siedziba: ul. Nowowiejska 74a/12 tel. 071/799-99-73, 799-99-74 KRS 0000181798 50-315 Wrocław fax 071/799-99-72 www.europea.pl; biuro@europea.pl KRS 0000181798 Sąd Rejonowym dla Wrocławia Fabrycznej, Wydział VI Gospodarczy. Kapitał zakładowy 50.000,00 zł - pokryty. Wrocław, dnia 25 sierpnia 2011r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR EURO/05/04/2011 dotyczące realizacji usługi w zakresie wynajmu sali szkoleniowej oraz usługi cateringowej/gastronomicznej o wartości przekraczającej 14 000 EUR w oparciu o zasadę konkurencyjności Część I. Informacje ogólne dotyczące zapytania ofertowego 1.Zamawiający: Europea sp. z o.o. ul. Nowowiejska 74a/12 50-315 Wrocław Adres korespondencyjny: ul. Legnicka 55c/2 54-203 Wrocław 1
2.Tryb udzielania zapytania Ofertowego Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o. w związku z realizacją partnerskiego projektu nr WND-POKL.08.01.01-02-579/10 pt. Dolny Śląsk gotowy na EURO2012 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Priorytetu VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Podziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, zgodnie z obowiązującą na rynku wspólnotowym zasadą konkurencyjności w myśl 20 ust.1, pkt.1 wzoru umowy o dofinansowanie Projektu, zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej wynajmu sal szkoleniowych i usługi cateringowej/gastronomicznej na realizację szkoleń. II. Cześć opis przedmiotu zamówienia, terminy wykonania zamówienia oraz miejsce wykonania zamówienia, oferty częściowe i wariantowe 1. Ogólny opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa dotycząca wynajmu sal szkoleniowych i cateringu na realizację szkoleń. 2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: A/ wynajem sal szkoleniowych : Oferent ma obowiązek zapewnić salę szkoleniową maksymalnie na okres realizacji projektu II EDYCJI SZKOLEŃ. edycja II: wrzesień 2011r. - grudzień 2011 r. Każda edycja szkoleniowa liczy około 18 tygodni szkoleniowych po około 4 dni w tygodniu. Łączna liczba dni szkoleniowych w jednym cyklu szkoleniowym to maksymalnie 72 dni. Jeden dzień szkoleniowy to 8h zegarowych. Liczebność 1 grupy szkoleniowej to około 15 osób. Łącznie należy zapewnić dostępność sal szkoleniowych dla grupy ok. 60 osób w edycji (maksymalnie 4 grupy szkoleniowe/edycję, po ok. 15 osób w grupie). Dopuszcza się możliwość szkolenia jednocześnie dwóch grup szkoleniowych (konieczne posiadanie co najmniej dwóch sal szkoleniowych). Zajęcia dla każdej grupy szkoleniowej będą trwały 8h dziennie przez 18 dni, co łącznie w 4 grupach daje maksymalnie 72 dni szkoleniowe po 8h w każdym dniu szkoleniowym. 2
Wymogi techniczne dotyczące najmu pomieszczeń szkoleniowych: W ramach wynajmu sali szkoleniowej zapewnić należy: a/ klimatyzowaną salę na 15-20 osób z miejscem dla prowadzącego zajęcia szkoleniowe przez maksymalnie 72 dni szkoleniowe w okresie realizacji 2 edycji szkoleń projektu, b/pomieszczenia sanitarne w przerwach szkoleń, c/bezpłatny parking dla uczestników szkoleń, d/bezpłatną szatnię, e/możliwość zamykania sali na klucz podczas przerw, f/możliwość przeprowadzenia szkoleń w formie grupowej (przestawienia stołów, miejsce na swobodne poruszanie się uczestników), g/pomieszczenia, w których będą przebywać uczestnicy szkolenia muszą mieć zapewnione zaplecze do przeprowadzenia zajęć, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe, h/ dostęp do urządzeń multimedialnych: - rzutnik i ekran - flipchart z papierem/tablica oraz pisaki - przedłużacz. B/ usługa cateringowa/gastronomiczna: W każdym dniu szkoleniowym Zleceniobiorca ma obowiązek zapewnić wyżywienie: Wyżywienie uczestników podczas szkoleń liczba posiłków w okresie realizacji II edycji szkoleń : ok. 60 osób x 18 dni szkoleniowych = 1080 dziennych posiłków. Dzienny posiłek podczas szkoleń powinien się składać z: - obiadu pierwszego i drugiego dania; - 2 przerw kawowych (kawa, herbata, zimne napoje, zimne przekąski) w trakcie realizacji 2 edycji szkoleń bez ograniczeń. 2. Termin realizacji szkoleń: 3
Szkolenia będą zrealizowane w okresie: edycja 2: wrzesień 2011r. - grudzień 2011r. w terminie każdorazowo wyznaczonym przez Zamawiającego. Każdy cykl szkoleniowy to ok. 18 tygodni x 4 dni szkoleniowe w tygodniu x 8h zegarowych w danym dniu. Łączna maksymalna liczba dni szkoleniowych w edycji wynosi 72 dni. Przez dzień szkoleniowy należy rozumieć co najwyżej 8-godzinne szkolenie, przeprowadzone w godzinach pomiędzy 07.00 a 18.00 w danym dniu roboczym. Przez godziny szkoleniowe należy rozumieć 45 minut zajęć. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminów dni szkoleniowych w terminie do tygodnia przed rozpoczęciem danego dnia szkoleniowego. 3. Miejsce realizacji szkoleń: Miejscem realizacji szkoleń jest Świeradów Zdrój i okolice w promieniu 50km. Oferent powinien brać pod uwagę ewentualną możliwość równoczesnej realizacji szkoleń dla dwóch lub trzech grup szkoleniowych w trakcie jednego dnia, zapewniając dostępność sal szkoleniowych i catering, przy każdorazowym uzgodnieniu ze Zleceniodawcą. 4. Oferta wariantowa Niedopuszczalne składanie ofert wariantowych i cząstkowych. III. Warunki udziału w postępowaniu : 1. Wymagania wobec oferentów: Do udziału w zapytaniu ofertowym dopuszczone zostaną podmioty, które spełniają następujące warunki: a/ prowadzą działalność związaną z najmem pomieszczeń szkoleniowych oraz usługami cateringowymi/gastronomicznymi zgodnie z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego, wypisem z Ewidencji Działalności Gospodarczej lub innym dokumentem zaświadczającym o rodzaju prowadzonej działalności; b/ znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; c/ złożą Zamawiającemu ofertę wraz z wymaganymi dokumentami. 4
