Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum nr 1

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum nr 1 w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.2,6/ / do użytku zewnętrznego- Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Gimnazjum nr 1 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od roku do roku przez zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upoważnienia nr 26/2010 z dnia 16 czerwca 2010 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2010 roku. 2. Prawidłowość wynagradzania pracowników w wybranych okresach 2010 roku oraz prowadzenie akt osobowych. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Beata Gniazdowska, której powierzono stanowisko dyrektora Gimnazjum nr 1 Zarządzeniem nr 201/2009 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 03 czerwca 2009 roku na okres od 01 września 2009 roku do 31 sierpnia 2014 roku. Głównym księgowym w Gimnazjum nr 1 jest Danuta Miecznik zatrudniona od 01 sierpnia 2005 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Podczas kontroli wyjaśnień udzielały: 1. Danuta Miecznik - Główna księgowa 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Wydatkowanie funduszu premiowego w kwocie wyższej niż ustalono w planie finansowym jednostki na rok Nieprzestrzeganiu ustawy o rachunkowości w zakresie prawidłowego nanoszenia poprawek na dokumentach księgowych co wynika z art. 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm.). 3 Nieprzestrzeganiu art. 24 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości( Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm.) w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. 3

4 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2010 roku Rozliczenie dotacji w pierwszym kwartale 2010 roku Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. 0,00 zł Wpływy w pierwszym kwartale wynosiły: otrzymane dotacje z Urzędu Miejskiego: WB nr 0001/2010 za okres od do roku WB nr 0006/2010 za okres od do roku WB nr 0010/2010 za okres od do roku WB nr 0025/2010 za okres od do roku WB nr 0025/2010 za okres od do roku WB nr 0028/2010 za okres od roku ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł Razem: ,00 zł wpłata za wynajem sal odsetki bankowe zwrot odsetek wpłata za rozmowy telefoniczne 2.156,00 zł 1,16 zł 0,17 zł 78,79 zł Ogółem przychody: ,12 zł Rozchody w pierwszym kwartale wynosiły: opłaty i prowizje bankowe odprowadzone dochody wypłacone wynagrodzenia pracowników /w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne/ potrącenia z list płac na kwotę: w tym: składki związkowe NSZZ Solidarność składki PZU składki ZNP spłata pożyczek KZP składka Aviva potrącenia komornicze przekazane składki na ubezpieczenia społeczne 1.237,00 zł 1.354,46 zł ,65 zł ,76 zł 78,48 zł 5.748,60 zł 893,69 zł ,00 zł 288,09 zł 3.837,90 zł ,74 zł 4

5 podjęcie gotówki czekiem przekazany podatek od osób fizycznych PIT 4 odpis na ZFŚS ,03 zł ,00 zł ,00 zł zapłacone faktury na kwotę ,66 zł w tym: - pozostałe usługi obce 2.769,04 zł / odprowadzenie ścieków, odśnieżanie, ochrona mienia, przesyłki pocztowe/ - opłata za gaz, wodę, energię elektryczną ,26 zł - opłata za Internet 324,00 zł - opłata za usługi telekomunikacyjne 983,20 zł /dokonano wpłaty naliczonych odsetek ustawowych za nieterminowe regulowanie zobowiązań w kwocie 0,17 zł/ - zakup materiałów i wyposażenia 3.518,31 zł /środki chemiczne i czystości, materiały biurowe, literatura fachowa, druki, meble farba, pędzel, folia/ badania profilaktyczne 402,00 zł - zakup materiałów dydaktycznych 1.453,40 zł - zakup materiałów papierniczych do urządzeń komputerowych 193,33 zł - wydatki na szkolenia 460,00 zł - zakup usług remontowych 9.366,80 zł - zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji 804,22 zł - wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 447,10 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31 marca 2010 r. Ogółem rozchody: ,30 zł ,82 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień rok 0,00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: RK nr 1/2010 za okres od 01 do 31 stycznia 2010 roku. RK nr 2/2010 za okres od 11 do 28 lutego 2010 roku. RK nr 3/2010 za okres od 01 do 31 marca 2010 roku Na przychody składały się: - wpłata za telefon i odsetki 78,96 zł - zrealizowane czeki ,03 zł Razem przychody: ,99 zł 5

