SOPF System Obsługi Pośredników Finansowych INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU INFORMATYCZNEGO Produkt - POŻYCZKA Kujawsko-Pomorski Fundusz Rozwoju sp. z o.o. ul. Przedzamcze 8, 87-100 Toruń Wersja 1_21.12.2017 1
2
System Obsługi Pośredników Finansowych stanowi aplikację służącą do raportowania na rzecz KPFR przez Pośredników Finansowych. W ramach systemu odbywać się będzie przekazywanie aktualnych danych na temat postępu rzeczowo finansowego realizacji umowy zawartej z KPFR. Aby móc korzystać z systemu użytkownik winien posiadać login i hasło dostępu. Hasła dostępu do Systemu SOPF są hasłami imiennymi. Użytkownicy nie powinni udostępniać hasła i loginu osobom trzecim. Wyjątek stanowi jedynie Użytkownik o roli MasterAdmin, którego konto jest dedykowane konkretnemu Pośrednikowi Finansowemu. W przypadku nieobecności Pracownika, Pośrednik Finansowy winien posiadać wewnętrzne procedury dostępu do konta, tak by inny uprawniony Użytkownik posiadający kwalifikowany podpis elektroniczny mógł podpisać Sprawozdanie. W ramach Aplikacji SOPF przewidziano trzy podstawowe role dla użytkowników po stronie Pośrednika Finansowego: MASTERADMIN, ADMIN PF i ANALITYK. I. ANALITYK Użytkownik o roli Analityk ma możliwość wprowadzania nowych umów z MŚP (Inwestycje w MŚP) do systemu SOPF, a także wprowadzania aktualnych stanów dot. spłat zaległości, realizowanych wskaźników etc. poprzez Moduł Sprawozdań. Sprawozdawczość w ramach Systemu SOPF będzie odbywała się w systemie miesięcznym. Niezwłocznie po zawarciu umowy z klientem należy dokonać stosownej rejestracji umowy w Systemie SOPF. Sprawozdania miesięczne sporządzane w Systemie SOPF dotyczące postępu rzeczowego oraz finansowego realizowanej Umowy muszą być zatwierdzone i podpisane w terminie do 5 dni kalendarzowych od zakończenia miesiąca, którego dotyczy dane sprawozdanie. Uprawnienia: Celem wprowadzenia do systemu umowy pożyczki/kredytu/poręczenia zwanej w systemie Inwestycją w MŚP Użytkownik o roli Analityk musi posiadać stosowne uprawnienia. Uprawnienia do pracy w Systemie dla Analityka nadaje Admin PF lub MasterAdmin. Po uzyskaniu stosownych uprawnień (login i hasło przesyłane na adres e-mail Użytkownika) Analityk ma możliwość logowania się do Systemu Obsługi Pośredników Finansowych. W celu zalogowania się do Systemu SOPF Użytkownik uruchamia aplikację w przeglądarce internetowej poprzez wpisanie odpowiedniego adresu lub wybranie odnośnika do aplikacji na stronie internetowej KPFR. Następnie system wyświetla stronę logowania do systemu, na której prezentuje formularz do wprowadzenia danych. Wymagane pola do uzupełnienia to Login i Hasło. 3
Okno logowania poniżej: Okno logowania służy do zalogowania się do Systemu SOPF jak również daje możliwość zmiany hasła Użytkownika. W przypadku zmiany hasła, informacja z nowym hasłem zostanie przesłana na adres e-mail Użytkownika podany w Systemie. Praca w Systemie: Po prawidłowym zalogowaniu się do Systemu SOPF Użytkownik o roli Analityk ma możliwość pracy w ramach dwóch Modułów: Umowy Moduł służący do rejestracji nowo zawartych umów z klientem (Inwestycje w MŚP) Sprawozdania Moduł służący do wprowadzania bieżących informacji nt. kwot spłaconych, zaległych, zrealizowanych wskaźników. 4
