Politechnika Krakowska im. T. Kościuszki Wydział Mechaniczny Instytut Technologii Maszyn i Automatyzacji Produkcji Zarządzanie projektami PROJECT MANAGEMENT Temat 5. Monitoring i ewaluacja Opracowanie: Anna Kiełbus Plan wykładu 1. Wprowadzenie 2. Ewaluacja projektu 3. Monitoring projektu 4. Kontrola projektu 2 1
Wprowadzenie Opracowanie: Anna Kiełbus Co to jest projekt? powiązane ze sobą działania ania realizacja w określonym czasie nakierowanie na cel wykorzystanie optymalnych zasobów 4 2
NajwaŜniejsze zagadnienia w tworzeniu nowego projektu 5 RóŜnice pomiędzy ewaluacją, monitoringiem a kontrolą 6 3
Ewaluacja projektu Opracowanie: Anna Kiełbus Definicja Ewaluacja projektu ( (project evaluation) jest to okresowa ocena spójno jności, efektywności, skuteczności, ci, jakości oraz stopnia realizacji projektu na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów w i odpowiednich informacji. Opiera się na zasadzie bezstronności, niezaleŝno ności i wiarygodności. 8 4
Typy ewaluacji Podział ewaluacji ze względu na czas jej przeprowadzania 9 Typy ewaluacji Podział ewaluacji ze względu na zakres i zasięg analizowanych obszarów Ewaluacja globalna Ewaluacja szczególowa Ewaluacja Ewaluacja tematyczna tematyczna 10 5
Typy ewaluacji Podział ewaluacji ze względu na podmiot oceniający cy przeznaczenie ewaluacji 11 Wady i zalety poszczególnych typów ewaluacji Ewaluacja zewnętrzna Ewaluacja wewnętrzna Samoewaluacja zalety - niezaleŝność opinii i sądów - profesjonalizm i stosunkowo niska cena usługi zewnętrznej z powodu duŝej konkurencji rynkowej między podmiotami prowadzącymi tego typu działalność ekspercką - znajomość specyfiki ocenianej instytucji i związany z tym profesjonalizm oceny - dogłębna znajomość specyfiki ocenianej instytucji i projektu - pozwala skupić się wyłącznie na istotnych zagadnieniach, pomijając mniej waŝne wady - brak dogłębnej znajomości instytucji zaangaŝowanych w realizację projektu - moŝliwość formułowania nieadekwatnych wniosków i rekomendacji - brak obiektywizmu - moŝliwy brak lub niedobór personelu dysponującego odpowiednimi umiejętnościami - brak obiektywizmu - moŝliwy brak lub niedobór personelu dysponującego odpowiednimi umiejętnościami 12 6
Metody ewaluacji RozróŜniamy dwa podejścia metodologiczne: - Ilościowe, podczas którego staramy się szukać powszechności ci danego zjawiska, - Jakościowe (próba pogłę łębienia badania ilościowego), podczas którego szukamy odpowiedzi na pytanie, dlaczego dane treści zostały y lepiej przyswojone niŝ inne; co sprawiło, Ŝe e mimo przyswojenia danej treści nie nastąpi piło o jej zastosowanie w praktyce? 13 Etapy procesu ewaluacji 1. Planowanie ewaluacji 2. Projektowanie ewaluacji 3. Zbieranie i analiza danych 4. Raportowanie 5. Wykorzystanie wyników w ewaluacji 14 7
Etapy planowania ewaluacji 1. określenie celów w ewaluacji 2. określenie odbiorców w ewaluacji 3. sformułowanie owanie projektu ewaluacji 4. określenie warunków w kontraktu 5. wybranie ewaluatora 15 Elementy projektu ewaluacji 1. opis przedmiotu ewaluacji 2. sformułowanie owanie pytań kluczowych (badawczych) 3. określenie kryteriów w ewaluacji 4. dobór r metod badawczych oraz próby badawczej 5. określenie formatu raportu 16 8
Monitoring projektu Opracowanie: Anna Kiełbus Definicja Monitorowanie (monitoring) to proces systematycznego zbierania i analizowania wiarygodnych informacji ilościowych i jakościowych dotyczących cych wdraŝania ania projektów, którego celem jest zapewnienie zgodności realizacji projektów w i programów z wcześniej zatwierdzonymi załoŝeniami 18 9
Cele monitorowania 1. zapewnienie zgodności projektu z wcześniej przyjętymi załoŝeniami i celami 2. bieŝą Ŝące wykrywanie nieprawidłowo owości (równie wnieŝ potencjalnych) i ich korygowanie w aspekcie rzeczowym i finansowym 3. podniesienie skuteczności ci realizacji danych działań 19 Rodzaje monitoringu projektu 1. Monitorowanie finansowe - monitorowanie zarządzania środkami z funduszy przyznanymi na realizacje projektów. Jest ono podstawą oceny sprawności ich wydatkowania. 2. Monitorowanie rzeczowe - monitorowanie postępu pu realizacji projektów w przez system wskaźnik ników w określonych w dokumentach programowych 20 10
Projektowanie systemu monitorowania 21 Wskaźniki monitorowania powinny spełnia niać zasadę SMART 22 11
23 Raporty - jakie powinny być? 1. merytoryczne i finansowe 2. przygotowane na standardowych formularzach aby ułatwić porównywanie i analizę trendów 3. umoŝliwiające porównanie rzeczywistego stanu realizacji projektu ze stanem planowanym i identyfikujące ewentualne odchylenia 4. sporządzane regularnie w trakcie realizacji projektu i po jego zakończeniu 24 12
Raporty - jakie powinny być? cd. 5. rzeczowe, przedstawiające najwaŝniejsze działania podjęte w danym okresie sprawozdawczym 6. obrazujące wydatki poniesione w związku z realizacją działań 7. podsumowujące napotkane i przewidywane problemy i trudności w realizacji projektu 25 Kontrola projektu Opracowanie: Anna Kiełbus 13
Definicja Kontrola (control) to proces mający na celu porównanie istniejącego stanu danego przedsięwzi wzięcia z postulowanym z punktu widzenia prawa, wykrywanie nieprawidłowo owości oraz przekazywanie wyników w w formie wniosków w i zaleceń do uprawnionego organu, a dzięki temu zapewnienie prawidłowego przeprowadzenia wdraŝania ania projektu. 27 Cechy charakterystyczne 1. Proces kontroli to proces wyrywkowy, nieregularny: decyzja o przeprowadzeniu kontroli jest zazwyczaj podejmowana ad hoc. 2. dokonywane sąs zasadniczo w trakcie projektu (kontrola faktyczna) i po zakończeniu realizacji projektu (kontrola następcza). 3. obejmuje swym zakresem zazwyczaj określony wycinek danego projektu. 28 14
Cechy charakterystyczne cd. 4. wykorzystuje schematy - jest prowadzona na podstawie powszechnie znanych standardów i kryteriów, stosowanych w ten sam lub bardzo podobny sposób b w innych projektach. 5. Zakres i forma kontroli sąs całkowicie niezaleŝne ne od woli instytucji zarządzaj dzającej. 6. Przedmiotem zainteresowania sąs dostarczone w ramach projektu produkty, aspekty finansowo- prawne i zarządzanie. 29 Organizacja systemu kontroli 30 15
Dziedziny kontroli 1. kondycja ekonomiczno-finansowa przedsiębiorstwa, 2. organizacja procesu zarządzania projektami, 3. zarządzanie zasobami ludzkimi, 4. technika wytwarzania, 5. rynek i marketing, 6. polityka finansowa 31 Kto kontroluje? Podmioty kontrolujące w przedsiębiorstwach (spółkach) to szerokie kierownictwo oraz wyspecjalizowane jednostki organizacyjne i komisje badawcze, jak równieŝ organy spełniające funkcje nadzoru i zarządu. 32 16
Cechy systemu kontroli 1. ścisły podział zadań i uprawnień kontrolnych między poszczególne podmioty, 2. instancyjność, traktowana jako podległość podmiotów kontrolujących, ustanowiona w związku z określonym trybem wykonywania czynności badawczych i oceniających, 3. wzajemne dopełnianie się obszarów kontroli 33 Etapy procedur kontroli 1. pomiar parametrów, które są właściwe dla danej dziedziny, 2. ustalenie odchyleń miedzy stanem faktycznym a planowanym bądź postulowanym 3. analiza i ocena stopnia realizacji załoŝonych przedsięwzięć. 34 17
Decyzje regulacyjne dotyczą: 1. zmian personalnych i organizacyjnych, 2. uruchomienia rezerw, 3. alokacji zasobów, 4. rozszerzenia działalności bądź jej ograniczenia lub zaniechania, 5. opracowania nowych rozwiązań prawnych, 6. tworzenia zabezpieczeń materialnych, finansowych itd. 35 Literatura: 1. Zarządzanie projektami ekonomicznymi i organizacyjnymi A. Stabryła a, 2. Zarządzanie projektem europejskim - M. Trocki, B. Grucza, 3. Monitoring i ewaluacja- Instytut Studiów Strategicznych prowadzenie: Dominik Mytkowski 4. Monitorowanie i ewaluacja- Katarzyna Sekutowicz 5. Utilization- Focused Evaluation M. Q. Patton 6. Monitorowanie i ewaluacja projektów Konferencja : Rzeszów w 03.03.2007r. 7. Słownik terminów w związanych zanych z monitorowaniem i oceną efektywności wydatkowania funduszy pomocowych w Polsce, dostępny na stronach MGiP 36 oraz MENiS 18
Dziękuje za uwagę Anna Kiełbus Katedra InŜynierii Procesów w Produkcyjnych kielbus@m6.mech.pk.edu.pl 19