Robert Biedroń Prezydent Miasta Słupska pl. Zwycięstwa Słupsk Słupsk, dn r.

Transkrypt

1 Robert Biedroń Prezydent Miasta Słupska pl. Zwycięstwa Słupsk Słupsk, dn r. ZAWiK-III Pan Michał TRAMER DYREKTOR Państwowego Teatru Lalki "Tęcza" ul. Waryńskiego Słupsk Zalecenia pokontrolne Działając na podstawie upoważnień do przeprowadzania kontroli pracownicy Zespołu Audytu Wewnętrznego i Kontroli przeprowadzili w dniach r r. (z przerwą r r.) kontrolę kompleksową wewnętrznych uregulowań prawnych i gospodarki finansowej za rok 2014 oraz sprawdzili wykonanie planu za I półrocze 2015 r. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia, które wskazano w protokole kontroli, a w szczególności: 1. Nieprzestrzeganie zasady wprowadzania wewnętrznych aktów prawnych dotyczących funkcjonowania jednostki (regulaminy, instrukcje) w formie zarządzeń oraz wskazywania dat wejścia w życie tych dokumentów. Obowiązek wprowadzania regulaminów, instrukcji i procedur w formie zarządzeń wynika z zapisów zarządzenia nr 1/2012 Dyrektora Naczelnego i Artystycznego PTL "Tęcza" w Słupsku z dnia r. w sprawie ustalenia systemu kontroli zarządczej oraz zapisów Regulaminu organizacyjnego.

2 2. Brak ewidencji posiadanych przez jednostkę regulacji wewnętrznych brak rejestru zarządzeń. 3. Niekompletność i brak chronologii dokumentacji w aktach osobowych pracowników, co stanowi naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). 4. Nieprzestrzeganie Regulaminu pracy i art Kodeksu pracy (Dz.U. z 2014 r., poz ze zm.) w zakresie obowiązku wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich pracowników. 5. Przyznanie dodatków funkcyjnych niezgodne z przepisami 4 ust. 1 rozdz. II Regulaminu wynagradzania oraz 2 ust.1 i 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U poz. 1105). 6. Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji ewidencji czasu pracy. Obowiązek prowadzenia jej wynika z art Kp. a zakres wskazany w 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). 7. Niewłaściwe sporządzanie dokumentacji dotyczącej poleceń wyjazdu służbowego, w tym także delegacji zbiorowych dla zespołu aktorskiego (brak ewidencji, brak podpisu osoby delegującej, nieprawidłowości w rozliczeniach) nieprzestrzeganie 16 ust. 2 Regulaminu pracy i art Kodeksu pracy. 8. Brak aktualizacji Zakładowego Planu Kont i uszczegółowienia przepisów dotyczących gospodarki kasowej, a także gospodarki drukami ścisłego zarachowania. 9. Występowanie różnic między kwotami wynikającymi z ewidencji księgowej a kwotami przedstawionymi w rocznym sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2014 r. oraz w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za I półrocze 2015 r., których obowiązek złożenia Prezydentowi Miasta Słupska wynika z art. 265 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Z 2013 r., poz. 885 ze zm.).

3 10. W bilansie na dzień r. błędnie wykazano w aktywach stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych (dotyczy rachunku ZFŚS), w pasywach natomiast zaniżono stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, tym samym nie zinwentaryzowano na dzień bilansowy r. salda konta Rachunek bankowy środków pieniężnych ZFŚS i konta Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. 11. Nie skorygowano w roku 2014 naliczenia odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych do rzeczywistej liczby zatrudnionych. Obowiązek ten wynika z postanowień rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349). 12. Nie dokonano, zgodnie z zapisami Ramowego Regulaminu Wewnętrznego, dotyczącego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z 1 czerwca 2004 r., zwiększenia odpisów na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną Teatru. 13. Ustalenie w 4 ust. 4 Regulaminu ZFŚS dopłat do indywidualnego wypoczynku pod gruszą w jednakowej kwocie dla wszystkich pracowników, co jest niezgodne z przepisami zawartymi w art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592). 14. W zakresie kasy biletowej: - brak odpowiedniego zabezpieczenia kasy biletowej (utargów ze sprzedaży biletów), - nieustalenie pogotowia kasowego, czego obowiązek wynika z zarządzenia Dyrektora nr 1a/2006 z 2 stycznia 2006 r., - na stanie kasy biletowej znajdują się czyste bloczki biletów wstępu (bilety winny być objęte ewidencją druków ścisłego zarachowania). 15. Nieprawidłowo rozliczano zaliczki pobierane na zakup znaczków. 16. Dokumenty źródłowe nie zawierają zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co jest niezgodne z art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

4 17. Wystawiane w kasie głównej na podstawie faktur i rachunków dowody KW kasa wypłaci nie zawierają zapisów wskazujących, jakich źródłowych dokumentów zakupu (gromadzonych w odrębnym rejestrze) dotyczy wypłata gotówki (art. 22 ustawy o rachunkowości). 18. Nie stosowano się do instrukcji obiegu dokumentów księgowych w zakresie wynagrodzeń: - w kilku przypadkach listy wynagrodzeń pracowników sporządzane były po dokonaniu wypłaty wynagrodzeń, - w nieprawidłowy sposób dokonywano korekty list płac, - realizacja wynagrodzeń za prace zlecone, płatnych z bezosobowego funduszu płac, w większości przypadków dokonywana była na podstawie rachunków, które sporządzane były na podstawie pism dyrektora zlecających wykonanie dodatkowej pracy, a nie w wyniku umów o dzieło lub umów zlecenia. 19. Nieprawidłowo przeprowadzano i rozliczano inwentaryzację składników majątkowych, m. in.: - w skład komisji inwentaryzacyjnej wchodziły osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki, - inwentaryzacja środków inscenizacji polegała na porównaniu stanu faktycznego posiadanych środków inscenizacji z ewidencją w książce inwentarzowej (nie dokonano spisu z natury na obowiązujących arkuszach), - brak dokumentacji dotyczącej przeprowadzenia inwentaryzacji wyposażenia (środków małocennych), mimo iż inwentaryzacja była zarządzona zarówno w roku 2012, jak i 2014, - ostatnia inwentaryzacja środków trwałych, przeprowadzona w 2012 r., została wyceniona nierzetelnie na kwotę odpowiadającą wartości środków trwałych w księgach rachunkowych. Faktyczna wartość spisanych na arkuszu środków trwałych po zsumowaniu była niższa o ,49 zł. - w ramach inwentaryzacji przeprowadzonej w roku 2014 metodą weryfikacji nie porównywano danych księgowych z odpowiednimi dokumentami. Obowiązek przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji wynika z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.). Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji określone zostały w art ustawy.

