Formularz raportu postępów i zasady oceny

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Formularz raportu postępów i zasady oceny"

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Formularz raportu postępów i zasady oceny Warszawa, 11 czerwca 2013

2 Plan wystąpienia Omówienie formularza raportu postępów Przedstawienie kryteriów oceny raportu postępów Zaprezentowanie formularza w systemie online (Finera)

3 Czemu służy raport postępów? Wykazaniu Narodowej Agencji, że: cele działania rezultaty mobilności są realizowane zgodnie z harmonogramem. Podsumowaniu rocznej współpracy z partnerami. Ewentualnemu wprowadzeniu korekt w realizacji projektu.

4 Struktura raportu postępów CZĘŚĆ 1 Informacje ogólne Dane organizacji Osoba kontaktowa CZĘŚĆ 2 Treść projektu partnerskiego CZĘŚĆ 3 Podpisanie oświadczenia ODPOWIEDZI NA PYTANIA W RAPORCIE MAJĄ FORMĘ OPISÓW (PYTANIA OTWARTE)

5 Formularz raportu postępów dla projektów zatwierdzonych w Konkursie 2012 Zgodnie z postanowieniami Artykułu 7 (Monitoring, Ewaluacja i Kontrola) Umowy Finansowej, prosimy o przesłanie do Narodowej Agencji należycie wypełnionego i podpisanego raportu postępów do dnia 30 czerwca 2013 r. Raport zostanie wykorzystany przez Narodową Agencję do celów monitoringowych. 1. INFORMACJE OGÓLNE: Umowa finansowa Nr: Akronim (jeśli istneje): Nazwa organizacji/instytucji: Organizacja/instytucja pełni w projekcie rolę: Inne organizacje uczestniczące w projekcie: Tytuł projektu: Język roboczy projektu: Koordynatora Partnera Dane powinny być zgodne z danymi znajdującymi się w Umowie Finansowej. Dane powinny być tożsame z załącznikiem nr V do umowy

6 Formularz raportu postępów dla projektów zatwierdzonych w Konkursie 2012 DANE ORGANIZACJI Pełna nazwa urzędowa Typ organizacji Status prawny Orientacja rynkowa Liczba pracowników Liczba słuchaczy/uczniów Adres: Ulica-Numer Kod pocztowy Miejscowość Kraj Województwo Zasięg działania Krajowy Nr identyfikacyjny organizacji Strona www organizacji/instytucji Adres organizacji/instytucji OSOBA KONTAKTOWA Tytuł Imię Nazwisko Dział organizacji Stanowisko Adres miejsca pracy jeżeli inny niż powyżej: Ulica-Numer Miejscowość Kod pocztowy Kraj

7 2. TREŚĆ PROJEKTU PARTNERSKIEGO 1. Prosimy krótko opisać zrealizowane działania w ramach projektu partnerskiego oraz osiągnięte dotychczas rezultaty: lokalne + międzynarodowe beneficjent + grupa partnerska 2. Jakie problemy/przeszkody napotkali Państwo podczas realizacji projektu partnerskiego, jeżeli takie miały miejsce? W jaki sposób zostały one rozwiązane? trudności i ich rozwiązania 3. Mobilności zaplanowane we wniosku Minimalna liczba planowanych wyjazdów zagranicznych (mobilności) zredukowana liczba wyjazdów zagranicznych Zredukowana liczba mobilności: 0 Opis punktu 1. musi być adekwatny do działań i osiągniętych dotychczas rezultatów, które zostały opisane we wniosku (umowa). Należy uwzględnić wszelkie działania lokalne i międzynarodowe (mobilności) w odniesieniu do całej grupy partnerskiej oraz instytucji beneficjenta. Odpowiedź na pytanie 2. odnosi się do przypadku wystąpienia problemów i odstępstw od pierwotnie zaplanowanych działań. Wszelkie problemy należy szczegółowo opisać oraz oszacować, w jakim stopniu wpłynęły one na realizację projektu. Należy także opisać działania, jakie zostały podjęte w celu rozwiązania powstałych problemów/przeszkód/odstępstw. W punkcie 3. należy zaznaczyć właściwą liczbę wyjazdów zagranicznych, zgodną z Umową Finansową (Artykuł 3.1).

