Ministerstwo Finansów. Zalecenia dotyczące wdroŝenia systemu SJO wersja 1.0

Transkrypt

1 Ministerstwo Finansów Zalecenia dotyczące wdroŝenia systemu SJO wersja 1.0 Luty 2010

2 SPIS TREŚCI 1. Wstęp Podstawa formalna Cel i przeznaczenie dokumentu Role Związane z wdroŝeniem SJO BESTI@ Pełnomocnik WdroŜenia MF Pełnomocnik WdroŜenia RIO Pełnomocnik WdroŜenia JST UŜytkownik systemu SJO BeSTi@ Sposób wdroŝenia SJO BeSTi@ ETAP 1. Organizacja wdroŝenia Uczestnicy etapu Czynności wykonywane w pierwszym etapie Graficzna reprezentacja czynności etapu ETAP 2. Publikacja oraz wdroŝenie oprogramowania SJO BESTI@ Uczestnicy etapu Czynności wykonywane w drugim etapie Graficzna reprezentacja czynności etapu ETAP 3. Doraźna pomoc przy pracy z systemem Uczestnicy etapu Czynności wykonywane w trzecim etapie Graficzna reprezentacja czynności etapu ETAP 4. Eksploatacja oprogramowania Uczestnicy etapu Czynności wykonywane w czwartym etapie Graficzna reprezentacja czynności etapu Harmonogram Organizacja szkoleń dla uŝytkowników /18

3 1. WSTĘP 1.1. Podstawa formalna Dokument niniejszy pt. Zalecenia dotyczące wdroŝenia SJO powstał w celu wsparcia uczestników ogólnopolskiego wdroŝenia informatycznego systemu SJO BeSTi@, który to system zrealizowano w ramach projektu Transition Facility 2006/ w okresie Cel i przeznaczenie dokumentu Dokument niniejszy stanowi opis zaleceń dotyczących sposobu wdroŝenia informatycznego systemu zarządzania budŝetami jednostek samorządu terytorialnego BeSTi@ oraz Systemu zarządzania budŝetami jednostek samorządu terytorialnego sprawozdawczość jednostek organizacyjnych. Dokument przeznaczony jest dla: 1. Pełnomocnika wdroŝenia MF ze strony Beneficjenta (MF); 2. Członków Zespołu Projektowego; 3. Regionalnych izb obrachunkowych; 4. Jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych. 3/18

