ZAPYTANIE OFERTOWE Kraków; 12/09/2014 KIM JESTEŚMY Dynafleet Sp. z o.o. (DF) prowadzi działalność gospodarczą w obszarze serwisu oraz obsługi i napraw szkód samochodów. Świadczymy usługi na terenie całego kraju za pośrednictwem sieci współpracujących z nim profesjonalnych serwisów mechanicznych i blacharsko-lakierniczych ( ok. 50 punktów). Podmioty te są użytkownikami autorskiego systemu Wnioskodawcy DynaNet, w oparciu o który zarządzana jest struktura sieci punktów serwisowych. Nasza działalność koncentruje się na kompleksowej obsłudze likwidacji szkód komunikacyjnych oraz wszelkiego rodzaju napraw mechanicznych/ blacharskich oraz przeprowadzaniu przeglądów dla dużych i średnich flot samochodowych klientów korporacyjnych. Wspomagamy firmy posiadające własne lub leasingowane floty samochodowe oraz firmy zajmujące się wynajmem samochodów w obsłudze ich flot samochodowych odpowiednim know-how w tym zakresie. Prowadzimy Call Center oraz oferujemy usługi odbioru i przewozu samochodów. ZAŁOŻENIA REALIZACJI PROJEKTU Projekt polegał będzie na określeniu, wytworzeniu i wdrożeniu dedykowanego oprogramowania klasy B2B za pośrednictwem którego nastąpi pomiędzy Dynafleet a wskazanymi Parterami biznesowymi pełna automatyzacja określonych procesów biznesowych. Efektem wdrożenia systemu B2B będzie pomiędzy współpracującymi podmiotami. standaryzacja i centralizacja danych biznesowych wymienianych Architektura funkcjonalna systemu B2B docelowo ma umożliwić pełną automatyzację i realizację następujących procesów drogą elektroniczną: 1. proces przesyłania zamówień na części 2. proces kosztorysowania naprawy serwisowej oraz blacharsko-lakierniczej 3. proces raportowania 4. proces obiegu dokumentów finansowych 5. proces przepływu informacji o realizowanych zamówieniach ( wielkość bonusów rozliczenia) 6. proces weryfikacji możliwości obsługi klienta międzynarodowego S t r o n a 1
OBSZARY ZAPYTANIA OFERTOWEGO I WYMOGI ICH REALIZACJI OBSZAR 1. USŁUGA DORADCZA W ZAKRESIE ANALIZY WYMOGÓW PLANOWANEGO DO WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA KLASY B2B OBSZAR 2. LICENCJA NA SYSTEM B2B OBSZAR 3. WDROŻENIE SYSTEMU W ŚRODOWISKU INFORMATYCZNYM OBSZAR 1. USŁUGA DORADCZA W ZAKRESIE ANALIZY WYMOGÓW PLANOWANEGO DO WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA KLASY B2B Określenie wymagań na oprogramowanie, założenia działania systemu, analizy wymagań komunikacji/interfejsów pomiędzy systemami Dynafleet a wskazanych Partnerów. Analizy te dotyczyć będą zarówno obecnie wykorzystywanego systemu informatycznego Wnioskodawcy (sprzęt, oprogramowanie, procedury, zasoby osobowe) jak i systemów informatycznych współpracujących przedsiębiorstw. Wynikiem przeprowadzonych analiz będzie dokumentacja, stanowiąca specyfikację wymagań na oprogramowanie. Dokumentacja ta zostanie użyta do realizacji systemu B2B. Z uwagi na fakt, iż tworzony system B2B dla realizacji specyficznych relacji biznesowych tj. rynku obsługi szkód, będzie łączony z systemami 3 partnerskich firm (w tym jednej zagranicznej) koniecznym jest by usługa była wykonana przez doświadczonych, posiadających bardzo wysokie kompetencje specjalistów. Wykonanie tej usługi umożliwi dobranie optymalnych rozwiązań organizacyjnych i technologicznych ( poziom