KANCELARYJNY SYSTEM PODATKOWY VAT Instrukcja uŝytkownika
Niniejsza instrukcja stanowi integralną część pakietu KANCELARYJNY SYSTEM PODATKOWY i jest chroniona przepisami praw autorskich. Producent zastrzega sobie prawo do zmian treści niniejszego dokumentu bez wcześniejszego powiadomienia. Rozpowszechnianie, kopiowanie, wykorzystywanie całości jak i fragmentów dokumentu jest zabronione. Microsoft oraz Windows są znakami towarowymi firmy Microsoft. Dokumentacja techniczna i instrukcje uŝytkownika ulegają ciągłym zmianą ze względu na rozwój i modyfikacje systemu KSP. Najnowsze wersje dokumentów dostępne są na stronie WWW.KSP.COM.PL 2 z 70
1 WPROWADZENIE...5 1.1 Logowanie do modułu... 5 1.2 Konfiguracja rozpoczęcie pracy... 7 2 DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE...8 2.1 Zakupy... 8 2.1.1 Dokument zakupu... 9 2.1.1.1 Dokument VAT...10 2.1.1.2 WNT/Import usług...10 2.1.1.3 Import...11 2.1.1.4 Podatnik = nabywca...12 2.1.1.5 Struktura zakupów...13 2.1.1.6 Zakup pojazdu...14 2.1.1.7 Eksploatacja pojazdu...15 2.1.1.8 MarŜa łączna...16 2.1.1.9 Zakup środka trwałego lub zakup związany z prowadzoną inwestycją...17 2.2 SprzedaŜ... 17 2.2.1 Dokument sprzedaŝy... 18 2.2.1.1 Dokument VAT...19 2.2.1.2 WDT/eksport usług...20 2.2.1.3 Eksport...21 2.2.1.4 Storno...21 2.2.1.5 SprzedaŜ fiskalna...22 2.2.1.6 Utarg...23 2.2.1.7 Utarg według stawek VAT...23 2.2.1.8 Faktura VAT do paragonu fiskalnego...24 2.2.1.9 MarŜa łączna...25 2.2.1.10 MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa)...26 2.2.1.11 MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa) do paragonu fiskalnego...28 2.2.1.12 MarŜa indywidualna - paragon fiskalny...30 2.3 Operacje... 30 2.3.1 BO... 30 2.3.2 Potwierdzenie WDT/Eksport... 31 2.3.3 Struktura sprzedaŝy... 31 2.3.4 BO zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną... 33 2.3.5 Likwidacja/sprzedaŜ środka trwałego... 36 2.3.6 Przekazania środka trwałego z inwestycji... 37 2.3.7 Spis z natury art. 14 ust. 5... 38 2.3.8 Spis z natury art. 113 ust. 5... 38 2.3.9 Zakup urządzenia fiskalnego... 39 2.3.10 Odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego... 40 2.3.11 Zwrot odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego... 41 2.4 NP2... 41 3 DEKLARACJE PODATKOWE...42 3.1 Deklaracje... 42 3.1.1 Obliczanie deklaracji... 43 3.1.2 Obliczanie korekty deklaracji... 44 3.1.3 Przeliczanie deklaracji/korekty deklaracji... 45 3.1.4 Parametry obliczeń... 45 3.1.5 Edycja deklaracji... 45 3.1.6 Usuwanie deklaracji... 45 3.1.7 Wydruk deklaracji... 46 3.1.8 Limit sprzedaŝy dla osób fizycznych... 46 3.1.9 Wydruki ewidencji... 46 3.1.9.1 Przelew na rachunek urzędu skarbowego...47 3.2 Mechanizm obliczania korekt... 47 3 z 70
3.3 Dokumenty uwzględnione w deklaracji... 51 3.4 Dokumenty wyjściowe... 51 3.4.1 Storno fiskalne... 52 3.4.2 Rozliczenie rachunków groszowych.... 52 3.4.3 Storno VAT utarg... 53 3.4.4 Storno VAT - niepotwierdzone WDT, eksport.... 53 3.4.5 Antystorno dla WDT... 54 3.4.6 Antystorno eksportu.... 54 3.4.7 Storno VAT marŝy łącznej... 54 3.5 Urządzenia fiskalne... 54 3.5.1 Dokumenty dedykowane... 55 3.6 Księgowanie... 56 3.7 Odrzucenie dokumentów (rezygnacja z księgowania)... 56 3.8 Wszystkie... 57 3.9 Zakupy... 57 3.10 SprzedaŜ... 57 3.11 Inne... 58 3.12 Zaksięgowane... 58 3.13 Odrzucone... 58 4 DOKUMENTY NIEZATWIERDZONE...59 5 DOKUMENTY WEJŚCIOWE...60 5.1 Księgowanie... 60 5.2 Odrzucenie dokumentów (rezygnacja z księgowania)... 60 5.3 Wszystkie... 61 5.4 Zaksięgowane... 61 5.4.1 Edycja (uaktualnienie) dokumentu wejściowego... 62 5.4.2 Usunięcie dokument VAT utworzonego na podstawie dokumentu wejściowego... 62 5.5 Odrzucone... 62 6 SŁOWNIKI...63 6.1 Treść dokumentów... 63 7 ZAMYKANIE MIESIĄCA...64 8 WSPÓLNE...66 8.1 Opcje wydruków... 66 8.2 Konfiguracja tabel... 67 8.3 Drukowanie tabeli... 68 8.4 Konfiguruj tabelę do druku... 68 8.5 Wykres na podstawie tabeli... 69 4 z 70
1 Wprowadzenie Moduł KSP VAT jest jednym z modułów księgowych KANCELARYJNEGO SYSTEMU PODATKOWEGO (KSP). Moduł umoŝliwia obliczanie podatku VAT oraz prowadzenie wymaganych ewidencji VAT. Funkcjonalność modułu VAT jest niezaleŝna od sposobu rozliczania podatku dochodowego (KsiąŜka Przychodów i Rozchodów, Księgi Handlowe, Ryczałt). W module moŝna wydrukować wszystkie wymagane ewidencje VAT, deklaracje VAT-7, VAT-7K, VAT-UE oraz korekty tych deklaracji. Moduł VAT umoŝliwia rozliczanie podatku VAT miesięcznie lub kwartalnie. MoŜliwe jest równieŝ rejestrowanie dokumentów źródłowych ze względu na miejsce powstania (oddziały firmy). 1.1 Logowanie do modułu Rysunek 1-1 Moduł KSP VAT uruchamiamy klikając na ikonę VAT na głównym oknie systemu KSP (Rysunek 1-1). Do modułu KSP VAT logujemy się zawsze w kontekście konkretnej firmy(firmy, z którą w danej chwili chcemy pracować). JeŜeli w startowym oknie systemu KSP wybrana jest firma do kontekstu, uruchamiając moduł KSP VAT uruchomimy go dla tej właśnie firmy. W naszym przypadku moduł KSP VAT uruchomimy dla firmy Sklep spoŝywczy ABC. Aby uruchomić moduł dla innej firmy, moŝemy: Zmienić firmę w oknie startowym (zalecane) Zmienić firmę juŝ po uruchomieniu modułu KSP VAT bezpośrednio w tym module. W pierwszym przypadku, do chwili ponownej zmiany wybranej firmy, wszystkie moduły uruchamiane ze startowego okna, otwierane będą dla nowo wybranej do kontekstu firmy. W drugim przypadku tylko w module VAT firmą wybraną do kontekstu będzie nowo wybrana. W celu zmiany firmy wybranej do kontekstu w startowym oknie systemu KSP naleŝy wybrać przycisk Wybierz firmę (Rysunek 1-2). Na ekranie pojawi się okno Wybór firmy oraz dat logowania (Rysunek 1-3).