4 2. ROLE ZWIĄZANE Z WDROśENIEM SJO BESTI@ PoniŜej przedstawiono role bezpośrednio związane z wdroŝeniem systemu SJO BeSTi@. Rola Pełnomocnika WdroŜenia MF moŝe wymagać zastępców, natomiast inne role będą świadczone przez więcej niŝ jedną osobę. NaleŜy pamiętać, Ŝe rola nie jest toŝsama ze stanowiskiem oraz Ŝe jedna rola moŝe być pełniona przez więcej niŝ jedną osobę Pełnomocnik WdroŜenia MF Pełnomocnik WdroŜenia MF jest odpowiedzialny za nadzór nad prawidłową realizacją ogólnopolskiego wdroŝenia systemu SJO BeSTi@ oraz opracowanie dokumentu zawierającego opis doświadczeń z wdroŝenia systemu. Do jego zadań naleŝy równieŝ Rozwiązywanie bieŝących problemów typu: czas obsługi zgłoszeń, ich zasadność, uzgodnienia z Wykonawcą dotyczące kategorii problemów; Monitorowanie procesu ogólnopolskiego wdraŝania systemu. Ponadto Pełnomocnik WdroŜenia MF jest odpowiedzialny za bieŝące wsparcie procesu wdroŝenia ze strony MF. Do bieŝących zadań Pełnomocnika WdroŜenia MF naleŝy: Współpraca z pełnomocnikami wdroŝenia na innych poziomach; Udzielanie podstawowych informacji takich jak sposób i miejsce pobrania wersji instalacyjnej systemu i dokumentacji systemu; Utrzymywanie bazy Pełnomocników wdroŝenia JST i RIO Omawianie z Pełnomocnikami wdroŝenia RIO: - Warunków uruchomienia systemu w jednostce organizacyjnej; - Zaleceń zawartych w niniejszym dokumencie, tj. Zaleceń dot. wdroŝenia systemu SJO BeSTi@;. BieŜąca pomoc w rozwiązywaniu problemów organizacyjnych występujących w RIO, JST i JO JST; Wsparcie, koordynacja i nadzór nad przygotowaniami i realizacją wdroŝenia w JST na terenie kraju; Przyjmowanie formularzy zgłoszeń problemów gwarancyjnych z poziomu JST przy pomocy odrębnej skrzynki pocztowej ( gwarancja_sjo@mofnet.gov.pl ) Przyjmowanie formularzy zgłoszeń ew. innych waŝnych problemów z poziomu RIO oraz JST przy pomocy odrębnej skrzynki pocztowej ( problemy_sjo@mofnet.gov.pl ) Przekazywanie zgłoszeń serwisu gwarancyjnego Wykonawcy; Rejestrowanie informacji przekazywanych przez Wykonawcę takich jak identyfikator Zgłoszenia Serwisowego z Rejestru Zgłoszeń, stwierdzoną Kategorię Zgłoszenia Serwisowego, datę i czas przekazania wyniku Opiekunowi Systemu oraz proponowany sposób wykonania usunięcia Usterki; Akceptowanie sposobu wykonania usunięcia usterki; Akceptacja wersji systemu przekazanej przez Wykonawcę po usunięciu usterki o ile wynik testów przeprowadzonych przez Zespół Testowy dla Systemu SJO BeSTi@ będzie pozytywny; 4/18

5 Koordynacja informowania uŝytkowników Systemu o nowych wersjach oprogramowania i dokumentacji. Informacja będzie miała postać komunikatu na stronach MF, RIO oraz Wykonawcy. W zakresie bieŝących zadań Pełnomocnik WdroŜenia MF moŝe być wsparty przez zastępców Pełnomocnik WdroŜenia RIO Pełnomocnik WdroŜenia RIO jest odpowiedzialny za poziomie RIO. Do zadań Pełnomocnika WdroŜenia RIO naleŝy: bieŝące wsparcie procesu wdroŝenia na Współpraca z pełnomocnikami wdroŝenia na innych poziomach; Udzielanie Pełnomocnikom wdroŝenia JST podstawowych informacji takich jak sposób i miejsce pobrania wersji instalacyjnej systemu i dokumentacji systemu; Omawianie z Pełnomocnikami wdroŝenia JST: - Warunków uruchomienia systemu w jednostce organizacyjnej; - Zaleceń zawartych w niniejszym dokumencie, tj. Zaleceń dot. wdroŝenia systemu SJO BeSTi@; - BieŜących problemów organizacyjnych, sprzętowych i konfiguracyjnych występujących w JST i JO JST; Wsparcie, koordynacja i nadzór nad przygotowaniami i realizacją wdroŝenia w JST na terenie podległym Izbie (poprzez kontakty z Pełnomocnikami wdroŝenia w JST); Obsługa problemów zgłaszanych przez Pełnomocników wdroŝenia JST, w tym: - Udzielanie wskazówek Pełnomocnikom wdroŝenia JST, - Zgłaszanie problemów Pełnomocnikowi wdroŝenia MF; Utrzymywanie bazy danych o osobach pełnomocników wdroŝenia JST z podległego terenu. UWAGA: PEŁNOMOCNICY WDROśENIA RIO NIE UDZIELAJĄ BEZPOŚREDNIO INFORMACJI UśYTKOWNIKOM SYSTEMU W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO Pełnomocnik WdroŜenia JST Pełnomocnik WdroŜenia JST jest odpowiedzialny za bieŝące wsparcie procesu wdroŝenia w JST oraz JO JST. Do zadań Pełnomocnika WdroŜenia JST naleŝy m.in.: Współpraca z pełnomocnikami wdroŝenia na innych poziomach; Udzielanie pracownikom JO JST podstawowych informacji takich jak skąd pobrać wersję instalacyjną systemu i dokumentację systemu, Omawianie z JO zaleceń zawartych w niniejszym dokumencie, tj. Zaleceń dot. wdroŝenia systemu SJO BeSTi@; BieŜące rozwiązywanie problemów organizacyjnych, sprzętowych i konfiguracyjnych występujących w JST i JO JST; Wsparcie, koordynacja i nadzór nad realizacją wdroŝenia (w JST i podległych JO): 5/18

