Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 3 w Stargardzie Stargard Daty skrajne od... do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK ,6 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 3 w Stargardzie w okresie od 30 maja do 10 czerwca 2016 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie oraz Inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie, działających na podstawie upoważnienia nr 11/2016 z dnia 24 maja 2016 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za I półrocze 2015 roku. 2. Gospodarka środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za 2014 rok. 3. Analiza wewnętrznych uregulowań prawnych pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Mirosław Piotrowicz, któremu powierzono stanowisko dyrektora Gimnazjum Nr 3 Zarządzeniem nr 150/2014 Prezydenta Miasta Stargardu z dnia 25 czerwca 2014 roku na okres od 01 września 2014 roku do 31 sierpnia 2019 roku. Głównym księgowym w Gimnazjum Nr 3 jest Renata Basiak zatrudniona od dnia 01 lipca 2012 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała: Renata Basiak Główna księgowa. 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające na: 1. Braku aktualizacji obowiązujących w jednostce wewnętrznych aktów prawnych. 3

4 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za I półrocze 2015 roku. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2015 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za I półrocze 2015 roku. Sprawozdania sporządzone zostały zgodnie z zasadami przewidzianymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014 r., poz. 119 ze zm.). Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela. Plan na 2015 rok[zł] Wydatki za I półrocze 2015 roku [zł] Rozdział , ,60 53, wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4010 wynagrodzenia osobowe 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia 4120 składki na Fundusz Pracy 4190 nagrody konkursowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4240 zakup pomocy dydaktycznych 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4290zakup świadczeń zdrowotnych dla osób nieobjętych obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego 4300 zakup usług pozostałych 4360 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych 4410 podróże służbowe krajowe 4430 różne opłaty i składki 4440 odpis na ZFŚS 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej , , , , , , , , , , ,00 400, , , ,00 70, , , , , , , , , ,32 281, , ,40 355,00 0, , ,06 351,14 70, , ,00 % 15,94 49,85 99,99 50,88 48,83 66,27 74,08 1,87 56,48 15,06 18,68 0,00 37,06 39,82 25,08 100,00 73,21 83,20 Rozdział ,00 715,22 7, zakup materiałów i wyposażenia 4300 zakup usług pozostałych 4410 podróże służbowe krajowe 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 5.500, ,00 500, ,00 0,00 0,00 165,22 550,00 0,00 0,00 33,04 27,50 Rozdział , ,48 58, wynagrodzenia osobowe 4110 składki na ubezpieczenia 4120 składki na Fundusz Pracy , , , , ,39 279,57 60,17 51,36 27,95 Rozdział , ,00 75, nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone do wynagrodzeń 4440 odpis na ZFŚS 800, ,00 800, ,00 100,00 75,01 Dział , ,30 53,33 4

5 Rozdział , ,00 100, stypendia dla uczniów 2.850, ,00 100,00 Dział , ,00 100,00 Ogółem , ,30 53,37 Tabela 1. Plan wydatków budżetowych i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. Wyszczególnienie Dział 801 Plan na 2015 rok (zł) Dochody za I półrocze 2015 roku (zł) Rozdział , ,46 50,82 dochody z najmu i dzierżawy wpływy z różnych dochodów ,00 750, ,85 393,61 Tabela 2. Plan dochodów budżetowych i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. % 50,76 52,48 Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Gimnazjum Nr 3 w Stargardzie w I półroczu 201 roku Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 01/2015) 0,00 zł Przychody za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego - WB nr 01/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 02/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 06/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 08/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 09/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 11/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 15/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 19/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 20/2015 z dnia r. DWR ,00 zł - WB nr 22/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 24/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 28/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 32/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 34/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 36/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 38/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 42/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 45/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 46/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 49/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 51/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 54/2015 z dnia r ,00 zł 5

6 - WB nr 57/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 58/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 60/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 64/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 67/2015 z dnia r ,00 zł - WB nr 70/2015 z dnia r ,00 zł Razem: ,00 zł 2) odprowadzenie z kasy ,07 zł 3) zwrot wynagrodzenia (błędny rachunek) 1.001,97 zł Wydatki za I półrocze 2015 roku stanowiły: Ogółem wpływy: ,04 zł 1) opłaty i prowizje bankowe 2.361,93 zł 2) zrealizowane czeki ,39 zł 3) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne ,04 zł 4) przekazany podatek dochodowy od osób fizycznych ,00 zł 5) zapłacone faktury na kwotę ,74 zł w tym: - za energię cieplną ,59 zł - za energię elektryczną 9.670,05 zł - programy i licencje 2.617,78 zł - wywóz nieczystości 2.351,55 zł - usługi telekomunikacyjne 1.414,06 zł - montaż i instalacja projektorów 1.100,00 zł - koszt gospodarowania odpadami 73,31 zł - monitoring obiektu 580,56 zł - badania profilaktyczne 185,00 zł - woda 1.190,06 zł - ścieki 2.384,81 zł - zakup herbaty 1.428,65 zł - koszt przesyłki 134,82 zł - prenumerata prasy 1.603,91 zł - aktualizacja systemu 916,35 zł - rozbiórka i postawienie nowej ściany działowej 3.000,00 zł - zakup materiałów biurowych, tonery 3.023,42 zł - zakup materiałów dla konserwatora 941,89 zł - zakup materiałów czystościowych 5.170,85 zł - czyszczenie rurociągu kanalizacyjnego 430,50 zł - konserwacja oświetlenia zewnętrznego 307,50 zł - usługa informatyczna 553,50 zł - oprawa arkuszy ocen 92,25 zł - utrzymanie serwera 387,45 zł - szkolenie pracowników 2.700,00 zł - wykonanie studzienki ściekowej 4.050,00 zł - zakup druków, świadectw, dyplomów 871,55 zł - przedłużenie okresu rejestracji domeny 92,25 zł - zakup oleju do kosiarki 112,00 zł - czyszczenie i udrażnianie kanalizacji 964,32 zł 6

