Formularz pierwszej oceny w służbie cywilnej

Transkrypt

1 Narzędzie informatyczne wspomagające dokonywanie pierwszej oceny w służbie cywilnej przygotowane w ramach projektu pn. Strategia zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1) Formularz pierwszej oceny w służbie cywilnej Instrukcja użytkownika Wersja 3.0 KPRM, 2011 Strona 1/16

2 Spis treści 1. Wprowadzenie 3 2. Zastosowane mechanizmy wyliczeń 4 3. Nawigowanie po skoroszycie Arkusze Przemieszczanie się pomiędzy komórkami 7 4. Części formularza I. CZĘŚĆ OGÓLNA II.OCENA POSTAWY III.OCENA POSTĘPÓW IV.PIERWSZA OCENA Arkusz w wersji do wydruku Elementy oceny Zapisywanie do BOSC Zapisywanie arkusza jako PDF 14 Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 2/16

3 1. Wprowadzenie Formularz pierwszej oceny w służbie cywilnej został przygotowany jako skoroszyt programu Microsoft Excel 2007, który może być uruchomiony w wersji 2003, 2007 oraz 2010 oraz jako skoroszyt LibreOffice dla systemów Windows, Macintosh i Linux. Formularz przygotowany został w oparciu o wzorzec arkusza pierwszej oceny w służbie cywilnej określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 94, poz. 772). Służy zarówno do wprowadzania informacji na temat pierwszej oceny pracownika do arkusza, jak również do drukowania wypełnionego już formularza. Dodatkowo wprowadzone informacje dotyczące ocenianej osoby mogą być zapisane w wersji umożliwiającej przeniesienie tych danych do Bazy Ocen w Służbie Cywilnej (BOSC). Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 3/16

4 2. Zastosowane mechanizmy wyliczeń 1. Pola daty pola umożliwiające wpisywanie daty w formacie (rrrr mm dd). W przypadku wpisania daty w innym formacie automatycznie zgłaszany jest błąd wymuszający wprowadzenie prawidłowego wpisu. Pola daty funkcjonują w oparciu o mechanizm sprawdzania poprawności danych. W większości pól daty wprowadzone zostały ograniczenia, tak aby wpisywana data nie była późniejsza niż bieżąca. W kilku przypadkach ze względu na możliwość prawidłowego wypełnienia formularza ograniczenie to jest zniesione. 2. Pola dotyczące oceny cząstkowej pole umożliwiające wpisywanie odpowiednich wartości punktowych. Wpisywane wartości od 1 do 5 ograniczone zostały między sobą mechanizmem sprawdzania poprawności danych, tak aby w danym polu nie można było wprowadzić wartości innych niż to wynika ze skali ocen. W każdym polu możliwe jest wpisanie tylko jednej odpowiedniej przypisanej mu wartości punktowej. Jeżeli jedno pole w obrębie danej oceny cząstkowej zostało już wypełnione, przy próbie wypełnienia kolejnego automatycznie zgłaszany jest błąd. Dodatkowo zostało ustawione ograniczenie wymuszające konieczność wpisywania uzasadnień. Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 4/16

5 3. Pole obliczające średnią z ocen cząstkowych w tym polu automatycznie wyliczana jest średnia ze wszystkich ocen cząstkowych z określeniem do jednego miejsca po przecinku. Zastosowane funkcje wyliczające średnią zgodne są ze wszystkimi pakietami Ms Office. 4. Pola oceniania zadania pola, w których umieszczana jest informacja na temat wykonania, bądź braku wykonania danego zadania. Zamiast wartości punktowej oceniającej stopień wykonania danego zadania wstawiany jest znak X. Każde tego rodzaju pole zostało ograniczone tak, aby można było je wypełniać tylko w jeden sposób (poprawnie wypełnione tylko przy wpisaniu znaku X ) oraz tylko jednokrotnie. Jeżeli jedno pole w obrębie danego zadania zostało już wypełnione, przy próbie wypełnienia kolejnego automatycznie zgłaszany jest błąd. Pola te funkcjonują w oparciu o mechanizm sprawdzania poprawności danych, funkcję ORAZ i LUB. 5. Zautomatyzowane pole przyznawania pierwszej oceny Negatywna lub Pozytywna. Jest ono uzależnione m.in. od ocen cząstkowych oraz kilku innych zastosowanych warunków (np. ocenę negatywną otrzymać można m.in. już przy jednej ocenie cząstkowej przyznanej na poziomie 1 bez względu na to, ile było przyznanych ocen na poziomie 5 ). Oparte jest ono na mechanizmie funkcji Jeżeli, ORAZ, LUB, oraz mechanizmie poprawności danych. Pole to wypełnia się w sposób automatyczny bez możliwości ręcznego wypełniania. Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 5/16

