Narzędzie informatyczne wspomagające sporządzanie ocen okresowych i pierwszej oceny w służbie cywilnej przygotowane w ramach projektu pn. Strategia zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1) Baza Ocen w Służbie Cywilnej wersja 2 Instrukcja użytkownika Wersja 2.0 KPRM, 2012 Strona 1/42
Spis treści 1. Wprowadzenie 3 2. Instalacja 5 2.1 Instalowanie oprogramowania 5 2.2 Odinstalowywanie 9 3. Uruchomienie 10 3.1 Przenoszenie danych z BOSC do BOSCv2 11 3.2 Dodawanie nowego pracownika 13 3.3 Modyfikacja danych pracownika 15 3.4 Dodawanie pierwszej oceny 15 3.5 Modyfikacja pierwszej oceny 19 3.6 Dodawanie oceny okresowej Arkusz A 20 3.7 Dodawanie oceny okresowej Arkusz B 26 3.8 Modyfikacja ocen okresowych 31 4. Import danych z arkuszy XLS 33 5. Wyszukiwanie ocen 35 6. Raporty 36 6.1 Sekcja Pierwsza Ocena 36 6.1.1 Lista osób do oceny 36 6.1.2 Sporządzone pierwsze oceny 37 6.2 Sekcja Ocena okresowa 38 6.2.1 Lista osób podlegających ocenie 38 6.2.2 Terminy zbliżających się ocen 38 6.2.3 Sporządzone oceny okresowe 38 6.2.4 Negatywne oceny okresowe 39 6.2.5 Wnioski o kolejny stopień 39 6.3 Sekcja SWEZ_HR 39 6.3.1 Pierwsza ocena 39 6.3.2 Podlegający ocenie okresowej 39 6.3.3 Ocena okresowa 39 6.3.4 Ocena okresowa urzędników 40 6.3.5 Wnioski o kolejny stopień 40 7. Administracja 41 7.1 Zarządzanie słownikami 41 7.1.1 Zarządzanie nazwą urzędu 41 7.1.2 Zarządzanie nazwami komórek organizacyjnych 42 7.1.3 Zarządzanie nazwami stanowisk 42 KPRM, 2012 Strona 2/42
1. Wprowadzenie Baza ocen w służbie cywilnej (BOSC) jest to aplikacja komputerowa, która służy do gromadzenia, przechowywania i zarządzania informacjami o ocenach okresowych oraz pierwszej ocenie członków korpusu służby cywilnej przez komórki kadrowe lub komórki odpowiedzialne w urzędzie za obsługę takich informacji. BOSC umożliwia między innymi: bezpośrednie wprowadzanie ocen przy wykorzystaniu formularzy przygotowanych w BOSC, zaimportowanie ocen z wypełnionych arkuszy xls, które zostały zamieszczone w internetowym Serwisie Służby Cywilnej, szybkie przeglądanie ocen pracowników za pomocą wyszukiwarki, wygenerowanie gotowych raportów (np. na temat sporządzonych ocen w danym okresie; osób podlegających ocenie okresowej; osób, którym należy przeprowadzić pierwszą ocenę), przygotowanie niektórych danych dotyczących pierwszej oceny i ocen okresowych do sprawozdania dyrektora generalnego (kierownika) urzędu o realizacji zadań wynikających z ustawy o służbie cywilnej wysyłanego za pomocą systemu SWEZ_HR. Wprowadzanie danych do BOSC jest możliwe: na bieżąco wtedy, gdy chcemy posiadać aktualną informację np. na temat terminów, w których należy sporządzić oceny osobom, którym rozpoczęto proces oceny okresowej lub pierwszej oceny (dane należy uzupełniać po każdym etapie oceny) albo np. kiedy chcemy znać aktualną liczbę osób podlegających ocenie okresowej (należy do bazy wprowadzić również osoby, które są zatrudnione w urzędzie, ale w danym okresie nie świadczą pracy), po zakończeniu całego procesu oceny wprowadzenie oceny, szczególnie przy wykorzystaniu formularzy xls udostępnionych przez Departament Służby Cywilnej KPRM, będzie łatwiejsze i szybsze, ale nie pozwoli na skorzystanie ze wszystkich dostępnych raportów (dane w tych raportach nie będą odpowiadały rzeczywistemu stanowi). BOSC została zrealizowana jako baza oprogramowania Microsoft Access (w wersjach 2007 i 2010), jednak jest ona uruchamiana bez konieczności posiadania licencji na to oprogramowanie. Jako środowisko uruchomieniowe wykorzystane jest udostępniane bezpłatnie przez firmę Microsoft środowisko tzw. elementów wykonawczych Access Runtime (w wersjach 2007 i 2010). Oprogramowanie samo zainstaluje niezbędne środowisko. W wypadku problemów z instalacją należy pobrać ze strony Microsoft i samodzielnie zainstalować wymagane elementy wykonawcze Access Runtime. W przypadku instalowania BOSC na komputerze, na którym była zainstalowana wcześniejsza wersja BOSC zaleca się pobranie BOSC w wersji bez oprogramowania Access Runtime (BOSCv2_2007 lub BOSCv2_2010). KPRM, 2012 Strona 3/42
