Zawarcie i rozwiązanie stosunku pracy dokumentacja ZUS

Transkrypt

1 Zawarcie i rozwiązanie stosunku pracy dokumentacja ZUS

2 Ubezpieczenia społeczne dla specjalistów WYJĄTKOWEEBOOKIZADARMODLACIEBIE Zajmujesz się ubezpieczeniami społecznymi? Pobierz darmowe ebooki. Jeśli: zajmujeszsięubezpieczeniamispołecznymi, chceszwiedziećozmianachwprzepisachiskutkachtychzmian wpraktyce KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki!

3 Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor naczelny: Krystyna Trojanowska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Skład i łamanie: Studio Raster, N. Bogajczyk ISBN: Informacje o prenumeracie: tel.: , cok@wip.pl Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , ksiegowy@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w zamieszczonych w niej artykułach, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny i nie mogą być traktowane w sposób prawnie wiążący pomiędzy Czytelnikiem a wydawcą lub redakcją. Redakcja dokłada wszelkich starań, aby informacje i dane zamieszczone w tych materiałach były poprawne merytorycznie i aktualne, jednakże informacje te nie mają charakteru porady czy opinii prawnej, jako że wydawca ani redakcja nie świadczą żadnych usług prawnych. Nie mogą być one również traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. Zastosowanie tych informacji w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji lub opinii prawnej. Wobec powyższego wydawca, redakcja, redaktorzy ani autorzy ww. materiałów nie ponoszą odpowiedzialności prawnej, w szczególności za skutki zastosowania lub wykorzystania w jakikolwiek sposób informacji zawartych w tych materiałach.

4 Spis treści Obowiązki płatnika związane z zatrudnieniem pracownika i istnieniem stosunku pracy 5 Zgłoszenie podwładnego do ZUS 5 Zmiana i korekta danych osób ubezpieczonych 5 Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze 6 Zgłoszenie do ubezpieczeń członka rodziny 6 Dokumenty rozliczeniowe za pracownika 7 Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe 8 Korekta dokumentów rozliczeniowych 8 Przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych za ubezpieczonego 9 Informacje dla osoby ubezpieczonej informacja roczna i informacja miesięczna 9 Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy 9 Terminy wyrejestrowania byłego pracownika 9 Kody wyrejestrowania pracowników 9 Sposób przygotowania ZUS ZWUA 10 Termin przekazania ZUS ZCNA 10 Obowiązki płatnika przy porzuceniu pracy przez pracownika 10 Korekta wyrejestrowania 10 Wystawianie zaświadczenia ZUS Rp-7 11 Obowiązki pracodawcy, gdy pracownik przechodzi na emeryturę lub rentę 11 Obowiązki pracodawcy w przypadku emerytury pomostowej 12 Wypłaty dokonane po ustaniu stosunku pracy w dokumentach rozliczeniowych 12 Rozliczenie wypłat po śmierci pracownika 13 Przekazanie wypłaty świadczeń chorobowych do ZUS 14

5 Zawarcie i rozwiązanie stosunku pracy dokumentacja ZUS Przyjęcie do pracy pracownika oraz rozstanie się z nim narzucają pracodawcy/płatnikowi określone obowiązki względem ZUS. W tym numerze, pomyślanym jako swoisty przewodnik, przypominamy, jakie są to powinności. Z opracowania dowiecie się m.in: Jak poprawnie zgłaszać i korygować dokumenty zgłoszeniowe? Które zasady determinują poprawne sporządzanie dokumentów rozliczeniowych korygujących? Jakie obowiązki wobec ZUS ciążą na płatniku po ustaniu stosunku pracy, w tym przy porzuceniu pracy przez pracownika? Kiedy, na podstawie jakiej dokumentacji i jakiego rodzaju świadczenia wypłaci ZUS po rozwiązaniu przez pracodawcę stosunku pracy z podwładnym? Zachęcam do lektury. Obowiązki płatnika związane z zatrudnieniem pracownika i istnieniem stosunku pracy Zgłoszenie podwładnego do ZUS Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi i/lub ubezpieczeniem zdrowotnym podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń. Zgłoszenia dokonujemy w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA. Od zasady tej istnieją dwa wyjątki: pracowników skierowanych do pracy lub służby w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, stałych przedstawicielstwach przy ONZ i innych misjach specjalnych za granicą zgłasza się do ubezpieczeń nie później niż w terminie rozliczania i opłacania składek za miesiąc, w którym powstał obowiązek ubezpieczeń, osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński zgłasza się do ubezpieczeń poprzez wykazanie ich w imiennym raporcie miesięcznym, składanym w terminie przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. W przekazywanych do ZUS dokumentach zgłoszeniowych osób ubezpieczonych my jako płatnik składek podajemy nadany ubezpieczonemu numer PESEL. W przypadku braku takiego numeru podajemy serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. Numer, z którym ubezpieczonego zgłosiliśmy do ubezpieczeń, podajemy także na przekazywanych za niego imiennych raportach miesięcznych. Zmiana i korekta danych osób ubezpieczonych Płatnicy składek muszą zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach, które nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu. Zmianę tę powinni zgłosić w terminie 7 dni od jej zaistnienia. Przypominamy, iż o wszelkich zmianach lub korektach dotyczących danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (PESEL, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu) zawiadamiamy ZUS na formularzu ZUS ZIUA. Korekta daty objęcia ubezpieczeniami Korektę daty objęcia ubezpieczeniami zgłaszamy poprzez wyrejestrowanie z ubezpieczeń, a następnie ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń. 5

