc styczeń 2010 roku Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2010) zł Wpływy za miesiąc styczeń 2010 roku stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego WB nr 1/2010 za okres r zł WB nr 4/2010 za okres r zł WB nr 8/2010 z dnia r zł Razem: zł 2) odsetki bankowe 0,42 zł 5

6 3) przelewy na rachunek bankowy z tytułu wynajmu 139,45 zł 4) zwrot wynagrodzenia PUP 650,72 zł Ogółem wpływy ,59 zł Rozchody za miesiąc styczeń i luty 2009 roku stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 38 zł 2) zrealizowane czeki 1.00 zł 3) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne ,85 zł 4) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych 5.00 zł 5) zapłacone faktury na kwotę 7.863,33 zł w tym: za energię cieplną 1.174,94 zł dzierżawa dystrybutora 26,84 zł wywóz nieczystości 551,90 zł zakup wody pitnej dla pracowników 341,60 zł za rozmowy telefoniczne stacjonarne 483,15 zł opłata za wodę 173,00 zł archiwizacja elektroniczna dokumentów 8 zł opłata za basen (nauka pływania) 2.097,20 zł prenumerata prasy 623,81 zł opłata za ścieki 370,45 zł odśnieżanie dachu szkoły 1.07 zł zakup pamięci do komputerów 65,00 zł zakup pomocy dydaktycznych (plansze, prasa) 624,60 zł ksero testów kompetencyjnych dla uczniów 91,84 zł opłata za Internet 89,00 zł 6) wynagrodzenia pracowników ,93 zł 7) potrącenia z list płac 8.332,01 zł w tym: składki członkowskie ZNP 161,71 zł składki PZU 1.540,55 zł spłata pożyczki mieszkaniowej 4.039,75 zł spłata pożyczki KZP 2.59 zł Ogółem rozchody ,12 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 10/ ,47 zł 6

7 1.2. Stan środków w kasie na dzień r. zł Kontrolą objęto raporty kasowe za styczeń 2010 roku: RK nr 1 z dnia r Na przychody składały się: wpłaty gotówki z banku do kasy z tytułu zrealizowanych czeków na kwotę 1.00 zł spłata pożyczki mieszkaniowej 13 zł wpłata za dzierżawę pomieszczeń 10 zł wpłata darowizny (na j. obce, mleko, rytmikę, półkolonie) 1.687,00 zł Razem: 2.917,00 zł Na rozchody składały się: przekazanie wpłat za dzierżawę pomieszczeń 10 zł przekazanie wpłaty darowizny 1.601,00 zł przekazanie spłat za pożyczkę mieszkaniową 216,00 zł zakup znaczków pocztowych 152,50 zł Razem: 2.069,50 zł Stan środków na dzień r. ( RK nr 1 z dnia r. ) 847,50 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1) Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury, dowody Kasa Przyjmie i bankowe dowody wpłat. 2) Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach ( dekretacja ) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3) Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4) Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 7

8 5) Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 6) Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7) Pogotowie kasowe dla Szkoły Podstawowej Nr 1 w Stargardzie Szczecińskim zostało ustalone przez Dyrektora w wysokości 1.00 złotych (słownie: jeden tysiąc złotych). Nie stwierdzono przekroczenia kwoty pogotowia kasowego Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień r. wynosiło po stronie Wn 847,50 zł , ,50 847,50 Saldo jest zgodne z RK nr 1 z dnia roku. 2) Saldo 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych na dzień r. wynosiło po stronie Wn ,47 zł , , ,47 Saldo jest zgodne z WB nr 10/2010 z dnia roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień r. wynosiło po stronie Ma 494,88 zł , , ,33 494,88 Saldo stanowią: Wn Ma OSM Czarnków (mleko) 494,88 zł 8

9 4) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień r. wynosiło po stronie Ma zł Saldo stanowią otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego. 5) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień r. wynosiło po stronie Ma ,00 zł , ,00 Saldo stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT 4 za miesiąc styczeń 2010 rok. Podatek odprowadzony w terminie (WB nr 12/2010 z dnia r.). 6) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień r. wynosiło po stronie Ma ,88 zł , , , ,88 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za miesiąc styczeń 2010 rok odprowadzonych do ZUS dnia r. WB nr 12/ ) Saldo 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na dzień r. wynosiło po stronie Ma ,57 zł , , , ,57 Saldo stanowią zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. 9

