Formularz oceny okresowej arkusz B w służbie cywilnej Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Narzędzie informatyczne wspomagające dokonywanie ocen okresowych w służbie cywilnej przygotowane w ramach projektu pn. Strategia zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1) Formularz oceny okresowej arkusz B w służbie cywilnej Instrukcja użytkownika Wersja 3.0 KPRM, 2011 Strona 1/20

2 Spis treści 1. Wprowadzenie Zastosowane mechanizmy wyliczeń 4 2. Nawigowanie po skoroszycie Arkusze Przemieszczanie się pomiędzy komórkami 6 3. Części formularza Część I Część II i III Część IV Część IV Kryteria obowiązkowe Część IV Kryteria dodatkowe Część IV Ocena Część IV Podsumowanie Część V Część VI Arkusz w wersji do wydruku Wykaz kryteriów Zapisywanie do BOSC Zapisywanie arkusza jako PDF 19 Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 2/20

3 1. Wprowadzenie Formularz pierwszej oceny w służbie cywilnej został przygotowany jako skoroszyt programu Microsoft Excel 2007, który może być uruchomiony w wersji 2003, 2007 oraz 2010 oraz jako skoroszyt LibreOffice dla systemów Windows, Macintosh i Linux. Formularz służy do wprowadzania informacji o ocenie okresowej pracownika zatrudnionego na wyższym stanowisku w służbie cywilnej albo na stanowisku kierownika urzędu, które jest stanowiskiem pracy w służbie cywilnej oraz drukowania wypełnionego formularza takiej oceny. Wprowadzone informacje dotyczące ocenionej osoby mogą być także zapisane w wersji umożliwiającej przeniesienie danych do Bazy Ocen w Służbie Cywilnej (BOSC). Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 3/20

4 1.1 Zastosowane mechanizmy wyliczeń 1. Pole daty pole umożliwiające wpisywanie daty w formacie (rrrr mm dd), w razie wpisania nieprawidłowego formatu daty zgłaszany jest błąd. Funkcjonuje w oparciu o mechanizm sprawdzania poprawności danych. W niektórych polach zostały wprowadzone ograniczenia, np. nie można wpisać daty przyznania stopnia służbowego późniejszej niż data mianowania. 2. Pola dotyczące oceny cząstkowej. Wartości w nich wybierane od 1 do 5 ograniczone zostały między sobą mechanizmem sprawdzania poprawności danych (nie można wprowadzić wartości innych niż to wynika ze skali ocen), dodatkowo zostało ustawione ograniczenie polegające na obowiązku wpisania uzasadnienia w przypadku ocen uzyskanych na poziomie 1, 2 i W polu obliczającym średnią z ocen cząstkowych została zastosowana funkcja Jeżeli wraz z funkcją czy.błąd. Pole wylicza średnią ze wszystkich ocen cząstkowych (do jednego miejsca po przecinku) 1. W przypadku braku wartości wymaganych do oceny pole oznaczone jest kolorem czerwonym. 4. Pola dotyczące kryterium oceny zostały oparte na dwóch mechanizmach. Jednym z nich wykorzystanym przy wyborze kryteriów jest Lista rozwijana, jest to opcja mechanizmu poprawności danych. Lista została zmodyfikowana na potrzebę formularza tak aby wybierane kryteria znikały w liście wraz z ich wybieraniem. Dublowanie więc kryteriów jest wykluczone. Dodatkowo przy dokonywaniu ocen cząstkowych poszczególnych kryteriów zostały zastosowane dwie dodatkowe funkcje Licz jeżeli (zlicza komórki wewnątrz zakresu, które spełniają podane kryteria) pl/excel help/licz jezeli HP aspx oraz funkcja adr.pośr pl/excel help/adr posr HP aspx. 1 Funkcje te zgodne są ze wszystkimi pakietami MS Office Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 4/20

5 5. Pole dot. przyznania oceny okresowej polega na automatycznym wyznaczeniu ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny oraz zaznaczeniu pola Negatywna lub Pozytywna. Jest ono uzależnione od ocen cząstkowych (zastosowano wiele warunków, które są zgodne z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 74, poz. 633)). Np. ocena negatywna jest automatycznie zaznaczana przy co najmniej jednej ocenie cząstkowej na poziomie 1 bez względu na to jaka była średnia arytmetyczna ze wszystkich ocen cząstkowych i jaki był ogólny poziom spełniania kryteriów oceny. Warunki zostały oparte na mechanizmie funkcji Jeżeli, ORAZ, LUB oraz mechanizmie poprawności danych. Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 5/20