6 Opracowanie Planu wdroŝenia dla macierzystej JST i podległych JO zgodnie z Warunkami uruchomienia systemu w jednostce organizacyjnej oraz niniejszym dokumentem - Zaleceniami dot. wdroŝenia systemu SJO BeSTi@; Nadzór nad przygotowaniem JST do wdroŝenia SJO BeSTi@ zgodnie z Warunkami uruchomienia systemu w jednostce organizacyjnej dla JST (instalacja uaktualnionej wersji systemu BeSTi@, instruktaŝ uŝytkownika w JST, wprowadzenie/weryfikacja niezbędnych danych słownikowych, wygenerowanie i dystrybucja plików inicjujących dla JO, wygenerowanie i dystrybucja uaktualnionych słowników KB i RK dla JST); W przypadku braku dostępu do Internetu w JO JST: Pobranie od macierzystej RIO płyty CD-ROM z wersją instalacyjną Systemu i materiałami szkoleniowymi i zorganizowanie instalacji systemu np. przez lokalnego zewnętrznego informatyka; Nadzór nad JO w zakresie wskazania w JO uŝytkowników systemu SJO BeSTi@, przygotowania środowiska komputerowego, pobraniem z portalu wersji instalacyjnej Systemu, instalacją oprogramowania i przeprowadzeniem testu poinstalacyjnego w JO JST; Nadzór (i wsparcie w razie wystąpienia problemów) nad przeprowadzeniem pierwszego uruchomienia systemu SJO BeSTi@ w JO, importem plików z JST i zdefiniowaniem uŝytkowników w JO zgodnie z niniejszym dokumentem - Zaleceniami dot. wdroŝenia systemu SJO BeSTi@, w tym w przypadku wystąpienia błędów/problemów - nadzór nad uruchamianiem Procedury Zgłaszania Problemów; Nadzór nad przeprowadzeniem wdroŝenia w podległych JO zgodnie z Zaleceniami dot. wdroŝenia systemu SJO BeSTi@.; Organizacja Help-desku dla uŝytkowników systemu z własnej JST Obsługa problemów zgłaszanych przez JO JST Udzielenie pomocy uŝytkownikowi z JO (osobiście lub wskazanie innej osoby w JST - jeśli to moŝliwe lub poprzez lokalnie zorganizowany Help-desk na potrzeby swoich jednostek organizacyjnych ); Weryfikacja wypełnienia formularza zgłoszenia problemu i jego sklasyfikowania oraz ewentualnie uszczegółowienie klasyfikacji w ramach grup występujących na formularzu np. błąd importu, błąd nadania praw i zdefiniowania uŝytkowników; [Zalecenie] Analiza zgłoszeń uŝytkowników i ich podział na 2 grupy: zgłoszenia dotyczące błędów w oprogramowaniu, zgłoszenia pozostałe Przekazywanie formularzy zgłoszenia problemu gwarancyjnego (błędy oprogramowania lub dokumentacji) Pełnomocnikowi wdroŝenia MF; Organizacja, koordynacja i nadzór szkoleń uŝytkowników z JO w trakcie wdroŝenia w ramach szkoleń wewnętrznych, w tym utrzymywanie bazy danych o osobach przeszkolonych w zakresie obsługi systemu SJO BeSTi@; Poinformowanie Pełnomocnika WdroŜenia RIO o zakończeniu wdroŝenia nowego oprogramowania we wszystkich JO i opracowanie raportu z wdroŝenia wg szablonu; (szablon raportu stanowi załącznik nr 1 do niniejszych zaleceń); W przypadku większych jednostek posiadających moŝliwość wyznaczenia dedykowanego administratora, administrator moŝe pełnić takŝe rolę Pełnomocnika WdroŜeń JST. 6/18

