Cechy poprawnie przygotowanego projektu typu Budowanie potencjału szkolnictwa wyższego w krajach partnerskich Małgorzata Członkowska-Naumiuk Spotkanie informacyjne, Warszawa 8 stycznia 2015 r.
Przed rozpoczęciem przygotowania wniosku powinniśmy dokładnie zapoznać się z: przewodnikiem po programie Erasmus+, wskazówkami dla wnioskodawców, formularzem wniosku i pozostałymi dokumentami wchodzącymi w skład pakietu aplikacyjnego, tematyką i założeniami już realizowanych projektów (w programie Tempus lub Erasmus+ w kolejnych latach realizacji programu).
UWAGA na wymogi formalne! Aby mieć jakiekolwiek szanse, projekt musi spełniać kryteria formalne. Jeśli nie spełnia któregokolwiek z nich, jest automatycznie odrzucany nie przechodzi o etapu oceny jakościowej.
Główne powody odrzucenia wniosków z przyczyn formalnych w programie TEMPUS (2012) Z 676 złożonych projektów 100 odrzuconych z powodu niespełnienia kryteriów formalnych: Wnioskodawcą nie była instytucja szkolnictwa wyższego ani stowarzyszenie takich instytucji Instytucje niebędące uczelniami: organizacje nonprofit, fundacje działające na rzecz uczelni, organizacje międzynarodowe; wydziały, instytuty, ośrodki badawcze lub inne jednostki uczelniane.
Główne powody odrzucenia wniosków z przyczyn formalnych w programie TEMPUS (2012) cd Dokumenty NIEPODPISANE przez prawnego przedstawiciela instytucji Oświadczenie (Declaration of Honour) Pełnomocnictwa (Mandates) Legal entity form (formularz Osoba prawna )
Główne powody odrzucenia wniosków z przyczyn formalnych w programie TEMPUS (2012) cd Skład konsorcjum: NIEPRZESTRZEGANA minimalna liczba uczelni: Organizacje non-profit, wydziały, instytuty uczelniane, uczelniane ośrodki badawcze ani inne jednostki uczelni nie są liczone jako uczelnie. BRAK ministerstwa odpowiedzialnego za szkolnictwo wyższe w projektach strukturalnych NIERESPEKTOWANA minimalna lub maksymalna wysokość dofinansowania.
Czytajmy dokumenty pod kątem wybranego kraju partnerskiego/ krajów partnerskich Pomysł na projekt powinniśmy przedyskutować w instytucji, jednostce, w gronie partnerów; słuchajmy rad doświadczonych realizatorów projektów. Bierzmy udział w spotkaniach informacyjnych na temat tej akcji programu Jeżeli znamy już program sprawdzajmy, czy nie zostały wprowadzone nowe elementy bądź nie zmieniono poprzednich zapisów (w kolejnych latach realizacji programu).
Jasno określmy cele projektu, zanim przystąpimy do dalszych działań. Upewnijmy się, że idea projektu, jego cele, działania, grupy docelowe spełniają wymogi programu i projektów typu Capacity Building. Upewnijmy się, że projekt ściśle odpowiada priorytetom dla danego kraju partnerskiego/krajów partnerskich. Wybierzmy w sposób przemyślany rolę, jaką chcemy pełnić w projekcie. Uzyskajmy wsparcie władz uczelni/instytucji dla realizacji projektu.
Starannie dobierzmy partnerów i jasno zdefiniujmy ich rolę. Upewnijmy się, że konsorcjum spełnia minimalne wymogi co do liczby i typu partnerów. Sprawdźmy, czy partnerzy spełniają kryteria formalne. Zadbajmy o to, by wkład i rola partnerów były komplementarne. Odpowiednio określmy wielkość konsorcjum oraz możliwość realizacji projektu przez tak dobraną grupę partnerów.
Zastanówmy się nad włączeniem do konsorcjum organizacji z sektora pozarządowego czy biznesu (dodatkowe stypendia, miejsce realizacji praktyk; promocja projektu w określonych grupach społecznych). Upewnijmy się, że wszyscy realizatorzy projektu mają wsparcie swoich instytucji. Sprawdźmy, czy konsorcjum jest dobrze dobrane. Czy znamy swoich partnerów wystarczająco dobrze? Zaplanujmy spotkania z osobami, które będą nas wspierać podczas przygotowania i realizacji projektu.
Zaangażujmy wszystkich partnerów w przygotowanie wniosku. Zapewnijmy/zaplanujmy aktywny udział każdego partnera. Poinformujmy partnerów wystarczająco wcześnie, jakie dokumenty będą wymagane. Sporządźmy plan przygotowań do złożenia wniosku. Zidentyfikujmy problemy, jakie mogą się pojawić i zaproponujmy, jak będzie można je rozwiązać. Rozpocznijmy pracę nad wnioskiem przynajmniej 3-4 miesiące przed terminem złożenia.
Znajdźmy odpowiednią nazwę projektu i jego akronim, który będzie łatwy do zapamiętania. Przekonajmy ekspertów, że projekt jest dobrze przygotowany wniosek musi być spójny, przejrzysty i napisany zrozumiałym językiem. Zapewnijmy sprawdzenie wniosku pod kątem językowym. Szczegółowo opiszmy potrzebę realizacji projektu dla wszystkich beneficjentów podstawa to dobra motywacja!
Opracujmy strategię upowszechniania rezultatów projektu i zapewnienia ich trwałości (czy rezultaty projektu mogą być wykorzystane przez inne instytucje, w innych dziedzinach, regionach itp.). Przygotujmy realistyczny harmonogram działań uwzględniający przyjęty plan pracy. Pamiętajmy, że budżet i jego podział powinny uwzględniać zaangażowanie partnerów. Zadbajmy o zapewnienie wkładu własnego. Pamiętajmy o ewaluacji, dbaniu o jakość, monitorowaniu działań.
Pamiętajmy, że to na koordynatorze spoczywa główna odpowiedzialność za realizację projektu: zaplanujmy kolejne etapy projektu (spotkania z partnerami, raporty, upowszechnianie rezultatów); podzielmy odpowiedzialność między partnerów; stwórzmy grupy robocze; pamiętajmy, że koordynator odpowiada za przygotowanie raportów postępu i końcowego oraz rozliczenie otrzymanego dofinansowania.
Streszczenie projektu to pierwsza informacja o projekcie; powinno być konkretne i bardzo dobrze sformułowane. Pamiętajmy o słowach kluczach institutional commitments ECTS integration transparency employability sustainability visibility added value quality assurance dissemination Powodzenia! recognition accreditation