Nowy system pomoŝe zintegrować BOT Autor: Piotr Stępniewski (BOT Górnictwo i Energetyka) JuŜ wkrótce wszystkie spółki Grupy BOT połączy wspólny zintegrowany system informatyczny. Usprawni on procesy biznesowo - organizacyjne i przyspieszy ostateczną integrację grupy. Nowy zintegrowany system zarządzania klasy ERP będzie jednym z najnowocześniejszych i największych tego typu rozwiązań w Polsce. W Grupie BOT trwają zaawansowane prace związane z budową zintegrowanego systemu zarządzania (ZSZ) klasy ERP (Enterprise Resource Planning). Budowa wspólnego systemu umoŝliwi Grupie BOT zdobycie lepszej pozycji konkurencyjnej na rynku. Będzie to efekt wprowadzenia zmian biznesowo-organizacyjnych, opracowanych w ramach Projektu Integracji Grupy BOT, usprawnienia i integracji systemów zarządzania, wymiany wyeksploatowanych systemów informatycznych wspomagających zarządzanie oraz wprowadzania unifikacji i standaryzacji w zakresie wspólnych rozwiązań IT w całej grupie. Realizacja rządowego programu dla energetyki oraz rosnąca konkurencja w wytwarzaniu i obrocie energią elektryczną prowadzą nieuchronnie do głębokich zmian w strukturze całego sektora elektroenergetycznego. Głównymi celami tych przemian jest obniŝanie kosztów, wzrost efektywności wykorzystywanego majątku trwałego oraz poprawa jakości świadczonych usług. Zmiany te wiąŝą się z koniecznością ciągłego usprawniania i reorganizacji procesów, tak by rosła ich efektywność, oraz usprawnianiem systemów zarządzania. Wspólną platformą tych zmian w konkurencyjnej firmie musi być zintegrowany system informatyczny, obejmujący swym zakresem kluczowe obszary jej działalności, a nawet wykraczający swym zasięgiem poza nią. Korzyści ekonomiczne i biznesowe WdroŜenie zintegrowanego systemu zarządzania wpłynie na prawie wszystkie obszary działalności Grupy BOT. Spodziewane są zarówno korzyści najłatwiej zauwaŝalne, wynikające z usprawnienia procesów, stworzenia nowych moŝliwości, np. w zakresie automatycznej konsolidacji zakupów, usprawnienia kontrolingu, a takŝe te mniej widoczne, dotyczące np. terminowego dostarczania wiarygodnych informacji przy podejmowaniu strategicznych dla Grupy BOT decyzji na najwyŝszych szczeblach zarządzania. WdroŜenie nowego systemu klasy ERP, będącego praktycznie standardem w największych światowych korporacjach, wpłynie znacząco na wzrost wartości całej Grupy BOT. Prawidłowo wdroŝony system będzie dla właścicieli i przyszłych inwestorów gwarancją stosowania w Grupie BOT przejrzystych standardów dotyczących procesów zarządzania oraz sygnałem właściwej organizacji podstawowych procesów w grupie. Przeprowadzenie, Związanej z procesem wdroŝeniowym, gruntownej reorganizacji i unifikacji procesów przyczyni się do znaczącego wzrost ich efektywności. Podczas wdroŝenia systemu pracownicy zdobędą unikalne doświadczenia i nowe kompetencje w zakresie wdraŝania, konfiguracji oraz eksploatacji zintegrowanego systemu zarządzania. Zostaną przeprowadzone liczne szkolenia i warsztaty podnoszące ich kwalifikacje. Osoby uczestniczące we wdroŝeniu gruntownie pogłębią swoją znajomość