Administracja na poziomie Analityka jest to Moduł służący wyłącznie do podglądu danych w Słowniku Aplikacji SOPF. W celu wprowadzenia do Systemu SOPF nowej umowy pożyczki/kredytu/poręczenia Analityk: 1. Wybiera Moduł UMOWY 2. Następnie wyświetlają się do wyboru Umowy zawarte między KPFR, a Pośrednikiem Finansowym. Należy wybrać odpowiednią Umowę w ramach której udzielono danej pożyczki/kredytu/poręczenia. Do wybranej Umowy z KPFR będzie dopisana konkretna Umowa pożyczki/kredytu/poręczenia zwana Inwestycją w MŚP. 3. Po wybraniu odpowiedniej umowy z KPFR i uruchomieniu pola Akcja wyświetla się lista Inwestycji w MŚP zawartych w ramach danej umowy z KPFR. Użytkownik ma możliwość dodania nowej Inwestycji w MŚP. W tym celu należy użyć przycisku DODAJ. 5
4. Po wybraniu Umowy z KPFR do której dana Inwestycja zostanie dodana oraz uruchomieniu przycisku DODAJ, wyświetla się ekran umożliwiający wprowadzenie danych z umowy zawartej z Klientem. Na potrzeby Systemu SOPF Umowa zawarta między Pośrednikiem Finansowym, a Klientem (MŚP) nazwana została roboczo Inwestycja w MŚP. W pierwszej części Ekranu służącego do zapisania Inwestycji w MŚP znajdują się dane ogólne o Umowie między KPFR, a PF. W ten sposób Użytkownik ma na bieżąco kontrolę do której Umowy dodaje daną Inwestycję w MŚP. Poniżej danych ogólnych znajdują się dane dotyczące konkretnego Klienta i Inwestycji w MŚP. 6
5. Uzupełnianie danych: Nazwa Klienta należy podać pełną nazwę Klienta z którym zawarto umowę pożyczki/kredytu/poręczenia, Typ do wyboru: mikroprzedsiębiorstwo, małe przedsiębiorstwo, średnie przedsiębiorstwo należy wybrać właściwe, Forma prawna do wyboru: osoba fizyczna, spółka cywilna, spółka z o.o., spółka akcyjna, spółka komandytowa należy wybrać właściwe, Pola REGON i NIP są obowiązkowe dla wszystkich Klientów, pole PESEL tylko dla osób fizycznych i spółek osobowych, 7
Dane adresowe przedsiębiorcy winny być zgodne z danymi widniejącymi na Umowie kredytu/pożyczki/poręczenia adres siedziby przedsiębiorcy. Nr umowy Nr umowy zawartej między Pośrednikiem Finansowym, a Klientem (Inwestycja w MŚP), Rodzaj wsparcia dla Produktu POŻYCZKA do wyboru pożyczka na rozwój i pożyczka inwestycyjna, dla Produktu PORĘCZENIE do wyboru poręczenie indywidualne i poręczenie portfelowe należy wybrać właściwe, Czas prowadzenia działalności z rozwijalnej listy należy wybrać odpowiedni czas prowadzenia działalności gospodarczej przez MŚP, Kod działalności wg PKD objętej wsparciem z rozwijalnej listy należy wybrać odpowiedni kod działalności gospodarczej, jeżeli MŚP posiada rejestrację dla wielu Kodów, należy zawsze wybrać ten, którego dotyczy wsparcie, 8
Branża pole automatycznie wypełniane przez System po wybraniu odpowiedniego Kodu działalności gospodarczej wg PKD, Kwota Prowizji należy wskazać kwotę zgodną z zawartą Umową Inwestycją w MŚP, Przedsiębiorca objęty pomocą publiczną tak/nie, Data złożenia wniosku o wsparcie, Data zawarcia umowy, Data końcowa umowy okres nie dłuższy niż określony we właściwej Metryce produktu, Załącznik należy załączyć skan umowy kredytu/pożyczki/poręczenia zawartej między Pośrednikiem Finansowym, a Przedsiębiorcą (wraz z harmonogramem) w formacie PDF, Całkowita wartość kredytu/pożyczki kwota zgodna z zawartą umową (nie wyższa niż ustalona w Metryce produktu), W tym wkład UE należy określić właściwy %, W tym krajowe środki publiczne należy określić właściwe wielkości procentowe przy czym w ramach krajowych środków publicznych należy uwzględnić sumę wszystkich % stanowiących finansowanie inne niż wkład UE (wkład Pośrednika + krajowe środki publiczne), Środki własne odbiorców należy wskazać kwotę środków własnych, które Przedsiębiorca zadeklarował jako wkład własny w Inwestycję, Przeznaczenie pożyczki/kredytu krótka informacja na temat przeznaczenia kredytu, pożyczki (np. zakup auta). 9
Harmonogram: Po wprowadzeniu podstawowych danych z Umowy należy wygenerować harmonogram spłat pożyczki/kredytu. W tym celu na Ekranie należy wybrać pole Harmonogram. Następnie wygeneruje się poniższy Ekran. W arkuszu do generowania Harmonogramu należy określić: a) Rodzaj spłaty (do wyboru: rata malejąca, rata stała), b) Przedział (do wyboru spłata w systemie: miesięcznym, kwartalnym, rocznym), c) Ilość rat, d) Oprocentowanie, e) Data przyznania (data zawarcia umowy z MŚP), f) Data rozpoczęcia spłaty (data nie wcześniejsza od daty zawarcia umowy z MŚP). Następnie należy użyć przycisku WYGENERUJ HARMONOGRAM i Zamknij. System daje też możliwość skorygowania/poprawienia: daty zapadalności, kwoty kapitału, odsetek, kapitału pozostałego do spłacenia. 10
Zatwierdzenie zmian Edycja Wskaźniki: Należy uzupełnić wszystkie wskaźniki jakie zostaną zrealizowane w ramach wprowadzanej Umowy z MŚP. Odznaczenie danego wskaźnika powoduje możliwość wpisania wartości docelowej (wartość/wielkość jaka ma być osiągnięta). 11
6. Zapisywanie. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji należy dane zapisać używając pola Zapisz. W przypadku braku uzupełnienia któregokolwiek pola lub błędnego wypełnienia, System nie zapisze danych i wyświetli raport o stwierdzonych błędach. Po poprawieniu lub uzupełnieniu danych System umożliwi ich zapis. 7. Poprawienie danych umowy Inwestycji w MŚP Co do zasady Użytkownikiem dopisującym kolejno zawierane umowy Inwestycje w MŚP do Systemu SOPF będzie Analityk. Jednak w sytuacji popełnienia błędu w danych wprowadzonej Inwestycji w MŚP, Analityk nie będzie miał możliwości ich poprawy. W takiej sytuacji Analityk zwraca się do Użytkownika o roli Admin PF lub MasterAdmin z wnioskiem/prośbą o poprawę konkretnych danych lub o usunięcie Inwestycji w MŚP z Systemu SOPF. Uprawnienia do poprawy danych i usuwania Inwestycji w MŚP posiada MasterAdmin i Admin FP. 8. Aneks W przypadku zawarcia Aneksu z Klientem należy dokonać Edycji danych Inwestycji w MŚP w Systemie. W polu Nr umowy należy dodać informację o Aneksie (np. Aneks Nr 1 z dnia ddmm-rrrr). Dodatkowo należy dodać do Systemu SOPF skan zawartego aneksu. 12
Raportowanie stanów Po zakończeniu miesiąca kalendarzowego Użytkownik o roli MasterAdmin lub Admin PF tworzy Sprawozdanie za dany miesiąc. W utworzonym Sprawozdaniu znajdują się dane wszystkich wpisanych dotąd Inwestycji w MŚP. W Sprawozdaniu - Inwestycje w MŚP nadpisywane są narastająco. Sprawozdanie stanowi informację, o zawartych przez Pośrednika Finansowego Umowach Inwestycjach w MŚP (narastająco) oraz o stanie spłat, zaległościach, zrealizowanych wskaźnikach. Ścieżka postępowania: 1. Użytkownik wybiera Moduł Sprawozdania. 