Lublin, 9 marca 2012 r. Zapytanie ofertowe (dotyczy wynajmu sal szkoleniowych, zakwaterowania, przygotowania obiadów oraz poczęstunku na potrzeby szkoleń realizowanych w Łodzi, Lublinie, Kielcach, Warszawie i Radomiu w 2012 r.) Kod CPV: 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkanie Kod CPV: 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe Kod CPV: 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków Kod CPV: 55321000-6 Usługi przygotowywania posiłków Kod CPV: 55320000-9 Usługi podawania posiłków Kod CPV: 55400000-4 Usługi podawania napojów Podstawa prawna: zasada konkurencyjności w ramach POKL I. ZAMAWIAJĄCY ul. Sierpińskiego 24/5 20-448 Lublin ul. Narutowicza 57/4 20-016 Lublin KRS 0000306907 Tel./fax (81) 532 10 30, 532 10 32, 532 10 33 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi w postaci wynajmu sal szkoleniowych, zakwaterowania, przygotowania obiadów oraz poczęstunku na potrzeby szkoleń realizowanych w ramach projektu Kompetentni współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Poddziałanie 2.1.1 POKL): CZĘŚĆ I: ŁÓDŹ, maj, czerwiec 2012 r., gr.: VIII, IX, X CZĘŚĆ II: LUBLIN, czerwiec, lipiec, sierpień, listopad, grudzień 2012 r., gr.: XI, XII, XIII, XIX, XX CZĘŚĆ III: KIELCE, wrzesień 2012 r., gr.: XIV, XV CZĘŚĆ IV: WARSZAWA, październik 2012 r., gr.: XVI, XVII CZĘŚĆ V: RADOM, listopad 2012 r., gr. XVIII Strona1 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku na
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 2.1. Wymagania obowiązujące dla poszczególnych części zamówienia: CZĘŚĆ I: ŁÓDŹ, maj, czerwiec 2012 r., gr.: VIII, IX, X A) Wstępne terminy szkoleń: Grupa VIII: tryb I 23-25.05.2012 r. lub tryb II 25-27.05.2012 r. Grupa IX: tryb I 23-25.05.2012 r. lub tryb II 25-27.05.2012 r. Grupa X: tryb I 13-15.06.2012 r. lub tryb II 15-17.06.2012 r. B) Czas trwania jednego szkolenia dla jednej grupy wynosi 3 dni x 8 godzin/dzień (24 godziny dydaktyczne + przerwy), czyli ogółem zamówienie obejmuje 72 godz. dydakt. zajęć + przerwy łącznie dla trzech grup szkoleniowych. C) Obiekt (budynek/ośrodek) musi być położony w Łodzi, w centrum (Środmieście) lub bliskiej okolicy (tj. między dworcami PKP Łódź Kaliska PKP Łódź Fabryczna). CZĘŚĆ II: LUBLIN, czerwiec, lipiec, sierpień, listopad, grudzień 2012r., gr.: XI, XII, XIII, XIX, XX A) Wstępne terminy szkoleń: Grupa XI: tryb I 20-22.06.2012 r. lub tryb II 22-24.06.2012 r. Grupa XII: tryb I 04-06.07.2012 r. lub tryb II 06-08.07.2012 r. Grupa XIII: tryb I 22-24.08.2012 r. lub tryb II 24-26.08.2012 r. Grupa XIX: tryb I 28-30.11.2012 r. lub tryb II 30.11-02.12.2012 r. Grupa XX: tryb I 05-07.12.2012 r. lub tryb II 30.11-02.12.2012 r. B) Czas trwania jednego szkolenia dla jednej grupy wynosi 3 dni x 8 godzin/dzień (24 godziny dydaktyczne + przerwy), czyli ogółem zamówienie obejmuje 120 godz. dydakt. + przerwy łącznie dla pięciu grup szkoleniowych. C) Obiekt (budynek/ośrodek) musi być położony w centrum Lublina (w dzielnicy Śródmieście lub Stare Miasto). CZĘŚĆ III: KIELCE, wrzesień 2012 r., gr.: XIV, XV A) Wstępne terminy szkoleń: Grupa XIV: tryb I 19-21.09.2012 r. lub tryb II 21-23.09.2012 r. Strona2 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku na
Grupa XV: tryb I 19-21.09.2012 r. lub tryb II 21-23.09.2012 r. B) Czas trwania jednego szkolenia dla jednej grupy wynosi 3 dni x 8 godzin/dzień (24 godziny dydaktyczne + przerwy), czyli ogółem zamówienie obejmuje 48 godz. dydakt. zajęć + przerwy łącznie dla dwóch grup szkoleniowych. C) Obiekt (budynek/ośrodek) musi być położony w Kielcach, w centrum lub bliskiej okolicy (tj. maksymalnie 15-20 min komunikacją miejską z dworców PKP i PKS, zgodnie z rozkładem jazdy). CZĘŚĆ IV: WARSZAWA, październik 2012 r., gr.: XVI, XVII A) Wstępne terminy szkoleń: Grupa XVI: tryb I 24-26.10.2012 r. lub tryb II 26-28.10.2012 r. Grupa XVII: tryb I 24-26.10.2012 r. lub tryb II 26-28.10.2012 r. B) Czas trwania jednego szkolenia dla jednej grupy wynosi 3 dni x 8 godzin/dzień (24 godziny dydaktyczne + przerwy), czyli ogółem zamówienie obejmuje 48 godz. dydakt. zajęć + przerwy łącznie dla dwóch grup szkoleniowych. C) Obiekt (budynek/ośrodek) musi być położony w Warszawie, w centrum lub bliskiej okolicy (tj. maksymalnie 15-20 min komunikacją miejską z dworca centralnego PKP, zgodnie z rozkładem jazdy). CZĘŚĆ V: RADOM, listopad 2012 r., gr. XVIII A) Wstępne terminy szkolenia: Grupa XVIII: tryb I 14-16.11.2012 r. lub tryb II 16-18.11.2012 r. B) Czas trwania szkolenia wynosi 3 dni x 8 godzin/dzień (24 godziny dydaktyczne + przerwy). C) Obiekt (budynek/ośrodek) musi być położony w Radomiu, w centrum lub bliskiej okolicy (tj. maksymalnie 15-20 min komunikacją miejską z dworca PKS/PKP, zgodnie z rozkładem jazdy). Strona3 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku na
