Strona 1 z 8 SPIS TREŚCI: 1. Cel procedury...1 2. Zakres stosowania...2 3. Terminologia...2 4. Opis postępowania...3 4.1 Powoływanie auditorów...3 4.2 Planowanie auditów...3 4.3 Przygotowanie auditów...4 4.4 Wykonanie auditów...4 4.4.l Spotkanie otwierające...4 4.4.2 Audit...4 4.4.3 Raport z auditu...5 4.4.4 Spotkanie zamykające...5 4.5 Działania poauditowe...5 4.6 Lokalizacja zapisów...6 5. Odpowiedzialność...6 5.1 Naczelnik Urzędu...6 5.2 Pełnomocnik ds. SZJ...6 5.3 Auditor wiodący...7 5.4 Auditor towarzyszący...7 5.5 Kierownicy komórek organizacyjnych...7 5.6 Pracownicy urzędu skarbowego...8 5.7 Pracownicy auditowanej komórki organizacyjnej...8 6. Wskazówki i uwagi...8 7. Dokumenty związane...8 8. Wykaz formularzy (załączniki)...8 1. Cel procedury Celem niniejszej procedury jest zapewnienie planowego, systematycznego i niezależnego badania zgodności i efektywności Systemu Zarządzania Jakością w zakresie spełnienia wymagań zawartych w normie PN-EN ISO 9001:2001, a także zapewnienie, iż wyniki auditów są poddawane analizie i podejmowane są działania poauditowe doskonalące funkcjonowanie SZJ oraz zapewniające poziom jakości spełniający oczekiwania Klienta.
Strona 2 z 8 2. Zakres stosowania Niniejsza procedura ma zastosowanie we wszystkich komórkach organizacyjnych. 3. Terminologia Ilekroć w procedurze jest mowa o: 1) auditorze wewnętrznym rozumie się przez to pracownika powołanego przez Naczelnika Urzędu w celu przeprowadzania wewnętrznego auditu jakości ; 2) Auditorze wiodącym rozumie się przez to pracownika Urzędu Skarbowego we Wschowie przeprowadzającego wewnętrzny audit jakości zgodnie z wymogami odpowiednich norm i niniejszej procedury; 3) Auditorze towarzyszącym rozumie się przez to pracownika Urzędu Skarbowego we Wschowie współpracującego z auditorem wiodącym; 4) kierownikach komórek organizacyjnych rozumie się przez to Głównego Księgowego, kierowników działów i referatów, kierujących wieloosobowymi stanowiskami pracy oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy w Urzędzie Skarbowym we Wschowie; 5) komórkach organizacyjnych rozumie się przez to działy, referaty oraz wieloosobowe i samodzielne stanowiska pracy Urzędu Skarbowego we Wschowie; 6) Naczelniku Urzędu rozumie się przez to Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie; 7) Zastępcy Naczelnika rozumie się przez to Zastępcę Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie; 8) Pełnomocniku ds. SZJ rozumie się przez to Pełnomocnika do spraw Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Skarbowym we Wschowie; 9) pełnym audicie systemu jakości rozumie się przez to audit przeprowadzony w celu oceny skuteczności funkcjonowania całego systemu jakości w odniesieniu do wszystkich obszarów, wymagań opisanych stosowną normą przedmiotową (np. PN- EN ISO 9001:2001); 10) planowym wewnętrznym audicie jakości rozumie się przez to audit przeprowadzany przez auditorów wybranych przez Pełnomocnika ds. SZJ na podstawie opracowanego Planu wewnętrznych auditów jakości ; 11) pracownikach rozumie się przez to pracowników Urzędu Skarbowego we Wschowie; 12) Urzędzie rozumie się przez to Urząd Skarbowy we Wschowie; 13) wewnętrznym audicie jakości rozumie się przez to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces, mający określić, czy działania dotyczące jakości i ich wyniki odpowiadają przyjętym wcześniej ustaleniom (określonym w opracowanych wewnętrznych, instrukcjach, regulaminach, zarządzeniach itp.) oraz czy te ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów;
