PROTOKÓŁ. Zakres kontroli: Kontrola wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Gminnym Zespole Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 06/2013 z dnia r. Zakres kontroli: Kontrola wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia r. do dnia r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu Zespół, Rudziniec ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od r. do r. Badanie przeprowadzono pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz z późniejszymi zmianami ; od r. obowiązuje tekst jednolity Dz. U. z 2013r. poz. 594 ). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz z późniejszymi zmianami; od r. obowiązuje tekst jednolity Dz.U. z 2013r. Nr 330 ). 4. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy ( Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późniejszymi zmianami ). 6. Ustawa z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej ( Dz. U. z 1997r. Nr 160 poz z późniejszymi zmianami ). 8. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop ( Dz. U. z 1997r. Nr 2 poz. 14 z późniejszymi zmianami ). 9. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy ( Dz. U. z 1996r. Nr 62 poz

2 z późniejszymi zmianami ). 10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r. Nr 128 poz. 861 z późniejszymi zmianami; od r. obowiązuje tekst jednolity Dz.U. z 2013r. Nr 289 ). 11. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych ( Dz. U. z 2010r. Nr 241 poz ). 12. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 13. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami ). 14. Uchwała Nr XXVII/348/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 grudnia 2012r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2013 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Beata Śnieg Kierownik Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu, Pani xxxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu, oraz pozostali pracownicy Zespołu wykonujący w ramach obowiązków służbowych czynności objęte kontrolą. USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki Gminny Zespół Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu został utworzony Uchwałą Nr XLIII/442/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 31 maja 2006r. Kierownikiem Zespołu jest Pani Beata Śnieg zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia r. do nadal. Zakres 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2

3 zadań wykonywanych na stanowisku Kierownika został określony m.in. w regulaminie organizacyjnym Zespołu oraz w zakresie czynności z dnia r. Głównym Księgowym Zespołu jest Pani xxxxxxxxxx 2 zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia r. do nadal. Zakres zadań wykonywanych na stanowisku Głównego Księgowego został określony m.in. w regulaminie organizacyjnym Zespołu oraz zakresie czynności z dnia r. Kierownik Zespołu w dniu r. powierzył Głównemu Księgowemu Zespołu obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych. Zespół mieści się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26 tj. w budynku Urzędu Gminy w Rudzińcu. W okresie objętym kontrolą w Zespole zatrudnionych było 6 osób na podstawie umowy o pracę wykaz osób zatrudnionych w Zespole ( uprawnionych do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2012r. ) stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. Wójt Gminy Rudziniec w dniu 29 grudnia 2010r. udzielił pełnomocnictwa Kierownikowi Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie działalności kierowanej jednostki, podejmowania czynności w granicach zwykłego zarządu statutowego działania Zespołu, podejmowania czynności do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunku bankowym Zespołu, dokonywania zleceń na kwotę nie przekraczającą EURO, dla których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. II. Regulacje wewnętrzne jednostki Zgodnie z 6 Statutu Zespołu podstawowym przedmiotem działalności Zespołu jest prowadzenie obsługi administracyjnej, finansowo księgowej i organizacyjnej placówek oświatowych dla których Gmina Rudziniec jest organem prowadzącym tj. przedszkoli, szkół podstawowych oraz gimnazjum. Zespół działa na podstawie m.in.: 1) Statut Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych, którego tekst przyjęto w dniu 28 grudnia 2006r. - Uchwała Nr III/34/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2006r. w sprawie nadania Statutu Gminnemu Zespołowi Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych wraz ze zmianą wprowadzoną na podstawie uchwały Nr XXXIX/513/10 Rady Gminy Rudziniec z dnia 26 stycznia 2010r. w sprawie dokonania zmiany w statucie Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych. 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3

