WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ (WBoP)

Transkrypt

1 Materiał pomocniczy przy sporządzaniu wniosków beneficjentów o płatność WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ (WBoP) 1. Wnioskowana kwota W pkt 2_(10) naleŝy wpisać kwotę zgodną z pkt 10_ wniosku (pierwszy wiersz kolumny Planowana kwota wnioskowana ). 2. Podpisy Wniosek o płatność podpisuje (na ostatniej stronie) beneficjent (osoba uprawniona do reprezentacji - wskazana w umowie o dofinansowanie), lub inna osoba (na podstawie np. pełnomocnictwa wydanego przez beneficjenta). 3. Koszty Pośrednie Jeśli koszty pośrednie rozliczane są ryczałtem beneficjent nie wykazuje poszczególnych wydatków związanych z rozliczaniem kosztów pośrednich w załączniku nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem są natomiast wykazywane w tabeli nr 4 Postęp finansowy realizacji projektu w pkt 2. Wysokość kosztów pośrednich wykazanych w WBoP musi być zgodna z % wskazanym w umowie o dofinansowanie. PoniŜej wzór według, którego naleŝy wyliczyć kwotę kosztów pośrednich jaką naleŝy uwzględnić w pkt 4_: gdzie (A - B) * % = X A kwota kosztów bezpośrednich rozliczanych w ramach wniosku o płatność (tj. suma wydatków wykazanych w załączniku nr 1) B suma cross-financingu rozliczanego we wniosku o płatność (tj. kwota wskazana w pkt 4_ w wierszu 3.2 kolumny 3) % - procent wskazany w umowie o dofinansowanie X kwota jaką naleŝy wpisać w pkt 4_ w wierszu 2 kolumny Postęp rzeczowy realizacji projektu Tabela 5 Wniosku Beneficjenta o Płatność ukazująca postęp rzeczowy realizacji projektu powinna zobrazować działania jakie zostały wykonane we wskazanym okresie rozliczeniowym w odniesieniu do kaŝdego zadania załoŝonego we wniosku o dofinansowanie projektu. Postęp rzeczowy powinien wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie i korelować z wydatkami wykazywanymi w postępie finansowym. Opis zadań merytorycznych powinien zawierać np.: - informację na temat ilości uczestników w opisywanym zadaniu,

2 - tematyki prowadzonych zajęć i metod ich prowadzenia (np. ćwiczenia, zajęcia indywidualne), - uszczegółowiać wydatki wykazane w załączniku 1 (co zakupiono i w jakim celu), - informacje na temat efektów podejmowanych działań (o ile juŝ są dostępne) W sytuacji gdy zaplanowane w harmonogramie działania zostały zrealizowane, jednakŝe ich koszt nie został wykazany we wniosku o płatność w załączniku nr 1, naleŝy je opisać wskazując, kiedy koszty z nimi związane zostaną ujęte we wniosku o płatność. 5. Rozliczenie kwoty do i wkładu własnego Pkt 9_ wniosku o płatność wiersz 2 Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki kolumna do (PLN) łączna kwota otrzymanych przez beneficjenta transz do na dzień sporządzania wniosku wraz z ostatnią transzą; w przypadku dokonywania korekty wniosku o płatność, naleŝy wpisać wysokość otrzymanych transz według stanu na dzień sporządzenia pierwotnej wersji wniosku. Ponadto w ww. punkcie wniosku o płatność naleŝy zwrócić uwagę na poprawne wypełnienie wiersza 4, tak aby kwoty w kolumnach do (PLN) i Wkład własny (PLN), sumowały się na kwotę w kolumnie Ogółem, która jest automatycznie kopiowana z pkt 4_ Postęp finansowy realizacji projektu. 6. Załącznik nr 1 do wniosku o płatność 6.1 Kolumna 4 W kolumnie data zapłaty" naleŝy wskazać wszystkie daty zapłaty danego (jeśli zapłata nastąpiła w kilku terminach) np. data wypłaty wynagrodzenia, data zapłaty składek ZUS, data przekazania zaliczki na podatek dochodowy, itd. Daty zapłaty muszą być zgodne z datami widniejącymi na dowodach zapłaty np. wyciągach bankowych. W przypadku wkładu niepienięŝnego pole nie jest wypełniane. 6.2 Kolumna 5 Nazwa towaru lub usługi W kolumnie nazwa towaru lub usługi" naleŝy: a) w przypadku rozliczania list płac wskazać: - imię i nazwisko osoby, której dotyczy wypłata wynagrodzenia, - jej funkcję w projekcie (zgodnie ze szczegółowym budŝetem projektu wskazanym we wniosku o dofinansowanie np. asystent ds. monitoringu, księgowy, koordynator), - miesiąc, którego dotyczą koszty związane z wypłatą wynagrodzenia, - informację czy kwota kwalifikowalna stanowi np. kwotę wynagrodzenia. Uwaga! W przypadku, gdy pracownik zatrudniony na pełen etat tylko częściowo jest zaangaŝowany w realizację projektu, wtedy musi prowadzić kartę czasu pracy.