organizacji poszczególnych spółek oraz całej grupy. Zintegrowany System Zarządzania ułatwi prowadzenie sprawozdawczości skonsolidowanej, zgodnej z krajowymi i międzynarodowymi standardami oraz z wymaganiami prawa giełdowego. Stworzy on teŝ moŝliwość realizacji strategii Grupy BOT w zakresie wydzielania wyspecjalizowanych centrów usług wspólnych (np.: centrum finansowo-księgowe, centrum logistyczno-zakupowe, centrum remontowe itp.), które będą świadczyć usługi na rzecz wszystkich spółek Grupy BOT. Poprawa warunków bieŝącej działalności operacyjnej, to następny waŝny aspekt wprowadzenia ZSZ. Dzięki integracji systemów oraz łatwemu dostępowi do danych z poszczególnych jego modułów, poprawi się aktualność oraz jakość informacji. Zintegrowany system zarządzania wymusi konieczność wprowadzania aktualnych informacji dotyczących ewidencji zdarzeń gospodarczych i technicznych w miejscu ich powstawania. W rezultacie poprawi się jakość oraz zakres posiadanych informacji, niezbędnych do podejmowania decyzji. Dzięki moŝliwości sięgania do aktualnych danych źródłowych, nawet z najwyŝszych szczebli zarządzania, stworzona zostanie moŝliwość łatwej weryfikacji i kontroli poprawności otrzymywanych sprawozdań. i raportów. Przed uŝytkownikami systemu otworzy się moŝliwość prowadzenia zaawansowanych analiz i symulacji,, równieŝ dzięki zwiększeniu ilości danych gromadzonych przez system. W związku ze słabym obecnie stopniem integracji wykorzystywanych systemów, duŝa część danych jest dzisiaj trudno dostępna, a brak jednolitych standardów zarządzania danymi utrudnia sięganie do nich z poziomu innych systemów. Wiarygodne i dostępne dane stworzą takŝe moŝliwość budowy korporacyjnej hurtowni danych oraz wdroŝenia związanych z nią modułów analiz, planowania i symulacji dla całej grupy. Skróceniu ulegnie czas, a zmniejszeniu nakład pracy związany z przygotowaniem wymaganych sprawozdań oraz raportów. W systemie będą dostępne gotowe formularze i raporty zdefiniowane przez uŝytkowników. Raporty i sprawozdania będą generowane automatycznie w jednolitym formacie dla wszystkich spółek Grupy BOT, bez konieczności przygotowywania danych wsadowych z poszczególnych modułów lub systemów spółek. Zlikwidowana zostanie, dzięki przepływowi i wykorzystaniu wspólnych danych oraz wspólnemu zarządzaniu danymi podstawowymi, konieczność wielokrotnego wprowadzania do róŝnych systemów tych samych danych przez róŝne jednostki organizacyjne Grupy BOT. ZSZ będzie fundamentem przyszłego szerszego rozwiązania informatycznego dla Grupy BOT. Sam zintegrowany system zarządzania będzie moŝna dalej rozwijać, po jego wdroŝeniu, m.in. poprzez jego integrację z innymi systematami łub wdroŝenie nowych zaawansowanych funkcjonalności, takich jak: Ąctivity Based Costing, Customer Relationship Management, Suppły Chain Management, Balanced Scorecard itp. Istotnym efektem wdroŝenia ZSZ będą oszczędności w zakresie rozwoju i eksploatacji systemów informatycznych. Wprowadzenie systemu zintegrowanego pozwoli wyeliminować wzrastające koszty eksploatacji wielu niezintegrowanych systemów w grupie, wydatki związane z budową interfejsów, a takŝe te, które grupa musiałaby ponieść w przypadku dostosowania aktualnie wykorzystywanych systemów do wymagań UE oraz międzynarodowych standardów rachunkowości. Oszczędności wynikające z efektu skali oraz wspólnego wykorzystania systemu, a takŝe infrastruktury teleinformatycznej przez wszystkie spółki, to kolejne korzyści wynikające z moŝliwości realizacji jednolitej polityki IT w całej Grupie BOT w zakresie danych, sprzętu i systemów, i w oparciu o opracowane podczas wdroŝenia ZSZ standardy.