Strona 3 z 8 14) pozaplanowym wewnętrznym audicie jakości rozumie się przez to audit przeprowadzany poza planem, w związku z: a) niezadowoleniem klienta (skarga, donos), b) sprawdzeniem realizacji działań korygujących i zapobiegawczych, c) istotnymi zmianami uregulowań prawnych, d) istotnymi zmianami organizacyjnymi, e) planowanymi kontrolami jednostek nadrzędnych. 4. Opis postępowania 4.1 Powoływanie auditorów Działania mające na celu powołanie auditorów wewnętrznych obejmują: 1) sporządzenie listy kandydatów na auditorów wewnętrznych przez Pełnomocnika ds. SZJ; 2) przedłożenie Naczelnikowi Urzędu przez Pełnomocnika ds. SZJ listy kandydatów na auditorów wewnętrznych; 3) przeszkolenie wybranych kandydatów ze sposobu prowadzenia auditu; 4) powołanie przez Naczelnika Urzędu zaproponowanych osób na audytorów wewnętrznych; 5) wpisanie auditorów wewnętrznych na Listę auditorów wewnętrznych w Urzędzie Skarbowym we Wschowie formularz Nr F-P/003/001, stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszej procedury; w/w listę Pełnomocnik ds. SZJ umieszcza i przechowuje w swoim archiwum. 4.2 Planowanie auditów Działania mające na celu planowanie wewnętrznych auditów jakości obejmują: 1) uwzględnienie w Planie wewnętrznych auditów jakości nadrzędnej zasady objęcia auditem wszystkich zidentyfikowanych procesów systemu zarządzania jakością zgodnie z PN-EN ISO 9001:2001; 2) sporządzenie przez Pełnomocnika ds. SZJ w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego Planu wewnętrznych auditów jakości na dany rok kalendarzowy, zgodnie z formularzem Nr F-P/003/002, stanowiącym załącznik Nr 2 do niniejszej procedury oraz przedłożenie go Naczelnikowi Urzędu do zatwierdzenia; 3) zatwierdzenie Planu wewnętrznych auditów jakości przez Naczelnika Urzędu bądź naniesienie przez niego uwag i przekazanie ich Pełnomocnikowi ds. SZJ w celu naniesienia stosownych korekt; 4) przechowywanie zatwierdzonego Planu wewnętrznych auditów jakości na dany rok w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ. Poza planowanymi auditami w danym roku kalendarzowym, w ramach doskonalenia systemu zarządzania jakością, mogą być przeprowadzane audity pozaplanowe, które są
Strona 4 z 8 rejestrowanie w Planie wewnętrznych auditów jakości na dany rok wg numeracji narastającej. 4.3 Przygotowanie auditów W celu realizacji zatwierdzonego przez Naczelnika Urzędu Planu wewnętrznych auditów jakości Pełnomocnik ds. SZJ podejmuje następujące działania : 1) dobiera, na co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem rozpoczęcia auditu, zespół auditorów z Listy auditorów wewnętrznych Urzędu Skarbowego we Wschowie ; wyboru auditorów dokonuje się zgodnie z zasadami niezależności auditora od komórki auditowanej, kompetencji i praktyki zawodowej; 2) powołuje auditorów w terminie j.w. zgodnie z formularzem zawiadomienie o audicie i powołanie zespołu auditującego Nr F-P/003/003, stanowiącym załącznik Nr 3 do niniejszej procedury, (w przypadku auditu pozaplanowego możliwe jest doręczenie w/w zawiadomienia na 4 dni przed rozpoczęciem auditu); 3) zapoznaje zespół auditorów z zakresem auditu i z dokumentami niezbędnymi do przeprowadzenia auditu ( instrukcje wewnętrzne, raporty z poprzednich auditów, z przyjętych działań korygujących i zapobiegawczych ). Kolejnym etapem przygotowania auditu jest: 1) przygotowanie przez auditorów pod nadzorem Auditora wiodącego listy pytań do wewnętrznego auditu jakości zgodnie z formularzem F-P/003/004, stanowiącym załącznik Nr 4 do niniejszej procedury; 2) na co najmniej 2 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia auditu przekazanie przez Auditora wiodącego w/w listy pytań kierownikowi komórki organizacyjnej auditowanej (możliwe jest przekazanie listy pytań przez Auditora wiodącego na spotkaniu otwierającym w przypadku auditu pozaplanowego). 4.4 Wykonanie auditów 4.4.l Spotkanie otwierające Spotkanie otwierające audit jest przeprowadzane przez Auditora wiodącego wraz z Auditorem towarzyszącym w dniu rozpoczęcia wewnętrznego auditu jakości. Na tym spotkaniu następuje: 1) poinformowanie kierownika komórki organizacyjnej auditowanej o celu, przedmiocie, zakresie i planowanym terminie trwania oraz zakończenia auditu; 2) udzielenie stosownych wyjaśnień przez Auditora wiodącego co do przebiegu auditu; 3) udzielenie odpowiedzi na pytania z w/w listy pytań przez kierownika komórki organizacyjnej auditowanej oraz przedłożenie wymaganych dokumentów. 4.4.2 Audit