10 8) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień r. wynosiło po stronie Wn ,96 zł , , , ,96 Saldo stanowią należności z tytułu pożyczek z ZFŚS. 9) Saldo 400 Koszty według rodzajów na dzień r. wynosiło po stronie Wn ,56 zł , ,56 Na saldo 400 Koszty według rodzajów składały się: 1) Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Szkoły podstawowe 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 146,40 zł 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników ,74 zł 4110 składki na ubezpieczenia społeczne ,04 zł 4120 składki na Fundusz Pracy 2.957,52 zł 4170 wynagrodzenia bezosobowe 432,00 zł 4210 zakup materiałów i wyposażenia 623,81 zł 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 624,60 zł 4260 zakup energii 173,00 zł 4300 zakup usług pozostałych 4.380,20 zł 4350 zakup usług dostępu do Internet 89,00 zł 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej 483,15 zł 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 20 zł 4750 zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji 65,00 zł 10

11 2) Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 5.273,05 zł 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 812,70 zł 4120 składki na Fundusz Pracy 127,80 zł 11

12 3) Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Świetlice szkolne 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 7.437,56 zł 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 1.158,77 zł 4120 składki na Fundusz Pracy 182,22 zł 2. Prawidłowość wynagradzania pracowników w okresie roku oraz prowadzenie akt osobowych. Do prawidłowego naliczania wynagrodzeń pracowników w Szkole Podstawowej Nr 1 w Stargardzie Szczecińskim mają zastosowanie przepisy następujących aktów prawnych: 1) ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458), 2) kodeks pracy (Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 674 ze zmianami), 3) ponadzakładowy układ zbiorowy, 4) ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zmianami), 5) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych ( Dz. U. Nr 50, poz. 398 ), 6) zarządzenia dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 1 w Stargardzie Szczecińskim w sprawie regulaminu przyznawania premii pracownikom administracji i obsługi, regulaminu przyznawania nagród dla pracowników administracji i obsługi, regulaminu podziału specjalnego funduszu nagród dla nauczycieli, 12

13 Na podstawie sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego Rb28S za okres od do 31 grudnia 2009 roku w działach: Dział, rozdział i paragraf Plan zł Wykonanie zł % 801 Oświata i wychowanie Szkoły podstawowe 3020 wydatki osob. niezaliczane do wynagr , , wynagrodzenia osobowe pracowników , ,00 99, dodatkowe wynagrodzenie roczne składki na ubezpieczenie społeczne , , składki na Fundusz Pracy , , wynagrodzenia bezosobowe Oddziały przedszkolne w szkołach 3020 wydatki osob. niezaliczane do wynagr wynagrodzenia osobowe pracowników , ,19 93, dodatkowe wynagrodzenie roczne 7 502, , składki na ubezpieczenie społeczne składki na Fundusz Pracy 2 468, , wynagrodzenia bezosobowe Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli 4170 wynagrodzenia bezosobowe Pozostała działalność 3040 nagrody o charakterze szczególnym wynagrodzenia osobowe pracowników składki na ubezpieczenie społeczne 812,00 812, składki na Fundusz Pracy 128,00 128, ,19 99,21 Razem 801 Dział, rozdział i paragraf Plan zł Wykonanie zł % 854 Edukacyjna opieka wychowawcza Świetlice szkolne 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników , ,29 98, dodatkowe wynagrodzenie roczne 5 858, , składki na ubezpieczenie społeczne , ,84 99, składki na Fundusz Pracy 2 053, ,94 99, wynagrodzenia bezosobowe Kolonie i obozy oraz inne formy wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej 4110 składki na ubezpieczenie społeczne 432,00 432, składki na Fundusz Pracy 68,00 68, wynagrodzenia bezosobowe Razem , ,07 96,70 13

