Sporządzanie dokumentów. i rozliczeniowych. zatrudnieniu. orzecznictwo sądów pracy

Transkrypt

1 Sporządzanie dokumentów Zakaz zgłoszeniowych dyskryminacji w i rozliczeniowych zatrudnieniu w programie przydatna Płatnik strategia, orzecznictwo sądów pracy

2 Sporządzanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w programie Płatnik Odpowiedzi których nie znajdziesz u innych! Sięgnij po magazyn i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać: poznasz rozwiązania każdej, nawet niestandardowej sytuacji dotyczącej rozliczania ubezpieczeń społecznych, nie zapomnisz o żadnym obowiązku, który musisz wypełnić w danym miesiącu, sprawdzisz, jakie nowości w prawie mają największy wpływ na rozliczenia ubezpieczeń społecznych w danym miesiącu, zaoszczędzisz dużo cennego czasu. ZAMÓW PRENUMERATĘ ROCZNĄ Z TABLETEM Obsługi Klienta: Zadzwoń już dziś do Centrum

3 Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor prowadząca: Marta Strupińska ISBN Nr produktowy 2BW11 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków

4 Zmiany w najnowszej wersji programu mają poprawić jakość danych przekazywanych w dokumentach ubezpieczeniowych do ZUS oraz usprawnić pracę płatników składek. Dotyczą one czterech najważniejszych punktów: aktualizacji programu i pobierania danych z ZUS, sporządzania dokumentów zgłoszeniowych, sporządzania dokumentów rozliczeniowych, sporządzania dokumentów przez płatników, którzy posiadają strukturę wielooddziałową. Sporządzanie dokumentów zgłoszeniowych Zmiany w sporządzaniu dokumentów zgłoszeniowych dotyczą: 1) wprowadzenia dodatkowej weryfikacji dokumentów, 2) możliwości zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego bezpośrednio na tworzonym dokumencie, 3) możliwości wykorzystywania słowników adresowych przy wypełnianiu danych w kartotece płatnika i ubezpieczonych. Dodatkowa weryfikacja dokumentów zgłoszeniowych ubezpieczonych Rozszerzony zakres weryfikacji dokumentów zgłoszeniowych ubezpieczonych, czyli dodatkowa weryfikacja, polega m.in. na sprawdzaniu: czy data podlegania (np. data powstania obowiązku ubezpieczeń czy też data, od której dana osoba przystępuje do dobrowolnych ubezpieczeń) podana w dokumencie zgłoszeniowym za ubezpieczonego nie wykracza poza okres prowadzenia działalności zgłoszony przez płatnika składek. Chodzi o to, czy data podlegania ubezpieczeniom zgłaszanej osoby nie jest wcześniejsza niż data, od której zgłoszony jest płatnik składek, i nie jest późniejsza niż data wyrejestrowania płatnika składek (w przypadku gdy płatnika wyrejestrowano); Dane z tworzonego dokumentu zgłoszeniowego ubezpieczonego porównywane są z danymi zawartymi w kartotece płatnika, które podczas pobierania danych z ZUS pobrano z konta płatnika w ZUS

5 czy tworzony dokument zgłoszenia do ubezpieczeń (ZUS ZUA lub ZUS ZZA) nie jest ponownym, takim samym zgłoszeniem dla danego ubezpieczonego. Program sprawdza, czy w kartotece ubezpieczonego (która została uzupełniona danymi z konta ubezpieczonego podczas pobierania danych z ZUS) bądź w zestawie dokumentów albo w kolejce dokumentów oczekujących na przetworzenie występuje zgłoszenie z takim samym sześcioznakowym kodem tytułu ubezpieczenia, z takimi samymi datami podlegania, z takimi samymi rodzajami ubezpieczeń; czy tworzony dokument wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) nie jest ponownym, takim samym wyrejestrowaniem dla danego ubezpieczonego. Program sprawdza, czy w zestawie bądź w kolejce dokumentów w ZUS (w kolejce dokumentów oczekujących na przetworzenie) istnieje już dokument ZWUA z takimi samymi danymi o wyrejestrowaniu (kodem tytułu ubezpieczenia, datą wyrejestrowania, kodem przyczyny wyrejestrowania). W poprzednich wersjach Płatnika program zgłaszał błąd wtedy, gdy osoba, dla której sporządzono dokument ZUS ZWUA, z ubezpieczeń tych była już wyrejestrowana, a informacja o tym zapisana była w kartotece ubezpieczonego (która została uzupełniona danymi z konta ubezpieczonego podczas pobierania danych z ZUS). Zmiana danych identyfikacyjnych ubezpieczonego bezpośrednio na tworzonym dokumencie Druga zmiana w sporządzaniu dokumentów zgłoszeniowych polega na wprowadzeniu możliwości zmiany danych identyfikacyjnych (nazwiska, imienia, numeru i serii dokumentu tożsamości) osoby ubezpieczonej bezpośrednio na tworzonym dokumencie.! KORZYŚCI DLA PŁATNIKA składek Zmiana umożliwia sporządzenie dokumentu zgłoszeniowego (ZUS ZUA/ ZUS ZZA) dla osoby wcześniej zgłoszonej do ubezpieczeń przez danego płatnika, która została z tych ubezpieczeń wyrejestrowana, a następnie po okresie przerwy, podczas której uległy zmianie jej dane identyfikacyjne (np. nazwisko), ponownie jest przez tego płatnika zgłaszana do ubezpieczeń

