Ustanie stosunku pracy. Zakaz dyskryminacji

Transkrypt

1 Ustanie stosunku pracy Zakaz dyskryminacji Obowiązki w zatrudnieniu płatnika składek przydatna po strategia, ustaniu orzecznictwo stosunku sądów pracy pracy 1

2 Obowiązki płatnika składek Odpowiedzi których nie znajdziesz u innych! Sięgnij po magazyn i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać: poznasz rozwiązania każdej, nawet niestandardowej sytuacji dotyczącej rozliczania ubezpieczeń społecznych, nie zapomnisz o żadnym obowiązku, który musisz wypełnić w danym miesiącu, sprawdzisz, jakie nowości w prawie mają największy wpływ na rozliczenia ubezpieczeń społecznych w danym miesiącu, zaoszczędzisz dużo cennego czasu. ZAMÓW PRENUMERATĘ ROCZNĄ Z TABLETEM 2 Zadzwoń już dziś do Centrum Obsługi Klienta:

3 Obowiązki płatnika składek po ustaniu stosunku pracy W jakim terminie oraz za pomocą jakich kodów i formularzy należy wyrejestrować z ubezpieczeń byłego pracownika i członka rodziny zgłoszonego przez niego do ubezpieczenia zdrowotnego 4 Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie ZUS Rp-7, jeżeli pracownik wystąpi z takim wnioskiem, oraz kiedy i jakie załączniki należy do niego przygotować 8 Jaki dodatkowy dokument należy złożyć w ZUS, jeżeli pracownik przechodzi na emeryturę pomostową 11 Jak wykazać w dokumentach rozliczeniowych wypłaty dokonane po ustaniu stosunku pracy 12 Czy wypłaty mające miejsce po śmierci pracownika także wykazuje się w dokumentach rozliczeniowych 14 Jak przekazać do ZUS wypłatę świadczeń chorobowych pobieranych przez pracownika odchodzącego z firmy oraz jakich świadczeń organ ten nie wypłaci 19 Bogdan Majkowski specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych 3

4 Obowiązki płatnika składek Podstawowym obowiązkiem pracodawcy, jako płatnika składek, po ustaniu stosunku pracy jest wyrejestrowanie z poszczególnych ubezpieczeń byłego już pracownika. Nie jest to jednak jedyny obowiązek wobec ZUS nałożony na pracodawców w związku z rozwiązaniem umowy o pracę. Terminy na wyrejestrowanie oraz kody wyrejestrowania Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń, podlega wyrejestrowaniu z nich. Pracownicy objęci są obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi (emerytalnym, rentowym, wypadkowym i chorobowym) oraz ubezpieczeniem zdrowotnym od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. Rozwiązanie umowy o pracę, bez względu na przyczynę i tryb, skutkuje koniecznością wyrejestrowania byłego już pracownika z poszczególnych ubezpieczeń. Na wykonanie tej czynności pracodawca będący płatnikiem składek najczęściej ma 7 dni od daty ustania stosunku pracy (art. 36 ust. 11 ustawy systemowej). W przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej termin ten jest dłuższy i wynosi 30 dni również liczonych od daty ustania stosunku pracy (art. 36 ust. 12 ustawy systemowej). Byłego pracownika wyrejestrowuje się z ubezpieczeń z jednym z następujących kodów przyczyny wyrejestrowania ubezpieczonego: 100 ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia, 50 zgon osoby ubezpieczonej, 600 inna przyczyna wyrejestrowania. Obowiązek złożenia ZUS ZWUA W celu poinformowania ZUS o ustaniu stosunku pracy, a tym samym ustaniu ubezpieczeń pracowniczych, trzeba wypełnić i przekazać do tego organu druk ZUS ZWUA Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. 4