wydajności, bezpieczeństwa) planowanego do wdrożenia systemu B2B oraz zoptymalizowanie wykorzystania posiadanego sprzętu przez Wnioskodawcę. OBSZAR 2. LICENCJA NA SYSTEM B2B Struktura systemu B2B powinna być oparta o następujące MODUŁY: BAZA DANYCH, OGÓLNA KOMUNIKACJA Wymogi funkcjonalne modułu to zdalne sterowanie komunikacją wewnętrzną systemu ( między modułami) oraz komunikacją zewnętrzną uzgodnienie i zintegrowanie interfejsów komunikacji, formatów plików i sposobów komunikacji; MODUŁ RAPORTOWANIE Wymogi funkcjonalne to ustandaryzowana analityka danych i schemat ich przetwarzania. Moduł odpowiedzialny za automatyczne generowanie analiz biznesowych/ raportów wg. określonych algorytmów i zmiennych; MODUŁ ZAMAWIANIA CZĘŚCI Część systemu odpowiedzialna za realizację procesu zamówień drogą elektroniczną, automatyzację rozliczeń oraz obiegu dokumentów finansowych S t r o n a 2
MODUŁ AUTOMATYZACJI KOSZTORYSÓW Wymogi funkcjonalne modułu to automatyzacja procesu wycen napraw poprzez uzgadnianie importowanych danych oraz ich scalanie MODUŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ Funkcjonalność modułu to automatyzacja procesu weryfikacji możliwości obsługi klienta międzynarodowego; MODUŁ SAAS Moduł odpowiedzialny za udostępnianie usługi Electronic Work Flow (przekazywanie elektronicznych dokumentów/zleceń/kosztorysów/czasów technologicznych pomiędzy uczestnikami struktury sieci ) EDI: W ramach projektu nastąpi implementacja technologii elektronicznej wymiany danych. System B2B będzie pracował w systemie EDI lub równoważnym do EDI ( optymalny jeśli chodzi o wymianę danych między krajami jest szablon EDIFACT, który powinien zostać rozważony do zastosowania), którego główną zaletą jest zdolność bardzo wysokiej skalowalności. Zakłada się, że system B2B będzie ośrodkiem zewnętrznym, w którym Wnioskodawca przechowuje dane. System zatem pozwoli na kompilację danych dotyczących m.in.: zamówień, kosztorysów, procedur międzynarodowych ) i zespolenie w jednym ustandaryzowanym formacie. Użytkownicy końcowi ( partnerzy biznesowi ), będą mieli dostęp poprzez internet - back-end/web server. Model ten będzie się opierał się na rozwiązaniu jeden dla wielu polegającym na jednoczesnym dostępie do aplikacji przez wielu klientów i tym samym minimalizującym koszty związane z implementacją, personalizacją i ujednoliceniem oprogramowania. Partner wykorzystujący model przepływu danych tj. dokumentów/zleceń/kosztorysów/czasów technologicznych pomiędzy uczestnikami struktury sieci otrzyma dostęp do funkcjonalności poprzez www. Zasoby będą udostępnione Partnerom systemu i pozwolą na uzyskanie większej ilości zleceń. Dodatkowo dzięki usłudze Electronic Work Flow każdy z partnerów systemu będzie mieć zapewniony dostęp do wiedzy z zakresu procedur i standardów międzynarodowych w zakresie obsługi szkód samochodów. ZAŁOŻENIA ZWIĘKSZENIA EFEKTYWNOŚCI: Zwiększenie efektywności współpracy biznesowej nastąpi dzięki zastosowaniu rozwiązań, które zagwarantują m.in: - skrócenie czasu i zautomatyzowanie generowania zamówień do postaci elektronicznej oraz przepływu informacji o realizowanych zamówieniach - skrócenie czasu i zautomatyzowanie obsługi procesu kosztorysowania napraw i usług blacharsko-lakierniczych - pełne zautomatyzowanie obiegu dokumentów finansowych