3 Przykład 1 wypełnienia załącznika nr 1 do wniosku o płatność: - w projekcie zatrudniono do zadania Zarządzanie projektem" na umowę o pracę pana Jana - projektu. PoniŜszy przykład zakłada ponadto, iŝ na liście płac nie uwzględniono składek ZUS pracodawcy. Nr Numer księgowy lub ewidencyjny Data wystawienia Nazwa towaru lub usługi wydatków kwalifikowalnyc h 1 Lista płac nr 12/ ZUS DRA Wynagrodzenie Jana grudzień 2008r Składka ZUS pracodawcy Jana grudzień 2008r. N , , ,00 0,00 BP N , ,00 100,00 0,00 BP Przykład 2 wypełnienia załącznika nr 1 do wniosku o płatność: - w projekcie zatrudniono do zadania Zarządzanie projektem" na umowę o pracę pana Jana - projektu. PoniŜszy przykład zakłada ponadto, iŝ na liście płac uwzględniono składki ZUS pracodawcy. Nr Numer księgowy lub ewidencyjny Data wystawienia Nazwa towaru lub usługi wydatków kwalifikowalnych 1 Lista płac nr 12/ Wynagrodzenie ( + skł. ZUS pracodawcy) Jana grudzień 2008r. N , , ,00 0,00 BP b) w przypadku rozliczania umów cywilnoprawnych w kolumnie nazwa towaru/usługi" naleŝy wstawić nr umowy, imię i nazwisko usługobiorcy i nazwę wykonywanej usługi oraz miesiąc, którego dotyczy dany wydatek.

4 Przykład 3 wypełnienia załącznika nr 1 do wniosku o płatność: - w projekcie zatrudniono do zadania Szkolenie z modułu A" na umowę zlecenie pana Jana - trenera. Trener jest pracownikiem beneficjenta. PoniŜszy przykład zakłada ponadto, iŝ na rachunku do umowy zlecenia nie uwzględniono składek ZUS pracodawcy. Nr Numer księgowy lub ewidencyjny Data wystawienia Nazwa towaru lub usługi wydatków kwalifikowalnyc h 1 rachunek nr 01/ ZUS DRA Umowa zlecenie nr z Janem Kowalskim trenerem modułu A za styczeń 2009r Składka ZUS pracodawcy Jana styczeń 2009r. N 4000, , ,00 0,00 BP N , ,00 100,00 0,00 BP c) w przypadku zlecanie usługi w załączniku nr 1 naleŝy wskazać nazwę zleconej usługi oraz okres, kiedy została ona wykonana, chyba Ŝe wynika to z opisu realizacji projektu. Przykład 4 wypełnienia załącznika nr 1 do wniosku o płatność: - w projekcie do realizacji zadania Szkolenie z modułu A" zamówiono usługę u firmy szkoleniowej, która nie jest zobowiązana do wystawienia faktury VAT. Przykład przedstawia rozliczenia usługi wykonanej w miesiącu styczniu 2009r. Nr Numer księgowy lub ewidencyjny Data wystawienia Nazwa towaru lub usługi wydatków kwalifikowalnych 1 rachunek Usługa nr 01/2009 szkoleniowa - moduł A wykonana w m-cu styczniu 2009r. N 3000, , ,00 0,00 BP