2. Wyświetla się lista Sprawozdań w ramach danego Pośrednika Finansowego. Należy wybrać odpowiednie Sprawozdanie zwracając uwagę na Nr umowy i właściwy okres sprawozdawczy. Możliwe jest uzupełnianie wyłącznie Sprawozdań o statusie Otwarte. Przycisk Akcja umożliwia otwarcie Sprawozdania do edycji. 3. W otwartym Sprawozdaniu wyświetla się lista Inwestycji w MŚP dodanych przez Użytkowników w ramach danej umowy między KPFR, a PF. Sprawozdania tworzone są w sposób narastający i zawierają wszystkie Inwestycje w MŚP zarejestrowane w Systemie do momentu wygenerowania danego Sprawozdania. W celu zaraportowania stanów dla konkretnych Inwestycji w MŚP (umów pożyczek/kredytów/poręczenia) należy użyć przycisku Akcja przy danej umowie 13
pożyczki/kredytu/poręczenia. Stany uzupełniane są co miesiąc dla każdego z Klientów Inwestycji w MŚP. 4. Po wybraniu konkretnej Inwestycji w MŚP Użytkownik ma możliwość uzupełnienia stanów za dany miesiąc (którego dotyczy Sprawozdanie). Jasne pola służą do edycji, natomiast pola szare są wyliczane automatycznie przez System SOPF. Kwoty w ramach wkładów UE, krajowych środków publicznych i wkładu PF przeliczane są według udziałów % wskazanych na poziomie umowy - w module Umowy podczas rejestracji danej Inwestycji w MŚP. 14
Kwota środków faktycznie wypłaconych (w danym miesiącu) kwota zgodna z wyciągiem bankowym, Kapitał zwrócony (w danym miesiącu) kwota zgodna z wyciągiem bankowym, Odsetki zwrócone (w danymi miesiącu) kwota zgodna z wyciągiem bankowym, Kwota zaległości w spłacie zobowiązania (...) należy uzupełnić właściwą kwotę biorąc pod uwagę sugerowane okresy zaległości (0-30 dni, 30-90 dni, powyżej 90 dni), Umowa wypowiedziana tak/nie,] Kwota stracona, Wskaźnik wyświetlają się wszystkie deklarowane do realizacji wskaźniki, które wskazano przy wprowadzaniu Inwestycji w MŚP do Systemu SOPF, wraz z docelowymi ich wartościami/wielkościami. W polu Osiągnięta wartość należy uzupełnić wartość/wielkość wskaźnika osiągniętą na koniec raportowanego miesiąca (narastająco). Wybór symbolu Akcji umożliwia przegląd historii wskaźnika. 15
5. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól należy użyć przycisku Raportuj stan. 6. W ramach każdej Inwestycji w MŚP możliwy jest podgląd wszystkich kolejno raportowanych stanów: spłat kapitału, odsetek, kwot środków faktycznie wypłaconych oraz zaległości. 16
II. ADMIN PF Użytkownik o roli Admin PF posiada wszystkie uprawnienia opisane powyżej dla roli Analityk. Admin PF dodatkowo ma możliwość nadawania i blokowania uprawnień do systemu dla Użytkowników o roli Analityk. Ponadto ma możliwość tworzenia nowych Sprawozdań, ich edycji, poprawiania danych w Inwestycjach w MŚP (wprowadzonych przez Analityka), usuwania poszczególnych Inwestycji w MŚP oraz akceptowania Sprawozdania za dany miesiąc. 1. Uprawnienia Admin PF ma możliwość nadania uprawnień dla Użytkowników o roli Analityk. W tym celu należy uruchomić Moduł Administracja. Następnie używając przycisku Dodaj Admin PF ma możliwość nadania uprawnień (Analityka) dla konkretnej osoby. Jednocześnie w Module Użytkownicy widoczni są wszyscy Użytkownicy o roli Analityk wraz z określeniem ich bieżącego statusu. Admin PF wypełnia dane osoby, której mają być nadanie uprawnienia Analityka. Na wskazany adres e-mail zostanie przesłany login i hasło startowe, umożliwiające pracę w Systemie. Po uzupełnieniu danych i wybraniu statusu należy zapisać dane. 17