drogą elektroniczną (wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów) - wyeliminowanie pomyłek w procesie zamawiania części, rozliczania wielkości bonusów, raportowania - skrócenie czasu i zautomatyzowanie generowania oraz przesyłania określonych zaawansowanych analitycznie raportów oraz statystyk - wysoką efektywność poprzez zautomatyzowanie procesu weryfikacji możliwości obsługi klienta międzynarodowego ( tym samym podniesienie poziomu obsługi klienta oraz wzmocnienie wizerunku firmy na rynku międzynarodowym) oraz zacieśnienie współpracy z partnerem zagranicznym ŚRODKI I METODY: Ujednolicenie standardów oraz automatyzacji przygotowania i przesyłania zaawansowanych analitycznie raportów między kooperującymi podmiotami S t r o n a 3
Potrzebą Partnerów w zakresie współpracy z Dynafleet jest zautomatyzowanie procesu raportowania przygotowywania raportów dedykowanych. Aktualnie, raporty, jakie dostarcza DF Partnerom wykonywane są na podstawie kilku zestawień w programach MS Office, gdzie wprowadzane dane są łączone odręcznie. Niespójności i błędne dane w raportach powodują propagację błędów, co z kolei wymusza wielokrotne poprawianie i weryfikowanie sprawozdań. Biorąc pod uwagę zasięg terytorialny oraz zakres przedmiotowy relacji biznesowych opracowywanie złożonych raportów poprzez ręczne kompilowanie wielkiej ilości danych/zmiennych jest bardzo pracochłonnym i nieefektywnym przedsięwzięciem. Istnieje konieczność zautomatyzowania generowania raportów poprzez przetwarzanie, agregację i dystrybucję spójnych danych pochodzących ze zintegrowanego systemu. Wyeliminowanie nieefektywnego procesu obiegu dokumentów finansowych Obecnie procedury związane z obiegiem dokumentów finansowych opierają się głównie o dokumenty papierowe lub format pdf. Brak jednolitego formatu dokumentów elektronicznych oraz brak procesu automatyzacji ich importowania wydłuża czas dokonywania wzajemnych rozliczeń. Powstają też utrudnienia na linii weryfikacji papierowych dokumentów oraz utrudnienia związane z czynnikiem ludzkim. W tym kontekście potrzeba Partnerów to: stosowanie ujednoliconego formatu dokumentów elektronicznych, automatyzacja importu faktur i innych dokumentów finansowych. Automatyzacje interfejsów komunikacji w zakresie zaciągania i przekazywaniu danych w zakresie kosztorysów napraw, składanych / realizowanych zamówień i związanych z nimi rozliczeń. Firmy współpracujące posługują się odrębnymi systemami informatycznymi, niespójnym z oprogramowaniem DF. Dane pozyskiwane przez DF muszą być w sposób zdalny wprowadzone do jego systemu, zweryfikowane nim zostanie udzielona informacja zwrotna. Aby możliwe było automatycznie importowanie tych danych istnieje potrzeba opracowania interfejsów dostosowujących format i zakres do wymagań systemów informatycznych Partnerów. W tym kontekście, w odniesieniu do Partnerów, wskazać można na potrzebę w opracowania interfejsów komunikacji rozumianych jako zestawienie zdecydowanie szybszej elektronicznej komunikacji z Wnioskodawcą. Usprawnienie czasu weryfikacji zdolności obsługi międzynarodowego klienta Głównym mankamentem przebiegu współpracy biznesowej jest brak możliwości zdalnego, zautomatyzowanego uzgadniania katalogów DF w zakresie dostępnych czasów technologicznych, kosztów