6 3. Nawigowanie po skoroszycie 3.1 Arkusze Dla zachowania czytelności całego formularza został on podzielny na kilka części (zgodnych z częściami określonymi w arkuszu w rozporządzeniu). Wszystkie części arkusza widoczne są na dole strony i dzięki temu możliwe jest łatwe przemieszczanie się pomiędzy nimi. W celu przejścia do kolejnej części arkusza (kolejnej karty) wystarczy kliknąć jego nazwę. Dodatkowo, do przemieszczania się między poszczególnymi częściami (kartami) arkusza może służyć przycisk przewijania opatrzony strzałkami, widoczny w lewym dolnym rogu całego skoroszytu. Przemieszczanie się bezpośrednio po każdej części (karcie) arkusza ułatwia belka nawigacyjna umieszczona w prawym dolnym rogu arkusza. W tym miejscu znajduje się także suwak powiększenia ułatwiający sterowanie procesem powiększania lub zmniejszania widoku danej części arkusza. W celu powiększenia lub zmniejszenia rozmiaru obrazu można używać bezpośrednio suwaka (przytrzymując lewy przycisk myszki należy przeciągnąć suwak w prawą lub lewą stronę) lub klikać bezpośrednio przyciski Powiększ (+) oraz Pomniejsz ( ). Powiększenie widoku pozwala przyjrzeć się szczegółom, natomiast zmniejszenia rozmiaru widoku umożliwia pojawienie się większej ilości danych w jednym obrazie. Suwak Przyciski Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 6/16

7 3.2 Przemieszczanie się pomiędzy komórkami Wbudowane w program mechanizmy ułatwiają szybkie przemieszczanie się pomiędzy poszczególnymi komórkami wymagającymi wprowadzenia danych. Zastosowanie klawisza Tab umożliwia wypełnianie tych komórek w ustalonej kolejności i płynne przechodzenie od jednej komórki do wypełniania do następnej. Aby wrócić do poprzedniej komórki (poprzednich komórek) można także użyć kombinacji klawiszy Shift+Tab (przytrzymując klawisz Shift kliknąć odpowiednią ilość razy klawisz Tab). Pomiędzy komórkami wymagającymi wprowadzenia danych można także przemieszczać się klikając myszką lub poszczególnymi klawiszami kursora (ze strzałkami). Można też pop prostu użyć klawisza zatwierdzającego: Enter. Poniższa tabela przedstawia listę klawiszy, których można używać do przemieszczania się za pomocą klawiatury. Aby przejść do następnej (kolejnej) komórki do wypełniania do poprzedniej komórki do wypełniania o jedną komórkę w lewo o jedną komórkę w prawo o jedną komórkę w górę o jedną komórkę w dół o jeden ekran w górę o jeden ekran w dół do 1 komórki wiersza, który zawiera dane do ostatniej komórki wiersza, który zawiera dane na początek arkusza do ostatniej komórki na dolnym, prawym końcu danych do następnego wiersza w tej samej komórce Naciśnij Tab Shift + Tab [Strzałkę w lewo] [Strzałkę w prawo] [Strzałkę w górę] [Strzałkę w dół] PgUp [PageUp] PgDn [PageDown] Ctrl + [Ctrl + strzałak w lewo] Ctrl + [Ctrl + strzałka w prawo] Ctrl + Home Ctrl + End Alt + Enter Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 7/16