2. Tworzenie Sprawozdań Użytkownik o roli Admin PF ma możliwość tworzenia nowych Sprawozdań. W tym celu należy w module Sprawozdania wybrać przycisk DODAJ Następnie należy wybrać z rozwijalnej listy odpowiedni nr umowy PF z KPFR w ramach której tworzone jest Sprawozdanie. Po wybraniu nr umowy pozostałe dane wypełnią się automatycznie. Dodatkowo należy wskazać rok i miesiąc za jaki tworzy się Sprawozdanie. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zapisać dane. 18
3. Poprawianie danych Inwestycji w MŚP, usuwanie Inwestycji w MŚP. Poprzez Moduł Umowy istnieje możliwość poprawy danych Inwestycji w MŚP, albo jej usunięcia. Ścieżka postępowania: Należy wybrać umowę w ramach której wprowadzono Inwestycję w MŚP, którą trzeba poprawić lub usunąć. 19
Następnie należy wybrać Inwestycję w MŚP wymagającą korekty klikając przycisk Akcja. Następnie wybierając przycisk Edytuj można poprawić dane. Użycie pola Usuń powoduje usunięcie Inwestycji w MŚP. 20
Użycie pola Edytuj pozwala na poprawienie danych oraz umożliwia zapisanie naniesionych zmian. UWAGA W sytuacji poprawy danych Inwestycji w MŚP w momencie zapisu zmian System zapyta o nr Sprawozdania do którego skorygowaną Inwestycję w MŚP należy przypisać. Należy wybrać właściwe Sprawozdanie. Nie wybranie Sprawozdania spowoduje zapisanie zmian w module Umowy. Zmiany te będą widoczne dopiero w następnym - otwieranym w przyszłości Sprawozdaniu. 4. Akceptacja Sprawozdania Po wprowadzeniu przez Użytkowników wszystkich umów Inwestycji w MŚP zawartych w danym miesiącu oraz uzupełnieniu aktualnych stanów dot. spłat, zaległości i wskaźników, Admin PF dokonuje weryfikacji wprowadzonych danych oraz może dokonać akceptacji Sprawozdania za dany miesiąc. Akceptacja Sprawozdań odbywa się poprzez moduł Sprawozdań. Z rozwijalnej listy Użytkownik wybiera sprawozdanie o statusie Otwarte i dokonuje jego akceptacji. 21
Admin PF dokonuje akceptacji Sprawozdania za dany miesiąc poprzez użycie funkcji Zaakceptuj sprawozdanie. Sprawozdanie zmieni status na Zaakceptowane przez PF. 22
III. MASTERADMIN Użytkownik o roli MasterAdmin posiada wszystkie uprawnienia opisane powyżej dla roli Analityk i Admin PF. MasterAdmin ma również możliwość nadawania i blokowania uprawnień do systemu dla Użytkowników o roli Analityk i Admin PF. Do dodatkowych uprawnień MasterAdmina należy podpisywanie Sprawozdań. 1. Uprawnienia MasterAdmin ma możliwość nadania uprawnień dla Użytkowników o rolach Admin PF i Analityk. W tym celu należy uruchomić Moduł Administracja. Następnie używając przycisku Dodaj MasterAdmin ma możliwość nadania uprawnień (Admin PF lub Analityk) dla konkretnej osoby. Jednocześnie w Module Użytkownicy widoczni są wszyscy Użytkownicy o roli Admin PF i Analityk wraz z określeniem ich bieżącego statusu. MasterAdmin wypełnia dane osoby, której mają być nadanie uprawnienia Admin PF lub Analityka. Na wskazany adres e-mail zostanie przesłany login i hasło startowe, umożliwiające pracę w Systemie. Po uzupełnieniu danych i wybraniu statusu należy zapisać dane. 23
2. Podpisywanie Sprawozdań W celu podpisania Sprawozdania MasterAdmin wybiera w Module Sprawozdania dane Sprawozdanie o statusie Zaakceptowane przez PF. Akceptacji Sprawozdania może dokonać Admin PF lub MasterAdmin. Po wybraniu Sprawozdania do podpisu poprzez przycisk Akcje wyświetla się lista Inwestycji w MŚP zapisanych w danym Sprawozdaniu. Po dokonaniu stosownej weryfikacji MasterAdmin podpisuje Sprawozdanie za pomocą pola Podpisz sprawozdanie z wykorzystaniem elektronicznego kwalifikowalnego podpisu. 24
UWAGA Przed podpisaniem Sprawozdania Użytkownik o roli MasterAdmin uzupełnia informację o kwocie odsetek od lokat. Uruchamiając funkcję Edytuj w danym Sprawozdaniu ma możliwość wpisania odpowiedniej kwoty za sprawozdawany miesiąc. Po podpisaniu Sprawozdania przez Użytkownika o roli MasterAdmin w dokumencie tym nie ma już możliwości dokonywania jakichkolwiek poprawek czy korekt po stronie Pośrednika Finansowego. Sprawozdanie o statusie Podpisane automatycznie za pośrednictwem Aplikacji SOPF wpływa do Kujawsko-Pomorskiego Funduszu Rozwoju Sp. z o.o. gdzie odbywa się jego weryfikacja. Po zatwierdzeniu Sprawozdania przez Kujawsko-Pomorski Fundusz 25
Rozwoju Sp. z o.o. Sprawozdanie uzyskuje status Zaakceptowane przez KPFR. W przypadku odrzucenia Sprawozdania przez KPFR Sprawozdanie uzyskuje status Odrzucone. Użytkownik o roli MasterAdmin lub Admin PF generuje Korektę Sprawozdania. IV. MASTERADMIN i ADMIN PF Użytkownicy o roli MasterAdmin i Admin PF mają możliwość nadania uprawnień do aplikacji SOPF, jak również zmiany statusu aktywności i resetu hasła. W celu dokonania niniejszych czynności należy w Module Administracja wybrać pole Użytkownicy. Następnie wybranie funkcji Akcja pozwala na dokonanie stosownych zmian. 26
Użytkownicy o roli MasterAdmin i Admin PF mają możliwość wygenerowania Sprawozdania w wersji Excel. Szablon taki może posłużyć do uzupełnienia stanów czyli spłat dokonanych przez poszczególnych Pożyczkobiorców w danym miesiącu (kapitał, odsetki), zaległości, a także do uzupełnienia informacji o osiągniętych wskaźnikach. W tym celu w Otwartym Sprawozdaniu należy wybrać pole Szablon importu Następnie należy wypełnić tylko kolumny dot. spłat, zaległości i wskaźników: 27
Po uzupełnieniu danych w pliku Excel należy zapisać zmiany i dokonać importu przy pomocy przycisku Importuj Sprawozdanie. System zapisuje wszystkie uzupełnione w szablonie Excel informacje. Załączniki: 1. Oświadczenie o delegowaniu Pracowników do dostępu do Systemu Obsługi Pośredników Finansowych (SOPF). 28
Załącznik nr 1 do Instrukcji Obsługi Systemu SOPF OŚWIADCZENIE O DELEGOWANIU PRACOWNIKÓW DO DOSTĘPU DO SYSTEMU OBSŁUGI POŚREDNIKÓW FINANSOWYCH (SOPF) Niniejszym oświadczam, że deleguję: Imię i nazwisko PESEL Adres e-mail Nr telefonu Czy zostało wydane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zbiorze (TAK/NIE) wykonującą/ego obowiązki służbowe na rzecz:. (nazwa Pośrednika Finansowego) do dostępu do Systemu Obsługi Pośredników Finansowych (SOPF). Jednocześnie zobowiązuję Panią/Pana do przestrzegania zapisów Instrukcji Obsługi Systemu Informatycznego - SOPF. Pieczęć Pośrednika Finansowego Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Pośrednika Finansowego Miejscowość, data 29