Rysunek 1-2 Rysunek 1-3 W polu Firma (pole słownikowe) wybieramy firmę, z którą chcemy pracować. Na liście mogą nie być widoczne wszystkie firmy zdefiniowane w systemie, ze względu na: Brak uprawnień do pracy z daną firmą W module KSP STRUKTURA FIRMY określono iŝ pracę z daną firmą rozpoczynamy później niŝ data, z jaką chcemy zalogować się do systemu. W pierwszym przypadku naleŝy poprosić administratora systemu o nadanie prawa do pracy z daną firmą. W drugim przypadku naleŝy sprawdzić czy wybraliśmy prawidłową datę logowania oraz czy w module KSP STRUKTURA FIRMY została prawidłowo określona data rozpoczęcia pracy z firmą. Więcej na temat daty rozpoczęcia pracy z firmą moŝna przeczytać w instrukcji do modułu KSP STRUKTURA FIRMY. JeŜeli firma, z którą chcemy pracować jest widoczna na liście, ale po jej wybraniu pojawia się komunikat jak na rysunku 1-4, oznacza to, Ŝe wybierana firma nie została jeszcze zatwierdzona w module KSP STRUKTURA FIRMY. Firm niezatwierdzonych nie moŝna wybierać do pracy w modułach księgowych. Rysunek 1-4 W polu Oddział (pole słownikowe) wybieramy oddział, z którym chcemy pracować (w przypadku firm nie posiadających oddziałów w polu tym wybierana jest siedziba firmy). Pole oddział moŝe być puste. UmoŜliwia to przeglądanie dokumentów w rejestrach dla wszystkich oddziałów jednocześnie. W przypadku wybrania oddziału firmy podczas logowania, oddział jest podpowiadany na nowo tworzonych dokumentach automatycznie. Logując się do modułu (tak jak i do całego systemu) naleŝy zwrócić uwagę na datę logowania. Podczas codziennej pracy data logowania powinna być datą bieŝącą. Data logowania jest podpowiadana w systemie m.in. jako data wprowadzenia i księgowania dokumentów. Niepoprawna data logowania moŝe sprawić, Ŝe dokumenty zaksięgowane z błędną datą wprowadzenia do systemu, nie zostaną ujęte przy obliczeniach. Pole Miesiąc logowania jest podpowiadane w systemie jako data dokumentów. Ze względu na miesięczne przesunięcie w księgowaniu dokumentów w biurach rachunkowych Miesiąc logowania jest na ogół miesiącem poprzedzającym Datę logowania. Przykładowo: jeŝeli logujemy się z datą np. 2007-10-20 to pracować będziemy z dokumentami z września 2007 i ten miesiąc podpowiada się 6 z 70
w polu Miesiąc logowania. Od wybranej daty logowania i miesiąca logowania zaleŝą takŝe domyślne ustawienia filtrów w poszczególnych rejestrach. 1.2 Konfiguracja rozpoczęcie pracy Przed przystąpieniem do pracy z firmą naleŝy skonfigurować wszystkie parametry i ustawienia dotyczące VAT u. Parametry i ustawienia wprowadzamy w module KSP STRUKTURA FIRMY. Parametry firmy wywołane z menu kontekstowego dla bieŝącej firmy w rejestrze firm: Podatnik jest czynnym podatnikiem VAT (karta VAT-R) Podatnik korzysta z metody kasowej (karta VAT-R) Podatnik składa deklarację VAT-7 (karta VAT-R) Podatnik wykorzystuje urządzenia fiskalne (karta VAT-R) Okres rozliczeniowy (karta VAT) Urząd skarbowy dla deklaracji VAT (karta Urzędy skarbowe) Ustawienia firmy wywołane z menu kontekstowego dla bieŝącej firmy w rejestrze firm: Stawki VAT występujące u podatnika tylko zaznaczone stawki VAT będą pokazywane podczas wprowadzania dokumentów. Zaleca się wyłączenie stawek nie występujących u podatnika w celu przyspieszenia pracy. Rozpoczynając pracę z firmą powinniśmy takŝe pamiętać o Wprowadzeniu ewentualnej kwoty do przeniesienia z poprzedniej deklaracji VAT. Patrz rozdział 2.3.1 BO. Wprowadzeniu teoretycznych struktur sprzedaŝy oraz wartości podatku naliczonego i odliczonego za poprzednie lata w przypadku występowania u podatnika zakupów środków trwałych związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną oraz konieczności prawidłowego obliczania rocznych korekt podatku VAT. Patrz rozdział 2.3.4 BO zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną. Wprowadzeniu faktycznych struktur sprzedaŝy za lata poprzednie na potrzeby modułu KSP ZARZĄDZANIE MAJĄTKIEM TRWAŁYM w przypadku występowania środków związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Faktyczne struktury sprzedaŝy za poprzednie lata nie są wymagane, lecz nie wprowadzenie ich będzie wymagało podania wartości początkowej środków trwałych wprowadzanych jako BO. Patrz rozdział 2.3.3 Struktura sprzedaŝy. 7 z 70
2 Dokumenty źródłowe W sekcji Dokumenty źródłowe znajdują się dokumenty, które powinny zostać ujęte w ewidencji VAT i w obliczeniu podatku VAT. Dla przejrzystości sekcję podzielono na rejestry: Zakupy SprzedaŜ Operacje NP2 Rejestry te, tak jak wszystkie rejestry w KANCELARYJNYM SYSTEMIE PODATKOWYM, uŝytkownik moŝe dostosować do swoich potrzeb. UŜytkownik moŝe m.in. wybrać kolejność wyświetlanych kolumn, ukryć kolumny, wybrać czcionkę uŝytą do wyświetlania informacji. Zawartość rejestru moŝe zostać podsumowana, wydrukowana lub wyeksportowana do pliku. Zawartość rejestrów jest filtrowana. NaleŜy zwrócić uwagę na wybrane parametry, znajdujące się nad listą. Więcej na temat dostosowywania rejestrów moŝna przeczytać w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. Standardowe akcje na dokumentach (dostępne z menu głównego, menu kontekstowego oraz poprzez skróty klawiszowe): F2 Dodaj F3 PokaŜ F4 Edytuj F5 Klonuj F8 Usuń Tryb edycji nie jest dostępny dla zatwierdzonych dokumentów. W przypadku próby edycji lub usunięcia zatwierdzonego dokumentu system zapyta, czy cofnąć zatwierdzenie. Cofnięcie zatwierdzenia dla dokumentu moŝe nie być moŝliwe w przypadku: Braku uprawnień do cofania zatwierdzenia dla dokumentów w tym module Zamknięcia miesiąca zawierającego ten dokument Nadawanie praw do zatwierdzania i cofania zatwierdzeń dla dokumentów umoŝliwia zarządzanie kompetencjami pracowników. MoŜliwy jest model pracy, gdzie po wprowadzeniu dokumentów, przeprowadzana jest kontrola i po nie stwierdzeniu błędów dokumenty są zatwierdzane. Pracownik, który wprowadził dokumenty nie ma uprawnień do zatwierdzania i cofania zatwierdzeń, nie jest więc w stanie zmodyfikować lub usunąć juŝ sprawdzonych dokumentów. Klonowanie dokumentu ułatwia wprowadzanie dokumentów podobnych. Wybranie F5 Klonuj na zaznaczonym dokumencie umoŝliwia dodanie nowego dokumentu ale z podpowiedzianymi wartościami. Standardowe akcje dla wszystkich rejestrów zostały opisane w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. 2.1 Zakupy Rejestr Zakupy zawiera wszystkie dokumenty wydatków zaewidencjonowane w module KSP VAT. Trafiają tu dokumenty: wprowadzone i zaksięgowane w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE (model pracy: wprowadzany dokument w module Dokumenty dedykowane jest od razu księgowany w module VAT) wprowadzone w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE lecz zaksięgowane w sekcji Dokumenty Dedykowane z poziomu modułu VAT (model pracy: dokument wprowadzany jest w module Dokumenty dedykowane a dopiero w następnym kroku i często przez inną osobę księgowany w module VAT) zaksięgowane w sekcji Dokumenty wejściowe (dokumenty będące efektem obliczeń w innych modułach: wydatki na paliwo, leasing, likwidacje środków trwałych, itp.) wprowadzone bezpośrednio i tylko w module VAT 8 z 70