5 Ustanie stosunku pracy Tabela 1. Zakres informacji wykazywanych w druku ZUS ZWUA Blok Pierwszy Drugi Trzeci Czwarty Piąty i szósty Zawartość Informacje o tym, czy jest to pierwszorazowe wyrejestrowanie z ubezpieczeń, czy też zgłoszenie korekty danych podanych we wcześniej złożonym druku ZUS ZWUA. Dane identyfikacyjne płatnika składek, tj.: numer REGON, NIP lub ewentualnie numer PESEL albo seria i numeru dowodu osobistego lub paszportu, nazwa skrócona, nazwisko, pierwsze imię i data urodzenia. Dane identyfikacyjne osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń, tj.: numer PESEL lub ewentualnie seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, pierwsze imię i data urodzenia. Kod tytułu ubezpieczenia, data wyrejestrowania z ubezpieczeń (jest nią następny dzień po ustaniu tytułu do ubezpieczeń) oraz kod przyczyny wyrejestrowania. Data wypełnienia druku oraz złożenia podpisów przez płatnika składek i osobę wyrejestrowywaną z ubezpieczeń. 1. ZUS ZWUA po ustaniu stosunku pracy W związku z upływem okresu wypowiedzenia z dniem 30 kwietnia 2015 r. ustał stosunek pracy pana Janusza. W ciągu 7 dni pracodawca powinien przekazać do ZUS druk ZUS ZWUA wypełniony w następujący sposób: w bloku I należało zaznaczyć znakiem X pole 01 oznaczające wyrejestrowanie z ubezpieczeń, w bloku II oraz III powinny być wpisane dane identyfikacyjne, z jakimi nastąpiło zgłoszenie płatnika składek oraz ubezpieczonego, w bloku IV polu 01 powinien być podany kod tytułu ubezpieczenia zaczynający się od cyfr 01 10, w polu 02 wpisana data , jako dzień wyrejestrowania z ubezpieczeń, a w polu 03 cyfra 100, jako kod przyczyny wyrejestrowania, w bloku V w polu 01 powinna być wpisana data wypełnienia dokumentu. 5

6 Obowiązki płatnika składek Czasami niezbędny ZUS ZCNA Osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym, podlega wyrejestrowaniu z tego ubezpieczenia wraz ze zgłoszonymi przez siebie członkami rodziny. Wyrejestrowania takiego dokonuje podmiot właściwy do dokonania zgłoszenia (art. 76a ustawy zdrowotnej). W przypadku pracowników będzie to pracodawca. W celu wyrejestrowania członka rodziny należy wypełnić formularz ZUS ZCNA Zgłoszenie danych o członkach rodziny do celów ubezpieczenia zdrowotnego, pamiętając o wpisaniu cyfry 2 w polu 01 bloku IV.A. Kod ten oznacza wyrejestrowanie członka rodziny. Jako datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny (pole 02 w bloku IV.A.) podaje się datę, z jaką wyrejestrowany został pracownik zgłaszający daną osobę. 2. Wyrejestrowanie członka rodziny Przyjmijmy, że pan Janusz, o którym mowa w przykładzie nr 1, zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego swoją małoletnią córkę. W tej sytuacji pracodawca, wraz z drukiem ZUS ZWUA, powinien złożyć dokument ZUS ZCNA, w którym w bloku II oraz bloku III poda dane identyfikacyjne swoje, jako płatnika składek, oraz pana Janusza, jako osoby ubezpieczonej. Muszą być one zgodne z danymi podanymi w zgłoszeniu płatnika składek oraz ubezpieczonego. W bloku IV.A. w polu 01 powinna być wpisana cyfra 2, w polu 02 data , a w następnych polach dane, z którymi córka była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego. W bloku VI należało wpisać datę wypełnienia druku. Na złożenie druku ZUS ZCNA, podobnie jak w przypadku wyrejestrowania pracownika, płatnik składek ma 7 dni, a w przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej 30 dni od ustania stosunku pracy osoby, która dokonała zgłoszenia członka swojej rodziny (art. 74 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Porzucenie pracy W praktyce może wystąpić sytuacja, że z pracownikiem, którego płatnik wyrejestrowuje z ubezpieczeń, nie ma żadnego kontaktu. Najczęściej 6

