dyskryminacji w zatrudnieniu

11 przykładów Jakie obowiązki Zakaz ma płatnik dyskryminacji składek w zatrudnieniu po ustaniu przydatna strategia, stosunku pracy? orzecznictwo sądów pracy 1

Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy Ubezpieczenia społeczne dla specjalistów WYJĄTKOWEEBOOKIZADARMODLACIEBIE Zajmujesz się ubezpieczeniami społecznymi? Pobierz darmowe ebooki. Jeśli: zajmujeszsięubezpieczeniamispołecznymi, chceszwiedziećozmianachwprzepisachiskutkachtychzmian wpraktyce KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki! 2

11 przykładów Jakie obowiązki ma płatnik składek po ustaniu stosunku pracy? Po ustaniu stosunku pracy pracodawca jako płatnik składek musi wyrejestrować byłego pracownika ze wszystkich ubezpieczeń. Trzeba tu koniecznie pamiętać o terminach i kodach wyrejestrowania. Oprócz tego na płatniku składek spoczywa jeszcze wiele innych obowiązków, m.in. wyrejestrowanie zgłoszonego do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, ewentualna korekta wyrejestrowania, rozliczenie składek w przypadku wypłat po ustaniu stosunku pracy i wykazanie ich w dokumentach rozliczeniowych. W jakich terminach należy wyrejestrować byłego pracownika? 4 W jaki sposób przygotowujemy ZUS ZWUA? 4 Kiedy przekazujemy ZUS ZCNA? 5 Jakie obowiązki ma płatnik składek, w przypadku gdy pracownik porzucił pracę? 6 Jak przygotować korektę wyrejestrowania? 7 Jakie obowiązki ma pracodawca, jeżeli pracownik przechodzi na emeryturę lub rentę? 9 Jakie obowiązki ma pracodawca w przypadku emerytury pomostowej? 10 Jak wykazać w dokumentach rozliczeniowych wypłaty dokonane po ustaniu stosunku pracy? 11 3

Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy W jakich terminach należy wyrejestrować byłego pracownika? Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń, podlega wyrejestrowaniu z nich. Pracownicy objęci są obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi (emerytalnym, rentowym, wypadkowym i chorobowym) oraz ubezpieczeniem zdrowotnym od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. Rozwiązanie umowy o pracę, bez względu na przyczynę i tryb, skutkuje koniecznością wyrejestrowania byłego już pracownika z poszczególnych ubezpieczeń. Na wykonanie tej czynności pracodawca będący płatnikiem składek najczęściej ma 7 dni od daty ustania stosunku pracy (art. 36 ust. 11 ustawy systemowej). W przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej termin ten jest dłuższy i wynosi 30 dni również liczonych od daty ustania stosunku pracy (art. 36 ust. 12 ustawy systemowej). Z jakim kodem wyrejestrowujemy pracowników? Byłego pracownika wyrejestrowujemy z ubezpieczeń z jednym z następujących kodów przyczyny wyrejestrowania ubezpieczonego: 100 ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia, 500 zgon osoby ubezpieczonej, 600 inna przyczyna wyrejestrowania, 800 wyrejestrowanie pracownika w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy. W jaki sposób przygotowujemy ZUS ZWUA? Aby poinformować ZUS o ustaniu stosunku pracy, a tym samym ustaniu ubezpieczeń pracowniczych, wypełniamy i przekazujemy do ZUS ZWUA Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Zakres informacji wykazywanych w druku ZUS ZWUA jest następujący: w bloku pierwszym podajemy informacje o tym, czy jest to pierwszorazowe wyrejestrowanie z ubezpieczeń, czy też zgłoszenie korekty danych podanych we wcześniej złożonym druku ZUS ZWUA, 4

