Załącznik nr 1 do Umowy

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Umowy Szczegółowy opis przedmiotu umowy (dotyczący wdrożenia systemu rozwoju kompetencji kadr opartych na badaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych pracowników w ramach projektu pt. Urząd Miejski w Grudziądzu otwarty na wyzwania XXI wieku ). 1. Informacja o projekcie pt. Urząd Miejski w Grudziądzu otwarty na wyzwania XXI wieku Projekt pod nazwą Urząd Miejski w Grudziądzu otwarty na wyzwania XXI wieku realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu V Dobre rządzenie, Działania 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałania Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, na podstawie umowy nr UDA-POKL /09-00 z dnia 20 kwietnia 2010 roku. Okres realizacji projektu: od 1 marca 2010 roku do 30 kwietnia 2012 roku. Wartość projektu ogółem: ,00 zł. Celem ogólnym projektu jest: Wzrost sprawności działania i efektywność funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Grudziądzu poprzez realizację wdrożeń systemów i usprawnień procedur oraz podniesienie kompetencji 237 zatrudnionych urzędników w ramach szkoleń i studiów podyplomowych w okresie od do Zakres prac będących przedmiotem zamówienia: 2.1. ETAP I: AUDYT DIAGNOZUJĄCY OPIS CO NAJMNIEJ 305 STANOWISK PRACY I OPRACOWANIE PROFILÓW KOMPETENCYJNYCH W ramach powyższego Etapu I Wykonawca powinien przeprowadzić: I. Analizę dokumentacji i audyt istniejących opisów stanowisk w Urzędzie poprzez: a) zapoznanie się ze strukturą organizacyjną Urzędu i profilami zadaniowymi (na podstawie: Regulaminu Organizacyjnego, Schematu organizacyjnego Urzędu i Zakresów czynności poszczególnych pracowników, Formularzy okresowych ocen pracowników, Dokumentacji z przeprowadzonych naborów na wolne stanowiska), b) przygotowanie założeń do systemu oceny kompetencji pracowników (przygotowanie procedury i harmonogramu działań oraz wybór odpowiednich narzędzi i metod). II. Analizę specyfiki pracy urzędników na stanowiskach poprzez: a) zapoznanie się ze specyfiką pracy na podstawie zakresów czynności pracowników, b) zapoznanie się z wymaganiami kwalifikacyjnymi dla stanowisk pracowniczych, 1

2 c) określenie kluczowych kompetencji i ich poziomu wymaganego dla właściwej realizacji poszczególnych zadań. III. Opracowanie modelowych profili kompetencyjnych dla co najmniej 305 pracowników. Opis kompetencji każdego stanowiska musi zostać przygotowany w oparciu o identyfikację kompetencji pracownika nieodzownych dla sprawnego funkcjonowania na danym stanowisku. Opis kompetencji powinien zawierać: a) realizowane zadania, b) poziom wymaganych kompetencji, c) kwalifikacje, d) uprawnienia, e) zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcję stanowiska pracy w strukturze Urzędu. Podsumowaniem Etapu I jest raport pt Opis profili kompetencyjnych 305 stanowisk pracy. Etap I trwa 1 miesiąc od momentu podpisania umowy ETAP II: PRZEPROWADZENIE AUDYTU KOMPETENCYJNEGO WŚRÓD CO NAJMNIEJ 305 PRACOWNIKÓW. W ramach powyższego Etapu II Wykonawca powinien przeprowadzić: I. Badanie kompetencji co najmniej 305 pracowników w oparciu o zaprojektowane metody i narzędzia. Podsumowaniem tej części Etapu II będzie raport zawierający wyniki badania kompetencji kadr poprzez wskazanie luk kompetencyjnych pracowników (rozbieżności kompetencji rzeczywistych i wymaganych na danym stanowisku pracy) zgodnie z przeprowadzonym opisem profili kompetencyjnych oraz rekomendacje do prowadzenia szkoleń dla pracowników z konkretnych zakresów tematycznych w dłuższej perspektywie czasu (co najmniej 2 lata). II. Wytypowanie 237 pracowników do szkoleń zaplanowanych w ramach zadań w projekcie. Podsumowaniem tej części Etapu II będzie sporządzenie imiennej listy tych pracowników, którzy powinni zostać objęci wsparciem w ramach szkoleń zdefiniowanych w zadaniach nr 7, 8 i 9 wniosku o dofinansowanie projektu. Zestawienie powinno zawierać: imię i nazwisko pracownika, nazwę komórki organizacyjnej, płeć i wiek pracownika oraz przyporządkowanie do odpowiedniego modułu szkoleń. Opis zadań szkoleniowych nr 7, 8 i 9 zaplanowanych w projekcie: 2