7 - transport uczniów na zawody 1.650,00 zł - ksero dokumentów 195,00 zł - okresowy przegląd gaśnic 121,77 zł - składka członkowska OSKKO 70,00 zł - nagrody konkursowe 1.325,55 zł - przegląd i konserwacja monitoringu 707,25 zł - kontrola sanitarna (wydanie decyzji) 19,76 zł - zakup części zamiennych do kserokopiarki 190,00 zł - zakup wyposażenia: oprawy do lamp, komputer, projektor, ekran projekcyjny, laptop, urządzenie wielofunkcyjne ,43 zł 6) wynagrodzenia pracowników ,78 zł 7) nagroda jubileuszowa ,02 zł 8) potrącenia z list płac ,72 zł w tym: - składki członkowskie ZNP 1.489,20 zł - składki PZU ,02 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej ,00 zł - spłata pożyczki KZP ,00 zł - składki NSZZ Solidarność 1.413,50 zł 9) odpis na ZFŚS ,00 zł 10) zwrot dochodów do budżetu miasta 9.535,78 zł 11) odprawa emerytalna ,36 zł 12) ekwiwalent za urlop 4.317,53 zł 13) wypłata DWR ,37 zł Ogółem rozchody: ,66 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 71/2015) ,38 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień r. 0,00 zł Kontrolą objęto raporty kasowe za I półrocze 2015 roku: - RK nr 1/2015 za okres r. - RK nr 2/2015 za okres r. - RK nr 3/2015 za okres r. - RK nr 4/2015 za okres r. - RK nr 5/2015 za okres r. - RK nr 6/2015 za okres r. Na przychody składały się: - wpłaty gotówki z banku do kasy z tytułu zrealizowanych czeków na kwotę ,39 zł - wpłaty czynszu ,85 zł - składka PZU 54,22 zł Razem: ,46 zł 7

8 Na rozchody składały się: - wyjazdy służbowe delegacje 516,36 zł - przegląd kserokopiarki 482,88 zł - materiały dla konserwatora 3.522,82 zł - zakup artykułów spożywczych do sekretariatu 319,19 zł - stypendia za dobre wyniki w nauce dla uczniów 2.850,00 zł - abonament RTV 39,00 zł - zakup materiałów biurowych, tonery 1.796,54 zł - zakup znaczków pocztowych 202,50 zł - badania profilaktyczne pracowników 170,00 zł - zakup wody pitnej 126,12 zł - koszt przejazdu uczniów na konkursy 387,18 zł - koszt wysyłki 21,50 zł - nagroda Prezydenta dla najlepszego ucznia szkoły 800,00 zł - wyposażenie apteczki 162,44 zł - wyposażenie: radioodtwarzacze, tablice narożne, obrusy, rolety 1.778,22 zł - odprowadzenie środków na rachunek bankowy ,07 zł - refundacja za okulary dla pracownika 300,00 zł - usługa transportowa 140,00 zł - paliwo do kosiarki 169,55 zł - dorabianie kluczy 42,00 zł - zakup koszulek z logo szkoły 659,00 zł - artykuły spożywcze na Dzień otwarty GM Nr 3 157,09 zł Razem: ,46 zł Stan środków na dzień r. (RK nr 6 za okres r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury, dowody Kasa Przyjmie i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 10/ r ,19 1/2015 KP 6/ r ,19 23/ r ,55 2/2015 KP 12/ r ,55 38/ r ,36 3/2015 KP 19/ r ,36 49/ r ,67 4/2015 KP 24/ r ,67 59/ r ,47 5/2015 KP 30/ r ,47 67/ r ,00 6/2015 KP 37/ r ,00 70/ r ,15 6/2015 KP 39/ r ,15 Tabela 3. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za I półrocze 2015 roku. 8