7 Ustanie stosunku pracy będzie tak w przypadku porzucenia pracy przez zwalnianego. Pracodawcy mają wątpliwości, jak postąpić z drukiem ZUS ZWUA. Wynikają one z tego, że na formularzu jest pozycja dotycząca oświadczenia osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń, pod którym powinien znaleźć się jej podpis. WYJAŚNIENIA ZUS ZUS wyjaśnia, że w sytuacji, gdy płatnik nie ma możliwości uzyskania podpisu osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń, np. ze względu na brak z nią kontaktu, druk ZUS ZWUA może być złożony bez tego podpisu. Wyrejestrowanie może wymagać korekty Jeżeli w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń pracownika (ZUS ZWUA) lub wyrejestrowującym członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS ZCNA) płatnik składek popełnił błąd, to musi go skorygować. Na złożenie korekty ma 7 dni od zauważenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania z ZUS zawiadomienia o ich stwierdzeniu przez ten organ (art. 36 ust. 13 ustawy systemowej oraz art. 74 ust. 1 ustawy zdrowotnej). 3. Nieprawidłowa data wyrejestrownia Pracodawca zauważył, że w druku ZUS ZWUA podał nieprawidłową datę wyrejestrowania pracownika zamiast , podał W ciągu 7 dni od zauważenia błędu powinien złożyć w ZUS druk ZUS ZWUA wypełniony w następujący sposób: znakiem X powinno być zaznaczone pole 02 w bloku I, blok II i III powinny być wypełnione tak samo jak w pierwotnie składanym wyrejestrowaniu, w polu 02 bloku IV powinna być podana prawidłowa data wyrejestrowania z ubezpieczeń, tj , a pola 01 i 03 należy wypełnić identycznie jak w korygowanym formularzu. 7

8 Obowiązki płatnika składek Tabela 2. Zasady korygowania informacji podanych w drukach wyrejestrowujących Błąd Obowiązki płatnika składek ZUS ZWUA Dotyczy danych identyfikacyjnych płatnika Trzeba złożyć poprawnie wypełniony formularz. składek, danych identyfikacyjnych osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń albo kodu tytułu ubezpieczenia Dotyczy daty wyrejestrowania z ubezpieczeń lub kodu przyczyny wyrejestrowania Trzeba złożyć druk ZUS ZWUA w trybie korekty (pole 02 w bloku I zaznaczone znakiem X), w którym podane zostaną prawidłowe dane. ZUS ZCNA Dotyczy danych identyfikacyjnych płatnika Trzeba złożyć ponownie poprawnie wypełniony formularz. składek lub danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej Dotyczy danych o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego Trzeba wyrejestrować członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego z dotychczasowymi danymi (w polu 01 bloku IV.A. powinna być wpisana cyfra 2), a następnie ponownie go zgłosić, ale już z prawidłowymi danymi (cyfra 1 w polu 01 bloku V.A.). Czy nadal wystawiane jest zaświadczenie ZUS Rp-7 Pracownicy odchodzący z firmy często zwracają się o wystawienie druku ZUS Rp-7. Jeżeli pracownik wystąpi z takim wnioskiem, pracodawca nie może odmówić przygotowania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, nawet za okresy bieżące, mimo że stosowne informacje powinny się już znajdować na indywidualnych kontach ubezpieczonego prowadzonych przez ZUS. Obowiązek taki wynika wprost z art. 125a ust. 3 ustawy emerytalnej. 4. Obowiązek wystawienia Rp-7 za okres sprzed 1999 roku Pracownik, którego stosunek pracy ustał z dniem 30 kwietnia 2015 r., wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o wystawienie zaświadczenia ZUS Rp-7 za pełne lata kalendarzowe przepracowane w firmie, tj. za lata Pracodawca odmówił wystawienia druku, twierdząc, że nie ma takiego obowiązku, ponieważ informacje o składkach od roku 1999 roku znajdują 8