7 W zaleŝności od potrzeb, np. wynikających z liczby jednostek organizacyjnych podległych jednostce samorządu terytorialnego, rola Pełnomocnika JST moŝe być pełniona przez 2 lub więcej osób np. w zakresie: UWAGA: technicznym przeszkolona w zakresie administracji systemem, będąca takŝe administratorem systemu. Będzie instalować i konfigurować oprogramowanie, rozwiązywać problemy techniczne z uŝytkowaniem SJO BeSTi@; merytorycznym biorąca udział w szkoleniu podstawowym. Odpowiedzialna za rozwiązywanie problemów uŝytkowników, oraz szkolenie uŝytkowników z obsługi systemu. Jednostki samorządu terytorialnego będą musiały dokonać aktualizacji przekazanego oprogramowania po udostępnieniu na stronach internetowych o adresie: (Login: sjobestia Hasło: sjobestia123 ) (jw.) (jw.) wersji zaktualizowanej do stanu prawnego dla okresów sprawozdawczych w 2010 r UŜytkownik systemu SJO BeSTi@ UŜytkownikiem systemu SJO BeSTi@ jest kaŝdy pracownik JO JST, który wykorzystuje oprogramowanie SJO BeSTi@ do sporządzania sprawozdań budŝetowych określonych w następujących aktach prawnych: Rozporządzenie Ministra Finansów o sprawozdawczości budŝetowej, Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych oraz kaŝdy pracownik JO JST, który wykorzystuje oprogramowanie do sporządzania planów finansowych zgodnie z ustawą o finansach publicznych. UŜytkownik systemu jest zobowiązany do uŝytkowania systemu zgodnie z Instrukcją UŜytkownika Systemu SJO BeSTI@. W przypadku problemów występujących w trakcie pracy z systemem zalecane jest: 1) sprawdzenie czy na portalu uŝytkowników systemu SJO BeSTi@ ( znajduje się opis rozwiązania takiego problemu. Na portalu będzie dostępna stale aktualizowana lista najczęściej zadawanych przez uŝytkowników pytań (FAQ) oraz opis rozwiązania najczęstszych problemów wynikających ze zgłoszeń uŝytkowników; 2) jeŝeli uŝytkownik nie znalazł rozwiązania swojego problemu na portalu, o którym mowa w pkt. 1, powinien poprosić o pomoc Pełnomocnika WdroŜenia w swojej JST; 3) jeŝeli mimo wykonania przez uŝytkownika czynności opisanych w pkt. 1 i 2 problem nie został rozwiązany naleŝy przekazać Pełnomocnikowi WdroŜenia w swojej JST wypełniony Formularz zgłoszenia problemu_sjo BeSTia w wersji elektronicznej (Załącznik 2). Formularze zgłoszenia problemu będą przesyłane Wykonawcy systemu. 7/18

8 UWAGA: PEŁNOMOCNICY WDROśENIA RIO ORAZ PEŁNOMOCNIK WDROśENIA MF NIE UDZIELAJĄ BEZPOŚREDNIO INFORMACJI UśYTKOWNIKOM SYSTEMU. 8/18