2.2. Wymagania obowiązujące dla wszystkich części zamówienia: D) W czas trwania każdego szkolenia każdego dnia wchodzą dodatkowo przerwy (czas ogółem z przerwami nie przekroczy 8 godzin zegarowych/dzień). E) Każde szkolenie będzie zorganizowane dla jednej grupy składającej się z minimum 5 maximum 20 osób oraz wykładowcy. F) Sale szkoleniowe muszą mieć powierzchnie odpowiednie dla swobodnego ustawienia stołów i krzeseł dla grup max. 20 osób + stanowisko dla wykładowcy. Ponadto, każda sala musi być wyposażona w stoły i krzesła z możliwością ich przestawiania, projektor multimedialny, tablicę flipchartową lub sucho-ścieralną wraz z wyposażeniem (pisaki, papier). Dodatkowo: do dyspozycji komputer dla wykładowcy z dostępem do Internetu oraz możliwość skorzystania z xera (maksymalnie 40 kartek na grupę). G) Zakwaterowanie (nocleg) dla każdej osoby musi być zapewnione w pokoju 1-osobowym z łazienką. H) W przypadku każdego szkolenia z zakwaterowania (noclegu) maksymalnie skorzystać może od 0 do 12 osób (połowa maksymalnej ilości uczestników + wykładowcy + pracownik zamawiającego). W przypadku miast, gdzie realizowane będzie więcej niż jedno szkolenie, ilość noclegów proporcjonalnie wrasta: maksymalna możliwa ilość noclegów to od 0 do 24 osób w przypadku realizacji dwóch szkoleń w tym samym trybie i terminie. Zakwaterowanie obejmować będzie 2 doby hotelowe, w zależności od trybu: tryb I (dni robocze) nocleg środa/czwartek oraz czwartek/piątek; tryb II (weekendy) nocleg piątek/sobota oraz sobota/niedziela. Dopuszcza się możliwość zwiększenia liczby noclegów jeśli zaistnieją takie potrzeby ze strony uczestników i jeśli wykonawca będzie w stanie je zapewnić. I) Zakwaterowanie (nocleg) musi obejmować kolację i śniadanie. Oznacza to, iż dla każdej osoby w ramach zakwaterowania zapewnione muszą być 2 kolacje i 2 śniadania: w ramach trybu I (dni robocze) kolacja w środę i czwartek oraz śniadanie w czwartek i piątek; w ramach trybu II (weekendy) kolacja w piątek i sobotę oraz śniadanie w sobotę i niedzielę. J) Obiad dla każdego uczestnika i wykładowcy musi składać się z dwóch dań oraz napoju. Wykonawca będzie informowany o ilości obiadów w danym dniu zajęć w ustalonych godzinach umożliwiających przygotowanie posiłków. K) Całodzienny poczęstunek podczas przerw obejmuje kawę, herbatę, wodę mineralną, kruche ciastka. Musi być przygotowany każdego dnia na początek zajęć, dostępny w trakcie ich trwania i uzupełniany przed przerwami. Godziny przerw w danym dniu zostaną podane do wiadomości Wykonawcy nie później niż 1 dzień przed planowanym rozpoczęciem każdego szkolenia. L) Sale szkoleniowe wraz z poczęstunkiem i obiadami oraz zakwaterowanie muszą być zapewnione w jednym budynku/ośrodku spełniającym standard min. 2 gwiazdek lub którego standard odpowiada jakością kategorii 2-gwiazdkowej. M) Termin organizacji każdego ze szkoleń zostanie zarezerwowany z co najmniej 1- tygodniowym wyprzedzeniem oraz potwierdzony nie później niż 5 dni przed planowanym rozpoczęciem szkolenia. Strona4 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku na
N) Ilość planowanych noclegów zostanie zarezerwowana z co najmniej 1-tygodniowym wyprzedzeniem oraz potwierdzona nie później niż 2 dni przed planowanym rozpoczęciem szkolenia. 3. Wymagania w stosunku do Oferenta: A) Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonania określonej w przedmiocie zamówienia działalności lub czynności jeśli przepisy prawne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. B) Wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. C) Wykonawca musi dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. D) Wykonawca nie może podlegać wykluczeniom, o których mowa w art. 6c ust. 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, tj. nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym poprzez: uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 5% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. E) Wykonawca nie może podlegać wykluczeniom, o których mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dn. 15.12.2011r., tj. nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Nie dopuszcza się możliwości dalszego podzlecania usług. Strona5 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku na