6 2. Nawigowanie po skoroszycie 2.1 Arkusze Dla zachowania czytelności całego formularza został on podzielny na części (zgodne z częściami do wypełniania przez oceniającego). Części te nazywane arkuszami widoczne są na dole strony i służą do łatwego przemieszczania się pomiędzy poszczególnymi kartami. W celu przejścia do kolejnego arkusza wystarczy kliknąć jego nazwę. Dodatkowo, do przemieszczania się między poszczególnymi arkuszami może służyć przycisk przewijania kart opatrzony strzałkami, widoczny w lewym dolnym rogu skoroszytu. Przemieszczanie się bezpośrednio po arkuszu ułatwia belka nawigacyjna umieszczona w prawym dolnym rogu arkusza. W tym miejscu znajduje się także suwak powiększenia ułatwiający zwiększanie lub zmniejszanie obszaru arkusza. Można przeciągać suwak lub klikać przyciski Pomniejsz i Powiększ w celu powiększenia zawartości arkusza tak, aby przyjrzeć się szczegółom, lub zmniejszenia rozmiaru zawartości arkusza tak, aby zobaczyć więcej zawartości. 2.2 Przemieszczanie się pomiędzy komórkami Wbudowane w program mechanizmy ułatwiają szybkie przemieszczanie się pomiędzy poszczególnymi komórkami wymagającymi wprowadzenia danych. Kolejność ich wypełniania umożliwia zastosowanie klawisza Tab do przechodzenia od jednej do następnej komórki do wypełnienia. Powrót do poprzedniej komórki możliwy jest przy zastosowaniu kombinacji Shift + Tab (należy przytrzymać Shift i wcisnąć odpowiednią ilość razy klawisz Tab). Pomiędzy poszczególnymi komórkami. Można przemieszczać się także klikając myszką lub klawiszami kursora (ze strzałkami). Można też używaćć klawisza zatwierdzającego Enter. Poniższa tabela przedstawia listę klawiszy, których można używać do przemieszczania się za pomocą klawiatury. Aby przejść Naciśnij do następnej komórki do wypełnienia [Tab] do poprzedniej komórki do wypełnienia [Shift + Tab] o jedną komórkę w lewo [Strzałkę w lewo] o jedną komórkę w prawo [Strzałkę w prawo] Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 6/20

7 o jedną komórkę w górę o jedną komórkę w dół o jeden ekran w górę o jeden ekran w dół do 1 komórki wiersza, który zawiera dane do ostatniej komórki wiersza, który zawiera dane na początek arkusza do ostatniej komórki na dolnym, prawym końcu danych do następnego wiersza w tej samej komórce [Strzałkę w górę] [Strzałkę w dół] [PgUp] [PgDn] [Ctrl + strzałka w lewo] [Ctrl + strzałka w prawo [Ctrl Home] [Ctrl End] [Alt + Enter] Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 7/20

8 3. Części formularza 3.1 Część I 3.2 Część II i III Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 8/20

9 Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 9/20

10 3.3 Część IV Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 10/20

11 3.4 Część IV Kryteria obowiązkowe Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 11/20

12 3.5 Część IV Kryteria dodatkowe Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 12/20

13 3.6 Część IV Ocena Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 13/20

14 3.7 Część IV Podsumowanie Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 14/20

15 3.8 Część V Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 15/20

16 3.9 Część VI 3.10 Arkusz w wersji do wydruku Arkusz służy do wydruku ujednoliconego formularza, którego poszczególne części powinny być drukowane przez oceniającego i podpisywane przez właściwe osoby. Dane wprowadzane we wcześniejszych częściach formularza przenoszone są do tego arkusza automatycznie. W przypadku ukrycia (nie zmieszczenia) części tekstu w komórce, należy poszerzyć wiersz za pomocą myszki. W tym celu należy: 1. Ustawić wskaźnik myszki pomiędzy numerami wierszy, za wierszem, który ma być poszerzony. 2. Wskaźnik myszy zmieni się w przedzieloną strzałkę z dwoma grotami. 3. Należy wówczas nacisnąć lewy przycisk myszy i poszerzyć wiersz dopasowując go do ilości tekstu. Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 16/20

17 Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 17/20

18 3.11 Wykaz kryteriów 3.12 Zapisywanie do BOSC Jest to arkusz służący do przenoszenia zapisanych danych do Bazy Ocen w Służbie Cywilnej. Po wypełnieniu należy zapisać go na dysku, tak, by można go było zaimportować do BOSC. W tym celu należy: w MS Office 1. Kliknąć przycisk Microsoft Office lub Plik. 2. Wybrać polecenie Zapisz jako z menu. 3. Kliknąć opcję Skoroszyt programu Excel (.xls). 4. Wybrać miejsce, w którym zostanie zapisany plik. 5. Na liście Nazwa pliku wpisać lub wybrać nazwę pliku. 6. Wpisać (lub wybrać) nazwę i zapisać plik. Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 18/20

19 w Open Office należy zapisać w formacie Excel (.xls) 1. Kliknąć Plik. 2. Wybrać polecenie Zapisz jako z menu. 3. W polu Zapisz jako typ: wybrać Microsoft Excel 97/2000/XP/2003 (.xls). 4. Wybrać miejsce, w którym zostanie zapisany plik. 5. Na liście Nazwa pliku wpisać lub wybrać nazwę pliku. 6. Wpisać (lub wybrać) nazwę i zapisać plik. Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 19/20

20 3.13 Zapisywanie arkusza jako PDF 1. Kliknij przycisk Microsoft Office lub Plik, wskaż strzałkę obok polecenia Zapisz jako, a następnie kliknij opcję PDF lub XPS. 2. Na liście Nazwa pliku wpisz lub wybierz nazwę pliku. 3. Na liście Zapisz jako typ kliknij pozycję Plik PDF. 4. Aby otworzyć plik natychmiast po jego zapisaniu, zaznacz pole wyboru Otwórz plik po opublikowaniu. To pole jest dostępne tylko wtedy, gdy na komputerze jest zainstalowany program do czytania dokumentów PDF. Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 20/20