PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra DP-AD-II RISS Zielona Góra, 22 sierpnia 2012 r. Pani mgr Ewa Habich Dyrektor I Liceum Ogólnokształcącego z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Edwarda Dembowskiego ul. Jana Kilińskiego Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Biuro Audytu w Departamencie Prezydenta Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) przeprowadziło w terminie od 28 czerwca 2012 r. do 30 lipca 2012 r. kontrolę kompleksową w I Liceum Ogólnokształcącym z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Edwarda Dembowskiego w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Szkołą. Kontrolą objęto gospodarkę finansową, sprawozdawczość, inwentaryzację, kadry oraz zamówienia publiczne za 2011 rok. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole z kontroli znak: DP-AD-II , RISS , podpisanym dnia 31 lipca 2012 r., przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wyniki przeprowadzonej kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: 1. W zakresie spraw organizacyjnych nieprawidłowości polegające na tym, że w podstawach prawnych opracowania dokumentów regulujących funkcjonowanie jednostki, przywołano nieaktualne akty prawne, i tak: w podstawie prawnej opracowania Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powołano się na nieobowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.), które uchylono z dniem r. Obecnie od 18 marca 2009 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349), w podstawie prawnej opracowania w Regulaminie przyznawania nagród dyrektora z dnia 7 października 1999 r. przywołano ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela podając niewłaściwy publikator Dz. U. z 1982 r. Nr 3, poz. 19, podczas gdy od r. obowiązuje tekst jednolity ustawy ogłoszony w Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm., ul. Henryka Sienkiewicza 8a Zielona Góra

2 w podstawie prawnej opracowania zasad wydatkowania środków finansowych do równowartości kwoty euro, wprowadzonych zarządzeniem nr 13/2009 z dnia r., przywołano ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych podając błędny publikator (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.) podczas gdy od r. obowiązuje publikator (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), w podstawie prawnej opracowania Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych przywołano: o ustawę z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.) podczas gdy od r., obowiązuje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), o ustawę z dnia 29 września 2006 r. o rachunkowości podając publikator Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694, podczas gdy od r., obowiązującym publikatorem jest (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych podając błędny publikator (tekst jednolity Dz. U. Nr 19, poz. 177, z późn. zm.) podczas gdy od r. obowiązuje publikator (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), w podstawie prawnej opracowania Instrukcji kasowej przywołano: o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz z późn. zm.). Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), o ustawę z dnia 29 września 2006 r. o rachunkowości podając publikator Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694, podczas gdy od dnia r., obowiązującym publikatorem jest tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm. 2. W zakresie funkcjonowania księgowości stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że zakładowy plan kont, wprowadzony w 2011 roku nie uwzględnia wszystkich wymogów wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Dotyczy to ujętych w zakładowym planie kont następujących kont księgowych: konta 140 krótko terminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne, podczas gdy w ww. rozporządzeniu konto to nazwano Krótkoterminowe aktywa finansowe" 2