9 4. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej i sprawdzającej Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 101 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , Saldo konta jest zgodne z RK nr 6/2015 za okres od 04 do 29 czerwca 2015 roku. 2) Saldo konta 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,38 zł Symbol konta 130 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,38 -- Saldo konta jest zgodne z WB nr 71/2015 z dnia 30 czerwca 2015 roku. 3) Saldo konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło po stronie Ma 4.334,02 zł Symbol konta 201 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,02 Saldo konta stanowią: PGE energia elektryczna MPGK za wodę i ścieki Solid Security monitoring PEC energia cieplna RAZEM Ma 2.254,56 zł 669,45 zł 61,50 zł 1.348,51 zł 4.334,02 zł 4) Saldo konta 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn 9.535,78 zł Symbol konta 222 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,78 - Saldo konta stanowiły zrealizowane dochody budżetowe. 9

10 5) Saldo konta 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,00 zł Symbol konta 223 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,00 Saldo konta stanowiły wykorzystane środki na pokrycie wydatków budżetowych. 6) Saldo konta 225 Rozrachunki z budżetami na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,00 zł Symbol konta 225 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,00 Saldo konta stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT 4 za miesiąc czerwiec 2015 roku. Podatek odprowadzony w terminie (WB Nr 74/2015 z dnia 03 lipca 2015 roku). 7) Saldo konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,78 zł Symbol konta 229 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,78 Saldo konta stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za miesiąc czerwiec 2015 rok odprowadzonych do ZUS dnia 03 lipca 2015 roku WB Nr 74/ ) Saldo konta 234 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na dzień roku wynosiło po stronie Wn 210,55 zł Symbol konta 234 B.O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 98,85-663,86 453,31 210,55 - Saldo konta stanowią należności z tytułu zaliczki na znaczki pocztowe. 9) Saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,51 zł Symbol konta 401 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,51 - Na saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Gimnazja nagrody konkursowe 1.325,55 zł zakup materiałów i wyposażenia ,55 zł 10

11 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 302,58 zł zakup energii ,83 zł 10) Saldo konta 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,01 zł Symbol konta 402 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,01 - Na saldo konta 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Gimnazja zakup usług remontowych 7.271,40 zł zakup usług zdrowotnych 355,00 zł zakup usług pozostałych ,55 zł opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych 1.414,06 zł 11) Saldo konta 403 Podatki i opłaty na dzień roku wynosiło po stronie Wn 70,00 zł Symbol konta 403 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,00-70,00 - Na saldo konta 403 Podatki i opłaty składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Gimnazja różne opłaty i składki 70,00 zł 12) Saldo konta 404 Wynagrodzenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,42 zł Symbol konta 404 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,42 - Na saldo konta 404 Wynagrodzenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Gimnazja wynagrodzenia osobowe pracowników ,62 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci i młodzieży w szkołach podstawowych, gimnazjach, liceach ogólnokształcących, liceach profilowanych i szkołach zawodowych wynagrodzenia osobowe pracowników ,80 zł 13) Saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,89 zł 11

12 Symbol konta 405 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,89 - Na saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Gimnazja wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 2.495,81 zł składki na ubezpieczenia społeczne ,41 zł składki na Fundusz Pracy ,86 zł odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ,00 zł szkolenia pracowników 2.080,00 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli szkolenia pracowników 550,00 zł 3. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci i młodzieży w szkołach podstawowych, gimnazjach, liceach ogólnokształcących, liceach profilowanych i szkołach zawodowych składki na ubezpieczenia społeczne 5.098,14 zł składki na Fundusz Pracy 342,67 zł 4. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Pozostała działalność odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ,00 zł 14) Saldo konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień roku wynosiło po stronie Wn 4.166,36 zł Symbol konta 409 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,36 - Na saldo konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Gimnazja podróże służbowe krajowe 351,14 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli podróże służbowe krajowe 165,22 zł 3. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Pozostała działalność nagrody o charakterze szczególnym 800,00 zł 4. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Pomoc materialna dla uczniów stypendia dla uczniów 2.850,00 zł 12

13 RACHUNEK DOCHODÓW I WYDATKÓW NIMI FINANSOWANYCH. Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Gimnazjum Nr 3 został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Gimnazjum Nr 3 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) opłaty za duplikaty dokumentów, 2) czynsze za wynajem sali i pomieszczeń, 3) darowizny. Dochody gromadzone przez Gimnazjum Nr 3 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 2) zakup materiałów i wyposażenia. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku przedstawia poniższa tabela: 0690 wpływy z różnych opłat 0750 dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki 0960 otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej 0970 wpływy z różnych dochodów Plan na 2015 rok [zł] 500, ,00 600,00 3,00 Dochody za I półrocze 2015 roku [zł] 205, ,32 300,00 0,00 200,00 100,00 50, ,00 0,00 0,00 Ogółem , ,32 30,07 Tabela 4. Plan dochodów na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. % 41,00 57,60 50,00 0,00 Ogółem wydatki za I półrocze 2015 roku z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela: Plan na 2015 rok [zł] Wydatki za I półrocze 2015 roku [zł] 183,00 0,00 44, zakup materiałów i wyposażenia 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 4300 zakup usług pozostałych 8.000, , ,00 2,28 0,00 1,25 Ogółem ,00 227,00 1,68 Tabela 5. Plan wydatków na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za I półrocze 2015 roku. % 1.4. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2015 za okres r.) 0,00 zł 13