3 Zadania szkoleniowe będą realizowane według 5 etapów: 1.Ocena kwalifikowalności uczestników szkoleń 2.Wybór wykładowców do Modułów 3.Przygotowanie materiałów i zakup książek dla uczestników 4.Przeprowadzenie szkoleń wg Modułów 5.Ocena satysfakcji uczestników (monitoring szkoleń) Zajęcia dla każdej grupy odbywać się będą w czasie pracy/8h lekcyjnych/7 godzin zegarowych co 2 tyg./ w godzinach od 8.30 do w sali konferencyjnej urzędu. Kadrę dydaktyczną stanowić będą wysokiej klasy specjaliści. Szczegółowe programy szkoleń zostaną przygotowane w oparciu o wyniki raportu diagnozującego luki kompetencyjne stanowisk: kierowniczych (zadanie 7), urzędników przygotowujących decyzje administracyjne (zadanie 8) i pozostałych (zadanie 9). W tym szczególnie priorytetowo zostanie przygotowany zakres wsparcia dla grupy +45. Zadanie 7. PRZEPROWADZENIE SZKOLEŃ DLA 43 URZĘDNIKÓW NA STANOWISKACH KIEROWNICZYCH Trwa 5m-cy, 8 dni x 8h = 64 h dla 43 osób /2 Grupy po ok. 22 osób Uczestnicy: kadra kierownicza 43 osób MODUŁY: I techniki komunikacji z elementami negocjacji II zarządzanie czasem pracy i delegowanie zadań III zarządzanie kadrami i system ocen pracowniczych IV zamówienia publiczne V przygotowywanie projektów uchwał JST Zadanie 8. PRZEPROWADZENIE SZKOLEŃ DLA 110 URZĘDNIKÓW PRZYGOTOWUJĄCYCH DECYZJE ADMINISTRACYJNE Trwa 10 m-cy, 8 dni x 8 h = 64 h dla 110 osób /8 Grup po ok. 14 os. Uczestnicy: pracownicy przygotowujący decyzje administracyjne 3

4 MODUŁY WSPÓLNE I techniki komunikacji z obsługą trudnego klienta II zarządzanie i organizacja czasu pracy III procedury wydawania decyzji administracyjnych (KPA) MODUŁY SPECJALISTYCZNE WG SPRAW/DECYZJI: I obywatelskich II związanych z rejestracją pojazdów i uprawnień do kierowania pojazdami III ochrony środowiska IV prawa budowlanego V ewidencji gruntów i budynków VI gospodarki nieruchomościami VII podatków i opłat lokalnych VIII pomocy społecznej Zadanie 9. PRZEPROWADZENIE SZKOLEŃ DLA 84 URZĘDNIKÓW WG POTRZEB STANOWISKA PRACY Trwa 10 m-cy, 5 dni x 8h = 40h dla 84 osób/4 Grupy po ok. 21 osób Uczestnicy: pozostali urzędnicy MODUŁY WSPÓLNE I techniki komunikacji z obsługą trudnego klienta II zarządzanie i organizacja czasu pracy MODUŁY SPECJALISTYCZNE, SPECYFIKA I PROBLEMY: I Księgowości JST finansów publicznych II Straży Miejskiej III Biura Obsługi Interesanta III Przeprowadzenie analizy potrzeb 237 pracowników wytypowanych do szkoleń w projekcie. 4