Zalecane jest, by dokumenty źródłowe trafiały do modułu VAT (jak i do innych modułów, np. KPiR/KH) poprzez moduł KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE. Podejście takie umoŝliwia zdefiniowanie schematów księgowania i wydatne przyspieszenie pracy. 2.1.1 Dokument zakupu Nowy dokument moŝemy dodać poprzez akcję F2 Dodaj lub F5 Klonuj. Okno dokumentu przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-1). Pola, których wypełnienie jest obowiązkowe zostały zaznaczone kolorem Ŝółtym. W polu Dokument źródłowy moŝemy wybrać dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE. W takim przypadku pola Numer (dokumentu źródłowego), Nazwa dokumentu źródłowego, Data dokumentu, Data otrzymania, Uwzględnić w deklaracji, Treść oraz wartości znajdujące się na dokumencie w rozbiciu na poszczególne stawki VAT zostaną przepisane z dokumentu dedykowanego (księgując bezpośrednio z modułu Dokumenty dedykowane pole Dokument dedykowany podpowiadane jest automatycznie). W przypadku księgowania dokumentu z pominięciem modułu Dokumenty dedykowane pole dokument źródłowy pozostawiamy puste, a pozostałe pola dokumentu wypełniamy ręcznie. Rysunek 2-1 Pole Rodzaj określa sposób w jaki dokument zostanie potraktowany przez system. Z róŝnymi rodzajami dokumentów wiąŝe się konieczność wprowadzenia innych danych. Dostępne rodzaje dokumentów: Dokument VAT np. faktura krajowa VAT WNT/Import usług transakcje wewnątrzwspólnotowe Import import z krajów z poza UE Podatnik=Nabywca zakupy, gdzie podatnikiem jest nabywca Struktura zakupów netto struktura w cenach netto, wg której rozliczony zostanie utarg Struktura zakupów brutto struktura w cenach brutto, wg której rozliczony zostanie utarg Zakup pojazdu Eksploatacja pojazdu eksploatacja lub raty leasingowe związane z pojazdami MarŜa łączna zakupy związane z marŝą łączną 9 z 70
Okno dokumentu zakupu zawiera zakładki: Dokument podstawowe dane związane z wybranym rodzajem dokumentu Środek trwały/inwestycja naleŝy wypełnić w przypadku zakupu ŚT lub zakupów związanych z prowadzonymi inwestycjami. Szczegóły zostały opisane w rozdziale 2.1.1.9 Zakup środka trwałego lub zakup związany z prowadzoną inwestycją Powiązania powiązania dokumentu z pozostałymi modułami księgowymi (niedostępne w trybie dodawania i klonowania) Historia historia modyfikacji dokumentu Pola dokumentu zakupu, niezaleŝne od rodzaju dokumentu: Oddział odział firmy, którego dokument dotyczy Kontrahent pole słownikowane, wszyscy kontrahenci w systemie KSP są słownikowani Dokument źródłowy dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE Numer numer dokumentu (np. numer faktury VAT) Rodzaj pole określające rodzaj dokumentu VAT Nazwa dokumentu źródłowego nazwa dokumentu drukowana na ewidencjach VAT (np. faktura VAT, korekta faktury VAT) Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu; pole podpowiadane na podstawie daty logowania Data dokumentu Data otrzymania Uwzględnić w deklaracji - wskazuje deklarację VAT, w której dokument ma zostać uwzględniony Treść Kategoria pole słownikowane wspólne dla wszystkich modułów księgowych, umoŝliwia filtrowanie dokumentów (tworzenie podrejestrów VAT) Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura, nie drukowane na ewidencjach Wartość faktury w rozbiciu na poszczególne stawki VAT system podpowiada wartości netto, brutto i VAT po wpisaniu jednej z nich tylko dla pustych pól. Aby przeliczyć wypełnione pola naleŝy uŝyć kombinacji klawiszy CTRL + Insert Reprezentacja i Reklama nie występuje gdy jako rodzaj dokumentu wybierzemy strukturę zakupów netto lub brutto, eksploatacja pojazdu lub marŝa łączna Związek ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną nie występuje gdy jako rodzaj dokumentu wybierzemy strukturę zakupów netto lub brutto lub marŝę łączną Uwzględnić w strukturze zakupu nie występuje gdy jako rodzaj dokumentu wybierzemy strukturę zakupów netto lub brutto, zakup pojazdu, eksploatację pojazdu lub marŝę łączną 2.1.1.1 Dokument VAT Dokument VAT jest podstawowym dokumentem modułu VAT. Dokumenty te uwzględniane są na deklaracji VAT-7 w polach 44 do 47 (Nabycie towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych oraz nabycie towarów i usług pozostałych). 2.1.1.2 WNT/Import usług Dokument WNT/Import usług umoŝliwia rejestrowanie w systemie zakupów wewnątrzwspólnotowych. Dokumenty te zostaną ujęte w deklaracji VAT-7 po stronie zakupów i sprzedaŝy, pola 32 do 35, 46 i 47 (Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług oraz Nabycie towarów i usług pozostałych) oraz w deklaracji VAT-UE. Do wprowadzonych dokumentów WNT moŝna wydrukować fakturę wewnętrzną z poziomu modułu KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE, rejestr Zakupy. Dokument zakupu WNT/Import Usług przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-2). 10 z 70
Rysunek 2-2 Pola dokumentu WNT/Import usług: Transakcja WTT zaznaczamy jeŝeli dokument dotyczy transakcji trójstronnej i jeŝeli jesteśmy drugim podatnikiem Faktura wewnętrzna pole nie wykorzystywane w obecnej wersji systemu 2.1.1.3 Import Dokument importu umoŝliwia rejestrowanie w systemie zakupów z poza UE. Dokumenty te zostaną ujęte w deklaracji VAT-7 w polach 46 do 47 (Nabycie towarów i usług pozostałych). Dokument importu przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-3). 11 z 70
Rysunek 2-3 Pola dokumentu Import: faktura wewnętrzna pole nie wykorzystywane w tej wersji systemu SAD pole nie wykorzystywane w tej wersji systemu 2.1.1.4 Podatnik = nabywca Dokument podatnik = nabywca umoŝliwia rejestrowanie w systemie zakupów wykazywanych na deklaracji VAT-7 w polach 36, 37, 46 i 47 (Dostawa towarów dla której podatnikiem jest nabywca oraz Nabycie towarów i usług pozostałych). Dokument przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-4). 12 z 70