Szczegółowy plan wdroŝenia i zakres funkcjonalny Zintegrowanego Systemu Zarządzania zostaną określone na etapie realizacji analizy przedwdroŝeniowej. Wstępny zakres wdroŝenia obejmie następujące obszary funkcjonalne: 1. Finanse i księgowość, 2. Kontroling, 3. Zarządzanie kadrami, 4. Gospodarka materiałowa, 5. Zarządzanie inwestycjami i projektami, 6. Gospodarka remontowa, 7. Zarządzanie ryzykiem, 8. Zarządzanie przepływem prac (Business workflow). Od analiz przez model procesów do wdroŝenia systemu Ze względu na bardzo duŝe znaczenie zintegrowanego systemu zarządzania dla funkcjonowania Grupy BOT i jej dalszego rozwoju prace związane z budową systemu rozpoczęto od wykonania szczegółowej analizy przedwdroŝeniowej, realizację której powierzono wybranej w drodze przetargu firmie doradczej (wybrano IDS Scheer Polska Sp. z o. o.). Jednym z najwaŝniejszych i zarazem najtrudniejszych zadań realizowanych w ramach analizy jest opracowanie docelowego modelu procesów, obejmującego wszystkie spółki Grupy BOT. Model jest przygotowywany w oparciu o szczegółową analizę obecnie funkcjonujących w spółkach Grupy procesów oraz zmiany biznesowo-organizacyjne zaprojektowane przez zespoły zadaniowe Projektu Integracji Grupy BOT. Prace te obejmują takŝe tzw. procesy integrujące (np. sprawozdawczość skonsolidowaną, zarządzanie płynnością finansową grupy, kontroling strategiczny, zarządzanie inwestycjami strategicznymi), a takŝe procesy, które będą realizowane w związku z planowanym wydzielaniem centrów usług wspólnych (np. centrum finansów i księgowości, centrum zakupów, centrum zarządzania personelem itp.). Zbudowanie jednego wspólnego modelu procesów dla całej grupy pozwoli na ujednolicenie i udoskonalenie ich funkcjonowania w poszczególnych spółkach. MoŜliwe będzie wzajemne przenoszenie najlepszych praktyk pomiędzy spółkami grupy. Zapewniona zostanie przejrzystość i standaryzacja całej organizacji. Stworzy to podstawy do wprowadzenia jednolitego procesowego zarządzania w Grupie BOT. To z kolei ułatwi przyłączanie nowych podmiotów do grupy i ich włączanie do jednego wspólnego rozwiązania informatycznego. Wykonanie prac związanych ze szczegółowym projektowaniem procesów, jeszcze przed wyborem rozwiązania informatycznego, pozwoli na prawidłowe określenie wymagań funkcjonalnych w zakresie zintegrowanego systemu zarządzania oraz sprecyzowanie załoŝeń dotyczących jego budowy. UmoŜliwi to wybór rozwiązania informatycznego ZSZ, w największym stopniu spełni stawiane wymagania, zarówno dzisiaj, jak i w przyszłości, a takŝe ułatwi późniejsze zarządzanie samym procesem wdraŝania systemu. Gruntowna analiza przedwdroŝeniowa znacznie ograniczy ryzyko niepowodzenia projektu i pozwali na szybsze wdroŝenie ZSZ ze względu na wcześniejsze wykonanie prac, które zwykle zabierają najwięcej czasu i absorbują największą ilość zasobów podczas wdroŝenia.