9 3. SPOSÓB WDROśENIA SJO 3.1. ETAP 1. Organizacja wdroŝenia W ramach etapu 1 powołani zostaną pełnomocnicy i ustalona zostanie organizacja dalszej części przedsięwzięcia Uczestnicy etapu 1 Wśród uczestników etapu 1 moŝna wyszczególnić 3 główne role: 1. Pełnomocnik WdroŜenia MF; 2. Pełnomocnik WdroŜenia RIO; 3. Pełnomocnik WdroŜenia JST Czynności wykonywane w pierwszym etapie a. Opublikowanie demo SJO BeSTi@ oraz instrukcji administratora i uŝytkownika na portalu dla uŝytkowników Systemu ( oraz na stronie MF ( b. Powołanie Pełnomocnika WdroŜenia w MF wraz z zastępcami. c. Wystąpienie Ministerstwa Finansów do KR RIO o wskazanie i wyznaczenie Pełnomocników WdroŜenia RIO; d. Wystąpienie Sekretarza Stanu w Ministerstwie Finansów do Jednostek Samorządu Terytorialnego o wyznaczenie Pełnomocników WdroŜenia JST; e. Wyznaczenie pełnomocników w RIO; f. Wyznaczenie pełnomocników w JST; g. Przesłanie informacji (mailowo) o pełnomocnikach JST do Pełnomocników WdroŜenia RIO; h. Przesłanie informacji (mailowo) o pełnomocnikach RIO oraz podległych JST Pełnomocnikowi WdroŜenia MF. [Zalecenie] Zaleca się aby na Pełnomocników wdroŝenia wyznaczać osoby przeszkolone w okresie wrzesień listopad 2009 r. w ramach kontraktu dla projektu Transition Facility 2006/ System zarządzania budŝetami jednostek samorządu terytorialnego sprawozdawczość jednostek organizacyjnych 9/18

10 Graficzna reprezentacja czynności etapu 1 Diagram 1. Czynności etapu ETAP 2. Publikacja oraz wdroŝenie oprogramowania SJO BESTI@ W ramach etapu 2 nastąpi publikacja wersji instalacyjnej Systemu oraz materiałów potrzebnych do wdroŝenia, w tym szkoleniowych oraz zostanie wdroŝone oprogramowanie SJO BESTI@ we wszystkich jednostkach organizacyjnych JST, które podejmą decyzję o przystąpieniu do wdroŝenia. Przekazywanie wersji instalacyjnej Systemu oraz materiałów wdroŝeniowych będzie odbywało się: do jednostek samorządu terytorialnego za pomocą płyt CD ROM, do jednostek organizacyjnych JST poprzez internetowy portal o adresie W związku z koniecznością aktualizacji Systemu wynikającej ze zmian prawnych Ministerstwo Finansów będzie udostępniało kolejne wersje Systemu w sposób umoŝliwiający sporządzanie i przekazywanie sprawozdań w terminach ustawowych, przy czym w terminie do 31 marca 2010 r. powinno zostać udostępnione oprogramowanie uaktualnione w zakresie sprawozdań Rb-27S, Rb-28S, Rb27ZZ na potrzeby wynikające z I kwartału sprawozdawczego w 2010 r., 10/18

