ul. Chopina 10 44-100 Gliwice Gliwice, 18.07.2011r. ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYBORU WYKONAWCY USŁUGI ZAPEWNIENIA BAZY NOCLEGOWO-SZKOLENIOWEJ DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU (Usługa hotelowa, wyżywienie, wynajem sal szkoleniowych w województwie łódzkim) W związku z realizacją przez LD Holding S.A. oraz projektu partnerskiego pn.: Sprzedawca ważne ogniwo nowoczesnego handlu realizowanego w okresie od 08.02.2010 r. do 07.02.2012 r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Poddziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, poszukujemy Wykonawcy, który w ramach świadczonych przez siebie usług zrealizuje następujące usługi: I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zapewnienie bazy noclegowo-szkoleniowej dla dwóch grup uczestników projektu, celem przeprowadzenia dwóch szkoleń w terminie 29-30.07.2011r., a w szczególności: a) Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników (2 x 12 osób), trenera (2 x 1 osoba) oraz osoby zarządzającej Projektem (1 osoba), b) Wynajęcie 2 sal szkoleniowych, c) Organizacja przerw kawowych (m.in. kawa, herbata, napoje, ciasteczka). Nazwy i kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień Publicznych (CPV): CPV 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. Wymagania dotyczące organizacji szkolenia: 1. Zakwaterowanie w pokojach jedno i dwu osobowych z pełnym węzłem sanitarnym trenerzy oraz osoba zarządzająca projektem w pokojach jednoosobowych, uczestnicy szkoleń w zależności od potrzeb w pokojach dwu i jednoosobowych. Obiekt musi być zlokalizowany w województwie łódzkim i gwarantować miejsca noclegowe dla wszystkich uczestników nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) obiekcie. Koszt zakwaterowania powinien obejmować śniadanie. W każdym pokoju powinny znajdować się: telewizor z telewizją satelitarną, radio, telefon, Internet Wi-Fi, butelka wody mineralnej (0,5 l) i szklanka na osobę w każdym dniu szkolenia. Dodatkowe warunki: a. Zakwaterowanie uczestników min. 1 godzinę przed rozpoczęciem szkolenia i wykwaterowanie w dniu zakończenia szkolenia 1 godzinę po zakończeniu szkolenia (szkolenia rozpoczynają się pierwszego dnia w godzinach porannych ok. 10.00 oraz kończą drugiego dnia ok. 16.00). b. Zakwaterowanie trenera oraz osoby zarządzającej projektem w godzinach wieczornych na dzień przed rozpoczęciem szkolenia i wykwaterowanie w dniu zakończenia szkolenia 1 godzinę po zakończeniu szkolenia. 2. Wyżywienie obejmuje śniadania (wliczone w cenę noclegu) w formie zimnej płyty, minimum 2-daniowe obiady (napoje i deser) oraz kolacje: ciepłą i w formie zimnej płyty (do tego ciepłe i zimne napoje), w tym: a. Wyżywienie dla uczestników: obiad i kolacja w pierwszym dniu szkolenia oraz śniadanie (wliczone w cenę noclegu) i obiad w drugim dniu szkolenia. b. Wyżywienie dla trenera oraz osoby zarządzającej obejmuje: kolację w dniu przyjazdu (podaną w chwili przyjazdu, niezależnie od pory posiłków obowiązującej w hotelu), śniadanie (wliczone w cenę noclegu), obiad i kolację w pierwszym dniu szkolenia oraz śniadanie (wliczone w cenę noclegu) i obiad w drugim dniu szkolenia. Przykładowe menu obiadowe stanowi załącznik nr 2 do zapytania. Wykonawca może zaproponować własne zestawy obiadów i kolacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu do menu i jego akceptacji.