14 Dochody za I półrocze 2015 roku stanowiły: 1) dzierżawa terenu pod boks śmietnikowy 630,00 zł 2) opłaty za wydane duplikaty dokumentów 205,00 zł 3) wynajem pomieszczenia kuchni 107,60 zł 4) przygotowanie lokalu wyborczego 300,00 zł 5) wpłata gotówki z kasy 2.098,72 zł 6) wynajem pomieszczeń 720,00 zł Wydatki za I półrocze 2015 roku stanowiły: Ogółem dochody: 4.061,32 zł 1) opłaty bankowe 44,00 zł 2) zrealizowane czeki 44,00 zł Ogółem wydatki: 227,00 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 47/2015) 1.5. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 1 za okres r.) 3.834,32 zł 0,00 zł Na przychody składały się: - opłaty za wynajem pomieszczenia na sklepik 1.998,72 zł - darowizna 100,00 zł - wpłata z tytułu zrealizowanego czeku 183,00 zł Na rozchody składały się: Razem: 2.281,72 zł - zakup kwiatów z okazji uroczystości szkolnych 183,00 zł - odprowadzenie gotówki z kasy do banku 2.098,72 zł Razem: 2.281,72 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 6/2015 za okres r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie i bankowe dowody wpłat i wypłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 14

15 1.6. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 101 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , Saldo konta jest zgodne z RK nr 06/2015 za okres od 10 do 29 czerwca 2015 roku. 2) Saldo konta 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn 3.834,32 zł Symbol konta 132 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,32 227, ,32 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 47/2015 z dnia 30 czerwca 2015 roku. 3) Saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie Wn 183,00 zł Symbol konta 401 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,00-183,00 - Na saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Gimnazja zakup materiałów i wyposażenia 183,00 zł 4) Saldo konta 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie Wn 44,00 zł Symbol konta 402 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,00-44,00 - Na saldo konta 402 Usługi obce składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Gimnazja zakup usług pozostałych 44,00 zł 2. Gospodarka środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za 2014 rok. Kontrolą objęto gospodarkę finansową za okres od stycznia do grudnia 2014 roku. Temat ten zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzony z dniem 25 lipca 2006 roku, ostatni aneks nr 6 z dnia 07 października 2014 roku. W związku z tym, że obecny regulamin posiada sześć aneksów należałoby rozważyć 15

16 wprowadzenie nowego regulaminu. Zasady wykorzystywania środków funduszu oraz ich podział na poszczególne rodzaje działalności ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy w oparciu o art. 27 ust.1 i 30 ust.5 ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 167), preliminarz wydatków na rok 2014, ewidencję księgową, faktury VAT, wnioski o przyznanie pożyczek na cele mieszkaniowe, wnioski o przyznanie świadczeń na wypoczynek pracownika, wnioski o przyznanie zapomogi oraz oświadczenia o dochodach za ostatnie trzy miesiące brutto. Podstawą działalności socjalnej jest Regulamin oraz roczny plan wydatków (preliminarz) określający podział tych środków na poszczególne cele, rodzaje i formy działalności socjalnej, organizowanej przez zakład pracy na rzecz uprawnionych do korzystania z funduszu. Regulamin i preliminarz oraz wszelkie załączniki i zmiany regulaminu opracowuje i zatwierdza dyrektor po uzgodnieniu ze związkami zawodowymi. Wnioski w sprawie przyznawania określonych rodzajów świadczeń socjalnych przewidzianych w regulaminie kierowane są do przewodniczącej Zakładowej Komisji Świadczeń Socjalnych, a ich kwalifikacji dokonuje Zakładowa Komisja Świadczeń Socjalnych. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Środki funduszu przeznacza się na poszczególne cele, które ograniczone są limitem ustalonym w rocznym preliminarzu dochodów i wydatków. Wszystkie świadczenia socjalne udzielane są w miarę posiadanych środków. Administratorem funduszu jest Dyrektor Gimnazjum Nr 3. W celu usprawnienia procesu podejmowania decyzji o przyznawaniu świadczeń i pomocy z funduszu, Dyrektor powołuje stałą Zakładową Komisję Świadczeń Socjalnych, w skład której wchodzą przedstawiciele pracodawcy i związków zawodowych. Przyznawanie uprawnionym świadczeń z funduszu, w oparciu o Regulamin odbywa się na pisemny wniosek uprawnionego, przełożonego pracownika szkoły lub organizacji związkowej i jest uzgadniane ze związkami zawodowymi, a następnie zatwierdzane do wypłaty przez pracodawcę. Do korzystania ze świadczeń funduszu uprawnieni są: pracownicy zatrudnieni na pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy niezależnie od formy zatrudnienia i stażu, emeryci i renciści - byli pracownicy szkoły, objęci opieką przez zakład pracy, pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych, macierzyńskich i zdrowotnych, członkowie rodziny pracownika zmarłego w czasie zatrudnienia, dzieci pracowników, do momentu ukończenia przez nie nauki i będące na utrzymaniu pracownika, jednak nie dłużej niż do 25 roku życia, współmałżonkowie pracowników i byłych pracowników. Środki funduszu przeznaczone są na: świadczenia urlopowe dla nauczycieli, których zasady i wysokość określa art. 53 ustawy Karta Nauczyciela, świadczenia socjalne, tj.: dofinansowanie raz w roku wypoczynku urlopowego pracowników oraz ich dzieci (obozy, kolonie) organizowanego we własnym zakresie, 16