BOSC została przygotowana do instalowania bezpośrednio na komputerach stacjonarnych pracowników. Powoduje to, że informacje mogą być wprowadzane do niej jedynie lokalnie, z poziomu jednego komputera. Istnieje jednak możliwość instalacji na serwerze dostępnym dla wielu osób (wersja serwerowa) lub udostępnienie bazy przy użyciu folderu sieciowego. Najprostszym sposobem udostępnienia BOSC jest umieszczenie jej w udostępnionym folderze sieciowym. Chociaż ta metoda jest najprostsza i ma najmniejsze wymagania systemowe, jest także najbardziej zawodna. Muszą być spełnione wszystkie poniższe warunki: Baza nie będzie używana jednocześnie przez więcej niż kilka osób. Użytkownicy nie potrzebują dostosowywać projektu bazy danych. Obecna wersja BOSC jest drugą w kolejności udostępnioną urzędom przez Departament Służby Cywilnej KPRM. W stosunku do poprzedniej BOSC wprowadzono do niej mechanizm umożliwiający importowanie arkuszy xls (ocen okresowych i pierwszej oceny) również z poziomu modyfikowania oceny. Zatem obecnie możliwe jest np. zaimportowanie wypełnionych części I-III arkusza oceny okresowej a po sporządzeniu oceny możliwe jest ponowne zaimportowanie całego arkusza (dane, które już były zapisane w BOSC nie zostaną uzupełnione pozostałymi danym z części IV-VI arkusza, lecz zastąpione nowymi danymi w całym arkuszu). Rozwiązanie to pozwoli na szybsze i prostsze uzupełnianie ocen pracowniczych w BOSC bez konieczności ręcznego ich uzupełniania. Jednocześnie w obecnej wersji BOSC dodano możliwość przenoszenie danych z pierwszej wersji BOSC do nowej wersji BOSCv2. Proces ten zostanie dalej bardziej szczegółowo opisany. Niniejsza instrukcja została opracowana na podstawie wersji BOSCv2_2007, ale dotyczy wszystkich dostępnych wersji: BOSCv2_2007 (dla komputerów z zainstalowanym MS Office 2007 i wcześniejszą wersją BOSC), BOSCv2_2010 (dla komputerów z zainstalowanym MS Office 2010 i wcześniejszą wersją BOSC), BOSCv2_2007+Runtime (dla komputerów z zainstalowanym MS Office 2007, na których nie była instalowana wcześniejsza wersja BOSC i Access Runtime), BOSCv2_2010+Runtime (dla komputerów z zainstalowanym MS Office 2010, na których nie była instalowana wcześniejsza wersja BOSC i Access Runtime). KPRM, 2012 Strona 4/42
2. Instalacja 2.1 Instalowanie oprogramowania Po pobraniu spakowanego pliku ze strony internetowej Serwisu Służby Cywilnej (BOSCv2_2007.zip, BOSCv2_2010.zip lub BOSCv2_2007+Runtime lub BOSCv2_2010+Runtime) należy rozpakować go na stacji roboczej użytkownika, wskazując lokalizację, np. Pulpit. Katalog zawierający pliki instalacyjne, po przeprowadzeniu instalacji będzie można całkowicie usunąć. Do uruchomienia procesu instalacji oprogramowania służy plik o nazwie setup.exe. Po jego kliknięciu nastąpi instalacja bazy (poniższe rysunki przedstawiają instalację bazy w wersji dla MS Office 2007). KPRM, 2012 Strona 5/42
W następnym kroku wyświetlają się informacje dotyczące zasad użytkowania oprogramowania. Program instalacyjny wyświetli komunikat z pytaniem o dane użytkownika bazy. Należy wpisać swoje imię i nazwisko oraz nazwę urzędu. KPRM, 2012 Strona 6/42
Następnie zostaniemy zapytani o miejsce instalacji. Przy wyborze standardowej opcji (Typical) baza zostanie domyślnie zainstalowana na dysku C, w katalogu C:\BOSCv2, wraz z nią zostaną zainstalowane wszystkie niezbędne elementy. Możemy jednak zdecydować o zmianie miejsca instalacji wybierając polecenie Custom. Po wskazaniu typu instalacji przechodzimy do następnego ekranu i klikamy Install. KPRM, 2012 Strona 7/42
Po zakończeniu instalacji sprawdzane jest oprogramowanie wymagane do uruchomienia. W przypadku instalowania BOSC w wersji BOSCv2_2007+Runtime lub BOSCv2_2010+Runtime i braku oprogramowania Microsoft Access Runtime 2007 lub Microsoft Access Runtime 2010 instalowane jest to oprogramowanie automatycznie (po zakończeniu instalacji Access Runtime pojawi się komunikat o zakończeniu procesu instalacji tego oprogramowania i BOSC). W przypadku instalacji BOSCv2 bez Access Runtime odpowiedni komunikat będzie wyglądał następująco: KPRM, 2012 Strona 8/42
Po instalacji, na Pulpicie pojawi się nowa ikona uruchamiająca oprogramowanie. Jej dwukrotne kliknięcie spowoduje uruchomienie Bazy ocen w służbie cywilnej (w wersji 2). W przypadku, kiedy na komputerze była zainstalowana poprzednia wersja BOSC ikonki wraz ze skrótami zostaną zamienione a nowy skrót będzie odwoływał się do BOSCv2. 2.2 Odinstalowywanie W przypadku konieczności usunięcia bazy z komputera należy przeprowadzić jej odinstalowanie. W tym celu wchodzimy do Panelu sterowania klikając kolejno w Start Ustawienia Panel sterowania. Następnie uruchamiamy element Dodaj lub usuń programy. W oknie, które pojawi się, mamy wyświetlone aplikacje, które są zainstalowane na komputerze. Po zaznaczeniu ikony opcji Usuń spowodujemy uruchomienie deinstalatora i usunięcie aplikacji z naszego dysku. i wybraniu W przypadku, kiedy na komputerze była zainstalowana wcześniejsza wersja BOSC w oknie wyświetlą się dwie wersje BOSC i należy wskazać właściwą z nich do odinstalowania. Należy pamiętać, aby starszą wersję BOSC usunąć dopiero po przeniesieniu z niej danych do nowszej wersji BOSCv2. KPRM, 2012 Strona 9/42