11 przykładów w bloku drugim podajemy dane identyfikacyjne płatnika składek, tj.: NIP, numer REGON lub ewentualnie numer PESEL albo serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, nazwę skróconą, nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia, w bloku trzecim podajemy dane identyfikacyjne osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń, tj.: numer PESEL lub ewentualnie serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, pierwsze imię i datę urodzenia, w bloku czwartym podajemy kod tytułu ubezpieczenia, datę wyrejestrowania z ubezpieczeń (jest nią następny dzień po ustaniu tytułu do ubezpieczeń) oraz kod przyczyny wyrejestrowania, w blokach piątym i szóstym podajemy datę wypełnienia druku oraz złożenia podpisów przez płatnika składek i osobę wyrejestrowywaną z ubezpieczeń. Przykład 1. Przekazanie ZUS ZWUA po ustaniu stosunku pracy Z dniem 31 marca 2017 r. w związku z upływem okresu wypowiedzenia ustał stosunek pracy pana Michała Jaworskiego. W ciągu 7 dni pracodawca powinien przekazać do ZUS druk ZUS ZWUA wypełniony w następujący sposób: w bloku I należało zaznaczyć znakiem X pole 01 oznaczające wyrejestrowanie z ubezpieczeń, w blokach II oraz III powinny być wpisane dane identyfikacyjne, z jakimi nastąpiło zgłoszenie płatnika składek oraz ubezpieczonego, w bloku IV polu 01 powinien być podany kod tytułu ubezpieczenia zaczynający się od cyfr 01 10, w polu 02 wpisana data 01.04.2017, jako dzień wyrejestrowania z ubezpieczeń, a w polu 03 cyfra 100, jako kod przyczyny wyrejestrowania, w bloku V w polu 01 powinna być wpisana data wypełnienia dokumentu. Kiedy przekazujemy ZUS ZCNA? Przypomnijmy, że osobę, w stosunku do której wygasł tytuł do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym, musimy wyrejestrować z tego ubezpieczenia wraz ze zgłoszonymi przez siebie członkami rodziny. Aby 5

Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy wyrejestrować członka rodziny, wypełniamy ZUS ZCNA Zgłoszenie danych o członkach rodziny do celów ubezpieczenia zdrowotnego. W polu 01 bloku IV.A musimy wpisać cyfrę 2. Kod ten oznacza wyrejestrowanie członka rodziny. Jako datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny (pole 02 w bloku IV.A.) podajemy datę, z jaką wyrejestrowaliśmy pracownika zgłaszającego daną osobę. Na złożenie druku ZUS ZCNA, podobnie jak w przypadku wyrejestrowania pracownika, mamy 7 dni, a w przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej 30 dni od ustania stosunku pracy osoby, która dokonała zgłoszenia członka swojej rodziny (art. 74 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Przykład 2. W jaki sposób wyrejestrować członka rodziny? Pan Michał Jaworski z przykładu 1 zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego swoją małoletnią córkę. W takim przypadku pracodawca wraz z drukiem ZUS ZWUA powinien złożyć dokument ZUS ZCNA, w którym w bloku II oraz bloku III poda dane identyfikacyjne swoje, jako płatnika składek, oraz pana Michała jako osoby ubezpieczonej. Muszą być one zgodne z danymi podanymi w zgłoszeniu płatnika składek oraz ubezpieczonego. W bloku IV.A. w polu 01 powinna być wpisana cyfra 2, w polu 02 data 01.04.2015, a w następnych polach dane, z którymi córka była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego. W bloku VI należało wpisać datę wypełnienia druku. Jakie obowiązki ma płatnik składek, w przypadku gdy pracownik porzucił pracę? Zdarza się czasami, że z pracownikiem, którego płatnik wyrejestrowuje z ubezpieczeń, nie ma żadnego kontaktu. Najczęściej będzie tak w przypadku porzucenia pracy przez zwalnianego. Pracodawcy mają wątpliwości, jak postąpić z drukiem ZUS ZWUA. Wynikają one z tego, że na formularzu jest pozycja dotycząca oświadczenia osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń, pod którą powinien znaleźć się jej podpis. ZUS wyjaśnia, że w sytuacji, gdy płatnik nie ma możliwości uzyskania podpisu osoby 6