17 dofinansowanie udziału w imprezach kulturalnych, oświatowych, sportowych, turystycznych i rekreacyjnych, tj.: wycieczek organizowanych przez szkołę w czasie wolnym od pracy, biletów na spektakle teatralne, seanse filmowe, inne imprezy kulturalne, udzielanie doraźnej pomocy finansowej w formie zapomogi materialnej i losowej przeznaczonej dla uprawnionych znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, tj.: pożar, powódź, kradzież z mieszkania, utrata jedynego żywiciela rodziny, długotrwała choroba pracownika lub członka rodziny, cele mieszkaniowe: pomoc przyznawana jest na pisemny wniosek pracownika, emeryta lub rencisty byłego pracownika na warunkach zwrotnej oprocentowanej 2% w stosunku rocznym pożyczki w maksymalnej wysokości 5.000,00 zł. Maksymalny okres spłaty pożyczki wynosi do 24 rat. Wniosek o kolejną pożyczkę składany jest pod warunkiem spłaty poprzednich zobowiązań z tego tytułu. W razie śmierci pożyczkobiorcy niespłacona część pożyczki podlega umorzeniu. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2014 za okres r.) ,26 zł Przychody zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowiły: 1) odpis socjalny ,00 zł 2) spłata pożyczek mieszkaniowych ,90 zł 3) odsetki bankowe 0,03 zł 4) odprowadzenie gotówki z kasy 4.164,00 zł 5) refundacja opłaty bankowej 485,49 zł Razem: Ogółem przychody: ,42 zł ,68 zł Wydatki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowiły: 1) gotówka pobrana czekiem z rachunku bankowego ,64 zł 2) wypłata pożyczek mieszkaniowych ,00 zł 3) zapomogi losowe 1.542,00 zł 4) podatek dochodowy od osób fizycznych ,00 zł 5) opłaty bankowe 485,50 zł 6) świadczenia urlopowe ,78 zł 7) dofinansowanie do urlopu ,00 zł 8) świadczenia świąteczne pracowników ,00 zł 9) świadczenie pieniężne emerytów i rencistów 6.320,00 zł 10) dofinansowanie do wypoczynku dzieci 3.013,00 zł 11) spotkania integracyjne pracowników ,99 zł 12) paczki świąteczne dla dzieci pracowników 1.480,03 zł Razem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 77/2014 z dnia r.) ,94 zł ,74 zł 17

18 2.1 Gospodarka kasowa ZFŚS w 2014 roku Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe od stycznia do grudnia 2014 roku: 1) RK Nr 1/2014 za okres , 2) RK Nr 2/2014 z dnia r., 3) RK Nr 3/2014 z dnia r., 4) RK Nr 4/2014 za okres r., 5) RK Nr 5/2014 z dnia r. Stan środków w kasie na dzień r. 0,00 zł Na przychody składały się: 1) pobranie gotówki czekiem z rachunku bankowego ,64 zł 2) dopłata do pobytu integracyjnego w Kołobrzegu 4.164,00 zł Na wydatki składały się: Razem przychody: ,64 zł 1) wypłata świadczeń pieniężnych dla emerytów i rencistów ,00 zł 2) zapomogi losowe dla emerytów i rencistów 1.700,00 zł 3) spotkanie integracyjne emerytów i rencistów 434,64 zł 4) odprowadzenie z kasy na rachunek bankowy 4.164,00 zł Razem wydatki: ,64 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK Nr 5/2014 z dnia r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 2. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie i bankowe dowody wpłat. 3. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Faktury zakupu podpisane były pod względem formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota RK Nr gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 10/ r. 434,64 1/2014 KP 20/ r. 434,64 12/ r ,00 1/2014 KP 22/ r ,00 19/ r ,00 2/2014 KP 33/ r ,00 37/ r ,00 3/2014 KP 54/ r ,00 71/ r ,00 5/2014 KP 110/ r ,00 Tabela 6. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za rok Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i odbierającej. 18