3. Uruchomienie Po uruchomieniu oprogramowania pojawi się ekran główny zawierający zakładki wraz z przyciskami do poszczególnych funkcji BOSC. Domyślnie baza ocen otwierać się będzie w menu głównym. Posiada ono następujące zakładki : Dodaj ocenę, Wyszukaj ocenę, Raporty, Administracja. Przed szczegółowym omówieniem wszystkich elementów i funkcji BOSC, należy zauważyć, że dodanie oceny jest możliwe dopiero po dodaniu do bazy pracowników urzędu podlegających ocenom. KPRM, 2012 Strona 10/42
3.1 Przenoszenie danych z BOSC do BOSCv2 Po zainstalowaniu BOSCv2 i przenoszeniu danych z BOSC należy pamiętać, że przenoszenie danych powinno nastąpić przed wprowadzeniem jakichkolwiek danych do BOSCv2. Inne postępowanie czyli najpierw wprowadzenie danych do BOSCv2 i dopiero przeniesienie danych z BOSC do BOSCv2 może spowodować zaburzenie struktury danych i nieprawidłowe ich wyświetlanie w bazie. Przenoszenie danych ze starszej wersji BOSC do nowej wersji BOSC odbywa się w zakładce Administracja Klikamy na przycisk Przywracanie danych z poprzedniej wersji BOSC. Po wybraniu tej opcji dane z poprzedniej wersji BOSC powinny automatycznie się załadować. Jeżeli automatyczne odnalezienie ich nie będzie możliwe, pojawi się następujący komunikat: KPRM, 2012 Strona 11/42
Po naciśnięciu przycisku OK pojawi się okno Ekploratora Windows, które umożliwia ręczne wskazanie właściwego pliku: Samodzielne odnalezienie pliku poprzedniej wersji BOSC nie powinno być trudne, jednak w przypadku problemów należy poprosić o pomoc osoby zajmujące się obsługą informatyczną w urzędzie. Poprawna standardowa ścieżka dostępu do poprzedniej wersji BOSC to: C:\Program Files\BOSC. Po odnalezieniu odpowiedniej ścieżki dostępu klikamy na plik bazy danych MS Access: i następnie klikamy przycisk Wybierz bazę. KPRM, 2012 Strona 12/42
Proces przenoszenia danych przebiega bardzo szybko i kończy się odpowiednim komunikatem: Po zakończeniu przenoszenia danych możliwe jest teraz (i jest to zalecane) odinstalowanie poprzedniej wersji BOSC (proces odinstalowywania został opisany w rozdziale 2.2). Uwaga! Odinstalowanie BOSC bez przeniesienia danych do nowej bazy BOSCv2 może spowodować bezpowrotne usunięcie wszystkich danych zapisanych w BOSC. Dlatego przed odinstalowaniem poprzedniej wersji BOSC należy sprawdzić czy dane zostały prawidłowo przeniesione. Zalecane jest również zachowanie kopii pliku poprzedniej bazy danych (w tym celu należy skontaktować się z osobą zajmującą się obsługą informatyczną w urzędzie). 3.2 Dodawanie nowego pracownika Dodawanie nowego pracownika odbywa się w zakładce Administracja. Klikamy na przycisk Dodaj pracownika. W następnym oknie należy wypełnić dane dodawanego do bazy pracownika: Aktywny (pole wyboru jest domyślnie zaznaczone, zaznaczenie tej opcji oznacza, że dany pracownik jest zatrudniony w urzędzie i będzie dostępny na liście wyboru osób ocenianych lub oceniających albo jednocześnie na obu listach. Po ustaniu zatrudnienia danego pracownika w urzędzie należy odznaczyć to pole. W przypadku ponownego zatrudnienia tej osoby będzie możliwe ponowne jej aktywowanie.), KPRM, 2012 Strona 13/42
Podlega pierwszej ocenie (pole wyboru zaznaczamy jeśli dodawany pracownik ma mieć dokonaną pierwszą ocenę. Należy pamiętać, aby po zakończeniu pierwszej oceny danego pracownika w jego karcie odznaczyć to pole.), Osoba nie podlega pierwszej ocenie oraz ocenie okresowej (pole wyboru zaznaczamy wtedy, kiedy pracownik nie podlega żadnej ocenie w służbie cywilnej, ale chcemy tę osobę dodać do bazy ze względu na to, iż jest oceniającym. Pole to znajdzie zastosowanie np. w sytuacji osoby kierującej komórką organizacyjną w urzędzie, która jest zatrudniona na podstawie art. 35 ust. 1 uosc na czas określony, czyli nie podlega ani ocenie okresowej, ani pierwszej ocenie). Zaznaczenie obu przycisków tj. Podlega pierwszej ocenie i Osoba nie podlega pierwszej ocenie oraz ocenie okresowej jest niemożliwe. Uwaga! Osoba, która jest tylko aktywna domyślnie jest osobą podlegającą ocenie okresowej (należy o tym pamiętać, m.in. ze względu na raporty, w których osoba ta będzie tak traktowana). Nazwisko, Imię, Komórkę organizacyjną (wybieramy z listy, jeśli jej nie ma to musimy ją dodać, uzupełnianie słowników będzie opisane w dalszej części instrukcji), Data nawiązania stosunku pracy na podstawie art. 35 ust. 3 uosc, Data zatrudnienia na czas nieokreślony, Data mianowania. Polami obowiązkowymi do wypełnienia w karcie pracownika są jedynie nazwisko i imię. Natomiast pozostałe informacje mogą być potem wykorzystane w trakcie dodawania nowych ocen poprzez wypełnianie odpowiednich formularzy w bazie (dane te będą automatycznie przenoszone do właściwych pól). Następnie po wypełnieniu danych klikamy na przycisk Zapisz i zamknij. Dane zostają zapisane do bazy i jednocześnie jest możliwe dodanie oceny do tej osoby. KPRM, 2012 Strona 14/42