6 Rozchody ogółem ,99 zł w tym: - wypłacone wynagrodzenie 3.358,82 zł - wypłacona zaliczka 1.000,00 zł - zakup materiałów i wyposażenia 2.546,40 zł - pozostałe usługi obce 1.210,35 zł - szkolenia pracowników 300,00 zł - zakup usług zdrowotnych 110,00 zł - wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 883,71 zł - podróże służbowe krajowe 689,75 zł - odprowadzenie gotówki do banku 7 8,96 zł Stan środków w kasie na dzień rok 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury, wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, bankowe dowody wpłat, kwitariusze dokonanych wpłat gotówkowych dowody wpłaty - KP. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury VAT i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. Faktura VAT nr z dnia roku, ujęta w raporcie kasowym nr 3/2010 sporządzonym za okres od do r. została nieprawidłowo poprawiona, użyto korektora, co jest niezgodne z art. 25 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku ( Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223). 4. Dowody KP i kwitariusze przychodowe opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Gotówka podejmowana czekiem z konta bankowego wpłacana do kasy Gimnazjum Nr w tym samym dniu. 6

7 Ewidencję syntetyczną wybranych kont księgi głównej przedstawiają poniższe tabele: Saldo konta 101 Kasa na dzień r. r. wynosi 0,00 zł Symbol konta 101 Obroty marcu 2010 Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień r. Wn Ma Wn Ma Wn Ma 3.089, , , ,99 0,00 - Saldo na koniec miesiąca jest zgodne z Raportem Kasowym Nr 3/2010 sporządzonym za okres od do r. 2) Saldo konta 130 Rachunek bieżący na dzień r. wynosiło po stronie Wn ,82 zł Symbol konta 131 Obroty w marcu 2010 Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,82 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 42/2010 z dnia r. Poniesione koszty za pierwszy kwartał kształtują się następująco: Rozdział Oświata i wychowanie: wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 2.150,39 zł wynagrodzenia osobowe pracowników ,24 zł składki na ubezpieczenia społeczne ,19 zł składki na Fundusz Pracy ,02 zł zakup materiałów i wyposażenia 5.829,98 zł zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 1.453,40 zł zakup energii ,37 zł Zgodnie ze zbadanymi wyciągami bankowymi, w pierwszym kwartale 2010 roku dokonano zapłaty za zakupioną energię w kwocie ,26 zł. Wyjaśnienie zaistniałej sytuacji stanowi załącznik nr zakup usług remontowych 9.366,80 zł zakup usług zdrowotnych 512,00 zł zakup usług pozostałych 5.216,39 zł opłaty za usługi internetowe 324,00 zł 7

8 opłaty za usługi telekom. telefonii stacjonarnej 466,22 zł podróże służbowe krajowe 689,75 zł odpis na ZFŚS ,00 zł szkolenia pracowników 460,00 zł zakup materiałów papierniczych do sprzętu komputerowego 165,56 zł zakup akcesoriów komputerowych i licencji 804,22 zł Rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli: podróże służbowe krajowe 223,53 zł szkolenia pracowników 300,00 zł Rozdział Edukacyjna opieka wychowawcza świetlice szkolne wynagrodzenia osobowe pracowników 6.900,08 zł składki na ubezpieczenia społeczne 974,66 zł składki na fundusz pracy 157,21 zł odpis na ZFŚS 2.575,00 zł Po zbadaniu dokumentów księgowych stwierdzono różnice występujące pomiędzy ewidencją księgową a dokumentami źródłowymi stanowiącymi podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych jednostki. Sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych miesięczne sprawozdania nie przedstawiają stanu faktycznego wydatków poniesionych na poszczególne paragrafy. Różnice występują w paragrafach: Zakup materiałów i wyposażenia oraz Zakup energii. Wyjaśnienie głównej księgowej stanowi załącznik nr 1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w ten sposób jest niezgodne z art. 24 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, sprawdzalne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty natomiast zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, prawidłowe zapisy sald umożliwiają sporządzanie poprawnych sprawozdań finansowych obowiązujących jednostkę. 5. Składki na ubezpieczenie społeczne, Fundusz pracy, składkę zdrowotną, należny podatek dochodowy /PIT-4/ naliczono i wpłacono na konta Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego ze właściwych terminach. 8