5 20. W zakresie środków trwałych: - wystąpiły sprzeczne zapisy w przyjętych przez instytucję zasadach kwalifikacji i ewidencji środków trwałych, - brak klasyfikacji środków trwałych przyjętych na stan księgi inwentarzowej - obowiązek stosowania Klasyfikacji Środków Trwałych wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie KŚT (Dz.U. Nr 112, poz ze zm.), - wartość środków trwałych, wpisanych do księgi inwentarzowej, nie jest uzgadniana z ewidencją księgową, stwierdzono różnice pomiędzy zapisami w obu ewidencjach, - księgi inwentarzowe wyposażenia są niesprawdzalne, prowadzone nierzetelnie i niesystematycznie, - nie prowadzi się ewidencji wartościowej środków trwałych o wartości poniżej 3 500,00 zł. w księgach rachunkowych instytucji, mimo zapisu w planie kont o funkcjonowaniu w instytucji konta Środki trwałe o charakterze wyposażenia. 21. W zakresie sporządzania dokumentów wewnętrznych PK polecenie księgowania stwierdzono w wielu przypadkach, że dokumenty te nie zawierają szczegółowego opisu dokonywanych księgowań. Z dokumentów tych nie wynika, których dokumentów księgowych czy operacji gospodarczych dotyczą korygowane błędy, nadpłaty, przeksięgowania i odsetki. Wymienione w protokole nieprawidłowości i uchybienia świadczą o nieprzestrzeganiu standardów kontroli zarządczej, określonych w art. 68 ustawy o finansach publicznych, a w szczególności braku nadzoru kierowniczego w kontrolowanym okresie. Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, a na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 za zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej. Przedstawiając powyższe nieprawidłowości i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, wnoszę o wyeliminowanie wszystkich stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości, a w szczególności należy: 1. Przepisy wewnętrzne wprowadzać zarządzeniami dyrektora jednostki oraz wpisywać je do rejestru zarządzeń. 2. Prowadzić akta osobowe pracowników zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez

6 pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). 3. Przestrzegać Regulaminu pracy i Kodeksu Pracy w zakresie: - wykonywania obowiązkowych badań lekarskich pracowników, - prowadzenia ewidencji czasu pracy, - sporządzania dokumentacji dotyczącej poleceń wyjazdu służbowego. 4. Określić wysokość dodatków funkcyjnych zgodnie z Regulaminem wynagradzania, z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. (Dz. U. 2015, poz. 1798). 5. Dostosować zapisy Regulaminu ZFŚS do przepisów ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592). 6. Dokonywać prawidłowego naliczenia rocznych odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz ustalić zgodne z przepisami zasady przyznawania świadczeń socjalnych. 7. Zaktualizować zakładowy plan kont oraz uzupełnić przepisy wewnętrzne dotyczące gospodarki kasowej i gospodarki drukami ścisłego zarachowania, mając na uwadze postanowienia art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). 8. Rzetelnie sporządzać sprawozdania z wykonania planu finansowego instytucji oraz sprawozdania finansowe (bilans wraz z załącznikami), wykazując dane wynikające z ewidencji księgowej. Obowiązek rzetelnego i zgodnego z księgami rachunkowymi sporządzania sprawozdań wynika z przepisów ustawy o rachunkowości. 9. Wprowadzić zabezpieczenie kasy biletowej, ustalić pogotowie kasowe dla kasy biletowej oraz objąć ewidencją druków ścisłego zarachowania bilety wstępu. 10. Prawidłowo rozliczać zaliczki, w szczególności zaliczki na zakup znaczków pocztowych. 11. Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości na dowodach źródłowych dokonywać dekretacji (kwalifikowania dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

7 12. Prawidłowo wystawiać dowody KW, poprzez wskazanie, jakich dokumentów źródłowych dotyczy wypłata środków pieniężnych z kasy. 13. Właściwie sporządzać listy płac, uwzględniając zasady przyjęte w instrukcji obiegu dokumentów księgowych oraz przepisy ustawy o rachunkowości. 14. Rzetelnie przeprowadzać i rozliczać inwentaryzację składników majątkowych, zgodnie z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz przyjętymi przepisami wewnętrznymi. 15. Zweryfikować przepisy wewnętrzne dotyczące ewidencji majątku oraz dostosować do nich prowadzoną ewidencję, zgodnie z art. 10 ust. 1 i 2, z uwzględnieniem art ustawy o rachunkowości. 16. Rzetelnie sporządzać dokumenty wewnętrzne PK, zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują - czego obowiązek wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Informację o podjętych działaniach, mających na celu realizację przedstawionych powyżej zaleceń lub przyczynach ich niewykonania, należy złożyć w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania niniejszego pisma. Robert Biedroń PREZYDENT MIASTA SŁUPSKA