Rysunek 2-4 Pola dokumentu Podatnik = Nabywca: faktura wewnętrzna pole nie wykorzystywane w tej wersji systemu 2.1.1.5 Struktura zakupów Struktura zakupów konieczna jest do rozliczenia utargu (dokumentów sprzedaŝy Utarg). Struktura zakupów obliczana jest automatycznie podczas obliczania deklaracji VAT na podstawie dokumentów zakupów z zaznaczonym polem Uwzględnić w strukturze zakupu. W szczególnych przypadkach obliczenie struktury zakupów nie jest moŝliwe: w miesiącu nie wystąpiły zakupy, które naleŝałoby uwzględnić w strukturze zakupów wprowadzone korekty zakupów powodują, Ŝe suma zakupów według którejś ze stawek VAT jest ujemna W takich przypadkach i gdy konieczne jest określenie struktury zakupów (tzn. istnieją dokumenty sprzedaŝy Utarg) podczas obliczania deklaracji VAT system poinformuje nas o błędzie przy obliczaniu struktury zakupów. UŜytkownik powinien więc wprowadzić strukturę zakupów za dany okres. W takim przypadku naleŝy jednak pamiętać, aby dokument ten wprowadzić tylko do modułu KSP VAT (i ewentualnie KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE). Dokument ten nie powinien natomiast trafić ani do KSP KPIR ani do KSP KH, gdyŝ nie jest dokumentem wydatku i słuŝy tylko do wskazania struktury zakupów potrzebnej do obliczenia podatku VAT. Inna jest sytuacja, gdy odnotowujemy w systemie zakup nieudokumentowany fakturą VAT, który ma być jednak brany pod uwagę przy obliczaniu struktury zakupów. W takim przypadku dokument taki takŝe wprowadzamy jako dokument struktury zakupów, z tym Ŝe dokument ten powinien trafić takŝe do modułu KSP KPIR lub KSP KH, gdyŝ jest to dokument wydatku. Dokumenty struktury zakupów nie są pokazywane na ewidencjach VAT. Strukturę zakupów moŝna wprowadzić w kwotach netto (Rysunek 2-5) lub brutto (Rysunek 2-6). 13 z 70
Rysunek 2-5 2.1.1.6 Zakup pojazdu Rysunek 2-6 Zakup pojazdu rejestrowany jest w systemie za pomocą dokumentu przedstawionego na rysunku (Rysunek 2-7). 14 z 70
Rysunek 2-7 Pola dokumentu zakup pojazdu: Netto wartość netto zakupionego pojazdu VAT całkowita wartość podatku VAT od zakupionego pojazdu Brutto wartość brutto zakupionego pojazdu Wartość VAT odliczona wartość podatku VAT podlegająca odliczeniu Wartość VAT nieodliczona wartość podatku VAT nie podlegająca odliczeniu, w przypadku pojazdu będącego środkiem trwałym wartość ta zwiększa wartość początkową środka trwałego Operacja WNT zaznaczamy gdy zakup pojazdu jest wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru Transakcja WTT pole aktywne, po zaznaczeniu opcji Operacja WNT, zaznaczamy w przypadku gdy zakup jest transakcją trójstronną, zaznaczamy tylko gdy podatnik jest drugim podmiotem Wartość VAT zapłacona tyt. WNT - wartość podatku VAT zapłacona z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu Pojazd pole słownikowe, wybieramy w nim pojazd, którego zakupu dokument dotyczy, o ile pojazd został wprowadzony do modułu KSP POJAZDY JeŜeli pojazd jest środkiem trwałym to naleŝy wprowadzić dane na zakładce Środek trwały/inwestycja. Więcej na temat dokumentu zakupu środka trwałego przedstawiono w rozdziale 2.1.1.9 Zakup środka trwałego lub zakup związany z prowadzoną inwestycją. 2.1.1.7 Eksploatacja pojazdu Zakup paliwa, akcesoriów lub raty leasingowe wprowadzamy dokumentem eksploatacji pojazdu. Zaleca się, aby pojazdy i wszelkie związane z nimi wydatki ewidencjonować w module KSP POJAZDY. W takim przypadku wszelkie dokumenty wydatków związane z pojazdami bezpośrednio wprowadzamy tylko do modułu KSP POJAZDY. Do pozostałych modułów (tzn. KSP VAT, KSP KPIR i KSP KH) dokumenty takie trafiają juŝ jako dokumenty wyjściowe z modułu KSP POJAZDY. Dokumenty takie księgujemy w KSP VAT z poziomu sekcji Dokumenty wejściowe. Dodatkowo moduł KSP POJAZDY, na podstawie informacji o samochodzie, kontroluje wartości podatku VAT jaką moŝna odliczyć od rat leasingowych lub zakupów paliwa. Dokument eksploatacji pojazdu pokazany został na rysunku (Rysunek 2-8). 15 z 70
Rysunek 2-8 Pola dokumentu eksploatacja pojazdu: Netto wartość netto wydatku VAT wartość podatku VAT Brutto wartość brutto wydatku Wartość VAT odliczona wartość podatku VAT podlegająca odliczeniu Wartość VAT nieodliczona wartość podatku VAT nie podlegająca odliczeniu - zaznaczamy jedną z opcji Pojazd pole słownikowane, wybieramy w nim pojazd, którego dokument dotyczy, o ile pojazd został wprowadzony do modułu KSP POJAZDY 2.1.1.8 MarŜa łączna Dokumenty MarŜa łączna wprowadzamy do modułu VAT w celu ustalenia marŝy, a następnie obliczenia podatku VAT od wyznaczonej marŝy oraz obliczenia storna VAT marŝy łącznej (patrz rozdział 3.4.7 Storno VAT marŝy łącznej.). Dokument marŝy łącznej przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-9). 16 z 70
Rysunek 2-9 2.1.1.9 Zakup środka trwałego lub zakup związany z prowadzoną inwestycją Zakup środka trwałego lub wydatki poniesione na rzecz prowadzonych inwestycji rejestrowane mogą być w systemie za pośrednictwem dokumentów: Dokument VAT WNT/Import usług (jeŝeli kupujemy w Unii Europejskiej), Import (jeŝeli kupujemy w kraju nie naleŝącym do Unii Europejskiej), Podatnik = Nabywca Zakup pojazdu W przypadku zakupu środka trwałego lub zakupu związanego z prowadzoną inwestycją w oknie dodawania dokumentu zakupu oprócz zakładki Dokument wypełniamy takŝe zakładkę Środek trwały/inwestycja. Na zakładce tej zaznaczamy, Ŝe jest to zakup środka trwałego lub inwestycja. Aktywne wtedy staną się pozostałe pola gdzie zaznaczamy czy jest to zakup środka trwałego czy teŝ zakup związany z inwestycją, a następnie wybieramy konkretny środek trwały (element środka trwałego) lub inwestycję. JeŜeli na zakładce Dokument zaznaczymy, Ŝe zakup związany jest ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną aktywne będą takŝe pola Ilość lat korekty i Rok OT. Zaznaczenie pola zakup związany jest ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną spowoduje automatyczne generowanie korekt rocznych. 2.2 SprzedaŜ Rejestr SprzedaŜ zawiera wszystkie dokumenty sprzedaŝy zaewidencjonowane w module KSP VAT. Trafiają tu dokumenty: wprowadzone i zaksięgowane w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE (model pracy: wprowadzany dokument w module Dokumenty dedykowane jest od razu księgowany w module VAT) wprowadzone w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE lecz zaksięgowane w sekcji Dokumenty Dedykowane z poziomu modułu VAT (model pracy: dokument wprowadzany jest w module Dokumenty dedykowane a dopiero w następnym kroku i często przez inną osobę księgowany w module VAT) 17 z 70
