ZAPYTANIE OFERTOWE. nr 1/UE/2013. z dnia r.

Transkrypt

1 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/UE/2013 z dnia r. w związku z realizacją projektu pn. Wdrożenie innowacyjnego systemu B2B w firmie IT GRUPA Sp. z o.o. w celu automatyzacji współpracy z partnerami. realizowanego przez: IT GRUPA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w ramach Działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ogłasza się nabór ofert na: realizację zadań wchodzących w skład projektu, obejmujących usługi eksperckie i programistyczne, zakup wartości niematerialnych i prawnych, zakup szkolenia zgodnie z załączoną specyfikacją wyszczególniającą poszczególne elementy stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zapytania 1. Zamawiający IT GRUPA Sp. z o.o. ul. Stanisława Matyi Poznań 2. Sposób uzyskania szczegółowych informacji dot. zamówienia Osoba do kontaktu: Paweł Majewski tel.: pawel.majewski@itgrupa.pl adres: ul. Stanisława Matyi 1; Poznań 3. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem projektu jest stworzenie innowacyjnego systemu B2B, który będzie miał na celu automatyzację wymiany informacji handlowych i automatyzację procesów biznesowych realizowanych pomiędzy Zamawiającym, a podmiotami współpracującymi dostawcami i odbiorcą. Dzięki nowemu

2 systemowi B2B wszystkie zachodzące między firmami procesy będą maksymalnie uproszczone i zautomatyzowane. Projekt stanowi odpowiedź na płynące z rynku potrzeby oferowania usług wysokiej jakości, przy świadczeniu których, do minimum sprowadzone zostało ryzyko zaistnienia ludzkiego błędu. Bezpośrednim efektem wdrażanego systemu B2B, będzie osiągnięcie maksymalnego skrócenia czasu realizacji zamówienia dla odbiorcy ostatecznego Zamawiającego. System B2B opiera się na wdrożeniu rozwiązań informatycznych mających na celu automatyzację następujących procesów biznesowych występujących pomiędzy partnerami projektu: 1. Proces ofertowania 2. Proces realizacji zamówienia 3. Proces sprzedaży/reklamacji 4. Proces monitorowania stanu należności/rozliczeń 5. Proces magazynowo logistyczny 6. Proces raportowania. Projekt zakłada wdrożenie w pełni zintegrowanego rozwiązania, opartego o koncepcję SOA Services Oriented Architecture, czyli powiązanie procesów i strategii biznesowych organizacji, z zasobami informatycznymi umożliwiającymi swobodny przepływ danych pomiędzy elementami składowymi systemu. Dzięki wprowadzeniu zaplanowanych w ramach projektu rozwiązań, Wnioskodawca będzie miał możliwość pozyskania najnowocześniejszych technologii, przydatnych przy kooperacji współpracujących firm skoncentrowanych na realizowaniu konkretnych, wspólnych zadań. W rezultacie projekt będzie miał niezaprzeczalny wpływ na pozyskanie przez firmę IT Grupa Sp. z o.o. przewagi konkurencyjnej i obniżenie cen. Pozwoli na redukcję kosztów operacyjnych, poprzez zarządzanie gospodarką magazynową Just-In-Time, dzięki czemu minimalizuje się przestrzeń i koszty magazynowania, wzrośnie wydajność (obsługa większej ilości zamówień), jakość obsługi (terminowość, dostępność towarów), nastąpi skrócenie i wzrośnie kontrola drogi realizacji zamówień oraz elektroniczna wymiana dokumentacji. Realizacja projektu umożliwi wdrożenie do użytkowania innowacyjnego systemu pozwalającego zintegrować procesy biznesowe jakie realizowane są obecnie z partnerami Zamawiającego. Nastąpi automatyzacja procesów na poziomie wymiany dokumentów magazynowych, zamówień obcych wpływających bezpośrednio do systemu dostawcy, wspólnej kartoteki towarowej i systemu analiz oraz raportowania. Istotą projektu jest więc stworzenie i wdrożenie w pełni zintegrowanego systemu B2B z możliwością elektronicznej wymiany danych pomiędzy Zamawiającym, a jego partnerami. Na całość projektu składać się będzie sprzęt komputerowy, licencje, zapewnienie odpowiedniej infrastruktury sieciowej oraz dostarczenie i wdrożenie odpowiedniego oprogramowania. W ramach integracji systemów informatycznych nastąpi implementacja Elektronicznej Wymiany Danych w standardzie EDI i wdrożenie zaawansowanego podpisu elektronicznego w relacji z wszystkimi partnerami Zamawiającego. Projekt polega na implementacji rozwiązania Elektronicznej Wymiany Danych EDI (Electronic Data Interchange) w oparciu o rozwiązanie stworzone w ramach systemu B2B. Standardem EDI będzie