11 przykładów wyrejestrowywanej z ubezpieczeń, np. ze względu na brak z nią kontaktu, druk ZUS ZWUA można złożyć bez podpisu. Jak przygotować korektę wyrejestrowania? Płatnik składek, który popełnił błąd w druku wyrejestrowującym z ubezpieczeń pracownika (ZUS ZWUA) lub wyrejestrowującym członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS ZCNA), musi go skorygować. Na złożenie korekty mamy 7 dni od zauważenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania z ZUS zawiadomienia o ich stwierdzeniu przez ten organ (art. 36 ust. 13 ustawy systemowej oraz art. 74 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Trzeba tu pamiętać o kilku ważnych zasadach: 1. Jeżeli błąd w ZUS ZWUA dotyczy danych identyfikacyjnych płatnika składek, danych identyfikacyjnych osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń albo kodu tytułu ubezpieczenia składamy poprawnie wypełniony formularz. 2. Jeżeli błąd w ZUS ZWUA dotyczy daty wyrejestrowania z ubezpieczeń lub kodu przyczyny wyrejestrowania składamy druk ZUS ZWUA w trybie korekty (pole 02 w bloku I zaznaczone znakiem X), w którym podane zostaną prawidłowe dane. 3. Jeżeli błąd w ZUS ZCNA dotyczy danych identyfikacyjnych płatnika składek lub danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej składamy ponownie poprawnie wypełniony formularz. 4. Jeżeli błąd w ZUS ZCNA dotyczy danych o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego wyrejestrowujemy członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego z dotychczasowymi danymi (w polu 01 bloku IV.A. powinna być wpisana cyfra 2), a następnie ponownie go zgłaszamy, ale już z prawidłowymi danymi (cyfra 1 w polu 01 bloku V.A.). Przykład 3. Jak skorygować nieprawidłową datę wyrejestrowania? Pracodawca zauważył, że w druku ZUS ZWUA podał nieprawidłową datę wyrejestrowania pracownika zamiast 01.02.2017 podał 01.03.2017. W ciągu 7 dni od zauważenia błędu powinien złożyć w ZUS druk ZUS ZWUA wypełniony w następujący sposób: znakiem X powinno być zaznaczone pole 02 w bloku I, 7

Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy blok II i III powinny być wypełnione tak samo jak w pierwotnie składanym wyrejestrowaniu, w polu 02 bloku IV powinna być podana prawidłowa data wyrejestrowania z ubezpieczeń, tj. 01.02.2017, a pola 01 i 03 należy wypełnić identycznie jak w korygowanym formularzu. Czy nadal wystawiane jest zaświadczenie ZUS Rp-7? Pracownicy odchodzący z firmy często zwracają się o wystawienie druku ZUS Rp-7. Jeżeli pracownik wystąpi z takim wnioskiem, pracodawca nie może odmówić przygotowania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, nawet za okresy bieżące, mimo że stosowne informacje powinny się już znajdować na indywidualnych kontach ubezpieczonego prowadzonych przez ZUS. Obowiązek taki wynika wprost z art. 125a ust. 3 ustawy emerytalnej. Przykład 4. Obowiązek wystawienia Rp-7 za okres sprzed 1999 roku Pracownik, którego stosunek pracy ustał z dniem 31 marca 2017 r., wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o wystawienie zaświadczenia ZUS Rp-7 za pełne lata kalendarzowe przepracowane w firmie, tj. za lata 2010 2016. Pracodawca odmówił wystawienia druku, twierdząc, że nie ma takiego obowiązku, ponieważ informacje o składkach od roku 1999 znajdują się na kontach osób ubezpieczonych prowadzonych przez ZUS. Postępowanie to jest niezgodne z prawem. Artykuł 125a ust. 3 ustawy emerytalnej, wprowadzający obowiązek wystawiania przez płatników wspomnianych zaświadczeń, nie mówi bowiem nic o tym, że obowiązek ten obejmuje tylko lata sprzed 1999 roku. Warto zauważyć, że obecnie nie obowiązuje jednolity wzór zaświadczenia. Pracodawcy mogą więc opracować własny wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. W praktyce jednak nadal najczęściej wykorzystywany jest druk ZUS Rp-7. Wystawiając zaświadczenie ZUS Rp-7 dla byłego pracownika, pracodawca może też być zobligowany do przygotowania dodatkowego lub dodatkowych załączników. Stanie się tak, jeżeli: 8