9 Ustanie stosunku pracy się na kontach osób ubezpieczonych prowadzonych przez ZUS. Postępowanie to jest niezgodne z prawem. Artykuł 125a ust. 3 ustawy emerytalnej, wprowadzający obowiązek wystawiania przez płatników wspomnianych zaświadczeń, nie mówi bowiem nic o tym, że obowiązek ten obejmuje tylko lata sprzed 1999 roku. Warto zauważyć, że obecnie nie obowiązuje jednolity wzór zaświadczenia. Pracodawcy mogą więc opracować własny wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. W praktyce jednak nadal najczęściej wykorzystywany jest druk ZUS Rp-7. Przy częstych chorobach niezbędny załącznik Wystawiając zaświadczenie ZUS Rp-7 dla byłego pracownika, pracodawca może też być zobligowany do przygotowania dodatkowego lub dodatkowych załączników. Stanie się tak jeżeli: po 14 listopada 1991 r. danej osobie wielokrotnie wypłacane były zasiłki chorobowe lub opiekuńcze, po 28 lutego 1995 r. pracownikowi wielokrotnie wypłacane było wynagrodzenie chorobowe, pracownik wielokrotnie przebywał na urlopach bezpłatnych i okresów tych z uwagi na brak miejsca pracodawca nie będzie mógł wyszczególnić bezpośrednio na druku ZUS Rp-7. Załączniki pracodawca opracowuje we własnym zakresie. Istotne jest, aby oprócz wykazu wspomnianych okresów znalazły się w nich dane pracodawcy, dane osobowe pracownika oraz numer identyfikacyjny, z którym był zgłoszony do ubezpieczeń, a także podpisy osób, które parafowały zaświadczenie ZUS Rp-7. Informacja o dołączeniu załącznika powinna być umieszczona w pkt 6 zaświadczenia. 5. Załącznik do ZUS Rp-7 Na wniosek pracownicy, z którą umowa o pracę uległa rozwiązaniu, pracodawca wystawił zaświadczenie ZUS Rp-7 za lata Osobie tej w 1998 roku wielokrotnie były wypłacane świadczenia chorobowe, najpierw wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy, dlatego też pracodawca przygotował następujący załącznik: 9

10 Obowiązki płatnika składek Wzór MAT-BED Sp. z o.o. Kraków, 1 czerwca 2015 r. ul. Wojskiego Kraków Numer NIP: Numer REGON: Załącznik do zaświadczenia ZUS Rp-7 Ze względu na to, że w 1998 roku Pani Ewa Maliniak (PESEL: ) będąca naszą pracownicą wielokrotnie przebywała na zwolnieniach lekarskich, nabywając z tego tytułu prawo do świadczeń chorobowych, których byliśmy płatnikiem, zamieszczamy poniżej wykaz wspomnianych okresów. Wykaz ten stanowi załącznik do zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7) wystawionego na żądanie pracownicy. Informacja o dołączeniu wykazu umieszczona została w pkt 6 zaświadczenia. Lp. Okres niezdolności do pracy Rodzaj otrzymanego świadczenia 1. od 9 do 27 lutego (19 dni) wynagrodzenie chorobowe 2. od 9 do 20 marca (12 dni) wynagrodzenie chorobowe 3. od 14 do 24 kwietnia (11 dni) za pierwsze 4 dni (od 14 do 17 kwietnia) wynagrodzenie chorobowe, a za pozostały okres zasiłek chorobowy. 4. od 11 do 15 maja (5 dni) zasiłek chorobowy 5. od 6 do 10 lipca (5 dni) zasiłek chorobowy 6. od 20 do 24 lipca (5 dni) zasiłek chorobowy 7. od 1 do 30 września (30 dni) zasiłek chorobowy 8. od 19 do 30 października (12 dni) zasiłek chorobowy 9. od 7 do 18 grudnia (12 dni) zasiłek chorobowy Główny księgowy Henryk Dolny Prezes Zarządu Tadeusz Nowak 10

11 Ustanie stosunku pracy Przejście na emeryturę lub rentę stwarza dodatkowe obowiązki Ustanie stosunku pracy może mieć związek z przejściem pracownika na emeryturę lub rentę. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek przygotowania określonych dokumentów uzależnionych od rodzaju świadczenia, o jakie występuje pracownik. Oprócz wspomnianego już zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu najczęściej wystawianym formularzem jest druk ZUS N-10 Wywiad zawodowy, który dołączany jest do wniosków o świadczenia mające związek z niezdolnością do pracy. Jest to forma ankiety, w której pracodawca określa kwalifikacje zawodowe pracownika, rodzaj ostatnio wykonywanej przez niego pracy, ogólną charakterystykę pracy na zajmowanym ostatnio stanowisku, warunki pracy oraz podaje datę badania wstępnego i ostatniego badania okresowego, a także okres jego ważności. Warto też pamiętać, że na wniosek lub za zgodą pracownika pracodawcy generalnie mają obowiązek przygotowania wniosku o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia ich w organie rentowym. Obowiązek ten nie dotyczy pracodawców będących osobami fizycznymi niemającymi uprawnień do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (art. 125 ustawy emerytalnej). Obowiązek ten nie obejmuje również wniosków o przyznanie emerytury na nowych zasadach składanych przez osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r., poza emeryturami, o których jest mowa w art , 50, 50a, 50e ustawy emerytalnej (emerytury wcześniejsze, emerytury górnicze, kolejowe oraz z tytułu pracy szczególnej przyznawane według dotychczasowych zasad). Tego rodzaju wnioski powinny być składane przez osoby zainteresowane bezpośrednio w organie rentowym (art. 182 ustawy emerytalnej). Dodatkowe zgłoszenie w razie emerytury pomostowej Jeżeli odchodzący z firmy pracownik przechodzi na emeryturę pomostową, pracodawca musi wypełnić i złożyć w ZUS dodatkowy formularz. Jest to druk ZUS ZSWA Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych 11

