Analiza Potrzeb Szkoleniowych

Analiza Potrzeb Szkoleniowych dla XXX Kwiecieo 2011 r.

Wprowadzenie Niniejszy prezentacja stanowi podsumowanie wyników analizy potrzeb szkoleniowych przeprowadzonych przez firmę Factotum w ramach bezpłatnej usługi w okresie lipiec wrzesieo 2011 r. Zakres badania został określony w umowie o współpracy i zrealizowany został w 3 etapach: Etap 1 Analiza ankietowa, w której udział wzięło 82 pracowników Etap 2 Analiza pogłębiająco wyniki etapu 1, w której udział wzięło 45 pracowników Etap 3 Analiza ankietowa wśród menedżerów łącznie 6 ankiet W dalszej części prezentacji zostaną przedstawione wyniki poszczególnych etapów badania wraz z rekomendacjami dot. planowania działao szkoleniowych.

ETAP 1 - Udział w szkoleniach

Etap 1 - Wprowadzenie Etap 1 APS objął badaniem grupę 82 pracowników, którzy wzięli udział w anonimowej ankiecie. Ankieta składała się z 2 części: Częśd pierwsza to pytania dotyczące dotychczasowego udziału w szkoleniach. Częśd druga składała się z pytao dotyczących następujących obszarów działania firmy: Komunikacja Współpraca zespołowa Zarządzanie czasem pracy własnej i organizacja pracy Asertywnośd i odpornośd na stres Rozwój osobisty

Dotychczasowy udział pracowników w szkoleniach Respondent wskazywał w ankiecie tematy szkoleo w jakich uczestniczył w ostatnich 3 latach. 72% respondentów odpowiedziało, że uczestniczyło w tym okresie w jakimkolwiek szkoleniu 28 % nie potwierdziło uczestnictwa w jakimkolwiek szkoleniu w tym okresie Uczestnicy, którzy potwierdzali udział w szkoleniach wymieniali ich tematy Wymieniane tematy szkoleo były charakterystyczne dla poszczególnych jednostek organizacyjnych W większości wypadków pracownicy z tych samych jednostek organizacyjnych nie potwierdzali uczestnictwa w tych samych szkoleniach Pracownicy z różnych jednostek organizacyjnych nie potwierdzali uczestnictwa w tych samych szkoleniach

Oczekiwania pracowników co do uczestnictwa w szkoleniach 93% respondentów odpowiedziało, że chciało by wziąd udział w konkretnym szkoleniu Uczestnicy ankiety wskazywali najczęściej następujące obszary tematyczne szkoleo, które ich interesują: Rozwój kompetencji miękkich (komunikacja, asertywnośd, negocjacje) Szkolenia specjalistyczne dot. produkcji (m.in. narzędzia lean manufacturing) Szkolenia językowe (j. angielski) Obsługa aplikacji MS Office (Excel, Access) Szczegółowa analiza obszarów tematycznych szkoleo oczekiwanych przez pracowników zostanie przedstawiona w dalszej części prezentacji (2. etap APS)

Udział pracowników w szkoleniach - podsumowanie Odpowiedzi respondentów wskazują, że pracownicy nie uczestniczą w zaplanowanej ścieżce szkoleo podnoszących ich umiejętności w obszarze kompetencji zawodowych i kompetencji miękkich w ramach poszczególnych działów i sekcji Odpowiedzi respondentów wskazują, że w skali przedsiębiorstwa nie były realizowane projekty szkoleniowe służące zwiększaniu efektywności współpracy poszczególnych jednostek organizacyjnych firmy (np. komunikacja, współpraca zespołowa). Pracownicy wskazali własne oczekiwania odnoszące się do rozwoju ich kompetencji, co świadczy o ich zaangażowaniu i chęci uczenia się

ETAP 1 - Komunikacja

Diagnoza - Komunikacja

Komunikacja - Podsumowanie 48% respondentów wskazało, że nie otrzymuje na czas informacji niezbędnych do prawidłowego wykonywania obowiązków zawodowych 59% respondentów odpowiedziało, że otrzymywane informacje nie są dla nich zrozumiałe i przejrzyste 47% respondentów wskazało, że nie otrzymuje regularnie informacji zwrotnej na temat wyników swojej pracy 69% respondentów wskazało, że wymiana informacji pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi nie przebiega prawidłowo