5 Analiza potrzeb powinna zostać przeprowadzona w oparciu o ocenę wiedzy, umiejętności i postaw pracowników wytypowanych do szkoleń. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu szkoleniami zaplanowano objąć 237 pracowników urzędu, w tym minimum 20% (48 os) powyżej 45 roku życia w ramach następujących grup docelowych: a) 40 os ze stanowisk kierowniczych urzędniczych z Urzędu moduły zadania 7; b) 110 os z 8 Wydziałów (Budownictwa i Planowania Przestrzennego, Finansowy, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, Komunikacji, Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, Edukacji, Spraw Obywatelskich, Transportu), którzy zajmują się przygotowywaniem i wydawaniem decyzji administracyjnych moduły zadania 8. c) 84 os z 3 Komórek: Biuro Obsługi Interesantów, Wydział Finansowy, Straż Miejska moduły zadania 9. Podsumowaniem tej części Etapu II będzie sporządzenie Raportu pt. Analiza potrzeb szkoleniowych 237 urzędników, w którym zostanie zaproponowany zakres programowy dla poszczególnych MODUŁÓW wymienionych w Zadaniach 7,8 i 9. Priorytetowo należy uwzględnić analizę problemów i potrzeb dla pracowników powyżej 45 roku życia. Zakres programowy dla poszczególnych MODUŁÓW powinien być przyporządkowany zgodnie z Załącznikiem Nr 5 do SIWZ: Konspekt zajęć dla modułu szkoleń. Etap II trwa 3 miesiące od momentu podpisania umowy. 2.3 ETAP III: WDROŻENIE MODELU ROZWOJU KOMPETENCJI KADR W ramach powyższego etapu Wykonawca powinien: I. Zaproponować model rozwoju kompetencji kadr, uwzględniający: a) Metodologię budowy i rozwoju kompetencji kadr dopasowanej do specyfiki urzędu z uwzględnieniem potrzeb szkoleniowych pracowników b) Metodologię weryfikacji kompetencji i luk kompetencyjnych pracowników c) Model eliminacji zdiagnozowanych luk kompetencyjnych głównie w oparciu o odpowiednie szkolenia a także model systematycznej oceny/ścieżki awansu i rozwoju dotychczasowych pracowników zgodnie z Zasadą Równości Szans Kobiet i Mężczyzn w aspekcie postępującej feminizacji urzędu i okresowej oceny pracowników. II. Przeszkolić 43 pracowników Zamawiającego (szkolenie dwudniowe) w zakresie: a) Sporządzania modelowych profili kompetencyjnych 5

6 b) Przeprowadzenia naborów/doborów pracowników c) Wykonywania audytów kompetencyjnych d) Okresowych ocen pracowników Podsumowaniem Etapu III jest raport prezentujący metodykę i wdrożenie Modelu Rozwoju i Kompetencji Kadr. Etap III trwa 6 miesięcy od momentu podpisania umowy. 2.4 ETAP IV: AUDYT KOŃCOWY MODELU ROZWOJU KOMPETENCJI KADR W ramach powyższego etapu Wykonawca musi przeprowadzić: I. Weryfikację poprawności funkcjonowania systemu i ewentualne wprowadzenie usprawnień. II. Weryfikacje osiągnięcia zaplanowanego wskaźnika miękkiego: Usprawnienie naboru/doboru nowych pracowników oraz ocenę/ścieżkę awansu dotychczasowych pracowników (zgodnie z zasadą równości szans Kobiet i Mężczyzn, w aspekcie postępującej feminizacji urzędu) i okresowej oceny pracowników o 30 % w 2011 w stosunku do 2009 r. Podsumowaniem Etapu IV jest raport weryfikujący poprawność funkcjonowania systemu oraz prezentujący: Opinie pracowników działów personalnych na temat przydatności wdrożonego systemu w procesach kadrowych. Etap IV trwa 7 miesięcy od momentu podpisania. 3. Wytyczne EFS Wszystkie opracowane dokumenty zostaną oznakowane zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i przekazane Zamawiającemu w formie papierowej ( 1 egzemplarz - zbindowany lub w inny sposób trwale złączony) oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (na przykład MS Word plik z rozszerzeniem:.rtf,.doc albo.docx) zapisanej na płycie CD albo DVD. 6