3.3 Modyfikacja danych pracownika Modyfikacja danych pracownika odbywa się w także w zakładce Administracja. Klikamy na przycisk Modyfikuj dane pracownika. Następnie musimy wybrać pracownika, którego dane chcemy zmodyfikować. Dane zostaną wczytane i będzie możliwa ich modyfikacja. 3.4 Dodawanie pierwszej oceny Po dodaniu nowego pracownika do BOSC dodanie pierwszej oceny jest możliwe wtedy, gdy pracownik ma zaznaczoną opcje aktywny i podlega pierwszej ocenie oraz wcześniej nie miał uzupełnionej pierwszej oceny. KPRM, 2012 Strona 15/42
Następnie możemy już przystąpić do dodania pierwszej oceny wybranemu pracownikowi. W menu głównym (zakładka Dodaj ocenę ) po kliknięciu przycisku Odśwież zawartość BOSC możemy wybrać nowego pracownika z rozwijanej listy osób ocenianych. Po wybraniu właściwego pracownika (w przykładzie Jana Kowalskiego) aktywuje się możliwość dodania pierwszej oceny, jak i ocen okresowych ( o których mową będzie w dalszej części instrukcji). Klikamy na przycisk Pierwsza Ocena i program przenosi nas do wypełniania formularza pierwszej oceny. I. Część ogólna KPRM, 2012 Strona 16/42
Dane wpisujemy bezpośrednio do bazy, przemieszczając się po zakładkach poszczególnych części formularza. Z uwagi na to, że może zajść potrzeba wpisania danych z oceny przeprowadzonej w innym urzędzie mamy możliwość wybrania nazwy urzędu z listy rozwijanej NAZWA URZĘDU (wcześniej należy dodać ten urząd w zakładce Administracja w sekcji Zarządzanie nazwą urzędu ). Po zakończeniu uzupełniania pozostałych informacji w tej części arkusza możliwe jest jego dodanie do BOSC. Po naciśnięciu przycisku Dodaj pojawia się przycisk Zapisz i możliwe jest kontynuowanie pracy nad oceną. Po zamknięciu formularza wprowadzona ocena będzie dostępna w sekcji Modyfikuj ocenę a następnie po kliknięciu Pierwsza Ocena. II. Ocena postawy KPRM, 2012 Strona 17/42
III. Ocena postępów IV. Pierwsza Ocena KPRM, 2012 Strona 18/42
Po wypełnieniu danych w formularzu pierwszej oceny należy kliknąć przycisk dodaj (dane zapisują się do BOSC). Mamy jeszcze możliwość dokonania zmian wprowadzonych informacji, które po naciśnięciu przycisku Zapisz zostaną zapisane do bazy. Jeśli chcemy zakończyć pracę z formularzem pierwszej oceny należy kliknąć na przycisk Zamknij w ostatniej jej części (IV). Należy pamiętać, iż użycie przycisku Zamknij bez zapisania wprowadzonych danych nie powoduje zapisania formularza w bazie. Na dole w stopce formularza widoczne są przyciski do wykonywania akcji anulowania ( Anuluj ), wczytania (importowania) danych do BOSC z pliku xls ( Wczytaj z pliku więcej na ten temat jest w części 4 instrukcji) i dodawania danych lub ich zapisu ( Zapisz i Dodaj ). 3.5 Modyfikacja pierwszej oceny Modyfikacja pierwszej oceny będzie możliwa, gdy dodamy pierwszą ocenę, czyli po wypełnieniu danych w formularzu pierwszej oceny klikniemy Dodaj (wtedy dane zostaną zapisane do bazy). Aby zmodyfikować tę ocenę po zamknięciu formularza należy wybrać z menu głównego osobę, której ocenę chcemy zmodyfikować a następnie z sekcji Modyfikuj ocenę kliknąć Pierwsza Ocena. Warto zauważyć, że przycisk Pierwsza Ocena w sekcji Dodaj ocenę nie jest już dostępny ponieważ dokonaliśmy pierwszej oceny tego pracownika. Tak jak przy dodawaniu oceny po tym formularzu poruszamy się za pomocą zakładek. Dane wybranej osoby wypełnią odpowiednie pola formularza. Pozostałe pola należy wypełnić ręcznie albo można je wczytać z formularza oceny w formacie xls. KPRM, 2012 Strona 19/42
Uwaga! Należy pamiętać, że w tym drugim przypadku wczytywane dane nie zostaną dopisane już do obecnych informacji, lecz wszystkie pola w ocenie zostaną zastąpione nowymi danymi. Po dokonaniu modyfikacji klikamy na przycisk zapisz i dane zostają zaktualizowane. Po tej czynności możemy zamknąć formularz tak jak poprzednio w ostatniej części przyciskiem Zamknij. 3.6 Dodawanie oceny okresowej Arkusz A Dodawanie oceny okresowej Arkusza A jest możliwe tak samo jak w przypadku pierwszej oceny po wybraniu pracownika z listy rozwijanej osób ocenianych. Gdy wybierzemy osobę klikamy na przycisk z sekcji Dodaj ocenę Arkusz A. Dane wpisujemy bezpośrednio do bazy, przemieszczając się po zakładkach poszczególnych części formularza. Z uwagi na to, że może zajść potrzeba wpisania danych z oceny przeprowadzonej w innym urzędzie mamy możliwość wybrania nazwy urzędu z listy rozwijanej NAZWA URZĘDU. KPRM, 2012 Strona 20/42