19 6. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego była wpłacana do kasy szkoły w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330), co przedstawia poniższa tabela: Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej przedstawiają poniższe tabele. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 101 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , Saldo konta jest zgodne z RK Nr 5/2014 z dnia 11 grudnia 2014 roku. 2) Saldo konta 135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,74 zł Symbol konta 135 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,74 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 77/2014 z dnia 31 grudnia 2014 roku. 3) Saldo konta 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na dzień roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 231 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma - 400, , , Saldo konta jest zgodne z dokumentami finansowymi jednostki. 4) Saldo konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,50 zł Symbol konta 234 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,50 - Saldo konta stanowią należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych. 5) Saldo konta 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,24 zł Symbol konta 851 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień początku roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,24 Saldo konta wyraża stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 19

20 W terminie do 31 maja 2014 roku przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 75% równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2014 rok, a do dnia 30 września 2013 roku pozostałe 25% (łącznie 100%) równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2014 rok. 3. Analiza wewnętrznych uregulowań prawnych pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Mając na uwadze specyfikę analizowanego obszaru wnioski kontrolne zostały ujęte pod opisem każdego sprawdzonego dokumentu. Statut Statut jest aktem, który określa organizację oraz zasady funkcjonowania jednostki. Musi być zgodny z przepisami ustawy o systemie oświaty i aktów prawnych wydanych na jej podstawie. Ustawa o systemie oświaty wymienia niezbędne komponenty, które powinny znaleźć się w treści statutu. Zgodnie z art. 60 ust. 1 u.s.o. statut Gimnazjum Nr 3 zawiera: nazwę i typ szkoły oraz jej cele i zadania; organy szkoły oraz ich kompetencje; organizację szkoły, zasady tworzenia i organizacji oddziałów; zakres zadań zespołów nauczycielskich; zasady rekrutacji uczniów, prawa i obowiązki uczniów, w tym przypadki, w których uczeń może zostać skreślony z listy uczniów szkoły. Zgodnie z art. 42 ust. 1 u.s.o. rada pedagogiczna przygotowuje projekt statutu szkoły albo jego zmian i przedstawia do uchwalenia radzie szkoły. Statut wszedł w życie w październiku 2015 roku uchwałą Nr 5/ Znowelizowane zmiany w jego zapisach dyrektor dostarczył Urzędowi Miejskiemu w Stargardzie jako organowi prowadzącemu, który nie ma delegacji ustawowych do zatwierdzenia tego dokumentu, natomiast powinien znać obowiązujące statuty prowadzonych przez siebie szkół i placówek, gdyż znajomość zapisanych w nich postanowień jest podstawą prowadzenia jakiejkolwiek kontroli wewnętrznej. Przeprowadzona analiza zapisów Statutu wykazała drobne uchybienia w postanowieniach statutowych, takie jak np.: a) w 3 ust. 1 Statutu powołano się na organ prowadzący, którym ma być Prezydent Miasta w Stargardzie Szczecińskim, który jest zapisem niezgodnym z rzeczywistością, gdyż w rzeczywistości organem prowadzącym jest Gmina-Miasto Stargard (gmina miejska Stargard); b) w tym samym ustępie zapisano, iż organem sprawującym nadzór pedagogiczny jest Zachodniopomorskie Kuratorium Oświaty w Szczecinie. Jest to również zapis niezgodny z rzeczywistością, gdyż nie istnieje instytucja o takiej nazwie. Organem administracji zespolonej, który w imieniu Wojewody kieruje realizacją polityki oświatowej państwa na terenie województwa zachodniopomorskiego jest 20

21 Zachodniopomorski Kurator Oświaty. Jego organem pomocniczym, który zapewnia wykonywanie zadań jest Kuratorium Oświaty w Szczecinie. c) w dokumencie na pierwszej stronie podano, iż jednostka działa na podstawie wymienionych aktów prawa powszechnego, przy czym część aktów zostało uchylonych jeszcze przed uchwaleniem Statutu, zaś przy innych widniały nieaktualne podstawy prawne. W związku z powyższym, uzasadnione więc jest znowelizowanie tekstu dokumentu wraz z usunięciem wskazanych wyżej uchybień w postanowieniach statutowych. Regulamin organizacyjny Obowiązujący porządek prawny nie obliguje placówek oświatowych do konieczności posiadania regulaminu organizacyjnego, który określałby organizację i porządek w procesie pracy i odpowiedzialności oraz związane z tym zakresy obowiązków poszczególnych działów podległych Dyrektorowi. W Gimnazjum Nr 3 dokument został sporządzony przez Dyrektora jednostki w dniu 26 czerwca 2015 roku (Zarządzenie nr 28/2014/15) i wszedł w życie z dniem 01 września 2015 roku. W Regulaminie organizacyjnym wyróżniono 7 rozdziałów: [1] Zasady działania i zasady funkcjonowania, [2] Zarządzanie szkołą, [3] Struktura organizacyjna, [4] Zakres działania i kompetencje, [5] Przyjmowanie skarg i wniosków, [6] Tryb wykonywania kontroli oraz [7] Postanowienia końcowe. Częścią Regulaminu jest załącznik zawierający obrazowe przedstawienie schematu organizacyjnego z wyszczególnieniem wszystkich komórek i samodzielnych stanowisk. W Regulaminie organizacyjnym w Rozdziale VII ust. 1 w obecnym brzmieniu mówi o tym, że w szkole funkcjonuje Rada Rodziców i Samorząd Uczniowski zgodnie z ustawą, nie sprecyzowano jednak na jaką ustawę jednostka się powołuje. Również w podstawach prawnych Regulaminu powołano się na nieaktualne podstawy prawne. Ponadto, brak jest w Regulaminie organizacyjnym opisu, w jaki sposób zwyczajowo zapoznaje się podległych pracowników z treścią przepisów. Regulamin pracy W myśl art. 104 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.), w podmiotach zatrudniających więcej niż 20 pracowników (o ile nie obowiązują w nim postanowienia układu zbiorowego pracy), pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Regulamin pracy został wprowadzony przez dyrektora Zarządzeniem nr 15/2011/12 z dnia 20 lutego 2012 roku i według treści wszedł w życie z dniem podpisania. Wprowadzenie dokumentu nastąpiło po uzgodnieniu z działającymi przy placówce organizacjami związkowymi NSZZ Solidarność oraz Związkiem Nauczycielstwa Polskiego. Podstawy prawne regulaminu są nieaktualne. W Regulaminie wyróżniono 10 rozdziałów: [1] Przepisy wstępne, [2] Podstawowe obowiązki pracownika i pracodawcy, [3] Czas pracy, [4] Obecność w pracy, usprawiedliwianie nieobecności i spóźnień, [5] Kary porządkowe, [6] Nagrody i wyróżnienia, [7] Ochrona pracy kobiet i młodocianych, [8] Bezpieczeństwo i higiena pracy, [9] Urlopy wypoczynkowe i zwolnienia, oraz [10] Przepisy porządkowe i końcowe. 21