3 EDIFACT, który jest zalecany przez ONZ oraz przyjęty jako norma ISO Standard EDIFACT określa zdefiniowane komunikaty, które umożliwiają wymianę danych pomiędzy różnymi firmami w ramach różnych krajów, a także określa wymogi dotyczące zawartości dokumentu. EDI zagwarantuje Zamawiającemu i jego partnerom integralność wymienianych dokumentów niezależnie od wewnętrznych systemów współpracujących przedsiębiorstw, które wysyłają i odbierają dane. System wewnętrzny Zamawiającego wymaga używania ustandaryzowanego, uznanego formatu dokumentów do wymiany ze swoimi partnerami ze względu na automatyzację procesów biznesowych ich łączących. Elektroniczna Wymiana Danych w standardzie EDIFACT stosowana będzie w ramach współpracy biznesowej Zamawiającego ze wszystkimi wskazanymi we wniosku partnerami. Planowany do wdrożenia system B2B ma na celu przede wszystkim umożliwienie automatycznej wymiany informacji pomiędzy systemami informatycznymi firm współpracujących z IT Grupa Sp. z o.o. W ramach realizacji tego celu konieczne jest wdrożenie zintegrowanego systemu pozwalającego na automatyczne pobieranie i przygotowywanie danych niezbędnych do wymiany informacji. Dane te pobierane będą w ramach realizowanych procesów biznesowych występujących w firmie. Firma IT Grupa Sp. z o.o. jest firma handlową, której główną działalnością jest handel hurtowy i detaliczny sprzętem komputerowym. W ramach planowanego projektu nastąpić ma wdrożenie systemu B2B, który w pełni zastąpi obecnie stosowane przestarzałe systemy. Wśród partnerów wymienionych w projekcie Zamawiający wyróżnił nie tylko dostawców towarów, ale również odbiorców. Opisana w ramach projektu współpraca z partnerami odbywać się będzie na wielu płaszczyznach, a zebranie, przygotowanie i opracowanie niezbędnych danych, które mają być objęte elektroniczną wymianą danych wymusza objęcie projektem prawie wszystkich występujących w firmie procesów biznesowych. Wdrażany system musi objąć swoim zasięgiem procesy począwszy od tych dotyczących zamówień i zakupów, poprzez wszystkie procesy logistyczne: magazynowe, transportowe, dotyczące zatowarowania itp., kończąc na procesach sprzedażowych dotyczących wszystkich stosowanych kanałów dystrybucji: sprzedaży detalicznej, hurtowej, mobilnej, targowej itp. Do tego dochodzą procesy ściśle powiązane takie jak procesy z obszaru finansów i księgowości czy wspomagające: obieg dokumentów, zarządzanie relacjami z klientem itp. Realizacja projektu ma charakter złożony, wybrany w ramach postępowania Zamawiający zobowiązany będzie dostarczyć i wykonać następujące elementy projektu: A) Zakup usług eksperckich: Analiza i Re-inżynieria. Opracowanie koncepcji rozwiązania informatycznego systemu B2B - 1 szt. Opracowana koncepcja zawierać będzie szczegółowy opis realizacji przebiegu wdrożenia. Analiza stanu obecnego dotyczącego procesów biznesowych przeznaczonych do objęcia integracją. Przeprowadzenie analizy wymagań systemowych - 1 szt. Przygotowanie do sesji analitycznych wraz z wstępnym modelowaniem. Budowa modelu kontekstowego i podprocesów - 1 szt. Przeprowadzenie sesji modelowania. Budowa diagramów procesów elementarnych 1 szt. Model funkcjonalny planowanego do wdrożenia systemu B2B. Przygotowanie środowiska testowego - 1 szt. Przygotowanie wdrożenia wraz z przygotowaniem do sesji analitycznych - 1 szt.