Strona 5 z 8 Celem auditu jest zebranie przez auditorów dowodów potwierdzających prawdziwość udzielonych odpowiedzi przez kierownika komórki organizacyjnej auditowanej w postaci okazanych dokumentów i zapisów, a także poczynionych obserwacji. 4.4.3 Raport z auditu Dokumentowanie wyników przeprowadzonego auditu odbywa się w postaci raportu z wewnętrznego auditu jakości, zawierającego: 1) stronę tytułową formularz Nr F-P/003/005, stanowiący załącznik Nr 5 do niniejszej procedury; 2) listę pytań do wewnętrznego auditu jakości formularz Nr F-P/003/004 stanowiący załącznik Nr 4 do niniejszej procedury; 3) spostrzeżenia, uwagi ogólne formularz Nr F-P/003/006, stanowiący załącznik Nr 6 do niniejszej procedury; 4) protokół niezgodności z obowiązującą procedurą jeżeli wystąpiły (do każdej niezgodności sporządzany jest osobny protokół) formularz F-P/003/007, stanowiący załącznik Nr 7 do niniejszej procedury (powinny zostać w nim ujęte stwierdzone niezgodności z dowodami ich wystąpienia i przywołaniem uregulowania, względem, którego wystąpiła niezgodność). W raporcie nie są wpisywane zalecenia dotyczące usunięcia niezgodności. Tworzenie Nr Raportu: Nr Raportu: AP (lub PP)/XX/RR gdzie: AP audit planowy PP audit pozaplanowy XX nr kolejny auditu zgodnie z planem auditów RR dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego 4.4.4 Spotkanie zamykające Spotkanie zamykające audit jest przeprowadzane przez Auditora wiodącego wraz z Auditorem towarzyszącym w dniu zakończenia wewnętrznego auditu jakości. Następuje wówczas: 1) poinformowanie przez Auditora wiodącego kierownika komórki organizacyjnej auditowanej o wyniku auditu; 2) przekazanie kierownikowi komórki organizacyjnej kopii raportu z wewnętrznego auditu jakości ; 3) pokwitowanie odbioru raportu przez odbierających; 4) podpisanie protokołu niezgodności (jeżeli taki występuje) przez Kierownika komórki organizacyjnej auditowanej. 4.5 Działania poauditowe
Strona 6 z 8 Do działań poauditowych zaliczamy: 1) poinformowanie Pełnomocnika ds. SZJ przez Auditora wiodącego o wynikach auditu; 2) podjęcie w trybie natychmiastowym działań korygujących, zgodnie z procedurą P-SZJ/005 działania korygujące i zapobiegawcze, przez kierownika komórki organizacyjnej auditowanej, w której stwierdzono niezgodność; 3) wyciągnięcie stosownych wniosków przez kierownika komórki organizacyjnej auditowanej w stosunku do spostrzeżeń auditowych, skutkujących usprawnieniem procesów i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie. 4.6 Lokalizacja zapisów Dokumenty dotyczące auditu znajdują się u: 1) oryginał Lista auditorów wewnętrznych w Urzędzie Skarbowym we Wschowie u Pełnomocnika ds. SZJ; 2) oryginał Plan wewnętrznych auditów jakości u Pełnomocnika ds. SZJ; 3) oryginał Zawiadomienie o audicie i powołanie zespołu auditującego u Pełnomocnika ds. SZJ; 4) kopia Zawiadomienie o audicie i powołanie zespołu auditującego u Auditora wiodącego; 5) oryginał Lista pytań do wewnętrznego auditu jakości u Pełnomocnika ds. SZJ; 6) kopia Lista pytań do wewnętrznego auditu jakości u kierownika komórki auditowanej; 7) oryginał Raport z wewnętrznego auditu jakości wraz z załącznikami u Pełnomocnika ds. SZJ; 8) kopia Raport z wewnętrznego auditu jakości wraz z załącznikami u kierownika komórki organizacyjnej auditowanej. 