6 Podczas pobierania danych z ZUS do kartoteki wyrejestrowanego ubezpieczonego pobierane są dane, które obowiązywały na dzień wyrejestrowania. Po pobraniu danych z ZUS kartoteka ubezpieczonego otrzymuje status Potwierdzona w ZUS i jest zablokowana do edycji. Oznacza to, że płatnik nie może zmienić danych w kartotece ubezpieczonego. Dopiero ponowne zgłoszenie ubezpieczonego z aktualnymi danymi i przetworzenie takiego dokumentu w ZUS, a następnie kolejne pobranie danych z ZUS umożliwia płatnikowi uzyskanie aktualnych danych w kartotece ubezpieczonego. Należy jednak pamiętać, że dane identyfikacyjne z kartoteki ubezpieczonego automatycznie przenoszone są na tworzony dla danego ubezpieczonego dokument. Przed wprowadzeniem zmiany w programie powodowało to, że płatnik nie miał możliwości sporządzenia dokumentu zgłoszeniowego z innymi danymi niż te, które zawarte są w kartotece (nawet gdy były to dane już nieaktualne). Wprowadzona zmiana problem ten rozwiązuje. W przypadku gdy wprowadzone nowe dane osoby ubezpieczonej będą zgodne z rejestrem RU PESEL, program wyświetli odpowiedni komunikat. Jeżeli wprowadzone nowe dane osoby ubezpieczonej są niezgodne z rejestrem RU PESEL, program wyświetli inny komunikat. Wykorzystywanie słowników adresowych przy wypełnianiu danych w kartotece płatnika i ubezpieczonych Kolejna zmiana w dokumentach zgłoszeniowych umożliwia wykorzystywanie słowników adresowych podczas wypełnienia danych adresowych w kartotece płatnika i kartotekach ubezpieczonych (niepotwierdzonych w ZUS) oraz w dokumentach zgłoszeniowych płatnika składek i ubezpieczonych. W kartotekach płatnika i ubezpieczonych oraz we wszystkich dokumentach zgłoszeniowych, w których występują bloki adresowe (ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZCNA, ZUS ZFA, ZUS ZPA, ZUS ZAA), dodano opcję umożliwiającą wyszukanie adresu w słowniku. Aby wyszukać odpowiedni adres, trzeba wykonać kilka czynności: W otwartym dokumencie, w zakładce, gdzie wypełniane są dane adresowe, należy wybrać przycisk z lornetką

7 Rys. 1. Dokument ZUS ZUA blok XI Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu Na ekranie program wyświetli odrębne okno, w którym trzeba wpisać nazwę miejscowości lub kod pocztowy i zatwierdzić poleceniem Szukaj. Rys. 2. Okno Adres z zaznaczoną opcją Szukaj W dolnej części okna wyświetlone zostaną nazwy ulic dla wskazanej miejscowości (rys. 3). Można dodatkowo zawęzić kryteria wyszukiwania, wpisując nazwę ulicy lub jej część, zaznaczając jednocześnie opcję fragment. Następnie trzeba użyć polecenia Szukaj (w części dotyczącej nazw ulic) (rysa. 4). Następnie należy wybrać właściwą nazwę ulicy i użyć opcji OK. Program powróci do pozycji dokumentu (lub kartoteki), uzupełniając jednocześnie pola w bloku adresowym

8 Rys. 3. Okno Adres z wyświetloną częściową listą ulic dla danej miejscowości Rys. 4. Okno Adres z zaznaczoną opcją wyszukiwania nazwy ulicy po jej fragmencie Sporządzanie dokumentów rozliczeniowych Zmiany w sporządzaniu dokumentów rozliczeniowych dotyczą: 1) zwiększenia zakresu weryfikacji dokumentów rozliczeniowych, 2) Kreatora tworzenia dokumentów rozliczeniowych, dzięki którym możliwe jest tworzenie dokumentów rozliczeniowych także na podstawie kompletów rozliczeniowych pobranych z ZUS, 3) rozszerzenia możliwości wyliczania imiennego raportu miesięcznego ZUS RCA/ZUS RZA oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA

9 dla płatnika opłacającego składki na własne ubezpieczenia (który wypełnia blok X deklaracji) według wskazanego schematu finansowania składek, 4) wprowadzenia możliwości sporządzenia deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w ramach jednego zakresu numerów (np. od 01 do 39), w sytuacji gdy sumy składek wykraczają poza dopuszczalną długość pól na dokumencie. Zmiany w weryfikacji dokumentów rozliczeniowych Zwiększenie zakresu weryfikacji dokumentów rozliczeniowych polega m.in. na: sprawdzaniu poprawności kompletów dokumentów rozliczeniowych korygujących, na podstawie wcześniej przekazanych do ZUS dokumentów za ten okres rozliczeniowy. W zakresie całego okresu rozliczeniowego wykonywane jest sprawdzenie, czy za wszystkie osoby podlegające w tym okresie ubezpieczeniom (zgłoszone przez płatnika do ubezpieczeń) sporządzone są imienne raporty miesięczne. Chodzi o to, czy nie brakuje imiennego raportu miesięcznego za któregoś z ubezpieczonych, który w danym okresie był zgłoszony do ubezpieczeń (przy uwzględnieniu dokumentów już przekazanych i przetworzonych w ZUS); weryfikacji imiennego raportu miesięcznego w zakresie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po miesiącu przekroczenia 30-krotności. W sytuacji gdy dla danego ubezpieczonego podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia osiągnęła roczny limit, a w imiennych raportach miesięcznych za kolejne miesiące (po miesiącu, w którym 30-krotność została osiągnięta) płatnik wykazał podstawę wymiaru składek wyższą niż zero, weryfikacja wykazuje błąd. Program informuje również o konieczności wypełnienia pola Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz o tym, że podstawa na te ubezpieczenia za dany miesiąc nie powinna być większa od zera; weryfikacji deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA sporządzonej przez płatnika, który jest płatnikiem na własne ubezpieczenia. Chodzi o sprawdzenie, czy dane identyfikacyjne płatnika wykazane w deklaracji są zgodne z danymi identyfikacyjnymi zapisanymi w kartotece

10 ubezpieczonego (posiadającej status Potwierdzona w ZUS ). Jeżeli nie są zgodne, weryfikacja zgłosi błąd informujący o niezgodności danych. Zmiany w Kreatorze tworzenia dokumentów rozliczeniowych Wprowadzone w Płatniku zmiany w Kreatorze tworzenia dokumentów rozliczeniowych umożliwiają tworzenie dokumentów rozliczeniowych także na podstawie kompletów rozliczeniowych pobranych z ZUS. Do tej pory kreator umożliwiał tylko tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów wysłanych do ZUS. Rys. 5. Pierwszy krok Kreatora dokumentów rozliczeniowych z zaznaczoną opcją tworzenia dokumentów rozliczeniowych na podstawie kompletów rozliczeniowych pobranych z ZUS! KORZYŚCI DLA PŁATNIKA składek Wprowadzenie możliwości tworzenia dokumentów rozliczeniowych na podstawie kompletów rozliczeniowych pobranych z ZUS znacznie ułatwi pracę szczególnie tym płatnikom składek, którzy za dany miesiąc sporządzają i przekazują do ZUS wiele korekt. Należy pamiętać, że komplet pobrany z ZUS zawiera pozycje imiennych raportów za wszystkich ubezpieczonych, za których raporty za dany miesiąc były sporządzone i przekazane do ZUS (oraz przetworzone i zapisane na koncie płatnika), z uwzględnieniem pierwszorazowego kompletu dokumentów rozliczeniowych oraz kompletów korygujących