4 Stworzenie modelu funkcjonalnego planowanego do wdrożenia systemu B2B opartego na wymaganiach systemowych wraz z definicją uprawnień 1 szt. B) Zakup wartości niematerialnych i prawnych Zakup oprogramowania systemu B2B w formie licencji stanowiskowych (15 licencji oprogramowania dla pracowników oraz nowo zatrudnionych pracowników), które będą stanowiły podstawę dla modułów B2B szt. Zakup licencji dostępowych do serwera wirtualnego na serwerze aplikacyjnym - 1 szt. Zakup licencji dostępowych do serwera wirtualnego na serwerze bazodanowym - 1 szt. Zakup licencji dostępowych do serwera wirtualnego, na serwerze testowym - 1 szt. Stworzenie modułu do przetwarzani a danych na potrzeby wdrażanego systemu B2B - zakup licencji - 1szt. Stworzenie modułu ofertowania do specyfiki planowanego systemu B2B zakup licencji - 1 szt. Stworzenie modułu zamówień do specyfiki planowanego systemu B2B - zakup licencji (1 szt.). Stworzenie modułu sprzedaży/reklamacji do specyfiki planowanego systemu B2B - zakup licencji (1 szt.). Stworzenie modułu monitorowania stanu należności/rozliczeń do specyfiki planowanego systemu B2B - zakup licencji (1 szt.). Stworzenie modułu magazynowo-logistycznego do specyfiki planowanego systemu B2B - zakup licencji (1 szt.). Stworzenie modułu raportowania do specyfiki planowanego systemu B2B - zakup licencji (1 szt.). Stworzenie modułu podpisu elektronicznego - zakup licencji (1 szt.). Stworzenie modułu do obsługi elektronicznej wymiany danych EDI - zakup licencji (1 szt.). C) Zakup usług programistycznych Prace programistyczne. Dostosowanie modułu ofertowania do specyfiki planowanego systemu B2B (1 szt.) Zebranie wymagań systemowych. Zebranie i analiza wykorzystywanych w procesie ofertowania danych. Utworzenie ram rozwiązania informatycznego. Parametryzacja. Prace programistyczne. Dostosowanie modułu ofertowania do specyfiki planowanego systemu B2B (1 szt.). Budowa zasilania baz danych. Prace programistyczne. Implementacja/wdrożenie modułu ofertowania (1 szt.). Prace programistyczne. Dostosowanie modułu zamówień do specyfiki planowanego systemu B2B (1 szt.). Budowa zasilania baz danych. Prace programistyczne. Dostosowanie modułu zamówień do specyfiki planowanego systemu B2B (1 szt.) Zebranie wymagań systemowych. Zebranie i analiza wykorzystywanych w procesie ofertowania danych. Utworzenie ram rozwiązania informatycznego. Parametryzacja. Prace programistyczne. Implementacja/wdrożenie modułu zamówień (1 szt.). Dostosowanie modułu sprzedaży/reklamacji do specyfiki planowanego systemu B2B (1 `szt.) Zebranie wymagań systemowych. Zebranie i analiza wykorzystywanych w