napraw, zasad rozliczeń napraw z określonymi procedurami i standardami napraw międzynarodowych. Obecnie proces weryfikacji możliwości obsługi klienta odbywa się mało efektywnie, jest rozciągnięty w czasie z uwagi na konieczność ręcznego uzgadniania wyników DF ( średni czas naprawy, czasy technologiczne naprawy konkretnej usterki, koszt auta zastępczego ) z wymaganiami definiowanymi przez klienta. Dla zwiększenia efektywności przebiegu relacji biznesowej w tym zakresie koniecznym jest zautomatyzowanie procedury weryfikacji możliwości obsługi przekazywanego Klienta poprzez zapewnienie sprzęgu komunikacyjnego między systemem Partnera i Wnioskodawcy dzięki któremu możliwe będzie zaciąganie danych z baz danych. ZAKŁADANE PROCESY REALIZOWANE PRZEZ SYSTEM B2B: 1. Proces przesyłania zamówień na części Elektroniczna wymiana danych w zakresie dokumentów i danych dotyczących składania zamówień na części. 2. Proces kosztorysowania naprawy serwisowej oraz blacharsko-lakierniczej Elektroniczna wymiana danych w zakresie dokumentów / danych / informacji związanych z wyceną naprawy serwisowej oraz blacharsko-lakiernicznej S t r o n a 4
3. Proces raportowania Elektroniczna wymiana danych w dokumentów / danych dotyczących dedykowanych raportów / statystyk związanych z przebiegiem oraz kondycją biznesowej współpracy miedzy Partnerami. 4. Proces obiegu dokumentów finansowych Elektroniczna wymiana danych w zakresie kooperującymi w ramach systemu B2B firmami) dokumentów finansowych ( rozliczenia finansowe między 5. Proces przepływu informacji o realizowanych zamówieniach ( wielkość bonusów rozliczenia) Elektroniczna wymiana danych w zakresie dokumentów / danych związanych z przyjętymi i zrealizowanymi przez Partnera zamówieniami a także dokumentów dot. rozliczeń prowizji wynikających ze skali obrotów 6. Proces weryfikacji możliwości obsługi klienta międzynarodowego Elektroniczna wymiana danych w zakresie dokumentów / danych związanych z procesem weryfikacji możliwości obsługi klienta zagranicznego. OBSZAR 3. WDROŻENIE SYSTEMU W ŚRODOWISKU INFORMATYCZNYM Po wyprodukowaniu oprogramowania B2B przeprowadzone zostaną działania mające na celu pełną implementację nabytego oprogramowania w środowisku informatycznym. W ramach prac wdrożeniowych nastąpi: - testowanie funkcjonalności rozwiązania informatycznego, - przeprowadzenie ewentualnej migracji danych - wdrożenie systemy, - stabilizacja systemu. Ostateczna implementacja systemu oraz testy funkcjonowania będą wykonywane w środowisku produkcyjnym. ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE SKUTKÓW WDROŻENIA SYSTEMU Wdrożony system B2B w sposób znaczący ma wpłynąć na wzrost efektywności procesów biznesowych poprzez: skrócenia czasu realizacji procesu składania zamówień na części skrócenie czasu w zakresie rozliczania realizowanych zamówień na części (bonusy za skalę i wielkość obrotu) skrócenie czasu przetwarzania danych minimalizacja czasu poświęcanego na przygotowywanie raportów automatyczne budowanie zestawień na podstawie danych operacyjnych oraz zmniejszenie liczby błędnych raportów wyeliminowanie pomyłek w procesie zamawiania części optymalizacja komunikacji biznesowej ( radykalne skrócenie czasu procesu wymiany danych dzięki wdrożeniu technologii elektronicznej wymiany danych ) optymalizacja czasu przepływu danych związanych z wyceną napraw serwisowych a złożeniem zamówienia na części S t r o n a 5
ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE STOSOWANEJ TECHNOLOGII Rozwiązania informatyczne powinny zostać dobrane tak dobrane, aby cechowała je: możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników duża odporność na błędy możliwość pracy online szybkość działania wysoki poziom bezpieczeństwa skalowalność zapewniająca optymalizację wydajności systemu w warunkach zmiany liczby jego użytkowników ( rozbudowa sieci partnerstwa) Preferowana język skryptowy PHP z zastosowaniem Framework Hohan 2 i Symfony 2 Przyjęte rozwiązania muszą wyeliminować stosowanie tradycyjnych form komunikacji tj. mail, fax, poczta, i zastąpienie ich Elektroniczną Wymianą Danych. WARUNKI REALIZACJI PROJEKTU TERMINY Data rozpoczęcia realizacji: od październik 2014 Data zakończenia realizacji: maksymalnie do 31 maj 2015 UWAGA WARUNKIEM PRZYSTĄPIENIA DO KONKURSU JEST AKCEPTACJA DATY ZAKOŃCZENIA REALIZACJI PROJEKTU. WSKAZANI PARTNERZY Wymagana jest komunikacja z poniższymi Partnerami: Audatex Polska sp. z o.o. ( z siedzibą w Poznaniu Grupa PGD sp. z o.o. sp.k ( z siedzibą w Krakowie) Car Repair Europe BV ( z siedzibą w Holandii miejscowość Hoofddorp ) WYMAGANIA WZGLĘDEM DOSTAWCY, KRYTERIA OCENY OFERT, TERMINY WYMAGANIA WZGLĘDEM DOSTAWCY Udokumentowane doświadczenie w projektowaniu, analizowaniu, wdrażaniu oraz zindywidualizowanej obsłudze systemów dedykowanych dla serwisów z branży blacharskiej oraz lakierniczej z zastosowaniem języka PHP. Umiejętność wypracowywania efektu synergii z rozproszonych systemów, charakterystycznych dla działalności przedsięwzięć z branży blacharsko-lakierniczej w jednej organizm. S t r o n a 6
KRYTERIA OCENY OFERT CENA - 80 pkt Kryterium liczone wg zasady: SYSTEM I DOSTAWCA - 20 pkt Kryterium liczone wg zasady: Własne rozwiązania: maks. 10 pkt Proponowana architektura i EDI : maks. 10 pkt SPOSÓB I DATA ZŁOŻENIA OFERT Oferty zawierające opis Państwa systemu wraz z informacja o założeniach dostosowania do wymaganych kryteriów prosimy składać w terminie do 26 września 2014, poprzez przesłanie oferty pocztą na adres siedziby firmy. Liczy się data stempla pocztowego/data nadania kuriera. Prosimy o podanie terminu ważności Państwa oferty. Prosimy o przesłanie krótkiego opisu Państwa Systemu oraz o złożenie oferty, wg wzoru zał. nr 1. Ewentualne pytania dotyczące zakresu realizacji systemu prosimy kierować do: k.knapik@dynafleet.pl w temacie prosimy o wpisanie B2B Z poważaniem; Mariusz Szałajski Prezes Zarządu S t r o n a 7
ZAŁĄCZNIK nr 1 Tabelka cenowa: Lp. 1 Wyszczególnienie działań USŁUGA DORADCZA W ZAKRESIE ANALIZY WYMOGÓW PLANOWANEGO DO WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA KLASY B2B 2 LICENCJA NA SYSTEM B2B 3 WDROŻENIE SYSTEMU W ŚRODOWISKU INFORMATYCZNYM Informacja o Systemie: Wymagania czasowe poszczególnych działań do 30/11/2014 do 31/05/2015 RAZEM Oferta cenowa [netto w pln] Czy Państwa system jest autorskim rozwiązaniem, czy też bazuje na innych aplikacjach? Czy architektura system pozwala na podłączanie wskazanych Partnerów, jak również innych? Czy system wykorzystuje EDI lub standard równoważny do EDI? OFERTA WAŻNA DO: Podpis; S t r o n a 8