12 Obowiązki płatnika składek warunkach lub o szczególnym charakterze. Pracodawcy często zapominają o tym obowiązku, ponieważ wspomniany dokument najczęściej składany jest do 31 marca danego roku za rok poprzedni (art. 38 ust. 2 ustawy o emeryturach pomostowych). Jeżeli jednak pracownik wystąpi przed tym terminem z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej, druk ZUS ZSWA powinien być złożony nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie świadczenia (art. 38 ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych). 6. ZUS ZSWA W maju 2015 roku jeden z pracowników wystąpił o przyznanie emerytury pomostowej. W związku z tym pracodawca złożył zgłoszenie ZUS ZSWA, w którym wykazał wszystkich pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których opłaca składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Postępowanie to jest nieprawidłowe, ponieważ druk ten powinien zawierać informacje dotyczące tylko wspomnianego pracownika. Dane dotyczące pozostałych pracowników wykazane będą natomiast w zgłoszeniu ZUS ZSWA składanym za 2015 rok, które powinno być przekazane do ZUS w terminie do 31 marca 2016 r. Co z wypłatami dokonanymi po ustaniu stosunku pracy Pracodawcy starają się, aby należności przysługujące pracownikowi odchodzącemu z firmy wypłacone zostały przed ustaniem stosunku pracy. Nie zawsze jednak jest to możliwe. Zdarza się więc, że były już pracownik otrzyma jakieś świadczenia należne za okres, kiedy pozostawał jeszcze w stosunku pracy. Najczęściej będą to różnego rodzaju premie oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli trzynastki. Wypłaty dokonane byłym pracownikom, do których prawo powstało w czasie trwającego stosunku pracy, oskładkowuje się na ogólnych zasadach. Mimo że dana osoba została już wyrejestrowana z ubezpieczeń, rozlicza się je w druku ZUS RCA Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. Jako kod tytułu ubezpieczenia (pole 01 w bloku III.B) podaje się wówczas odpowiednio: 12

13 Ustanie stosunku pracy XX jeżeli wypłata miała miejsce jeszcze w miesiącu, w którym ustał stosunek pracy, XX jeżeli wypłata miała miejsce w miesiącu następującym po miesiącu, w którym ustał stosunek pracy, albo w miesiącach kolejnych. 7. Trzynastka wypłacona byłym pracownikom dokumenty do ZUS 28 maja 2015 r. wypłacana była premia za I kwartał tego roku, która zgodnie z regulaminem premiowania nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Otrzymało ją także dwoje byłych pracowników. Stosunek pracy pierwszego z nich ustał z dniem 31 marca, drugiego zaś z dniem 15 maja i z tym też dniem wypłacono mu wynagrodzenie za przepracowane w maju dni w kwocie 1.897,20 zł. Tytułem premii pierwsza osoba otrzymała kwotę zł, druga zaś zł. Pierwszy pracownik powinien być wykazany w majowym raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia XX, gdzie rozliczone powinny być składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych od kwoty zł, a na ubezpieczenie zdrowotne od 1.035,48 zł (1.200 zł 164,52 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika). Majowy raport ZUS RCA za drugiego pracownika powinien być oznaczony kodem tytułu ubezpieczenia XX i powinny być w nim rozliczone składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych od podstawy wynoszącej 3.457,20 zł (1.897,20 zł zł), a na ubezpieczenie zdrowotne od 2.983,22 zł (3.457,20 zł 473,98 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika). Warto zauważyć, że niektóre ze świadczeń pieniężnych wypłacanych pracownikom odchodzącym z firmy są wyłączone z oskładkowania. Zwolnienie to dotyczy m.in.: nagród jubileuszowych (gratyfikacji), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikom nie częściej niż co 5 lat ( 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego), odpraw pieniężnych przysługujących w związku z przejściem na emeryturę lub rentę ( 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia składkowego), odpraw, odszkodowań i rekompensat wypłacanych pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy 13