11 przykładów po 14 listopada 1991 r. danej osobie wielokrotnie wypłacane były zasiłki chorobowe lub opiekuńcze, po 28 lutego 1995 r. pracownikowi wielokrotnie wypłacane było wynagrodzenie chorobowe, pracownik wielokrotnie przebywał na urlopach bezpłatnych i okresów tych z uwagi na brak miejsca pracodawca nie będzie mógł wyszczególnić bezpośrednio na druku ZUS Rp-7. Załączniki opracowujemy we własnym zakresie. Ważne jest, aby oprócz wykazu wspomnianych okresów znalazły się w nich nasze dane jako pracodawcy, dane osobowe pracownika oraz numer identyfikacyjny, z którym był zgłoszony do ubezpieczeń, a także podpisy osób, które parafowały zaświadczenie ZUS Rp-7. Informację o dołączeniu załącznika umieszczamy w pkt 6 zaświadczenia. Jakie obowiązki ma pracodawca, jeżeli pracownik przechodzi na emeryturę lub rentę? Ustanie stosunku pracy może mieć związek z przejściem pracownika na emeryturę lub rentę. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek przygotowania określonych dokumentów uzależnionych od rodzaju świadczenia, o jakie występuje pracownik. Oprócz wspomnianego już zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu najczęściej wystawianym formularzem jest druk ZUS N-10 Wywiad zawodowy, który dołączany jest do wniosków o świadczenia mające związek z niezdolnością do pracy. Jest to forma ankiety, w której pracodawca określa kwalifikacje zawodowe pracownika, rodzaj ostatnio wykonywanej przez niego pracy, ogólną charakterystykę pracy na zajmowanym ostatnio stanowisku, warunki pracy oraz podaje datę badania wstępnego i ostatniego badania okresowego, a także okres jego ważności. Warto też pamiętać, że na wniosek lub za zgodą pracownika pracodawcy generalnie mają obowiązek przygotowania wniosku o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia ich w organie rentowym. Obowiązek ten nie dotyczy pracodawców będących osobami fizycznymi niemającymi uprawnień do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (art. 125 ustawy emerytalnej). 9

Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy Obowiązek ten nie obejmuje również wniosków o przyznanie emerytury na nowych zasadach składanych przez osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r., poza emeryturami, o których jest mowa w art. 46 47, 50, 50a, 50e ustawy emerytalnej (emerytury wcześniejsze, emerytury górnicze, kolejowe oraz z tytułu pracy szczególnej przyznawane według dotychczasowych zasad). Tego rodzaju wnioski powinny być składane przez osoby zainteresowane bezpośrednio w organie rentowym (art. 182 ustawy emerytalnej). Jakie obowiązki ma pracodawca w przypadku emerytury pomostowej? Jeżeli odchodzący z firmy pracownik przechodzi na emeryturę pomostową, pracodawca musi wypełnić i złożyć w ZUS dodatkowy formularz. Jest to druk ZUS ZSWA Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Pracodawcy często zapominają o tym obowiązku, ponieważ wspomniany dokument najczęściej składany jest do 31 marca danego roku za rok poprzedni (art. 38 ust. 2 ustawy o emeryturach pomostowych). Jeżeli jednak pracownik wystąpi przed tym terminem z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej, druk ZUS ZSWA powinien być złożony nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie świadczenia (art. 38 ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych). Przykład 5. Jak przygotować ZUS ZSWA? W kwietniu 2017 roku jeden z pracowników wystąpił o przyznanie emerytury pomostowej. W związku z tym pracodawca złożył zgłoszenie ZUS ZSWA, w którym wykazał wszystkich pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których opłaca składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Postępowanie to jest nieprawidłowe, ponieważ druk ten powinien zawierać informacje dotyczące tylko wspomnianego pracownika. Dane dotyczące pozostałych pracowników wykazane będą natomiast w zgłoszeniu ZUS ZSWA składanym za 2017 roku, które powinno być przekazane do ZUS w terminie do 2 kwietnia 2018 r., ponieważ 31 marca przypada w wolną sobotę, a 1 kwietnia w niedzielę, a więc dni wolne od pracy. 10