4 2) Zarządzenie Nr 5/2007 z dnia 2 lipiec 2007 Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych wraz z aneksem z dnia r. 3) Zarządzenie Nr 3/2007 z dnia 15 stycznia 2007r. Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów oraz zasad prowadzenia rachunkowości wraz z aneksami z dnia r., r., r., r., r., r., r., r. 4) Zarządzenie Nr 9/2007 Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu z dnia r. w sprawie wydatkowania środków finansowych z budżetu GZOEPO do wysokości euro netto. 5) Zarządzenie 9/2010 Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu z dnia r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kontroli zarządczej w Gminnym Zespole Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu. 6) Zarządzenie Nr 32 Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu z dnia r. w sprawie Polityki zarządzania ryzykiem oraz Procedury zarządzania ryzykiem w GZOEPO w Rudzińcu. 7) Zarządzenie Nr 1/2009 z dnia 8 maja 2009r. Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu w sprawie wprowadzenia Regulaminu wynagradzania pracowników Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu wraz ze zmianą wprowadzoną z dniem r. Zarządzeniem Nr 23/2010 z dnia 1 września 2010r. Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu w sprawie wprowadzenia zmiany w Regulaminie wynagradzania pracowników Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu. 8/ Zarządzenie Nr 11/2007 z dnia 13 września 2007r. Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu w sprawie wprowadzenia Regulaminu pracy Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu wraz ze zmianą wprowadzoną w dniu r. Zarządzeniem Nr 10/2011 z dnia r. Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu w sprawie wprowadzenia aneksu do Regulaminu pracy Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych. 4

5 III. Plan finansowy i jego realizacja w zakresie wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników 1.Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest przyznawane dla pracowników Zespołu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, który stanowi, że: Ustawa określa zasady nabywania prawa oraz ustalania wysokości i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników jednostek sfery budżetowej, zwanego dalej "wynagrodzeniem rocznym" oraz, że : Przez użyte w ust. 1 określenie pracownicy jednostek sfery budżetowej rozumie się pracowników samorządowych jednostek budżetowych Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Zespole jest kierownik jednostki Kierownik Zespołu zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Zgodnie z 9 pkt 2 statutu Zespołu, podstawą gospodarki finansowej Zespołu jest plan dochodów i wydatków zwany planem finansowym. Na podstawie Uchwały Nr XXVII/348/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 grudnia 2012r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2013 rok., Kierownik Zespołu wprowadził plan finansowy Zespołu Zarządzenie Nr 1/2013 z dnia 9 stycznia 2013r. Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu w sprawie wprowadzenia planu finansowego Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych na 2013 rok. Pierwotny plan finansowy przewidywał wydatki Zespołu w łącznej kwocie ,00 zł. W trakcie realizacji planu, ulegał on zmianom i na dzień r. łączna kwota zaplanowanych wydatków Zespołu wynosiła ,00 zł. Zespół dokonał do dnia r. wydatków na łączną kwotę ,69 zł. co stanowiło 50,70 % planowanych wydatków. 3. Kontrolą objęto wydatki Zespołu na dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników w okresie od r. do r. Dział 801- Oświata i wychowanie, Rozdział Zespoły obsługi ekonomiczno administracyjnej szkół 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne: Plan finansowy Zespołu został opracowany na podstawie Uchwały Nr XXVII/348/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 grudnia 2012r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2013 rok, przez Kierownika Zespołu - Zarządzenie Nr 1/2013 z dnia r. Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu w sprawie wprowadzenia planu finansowego Gminnego Zespołu Ekonomicznej Placówek Oświatowych na 2013 rok. Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 22 5

6 814,00 zł. W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a wydano ,18 zł. tj. 93,73 % kwoty zaplanowanej oraz 5,44 % wszystkich zaplanowanych wydatków jednostki, które wyniosły ,00 zł. zgodnie z planem finansowym na dzień r. oraz 10,74 % zrealizowanych wydatków na dzień r., które wyniosły ,69 zł. Poniższa tabela wykazuje realizację planu finansowego w poszczególnych miesiącach na podstawie sprawozdań miesięcznych Rb- 28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okresy od r. do r Miesiąc Plan Wydatki styczeń ,00 zł ,07 zł. luty ,00 zł ,18 zł. marzec ,00 zł ,18 zł. kwiecień ,00 zł ,18 zł. maj ,00 zł ,18 zł. czerwiec ,00 zł ,18 zł. IV. Kontrola dokumentacji finansowej Kontrolą objęto listy wypłat zawierające dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników Zespołu i stwierdzono, że: 1. Dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało naliczone dla pracowników Zespołu w prawidłowej wysokości tj. zgodnie z art. 4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, który stanowi, że: Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 % sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. 2. Wydatki na dodatkowe wynagrodzenie roczne były zgodne z planem finansowym Zespołu oraz uchwałą budżetową na 2013r. 3. Dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało wypłacone pracownikom Zespołu terminowo tj. zgodnie z terminem określonym w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, który stanowi, że: Wynagrodzenie roczne wypłaca się, z zastrzeżeniem ust. 3, nie później niż w ciągu pierwszych 6