Po otwarciu formularza część danych może być już wypełniona. Są to zawsze imię i nazwisko ocenianego, a także mogą to być komórka organizacyjna, data zatrudnienia na czas nieokreślony oraz data mianowania (zależy to od tego, czy dane te były wprowadzone do karty pracownika w zakładce Administracja). Dane te można zmienić w formularzu, należy jednak pamiętać, że w taki sposób nie zostaną one zmienione w karcie pracownika (aby zmienić te dane w karcie pracownika należy skorzystać z zakładki Administracja i opcji modyfikacji danych pracownika). Danych wypełnionych automatycznie nie można zupełnie usunąć. Np. aby nie wyświetlała się w arkuszu data mianowania należy przejść do modyfikacji danych pracownika i ją usunąć. W Danych ocenianego w Części I mamy również listy rozwijane z komórką organizacyjną oraz stanowiskiem. Jeśli nie ma na liście danych, które potrzebujemy należy uzupełnić słownik (w zakładce Administracja) lub wpisać je w formularzu. Należy pamiętać jednak, iż gdy wpiszemy w formularzu np. stanowisko, którego nie mamy na liście nie zostanie ono dopisane do słownika. Uzupełnianie słownika (w zakładce Administracja) będzie opisane w dalszej części instrukcji. KPRM, 2012 Strona 21/42
Część I Formularz Arkusza A pozwala nam również na swobodne przemieszczanie się między zakładkami tak jak w formularzu pierwszej oceny. Część II i III W tej części na samym początku należy wskazać oceniającego. Wybieramy go z listy, a jego dane ( imię i nazwisko ) wypełnią się automatycznie. Jeśli jednak nie znajdziemy osoby, której szukamy mamy możliwość szybkiego przeniesienia się do karty pracownika i dodanie nowej osoby. KPRM, 2012 Strona 22/42
Część IV W kolejnej części znajdują się pola z datami. Wypełnić należy jednak tylko dwa pola, gdyż data okres od wypełniana jest automatycznie z poprzedniej części formularza (jest to data zapoznania się z kryteriami przez ocenianego). Część IV Kryteria obowiązkowe W tej części mamy do wypełnienia oceny cząstkowe kryteriów obowiązkowych oraz ich uzasadnienie. Pola podświetlone na różowo są polami obowiązkowymi. KPRM, 2012 Strona 23/42
Część IV Kryteria dodatkowe Tutaj tak jak w poprzedniej części arkusza pola podświetlone na różowo są polami obowiązkowymi. Dodatkowo oprócz ustalenia oceny cząstkowej danego kryterium musimy wybrać również samo kryterium (wybieramy je z listy rozwijanej). Części IV Ocena Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych kryteriów możemy wyliczyć ocenę końcową poprzez kliknięcie w przycisk Przyznaj ocenę. KPRM, 2012 Strona 24/42
Część V Część VI Po zakończeniu wypełniania Arkusza A możemy podobnie jak w pierwszej ocenie kliknąć przycisk Dodaj. Jeśli będziemy chcieli od razu coś zmienić przed zamknięciem arkusza możemy zmodyfikować wybrane pola a następnie kliknąć Zapisz. Na końcu wypełniania arkusza, kiedy już dane zostały zapisane możemy kliknąć przycisk Zamknij znajdujący się w ostatniej części arkusza (VI). Należy pamiętać, iż przycisk Zamknij nie powoduje zapisania danych do bazy. KPRM, 2012 Strona 25/42
Na dole w stopce formularza podobnie jak w formularzu pierwszej oceny widoczne są przyciski Anuluj, Wczytaj z pliku oraz Zapisz lub Dodaj. 3.7 Dodawanie oceny okresowej Arkusz B Dodawanie oceny okresowej Arkusza B przebiega analogicznie jak w przypadku arkusza A. Różnice dotyczą jedynie niektórych pól do wypełnienia w I części formularza oraz w ilości i rodzaju kryteriów oceny. W celu dodania oceny okresowej wypełnianej na arkuszu B należy wybrać pracownika z listy rozwijanej osób ocenianych. KPRM, 2012 Strona 26/42
A następnie wypełnić wszystkie odpowiednie części arkusza wg wskazówek dotyczących wypełniania arkusza A oceny okresowej. Część I Część II i III KPRM, 2012 Strona 27/42
Część IV Część IV Kryteria obowiązkowe KPRM, 2012 Strona 28/42
Część IV Kryteria dodatkowe Części IV Ocena KPRM, 2012 Strona 29/42
Część V Część VI KPRM, 2012 Strona 30/42
3.8 Modyfikacja ocen okresowych Modyfikacja ocen okresowych dokonywanych zarówno na arkuszu A, jak i arkuszu B przebiega w taki sam sposób. W związku z tym poniższy opis procedury dotyczyć będzie obu ocen okresowych. Modyfikacja ocen okresowych będzie możliwa dopiero po zapisaniu oceny okresowej, czyli po wypełnieniu danych w formularzu oceny (A lub B) i kliknięciu przycisku Dodaj (wtedy dane zostaną zapisane do bazy i będzie możliwa ich modyfikacja). Aby zmodyfikować tę ocenę po zamknięciu formularza należy wybrać z menu głównego osobę, której ocenę chcemy zmodyfikować, a następnie z sekcji Modyfikuj ocenę kliknąć Arkusz A lub Arkusz B. Dodatkowo w przypadku, kiedy do jednej osoby dodanych jest więcej niż jedna ocena należy wybrać z listy rozwijanej datę sporządzenia oceny okresowej. Należy również zauważyć, że przyciski ocen okresowych w sekcji Dodaj ocenę są cały czas aktywne (dostępne) w odróżnieniu od przycisku pierwszej oceny, co oznacza, że ocenę okresową można dodawać wiele razy. Modyfikacja oceny okresowej: Najpierw wybieramy osobę ocenianą Następnie wybieramy rodzaj arkusza oceny i datę sporządzenia oceny okresowej z sekcji Modyfikuj ocenę, którą chcemy modyfikować a następnie klikamy odpowiednią ocenę. Uwaga! Ocena, która nie została zakończona, a więc nie ma wprowadzonej daty jej sporządzenia na piśmie (w części V arkuszy) w polu, w którym powinna być data będzie miała puste (niewypełnione) miejsce. KPRM, 2012 Strona 31/42