11 przykładów Jak wykazać w dokumentach rozliczeniowych wypłaty dokonane po ustaniu stosunku pracy? Czasami zdarza się, że były już pracownik otrzyma jakieś świadczenia należne za okres, kiedy pozostawał jeszcze w stosunku pracy. Najczęściej będą to różnego rodzaju premie oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli trzynastki. Wypłaty dokonane byłym pracownikom, do których prawo powstało w czasie trwającego stosunku pracy, oskładkowuje się na ogólnych zasadach. Mimo że dana osoba została już wyrejestrowana z ubezpieczeń, rozlicza się je w druku ZUS RCA Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. Jako kod tytułu ubezpieczenia (pole 01 w bloku III.B) podaje się wówczas odpowiednio: 01 10 XX jeżeli wypłata miała miejsce jeszcze w miesiącu, w którym ustał stosunek pracy, 30 00 XX jeżeli wypłata miała miejsce w miesiącu następującym po miesiącu, w którym ustał stosunek pracy, albo w miesiącach kolejnych. Przykład 6. Jak wykazać w dokumentach trzynastkę wypłaconą byłym pracownikom? Dnia 28 kwietnia 2017 r. wypłacana była premia za I kwartał tego roku, która zgodnie z regulaminem premiowania nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Otrzymało ją także dwoje byłych pracowników. Stosunek pracy pierwszego z nich ustał z dniem 31 marca, drugiego zaś z dniem 14 kwietnia i z tym też dniem wypłacono mu wynagrodzenie za przepracowane w kwietniu dni w kwocie 1.897,20 zł. Tytułem premii pierwsza osoba otrzymała kwotę 1.200 zł, druga zaś 1.560 zł. Pierwszy pracownik powinien być wykazany w kwietniowym raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 XX, gdzie rozliczone powinny być składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych od kwoty 1.200 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne od 1.035,48 zł (1.200 zł 164,52 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika). Kwietniowy raport ZUS RCA za drugiego pracownika powinien być oznaczony kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX i powinny być w nim rozliczone składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych od podstawy 11

Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy wynoszącej 3.457,20 zł (1.897,20 zł + 1.560 zł), a na ubezpieczenie zdrowotne od 2.983,22 zł (3.457,20 zł 473,98 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika). Pamiętajmy o tym, że niektóre ze świadczeń pieniężnych wypłacanych pracownikom odchodzącym z firmy są wyłączone z oskładkowania. Zwolnienie to dotyczy m.in.: nagród jubileuszowych (gratyfikacji), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikom nie częściej niż co 5 lat ( 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego), odpraw pieniężnych przysługujących w związku z przejściem na emeryturę lub rentę ( 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia składkowego), odpraw, odszkodowań i rekompensat wypłacanych pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy ( 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia składkowego), odszkodowań wypłaconych byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101 2 Kodeksu pracy ( 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia składkowego). Przykład 7. Dodatkowa odprawa emerytalna Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracownikom odchodzącym na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy przysługuje, oprócz ogólnie obowiązującej odprawy w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, dodatkowa odprawa w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia. Obie odprawy wyłączone są z podstawy składek na mocy 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia składkowego. Jak rozliczyć wypłaty po śmierci pracownika? Z dniem śmierci pracownika ulega wygaśnięciu stosunek pracy łączący go z pracodawcą. W takiej sytuacji świadczenia, do których nabył prawo przed zgonem, stają się prawami majątkowymi ze stosunku pracy. 12