6 Przykład 1. Skorygowanie błędnego roku zgłoszenia do ZUS Płatnik składek zgłaszając pracownika Antoniego P. do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA, wpisał błędną datę powstania obowiązku ubezpieczeń zamiast 3 kwietnia 2017 r. wpisał 3 kwietnia 2016 r. Aby dokonać korekty tego błędu, powinien: wyrejestrować pracownika na formularzu ZUS ZWUA z datą, z którą dokonał zgłoszenia, tj. z dniem 3 kwietnia 2016 r., a następnie na formularzu ZUS ZUA dokonać prawidłowego zgłoszenia pracownika od 3 kwietnia 2017 r. Zmiana/korekta kodu tytułu ubezpieczeń W przypadku konieczności zmiany lub korekty kodu tytułu ubezpieczenia powinniśmy zgłosić wyrejestrowanie danej osoby z ubezpieczeń (z nieaktualnym lub błędnym kodem), a następnie ponownie zgłosić do ubezpieczeń (z aktualnym, poprawnym kodem). Przykład 2. Skorygowanie kodu tytułu do ubezpieczeń Pracownica Magdalena W. jest zatrudniona od 10 marca 2015 r. Z tym dniem pracodawca/płatnik składek zgłosił ją do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia Dnia 3 kwietnia 2017 r. pani Magdalena przedłożyła płatnikowi orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Oznacza to, że od 4 kwietnia 2017 r. zmianie uległ kod tytułu ubezpieczenia; dotychczasowy kod został zmieniony na W tej sytuacji płatnik składek powinien: wyrejestrować tę osobę z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA od 4 kwietnia 2017 r., z kodem tytułu ubezpieczenia , a następnie ponownie zgłosić do ubezpieczeń od 4 kwietnia 2017 r. na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze Pamiętajmy, że ustawa o emeryturach pomostowych nałożyła na płatników składek obowiązek prowadzenia m.in. ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Informacje dotyczące pracowników umieszczonych w ewidencji mamy obowiązek przekazywać do ZUS w zgłoszeniu danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za dany rok kalendarzowy w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego (na formularzu ZUS ZSWA). Informacje dotyczące liczby stanowisk pracy w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze przekazujemy do ZUS w deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA). W przypadku wystąpienia pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku kalendarzowym przekazujemy do ZUS w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku. Jeżeli nie złożyliśmy jeszcze zgłoszenia za poprzedni rok kalendarzowy, to przekazujemy do ZUS w tym terminie także zgłoszenie za poprzedni rok kalendarzowy. W przypadku upadłości lub likwidacji płatnika składek zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku kalendarzowym przekazujemy do ZUS nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek. Jeżeli upadłość lub likwidacja firmy nastąpiły przed przekazaniem zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy, to w terminie 7 dni przekazujemy do ZUS także zgłoszenia za poprzedni rok kalendarzowy,. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących danych podanych w zgłoszeniu przez: płatnika składek we własnym zakresie, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy mamy obowiązek przekazać do ZUS korygujące zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w formie nowego zgłoszenia zawierającego wszystkie prawidłowe dane. Przekazujemy korygujące zgłoszenie w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS lub właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy. Jeżeli konieczność korekty podanych w zgłoszeniu danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze: 1) decyzji korygujące zgłoszenie składamy nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, 2) kontroli korygujące zgłoszenie składamy nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Zgłoszenie do ubezpieczeń członka rodziny Poza zgłoszeniem do ubezpieczeń osoby ubezpieczonej mamy także obowiązek zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny tej osoby. Członkowie rodziny osoby, która podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, są uprawnieni do korzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej, jeżeli nie są objęci obowiązkiem ubezpieczenia. 6