14 Obowiązki płatnika składek o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy ( 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia składkowego), odszkodowań wypłaconych byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art Kodeksu pracy ( 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia składkowego). 8. Dodatkowa odprawa emerytalna Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracownikom odchodzącym na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy przysługuje, oprócz ogólnie obowiązującej odprawy w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, dodatkowa odprawa w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia. Obie odprawy wyłączone są z podstawy składek na mocy 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia składkowego. Wypłaty po śmierci pracownika na innych zasadach Z dniem śmierci pracownika ulega wygaśnięciu stosunek pracy łączący go z pracodawcą. W takiej sytuacji świadczenia, do których nabył prawo przed zgonem, stają się prawami majątkowymi ze stosunku pracy. Przechodzą one w równych częściach na współmałżonka zmarłego oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej, określone w ustawie emerytalnej. Dopiero w razie braku takich osób prawa majątkowe po zmarłym wchodzą do masy spadkowej na ogólnych zasadach (art kp). Pojęcie praw majątkowych ze stosunku pracy jest dość rozległe i obejmuje praktycznie wszystkie świadczenia, do których dana osoba nabyła prawo w czasie trwającego stosunku pracy, a które nie zostały jej wypłacone z powodu zgonu. Zalicza się tu przykładowo: wynagrodzenia wraz z dodatkami, dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych albo w porze nocnej, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, różnego rodzaju premie i nagrody, dodatkowe wynagrodzenie roczne, 14

15 Ustanie stosunku pracy kwoty stanowiące zwrot wydatków poniesionych przez pracownika na rzecz pracodawcy, np. świadczenia z tytułu podróży służbowej. Ze względu na to, że wypłaty dokonane rodzinie zmarłego pracownika nie są traktowane jako przychód ze stosunku pracy, a jako prawa majątkowe z tegoż stosunku, nie podlegają one oskładkowaniu. Ani ustawa systemowa, ani ustawa zdrowotna nie przewidują bowiem oskładkowania tego rodzaju praw. 9. Trzynastka dla żony zmarłego W marcu 2015 roku trzynastkę za rok ubiegły otrzymał pracownik, którego stosunek pracy uległ rozwiązaniu w styczniu roku bieżącego oraz żona pracownika, który zmarł w lutym br. W pierwszym przypadku wypłacona kwota została oskładkowana na wszystkie rodzaje ubezpieczeń i wykazana w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia XX. Od drugiej wypłaty składki nie były odprowadzone, ponieważ był to przychód z tytułu praw majątkowych, a nie ze stosunku pracy. Obie wypłaty były natomiast opodatkowane. Wraz z wygaśnięciem stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika następuje ustanie tytułu do ubezpieczeń. Zmarłego należy więc wyrejestrować ze wszystkich ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, podając cyfrę 500 jako kod przyczyny wyrejestrowania (pole 03 w bloku IV). Jeżeli zmarły zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członka lub członków swojej rodziny, dodatkowo składa się formularz ZUS ZCNA, wpisując cyfrę 2 w polu 01 bloku IV.A. (albo dalszych) oznaczającą wyrejestrowanie członka rodziny. Obowiązek przyjęcia wniosku o odszkodowanie po wypadku Jeżeli śmierć pracownika nastąpiła w wyniku wypadku przy pracy albo choroby zawodowej, pracodawca musi także przyjąć od uprawnionego członka rodziny wniosek o jednorazowe odszkodowanie. Jakie osoby są uprawnione do wspomnianego odszkodowania, wyjaśnia art. 13 ust. 2 ustawy wypadkowej. Jest to współmałżonek, dzieci własne, drugiego 15