2.Wymogi formalne dotyczące zapytania ofertowego: Oferent powinien sporządzić ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 1). Oferta powinna zawierać: a/adres i nazwę oferenta, b/datę sporządzenia, c/ Termin związania ofertą. Termin ten powinien wynosić 30 dni, d/wartość oferty (netto oraz brutto), przy czym cena brutto zawiera podatek VAT, który oferent jest zobowiązany obliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Cena uwzględnia wykonanie wszystkich czynności oraz zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym. e/ Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w imieniu oferenta, podpis tej osoby/osób musi być czytelny i opatrzony pieczątkami imiennymi. f/ Każda strona oferty i załączników zawierająca jakąkolwiek treść musi zostać parafowana. g/ Złożenie oferty w sposób odbiegający od wskazanego w niniejszym zapytaniu ofertowym jest równoznaczne z jej odrzuceniem, ze względu na niespełnienie kryteriów formalnych. 3. Wymagane dokumenty. a/ Dokumenty potwierdzające dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym zapytaniem ofertowym tj. aktualny odpis z właściwego rejestru albo wypis z ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej na 6 miesięcy przed dniem składani ofert. IV. Miejsce i termin składania ofert: 1. Miejsce oraz termin składania i rozpatrzenia ofert a/ofertę powinna być dostarczona za pośrednictwem: poczty, kuriera lub dostarczona osobiście w zamkniętej kopercie z dopiskiem Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr Euro2012/05/02/2011 na adres Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o., ul. Legnicka 5
55 C/2 54-203, Wrocław, do dnia 2 września 2011r., do godz. 12:00. Decyduje data wpływu na wskazany adres. b/komisyjne otwarcie ofert nastąpi w dniu 2 września 2011r. o godz. 12:30 we Wrocławiu (54-203), Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o., ul. Legnicka 55 C/2. c/oferty złożone po terminie będą zwrócone składającym bez otwierania. d/w toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. e/ Komisyjne posiedzenie rozstrzygające o wyborze Wykonawcy odbędzie się w dniu 2 września 2011r. o godz. 12:30 w Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o., ul. Legnicka 55 C/2, 54-203 Wrocław. f/ zamawiający dopuszcza możliwość wycofania ofert przez Oferenta poprzez złożenia oświadczenia w formie pisemnej przed upływem terminu do złożenia oferty. V. Kryteria wyboru ofert i sposób oceny oferty : 1. Kryteria oceny Zamawiający dokona oceny ważnych ofert w oparciu o następujące kryteria: A. Łączna cena za wynajem sal szkoleniowych 40% B. Łączna cena za usługę cateringową/gastronomiczną 40% C. Ocena za standard 20% Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru: Ocena = A + B + C 2.Zasady oceny oferty w oparciu o kryteria oceny : Ad. A Kryterium zostanie ocenione według następującego wzoru: A = (Najniższa zaproponowana cena za wynajem/cena badanej oferty) x 40% Ad. B 6
Kryterium zostanie ocenione według następującego wzoru: B = (Najniższa zaproponowana cena za usługę cateringową lub gastronomiczną /cena badanej oferty) x 40% Ad. C Kryterium zostanie ocenione według następującego wzoru: C = (Liczba punktów przyznana oferentowi za standard/maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w tym kryterium) x 20% Gdzie: Maksymalna liczba punktów w tym kryterium wynosi 10. Punkty zliczane są na podstawie oświadczenia Oferenta będącego załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego. Uzyskane punkty w ramach poszczególnych kryteriów zostaną zsumowane. 3. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty oraz zawarcia umowy. O wynikach rozpatrzenia prawidłowo złożonych ofert Zamawiający zawiadomi Oferentów osobiście lub za pośrednictwem poczty, kuriera, telefonicznie bądź mailowo na adres wskazany w ofercie. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów w oparciu o ustalone powyżej kryteria i podpisze umowę z wybranym wykonawcą na realizację zamówienia. Jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. VII. Dodatkowe informacje Dodatkowych informacji udziela p. Agnieszka Narewska, nr tel. 792 357 432. VIII. Załączniki 1. Wzór formularza ofertowego. 2. Oświadczenie o standardzie pomieszczeń szkoleniowych. 3. Oświadczenie o niezaleganiu. 7