7 Członkiem rodziny są następujące osoby: dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuk albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli kształci się dalej, do ukończenia 26 lat, jeżeli natomiast posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi bez ograniczenia wieku, małżonek, wstępni pozostający z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym. Wnuk może być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego przez dziadków, gdy żaden z rodziców nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, nie jest osobą uprawnioną do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji z tytułu wykonywania pracy lub pracy na własny rachunek albo nie podlega ubezpieczeniu dobrowolnemu Członkowie rodziny ubezpieczonego uzyskują prawo do świadczeń opieki zdrowotnej dopiero po zgłoszeniu ich do ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłoszenia ma obowiązek dokonać osoba ubezpieczona, a dokonuje tego za naszym pośrednictwem płatnika składek (np. pracodawcy, zleceniodawcy). Do zgłoszenia członka rodziny służy druk ZUS ZCNA Zgłoszenie danych o członkach rodziny do celów ubezpieczenia zdrowotnego. Dokumenty rozliczeniowe za pracownika Będąc płatnikami składek, mamy obowiązek comiesięcznego sporządzania i przekazywania do ZUS dokumentów rozliczeniowych (tj. deklaracji rozliczeniowej i odpowiednich imiennych raportów miesięcznych za wszystkich ubezpieczonych) oraz opłacania składek za dany miesiąc. Terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych Płatnik składek przesyła w tym samym terminie komplet dokumentów rozliczeniowych oraz opłaca składki za dany miesiąc nie później niż: do 5. dnia następnego miesiąca jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, do 10. dnia następnego miesiąca osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie, do 15. dnia następnego miesiąca pozostali płatnicy, do 15. dnia następnego miesiąca płatnicy składki na ubezpieczenie zdrowotne, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych (odpowiednio ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA). Imienny raport miesięczny musimy zawsze oznaczyć takim samym numerem identyfikatora, jaki posiada deklaracja rozliczeniowa, do której go dołączamy. Podstawowe zasady sporządzania dokumentów rozliczeniowych (pierwszorazowych i korygujących) W każdym dokumencie rozliczeniowym wpisujemy w bloku I identyfikator dokumentu. W jego skład wchodzi numer identyfikatora oraz miesiąc i rok, za który sporządzamy rozliczenie. Na przykład dla płatnika, który używa zakresu numerów identyfikatorów od 01 do 39, dla dokumentów rozliczeniowych za kwiecień 2017 roku, będzie to identyfikator Z kolei pierwszą korektę dokumentów rozliczeniowych za kwiecień 2017 roku oznaczymy identyfikatorem , kolejną korektę itd. Imienne raporty miesięczne oraz imienne raporty miesięczne korygujące oznaczamy takim samym numerem identyfikatora jak deklarację rozliczeniową albo deklarację rozliczeniową korygującą, do której dołączamy raporty. Jeżeli wyczerpaliśmy już numery identyfikatora służące do oznaczania dokumentów rozliczeniowych korygujących (deklaracji i imiennych raportów miesięcznych) za dany miesiąc, a musimy sporządzić następną korektę, powinniśmy używać ostatniego numeru. Jeżeli więc korzystaliśmy z numeracji 01 39, to po wyczerpaniu numerów, w razie sporządzania kolejnych korekt dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc powinniśmy używać numeru 39. Musimy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe wpisanie daty wypełnienia dokumentów, która będzie określała ich kolejność. Na marginesie przypomnijmy, że dane identyfikacyjne płatnika składek wykazywane w bloku II dokumentów rozliczeniowych (deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych) muszą być identyczne jak dane, które podaliśmy w naszym dokumencie zgłoszeniowym: ZUS ZFA (Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek osoby fizycznej) lub ZUS ZPA (Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej). Jeżeli zmieniliśmy bądź skorygowaliśmy dane identyfikacyjne, to muszą to być dane zgodne z danymi wykazanymi w bloku III dokumentu ZUS ZIPA (Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek). W przypadku płatników podlegających wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub do Krajowego Rejestru Sądowego muszą to być dane zgłoszone odpowiednio do CEIDG lub KRS. W imiennym raporcie miesięcznym w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (blok III) podajemy numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. Numer podawany w imiennym raporcie miesięcznym musi być zgodny z numerem podanym w zgłoszeniu do ubezpieczeń. 7