5 procesie ofertowania danych. Utworzenie ram rozwiązania informatycznego. Parametryzacja. Prace programistyczne. Dostosowanie modułu sprzedaży/reklamacji do specyfiki planowanego systemub2b (1 szt.). Budowa zasilania baz danych. Prace programistyczne. Implementacja/wdrożenie modułu sprzedaży/reklamacji (1 szt.). Prace programistyczne. Dostosowanie modułu monitorowania stanu należności/rozliczeń do specyfiki planowanego systemu B2B (1 szt.) Zebranie wymagań systemowych. Analiza wykorzystywanych w procesie ofertowania danych. Utworzenie ram rozwiązania informatycznego. Parametryzacja. Prace programistyczne. Rozbudowa i dostosowanie modułu monitorowania stanu należności/rozliczeń do specyfiki planowanego systemu B2B (1 szt.). Budowa zasilania baz danych. Prace programistyczne. Implementacja/wdrożenie modułu monitorowania stanu należności/rozliczeń (1 szt.) Prace programistyczne. Konfiguracja i dostosowanie modułu do przetwarzania danych na potrzeby wdrażanego systemu B2B. Prace programistyczne. Dostosowanie modułu magazynowo-logistycznego do specyfiki planowanego systemu B2B (1 szt.) Zebranie wymagań systemowych. Analiza wykorzystywanych w procesie ofertowania danych. Utworzenie ram rozwiązania informatycznego. Parametryzacja. Prace programistyczne. Rozbudowa i dostosowanie modułu magazynowo-logistycznego do specyfiki planowanego systemu B2B (1 szt.). Budowa zasilania baz danych. Prace programistyczne. Implementacja/wdrożenie modułu magazynowo- logistycznego (1 szt.). Prace programistyczne. Dostosowanie modułu raportowania do specyfiki planowanego systemu B2B (1 szt.) Zebranie wymagań systemowych. Zebranie i analiza wykorzystywanych w procesie ofertowania danych. Utworzenie ram rozwiązania informatycznego. Parametryzacja. Prace programistyczne. Rozbudowa i dostosowanie modułu raportowania do specyfiki planowanego systemu B2B (1 szt.). Prace programistyczne. Implementacja/wdrożenie modułu raportowania (1 szt.). Prace programistyczne. Integracja wszystkich elementów planowanego do wdrożenia systemu B2B (1 szt.) Monitoring Re-inżynierii systemu. Weryfikacja koncepcji rozwiązania informatycznego systemu B2B - 1 szt. Prace programistyczne. Testy akceptacyjne systemu B2B 1 szt. Konfiguracja systemu jest niezbędna w celu ustawienia wszystkich niezbędnych parametrów i widoków we wszystkich modułach oprogramowania. W ramach tego kosztu zostaną przeprowadzone testy akceptacyjne. Prace programistyczne. Test systemu w warunkach pracy na rzeczywistych danych 1 szt. Prace programistyczne. Konfiguracja systemu B2B 1 szt. (zakup usługi wdrożeniowej). D) Szkolenia specjalistyczne Szkolenia specjalistyczne pracowników Wnioskodawcy z użytkowania systemu B2B będącego przedmiotem projektu (1 szt.)