zaksięgowane w sekcji Dokumenty wejściowe (dokumenty będące efektem obliczeń w innych modułach: wydatki na paliwo, leasing, likwidacje środków trwałych, itp.) wprowadzone bezpośrednio i tylko w module VAT Zalecane jest, by dokumenty źródłowe trafiały do modułu VAT (jak i do innych modułów, np. KPiR/KH) poprzez moduł KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE. Podejście takie umoŝliwia zdefiniowanie schematów księgowania i wydatne przyspieszenie pracy. 2.2.1 Dokument sprzedaŝy Nowy dokument moŝemy dodać poprzez akcję F2 Dodaj lub F5 Klonuj. Okno dokumentu przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-1). Pola, których wypełnienie jest obowiązkowe zostały zaznaczone kolorem Ŝółtym. W polu Dokument źródłowy moŝemy wybrać dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE. W takim przypadku pola Numer (dokumentu źródłowego), Nazwa dokumentu źródłowego, Data dokumentu, Data otrzymania, Uwzględnić w deklaracji, Treść oraz wartości znajdujące się na dokumencie w rozbiciu na poszczególne stawki VAT zostaną przepisane z dokumentu dedykowanego (księgując bezpośrednio z modułu Dokumenty dedykowane pole Dokument źródłowy odpowiadane jest automatycznie). W przypadku księgowania dokumentu z pominięciem modułu dokumenty dedykowane pole dokument dedykowany pozostawiamy puste, a pozostałe pola dokumentu wypełniamy ręcznie. Rysunek 2-10 Pole Rodzaj określa sposób w jaki dokument zostanie potraktowany przez system. Z róŝnymi rodzajami dokumentów wiąŝe się konieczność wprowadzenia innych danych. Dostępne rodzaje dokumentów: Dokument VAT np. faktura krajowa VAT WDT/Eksport usług transakcje wewnątrzwspólnotowe Eksport eksport poza UE Storno SprzedaŜ fiskalna raport z kasy fiskalnej (dobowy, okresowy) Utarg Utarg wg stawek VAT Faktura do paragonu faktura wystawiona do paragonu fiskalnego MarŜa łączna sprzedaŝ związana z marŝą łączną 18 z 70
MarŜa indywidualna faktury sprzedaŝy opodatkowanej w VAT na zasadach marŝy indywidualnej, w tym komis MarŜa indywidualna do paragonu faktura sprzedaŝy opodatkowanej w VAT na zasadach marŝy indywidualnej (w tym komis) wystawiona do paragonu fiskalnego MarŜa indywidualna paragon paragony sprzedaŝy opodatkowanej w VAT na zasadach marŝy indywidualnej (w tym komis) Okno dokumentu sprzedaŝy zawiera zakładki: Dokument podstawowe dane związane z wybranym rodzajem dokumentu Powiązania powiązania dokumentu z pozostałymi modułami księgowymi (niedostępne w trybie dodawania i klonowania) Historia historia modyfikacji dokumentu Pola dokumentu sprzedaŝy, niezaleŝne od rodzaju dokumentu: Oddział odział firmy, którego dokument dotyczy Kontrahent pole słownikowane, wszyscy kontrahenci w systemie KSP są słownikowani Dokument źródłowy dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE Numer numer dokumentu (np. numer faktury VAT) Rodzaj pole określające rodzaj dokumentu VAT Nazwa dokumentu źródłowego nazwa dokumentu drukowana na ewidencjach VAT (np. faktura VAT, korekta faktury VAT) Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu, pole podpowiadane na podstawie daty logowania Data dokumentu Data sprzedaŝy Uwzględnić w deklaracji - wskazuje deklarację VAT, w której dokument ma zostać uwzględniony Treść Kategoria pole słownikowane wspólne dla wszystkich modułów księgowych, umoŝliwia filtrowanie dokumentów (tworzenie podrejestrów VAT) Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura, nie drukowane na ewidencjach 2.2.1.1 Dokument VAT Dokument VAT jest podstawowym dokumentem modułu VAT. Dokumenty te uwzględniane są na deklaracji VAT-7 w polach 20 i 22 do 29 (Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju). Pola dokumentu Dokument VAT: wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki VAT Dokument groszowy opcję zaznaczamy w przypadku wartości groszowych. Na podstawie dokumentów groszowych wygenerowany zostanie dokument Rozliczenie rachunków groszowych (wartości netto i VAT zostaną obliczone od sumy wartości brutto - Rysunek 2-11). Na ewidencji VAT widoczny będzie dokument Rozliczenie rachunków groszowych a nie poszczególne rachunki groszowe. Rysunek 2-11 Uwzględnić w strukturze sprzedaŝy zaznaczamy jeśli sprzedaŝ ma być uwzględniona w strukturze (art. 90 ustawy o VAT). Struktura sprzedaŝy wymagana 19 z 70
jest w przypadku występowania u podatnika zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Dokument wystawiony osobie fizycznej zaznaczamy gdy dokument wystawiony jest dla osoby fizycznej 2.2.1.2 WDT/eksport usług Dokument WDT/Eksport usług umoŝliwia rejestrowanie w systemie sprzedaŝy wewnątrzwspólnotowych. Dokumenty te zostaną ujęte w deklaracji VAT-7, pole 21 (Dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju) oraz pola: 22 do 29 (Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terenie kraju) w przypadku dostawy nie potwierdzonej 30 (Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) w przypadku dostawy potwierdzonej oraz w deklaracji VAT-UE. Dokument przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-12). Rysunek 2-12 Pola dokumentu WDT/Eksport usług: Wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na poszczególne stawki VAT - wpisujemy kwoty brutto sprzedaŝy WDT w rozbiciu na stawki krajowe VAT Brutto NP wartość eksportu usług Potwierdzony dnia opcję zaznaczamy, jeŝeli w chwili wprowadzania dokumentu dysponujemy potwierdzeniem dostawy. Niepotwierdzony podczas wprowadzania dokument będzie mógł zostać potwierdzony odrębnym dokumentem Potwierdzenie WDT/Eksport (Rozdział 2.3.2 Potwierdzenie WDT/Eksport). Brutto 0% suma brutto sprzedaŝy WDT Brutto NP wartość brutto eksportu usług Transakcja WTT marŝa sprzedawcy pole zaznaczmy jeŝeli sprzedaŝ jest transakcją trójstronną, a podatnik jest drugim podmiotem. W takim przypadku mamy obowiązek wprowadzenie marŝy dla tej transakcji Uwzględnić w strukturze sprzedaŝy zaznaczamy jeśli sprzedaŝ ma być uwzględniona w strukturze (art. 90 ustawy o VAT). Struktura sprzedaŝy wymagana jest w przypadku występowania u podatnika zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. 20 z 70