REKOMENDACJE W celu ujednolicenia (wprowadzenia standardu) kompetencji miękkich i merytorycznych pracowników poszczególnych sekcji powinien zostad zaplanowany długoterminowy program szkoleo doskonalący te obszary wiedzy i umiejętności pracowników, które są istotne z punktu widzenia organizacji. W związku z przeważającymi, negatywnymi opiniami pracowników na temat jakości komunikacji w organizacji rekomendowane jest przeprowadzenie szkoleo z tego obszaru osobno dla kadry menedżerskiej i pracowników. Potwierdzają to opinie menedżerów. Szkoleo tych nie należy mylid ze szkoleniami popularnie nazywanymi "integracyjnymi". Szkolenia integracyjne nie usprawniają narzędzi komunikacji, a jedynie obejmują budowanie relacji, czyli tła do sprawnego systemu komunikacji. Widoczna jest pozytywna opinia pracowników na temat współpracy zespołowej w ramach sekcji. Ocena ta jest gorsza w zakresie współpracy z przełożonymi na co może wpływad nieprawidłowo prowadzony proces komunikacji. Komentarze zawarte w ankietach oraz opinie menedżerów wskazują na niewystarczająco sprawny obieg informacji i współpracę pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi. W tych obszarach rekomendowane jest przeprowadzenie warsztatów przełamujących te bariery, w oparciu o specjalnie powołane zespoły projektowe.

REKOMENDACJE W zakresie organizacji pracy ponad 80% ankietowanych jest przekonanych o tym, że wykonuje swoje zadania prawidłowo i na czas, ale połowa ankietowanych nie ma takiego zdania o swoich kolegach i koleżankach. Na taki wynik wpływ mogą mied: niezrozumienie celowości działao kolegów i koleżanek nieefektywny sposób delegowania zadao brak obowiązkowości i/lub motywacji pracowników W powyższych trzech obszarach można ukierunkowad działania szkoleniowe (współpraca zespołowa, delegowanie zadao - menedżerowie, motywacja - menedżerowie i pracownicy) Analiza obszarów zarządzania emocjami w organizacji wykazała, że pracownicy w umiarkowany sposób podlegają presji związanej z wykonywanymi zadaniami. Można ocenid, że 70% grupy ankietowanych pracowników radzi sobie z sytuacjami stresogennymi, czyli nie mają one wpływu na jakośd ich pracy i psychikę. Należy jednak zwrócid uwagę na ok. 30% ankietowanych pracowników, którzy nie posiadają rozwiniętych kompetencji interpersonalnych w tym obszarze. Organizacja szkoleo w tym obszarze powinna byd poprzedzona głębszą diagnozą przeprowadzoną przez menedżerów, którzy pierwsi powinni poznad zasady zarządzania emocjami w organizacji.

REKOMENDACJE Znaczny odsetek osób ankietowanych wskazał, że zdobywa swoją wiedzę zawodową poza firmą. Oznacza to, że osoby chcą poszerzad swoje kompetencje. Zatem konieczne jest stworzenie systemu szkoleo, który także w ramach struktur firmy umożliwi pracownikom dostęp do nowoczesnej i praktycznej wiedzy, którą tak cenią ankietowani. Znaczny odsetek ankietowanych wskazał, że w pracy zdarzają się sytuacje zaskakujące ich, którym sami muszą podoład. Należy więc zdiagnozowad czy taka sytuacja jest efektem braku komunikacji pionowej, czy wynika ze specyfiki pracy, czy też wynika z braku jasnych wytycznych od przełożonych (komunikacja). Potrzeby szkoleniowe w tym obszarze mogą dotyczyd kwestii delegowania i ustalania zasad współpracy. Działania w tym obszarze należy powiązad z rozwiązaniami systemowymi w całej organizacji (procedury, regulaminy, zasady, itp.)

Priorytety szkoleniowe W ocenie prowadzących APS działania w obszarze organizacji szkoleo powinny zostad ukierunkowane w pierwszej kolejności na komunikacją i współpracę zespołową (najpierw menedżerski), a w dalszej kolejności na organizację pracy i rozwój kompetencji interpersonalnych. Punktem wyjścia dla osiągnięcia oczekiwanych rezultatów (poprawa jakości komunikacja i w efekcie zwiększenie motywacji) powinno byd stworzenie lub weryfikacja dotychczasowego systemu szkoleo, który będzie indywidualnie adresowany do poszczególnych grup pracowniczych (hierarchia i zadania).