5. Odpowiedzialność Odpowiedzialnymi za prawidłowy przebieg wewnętrznego auditu jakości są: 5.1 Naczelnik Urzędu Skarbowego we Wschowie, który: 1) powołuje Pełnomocnika ds. SZJ; 2) powołuje przeszkolone osoby na auditorów wewnętrznych; 3) zatwierdza plan auditów wewnętrznych na dany rok; 4) zatwierdza pozaplanowe audity jakości. 5.2 Pełnomocnik ds. SZJ, który : 1) sporządza listę kandydatów na auditorów wewnętrznych; 2) prowadzi, aktualizuje i zatwierdza Listy auditorów wewnętrznych ; 3) prowadzi bieżące szkolenia auditorów;
Strona 7 z 8 4) opracowuje, do końca roku Plan wewnętrznych auditów jakości na rok następny; 5) dobiera auditorów do przeprowadzenia auditów w danym obszarze z uwzględnieniem ich niezależności od obszaru auditowanego, odpowiednich kwalifikacji i praktyki zawodowej; 6) zarządza auditami planowymi i pozaplanowymi, przygotowuje, planuje, nadzoruje ich realizację; 7) informuje w trakcie narad związanych z przeglądem sytemu zarządzania jakością Najwyższe Kierownictwo Urzędu o wynikach auditów; 8) odpowiada za terminowe przeprowadzenie auditów; 9) archiwizuje zapisy jakości z przeprowadzonych auditów; 10) odpowiada za dystrybucję Raportów z wewnętrznych auditów jakości zainteresowanym; 11) kontroluje terminowość wdrażania poauditowych działań korygujących; 12) przechowuje i udostępnia wzory formularzy dotyczących wewnętrznego auditu jakości. 5.3 Auditor wiodący, który: 1) przeprowadza audit wewnętrzny zgodnie z wymaganiami odpowiednich norm i niniejszej procedury; 2) szczegółowo planuje audit i przydziela obowiązki Auditorom towarzyszącym; 3) przy pomocy Auditorów towarzyszących sporządza Listę pytań do wewnętrznego auditu jakości ; 4) reprezentuje zespoły auditorów wobec kierownika komórki organizacyjnej auditowanej; 5) koordynuje i nadzoruje pracę zespołu auditorów ; 6) opracowuje Raport z wewnętrznego auditu jakości ; 7) weryfikuje skuteczność przeprowadzonych poauditowych działań korygujących bądź zapobiegawczych w auditowanej komórce organizacyjnej. 5.4 Auditor towarzyszący, który: 1) współpracuje z Auditorem wiodącym; 2) realizuje zadania przydzielone mu przez Auditora wiodącego; 3) bierze aktywny udział w audicie, zgodnie z posiadaną wiedzą teoretyczną, praktyczną i przydzielonymi zadaniami 5.5 Kierownicy komórek organizacyjnych, którzy: 1) umożliwiają sprawne przeprowadzenie auditu; 2) w czasie trwania auditu współpracują z prowadzącym audit; 3) wdrażają i sprawdzają skuteczność poauditowych działań korygujących bądź zapobiegawczych w zarządzanej komórce organizacyjnej.
Strona 8 z 8 5.6 Pracownicy urzędu skarbowego, którzy odpowiadają za przestrzeganie założeń niniejszej procedury, wewnętrznych instrukcji, regulaminów, zarządzeń itp. 5.7 Pracownicy auditowanej komórki organizacyjnej, którzy w czasie trwania auditu współpracują z prowadzącym audit. 6. Dokumenty związane Dokumenty systemu zarządzania jakością w Urzędzie 7. Wskazówki i uwagi Wypełnione formularze oryginały przechowywane są w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ w okresie 2 lat od daty ich sporządzenia, nie krócej jednak niż rok od zakończenia działań korygujących lub zapobiegawczych będących ich następstwem. 8. Załączniki (wykaz formularzy) Formularze Systemu Zarządzania Jakością: 1) F-P/003/001/(01) Lista auditorów wewnętrznych w Urzędzie Skarbowym we Wschowie; 2) F-P/003/002/(01) Plan wewnętrznych auditów jakości; 3) F-P/003/003/(01) Zawiadomienie o audicie i powołanie zespołu auditującego; 4) F-P/003/004/(1) Lista pytań do wewnętrznego auditu jakości; 5) F-P/003/005/(1) Raport z wewnętrznego auditu jakości; 6) F-P/003/006/(1) Spostrzeżenia, uwagi ogólne; 7) F-P/003/007/(1) Protokół niezgodności ;