11 przykładów Przechodzą one w równych częściach na współmałżonka zmarłego oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej, określone w ustawie emerytalnej. Dopiero w razie braku takich osób prawa majątkowe po zmarłym wchodzą do masy spadkowej na ogólnych zasadach (art. 631 kp). Pojęcie praw majątkowych ze stosunku pracy jest dość rozległe i obejmuje praktycznie wszystkie świadczenia, do których dana osoba nabyła prawo w czasie trwającego stosunku pracy, a które nie zostały jej wypłacone z powodu zgonu. Zalicza się tu przykładowo: wynagrodzenia wraz z dodatkami, dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych albo w porze nocnej, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, różnego rodzaju premie i nagrody, dodatkowe wynagrodzenie roczne, kwoty stanowiące zwrot wydatków poniesionych przez pracownika na rzecz pracodawcy, np. świadczenia z tytułu podróży służbowej. Ze względu na to, że wypłaty dokonane rodzinie zmarłego pracownika nie są traktowane jako przychód ze stosunku pracy, a jako prawa majątkowe z tegoż stosunku, nie podlegają one oskładkowaniu. Ani ustawa systemowa, ani ustawa zdrowotna nie przewidują bowiem oskładkowania tego rodzaju praw. Przykład 8. Jak rozliczyć i wykazać w dokumentach trzynastkę dla żony zmarłego pracownika? W marcu 2017 roku trzynastkę za rok ubiegły otrzymał pracownik, którego stosunek pracy uległ rozwiązaniu w styczniu roku bieżącego oraz żona pracownika, który zmarł w lutym br. W pierwszym przypadku wypłacona kwota została oskładkowana na wszystkie rodzaje ubezpieczeń i wykazana w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 XX. Od drugiej wypłaty składki nie były odprowadzone, ponieważ był to przychód z tytułu praw majątkowych, a nie ze stosunku pracy. Obie wypłaty były natomiast opodatkowane. 13

Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy Wraz z wygaśnięciem stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika następuje ustanie tytułu do ubezpieczeń. Zmarłego należy więc wyrejestrować ze wszystkich ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, podając cyfrę 500 jako kod przyczyny wyrejestrowania (pole 03 w bloku IV). Jeżeli zmarły zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członka lub członków swojej rodziny, dodatkowo składa się formularz ZUS ZCNA, wpisując cyfrę 2 w polu 01 bloku IV.A. (albo dalszych) oznaczającą wyrejestrowanie członka rodziny. Jakie obowiązki ma pracodawca w związku ze składaniem wniosku o jednorazowe odszkodowanie? W przypadku gdy śmierć pracownika nastąpiła w wyniku wypadku przy pracy albo choroby zawodowej, pracodawca musi także przyjąć od uprawnionego członka rodziny wniosek o jednorazowe odszkodowanie. Które osoby są uprawnione do wspomnianego odszkodowania, wyjaśnia art. 13 ust. 2 ustawy wypadkowej. Jest to współmałżonek, dzieci własne, drugiego małżonka, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, w tym również w ramach rodziny zastępczej, spełniające w dniu śmierci ubezpieczonego warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Do grupy uprawnionych należą także rodzice, osoby przysposabiające, macocha lub ojczym, jeżeli w dniu śmierci pracownika prowadzili z nim wspólne gospodarstwo domowe albo pracownik bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania lub jeżeli ustalone zostało wyrokiem albo ugodą sądową prawo do alimentów z jego strony. Przykład 9. Wniosek o jednorazowe odszkodowanie po zmarłym małżonku Wdowa po pracowniku, który poniósł śmierć w wyniku wypadku przy pracy, wystąpiła do pracodawcy zmarłego małżonka z wnioskiem o przyznanie i wypłatę jednorazowego odszkodowania, o którym jest mowa w art. 13 ust. 1 ustawy wypadkowej. Pracodawca odmówił przyjęcia wniosku, twierdząc, że ze względu na to, że zmarły nie jest już 14