11 do 30 czerwca 2010 r. powinno zostać udostępnione oprogramowanie uaktualnione w zakresie sprawozdań Rb-30S, Rb-34S na potrzeby wynikające z II kwartału sprawozdawczego w 2010 r Uczestnicy etapu 2 Wśród uczestników etapu 2 moŝna wyszczególnić 5 głównych ról: 1. Pełnomocnik WdroŜenia MF, 2. Pełnomocnik WdroŜenia RIO, 3. Pełnomocnik WdroŜenia JST, 4. UŜytkownik JO JST, 5. Help-Desk telefoniczny dla Pełnomocników wdroŝenia JST (dostępny przez okres 2 miesięcy od rozpoczęcia ogólnopolskiego wdroŝenia) Czynności wykonywane w drugim etapie 1. Dystrybucja oprogramowania, materiałów szkoleniowych oraz informacji o wdroŝeniu, tzn: a. Przekazanie informacji (pisma) do JST z informacją o dostępnych materiałach (demo, podręczniki, formularz zgłaszanie błędów, Warunki uruchomienia systemu w jednostce organizacyjnej ), link do strony; b. Dystrybucja oprogramowania wraz z materiałami szkoleniowymi na płytach CD ROM poprzez przesłanie płyt przez Pełnomocnika MF do Pełnomocników RIO. Pełnomocnicy JST pobiorą następnie płyty CD ROM od Pełnomocników RIO; 2. Przygotowanie do wdroŝenia, w tym: a. Zapoznanie się pełnomocników z dokumentacją wdroŝenia. Wśród dokumentów wdroŝenia moŝna wyszczególnić: i. Niniejszy dokument pt. Zalecenia dotyczące wdroŝenia systemu SJO BeSTi@, ii. Prezentacja systemu SJO BeSTi@, iii. Instrukcja uŝytkownika SJO BeSTi@, iv. Instrukcja administratora SJO BeSTi@, v. Opis instalacji i konfiguracji SJO BeSTi@, vi. Formularz zgłoszenia problemu SJO BeSTi@, vii. Warunki uruchomienia systemu w jednostce organizacyjnej ; b. Zapoznanie się pełnomocników z animowanymi demonstracjami systemu SJO BeSTi@; c. Zapoznanie się pełnomocników z oprogramowaniem. 3. WdroŜenie. Pełnomocnik JST na podstawie dostępnych materiałów instaluje oprogramowanie w jednostce organizacyjnej bądź w zaleŝności od moŝliwości pomaga uŝytkownikom jednostek zainstalować oprogramowanie (np. poprzez przesłanie im kompletu informacji, odpowiadanie zdalnie na pytania i wątpliwości, itd.). WdroŜenie oprogramowania składa się z następujących kroków: 11/18

12 a. Generowanie w JST w systemie BeSTi@ plików inicjujących na podstawie opisu w dokumentach: i. Warunki uruchomienia systemu w jednostce organizacyjnej, ii. Opis instalacji i konfiguracji SJO BeSTi@. b. Konfiguracja oprogramowania SJO BeSTi@ w jednostce organizacyjnej. c. ZałoŜenie kont uŝytkowników oraz przypisanie im odpowiednich uprawnień; na podstawie informacji przekazanej przez pracowników jednostki. d. Zapoznanie się uŝytkowników z instrukcjami obsługi systemu oraz materiałami dydaktycznymi, ułatwiającymi rozpoczęcie pracy z systemem: wersją demonstracyjną Systemu (moŝliwe bez instalacji Systemu, a więc jak najwcześniej), Zeszytem ćwiczeń dla uŝytkownika i administratora i wykonanie ćwiczeń zgodnie z zawartymi w Zeszycie wskazówkami, Instrukcją administratora i Instrukcją uŝytkownika, w tym rozdziałem 7 pt. Konspekty Instrukcji uŝytkownika [Zalecenie] Zaleca się przeprowadzenie próbnych ćwiczeń uŝytkownika na podstawie zeszytu ćwiczeń zawierającego komplet plików ćwiczeniowych (pliki do importu oraz przykładowe dane do samodzielnego wprowadzania). UWAGA: Ćwiczenia naleŝy wykonywać po zainstalowaniu systemu SJO BeSTi@ w wydzielonym środowisku testowym, tzn. oddzielnie od ostatecznej instalacji przeznaczonej do codziennej pracy z systemem. Jednostki organizacyjne, które posiadają dostęp do Internetu będą mogły instalować oprogramowanie pobrane z portalu (bez pomocy płyt CD ROM dostarczonych do JST). Ministerstwo Finansów w celu wsparcia wdroŝenia zapewni przez okres 2 miesięcy począwszy od dnia udostępnienia wersji instalacyjnej Systemu i materiałów szkoleniowych Help-Desk telefoniczny dla Pełnomocników wdroŝenia JST świadczony przez Wykonawcę Systemu w godzinach we wszystkie dni robocze. Wykonawca usługi Help-Desk będzie równieŝ zamieszczał na portalu internetowym o adresie listę najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami (FAQ) oraz zgłaszane problemy wraz z rozwiązaniami. Wykonawca będzie utrzymywał portal z ww. informacjami ułatwiającymi wdroŝenie do dnia 15 grudnia 2010 r. 4. Raportowanie stanu wdroŝenia. Pierwszy raport powinien powstać po zakończeniu pierwszego okresu sprawozdawczego następującego po wdroŝeniu. Następne raporty będą tworzone w momencie gdy nastąpią istotne zmiany (np. zainstalowano oprogramowanie w kolejnej jednostce, itd.). Formularz do wypełnienia przez jednostki stanowi załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu. Uwaga. W rozdziale 4 zostały omówione moŝliwości organizowania szkoleń w oparciu o materiały szkoleniowe, opracowane w ramach kontraktu TF2006/ , dostępne na portalu internetowym. 12/18