2.2.1.3 Eksport Dokument eksportu umoŝliwia rejestrowanie w systemie sprzedaŝy poza UE. Dokumenty te zostaną ujęte w deklaracji VAT-7 w polach: 22 do 29 (Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terenie kraju) w przypadku dostawy nie potwierdzonej 31 (Eksport towarów) w przypadku dostawy potwierdzonej Dokument eksportu przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-13). Rysunek 2-13 Pola dokumentu eksportu: Wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na poszczególne stawki VAT - wpisujemy kwoty brutto sprzedaŝy w rozbiciu na stawki krajowe VAT Potwierdzony dnia opcję zaznaczamy, jeŝeli w chwili wprowadzania dokumentu dysponujemy potwierdzeniem dostawy. Niepotwierdzony podczas wprowadzania dokument będzie mógł zostać potwierdzony odrębnym dokumentem Potwierdzenie WDT/Eksport (Rozdział 2.3.2 Potwierdzenie WDT/Eksport). Brutto 0% suma brutto eksportu Brutto NP wartość brutto eksportu nie podlegającego opodatkowaniu VAT Eksport bezpośredni rozróŝnienie eksportu pośredniego (art.2 pkt 8/b) i bezpośredniego (art.2 pkt 8/a) wpływa na rozliczenie eksportu niepotwierdzonego. W przypadku eksportu bezpośredniego i braku potwierdzenia dostawy towarów podatnikowi przysługuje okres karencji. System nie uwzględni tego dokumentu w deklaracji VAT, natomiast w deklaracji przyszłego okresu dokument ten zostanie uwzględniony w zaleŝności od potwierdzenia dostawy towarów. Uwzględnić w strukturze sprzedaŝy zaznaczamy jeśli sprzedaŝ ma być uwzględniona w strukturze (art. 90 ustawy o VAT). Struktura sprzedaŝy wymagana jest w przypadku występowania u podatnika zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. 2.2.1.4 Storno Wszelkie konieczne storna obliczane są przez moduł KSP VAT automatycznie podczas obliczania (przeliczania) deklaracji (korekty lub podsumowania). Gdyby jednak z pewnych 21 z 70
przyczyn uŝytkownik chciał dodać własne storno to moŝe to uczynić wprowadzając dokument sprzedaŝy storno (Rysunek 2-14). 2.2.1.5 SprzedaŜ fiskalna Rysunek 2-14 SprzedaŜ fiskalna (paragony, raporty dobowe, raporty okresowe) rejestrowana jest w systemie dokumentami sprzedaŝy fiskalnej (Rysunek 2-15). Rysunek 2-15 Pola dokumentu sprzedaŝy fiskalnej: Wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na poszczególne stawki VAT 22 z 70
Zwrot fiskalny opcję zaznaczamy, gdy w systemie rejestrujemy zwrot towaru, którego sprzedaŝ zaewidencjonowana została w urządzeniu fiskalnym. Wartości netto, VAT i brutto powinny w takim przypadku zostać wprowadzone ze znakiem minus 2.2.1.6 Utarg SprzedaŜ nieudokumentowaną (rozliczaną strukturą zakupów) rejestrujemy w systemie dokumentami utarg (Rysunek 2-16). Wartość utargu naleŝy wprowadzić w polu Brutto. Występowanie sprzedaŝy nieudokumentowanej (utargu) wymusza obliczenie struktury zakupów a gdy jest to niemoŝliwe wprowadzenia struktury zakupów ręcznie (2.1.1.5 Struktura zakupów). Na podstawie dokumentów utargu oraz obliczonej struktury zakupów wygenerowany zostanie dokument Rozliczenie utargu. Na ewidencji VAT widoczny będzie dokument Rozliczenie utargu a nie dokumenty utargu. 2.2.1.7 Utarg według stawek VAT Rysunek 2-16 SprzedaŜ nieudokumentowaną lecz udokumentowaną wg stawek VAT rejestrujemy w systemie dokumentami utarg wg stawek (Rysunek 2-17). 23 z 70
Rysunek 2-17 2.2.1.8 Faktura VAT do paragonu fiskalnego Faktury VAT wystawione do paragonów fiskalnych (a więc ujętych w raporcie fiskalnym) rejestrujemy w systemie dokumentami Faktura do paragonu (Rysunek 2-18). Rysunek 2-18 Pola dokumentu Faktura VAT do paragonu: wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki VAT Uwzględnić w strukturze sprzedaŝy zaznaczamy jeśli sprzedaŝ ma być uwzględniona w strukturze (art. 90 ustawy o VAT). Struktura sprzedaŝy wymagana 24 z 70
jest w przypadku występowania u podatnika zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Dodatkowo naleŝy wprowadzić dane dla paragonu (Rysunek 2-19). Rysunek 2-19 Pola paragonu fiskalnego: Numer dokumentu numer paragonu Data wystawienia data wystawienia paragonu Netto - kwota netto z paragonu Brutto kwota brutto z paragonu VAT wartość VAT z paragonu wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki VAT Dla faktur do paragonów system automatycznie generuje dokumenty storna (na podstawie paragonów). Storna te są wystawiane dla modułów KPiR/KH (dokumenty wyjściowe w module VAT i jednocześnie dokumenty wejściowe w modułach KPiR/KH). 2.2.1.9 MarŜa łączna Dokumenty sprzedaŝy MarŜa łączna wprowadzamy do modułu VAT w celu ustalenia marŝy, a następnie obliczenia podatku VAT od wyznaczonej marŝy oraz obliczenia storna VAT marŝy łącznej (patrz rozdział 3.4.7 Storno VAT marŝy łącznej.). Storna te są wystawiane dla modułów KPiR/KH (dokumenty wyjściowe w module VAT i jednocześnie dokumenty wejściowe w modułach KPiR/KH). Dokument marŝy łącznej przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-20). 25 z 70
Rysunek 2-20 2.2.1.10 MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa) MarŜa indywidualna udokumentowana fakturą VAT marŝa rejestrowana jest w systemie dokumentem MarŜa ind. (Rysunek 2-21). Obliczony VAT od marŝy stornowany jest z modułu KPiR/KH (dokumenty wyjściowe w module VAT i jednocześnie dokumenty wejściowe w modułach KPiR/KH). Rysunek 2-21 Pola dokumentu marŝa ind.: SprzedaŜ brutto kwota brutto naleŝności Zakupy brutto wartość nabycia brutto 26 z 70
MarŜa Netto, VAT, Brutto obliczone wartości marŝy MarŜa komisowa pole zaznaczamy, jeśli sprzedaŝ jest sprzedaŝą komisową. W takim przypadku, pole zakupy brutto naleŝy równieŝ wypełnić (mimo Ŝe nie mamy rzeczywistego zakupu) w celu obliczenia marŝy. Dokument wystawiony osobie fizycznej zaznaczamy gdy dokument wystawiony jest dla osoby fizycznej Zakładka Wg stawek VAT umoŝliwia wprowadzenie stawki (stawek) VAT sprzedaŝy (Rysunek 2-22). Rysunek 2-22 Pola znajdujące się na zakładce Wg stawek VAT: Brutto wartość sprzedaŝy brutto Wartość brutto sprzedaŝy w rozbiciu na poszczególne stawki VAT - wartości netto, VAT i brutto marŝy zostaną obliczone automatycznie po wprowadzeniu sprzedaŝy w rozbiciu na stawki VAT oraz zakupów związanych ze sprzedaŝą NaleŜności według stawek VAT nie są (a przynajmniej nie muszą) być wykazane na fakturze VAT marŝa. Dla prawidłowego obliczenia podatku VAT od marŝy musimy znać je podczas wprowadzania dokumentu. Przykład 1: ZałóŜmy, Ŝe mamy fakturę VAT marŝa sprzedaŝy towaru na kwotę 10.000 zł. Towar ten zakupiony został za kwotę 9.000 zł. Ponadto wiemy, Ŝe stawka VAT dla tego typu towarów wynosi 22%. PoniŜsze ilustracje przedstawiają obie, prawidłowo uzupełnione zakładki (zakładka Dokument - Rysunek 2-23 oraz zakładka Wg stawek VAT - Rysunek 2-24). 27 z 70
Rysunek 2-23 Rysunek 2-24 2.2.1.11 MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa) do paragonu fiskalnego W przypadku wystawienia faktury VAT marŝa do paragonu fiskalnego naleŝy prócz wprowadzenia danych faktury VAT marŝa (opisano w rozdziale 2.2.1.10 MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa)) wprowadzić dane paragonu, który zostanie wystornowany z modułu VAT oraz modułów KPiR/KH (dokumenty wyjściowe w module VAT i jednocześnie dokumenty wejściowe w modułach KPiR/KH). Dokument MarŜa ind. do paragonu przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-25). 28 z 70