11 Komplet rozliczeniowy pobrany z ZUS to dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc (deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA oraz imienne raporty miesięczne ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA), które zostały przekazane do ZUS, przetworzone i zapisane na koncie płatnika składek w ZUS. Możliwość wyliczania imiennego raportu miesięcznego według wskazanego schematu finansowania składek W najnowszej wersji Płatnika rozszerzono możliwość wyliczania imiennego raportu miesięcznego ZUS RCA/ZUS RZA oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA dla płatnika opłacającego składki na własne ubezpieczenia (który wypełnia blok X deklaracji) według wskazanego schematu finansowania składek. Dotychczas, począwszy od wersji D, możliwe to było tylko dla kodów tytułu ubezpieczenia: i Dla pozostałych kodów program wyliczał składki według domyślnego schematu. Oznaczało to, że w sytuacji gdy składki powinny być wyliczone w inny sposób, użytkownik musiał samodzielnie przenieść kwoty składek do właściwych pól. Aktualnie wskazanie schematu finansowania składek dotyczy wszystkich kodów tytułu ubezpieczenia. Jest to szczególnie ważne, gdy dla danego kodu tytułu ubezpieczenia w tym samym okresie istnieje więcej niż jeden schemat finansowania składek. Począwszy od wersji , istnieje możliwość wyboru schematu finansowania spośród schematów dostępnych dla danego kodu tytułu ubezpieczenia w okresie wynikającym z identyfikatora dokumentu rozliczeniowego. Wyboru schematu finansowania składek dokonuje się po wpisaniu w imiennym raporcie miesięcznym/ deklaracji rozliczeniowej kodu tytułu ubezpieczenia oraz kwot podstaw wymiaru składek. W celu wyboru właściwego schematu wyliczeń należy: z poziomu pozycji raportu wybrać polecenie Narzędzia Pokaż kartotekę ubezpieczonego i przejść do zakładki Zgłoszenia do ubezpieczeń, aby sprawdzić, z jakim kodem tytułu ubezpieczenia i do jakich ubezpieczeń dana osoba została zgłoszona,

12 przejść do pozycji raportu i wypełnić kod tytułu ubezpieczenia oraz właściwe pola podstaw wymiaru składek, zgodnie z rodzajami ubezpieczeń, którym podlega dana osoba, zapisanymi w kartotece ubezpieczonego, z menu wybrać polecenie Wybierz schemat wyliczeń (rys. 6, 7). Jeśli została wybrana opcja o kontynuowaniu wyliczeń, tj. wybrany został przycisk OK, program wyświetli dostępne schematy finansowania składek dla danego kodu tytułu ubezpieczenia (rys 8, str. 37). Po wskazaniu właściwego schematu należy użyć opcji OK, nastąpi wtedy wyliczenie kwot składek oraz powrót do pozycji raportu. Rys. 6. Pozycja raportu ZUS RCA z zaznaczonym poleceniem Wybierz schemat wyliczeń Rys. 7. Informacja dla użytkownika po użyciu polecenia Wybierz schemat wyliczeń

13 Rys. 8. Przykładowe schematy dla kodu tytułu ubezpieczenia Sporządzanie ZUS DRA w ramach jednego zakresu numerów (np. od 01 do 39), gdy sumy składek wykraczają poza dopuszczalną długość pól na dokumencie Wprowadzono możliwość sporządzenia deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w ramach jednego zakresu numerów (np. od 01 do 39), w sytuacji gdy sumy składek wykraczają poza dopuszczalną długość pól na dokumencie. Zmiana ta ma ułatwić pracę dużym płatnikom składek, którzy sporządzają dokumenty rozliczeniowe za wiele tysięcy ubezpieczonych. Wysyłanie zestawów dokumentów rozliczeniowych W wersji programu wprowadzono zmianę dotyczącą wysyłania zestawów dokumentów rozliczeniowych. Zmiana ta dotyczy płatników opłacających składki na własne ubezpieczenia i umożliwia wysłanie w jednym zestawie dokumentów, deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA z różnymi numerami identyfikatorów z różnych zakresów (np i 40 49), dotyczących tego samego miesiąca. Sytuacja taka wystąpi na przykład wtedy, gdy dana osoba podlega: dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym i rozlicza się z tego tytułu z kodem tytułu ubezpieczenia , dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu i rozlicza się z tego tytułu z kodem tytułu ubezpieczenia

14 W wyżej opisanej sytuacji płatnik sporządzi dokumenty rozliczeniowe, tj. deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA, na przykład za kwiecień 2015 roku, z następującymi identyfikatorami: pierwszą z identyfikatorem , w której rozliczy składki z kodem tytułu ubezpieczenia , drugą z identyfikatorem , w której rozliczy składki z kodem tytułu ubezpieczenia Po dołączeniu obydwu deklaracji do jednego zestawu dokumentów płatnik składek może przesłać je do ZUS. Tak samo będzie wyglądała sytuacja, gdy na przykład osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą, opłacająca składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, w trakcie okresu rozliczeniowego (miesiąca) zmieni kod tytułu ubezpieczenia. Na przykład przez część miesiąca obowiązywał ją kod tytułu ubezpieczenia , a przez pozostałą część kod Wtedy za dany miesiąc deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA z identyfikatorami 01 i 40 może przesłać do ZUS w jednym zestawie dokumentów. Robert Łuczak specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych