Raport końcowy. Umowa finansowa KA Mobilność edukacyjna między krajami programu. Warszawa, 21 kwietnia 2016

Transkrypt

1 Raport końcowy Umowa finansowa KA Mobilność edukacyjna między krajami programu Warszawa, 21 kwietnia 2016

2 Ogólne zasady rozliczania Okres realizacji uprawnionych działań: => raport do => raport do Jeżeli uczelnia nie wykorzystała funduszy oczekuje na wezwanie do zwrotu z NA Niezłożenie rozliczenia do NA = automatyczne żądanie zwrotu całego dofinansowania z NA 2

3 Ogólne zasady rozliczania (2) Zasady uczelniane Zasady finansowania w ramach danej umowy (na dany rok akademicki); Zasady kwalifikacji uczestników mobilności (studentów i pracowników); Udokumentowany proces kwalifikacji (lista złożonych wniosków; protokoły; dokumentacja stypendystów); 3

4 Formularz sprawozdania końcowego Link do formularza oraz instrukcje są dostępne na: Raport jest składany w Mobility Tool+: Termin złożenia raportu dla umów 24- miesięcznych: 30 lipca

5 Uwagi ogólne Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy sprawdzić czy dane indywidualnych stypendystów (zakładka Mobilności ) są zgodne z faktycznym rozliczeniem mobilności; W przypadku studentów finansowanych z innych źródeł niż program Erasmus+ (np. PO WER), którzy w Erasmusie+ mają status studentów z dofinansowaniem zerowym trzeba upewnić się, że w polu Uwagi dla danej mobilności wpisana jest nazwa programu, np. PO WER student socjalny, PO WER student niepełnosprawny ; 5

6 Rozliczenie kwoty na wsparcie organizacji wymiany (OS) Rozliczenie kwoty OS zależy od liczby zrealizowanych mobilności (wyjazdów stypendialnych); Zero mobilności = 0 EUR na OS; Jeśli różnica pomiędzy liczbą wyjazdów określoną w umowie jako podstawa alokacji kwoty OS a liczbą przeprowadzonych mobilności jest mniejsza niż 10%, kwota OS nie będzie zmniejszona; Przesunięcia z kategorii OS do kategorii stypendialnych (SM/ ST); Rejestr wydatków ponoszonych z kwoty OS; 6

7 Część opisowa raportu końcowego 7

8 8

9 Rozpoczęcie Kontynuacja 9

10 10

11 Język raportu Formularz raportu końcowego dostępny jest w języku angielskim i w języku polskim; Formularz w języku angielskim nie zawiera pola na streszczenie projektu w języku obcym; Do pola opisowego można wpisać maksymalnie 5000 znaków; 11

12 2. Streszczenie projektu Należy opisać zrealizowany projekt w dwóch językach: polskim i angielskim, zgodnie z podanymi w tej sekcji wskazówkami; Opis powinien zawierać m.in. cele projektu, liczbę mobilności, charakterystykę uczestników, zarys podjętych działań, osiągnięte wyniki i - jeśli dotyczy - długoterminowe korzyści; Dane liczbowe, do jakich należy się odnieść zawarte są w załączniku I do umowy; Sugestia: Wypełnienie tej części jako ostatniej. Będzie ona opublikowana i jest wizytówką uczelni. 12

13 3. Opis projektu Należy określić, czy główne cele jakościowe i liczbowe, które zapisano w umowie finansowej z NA i w Karcie Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE) zostały osiągnięte - jeśli nie, to wyjaśnić dlaczego. Jeżeli dotyczy, prosimy opisać osiągnięcia przekraczające plany z umowy finansowej; 13

14 4. Realizacja projektu Należy podać informacje o wszystkich etapach realizacji projektu: wsparcie praktyczne i zarządzanie projektem: pięć pytań dotyczących współpracy międzyinstytucjonalnej, rekrutacji, przygotowania i monitorowania uczestników mobilności oraz rozwiązywania problemów; wsparcie językowe: liczba wykorzystanych licencji w podziale na testy i kursy językowe; kursy językowe OLS; Inne rodzaje wsparcia: ewentualne wykorzystanie OS do przygotowania językowego i kulturowego oraz sposoby przygotowania uczestników w tym zakresie; 14

15 6. Opis uczestników Tabele wypełniane są automatycznie. Wpisując tekst pod tabelami należy odnieść się do: typu mobilności: należy skomentować uzyskane wyniki, a także wyjaśnić w jaki sposób zachęcano do udziału w mobilności każdą z grup; proporcji między procentem wyjazdów kobiet i mężczyzn; Uznania efektów uczenia się: należy wyjaśnić ewentualne rozbieżności między uznaną liczbą punktów ECTS a wymaganą liczbą 30 punktów ECTS na semestr; 15

16 7. Informacja od uczestników Tabele wypełniają się automatycznie. Wpisując tekst pod tabelami należy odnieść się do zagadnień: przestrzeganie ECHE: uznawalność, jakość katalogu przedmiotów instytucji beneficjenta, LA oraz porozumienie o programie nauczania/szkolenia, pomoc w sprawach związanych z uzyskaniem wizy i ubezpieczenia, wskazówki dotyczące zakwaterowania, równe traktowanie i integracja, opieka mentorska i wsparcie; ogólne zagadnienia: wypłata dofinansowania (stypendium), ogólne zadowolenie uczestników przyjeżdżających i wyjeżdżających; 16

17 8. Przestrzeganie postanowień ECHE Wpisując tekst we wskazanych miejscach należy odnieść się do zagadnień: - odpowiedzieć na pytanie, czy osiągnięte rezultaty są zgodne z postanowieniami Karty ECHE; - przedstawić plan działań naprawczych (w konkretnym okresie), jeśli przestrzeganie postanowień karty ECHE wymaga poprawy; 17

18 9. Efekty uczenia się i wpływ mobilności na uczestnika, instytucję i lokalne środowisko Tabele wypełniają się automatycznie. Wpisując tekst pod tabelami należy odnieść się do zagadnień: Efekty uczenia się (kompetencje uzyskane w trakcie mobilności przez studentów oraz pracowników); 10.2.Wpływ: danego rodzaju mobilności oraz mobilności jako takiej na uczestników, instytucję beneficjenta, inne grupy zgodnie ze strategią instytucji, polityką jakości Erasmus+ (EPS) oraz programem modernizacji szkolnictwa wyższego; na stopień zwiększenia przez beneficjenta swojej zdolności współpracy na poziomie europejskim/międzynarodowym; na instytucje/organizacje/osoby spoza instytucji beneficjenta na poziomie lokalnym, regionalnym, krajowym, europejskim i/lub międzynarodowym; 18

19 10. Upowszechnianie rezultatów projektu Należy podać przykłady: - dobrych praktyk i historie sukcesu dla zrealizowanych mobilności; - działań upowszechniających ( promocyjnych) prowadzonych w uczelni i poza nią; - dzielenia się doświadczeniem przez uczestników wymiany z innymi osobami; 19

20 12. Rozbieżności w projekcie Tabela wypełnia się automatycznie i pokazuje liczbę uczestników mobilności i liczbę złożonych indywidualnych raportów uczestnika. Jeżeli dotyczy należy wyjaśnić różnicę między tymi dwiema wartościami w polu pod tabelą. 20

21 13. Budżet Tabele wypełniają się automatycznie i pokazują szczegółowo poszczególne kategorie, w podziale na rodzaje mobilności, działania planowane i zrealizowane. Pod tabelami, we wskazanych miejscach, należy odnieść się m.in. do zagadnień: podsumowanie budżetu: jeżeli dotyczy, należy opisać przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetowymi; zwiększenie stawki z tytułu wyjazdu na praktykę oraz dla studentów będących w trudnej sytuacji materialnej (otrzymujących dodatek socjalny). Prosimy o wyjaśnienie, że studenci znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej otrzymali status uczestnika z dofinansowaniem zerowym w programie Erasmus+, a ich dofinansowanie pochodziło ze środków PO WER; 21

22 13. Budżet (2) wsparcie związane ze specjalnymi potrzebami (stypendyści niepełnosprawni): należy opisać charakter kosztów poniesionych dla każdego typu działań. Prosimy o wyjaśnienie, że studenci niepełnosprawni otrzymali status uczestnika z dofinansowaniem zerowym w programie Erasmus+, a ich dofinansowanie pochodziło ze środków PO WER. Prosimy jednak o opisanie rodzajów kosztów, jakie zostały rozliczone jako koszty rzeczywiste; uczestnicy mobilności z dofinansowaniem zerowym: dane wczytują się automatycznie (liczba powinna być nie mniejsza niż łączna liczba wyjazdów finansowanych z PO WER); inne źródła finansowania: należy wskazać źródła dofinansowania mobilności inne niż pochodzące ze środków EU; 22

23 Załączniki i lista kontrolna Przed złożeniem raportu online w Mobility Tool+ należy wydrukować Oświadczenie (przycisk Wydrukuj oświadczenie ), przekazać je do podpisu prawnego przedstawiciela, następnie zeskanować podpisane oświadczenie i OBOWIĄZKOWO załączyć w postaci zeskanowanego pliku do raportu (sekcja Załączniki ). 23

24 24

25 Indywidualny raport studenta Zagraniczna mobilność studentów niepełnosprawnych i znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej (PO WER) Cel projektu: wzmocnienie kompetencji zawodowych i kluczowych wyjeżdżających studentów; Wskaźnik realizacji celu: wzrost kompetencji u 90% uczestników; Sposób mierzenia wskaźnika: pozytywne odpowiedzi na wybrane pytania zawarte w indywidualnym raporcie uczestnika w Mobility Tool + po zakończeniu mobilności; 25