14 2.1 Prawidłowość wynagradzania w IV kwartale 2009 roku. W trakcie kontroli sprawdzono akta osobowe 6 losowo wybranych pracowników (co stanowi 10,2 % ogółem zatrudnionych osób ). Pracodawca założył i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Zgodnie z rozporządzeniem MPiPS z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami), akta osobowe pracownika składają się z trzech części i obejmują: w części A dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. W aktach osobowych prowadzonych dla pracowników Szkoły Podstawowej Nr 1 w Stargardzie Szczecińskim znajdują się dokumenty wymienione w 6 w/w Rozporządzenia dotyczące zatrudnienia, wysokości wynagrodzenia zasadniczego i innych składników wynagrodzenia (np. dodatku za staż pracy, dodatku z tytułu wychowawstwa, dodatku motywacyjnego, premii), dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego i inne. Dokumenty powinny znajdować się w poszczególnych częściach akt osobowych ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Sprawdzone akta osobowe wybranych losowo pracowników nie są prowadzone w sposób wskazany w rozporządzeniu MPiPS z dnia 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami). Znajdujące się w aktach osobowych dokumenty porównano z obowiązującymi przepisami dotyczącymi wynagrodzęń, listami płac badanego okresu, indywidualnymi kartami wynagrodzeń pracowników, wyciągami bankowymi. W wyniku przeprowadzonej analizy dokumentów stwierdzono: 1) wynagrodzenia pracowników, których akta osobowe kontrolowano, wypłacane były w prawidłowej wysokości na podstawie umów o pracę i obowiązujących przepisów oraz we właściwych terminach, 2) listy płac w badanym okresie sporządzane przez starszego księgowego ds. płac, sprawdzane przez Głównego księgowego i zatwierdzane przez Dyrektora, 3) wnioski o przyznanie premii za poszczególne miesiące IV kwartału 2009 roku, sporządzane przez kierownika administracyjnogospodarczego, akceptowane i podpisane przez dyrektora, 4) premie dla pracowników w kolejnych miesiącach IV kwartału 2009 roku naliczane i wypłacane na podstawie regulaminu premiowania, 5) godziny ponadwymiarowe wypłacane zgodnie z wykazem przepracowanych godzin, zatwierdzonym przez dyrektora. W Szkole Podstawowej Nr 1 w Stargardzie Szczecińskim na dzień 31 grudnia 2009 roku zatrudnionych było ogółem 59 osób (53,16 etatów) załącznik Nr 1, w tym: 14

15 Działy Ilość zatrudnionych Administracja 4 Obsługa 9 Nauczyciele 46 Razem 59 Wykonanie wydatków na wynagrodzenia w IV kwartale 2009 roku przedstawia poniższa tabela Plan zł Wykonanie w % IV kw Oświata i wychowanie Szkoły podstawowe 3020 wydatki osob. Niezaliczane do wynagr , ,23 62, wynagrodzenia osobowe , ,84 28, dodatkowe wynagrodzenie roczne składki na ubezpieczenie społeczne , ,30 27, składki na Fundusz Pracy 38999, ,18 24, Oddziały przedszkolne w szkołach 3020 wydatki osob. Niezaliczane do wynagr wynagrodzenia osobowe pracowników 99372, ,66 17, dodatkowe wynagrodzenie roczne 7502, składki na ubezpieczenie społeczne ,87 21, składki na Fundusz Pracy 2468,00 527,63 21, Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli 4170 wynagrodzenia bezosobowe Pozostała działalność 3040 nagrody o charakterze szczególnym wynagrodzenia osobowe pracowników składki na ubezpieczenie społeczne 812,00 812, składki na Fundusz Pracy 128,00 128,00 10 Razem ,71 26, Edukacyjna opieka wychowawcza Świetlice szkolne 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 78022, ,61 28, dodatkowe wynagrodzenie roczne 5858, składki na ubezpieczenie społeczne 12836, ,65 33, składki na Fundusz Pracy 2053,00 675,69 32, Kolonie i obozy oraz inne formy wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej 4110 składki na ubezpieczenie społeczne 432, składki na Fundusz Pracy 68, wynagrodzenia bezosobowe 305 Razem , ,95 26,30 Ogółem poniesione wydatki , ,66 26,36 15

16 Temat ten zbadano w oparciu o listy płac za miesiąc lipiec 2009, angaże pracowników, umowy o pracę, Regulamin Wynagradzania Pracowników. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Składki na ubezpieczenie społeczne ZUS oraz naliczany podatek dochodowy od osób fizycznych PIT 4 odprowadzane były we właściwych kwotach i terminach. mc składki WB data zapłaty październik ZUS ,88 WB148 z dn. 03/11/09 PIT ,00 WB152 z dn. 16/11/09 listopad ZUS ,65 WB162 z dn. 04/12/09 PIT ,00 WB162 z dn. 04/12/09 grudzień ZUS , /12/09 i 104/01/2010 PIT , /12/09 i 214/01/2010 Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień r. wynosiło po stronie Ma 5 00 zł 225 Saldo na dzień r. 448, , , Saldo stanowi zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego w Stargardzie Szczecińskim z tytułu zaliczek na podatek od osób fizycznych. Zobowiązanie uregulowano w terminie. Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publiczno prawne na dzień r. wynosiło po stronie Wn ,07 zł 229 Saldo na dzień r , , , ,07 Saldo stanowi zobowiązanie wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oddział w Stargardzie Szczecińskim z tytułu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz ubezpieczenia zdrowotne. Składki przekazane w terminie. 16

17 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 24 stycznia 2010 roku. Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 1 Jadwiga Roszak została poinformowana o przysługującym jej na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do: które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński roku. 17