5 d) w przypadku rozliczanie wydatków na podstawie faktur / rachunków: - w przypadku wydatków na emisję reklam, ogłoszeń w prasie, telewizji itp. w załączniku nr 1 wniosku o płatność w kolumnie nazwa towaru lub usługi" naleŝy wskazać ilość reklam, ogłoszeń oraz wskazać gdzie i kiedy zostały wyemitowane, chyba Ŝe wynika to z opisu realizacji projektu, - w przypadku jeŝeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu np. zakupu materiałów biurowych w kolumnie nazwa towaru lub usługi" nie jest konieczne wpisywanie nazw poszczególnych materiałów z faktury, niemniej jednak naleŝy wskazać ogólną nazwę zgodną z budŝetem szczegółowym, - w przypadku zakupu materiałów/towarów opodatkowanych róŝnymi stawkami podatku VAT, dany zakup powinien być wykazywany w jednym wierszu, o ile nie występują inne przesłanki do rozbicia na więcej pozycji np. część zakupów stanowi cross-financing, a część nie (patrz przykład nr 5). Uwaga! W związku z koniecznością wprowadzenia danych z załącznika nr 1 do KSI SIMIK i ograniczeniami technicznymi z tym związanymi, informujemy, iŝ w jedną komórkę nie naleŝy wprowadzać więcej niŝ 500 znaków (w tym spacje). 6.3 Kolumna 7 i 8 Jeśli do róŝnych zadań w ramach kupiono materiały na jedną fakturę, faktura ta wykazywana jest przy kaŝdym z zadań, których dotyczy. Przykład 5 wypełnienia załącznika nr 1 do wniosku o płatność: W projekcie przewidziano: - w ramach zadania nr 1 Zarządzanie" - laptop 1 szt. (3 500,00 zł), bindownica 1 szt. (250,00 zł); - w ramach zadania nr 2 szkolenie z modułu A" - drukarka - 1 szt. (2 000 zł). W/w sprzęty zakupiono na jedną fakturę VAT nr 315/2009. Fakturę wystawiono r. Zapłacono poleceniem przelewu w dniu r. Wydatki na sprzęt wyniosły: rodzaj Szt. Netto za szt. VAT Laptop Toshiba , (22%) 3 050,00 Drukarka HP P ,00 285,78 (22%) 1 584, Bindownica 1 250,00 17,50 (7%) 267,50 suma 4049, ,28

6 Przykład przedstawia zestawienie wydatków w ramach jednej faktury Nr Numer księgowy lub ewidencyjny Data wystawienia Nazwa towaru lub usługi wydatków kwalifikowalnyc h 1 faktura VAT nr 315/ Laptop Toshiba T 4902, , ,00 550,00 BP 2 faktura VAT nr 315/ Bindownica N 4902, ,00 267,50 17,50 BP zadanie 2: (Szkolenie z modułu A) 3 faktura VAT nr 315/ Drukarka HP P 200 T 4902, , ,78 285,78 BP Uwaga! W przypadku, gdy dokument jest wykazywany w kilku pozycjach w załączniku nr 1 naleŝy pamiętać, Ŝe we wszystkich przypadkach w kolumnie 7 i kolumnie 8 muszą być wpisane jednakowe dane tj. kwota i całego. RóŜnica pomiędzy wartościami w kolumnie 7 i 8 moŝe wynikać wyłącznie z podatku VAT. W przypadku wynagrodzeń kwota będzie zawsze równa kwocie. 6.4 Kolumna 9 wydatków kwalifikowalnych. W tabeli nie naleŝy wykazywać kwot ujemnych (np. korekt faktur). W przypadku gdy wydatek został poniesiony w danym okresie rozliczeniowym i jednocześnie w tym samym okresie został skorygowany powinna zostać wskazana poprawna wartość kwoty kwalifikowalnej, tj. z uwzględnieniem korekty. W pozostałych przypadkach, tj. gdy korekta wartości wydatku kwalifikowalnego odnosi się do wydatków ujętych we wcześniej złoŝonych wnioskach o płatność, powinna ona zostać ujęta w pkt (7_) wniosku Korekty finansowe. 6.5 Kolumna 10 NaleŜy wskazać kwotę podatku VAT uwzględnioną w kwocie wskazanej w kolumnie 9 (patrz przykład nr 5).