9 2. Prawidłowość wynagradzania pracowników w wybranych okresach 2010 roku oraz prowadzenie akt osobowych. Temat zbadano w oparciu o akta pracownicze oraz dokumenty księgowe z grudnia 2009 roku oraz stycznia 2010 roku. Na dzień 31 maja 2010 roku stan zatrudnienia wynosił 55 osoby (53,63 etatu) załącznik nr 2. Sprawdzono akta osobowe 6 zatrudnionych w Gimnazjum nr 1, tj.: 1 nauczyciela dyplomowanego, 1 nauczyciela mianowanego, 1 nauczyciela kontraktowego, 1 nauczyciela stażystę oraz 2 - administracji i obsługi, w tym: umowy o pracę, porozumienia zmieniające, informacje pracodawcy o wymiarze wynagrodzenia i kategorii zaszeregowania oraz innych składnikach wynagrodzenia, listy wypłat wynagrodzeń za grudzień 2009 roku oraz styczeń 2010 roku, indywidualne karty wynagrodzeń, informacje o wysokości przyznanej premii regulaminowej za grudzień 2009 roku/ styczeń 2010 roku, następnie porównano z przepisami zawartymi w: ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (jt. Dz. U. z 2006 nr 97 poz. 674 ze zm.), rozporządzeniach wykonawczych do ustawy Karta nauczyciela, Uchwale nr XXIX/325/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 r. w sprawie ustalenia w drodze regulaminu, wysokości i zasad przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, wynagradzania za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego niektórych nauczycieli oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowo-wychowawczej prowadzonych przez Gminę-Miasto Stargard Szczeciński, Ponadzakładowym układzie zbiorowym pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Stargard Szczeciński z dnia 10 maja 1999 r. wraz z protokołami dodatkowymi, regulaminem premiowania pracowników administracji i obsługi Gimnazjum nr 1 w Stargardzie Szczecińskim z dnia roku W gimnazjum sporządzane są listy wypłat wynagrodzeń dla nauczycieli, pracowników obsługi, administracji, indywidualne karty wynagrodzeń pracowników, listy wypłat za godziny ponadwymiarowe, wykazy godzin ponadwymiarowych, wykazy pracowników do premii uznaniowej. Powyższe dokumenty, sporządzone zostały w oparciu o prowadzoną ewidencję czasu pracy, umowy o pracę, - zgodnie z przyznanym wynagrodzeniem zasadniczym oraz pozostałymi składnikami (za staż pracy, dodatek za wychowawstwo, dodatek funkcyjny, dodatek motywacyjny, premia, dodatek specjalny) w badanym okresie - zawierały podpisy osób sporządzających i odpowiedzialnych. Wynagrodzenia wypłacane były we właściwych terminach Kontrolowane akta osobowe prowadzone są zgodnie z rozporządzeniem MPPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U z 1996 r. Nr 62 poz. 286 ze zm.), kolejne dokumenty ułożone są chronologicznie, z zachowaniem układu na część A,B,C. Uwagi: w aktach osobowych nauczyciela kontraktowego wymiar wynagrodzenia sporządzony w dniu roku nie zawiera daty - od kiedy obowiązuje. W aktach nauczyciela mianowanego, świadectwo ukończenia studiów podyplomowych z dnia r. oraz zaświadczenie o odbyciu studiów podyplomowych z dnia r. znajdują się w części A akt osobowych winno być w części B. W aktach osobowych pracownika administracji, przyznany dnia r. dodatek specjalny na czas nieobecności pracownika oraz z tytułu powierzenia dodatkowych zadań uległ zmniejszeniu na skutek jednostronnej decyzji Dyrektora z dnia r. Jest to składnik wynagrodzenia a obowiązek wypłaty ustaje z 9