11 przykładów jego pracownikiem, nie ma obowiązku pośredniczenia między wdową a ZUS. Postępowanie to jest nieprawidłowe. Przepisy rozporządzenia w sprawie orzekania o uszczerbku na zdrowiu jednoznacznie mówią, że wniosek o jednorazowe odszkodowanie z tytułu śmierci spowodowanej wypadkiem przy pracy składany jest przez uprawnionych członków rodziny zmarłego do płatnika składek, a tym w przypadku pracowników jest pracodawca. Jedynie ubezpieczeni będący płatnikami składek oraz osoby z nimi współpracujące składają wniosek bezpośrednio do organu rentowego. Po otrzymaniu wniosku pracodawca musi skompletować wymaganą dokumentację i przekazać ją do właściwej jednostki ZUS. W przypadku śmierci pracownika będzie to protokół powypadkowy, ewentualnie prawomocny wyrok sądu uznający dane zdarzenie za wypadek przy pracy, decyzja o stwierdzeniu choroby zawodowej oraz odpis aktu zgonu. Jakie mamy obowiązki w związku z przekazaniem wypłaty świadczeń chorobowych do ZUS? Pracodawcy uprawnieni do wypłaty świadczeń chorobowych po ustaniu stosunku pracy osoby pobierającej takie świadczenia muszą skompletować i przekazać do ZUS odpowiednią dokumentację. Wypłatę świadczeń chorobowych dla byłego pracownika przejmie wówczas ZUS (art. 61 ustawy chorobowej). Zaświadczenie płatnika składek o wynagrodzeniach Dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego przez ZUS dla byłego pracownika jest złożone w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu albo profilu zaufanego epuap na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS zaświadczenie pracodawcy zawierające informacje określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie druków chorobowych. W zaświadczeniu tym podawana jest m.in. wysokość wynagrodzenia wchodzącego do podstawy wymiaru świadczenia (z podziałem na składniki miesięczne, kwartalne, roczne oraz przysługujące za inne okresy). Na tej podstawie 15

Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy ZUS ustali wysokość świadczenia chorobowego przysługującego byłemu pracownikowi. W praktyce często wykorzystywany jest tu druk ZUS Z-3. Warto przypomnieć, że podstawę świadczeń chorobowych w przypadku pracowników stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Ustawa chorobowa przewiduje też możliwość przyjęcia do obliczeń wynagrodzeń z krótszego okresu, np. jeżeli pracownik przed chorobą nie przepracował wspomnianych 12 miesięcy. Jednocześnie w art. 3 pkt 3 ustawa chorobowa wyjaśnia, że pod pojęciem wynagrodzenia należy rozumieć przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu części składek na ubezpieczenia społeczne finansowanej ze środków pracownika. Zaświadczenie lekarskie Do zaświadczenia o wynagrodzeniu (może być sporządzone na druku ZUS Z-3) pracodawca dołącza oryginał otrzymanego od pracownika zaświadczenia lekarskiego wydrukowanego z systemu teleinformatycznego lub druku ZUS ZLA, jeżeli lekarz wystawi takowy, oraz ewentualnie inne dokumenty, których zakres uzależniony będzie od rodzaju świadczenia przejmowanego przez ZUS. W przypadku zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego będzie to np. protokół powypadkowy uznający dane zdarzenie za wypadek przy pracy. Przypomnijmy, że aktualnie równorzędnie funkcjonują zaświadczenia lekarskie w formie dokumentu elektronicznego, wydruku z systemu teleinformatycznego oraz zaświadczenia papierowe ZUS ZLA. Oświadczenie pracownika Pracownik musi z kolei złożyć w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu albo profilu zaufanego epuap na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS oświadczenie zawierające informacje określone w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie druków chorobowych. 16