Realizacja projektu Realizacja projektu analizy przedwdroŝeniowej zintegrowanego systemu zarządzania została podzielona na następujące etapy: - Etap 0 - organizacja prac projektowych, - Etap I - diagnoza środowiska biznesowego oraz wykorzystywanych systemów i technologii informatycznych w Grupie BOT - Stan JEST", - Etap II - opracowanie modelu procesów,stanu BĘDZIE" na potrzeby wyboru systemu, - Etap III - opracowanie załoŝeń dotyczących zintegrowanego systemu zarządzania oraz planu jego wdroŝenia, - Etap IV - opracowanie dokumentacji na potrzeby przeprowadzenia publicznego postępowania przetargowego dotyczącego wdroŝenia systemu. Trwają ostatnie prace związane z diagnozą środowiska biznesowego oraz wykorzystywanych w Grupie BOT systemów i technologii informatycznych, a takŝe akceptacją opracowywanych modeli procesów istniejących w poszczególnych spółkach Grupy BOT. Zakończeniem projektu analizy przedwdroŝeniowej ERP będzie przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia na wybór systemu. Zgodnie z harmonogramem całość projektu analizy przedwdroŝeniowej zakończy się w grudniu bieŝącego roku. W realizację projektu w całej Grupie BOT zaangaŝowanych jest dziś około 170 osób. W celu realizacji projektu w Grupie BOT powołano: Komitet Sterujący składający się z przedstawicieli BOT Górnictwo i Energetyka SA oraz przedstawicieli firmy IDS Scheer Polska Sp. z o. o., dyrektora Projektu ze strony BOT Górnictwo i Energetyka SA, - dwóch kierowników Projektu Ŝe strony BOT Górnictwo i Energetyka SA oraz ze strony IDS Scheer Polska Sp. z o. o., pełnomocników zarządów spółek ds. analizy ERP - kierowników Zespołów WdroŜeniowych Spółek, Zespoły WdroŜeniowe w poszczególnych spółkach Grupy BOT, w skład których wchodzą pracownicy spółek oraz konsultanci IDS Scheer Polska Sp. z o. o., i funkcjonujące w ich ramach Zespoły Zadaniowe. koordynatorów Zespołów Zadaniowych. Ze względu na duŝe znacznie i rolę projektu funkcję przewodniczącego Komitetu Sterującego objął osobiście prezes zarządu BOT Górnictwo i Energetyka SA Paweł Skowroński. Ze strony naszego partnera funkcję wiceprzewodniczącego Komitetu Sterującego równieŝ objął prezes zarządu IDS Scheer Polska Sp. z o.o. W celu przyśpieszenia prac związanych z wdroŝeniem zintegrowanego systemu zarządzania realizowanych jest szereg zadań i projektów pomocniczych. Są one głównie związane z budową oraz integracją infrastruktur teleinformatycznych spółek Grupy BOT. Największym z nich jest budowa wspólnej sieci WAN (Wide Area Network) opartej na nowoczesnej technologii MPLS, która umoŝliwi bezpieczne połączenie systemów teleinformatycznych wszystkich spółek grupy. Sieć WAN zostanie uruchomiona we wrześniu bieŝącego roku. Na początku 2007 roku w Grupie BOT zostanie uruchomiona wspólna infrastruktura klucza publicznego, umoŝliwiająca uwierzytelnienie i kontrolę dostępu uŝytkowników systemów informatycznych oraz obsługę certyfikatów
wymaganych do podpisu elektronicznego. JuŜ wcześniej wdroŝono wspólną platformę informatyczną, wspomagającą zarządzanie wszystkimi projektami prowadzonymi przez BOT GiE SA, zbudowaną w oparciu o rozwiązanie Project Serwer firmy Microsoft (EPM). System EPM znacznie usprawnia komunikację pomiędzy uczestnikami projektu oraz wprowadza jednolite standardy w zakresie zarządzania projektami. Poprzez zwykłe przeglądarki internetowe uczestnicy projektu mają moŝliwość współdzielenia bibliotek projektów, przeglądania i aktualizacji harmonogramów, zgłaszania ryzyk i problemów projektowych, niezaleŝnie od lokalizacji w której się znajdują. System EPM umoŝliwia takŝe bieŝące raportowanie oraz prowadzenie analizy stanu projektu, koordynację zasobów pomiędzy projektami, a takŝe tworzenie społeczności internetowych związanych z realizacją poszczególnych projektów. Rozpoczęcie procedury przetargowej na zakup i wdroŝenie rozwiązania informatycznego jest planowane na styczeń 2007, rozpoczęcie wdraŝania systemu ZSZ przewiduje się na połowę 2007 roku.