10 upływem czasu, na który został przyznany albo na skutek wypowiedzenia lub porozumienia stron żadne z tych zdarzeń nie wystąpiło (powyższe wynika z art. 42 Kodeksu Pracy). W aktach osobowych kolejnego pracownika administracji, określono wysokość dodatku specjalnego z tytułu powierzenia dodatkowych zadań w wysokości 407,50 zł - nie określono czasu na jaki został przyznany (powyższe wynika z art. 14 cyt. Ponadzakładowego układu zbiorowego) Na podstawie sprawozdania Rb-28S za okres od 01 grudnia 2009 roku do 31 grudnia 2009 roku w dziale 801 Oświata i wychowanie, oraz 854 Edukacyjna opieka wychowawcza, stwierdzono wydatki poniesione na wynagrodzenia osobowe w następującej wysokości: Rozdział Gimnazja Plan 2009 Wykonanie Grudzień 2009 % Wynagrodzenia osobowe pracowników , , Składki na ubezpieczenia społeczne , , Składki na Fundusz Pracy , ,20 Razem , ,28 11 Rozdział Świetlice szkolne Plan 2009 Wykonanie Grudzień 2009 % Wynagrodzenia osobowe pracowników , , Składki na ubezpieczenia społeczne 6.093,00 697, Składki na Fundusz Pracy 952,00 71,84 Razem , Na podstawie sprawozdania Rb-28S za okres od 01 stycznia 2010 roku do 31 stycznia 2010 roku w dziale 801 Oświata i wychowanie, oraz 854 Edukacyjna opieka wychowawcza, stwierdzono wydatki poniesione na wynagrodzenia osobowe w następującej wysokości: Rozdział Gimnazja Plan 2010 Wykonanie Styczeń 2010 % Wynagrodzenia osobowe pracowników , , Składki na ubezpieczenia społeczne , , Składki na Fundusz Pracy ,00 - Razem , ,70 5 Rozdział Świetlice szkolne Plan 2010 Wykonanie Styczeń 2010 % Wynagrodzenia osobowe pracowników , , Składki na ubezpieczenia społeczne 5.100,00 9, Składki na Fundusz Pracy 850,00 42,30 Razem , , Z art. 8 cyt. wyżej Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy wynika, że w ramach środków na wynagrodzenia osobowe pracowników objętych układem tworzy się fundusz premiowy w wysokości 20% wynagrodzeń zasadniczych. Zasady podziału funduszu określa regulamin premiowania sporządzony przez Dyrektora Gimnazjum nr 1 i wszedł w życie r. Na podstawie regulaminu kierownik administracyjno gospodarczy sporządziła 10

11 wykazy pracowników, którym przyznano premię uznaniową podpisany przez Dyrektora Gimnazjum. Zatwierdzony wykaz jest podstawą do wypłaty premii regulaminowej. W badanym okresie wypłacono premie w wysokości od 20% do 40%, naliczone od podstawy wynagrodzenia. Premie wypłacone zostały w terminach wypłaty wynagrodzeń. Wysokość funduszu wynagrodzeń i premiowego dla pracowników administracji i obsługi w badanym okresie przedstawia poniższa tabela: rok Planowany fundusz Planowany fundusz Wykonanie funduszu różnica wynagrodzeń premiowy premiowego , , ,25 (I-XII) 1.136, , , ,03 (I-VI) - Na podstawie przedłożonego projektu planu na 2009 rok części opisowej dot do rozdziału Gimnazja oraz dokumentów księgowych stwierdzono przekroczenie funduszu premiowego o kwotę 1.136,25 zł. (w opinii kontrolujących jest to naruszenie art. 35 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych Dz.U. z 2005 roku Nr 249 poz z późn. zm.). Faktyczne wykonanie planu wynagrodzeń dla pracowników objętych układem w 2009 roku wyniosło ,90 zł. Wyjaśnienie, plan wynagrodzeń na 2009 rok, zestawienie płac składnikami oraz zakres obowiązków Głównej księgowej stanowi załącznik nr Składki na ubezpieczenie społeczne, Fundusz pracy, składkę zdrowotną, należny podatek dochodowy /PIT-4/ naliczono i wpłacono na konta ZUS i odpowiednio Urzędu Skarbowego ze właściwych terminach. Poniższa tabela przedstawia kwoty i terminy odprowadzonych zobowiązań: za jaki okres składki Nr WB 0162/2009 z r. ZUS / ,68 zł 12/ /2010 z r. PIT-4 / ,00 zł 0162/2009 z r. ZUS / ,32 zł 0016/2010 z r. 01/2010 PIT-4 / 9.868,00 zł 0022/2010 z r. 11

12 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu roku. Dyrektor Gimnazjum nr 1 Beata Gniazdowska została poinformowana o przysługującym, na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do: które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński roku. 12