Formularze służące do modyfikacji oceny okresowej (arkusz A i B) wyglądają analogicznie, jak formularze służące do sporządzania ocen okresowych. Zatem nawigacja po formularzu również odbywa się za pomocą zakładek. Gdy ukończymy wszelkie modyfikacje należy kliknąć Zapisz a następnie Zamknij. KPRM, 2012 Strona 32/42
4. Import danych z arkuszy XLS BOSC umożliwia import danych dotyczących sporządzonych ocen okresowych i pierwszej oceny na arkuszach kalkulacyjnych Microsoft Excel udostępnionych w internetowym Serwisie Służby Cywilnej. Import danych umożliwia szybkie i proste dodanie danych do BOSC. Możliwe jest dodawanie danych z arkuszy ocen na każdym ich etapie, jak i po zakończeniu całej oceny. Zatem możliwe jest np. dodanie danych do BOSC np. po wybraniu kryteriów oceny okresowej czyli wypełnieniu części I, II i III arkusza oceny okresowej a następnie po sporządzeniu oceny uzupełnienie pozostałych części arkusza (IV-VI). Uzupełnienie pozostałych części arkuszy ocen możliwe jest w trybie Modyfikuj ocenę i może nastąpić ręcznie bądź poprzez wczytanie danych z arkusza xls. Import danych arkuszy kalkulacyjnych programu Microsoft Excel jest możliwy z poziomu wypełniania każdej oceny z sekcji Dodaj ocenę bądź jej zmiany w sekcji Modyfikuj ocenę. Aby wczytać dane z arkusza XLS należy kliknąć w przycisk Wczytaj z pliku A następnie otwiera nam się okno dialogowe, w którym wyszukujemy dany arkusz XLS. W tym przypadku będziemy importowali dane z Arkusza A, więc klikamy na plik a następnie przycisk Importuj. KPRM, 2012 Strona 33/42
Program zapyta nas czy chcemy importować dane z pliku klikamy przycisk OK. Pola danego arkusza zostaną wypełnione a następnie pojawi się komunikat o pomyślnym zaimportowaniu danych. Klikamy OK i kończymy pracę z importem danych. Dane te są od razu widoczne, co umożliwia szybką weryfikację poprawności zaimportowanych danych, a także ich poprawienie lub zmodyfikowanie. Uwaga! Należy także pamiętać, że w przypadku ocen okresowych w Części IV Ocena po pomyślnym imporcie danych trzeba kliknąć na przycisk Przyznaj ocenę, aby program mógł poprawnie zliczyć oceny cząstkowe. Po weryfikacji klikamy Dodaj tak jak w przypadku dodawania oceny. Import działa na zasadzie autowypełnienia pól. W sytuacji, kiedy wybierzemy błędny plik arkusza kalkulacyjnego dane nie zostaną zaimportowane a program wyświetli nam komunikat o błędnym pliku. KPRM, 2012 Strona 34/42
5. Wyszukiwanie ocen Zakładka wyszukaj ocenę służy do wyszukiwania ocen, które zostały sporządzone i zapisane w BOSC (wymagana jest m.in. data sporządzenia oceny oraz przyznanie oceny pozytywnej bądź negatywnej). Aby wyszukać ocenę danego pracownika należy w okna wyszukiwarki wpisać nazwisko i imię pracownika a następnie kliknąć przycisk Szukaj. Wyniki wyszukiwania zostaną wyświetlone poniżej. Kolumna Arkusz określa rodzaj oceny: Pierwsza jest to pierwsza ocena w służbie cywilnej, Arkusz A ocena okresowa sporządzona na arkuszu A, Arkusz B ocena okresowa sporządzona na arkuszu B. W wynikach wyszukiwania dane dotyczące komórki organizacyjnej oraz stanowiska pochodzą z arkuszy sporządzonych ocen (a nie z karty pracownika). Zatem np. Jan Kowalski w dniu sporządzenia pierwszej oceny mógł zajmować stanowisko referenta (i takie się wyświetli w wynikach wyszukiwania), natomiast teraz może być głównym specjalistą (i takie stanowisko może mieć zapisane w swojej karcie pracownika w zakładce Administracja ). KPRM, 2012 Strona 35/42