6 Warunki szczególne zamówienia Technologie informatyczne 1. Wdrożenie systemu w technologii B2B spowoduje wdrożenie do przedsiębiorstwa automatyzacji wszystkich kluczowych procesów biznesowych zachodzących pomiędzy Zamawiającym a jego Partnerami. Innowacyjnością w tym przypadku będzie zastąpienie tradycyjnego obiegu dokumentacji (który teraz odbywa się w formie papierowej) systemem elektronicznego obiegu dokumentów co bezpośrednio wyeliminuje konieczność ręcznego przenoszenia i dostarczania dokumentów. Zagwarantowana automatyzacja wymiany dokumentów pomiędzy partnerami oraz w obrębie samego przedsiębiorstwa Zamawiającego w procesie realizacji zamówień. Idea wdrażanych systemów została zaprojektowana pod kątem pełnej integracji z systemami partnerów Zamawiającego, co w przypadku prowadzonej przez niego działalności jest nową jakością wprowadzoną w firmie, zmierzającą do poprawy efektywności wszystkich procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Możliwość wymiany danych on-line (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu) przyczyni się do lepszej efektywności przy realizacji zamówień i poprawy jakości usług. Ponadto warto zaznaczyć, iż system został tak zaprojektowany, aby możliwe było jego dalsze rozwijanie i udoskonalenie między innymi w postaci możliwości przyłączania oraz dodawania do systemu kolejnych partnerów. 2. System będzie zawierał w sobie innowacyjne rozwiązania w zakresie w pełni zautomatyzowanego generowania oferty handlowej. W zależności od przyjętych zmiennych, czynników takich jak rozmieszczenie terytorialne, koszt realizacji zamówienia, wyniki finansowe, status partnera, rodzaj produktów, itp. system generuje ofertę uwzględniającą wprowadzone dane. W trakcie tego procesu wykorzystywany będzie inteligentny mechanizm decydujący o wyborze dostawcy danego zamówienia, które będzie najkorzystniejsze pod względem ekonomicznym, logistycznym oraz organizacyjnym dla Zamawiającego oraz w końcowym rozrachunku dla klienta docelowego. 3. W ramach obszaru fakturowania i księgowania dokumentów zastosowana zostanie pełna automatyzacja tego procesu. System będzie miał możliwość generowania faktur za zamówienia oraz również będzie można generować faktury kosztowe w imieniu partnerów Zamawiającego. Takie rozwiązanie techniczne umożliwiać będzie bieżącą analizę wyników finansowych zarówno Zamawiającego, partnerów jak i poszczególnych klientów, co znacząco ułatwi współpracę pomiędzy tymi podmiotami. Wgląd do faktur oraz możliwość śledzenia kosztów i przychodów będzie dostępne on-line, dzięki czemu w dowolnym momencie będzie można uzyskać niezbędne dokumenty księgowe wraz z pełnymi raportami na ten temat. 4. W ramach systemu zostanie wdrożony moduł oprogramowania, który będzie odpowiadać za innowacyjne mechanizmy i algorytmy umożliwiające zarządzanie polityką cenową.

7 Dzięki bezpośredniemu dostępowi do baz produktów wszystkich partnerów Zamawiającego oraz wszystkich innych informacji związanych ze zmianami cen, rabatów oraz zniżek Wnioskodawca będzie mógł racjonalniej i dokładniej opracowywać cenniki za poszczególne produkty uwzględniając wszystkie czynniki mające wpływ na cenę (dostępność u partnerów, sezonowe zmiany cen, wzrosty popytu, itp.) Rozwiązanie to przyczyni się do wzrostu sprzedaży oraz optymalizacji oferowanych marż przy zakupie większej ilości produktów. Opisywany moduł zawierać również będzie w sobie program, który odpowiedzialny będzie za gospodarkę magazynową. Aplikacja będzie miała możliwość wglądu do stanów magazynowych partnerów i Zamawiającego i na tej podstawie szacowane będą możliwości dyslokacji, przemieszczenia, dostawy oraz warunków magazynowania produktów. Rozwiązanie to pozwoli lepiej planować zamówienia dostosowując proces zamawiania i sprowadzania produktów do aktualnych potrzeb co również przełoży się na wyeliminowanie niepotrzebnych kosztów związanych z magazynowaniem produktów, na które jest aktualnie mniejszy popyt. 