8 2. TREŚĆ PROJEKTU PARTNERSKIEGO 4. Mobilności zrealizowane pomiędzy and (prosimy dodać wiersze, jeżeli są potrzebne) W punkcie 4. należy wymienić i opisać wszystkie wyjazdy zagraniczne zrealizowane w okresie r. Opis wyjazdu zagranicznego (prosimy opisać zrealizowane wyjazdy grupowe i podać liczbę osób uczestniczącą w każdym z nich - pracowników i słuchaczy/osób szkolonych) Liczba uczestnic zących pracowni ków Liczba uczestniczących słuchaczy Należy podać liczbę pracowników/osób szkolonych z instytucji beneficjenta (typ wyjazdu, czas jego trwania, miejsce oraz kraj wyjazdu, cel wyjazdu, zgodność z harmonogramem wyjazdów opisanych we wniosku, liczba osób z instytucji beneficjenta uczestnicząca w wyjeździe wraz z krótkim opisem roli, jaką pełnili uczestnicy wyjazdu). Łączna liczba wyjazdów zagranicznych (mobilności) 5. Liczba pozostałych wyjazdów zagranicznych (osobowyjazdów), jakie będą przeprowadzone do r. W punkcie 5. należy podać łączną liczbę wyjazdów zagranicznych, jakie zostaną zrealizowane przez beneficjenta w okresie Suma wyjazdów zagranicznych wymienionych w punktach 4 i 5 powinna być zgodna z liczbą wyjazdów zagranicznych zaznaczonych w punkcie 3.

9 3. OŚWIADCZENIE w imieniu organizacji, która otrzymała dofinansowanie podpisane przez osobę prawnie upoważnioną do reprezentowania instytucji/organizacji i osobę kontaktową ds. projektu partnerskiego: "My, niżej podpisani, oświadczamy, że informacje zawarte w niniejszym Raporcie Postępów są, zgodnie z naszą najlepszą wiedzą, prawidłowe." Data: Miejsce: Imię, nazwisko i pozycja osoby kontaktowej: Podpis osoby kontaktowej: Data: Miejsce: Imię, nazwisko i pozycja przedstawiciela prawnego instytucji/organizacji: Podpis przedstawiciela prawnego instytucji/organizacji: Pieczęć instytucji Oświadczenie musi być podpisane przez osobę prawnie upoważnioną do reprezentowania instytucji (osoba, która podpisała Umowę Finansową) i osobę kontaktową ds. projektu. Proszę sprawdzić w stosownym dokumencie (np. KRS) sposób reprezentacji prawnej instytucji beneficjenta. W wersji papierowej podpisy i pieczęć instytucji beneficjenta muszą być oryginalne.

10 Jak nie opisywać raportu postępów 1. Prosimy krótko opisać zrealizowane działania w ramach projektu partnerskiego oraz osiągnięte dotychczas rezultaty. Przykład opisu raportu postępów: Ustalono terminy spotkań partnerskich. Przydzielono partnerom zadania do wykonania. Uruchomiono stronę internetową. Przeprowadzono ankietę ewaluacyjną. Rozpoczęto rozpowszechnianie projektu. DLACZEGO NIE TAK? Taki opis raportu nie daje pełnego obrazu realizacji projektu CZEGO BRAKUJE W TYM OPISIE? KONKRETNYCH INFORMACJI Nie ma odpowiedzi na następujące pytania: Jakie terminy spotkań ustalono? Komu i jakie przydzielono zadania? Jaki jest adres strony? Czego dotyczyła ankieta? Jakie są jej wstępne wyniki? W jaki sposób upowszechniano projekt?