22 Częścią Regulaminu są załączniki zawierające: tabelę norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego dla pracowników szkoły, tabelę ekwiwalentu za pranie i konserwację odzieży roboczej dla pracowników i nauczycieli, informację o możliwości dofinansowania zakupu szkieł do okularów korekcyjnych, normy refundacji na pokrycie kosztów zakupionych okularów korekcyjnych. Przeprowadzona analiza wykazała, iż część zapisów zawartych w niniejszym dokumencie zostało bezrefleksyjnie wprowadzonych do stosowania bez dostosowania do specyficznych potrzeb i zadań szkoły. Dotyczy to zwłaszcza przepisów Rozdziału VII Ochrona pracy kobiet i młodocianych, w którym opisano szczegółowo kilka przypadków prac szczególnie uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia. Wśród wymienionych przykładów wymieniono m.in. ręczną obsługę elementów urządzeń (dźwigni, korb, kół sterowniczych) czy nożną obsługę elementów urządzeń (pedałów, przycisków). Jak wynika z wywiadu z główną księgową, praca żadnego z pracowników Gimnazjum Nr 3 nie spełnia powyższych warunków. Dlatego też, uwzględniając powyższe uwagi, wskazać należy, iż niezasadnym wydaje się uszczegóławiać w tej formie zapisów wewnętrznych regulacji prawnych. Regulamin wynagradzania Stosownie do art Kodeksu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Regulamin wprowadzono w dniu 20 lutego 2012 roku, po uzgodnieniu z działającymi przy placówce organizacjami związkowymi NSZZ Solidarność oraz Związkiem Nauczycielstwa Polskiego. W dokumencie wyróżniono 7 rozdziałów: [1] Postanowienia ogólne, [2] Wynagrodzenie za pracę, [3] Ochrona wynagrodzenia za pracę, [4] Świadczenia przysługujące w okresie czasowej niezdolności do pracy, [5] Odprawa rentowa lub emerytalna, oraz [6] Odprawa pośmiertna. Podstawy prawne dokumentu są nieaktualne. Instrukcja kancelaryjna Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentami (korespondencją), wpływającymi do jednostki. Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698) organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, bądź nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. W samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyjątkiem organów gminy oraz urzędów obsługujących te organy, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, instrukcje określające zasady i tryb postępowania 22

23 z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W czasie trwania kontroli jednostka nie posiadała zatwierdzonej przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie Instrukcji kancelaryjnej. Zostały jednak wszczęte procedury, aby w przedszkolu, jako samorządowej jednostce organizacyjnej instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją została zatwierdzona przez Archiwum Państwowe. Polityka rachunkowości Na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych oraz opisu systemu przetwarzania danych; systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Obowiązująca polityka rachunkowości Gimnazjum Nr 3 w Stargardzie nie została wprowadzona w drodze zarządzenia, jak również z treści aktu nie wynika w jakim terminie powstała ani w jakim okresie weszła w życie. Zarządzeniami Nr 10/2014/2015 oraz Nr 26/2015/2016 wprowadzono do dokumentu aneksy aktualizujące podstawy prawne, a także zmieniające brzmienie zapisów w zakładowym planie kont. Na całokształt dokumentacji finansowej jednostki w obszarze rachunkowości składa się 5 załączników: Załącznik nr 1: Zakładowy plan kont, Załącznik nr 2: Instrukcja kontroli finansowej, Załącznik nr 3: Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, Załącznik nr 4: Instrukcja inwentaryzacyjna, Załącznik nr 5: Instrukcja obrotu drukami ścisłego zarachowania. Analiza przyjętych w jednostce zasad rachunkowości wykazała, że nie zawarto w nich opisu systemu przetwarzania danych, a jedynie wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy w polityce rachunkowości opisać system informatyczny, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Ponadto, dokument nie został podpisany przez Dyrektora, jak również nie został parafowany na poszczególnych stronach dokumentu oraz załączników będących integralną 23