5. W systemie zaimplementowane zostaną moduły oprogramowania, które umożliwiać będą sporządzanie oraz generowanie szczegółowych raportów dotyczących każdego elementu będącego przedmiotem wymiany handlowej (dane finansowe, dane działowe, globalne). Moduł będzie pozwalał na dowolne programowanie raportów w zależności od tego, jakie dane aktualne będą potrzebne dla Zamawiającego i jego partnerów. Moduł będzie połączony również z systemami partnerów, co umożliwi tworzenie raportów uwzględniających dane posiadane przez wszystkich partnerów Zamawiającego. 6. W ramach systemu B2B Zamawiającego nastąpi wdrożenie tzw. podpisu elektronicznego. Jest to podpis, w którym dane w postaci elektronicznej wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny (elektroniczne potwierdzenie ważności dokumentu). Wdrożenie tego rozwiązania znacznie uprości obieg dokumentów z dostawcami, co przełoży się na oszczędność czasu i znaczącą redukcję zużycia papieru oraz energii. W ramach projektu Zamawiający sugeruje wykorzystanie najnowszych technologii informatycznych w zakresie programowania. System B2B dostępny będzie dla dedykowanej grupy podmiotów (Zamawiający i jego partnerzy) Warstwa logiczna będzie zaprojektowana w języku PHP v.5, obecnie najbardziej rozwijanym języku programowania aplikacji webowych. Jest to bardzo istotne ze względu na wsparcie, jakie daje rozbudowana społeczność programistów oraz dynamiczny rozwój samego języka. Integratory danych zostaną stworzone w języku C# w środowisku Visual Studio 2008 firmy Microsoft. Mechanizm integracji będzie polegał na przesyłaniu plików XML, CSV przy bezpośrednim wpięciu aplikacji w bazę danych. Na styku bazy danych a systemu zostanie zainstalowane autorskie narzędzie służące do integracji danych. Jego głównym

8 zadaniem będzie dbanie o spójność przesyłanych danych i zachowanie standardów EDI tworzonych plików XML. Mechanizm Elektronicznej Wymiany Dokumentów (EDI) w projektowanym systemie wewnętrznym zostanie wykorzystany przy generowaniu faktur dla klientów/partnerów. Faktury, oprócz standardowego podglądu i formatu PDF do druku, będą dostępne także w formacie EDI dla partnerów Zamawiającego z poziomu systemu B2B. W celu realizacji umów pomiędzy partnerami zostanie wdrożony zaawansowany kwalifikowany podpis elektroniczny. Termin wykonania zamówienia: nie później niż do dnia r. 4. Kryteria oceny ofert LP KRYTERIUM MAKSYMALNA LICZBA PUNKTÓW 1. CENA 100 pkt RAZEM 100 pkt Sposób dokonywania oceny: OFERTA NAJKORZYSTNIEJSZA POD WZGLĘDEM ŁĄCZNEJ CENY NETTO: uznaje się, że kryterium jest spełnione w 100% i przyznaje się 100 pkt KOLEJNE OFERTY OCENIONE POD WZGLĘDEM ŁĄCZNEJ CENY NETTO: Druga w kolejności pod względem najniższej łącznej ceny netto: uznaje się, że kryterium jest spełnione w 99% i przyznaje się 99 pkt Trzecia w kolejności pod względem najniższej łącznej ceny netto: uznaje się, że kryterium jest spełnione w 98% i przyznaje się 98 pkt. Każda kolejna oferta z uszeregowanych pod względem najniższej łącznej ceny netto: uznaje się, że kryterium jest spełnione w odpowiednim % i tym samym przyznaje się adekwatną liczbę punktów, zgodnie z powyżej przedstawionym schematem. 5. Miejsce i termin składania ofert Siedziba firmy: IT GRUPA Sp. z o.o. ul. Stanisława Matyi Poznań

9 Oferty zgodne ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania w formie pisemnej należy składać osobiście lub drogą pocztową w terminie 14 dni kalendarzowych od daty ukazania się niniejszego ogłoszenia. 6. Pozostałe informacje Wybór dostawców nastąpi w oparciu o najbardziej korzystne ekonomicznie oferty, z zachowaniem zasad jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Zamawiający zastrzega możliwość składania ofert jedynie obejmujących pełen zakres przedstawiony w zapytaniu ofertowym.