Ad. A) Dla potwierdzenia spełnienia Wymagania wskazanego w pkt. 3. A) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego oraz przedstawi potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię wypisu z KRS/wydruk z CEIDG potwierdzające, iż prowadzi działalność w przedmiocie zamówienia (dokument z okresu nie dłuższego niż 3 m-ce). Ad. B), C), D), E) Dla potwierdzenia spełnienia Wymagania wskazanego w pkt. 3. B), C), D) i E) Wykonawca złoży oświadczenia wg wzoru z formularza ofertowego. 4. Oferty częściowe: Dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych. 5. Płatności: Cena określona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia oraz powinna uwzględniać ewentualne rabaty. Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane przelewem po zakończeniu każdej usługi (szkolenia) w terminach określonych w umowie nie dłuższych niż 60 dni (minimalnie 21 dni). III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia w przypadku poszczególnych części: CZĘŚĆ I (Łódź): do 30.06.2012 r. CZĘŚĆ II (Lublin): do 31.08.2012 r. CZĘŚĆ III (Kielce): do 30.09.2012 r. CZĘŚĆ IV (Warszawa): do 31.10.2012 r. CZĘŚĆ V (Radom): do 30.11.2012 r. CZĘŚĆ VI (Lublin): do 31.12.2012 r. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Strona6 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku na
Oferent powinien stworzyć ofertę na Formularzu załączonym do niniejszego zapytania. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: a.jesionek@ffi.org.pl, faxu na numer 81 532 10 30, przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres:, ul. Narutowicza 57/4, 20-016 Lublin do dnia 28 marca 2012 roku do godz. 12-tej (liczy się data wpływu). Oferty przesłane e-mailem muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy. 2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1. Koszt brutto za zakwaterowanie w przeliczeniu na jedną dobę hotelową (pojedynczy nocleg z kolacją i śniadaniem) 43 % 2. Koszt brutto wynajmu sali szkoleniowej w przeliczeniu na jeden dzień (8 godzin dydaktycznych + przerwy) 27 % 3. Koszt brutto za obiad dwudaniowy z napojem dla 1 osoby 19 % 4. Koszt brutto za poczęstunek (dostępny podczas przerw i uzupełniany) w przeliczeniu na 1 osobodzień 11 % Sposób oceny ofert: Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny oferty zostały obliczone za pomocą proporcji na podstawie stawek zawartych w budżecie projektu Kompetentni. Ad. 1. Oferta z najniższą ceną uzyska 43 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru: A n= (a min/a n) 43 pkt. a min - cena minimalna wśród złożonych ofert - cena zaproponowana przez oferenta n a n Ad. 2. Oferta z najniższą ceną uzyska 27 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru: A n= (a min/a n) 27 pkt. a min - cena minimalna wśród złożonych ofert - cena zaproponowana przez oferenta n a n Strona7 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku na
Ad. 3. Oferta z najniższą ceną uzyska 19 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru: A n= (a min/a n) 19 pkt. - cena minimalna wśród złożonych ofert a min a n - cena zaproponowana przez oferenta n Ad. 4. Oferta z najniższą ceną uzyska 11 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru: A n= (a min/a n) 11 pkt. a min a n - cena minimalna wśród złożonych ofert - cena zaproponowana przez oferenta n Ogółem można uzyskać maksymalnie 100 punktów. VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. 2. Jeżeli cena zaproponowana przez Wykonawcę wyłonionego w postępowaniu przekroczy założenia budżetu realizacji projektu, Zamawiający podejmie negocjacje celem jej obniżenia. Jeśli negocjacje nie przyniosą pożądanego skutku Zamawiający ma prawo odrzucić taką ofertę i wyłonić Wykonawcę, który uzyskał kolejną najwyższą ilość punktów w postępowaniu. VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Anna Jesionek pod numerem telefonu 81 532 10 32 oraz adresem e-mail: a.jesionek@ffi.org.pl. IX. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. Strona8 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku na