Zarządzanie projektami PROJECT MANAGEMENT Wykład 2. Zasady planowania projektów. Cykl Ŝycia projektu.

Transkrypt

1 Politechnika Krakowska im. T. Kościuszki Wydział Mechaniczny Instytut Technologii Maszyn i Automatyzacji Produkcji Zarządzanie projektami PROJECT MANAGEMENT Wykład 2. Zasady planowania projektów. Cykl Ŝycia projektu. Zarządzanie cyklem projektu Opracowanie: Anna Kiełbus Plan wykładu 1. Przypomnienie 2. Zarządzanie cyklem Ŝycia projektu wprowadzenie 3. Charakterystyka faz cyklu projektu 4. Metody wykorzystywane w poszczególnych fazach cyklu projektu 2 1

2 Cykl Ŝycia projektu Opracowanie: Anna Kiełbus Cykl Ŝycia projektu Cykl Ŝycia projektu są to fazy, na jakie podzielony jest projekt aby łatwiej móc m c nadzorować przebieg, ustawione od pierwszej do ostatniej. Cykl Ŝycia projektu pomaga określi lić,, jaka praca powinna zostać wykonana w kaŝdej z faz oraz kto powinien brać udział w poszczególnych fazach. 4 2

3 Charakterystyka cyklu Ŝycia projektu 5 Metodyka zarządzania cyklem projektu Metodyka zarządzania cyklem projektu opiera się na prostym modelu działania ania pozwalającym jasno sprecyzować cele, zadania i rezultaty projektu, przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka niepowodzenia. Jest to pewien schemat metodyczny, w którym identyfikuje się oraz opisuje istniejące problemy, a następnie tworzy, planuje, wdraŝa, a, monitoruje i ocenia działania ania mające je rozwiąza zać. 6 3

4 Zarządzanie cyklem projektu - cel Pozwala uniknąć najczęś ęściej popełnianych błędów w podczas przygotowania projektów w do wdroŝenia enia,, jakimi są: s Niejasne ramy strategiczne, Niepełna analiza sytuacji, Planowanie i wdroŝenie zorientowane na działanie, anie, a nie na cel, Nieweryfikowalny wynik projektu, Presja wydatkowania środków, Krótkoterminowa wizja działania, ania, niespójne wzajemne dokumenty projektu, Brak wspólnego postrzegania problemów, celów w i załoŝeń projektu. 7 Fazy zarządzania cyklem projektu Programowanie Identyfikacja Ocena końcowa Formułowanie owanie WdraŜanie anie i Monitorowanie Ocena wstępna 8 4

5 1. Programowanie Krok 1 konstruowania projektu RAMY PROGRAMOWE PROJEKTU Analiza ogólnych wytycznych programowych i ram prawnych 9 2. Identyfikacja Krok 2 konstruowania projektu IDENTYFIKACJA PROJEKTU Metody: Analiza problemów, Analiza celów, Analiza stanu wyjściowego, Określenie potrzeb i moŝliwo liwości ich zaspakajania, Odniesienie do dokumentów planistycznych Analiza podmiotów 10 5

6 Analiza SWOT dla projektu Pozytywy Negatywy Dzisiaj Tutaj ATUTY Pozytywne strony teraźniejszości SŁABOŚCI Negatywne strony teraźniejszości Jutro Tam SZANSE Pozytywne moŝliwości, jakie niesie przyszłość + Pozytywne moŝliwości tkwiące w otoczeniu ZAGROśENIA Negatywne tendencje, jakie niesie przyszłość + ZagroŜenia tkwiące w otoczeniu 11 Wyniki SWOT a strategia projektowania SZANSE ATUTY S. konserwatywna SŁABOŚCI S. aktywna ZAGROśENIA Wykorzystanie nadarzających się okazji, Nie wymaga radykalnych zmian. S. konkurencji Budowanie przewagi konkurencyjnej i walka z konkurencją, Wymaga selektywnego skoncentrowanego dzialania, Prawdopodobnie wymaga reform wewnętrznych. Potencjał odniesienia b. duŝego sukcesu, Wysokie ryzyko, Wymaga b. dynamicznego działania S. obronna Postawa pasywna Rezygnacja z bardziej ambitnych działań, Ograniczenie aktywności rozwojowo-twórczej na rzecz naprawczego reagowania na istniejące okoliczności. 12 6

7 Analiza problemów 13 Analiza celów sposób b postępowania powania Krok 1: Wszystkie problemy od góry g do dołu naleŝy y przeformułowa ować na cele, Krok 2: Przy przeformułowaniu owaniu naleŝy sprawdzić,, czy: - trudności przy przeformułowaniu owaniu wskazując c na braki analizy problemów w, - dosłowne owne przeformułowanie owanie prowadziło o by do praktycznie bezsensownych lub niejednoznacznych wyników w, - poziom wymagań sformułowanego owanego celu jest konieczny i wystarczający cy jako przesłanka do przejścia na następn pną,, wyŝsz szą płaszczyznę. Krok 3: NaleŜy y zapewnić przekształcenie stosunków w przyczynowo-skutkowych w realizację celów w i środków. 14 7

8 Analiza celów 15 Logika interwencji poziomy celów 16 8

9 3. Formułowanie owanie i finansowanie Krok 3 konstruowania projektu FORMUŁOWANIE OWANIE PROJEKTU Metody: Matryca logiczna, Analiza alternatyw, Plan logiczny projektu, Lista działań i grupa zarządzaj dzająca, Harmonogram, BudŜet. Studium wykonalności 17 Macierz logiczna projektu Podejście metodyczne matrycy logicznej jest sposobem definiowania projektów w zmierzającym do poprawy jakości planowania i kontroli. Zgodnie z załoŝeniami matrycy do pełnego zdefiniowania projektu prowadzą dwie fazy: analizy i planowania. 18 9

10 Faza analizy zgodna z LFA Faza analizy Analiza interesariuszy obejmująca identyfikację i charakterystykę głównych interesariuszy, grup docelowych i beneficjentów, z uwzględnieniem problemów wymagających interwencji za pomocą projektu Analiza problemów obejmująca identyfikację zasadniczych problemów, zagroŝeń i trudności, które mają być rozwiązane za pomocą interwencji w postaci projektu, Analiza celów obejmująca określenie celów wynikających z istniejących problemów, wskazanie środków prowadzących do poŝądanych efektów, Analiza strategii obejmująca określenie róŝnych strategii prowadzących do osiągnięcia celów, wybór najwłaściwszej strategii, określenie celów nadrzędnych 19 Faza planowania zgodna z LFA Faza planowania Opracowanie matrycy logicznej określającej strukturę projektu lub programu, sprawdzenie wewnętrznej logiki, formułowanie celów i mierzalnych rezultatów, ogólne określenie zasobów i kosztów, Opracowanie harmonogramu projektu określającego sekwencje i zaleŝności między zadaniami, oszacowanie czasu trwania zadań, określenie kamieni milowych i przypisanie odpowiedzialności za zadania Opracowanie planu wykorzystania zasobów, wynikającego z harmonogramu projektu, zestawienie zapotrzebowania na zasoby i środki, prowadzące do stworzenia budŝetu 20 10

11 Matryca logiczna projektu 21 Logika wertykalna matrycy logicznej 22 11

12 Logika wertykalna macierzy logicznej Logika wertykalna określa wzajemne relacje elementów w róŝnych r poziomów w matrycy logicznej. Dzięki konstrukcji matrycy wiadomo, które sformułowanie owanie w danym polu odnosi się do sformułowania owania w innym polu. W związku zku z tym, przed przystąpieniem pieniem do dalszych prac planistycznych naleŝy y sprawdzić dotychczasową wykonalność projektu. 23 Logika horyzontalna matrycy logicznej 24 12

13 Logika horyzontalna macierzy logicznej Logika horyzontalna matrycy logicznej określa wzajemne relacje elementów w na tych samych poziomach matrycy logicznej. 25 Tworzenie harmonogramu Zidentyfikuj czynności Zidentyfikuj zaleŝności p/m czynnościami Oszacuj zasoby dla czynności Wymagania Przydział osób do czynności Opracuj grafy 26 13

14 Jak przygotować harmonogram projektu? Zrób b listę głównych działań Podziel działania ania na zadania, którymi moŝna zarządza dzać, Ustal kolejność i zaleŝno ności, Określ l datę rozpoczęcia, cia, czas trwania i termin zakończenia działań, Podsumuj wykaz głównych g działań, Zdefiniuj kamienie milowe, Zdefiniuj doświadczenie Przydziel zadania w ramach zespołu 27 Lista działań 28 14

15 Sieć działań 29 ŚcieŜka krytyczna Przed przejściem od jednego etapu do drugiego naleŝy y przejść przez wszystkie prowadzące do niego ścieŝki. Najkrótszy czas potrzebny do realizacji przedsięwzi wzięcia moŝna wyznaczyć poszukując najdłuŝszej ścieŝki od początku do końca ścieŝki krytycznej. KaŜde opóźnienie w realizacji zadań tej ścieŝki, opóźnia cały y projekt

16 Sieć działań 8 dni T M1 15 dni 15 dni T3 T9 M M T START M3 7 dni T11 T2 T7 M M8 T4 M2 T5 T10 10 dni T12 M5 T8 KONIEC Diagram Gantta T4 T1 T2 4/7 11/7 18/7 25/7 1/8 8/8 15/8 22/8 29/8 5/9 12/9 19/9 początek M1 T7 T3 M5 T8 M3 M2 T6 T5 M4 T9 M7 T10 M6 T11 M8 T12 KONIEC 32 16

17 Harmonogram 33 Przydział personelu 34 17

18 BudŜet dla projektu europejskiego kategoria wydatku ogółem Wydatki kwalifikowalne ogółem Wydatki zwiazane z personelem 23997,20 Inne wydatki 360 Przychód projektu Całkowite wydatki kwalifikowalne projektu Wnioskowana kwota dofinansowania 35 Przykład - analiza sytuacji wyjściowej Dzisiaj Tutaj Opis sytuacji Analiza SWOT Pozytywy DuŜa a liczba podmiotów gospodarczych w województwie Zainteresowanie terenami przy zbiorniku wodnym mieszkańców okolicznych gmin Negatywy Rosnące bezrobocie wśród w mieszkańców Gleby niskiej klasy Brak odpowiedniej infrastruktury Brak zaplecza turystycznego Brak tradycji przedsiębiorczo biorczości ci wśród d mieszkańców Jutro Tam Atrakcyjnie połoŝone one tereny przylegające do Nowego Stawu Rozwój j agroturystyki wokół zbiornika Nowy Staw MoŜliwość powstania miejsc rekreacyjno-sportowych w sąsiedniej s siedniej gminie 36 18

19 Przykład analiza problemów 37 Przykład analiza celów 38 19

20 Przykład decyzja projektujących co do kształtu tu koncepcji projektu 39 Przykład matryca logiczna cz

21 Przykład matryca logiczna cz.2 41 Przykład harmonogram 42 21

22 4. WdraŜanie anie Krok 4 Ŝycia projektu REALIZACJA PROJEKTU WdraŜanie anie działań, Monitorowanie postępów, Diagnozowanie zagroŝeń i wprowadzanie moŝliwych korekt Ewaluacja Krok 5 Ŝycia projektu OCENA PROJEKTU Porównanie wyników w z załoŝeniami, Analiza przebiegu projektu, Modyfikacja koncepcji projektu, nowe Ŝycie projektu

23 Literatura N. Mingus, Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2002 M.Trocki, B.Grucza, Zarządzanie projektem europejskim,, PWE, Warszawa 2007 C.Duisberg Gesellschaft, Zarządzanie projektami,, materiały y szkoleniowe Jak przygotować i zarządza dzać projektem w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, materiały y szkoleniowe, Warszawa 2005 Dobry projekt szansą dla rozwoju regionów szkolenia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,, Ministerstwo Gospodarki i Pracy, materiały y szkoleniowe 45 Dziękuje za uwagę Anna Kiełbus Katedra InŜynierii Procesów w Produkcyjnych kielbus@m6.mech.pk.edu.pl 23