3 brak konta środki pieniężne w drodze, które służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. Szkoła prowadzi kasę i zachodzi konieczność przenoszenia środków pieniężnych pomiędzy kasą, a rachunkiem bankowym jednostki. Szkoła prowadzi konto 201 rozrachunki z odbiorcami oraz konto 202 rozrachunki z dostawcami. W ww. rozporządzeniu konto 201 nazwano Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami i służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Konta 202 ww. rozporządzenie nie przewiduje. w zakładowym planie kont brak konta przychody z tytułu dochodów budżetowych, które służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych związanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w szczególności dochodów, do których zalicza się podatki, składki, opłaty, inne dochody budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych jednostek, należne na podstawie odrębnych ustaw lub umów międzynarodowych. Z powyższych względów polityka (zasady) rachunkowości nie spełnia wymogów określonych w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). 3. W zakresie rozrachunków stwierdzono, że: na niektórych fakturach i rachunkach dotyczących wydatków, brak adnotacji, według jakiej procedury wynikającej z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (teksy jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.), dokonano zamówienia publicznego. Dla wydatków, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, na fakturach dokumentujących te zakupy, brak adnotacji na jakiej podstawie udzielono zamówienia publicznego, co jest niezgodne z zapisami 5 pkt 6 zarządzenia nr 13/2009 z dnia r. w sprawie określenia zasad wydatkowania środków finansowych do równowartości kwoty euro. wydatki dotyczące opłaty abonamentowej i opłaty za usługę handlową przy dostawie energii elektrycznej, ujmowano w ewidencji księgowej jednostki stosując podziałkę klasyfikacyjną określoną w zakup energii, zamiast zastosować podziałkę klasyfikacyjną określoną w zakup usług pozostałych. Dotyczyło to wszystkich faktur, jakie jednostka ujęła w ewidencji księgowej w 2011 roku. wydatki dotyczące należności abonamentowej przy dostawie gazu ujmowano w ewidencji księgowej jednostki stosując podziałkę klasyfikacyjną określoną w zakup energii, zamiast zastosować podziałkę klasyfikacyjną określoną w zakup usług pozostałych. Dotyczyło to wszystkich faktur, jakie jednostka ujęła w ewidencji księgowej w 2011 roku. wydatki dotyczące pakowania i wysyłki ujmowano w ewidencji księgowej jednostki stosując podziałkę klasyfikacyjną określoną w zakup materiałów i wyposażenia, zamiast zastosować podziałkę klasyfikacyjną określoną w zakup usług pozostałych. Dotyczyło to niektórych faktur dotyczących zakupu książek i broszur, jakie jednostka ujęła w ewidencji księgowej w 2011 roku. 3

4 Powyższe jest niezgodne z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). wpłaty środków pieniężnych z kasy Szkoły na rachunek bankowy oraz pobranych na podstawie czeków środków pieniężnych z rachunku bankowego w celu zasilenia kasy jednostki, ewidencjonowano na koncie krótkoterminowe aktywa finansowe, zamiast na koncie środki pieniężne w drodze. Konto 140 służy do ewidencji krótkoterminowych aktywów finansowych, w szczególności akcji, udziałów i innych papierów wartościowych wyrażonych zarówno w walucie polskiej, jak też w walutach obcych. Konto 141 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. Jest to niezgodne z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). 4. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, że w sprawozdaniach: RB-27S miesięczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia r. oraz za okres od początku roku do dnia r., Rb-28S miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia r. i okres od początku roku do dnia r., w rubryce plan wykazano zero, tj. nie wykazano wysokości planu. Powyższe jest niezgodne z 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616), który określa, że projekty planów finansowych jednostek budżetowych stanowią podstawę gospodarki finansowej samorządowej jednostki budżetowej w okresie od dnia 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej. W związku z powyższymi nieprawidłowościami zalecam: 1. W dokumentach wewnętrznych regulujących funkcjonowanie jednostki zaktualizować i na bieżąco aktualizować podstawy prawne ich opracowania. 2. Opracować nową dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, która spełni wymogi określone w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). W ramach zasad 4

5 (polityki) rachunkowości, opracować nowy zakładowy plan kont dostosowany do potrzeb jednostki i uwzględniający przepisy prawne zawarte w: ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 4. Wszystkich zamówień publicznych udzielać z zachowaniem przepisów wynikających z art. 44 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w tym również zakupów środków żywnościowych na potrzeby Szkoły. Na fakturach i rachunkach dotyczące wydatków, zamieszczać informację, według jakiej procedury wynikającej z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, dokonano zamówienia publicznego. 5. Wydatki dotyczące: opłaty abonamentowej i opłaty za usługę handlową przy dostawie energii elektrycznej i gazu oraz pakowania i wysyłki towarów, ujmować w ewidencji księgowej jednostki stosując podziałkę klasyfikacyjną zgodnie z określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 6. Wpłaty środków pieniężnych z kasy Szkoły na rachunek bankowy oraz pobranych na podstawie czeków środków pieniężnych z rachunku bankowego w celu zasilenia kasy jednostki, ewidencjonować na koncie zgodnym z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 7. We wszystkich sprawozdaniach budżetowych, tj. sprawozdanie Rb-28S miesięczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego oraz sprawozdanie Rb-27s miesięczne z wykonania planu dochodów budżetowych samorządu terytorialnego, wykazywać wartość planu, stosownie do przepisów wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. 5

6 Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. w z. PREZYDENTA MIASTA mgr Dariusz Lesicki II Zastępca Prezydenta Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 6