11 przykładów Z oświadczenia tego wynikać będzie, czy w danym przypadku nie występują okoliczności pozbawiające prawa do zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego za okres po ustaniu stosunku pracy. Mimo że nie ma takiego obowiązku, w praktyce często wykorzystywany jest tu druk ZUS Z-10. Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z wypłatą zasiłku opiekuńczego? Trzeba zaznaczyć, że ZUS nie przejmie wypłaty zasiłku opiekuńczego. To świadczenie przysługuje bowiem tylko za okres trwającego ubezpieczenia chorobowego. Wraz z ustaniem stosunku pracy następuje ustanie ubezpieczenia chorobowego, a to oznacza, że ZUS nie może podjąć wypłaty zasiłku opiekuńczego po rozwiązaniu umowy o pracę. Zdarza się, że pracodawcy o tym zapominają i przekazują do ZUS dokumenty potwierdzające prawo byłego pracownika do zasiłku opiekuńczego. Przykład 10. Bez zasiłku opiekuńczego po ustaniu zatrudnienia Z dniem 14 kwietnia 2017 r. uległa rozwiązaniu umowa o pracę na czas określony zawarta z pracownikiem, który 11 kwietnia przedłożył zwolnienie lekarskie (na druku ZUS ZLA) potwierdzające konieczność sprawowania przez niego osobistej opieki nad małoletnim dzieckiem. W związku z tym, że zwolnienie obejmowało okres od 11 do 28 kwietnia, pracodawca, po wypłaceniu zasiłku opiekuńczego za dni od 11 do 14 kwietnia, przekazał skompletowaną dokumentację do ZUS, aby organ ten przejął wypłatę zasiłku za okres po ustaniu stosunku pracy. Nie było takiej potrzeby, ponieważ zasiłek opiekuńczy przysługuje tylko w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego. W tym przypadku pracownik miał więc prawo do zasiłku opiekuńczego tylko za dni od 11 do 14 kwietnia, mimo że zwolnienie lekarskie wystawione zostało na okres do 28 kwietnia. ZUS nie przejmie również wypłaty wynagrodzenia chorobowego. Jego płatnikiem może bowiem być tylko pracodawca. W takim przypadku ZUS podejmie wypłatę zasiłku chorobowego, nawet jeżeli pracownik nie wykorzystał jeszcze okresu, przez który przysługuje wynagrodzenie chorobowe. 17

Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy Jak wykazać w raportach świadczenie chorobowe płatne przez pracodawcę i ZUS? Przekazując do ZUS wypłatę świadczenia chorobowego dla byłego pracownika, pracodawca wykazuje w dokumentach ubezpieczeniowych tylko okres, za który sam wypłacił dane świadczenie. Przykład 11. Dokumenty rozliczeniowe Z dniem 19 kwietnia 2017 r. uległa rozwiązaniu umowa o pracę zawarta na czas określony. Pracownik, z którym umowa ta była podpisana, 10 kwietnia przedłożył pracodawcy zwolnienie lekarskie (wystawione na druku ZUS ZLA) obejmujące okres od 10 do 28 kwietnia, nabywając z tego tytułu prawo do zasiłku chorobowego. Za dni choroby przypadające na okres trwającego stosunku pracy (10 19 kwietnia) zasiłek chorobowy wypłacony był przez pracodawcę. Płatnikiem zasiłku za pozostały okres objęty zwolnieniem (20 28 kwietnia) był ZUS. W kwietniu pracownik ten powinien być wykazany przez pracodawcę w następujących dokumentach rozliczeniowych: raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX, gdzie należało rozliczyć składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń od wynagrodzenia za przepracowane w kwietniu dni, raporcie ZUS RSA z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, kodem świadczenia/przerwy 313 oznaczającym zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego, okresem od 10.04.2017 do 19.04.2017, cyfrą 10 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat oraz kwotą wypłaconego przez pracodawcę zasiłku chorobowego. Zasiłek chorobowy za pozostały okres objęty zwolnieniem lekarskim wypłacony zostanie przez ZUS na podstawie przekazanych przez pracodawcę dokumentów oraz oświadczenia pracownika. Podstawa prawna Art. 13 pkt 1, art. 36 ust. 11 13 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.). Art. 125 125a, art. 182 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 887 ze zm.). 18

11 przykładów Art. 3 pkt 3, art. 12 13, art. 36, art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.). Art. 13 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1242 ze zm.). Art. 67, art. 69, art. 74, art. 76a ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1793 ze zm.). Art. 38 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 965 ze zm.). 2 ust. 1 pkt 1, 2 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.). 1 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad orzekania o stałym lub długotrwałym uszczerbku na zdrowiu, trybu postępowania przy ustalaniu tego uszczerbku oraz postępowania o wypłatę jednorazowego odszkodowania (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 954). Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 87). Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 222 ze zm.). Bogdan Majkowski specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych 19

Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor prowadząca: Marta Strupińska ISBN 978-83-269-6405-3 Nr produktowy2bc102 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 20