Rysunek 2-25 Na rysunku (Rysunek 2-26) przedstawiono zakładkę Paragon: Rysunek 2-26 Pola paragonu fiskalnego: Numer dokumentu numer paragonu Data wystawienia data wystawienia paragonu Netto kwota netto z paragonu Brutto kwota brutto z paragonu VAT wartość VAT z paragonu Wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki VAT 29 z 70
2.2.1.12 MarŜa indywidualna - paragon fiskalny SprzedaŜ rozliczana na zasadach marŝy indywidualnej (w tym komis) ewidencjonowana tylko za pomocą urządzenia fiskalnego rejestrowana jest w systemie dokumentem MarŜa ind. paragon. NaleŜy wprowadzić analogiczne dane jak dla dokumentu MarŜa ind. Do paragonu (opisano w rozdziale 2.2.1.11 MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa) do paragonu). System wystornuje paragon fiskalny z modułu VAT, natomiast Ŝadne wartości nie są stornowane z modułów KPiR/KH. 2.3 Operacje W rejestrze Operacji rejestrujemy zdarzenia gospodarcze istotne dla poprawnego obliczenia podatku VAT nie będące wydatkami i sprzedaŝą. Trafiają tu dokumenty: Wprowadzone i zaksięgowane w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE (model pracy: wprowadzany dokument w module Dokumenty dedykowane jest od razu księgowany w module VAT) Wprowadzone w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE lecz zaksięgowane w sekcji Dokumenty Dedykowane z poziomu modułu KSP VAT (model pracy: dokument wprowadzany jest w module Dokumenty dedykowane a dopiero w następnym kroku i często przez inną osobę księgowany w module VAT) Zaksięgowane w sekcji Dokumenty wejściowe (dokumenty będące efektem obliczeń w innych modułach: likwidacje środków trwałych, itp.) Wprowadzone bezpośrednio i tylko w module VAT 2.3.1 BO Dokument BO (Rysunek 2-27) umoŝliwia wprowadzenie kwoty nadwyŝki z poprzedniej deklaracji (dotyczy sytuacji gdy podatnik składał deklaracje przed rozpoczęciem pracy w systemie KSP). W przypadku gdy na poprzedniej deklaracji nie była wykazana kwota do przeniesienia dokumentu BO nie naleŝy wprowadzać. Rysunek 2-27 Pola dokumentu BO: Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu, podpowiadana jest tu data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Uwzględnić w deklaracji deklaracja, do której przepisana ma być nadwyŝka z poprzedniej deklaracji (powinna to być pierwsza deklaracja VAT-7 obliczana w systemie KSP) Kwota nadwyŝki z poprzedniej deklaracji kwota wykazana w poprzedniej deklaracji jako kwota do przeniesienia Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura 30 z 70
2.3.2 Potwierdzenie WDT/Eksport Operacja potwierdzenia WDT/Eksport (Rysunek 2-28) powinna być wystawiona w momencie otrzymania potwierdzenia dostawy towarów dla transakcji WDT lub eksportu i uwzględnionych w deklaracjach VAT-7 poprzednich okresów. Na podstawie operacji potwierdzenia WDT/Eksport system wystornuje sprzedaŝ WDT/Eksport uwzględnioną w poprzednich deklaracjach wg stawek krajowych i uwzględni wartość obrotu w polach 21 (Dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju) lub 31 (Eksport towarów) deklaracji VAT-7. W przypadku WDT system wygeneruje automatycznie korektę deklaracji za okres, w którym uwzględniony został potwierdzany dokument WDT, natomiast potwierdzony dokument Eksport uwzględniony będzie w deklaracji wynikającej z potwierdzenia dostawy. JeŜeli w momencie wprowadzania dokumentu WDT/Eksport dysponujemy potwierdzeniem naleŝy zaznaczyć ten fakt bezpośrednio na karcie dokumentu (bez konieczności wystawiania operacji potwierdzenia dostawy WDT/Eksport), co opisano w rozdziałach 2.2.1.2 WDT/eksport usług oraz 2.2.1.3 Eksport. Rysunek 2-28 0 Pola potwierdzenia dostawy WDT/Eksport: Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Numer numer dokumentu będącego potwierdzeniem dostawy Data potwierdzenia - Data potwierdzenia dostawy Dokument potwierdzany - dokument, którego potwierdzenie dostawy dotyczy (dokument WDT lub Eksport) Uwzględnić w deklaracji deklaracja, w której uwzględnione zostanie potwierdzenie Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura 2.3.3 Struktura sprzedaŝy W ustawie o VAT obowiązuje generalna zasada, według której zawsze naleŝy najpierw dokonać próby wyodrębnienia podatku VAT naliczonego, związanego wyłącznie z czynnościami, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniŝenia podatku naleŝnego o naliczony, od podatku od tych czynności, od których prawo takie w ogóle nie przysługuje. Dopiero następny krok, to ustalenie wzajemnych proporcji tych czynności i określenie procentu podatku VAT naliczonego, który podlega odliczeniu. W systemie KSP zastosowano sposób wyliczenia proporcji do obliczeń części podatku naliczonego, który moŝe być odliczony zgodnie z art.90 ustawy. Wprowadzono system tzw. wskaźnika. Aby system mógł wyliczyć proporcję muszą być spełnione warunki: 31 z 70
Podatnik osiągnął w poprzednim roku podatkowym obrót, z tytułu którego przysługiwało mu prawo do obniŝenia podatku naleŝnego o naliczony Obrót, o którym mowa w punkcie pierwszym był większy niŝ 30 000 zł Jeśli któryś z tych warunków nie jest spełniony, wskaźnik, według którego wyliczana będzie część podatku naliczonego podlegająca odliczeniu, trzeba przyjąć szacunkowo, według prognozy uzgodnionej z naczelnikiem urzędu skarbowego i samodzielnie wprowadzić do systemu. UŜytkownik powinien samodzielnie wprowadzić do systemu wskaźnik struktury sprzedaŝy w następujących przypadkach: Zaistniał chociaŝ jeden z warunków uniemoŝliwiających obliczenie struktury sprzedaŝy Podatnik uznał, Ŝe proporcja z roku poprzedniego nie jest dla jego działalności reprezentatywna i naczelnik właściwego urzędu skarbowego ustalił inną proporcję Rozpoczynamy pracę z podatnikiem i w systemie nie ma danych za rok poprzedni umoŝliwiających obliczenie wskaźnika przez system Rozpoczynamy pracę z podatnikiem, a podatnik w poprzednich latach dokonał zakupu środków trwałych związanych ze sprzedaŝą zwolnioną i opodatkowaną. Takie środki trwałe muszą być korygowane nawet przez 10 lat i do poprawnego obliczania korekt rocznych podatku VAT konieczna jest znajomość struktury sprzedaŝy Dokument struktury sprzedaŝy przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-29). Rysunek 2-29 Pola dokumentu struktury sprzedaŝy: Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Rodzaj struktury: o Teoretyczna struktura sprzedaŝy - zaznaczamy gdy wprowadzamy wskaźnik proporcji struktury sprzedaŝy na aktualny rok podatkowy. Odpowiada wartości wskaźnika proporcji wyliczonego na koniec roku poprzedzającego rok podatkowy lub wartości ustalonej indywidualnie z naczelnikiem urzędu skarbowego. Wykorzystywana jest w roku, którego dotyczy do wyznaczania podatku VAT dla zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Teoretyczna struktura sprzedaŝy moŝe być wprowadzona tylko w styczniu danego roku. 32 z 70