6. Raporty Raporty służą do podsumowywania i wyświetlania danych dotyczących ocen, które zostały wprowadzone do BOSC. Każdy raport można sformatować w sposób zwiększający czytelność danych. Raport można uruchomić w dowolnym momencie, przy czym zawsze będzie on odzwierciedlał bieżące dane znajdujące się w bazie. Możliwe natomiast jest określenie zakresu czasowego, w jakim nastąpiły jakieś zdarzenia (np. okres, w którym były sporządzane oceny okresowe, albo okres, w jakim były sporządzane wnioski o przyznanie stopnia służbowego). Aby osiągnąć pełną funkcjonalność raportów należy pamiętać o stałym i bieżącym aktualizowaniu BOSC wg wskazówek zamieszczonych w tej części instrukcji (w innym razie tylko niektóre raporty będą przedstawiały prawidłowe dane). Zakładka Raporty dzieli się nam na trzy sekcje raportowe: Pierwsza ocena, Ocena okresowa oraz SWEZ_HR. 6.1 Sekcja Pierwsza Ocena Raporty prezentują nam dane dotyczące pierwszej oceny w służbie cywilnej. 6.1.1 Lista osób do oceny Raport ten przedstawia listę osób, którym rozpoczęto proces pierwszej oceny, ale jeszcze go nie zakończono. W raporcie wyświetlane są oprócz podstawowych danych identyfikujących daną osobę (imię, nazwisko, komórka organizacyjna, stanowisko) daty, do kiedy powinna być sporządzona pierwsza ocena danej osoby. Jest to data pobierana z I części formularza pierwszej oceny z pola okres, w którym powinna zostać dokonana pierwsza ocena w służbie cywilnej (data do ). Po zakończeniu pracy z raportem możemy go zamknąć klikając na przycisk Zamknij (dotyczy to wszystkich raportów). Ważne: w raporcie tym wyświetlane będą tylko osoby, którym określono datę do w polu okres, w którym powinna zostać dokonana pierwsza ocena w służbie cywilnej w formularzu pierwszej oceny, ale nie przyznano oceny pozytywnej bądź negatywnej oraz nie wpisano daty sporządzenia pierwszej oceny. KPRM, 2012 Strona 36/42
6.1.2 Sporządzone pierwsze oceny Raport przedstawia dane o sporządzonych pierwszych ocenach, które zostały przeprowadzone w danym okresie czasu. Po kliknięciu w ten raport otwiera się okno, w którym należy określić zakres dat sporządzenia pierwszej oceny. Po określeniu tych dat należy kliknąć przycisk Otwórz Raport. Uwaga: okno, w którym należy podać okres, którego ma dotyczyć raport występuje również w innych raportach. Raport wyświetla informacje nt. wszystkich ocen cząstkowych i końcowego wyniku pierwszej oceny, sortując dane wg oceny łącznej (średniej arytmetycznej) z ocen cząstkowych. Dodatkowo w raporcie prezentowana jest również informacja nt. zaliczenia egzaminu ze służby przygotowawczej oraz złożenia sprawozdania w terminie. Na końcu raportu znajduje się również zbiorcze podsumowanie wszystkich informacji. KPRM, 2012 Strona 37/42
6.2 Sekcja Ocena okresowa Raporty dotyczą tylko ocen okresowych, przy czym w raportach nie ma rozróżnienia na oceny okresowe sporządzane na arkuszach A lub B. 6.2.1 Lista osób podlegających ocenie Raport prezentuje listę osób podlegających ocenie okresowej, a więc liczbę urzędników służby cywilnej oraz pracowników służby cywilnej zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, niezależnie od tego na jakim etapie znajduje się ta ocena i czy została ona w ogóle rozpoczęta. Zatem warunki raportu zostały tak określone, aby odpowiadał on wymaganym danym w tabeli nr 4 sprawozdania dyrektorów generalnych urzędów. Ważne: aby uzyskać prawidłowe wyniki w raporcie, BOSCv2 musi być na bieżąco aktualizowana w następujący sposób: osoby wprowadzone do bazy w sytuacji ustania zatrudnienia muszą mieć odznaczony status aktywny albo ich dane w karcie pracownika powinny być nadpisane danymi innej osoby (np. w karcie Jana Kowalskiego można dokonać zmiany imienia i nazwiska na Adama Nowaka), w bazie powinny być również wprowadzeni wszyscy członkowie korpusu służby cywilnej zatrudnieni w urzędzie na czas nieokreślony, również osoby, którym jeszcze nie rozpoczęto procesu oceny okresowej albo nie świadczą pracy (np. przebywają na urlopie bezpłatnym), należy również pamiętać, że osoby, które miały w karcie pracownika zaznaczony status podlega pierwszej ocenie po dokonaniu pierwszej oceny muszą mieć odznaczony ten status. W przypadku niespełnienia któregoś z powyższych warunków dane w raporcie nie będą odpowiadały rzeczywistemu stanowi osób podlegających ocenie okresowej i dane te nie powinny być przeniesione do sprawozdania dyrektora generalnego (kierownika) urzędu za pomocą systemu SWEZ_HR. 6.2.2 Terminy zbliżających się ocen Raport przedstawia listę osób, którym rozpoczęto ocenę okresową, czyli oceniający wybrał kryteria oceny, a oceniany zapoznał się z nimi (wypełniono części I-III arkusza oceny), ale oceny jeszcze nie zakończono (nie przyznano oceny i nie wpisano daty jej sporządzenia). Raport przedstawia podstawowe dane o ocenianych wraz z informacją o zbliżającym się terminie ich oceny. Dane są posortowane wg terminu zbliżającej się oceny (od najwcześniejszego do najpóźniejszego). Ważne: aby raport przedstawiał rzeczywisty stan należy stale aktualizować informacje w bazie, w tym: wprowadzać dane o rozpoczętych ocenach (tj. wpisać lub zaimportować do BOSC pierwsze trzy części arkusza zaraz po ich wypełnieniu przez oceniającego i podpisaniu przez ocenianego), na bieżąco kończyć rozpoczęte w BOSC oceny (tj. uzupełniać części IV-VI). 6.2.3 Sporządzone oceny okresowe Raport prezentuje sporządzone oceny okresowe w danym okresie a więc uwzględnia tylko te oceny, które zostały zakończone przyznaniem oceny pozytywnej lub negatywnej oraz wpisaniem daty sporządzenia oceny. W raporcie przedstawiona jest również informacja dotyczącą poziomu oceny oraz średniej arytmetycznej uzyskanej ze wszystkich ocen cząstkowych (dane w raporcie są sortowane wg tego parametru). KPRM, 2012 Strona 38/42