13 Graficzna reprezentacja czynności etapu 2 PoniŜej przedstawiono uproszczony diagram czynności etapu 2. Dla zachowania czytelności wprowadzono dodatkowy diagram dla złoŝonego kroku wdroŝenia. Diagram 2. Czynności etapu 2 13/18

14 Diagram 3. Czynności WdroŜenia 3.3. ETAP 3. Doraźna pomoc przy pracy z systemem Uczestnicy etapu 3 Wśród uczestników etapu 3 moŝna wyszczególnić 2 główne role: Pełnomocnik WdroŜenia JST; UŜytkownik systemu SJO BeSTi@ Czynności wykonywane w trzecim etapie 1. JeŜeli istnieje taka potrzeba, Pełnomocnicy wdroŝenia JST mogą zorganizować pomoc informatyczną na potrzeby swoich jednostek organizacyjnych (lokalny Help-desk) lub teŝ samodzielnie, doraźnie, wspierać uŝytkowników systemu w oparciu o następujące materiały znajdujące się na internetowym portalu uŝytkowników systemu SJO BeSTi@, internetowych stronach Ministerstwa Finansów oraz na dostarczonych płytach CD-ROM: wersję demonstracyjną Systemu, Instrukcje administratora i uŝytkownika. Pewną pomocą jak równieŝ źródłem wiedzy o Systemie moŝe być Zeszyt ćwiczeń dla uŝytkownika i administratora wraz z plikami ćwiczeniowymi. 2. W trakcie udzielenia doraźnej pomocy oraz po niej, uŝytkownicy przekazują informacje zwrotne dotyczące sposobu działania oprogramowania oraz zgłaszają problemy. 14/18

15 Graficzna reprezentacja czynności etapu 3 Diagram 4. Czynności etapu ETAP 4. Eksploatacja oprogramowania Uczestnicy etapu 4 Wśród uczestników etapu 4 moŝna wyszczególnić 4 główne role: 1. Pełnomocnik WdroŜenia MF; 2. Pełnomocnik WdroŜenia RIO; 3. Pełnomocnik WdroŜenia JST; 4. UŜytkownik Systemu BeSTi@ Czynności wykonywane w czwartym etapie 1. Uruchomienie systemu; 2. Zgłaszanie problemów za pomocą formularza zgłoszeniowego; 3. Weryfikacja błędów na poziomie JST, MF oraz zgłaszanie błędów do Wykonawcy; 4. Monitorowanie obsługi błędów przez Wykonawcę: a. Monitorowanie terminów wskazanych w warunkach umowy gwarancyjnej b. Sprawdzanie skuteczności wprowadzonych poprawek, czy błędy się nie powtarzają, czy w trakcie usuwania błędów nie powstały inne; 5. Kontynuacja wsparcia uŝytkowników systemu za pomocą portalu internetowego po zakończeniu 2 miesięcznego wsparcia prowadzonego przez Wykonawcę w ramach serwisu gwarancyjnego; 6. Aktualizacja oprogramowania po zmianach prawnych (II część) zaplanowana na miesiąc czerwiec 2010 r. 15/18