11 Problemy/przeszkody i ich rozwiązania 2. Jakie problemy/przeszkody napotkali Państwo podczas realizacji projektu partnerskiego, jeżeli takie miały miejsce? W jaki sposób zostały one rozwiązane? Przykłady: Problem: zmniejszyła się liczebność grupy partnerskiej z 7 do 3 instytucji. Rozwiązanie: wprowadzono zmiany terminów spotkań do harmonogramu (przesłano nowy harmonogram do NA). Problem: małe zaangażowanie partnerów w realizację projektu. Rozwiązanie: przeprowadzono warsztaty motywacyjne dla całej grupy partnerskiej. Problem: problemy z efektywną pracą nad projektem partnerskim. Rozwiązanie: podział partnerów na 4 grupy i przypisanie im konkretnych zadań: I grupa: monitoring i ewaluacja projektu. II grupa: przegląd materiałów szkoleniowych. III grupa: projektowanie strony internetowej. IV grupa: opracowanie przykładów dobrej praktyki.

12 Słabe punkty raportu postępów Przerabianie tekstu z wniosku na raport postępów (czasem bez zmiany czasu przyszłego na przeszły...). Brak konkretnych informacji o: celu spotkania partnerskiego (zagranicznego), ewaluacji spotkania zagranicznego, podziale zadań między partnerami, etapie realizacji rezultatów projektu, metodach i formach upowszechniania projektu nieprecyzyjne sumowanie liczby uczestników. Brak jasnej metody opisu raportu postępów. Jeśli nie ma czegoś w raporcie postępów nie może to zostać uwzględnione przy jego ocenie.

13 Kryteria opisu raportu postępów ZAŁOŻENIE I: JASNO I REALISTYCZNIE Należy wybrać taki sposób/formę opisu raportu postępów, aby osoby oceniające go miały jasny i realistyczny obraz tego, co się dzieje w projekcie. ZAŁOŻENIE II: KONKRETNIE Konkretne informacje w raporcie powinny umożliwić pełną ocenę realizacji projektu: celów, działań i rezultatów. ZAŁOŻENIE III: KRÓTKO Opis punktu 1 nie powinien przekraczać max 5000 znaków. Opis punktu 2 nie powinien przekraczać max 5000 znaków. PROGRAM LEONARDO DA DA VINCI

14 Kryteria oceny formalnej raportu II. Kontrola formalna Podstawowe wymagane punkty RP są wypełnione: TAK NIE RP zawiera 2 oryginalne podpisy (osoba kontaktowa + reprezentant prawny): TAK NIE RP zawiera pieczęć instytucji beneficjenta TAK NIE

15 Kryteria oceny merytorycznej raportu III. Ocena dotychczasowego przebiegu realizacji projektu Dotychczasowy przebieg realizacji projektu i jego dotychczasowe rezultaty odpowiadają planowi pracy i założonym celom (punkt 1.): Czy podczas realizacji projektu wystąpiły jakieś problemy/przeszkody (punkt 2.): TAK TAK NIE NIE Jeśli wystąpiły, czy zostały rozwiązane (punkt 2.): TAK NIE IV. Wyjazdy zagraniczne (mobilności) kadry i słuchaczy/osób szkolonych Czy zrealizowane mobilności odbyły się do uprawnionych krajów i instytucji?

16 Ocena raportu postępów PROJEKT JEST REALIZOWANY ZGODNIE Z PLANEM w stopniu: Bardzo dobrym Dobrym Wystarczającym Niewystarczającym Nie jest realizowany PROBLEM!!! PROBLEM!!! ZALECANE DZIAŁANIA/CZYNNOŚCI DO PODJĘCIA PRZEZ BENEFICJENTA (opis): uzupełnienie raportu postępów (np. uaktywnienie strony internetowej), złożenie nowego raportu postępów. ZALECANE DZIAŁANIA/CZYNNOŚCI DO PODJĘCIA PRZEZ NARODOWĄ AGENCJĘ: Wizyta monitorująca u beneficjenta Monitoring telefoniczny z beneficjentem Wizyta on the spot u beneficjenta Kontrola finansowa (dział finansów NA) Inne (należy wymienić)

17 Dziękuję za uwagę