24 częścią aktu. Jest to sprzeczne z ogólnie przyjętym w naukach prawnych schematem budowy aktu normatywnego. Instrukcja kasowa Dokument obowiązuje od dnia 09 maja 2007 roku, ale nie został wprowadzony w drodze zarządzenia dyrektora jednostki, a także oparty jest o nieaktualne podstawy prawne. Sformułowania i zwroty zawarte w regulaminie są napisane językiem suchym i prostym, a sam regulamin jest bardzo oszczędny w ilości zapisów. Z uwagi na okres, który minął od czasu wprowadzenia dokumentu zasadnym wydaje się, aby zaktualizować instrukcję w oparciu o akty prawne aktualnie obowiązujące. Analiza wyżej wymienionych i opisanych podstawowych dokumentów regulujących działalność oraz organizację wewnętrzną jednostki nie wykazała większych nieprawidłowości. Należy jedynie zwrócić uwagę na konieczność parafowania przez dyrektora jednostki wewnętrznych zarządzeń i uregulowań oraz wszystkich załączników będących integralną częścią aktu, a także pamiętać o właściwym sposobie podawania podstawy prawnej, jak i bieżącej aktualizacji aktów prawa powszechnie obowiązujących. Rejestr zarządzeń Dyrektora Pomimo, że w żadnym z aktualnie obowiązujących, wewnętrznych aktów prawnych jednostki nie określono zasad wydawania, publikowania i rejestrowania zarządzeń Dyrektora, w wyniku kontroli stwierdzono, że zarządzenia takie, w latach były wydawane i rejestrowane. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż jednostka posiada rejestr zarządzeń dyrektora Gimnazjum Nr 3, tzw. Księgę zarządzeń. Ma ona postać teczki na dokumenty z blaszką i metalowym wąsem, na którym mocowane i publikowane są wszelkie zarządzenia wydawane przez dyrektora. Numeracja jest stała, właściwa ze względu na rok szkolny (np. Zarządzenie nr 26/2015/2016). W roku szkolnym 2015/2016 do dnia kontroli zaewidencjonowano 26 zarządzeń. Podsumowując, opisany powyżej sposób wydawania przepisów wewnętrznych zapewnia pełną realizację celów kontroli zarządczej w zakresie zgodności działalności jednostki z procedurami wewnętrznymi, w rozumieniu w art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Spełnione są również ustanowione przez Ministra Finansów standardy kontroli zarządczej (standard C10 Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej ). Wspomniane powyżej stwierdzone nieprawidłowości nie rzutują na całościową ocenę prowadzonej w jednostce dokumentacji organizacyjnej. 24

25 ANALIZA FINANSOWO-EKONOMICZNA JEDNOSTKI I. ANALIZA STRUKTURY ZATRUDNIENIA. Polityka kadrowa w Gimnazjum Nr 3 realizowana o następujące regulacje: Regulamin pracy, Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. jest w oparciu Poniżej w tabeli przedstawione zostało przeciętne zatrudnienie pracowników w latach w podziale na grupy zawodowe. Stanowisko Ilość etatów Dynamika stanu zatrudnienia / / /2015 Nauczyciele 48,11 47,55 45,94 46,36 1,16% 3,39% 0,91% Administracja 4,00 4,00 4,00 4,00 0,00% 0,00% 0,00% Obsługa 6,75 6,75 6,75 8,00 0,00% 0,00% 15,63% Tabela 7. Średnie zatrudnienie pracowników w latach w podziale na grupy zawodowe. W analizowanych latach liczba zatrudnionych pracowników w jednostce charakteryzowała się tendencją zmienną. Średnia wielkość zatrudnienia w 2012 roku wyniosła 58,86 etatów. W roku 2013 spadła do poziomu 58,30 etatów (tj. o 0,95%). W roku 2014 przeciętne zatrudnienie ukształtowało się na niższym poziomie niż w roku poprzednim o 2,76% i wyniosło 56,69 etatów. Jednak w ostatnim roku ponownie nastąpiło zwiększenie zatrudnienia o 1,67 etatu, co stanowi wzrost o 2,86% w stosunku do roku Ogólnie w analizowanym okresie liczba zatrudnionych zmniejszyła się o 0,5 etatu (tj. 0,85%) Nauczyciele 30 Obsługa Administracja r r r r. Wykres 1. Struktura zatrudnienia wg stanu na lata