16 Graficzna reprezentacja czynności etapu 4 Diagram5. Czynności etapu 4 16/18

17 3.5. Harmonogram PoniŜej przedstawiono ramy czasowe poszczególnych etapów w postaci graficznej. Działania realizowane w etapach 2-4 wykonywane będą w sposób ciągły i brak jednoznacznej daty ich zakończenia ze względu na rozszerzenie ilości wdroŝeń w Jednostkach. Po wdroŝeniu systemu oraz sporządzeniu raportu dla pierwszego okresu sprawozdawczego, naleŝy przesłać informacje o wdroŝeniu zgodnie z formularzem będącym załącznikiem nr 1 do niniejszego dokumentu. 17/18

18 4. ORGANIZACJA SZKOLEŃ DLA UśYTKOWNIKÓW W ramach projektu Transition Facility 2006/ zostały przeprowadzone szkolenia z oprogramowania SJO BeSTi@ dla osób zgłoszonych przez jednostki samorządu terytorialnego, regionalne izby obrachunkowe i Ministerstwo Finansów. W okresie r. zostało przeszkolonych łącznie 2714 osób. Ostateczna wersja materiałów szkoleniowych zostanie udostępniona na portalu internetowym uŝytkowników SJO BeSTi@ razem z wersją instalacyjną Systemu. Ministerstwo Finansów udostępni następujące materiały: Instrukcję uŝytkownika Instrukcję administratora Zeszyt ćwiczeń dla uŝytkownika, Zeszyt ćwiczeń dla administratora, Zeszyt ćwiczeń w wersji dla Wykładowcy, Prezentację wzorcową dla Wykładowcy. Na portalu internetowym zostanie udostępniony równieŝ Plan szkoleń oraz ankieta dla uczestników szkolenia. W związku z tym jednostki samorządu terytorialnego, które mają duŝo jednostek organizacyjnych mogłyby w oparciu o udostępnione materiały szkoleniowe podjąć próbę zorganizowania we własnym zakresie szkolenia uŝytkowników systemu SJO BeSTi@. Wykładowcami mogłyby być m.in. osoby które uczestniczyły w ww. szkoleniach w ramach projektu TF2006/ , a zwłaszcza osoby mające doświadczenie w eksploatacji systemu BeSTi@, gdyŝ oba systemy mają bardzo podobny interfejs uŝytkownika. W związku z ww. moŝliwością organizowania szkoleń przez jednostki samorządu terytorialnego naleŝy odnotować, Ŝe w ramach projektu Transition Facility 2006/ szkolenia były prowadzone w grupach nie więcej niŝ 15 osobowych przez zespoły 2 wykładowców, czas trwania zajęć 8 godzin lekcyjnych, i obejmowały m.in. przerobienie wszystkich ćwiczeń wg Zeszytu ćwiczeń dla uŝytkownika i administratora w oparciu o dołączone do Zeszytu pliki ćwiczeniowe. W celu zapewnienia sprawnej obsługi Systemu w trakcie jego przyszłej eksploatacji zalecane jest przerobienie wszystkich ćwiczeń dostosowanych do rodzaju jednostki organizacyjnej uczestnika. Materiały szkoleniowe wraz z wersją instalacyjną Systemu (wg. stanu prawnego na dzień r.), zostaną dostarczone do JST na płytach CD-ROM za pośrednictwem RIO. Kolejne wersje oprogramowania oraz materiałów szkoleniowych uaktualnianych w związku ze zmianami wprowadzanymi w systemie SJO BeSTi@ udostępniane będą przez Internet. UWAGA: Ćwiczenia naleŝy wykonywać po zainstalowaniu systemu SJO BeSTi@ w wydzielonym środowisku testowym, tzn. oddzielnie od ostatecznej instalacji przeznaczonej do codziennej pracy z systemem. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 Raport Stanu WdroŜenia systemu SJO BeSTi@ 2. Załącznik nr 2 Formularz zgłoszenia problemu SJO BeSTi@ (tylko w wersji elektronicznej) 18/18