3. Przerwy kawowe (2 przerwy kawowe w każdym dniu szkolenia) serwowane dla uczestników, trenera oraz osoby zarządzającej. Podczas przerw kawowych ma być serwowana: kawa, herbata, cukier, śmietanka do kawy, soki, woda, kruche ciasteczka. Wykonawca zapewni stałe uzupełnienie składników przerw kawowych. 4. Sale szkoleniowe powinny być przeznaczone do przeprowadzenia szkolenia dla 15 osób w formie warsztatowej (możliwość ustawienia stołów w kształcie litery U lub innej w zależności od potrzeby prowadzącego), wyposażone w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkolenia (rzutnik multimedialny, ekran, tablica typu flipchart, zapas papieru i flamastry). Każda sala powinna posiadać naturalne i sztuczne oświetlenie oraz klimatyzację, a optymalna temperatura ma wynosić 22 C. 5. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość oznakowania sal szkoleniowych oraz korytarzy symbolami unijnymi (plakaty, ulotki, baner stojący). 6. Obiekt powinien posiadać standard hotelu minimum 3-gwiazdkowego. 7. Wykonawca zapewni bezpłatny parking dla uczestników szkolenia, trenera oraz osoby zarządzającej. 8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian w liczbie uczestników szkolenia oraz całkowitego odwołania szkolenia na dwa dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia bez ponoszenia opłat. 9. Płatność za wykonaną usługę zostanie dokonana do 14 dni od daty wystawienia faktury, pod warunkiem dostępności środków na wyodrębnionym dla projektu rachunku bankowym. Podstawą do dokonania płatności będzie faktura VAT wystawiona w oparciu o ceny jednostkowe wskazane w Formularzu Oferty z uwzględnieniem warunku wskazanego w pkt.2 części V Zapytania. II. III. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Szkolenie trwa od 29.07.2011r. do 30.07.2011r., przyjazd uczestników w dniu 29.07.2011, przyjazd trenerów oraz osoby zarządzającej w dniu 28.07.2011r. ZAMAWIAJĄCY 42-693 Krupski Młyn Ul. Główna 5 OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ Cenę brutto za przedmiot zamówienia, uwzględniającą ceny jednostkowe elementów określonych w pkt I, skalkulowaną dla dwóch grup: - koszt wynajęcia sal szkoleniowych (2 x 2 dni), koszt pobytu, wyżywienia i przerw kawowych grupy szkoleniowej, przy założeniu pobytu dla 2 x 12 uczestników, 2 trenerów i 1 osoby zarządzającej. Warunki rozliczenia usługi informację czy ostateczny koszt usługi (kwota faktury Vat) będzie zgodny z rzeczywistym stanem wykorzystania (tj. będzie obejmował koszt pobytu rzeczywistej liczby osób zakwaterowanych podczas szkolenia). V. KRYTERIA OCENY OFERTY 1. Łączna cena brutto za zakwaterowanie, wyżywienie, przerwy kawowe oraz wynajem sal szkoleniowych spełniających wymagania zawarte w zapytaniu -80% (maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium - 80 pkt.) Łączna cena oznacza cenę skalkulowaną na podstawie przedstawionych przez oferenta stawek jednostkowych dla całej usługi. Oferta, która będzie zawierać najniższą cenę, otrzyma maksymalną liczbę punktów, natomiast pozostałe oferty będą liczone według wzoru: liczba punktów oferty badanej za kryterium = (najniższa cena spośród wszystkich ważnych ofert x maksymalna ilość punktów do zdobycia) /cena oferty badanej 2. Warunki rozliczenia usługi - ostateczny koszt usługi (kwota faktury VAT) zgodny z rzeczywistym stanem wykorzystania 20% (maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium - 20pkt.) Przy odpowiedzi Tak 20 punktów, przy odpowiedzi Nie -0 punktów.
3. Wykonawca może zdobyć maksymalnie 100 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzyma największą liczbę punktów. VI. TERMIN ORAZ SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać do dnia 25.07.2011r. do godz. 12.00 (decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego) na adres: ul. Fryderyka Chopina 10 44-100 Gliwice fax: +48 32 302 96 81, tel.: +48 32 302 96 89 e-mail: aleksandra.potyka@atgroupsa.pl 2. Dopuszcza się drogę korespondencji elektronicznej (skan) oraz fax. 3. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 4. Oferta musi być przygotowana na formularzu wg wzoru Formularz oferty załączonego do niniejszego zapytania. Oferta powinna być: - opatrzona pieczątką firmową, - posiadać datę sporządzenia, - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, - podpisana czytelnie przez wykonawcę. 5. Składać oferty mogą Wykonawcy, którzy: -posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, -posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, -znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 6. W przypadku przedstawienia oferty niezgodnej z niniejszym zapytaniem, przedstawienia informacji nieprawdziwych lub nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania. 7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli spełnienia przez oferenta warunków postępowania, oferent ma obowiązek taką kontrolę umożliwić i współpracować przy kontroli, w wypadku wykazania niezgodności wyników kontroli ze złożonym oświadczeniem oferent może zostać wykluczony, na każdym etapie postępowania do chwili zawarcia umowy, z postępowania. 9. W przypadku wykluczenia oferenta po ułożeniu listy rankingowej procedura zostanie powtórzona od tego momentu. 10. Postępowanie kończy się z chwilą zawarcia umowy z wybranym oferentem. 11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. VII. UWAGI I KONTAKT 1. Za niedotrzymanie warunków przesłanych w ofercie będzie stosowana kara umowna w wysokości 15% ustalonej wartości ceny.
2. Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Aleksandra Potyka ul. Fryderyka Chopina 10 44-100 Gliwice fax: +48 32 302 96 81, tel.: +48 32 302 96 89 e-mail: aleksandra.potyka@atgroupsa.pl Termin rozstrzygnięcia 25.07.2011 r. Wyniki rozstrzygnięcia zostaną umieszczone na stronie internetowej firmy (www.atgroupsa.pl). VIII. Załączniki: Wzór Formularz oferty.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTY dotyczący wyboru Wykonawcy usługi zapewnienia w województwie łódzkim bazy noclegowo-szkoleniowej dla uczestników projektu Sprzedawca ważne ogniwo nowoczesnego handlu (termin 29-30.07.2011r.) Zamawiający: 42-693 Krupski Młyn Ul. Główna 5 Oferent: Nazwa oferenta Adres Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za zamówienie Telefon, adres e-mail Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia 1. Kalkulacja kosztów zamówienia dla jednej grupy szkoleniowej (ceny będą obowiązywały na obydwu szkoleniach): Cena jednostkowa Kalkulacja ceny usługi brutto brutto Liczba Razem brutto 1. Cena brutto za 1 nocleg ze śniadaniem za 1 osobę w pokoju jednoosobowym. 2. Cena brutto za 1 nocleg ze śniadaniem za 1 osobę w pokoju dwuosobowym. 3. Cena brutto za pełne wyżywienie trenerów i osoby zarządzającej na szkoleniu 2-dniowym (2 x obiad, 2 x kolacja od osoby) 4. Cena brutto za wyżywienie 1 uczestnika na szkoleniu 2-dniowym (2 x obiad, 1 x kolacja) 5. Cena brutto za 2 przerwy kawowe za 1 dzień szkolenia za 1 osobę. 6. Cena brutto za wynajem sali szkoleniowej za 1 dzień szkolenia. 6 24 3 24 54 4 Razem:
2. Warunki rozliczenia usługi: określenie ( TAK lub NIE) Czy ostateczny koszt usługi (kwota faktury VAT) będzie zgodny z rzeczywistym stanem wykorzystania? Oświadczamy, iż: posiadamy uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, zapoznaliśmy się z treścią zapytania dla niniejszego zamówienia, gwarantujemy wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią zapytania, w przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego, zapoznaliśmy się w sposób wystarczający i konieczny ze szczegółowym zakresem zamówienia zawartym w zapytaniu oraz wszystkimi informacjami niezbędnymi do zrealizowania zamówienia, a nieznajomość powyższego stanu nie może być przyczyną dodatkowych roszczeń finansowych. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 7 dni od daty, w której upływa termin składania ofert.. pieczęć firmowa. data, czytelny podpis
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Przykładowe menu obiadowe: Zestaw I Zupa pieczarkowa z kluseczkami Pieczona golonka po bawarsku Pieczone ziemniaki Kapusta zasmażana Deser szarlotka z bitą śmietaną i lodami Zestaw II Zupa ze świeżych kalafiorów Gulasz wieprzowy Kluski śląskie Zestaw surówek Deser ciasto z jabłkiem i orzechami Zestaw III Zupa wiosenna Kotlet de Volaille Pieczone ziemniaki Zestaw surówek Deser trio lodowe Zestaw IV Zupa krem z brokułów Pieczone żeberka w miodowo-musztardowej marynacie Ziemniaki puree Glazurowane buraczki Deser mus czekoladowy z wiśniami