26 Pytania w indywidualnym raporcie studenta 26

27 Pytania w indywidualnym raporcie studenta (2) ( ) 27

28 Pytania w indywidualnym raporcie studenta (3) 28

29 Ocena raportu końcowego przez NA Raport może zostać oceniony przez NA maksymalnie na 100 punktów. Jeżeli raport uzyska mniej niż 51 punktów (niska jakość, częściowa lub nieterminowa realizacja) nastąpi proporcjonalne obniżenie kwoty OS o: - 25%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale punktów; - 50%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale punktów; - 75%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale 0-25 punktów. 29

30 Typy podstawowych kontroli kontrola rutynowa ocena raportu; kontrola szczegółowa kontrola zza biurka ; kontrola systemowa; kontrola na miejscu po zakończeniu działania; 30

31 NA i KE mogą przeprowadzać merytoryczne i finansowe kontrole Beneficjentów w związku z wykorzystaniem przez nich przyznanego w umowie finansowej dofinansowania. 31

32 Beneficjent zobowiązany jest udzielić NA / KE pełnego prawa dostępu do wszystkich dokumentów dotyczących: - realizacji projektu, - rezultatów realizacji projektu, - wykorzystania dofinansowania. 32

33 Kontrola rutynowa KOGO DOTYCZY: 100% Beneficjentów; PRZEDMIOT KONTROLI: raport postępu; raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w kategorii kosztów nadzwyczajnych jeśli dotyczy; KIEDY: raport postępu w trakcie działania; raport końcowy - po zakończeniu realizacji projektu; Umowa finansowa wskazuje terminy złożenia ww. raportów. CEL KONTROLI: raport postępu określenie kolejnej płatności dla beneficjenta; raport końcowy - ustalenie ostatecznej kwoty dofinansowania oraz płatności końcowej; MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba NA. 33

34 Kontrola szczegółowa KOGO DOTYCZY: wybranych Beneficjentów; PRZEDMIOT KONTROLI: dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów we wszystkich kategoriach budżetowych porównanie danych z raportu końcowego; KIEDY: po zakończeniu realizacji projektu i po otrzymaniu/ zatwierdzeniu raportu końcowego przez NA; CEL KONTROLI: potwierdzenie, że dane przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej; MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba NA. 34

35 Kontrola szczegółowa (2) 1. Umowa uczelni ze studentem/ pracownikiem spójny czas pobytu; 2. Porozumienie o programie studiów / Porozumienie o programie praktyki dla mobilności studentów porozumienie trójstronne: uczelnia wysyłająca, organizacja przyjmująca i student lub Indywidualny program nauczania/ szkolenia dla mobilności edukacyjnej pracowników porozumienie trójstronne: organizacja wysyłająca, organizacja przyjmująca i pracownik dokumenty w oryginale i/lub w formie elektronicznej; 3. Wykaz zaliczeń lub zaświadczenie odbycia praktyki dla studentów; 4. Zaświadczenie/ potwierdzenie uczestnictwa w działaniu dla pracowników; 5. Indywidualny raport uczestnika z wyjazdu online; 6. Dokumenty potwierdzające przekazanie kwoty dofinansowania (wsparcie indywidualne i/lub podróż w przypadku pracowników); 7. Podróż pracownika z innej lokalizacji dokumenty potwierdzające rzeczywistą trasę podróży. 35

36 Kontrola finansowa projektów NA może przeprowadzić oprócz kontroli podstawowych, również kontrolę specjalną dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości, itp. 36

37 Kontrola finansowa projektów (2) NA przeprowadzając określony rodzaj kontroli może zażądać dodatkowych dokumentów, które nie są przewidziane dla tego typu kontroli. 37

38 Kontrola finansowa projektów (3) Celem każdej kontroli jest weryfikacja działań realizowanych przez Beneficjentów i ich zgodności z umową finansową. 38

39 Uwagi do raportów na etapie kontroli rutynowej komentarze dla innego dofinansowania; komentarze w przypadku dokonanych przesunięć; stawki w ramach wsparcia indywidualnego i podróży; deklaracja dotycząca działania siły wyższej. 39

40 Uwagi dotyczące kontroli zza biurka terminy realizacji mobilności powinny być spójne z dokumentem potwierdzającym mobilność; aneksy do umowy finansowej z uczestnikiem należy podpisać w trakcie realizacji mobilności nie po jej zakończeniu; prosimy zwrócić uwagę na datę podpisania umowy z uczestnikiem; do kontroli należy przesłać oryginały dokumentów. 40

41 41

42 Dziękujemy za uwagę 42