16 Obowiązki płatnika składek małżonka lub przysposobione, a także wnuki, jeżeli spełniają warunki do uzyskania renty rodzinnej, jak również rodzice, osoby przysposabiające, macocha lub ojczym, jeżeli w dniu śmierci pracownika prowadzili z nim wspólne gospodarstwo domowe albo pracownik bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania lub obciążony był obowiązkiem płacenia alimentów na ich rzecz. 10. Wniosek o jednorazowe odszkodowanie po zmarłym małżonku Wdowa po pracowniku, który poniósł śmierć w wyniku wypadku przy pracy, wystąpiła do pracodawcy zmarłego małżonka z wnioskiem o przyznanie i wypłatę jednorazowego odszkodowania, o którym jest mowa w art. 13 ust. 1 ustawy wypadkowej. Pracodawca odmówił przyjęcia wniosku, twierdząc, że ze względu na to, że zmarły nie jest już jego pracownikiem, nie ma obowiązku pośredniczenia między wdową a ZUS. Postępowanie to jest nieprawidłowe. Przepisy rozporządzenia w sprawie orzekania o uszczerbku na zdrowiu jednoznacznie mówią, że wniosek o jednorazowe odszkodowanie z tytułu śmierci spowodowanej wypadkiem przy pracy składany jest przez uprawnionych członków rodziny zmarłego do płatnika składek, a tym w przypadku pracowników jest pracodawca. Jedynie ubezpieczeni będący płatnikami składek oraz osoby z nimi współpracujące składają wniosek bezpośrednio do organu rentowego. Po otrzymaniu wniosku pracodawca musi skompletować wymaganą dokumentację i przekazać ją do właściwej jednostki ZUS. W przypadku śmierci pracownika będzie to protokół powypadkowy, ewentualnie prawomocny wyrok sądu uznający dane zdarzenie za wypadek przy pracy, decyzja o stwierdzeniu choroby zawodowej oraz odpis aktu zgonu. Przekazanie wypłaty świadczeń chorobowych do ZUS Pracodawcy uprawnieni do wypłaty świadczeń chorobowych po ustaniu stosunku pracy osoby pobierającej takie świadczenia muszą skompletować i przekazać do ZUS odpowiednią dokumentację. Wypłatę świadczeń chorobowych dla byłego pracownika przejmie wówczas ZUS (art. 61 ustawy chorobowej). 16

17 Ustanie stosunku pracy Druk ZUS Z-3 Dodatkowym formularzem, który należy przygotować, jest druk ZUS Z-3 Zaświadczenie płatnika składek. W formularzu tym pracodawca podaje m.in. wysokość wynagrodzenia wchodzącego do podstawy wymiaru świadczenia (z podziałem na składniki miesięczne, kwartalne, roczne oraz przysługujące za inne okresy). Na podstawie tych informacji ZUS obliczy wysokość świadczenia przysługującego byłemu pracownikowi. Warto przypomnieć, że podstawę świadczeń chorobowych w przypadku pracowników stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Ustawa chorobowa przewiduje też możliwość przyjęcia do obliczeń wynagrodzeń z krótszego okresu, np. jeżeli pracownik przed chorobą nie przepracował wspomnianych 12 miesięcy. Jednocześnie w art. 3 pkt 3 ustawa chorobowa wyjaśnia, że pod pojęciem wynagrodzenia należy rozumieć przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu części składek na ubezpieczenia społeczne finansowanej ze środków pracownika. Zwolnienie lekarskie ZUS ZLA Do zaświadczenia ZUS Z-3 pracodawca dołącza oryginał otrzymanego od pracownika druku ZUS ZLA, pozostawiając u siebie w aktach jego kserokopię oraz ewentualnie inne dokumenty, których zakres uzależniony będzie od rodzaju świadczenia przejmowanego przez ZUS. W przypadku zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego będzie to np. protokół powypadkowy uznający dane zdarzenie za wypadek przy pracy. Druk ZUS Z-10 Pracownik musi wypełnić oświadczenie na druku ZUS Z-10, z którego wynika, czy w danym przypadku nie występują okoliczności pozbawia- 17