8 4. Części formularza 4.1 I. CZĘŚĆ OGÓLNA Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 8/16

9 4.2 II.OCENA POSTAWY Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 9/16

10 4.3 III.OCENA POSTĘPÓW Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 10/16

11 4.4 IV.PIERWSZA OCENA Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 11/16

12 4.5 Arkusz w wersji do wydruku Arkusz służy do wydruku ujednoliconego formularza, którego poszczególne części powinny być drukowane przez oceniającego i podpisane przez wskazane w arkuszu osoby. Do arkusza przenoszone są automatycznie dane wprowadzane we wcześniejszych częściach formularza oceny. W przypadku, gdy część tekstu nie jest widoczna w jakiejś komórce (nie mieści się lub wygląda jakby była ukryta) należy ręcznie poszerzyć wiersz tej komórki za pomocą myszki. W tym celu należy: 1. Ustawić wskaźnik myszki pomiędzy kolejnymi numerami wierszy, ale za wierszem, który ma być poszerzony. 2. Wskaźnik myszy zmieni się w przedzieloną strzałkę z dwoma grotami. 3. Nacisnąć lewy przycisk myszy i poszerzyć wiersz dopasowując go do ilości tekstu. Uwaga! W związku z tym, że arkusz pierwszej oceny w służbie cywilnej stanowiący załącznik do rozporządzenia zawiera wskazanie dotyczące formatu daty, w tym formularzu data powinna być zapisana w formacie: dd mm rrrr. Aby jednak nie dokonywać zmiany tego formatu daty w formularzu do wypełniania (co dodatkowo zapewnia spójność formatu daty pomiędzy wszystkimi formularzami ocen pracowniczych: pierwszą oceną i oceną okresową), a jednocześnie zachować zgodność ze wzorem arkusza pierwszej oceny określonym w rozporządzeniu, zmiana formatu daty została wprowadzona automatycznie w wersji do wydruku tego formularza na format: dd mm rrrr. Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 12/16

13 4.6 Elementy oceny Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 13/16

14 4.7 Zapisywanie do BOSC Jest to arkusz służący do przenoszenia zapisanych danych do Bazy Ocen Służby Cywilnej. Po wypełnieniu należy zapisać go na dysku, tak, by można go było zaimportować do BOSC. W tym celu należy: w MS Office 1. Kliknąć przycisk Microsoft Office lub Plik. 2. Wybrać polecenie Zapisz jako z menu. 3. Kliknąć opcję Skoroszyt programu Excel (.xls). 4. Wybrać miejsce, w którym zostanie zapisany plik. 5. Na liście Nazwa pliku wpisać lub wybrać nazwę pliku. 6. Wpisać (lub wybrać) nazwę i zapisać plik. w Open Office należy zapisać w formacie Excel (.xls) 1. Kliknąć Plik. 2. Wybrać polecenie Zapisz jako z menu. 3. W polu Zapisz jako typ: wybrać Microsoft Excel 97/2000/XP/2003 (.xls). 4. Wybrać miejsce, w którym zostanie zapisany plik. 5. Na liście Nazwa pliku wpisać lub wybrać nazwę pliku. 6. Wpisać (lub wybrać) nazwę i zapisać plik. Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 14/16

15 4.8 Zapisywanie arkusza jako PDF W celu zapisania arkusza jako dokumentu pdf należy: 1. Kliknąć przycisk Microsoft Office lub Plik. 2. Wybrać polecenie Zapisz jako z menu. 3. Kliknąć opcję PDF lub XPS. 4. Wybrać miejsce, w którym zostanie zapisany plik. 5. Na liście Nazwa pliku wpisać lub wybrać nazwę pliku. 6. Wpisać (lub wybrać) nazwę i zapisać plik. 7. Aby otworzyć plik natychmiast po jego zapisaniu, należy zaznaczyć pole wyboru Otwórz plik po opublikowaniu. To pole jest dostępne tylko wtedy, gdy na komputerze jest zainstalowany program do czytania dokumentów PDF. Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 15/16

16 Do użytku wewnętrznego KPRM, 2013 Strona 16/16