o Faktyczna struktura sprzedaŝy - zaznaczamy gdy wprowadzamy wartość wskaźnika proporcji struktury sprzedaŝy na koniec roku podatkowego. Wykorzystywana jest do obliczenia rocznych korekt dla zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Faktyczna struktura sprzedaŝy moŝe być wprowadzona tylko w grudniu danego roku. Struktura sprzedaŝy za rok - rok którego dotyczy wprowadzana struktura sprzedaŝy Uwzględnić w deklaracji deklaracja, w której uwzględniony zostanie dokument struktury sprzedaŝy. Strukturę faktyczną uwzględniamy w ostatniej deklaracji roku, za który strukturę wprowadzamy, natomiast strukturę teoretyczną w pierwszej deklaracji roku Udział - wartość wskaźnika (udział procentowy rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługiwało podatnikowi prawo do obniŝenia podatku naleŝnego, w całkowitym obrocie podatnika na podstawie obrotu osiągniętego w roku poprzedzającym rok podatkowy) Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura BO - zaznaczamy w przypadku gdy rozpoczynamy pracę z podatnikiem w systemie i wprowadzamy strukturę za poprzednie lata. W przypadku BO moŝliwe jest uwzględnienie dokumentu struktury sprzedaŝy w dowolnej deklaracji (a nie tylko styczniowej teoretyczna struktura sprzedaŝy lub grudniowej faktyczna struktura sprzedaŝy) Faktyczny wskaźnik struktury sprzedaŝy za rok poprzedzający rok podatkowy jest przewaŝnie teoretycznym wskaźnikiem, branym pod uwagę do obliczeń w bieŝącym roku podatkowym chyba, Ŝe naczelnik urzędu skarbowego dla danej jednostki ustali inaczej. Na przykład wskaźnik ustalony na koniec roku 2007, będzie brany pod uwagę podczas obliczeń całego roku 2008 oraz ustalenia korekt podatku naliczonego w roku 2007 w deklaracji za styczeń (lub I kwartał) roku 2008. JeŜeli wskaźnik wynosi 99% to przyjmuje się, Ŝe w roku 2008 odliczony będzie cały podatek naliczony (tak jakby wynosił 100%). W przypadku 1% lub 2% podatek naliczony nie podlega odliczeniu (tak jakby wynosił 0%). Mimo to naleŝy wprowadzić rzeczywistą wartość wskaźnika. Rozpoczynając w systemie pracę z podatnikiem od początku roku, naleŝy wprowadzić teoretyczną strukturę sprzedaŝy na dany rok podatkowy. Struktura ta powinna być uwzględniona w deklaracji za styczeń, a w przypadku deklaracji składanych kwartalnie w deklaracji za pierwszy kwartał. Ponadto jeŝeli nadal korygowany jest jakikolwiek środek trwały to naleŝy wprowadzić struktury sprzedaŝy za poprzedni rok. Wprowadzając strukturę sprzedaŝy za poprzednie lata naleŝy: Wprowadzić strukturę faktyczną Zaznaczyć pole BO Strukturę uwzględnić w moŝliwie najwcześniejszej deklaracji 2.3.4 BO zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną BO zakupów (środków trwałych i pozostałych zakupów) związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną naleŝy wprowadzić jeŝeli taka sprzedaŝ występowała u podatnika i naleŝy korygować corocznie wysokość podatku naliczonego od takich zakupów wprowadzonych w latach poprzednich. Konieczne jest wprowadzenie całej historii podatku naliczonego i odliczonego w podziale na poszczególne kategorie za ostanie lata (ale tylko z okresu od 1 maja 2004). Historię tą wprowadzamy osobno dla środków trwałych i dla pozostałych zakupów. Dokument BO zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-30). 33 z 70
Rysunek 2-30 Pola znajdujące się na dokumencie: Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Data operacji gosp. data na podstawie której wyznaczona zostanie deklaracja, w której uwzględniony zostanie dokument Zakup środka trwałego zaznaczamy w przypadku wprowadzania informacji o środkach trwałych Ilość lat korekty - ilość lat przez które środek trwały powinien być korygowany Rok OT rok w którym środek trwały został oddany do uŝytkowania Korekta wg 2% - jeŝeli pole to zostanie zaznaczone, to roczna korekta VAT nie będzie liczona, jeŝeli róŝnica wskaźnika struktury zakupów będzie mniejsza lub równa 2% (zgodnie z Art.6 ust.2 o VAT pola nie zaznaczamy dla środków zakupionych w okresie od maja 2004 do 30 maja 2005) Struktura sprzedaŝy, VAT naliczony i oddzielony w podziale na lata wartość podatku VAT naliczonego i odliczonego w danym roku podatkowym z tytułu zakupów (np. środka trwałego) Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura Przykład 1: Dodanie historii zakupów środków trwałych związanych ze sprzedaŝą zwolnioną i opodatkowaną. Środki trwałe korygowane są (zgodnie z art. 91) przez 1, 5 lub 10 lat począwszy od roku kolejnego po dacie OT, dlatego omawiany dokument wprowadzamy osobno dla kaŝdego z trzech okresów korygowania i osobno dla róŝnych lat OT. ZałóŜmy, Ŝe podatnik przyjął na ewidencję środków trwałych w roku 2006 środki trwałe korygowane przez rok, 5 i 10 lat. Dodatkowo w roku 2007 przyjął na ewidencję środki trwałe korygowane przez 5 lat. PoniewaŜ jednak środki korygowane przez rok i oddane do uŝytkowania w roku 2006 są istotne tylko podczas obliczania korekty rocznej w roku 2007, to rozpoczynając pracę z firmą w roku 2008 nie musimy ich wprowadzać do systemu. W takim przypadku naleŝałoby wprowadzić do systemu 3 dokumenty, w których wartości pól Rok OT i Ilość lat korekty przyjmą wartości jak w tabeli (Tabela 2-1): Rok OT Ilość lat korekty 1 2006 5 2 2006 10 3 2007 5 34 z 70
Tabela 2-1 Przyjmijmy Ŝe wszystkie środki trwałe korygowane przez 5 lat, przyjęte na ewidencję środków trwałych w roku 2006 zostały zakupione w roku 2006, a łączny VAT naliczony od ich zakupów wyniósł 220 zł. Ponadto załóŝmy, Ŝe proporcja z artykułu 90, obowiązująca w chwili obliczeń wynosiła 60% (Rysunek 2-31). Rysunek 2-31 ZałóŜmy, Ŝe podatnik w roku 2006 przyjął na ewidencję środków trwałych dwa zakupione środki korygowane przez 10 lat. Z tym, Ŝe jeden z nich został zakupiony w roku 2005, a drugi w 2006. Od środka zakupionego w roku 2006 VAT naliczony wynosił 300 zł, natomiast od środka zakupionego w 2005 roku 250 zł. Ponadto załóŝmy, Ŝe proporcja z artykułu 90, obowiązująca w chwili obliczeń (rok 2005) wynosiła 50% (Rysunek 2-32). Rysunek 2-32 35 z 70