7 trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. - dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało wypłacone pracownikom Zespołu w następujących kwotach i terminach: a) ,97 zł. w dniu r ,90 zł. w dniu r. tyt. zmniejszenia wydatków na wynagrodzenie inspektora BHP w placówkach oświatowych = ,07 zł., b) 4 788,11 zł. w dniu r., c) 1 973,00 zł. w dniu r. Załącznik nr 2 do niniejszego protokołu stanowi zestawienie analityczne konta Lista płac dotycząca wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego została sporządzona, sprawdzona i zatwierdzona przez Głównego Księgowego Zespołu oraz zatwierdzona przez Dyrektora Zespołu - załącznik nr 3 do niniejszego protokołu stanowi kopia listy wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników Zespołu. 5. Wydatki na dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników były ujmowane prawidłowo w księgach rachunkowych Zespołu tj. zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową. V. Realizacja kontroli zarządczej Zgodnie z art. 68 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ww ustawy, w dniu 5 marca 2010r. Kierownik Zespołu wprowadził Instrukcję Kontroli Zarządczej w Gminnym Zespole Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu Zarządzenie Nr 9/2010 Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu z dnia r. Ponadto Kierownik Zespołu w dniu r. wprowadził w Zespole Politykę zarządzania ryzykiem oraz Procedurę zarządzania ryzykiem Zarządzenie Nr 32 Kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu w sprawie ustalenia Polityki zarządzania ryzykiem oraz Procedury zarządzania ryzykiem. Zgodnie z postanowieniami procedury zarządzania ryzykiem dokonanie przeglądu procesu zarządzania ryzykiem odbywa się co roku w terminie do 31 marca, z przeglądu procesu sporządzany jest raport. Raport z identyfikacji ryzyka sporządził w dniu r. Kierownik Zespołu. Raport z samooceny sporządził w dniu r. Kierownik Zespołu, a podstawą do sporządzenia raportu były arkusze samooceny sporządzone przez pracowników Zespołu. Kierownik Zespołu złożył w dniu r. oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok W powyższym oświadczeniu wskazał, że w kierowanej przez niego jednostce w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola 7

8 zarządcza. Załącznik nr 4 do niniejszego protokołu stanowi kopia ww oświadczenia. Na podstawie powyższych danych należy stwierdzić, że w Zespole funkcjonuje kontrola zarządcza zgodnie z wymogami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. VI. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od r. do r. została przeprowadzona w Zespole kontrola w zakresie wydatków na składki na ubezpieczenie społeczne pracowników w części opłacanej przez pracodawcę oraz na fundusz pracy. Kontrola powyższa nie wykazała nieprawidłowości i uchybień w kontrolowanym zakresie i w związku z powyższym do kierownika Zespołu nie kierowano zaleceń pokontrolnych. Przeprowadzona kontrola nie wykazała uchybień i nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Wykaz pracowników Zespołu uprawnionych do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2012 rok. 2. Zestawienie analityczne wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników w okresie od r. do r. 3. Kopia listy płac z dnia r. dot. wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2012 rok. 4. Kopia oświadczenia Kierownika Zespołu o stanie kontroli zarządczej. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Kierownik Zespołu pani Beata Śnieg, został poinformowany o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. 8

9 Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 06/2013 Rudziniec r. Gminny Zespół Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu ul. Gliwicka 26, Rudziniec tel do 64 (pieczątka kontrolowanej jednostki) GŁÓWNA KSIĘGOWA KIEROWNIK GZOEPO w Rudzińcu GZOEPO w Rudzińcu Grzegorz Nowak r. xxxxxxxxxx 3 mgr Beata Śnieg ( podpis kontrolującego ) ( podpis Głównego Księgowego Zespołu ) ( podpis Kierownika Zespołu ) 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 9