18 Obowiązki płatnika składek jące prawa do zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego za okres po ustaniu stosunku pracy. Wskazane jest, aby oświadczenie to dołączone było do kompletu dokumentów przekazywanych do ZUS przez pracodawcę. Ułatwi to i przyspieszy wypłatę świadczenia. Nie wszystkie świadczenia były pracownik otrzyma z ZUS Trzeba zaznaczyć, że ZUS nie przejmie wypłaty zasiłku opiekuńczego. To świadczenie przysługuje bowiem tylko za okres trwającego ubezpieczenia chorobowego. Wraz z ustaniem stosunku pracy następuje ustanie ubezpieczenia chorobowego, a to oznacza, że ZUS nie może podjąć wypłaty zasiłku opiekuńczego po rozwiązaniu umowy o pracę. Zdarza się, że pracodawcy o tym zapominają i przekazują do ZUS dokumenty potwierdzające prawo byłego pracownika do zasiłku opiekuńczego wraz z wypełnionym przez siebie zaświadczeniem ZUS Z Bez zasiłku opiekuńczego po ustaniu zatrudnienia Z dniem 15 maja 2015 r. uległa rozwiązaniu umowa o pracę na czas określony, zawarta z pracownikiem, który 11 maja przedłożył zwolnienie lekarskie potwierdzające konieczność sprawowania przez niego osobistej opieki nad małoletnim dzieckiem. W związku z tym, że zwolnienie obejmowało okres od 11 do 29 maja, pracodawca, po wypłaceniu zasiłku opiekuńczego za dni od 11 do 15 maja, przekazał skompletowaną dokumentację do ZUS, aby organ ten przejął wypłatę zasiłku za okres po ustaniu stosunku pracy. Nie było takiej potrzeby, ponieważ zasiłek opiekuńczy przysługuje tylko w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego. W tym przypadku pracownik miał więc prawo do zasiłku opiekuńczego tylko za dni od 11 do 15 maja, mimo że zwolnienie lekarskie wystawione zostało na okres do 29 maja. ZUS nie przejmie również wypłaty wynagrodzenia chorobowego. Jego płatnikiem może bowiem być tylko pracodawca. W takim przypadku ZUS podejmie wypłatę zasiłku chorobowego, nawet jeżeli pracownik nie wykorzystał jeszcze okresu, przez który przysługuje wynagrodzenie chorobowe. 18

19 Ustanie stosunku pracy Jak wykazać w raportach świadczenie chorobowe płatne przez pracodawcę i ZUS Przekazując do ZUS wypłatę świadczenia chorobowego dla byłego pracownika, pracodawca wykazuje w dokumentach ubezpieczeniowych tylko okres, za który sam wypłacił dane świadczenie. 12. Dokumenty rozliczeniowe Z dniem 19 maja 2015 r. uległa rozwiązaniu umowa o pracę zawarta na czas określony. Pracownik, z którym umowa ta była podpisana, w dniu 11 maja przedłożył pracodawcy zwolnienie lekarskie na okres od 11 do 29 maja, nabywając z tego tytułu prawo do zasiłku chorobowego. Za dni choroby przypadające na okres trwającego stosunku pracy (11 19 maja) zasiłek chorobowy wypłacony był przez pracodawcę. Płatnikiem zasiłku za pozostały okres objęty zwolnieniem (20 29 maja) był ZUS. W maju pracownik ten powinien być wykazany przez pracodawcę w następujących dokumentach rozliczeniowych: raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia XX, gdzie należało rozliczyć składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń od wynagrodzenia za przepracowane w maju dni, raporcie ZUS RSA z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, kodem świadczenia/przerwy 313 oznaczającym zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego, okresem od do , cyfrą 9 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat oraz kwotą wypłaconego przez pracodawcę zasiłku chorobowego. Zasiłek chorobowy za pozostały okres objęty zwolnieniem lekarskim wypłacony zostanie przez ZUS na podstawie przekazanych przez pracodawcę dokumentów, tj. druku ZUS ZLA oraz zaświadczenia ZUS Z-3. Pracownik będzie musiał wypełnić oświadczenie ZUS Z-10. Podstawa prawna Art. 13 pkt 1, art. 36 ust ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.). Art a, art. 182 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.). 19

20 Obowiązki płatnika składek Art. 3 pkt 3, art , art. 36, art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159). Art. 13 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz ze zm.). Art. 67, art. 69, art. 74, art. 76a ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 581). Art. 38 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz ze zm.). 2 ust. 1 pkt 1, 2 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz ze zm.). 1 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad orzekania o stałym lub długotrwałym uszczerbku na zdrowiu, trybu postępowania przy ustalaniu tego uszczerbku oraz postępowania o wypłatę jednorazowego odszkodowania (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 954). Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1594). Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz ze zm.). 20

21 Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor prowadząca: Marta Strupińska ISBN Nr produktowy 2BC26 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 21