6.2.4 Negatywne oceny okresowe W raporcie tym wyświetlane są osoby, które w danym okresie otrzymały negatywne oceny okresowe z wyszczególnieniem urzędników służby cywilnej (pozostałe osoby domyślnie traktowane są jako pracownicy służby cywilnej). Ważne: aby w BOSCv2 można było dokonać rozróżnienia czy ktoś jest urzędnikiem czy też nie, w karcie pracownika (a następnie w formularzu oceny) musi być wpisana data mianowania (wszystkie osoby z wypełnionym polem daty mianowania są traktowane jako urzędnicy służby cywilnej). Należy również pamiętać o aktualizacji statusu pracowniczego członka korpusu służby cywilnej, czyli w przypadku przekształcenia stosunku pracy z umowy o pracę w mianowanie trzeba w karcie pracownika wpisać datę mianowania. Urzędnik służby cywilnej, któremu nie uzupełniono ww. informacji w BOSC będzie traktowany w BOSC jako pracownik służby cywilnej. 6.2.5 Wnioski o kolejny stopień Raport przedstawia informacje o urzędnikach służby cywilnej, którym wnioskowano o przyznanie kolejnego stopnia służbowego w danym okresie. Ważne: w celu otrzymania aktualnych i rzetelnych wyników w raporcie należy pamiętać nie tylko o aktualizacji statusu pracowniczego członka korpusu służby cywilnej (patrz raport 6.2.4), ale także o wprowadzeniu do bazy informacji zawartych w części VI arkuszy ocen okresowych. 6.3 Sekcja SWEZ_HR Raporty stanowią liczbowe podsumowanie części danych dot. pierwszej oceny oraz ocen okresowych, które wymagane są w tabeli nr 4 przesyłanej w systemie SWEZ_HR jako jeden z elementów sprawozdania dyrektorów generalnych (kierowników) urzędów. Wszystkie dane w raportach zamieszczonych w tej sekcji w bardziej rozbudowanej formie przedstawione są również w raportach imiennych w sekcjach Pierwsza ocena i Ocena okresowa. Zatem raporty SWEZ_HR nie będą szczegółowo omawiane w niniejszej instrukcji. Trzeba jednak zaznaczyć, że wszystkie uwagi dotyczące warunków, które muszą być spełnione, aby dane były prawidłowo przedstawiane są aktualne również dla raportów z sekcji SWEZ_HR. 6.3.1 Pierwsza ocena Liczba pierwszych ocen w podziale na oceny pozytywne i negatywne sporządzone w danym okresie. 6.3.2 Podlegający ocenie okresowej Liczba osób podlegających ocenie okresowej. 6.3.3 Ocena okresowa Liczba ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej w podziale na oceny pozytywne i negatywne sporządzone w danym okresie KPRM, 2012 Strona 39/42
6.3.4 Ocena okresowa urzędników Liczba ocen okresowych urzędników służby cywilnej w podziale na oceny pozytywne i negatywne sporządzone w danym okresie. 6.3.5 Wnioski o kolejny stopień Liczba wniosków o przyznanie kolejnego stopnia służbowego z wyszczególnieniem rodzaju wnioskowanych stopni w danym okresie. KPRM, 2012 Strona 40/42
7. Administracja Zakładka Administracja służy do zarządzania bazą, tj.: dodawania nowego pracownika, modyfikowania danych pracownika, przywracania danych z poprzedniej wersji BOSC, zarządzania słownikami. Trzy pierwsze opcje zostały omówione na początku instrukcji, gdyż uzupełnienie tych danych jest niezbędne do rozpoczęcia pracy z ocenami pracowniczymi w służbie cywilnej w BOSCv2. 7.1 Zarządzanie słownikami Zarządzanie słowami służy do uzupełniania list rozwijanych w miejscach, w których pojawia się możliwość wyboru nazwy urzędu, nazwy komórki organizacyjnej oraz nazwy stanowiska. Poniżej bardziej szczegółowo omówiono wszystkie te funkcje. 7.1.1 Zarządzanie nazwą urzędu Aby dodać nazwę nowego urzędu należy wpisać nową nazwę a następnie kliknąć przycisk Zapisz. Aby zmienić daną nazwę urzędu należy kliknąć nazwę z listy nazw, którą chcemy edytować i następnie zmienić ją w oknie obok i kliknąć przycisk Zmień nazwę. Aby usunąć daną nazwę należy kliknąć nazwę z listy nazw, którą chcemy usunąć i następnie kliknąć przycisk Usuń. Po zakończeniu prac przy uzupełnianiu słowników należy kliknąć przycisk Zamknij. KPRM, 2012 Strona 41/42
7.1.2 Zarządzanie nazwami komórek organizacyjnych Działanie jest analogiczne do Zarządzania nazwą urzędów. 7.1.3 Zarządzanie nazwami stanowisk Działanie jest analogiczne do Zarządzania nazwą urzędów. KPRM, 2012 Strona 42/42