8 Jeżeli zmieniliśmy bądź skorygowaliśmy dane identyfikacyjne ubezpieczonego, muszą to być dane zgodne z danymi wykazanymi w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA (Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej). Przypominamy, że 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia wykazywany w imiennym raporcie miesięcznym musi być zgodny z kodem podanym w zgłoszeniu do ubezpieczeń. Nie dotyczy to osób pobierających zasiłek macierzyński lub przebywających na urlopie wychowawczym rozliczanych z kodem tytułu ubezpieczenia i 12 11, dla których nie składa się zgłoszenia z tymi kodami. Jeżeli nasz pracownik, dla którego podstawę wymiaru składek stanowi przychód, nie osiągnął go w danym miesiącu, to przekazujemy za niego imienny raport miesięczny ZUS RCA lub ZUS RZA. Będzie to jednak raport zerowy, czyli w pola dotyczące podstaw wymiaru składek i kwot składek wpisujemy 0,00. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy za danego ubezpieczonego składamy za cały miesiąc (za który sporządzany jest komplet dokumentów rozliczeniowych) imienny raport miesięczny ZUS RSA. Na przykład w raporcie ZUS RSA za kwiecień 2017 roku wykazujemy okres przerwy w opłacaniu składek od do Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe W danym roku kalendarzowym podstawa ta nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone. Kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2017 roku zł. Korekta dokumentów rozliczeniowych W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych przez: płatnika składek we własnym zakresie, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, mamy obowiązek złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Jeżeli konieczność korekty danych zawartych w dokumentach rozliczeniowych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze: decyzji dokumenty korygujące składamy nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, kontroli dokumenty korygujące składamy nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe korygujące, pamiętajmy o 6 poniższych zasadach. Zasada 1. W przypadku korekty dokumentów rozliczeniowych składamy komplet dokumentów korygujących, który składa się z: imiennych raportów miesięcznych korygujących dotyczących osób, za które przekazaliśmy błędne dane, oraz deklaracji rozliczeniowej korygującej zawierającej łączne dane rozliczeniowe dotyczące wszystkich ubezpieczonych: zarówno tych, za których poprawnie rozliczyliśmy składki w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których sporządziliśmy imienne raporty miesięczne korygujące. Jeżeli korekcie podlegają dane znajdujące się wyłącznie na deklaracji rozliczeniowej, składamy jedynie korygującą deklarację rozliczeniową. Zasada 2. Imienne raporty miesięczne korygujemy w ramach raportu danego typu, tj. odrębnie raporty składkowe i odrębnie raporty świadczeniowe w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia. Zasada 3. Jeśli złożyliśmy imienny raport miesięczny składkowy (ZUS RCA lub ZUS RZA) za ubezpieczonego, za którego nie należało go składać, musimy go wycofać. Aby wycofać raport składkowy, powinniśmy wypełnić raport korygujący, wpisując dane identyfikacyjne ubezpieczonego, kod tytułu ubezpieczenia oraz wpisać w pola dotyczące podstaw wymiaru składek i kwot składek wartość 0,00. Zasada 4. Nie korygujemy danych wpisanych w imiennych raportach miesięcznych w przypadku stwierdzenia (we własnym zakresie lub przez ZUS) różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Zasada 5. Aby wycofać imienny raport miesięczny świadczeniowy ZUS RSA złożony za danego ubezpieczonego, składamy raport korygujący, wpisując w nim: kod tytułu ubezpieczenia taki sam jak podany w poprzednio złożonym raporcie, który wycofujemy, okres przerwy taki sam jak w wycofywanym raporcie, 0 w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat, kod świadczenia/przerwy taki sam jak w wycofywanym raporcie, 0,00 w polu kwota (pole to można również pozostawić niewypełnione). Zasada 6. W sytuacji gdy złożyliśmy kilka raportów świadczeniowych za danego ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnymi kodami świadczenia/przerwy i chcemy: wycofać jeden z nich składamy tylko raporty, które są aktualne, wycofać wszystkie raporty składamy wycofanie każdego z nich, 8

9 wycofać jeden z nich i skorygować pozostałe składamy skorygowane raporty, bez raportu, który chcemy wycofać. Przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych za ubezpieczonego Płatnicy składek zobowiązani są przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe: poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1 ustawy systemowej (np. z aktualnej wersji programu Płatnik lub z innego oprogramowania interfejsowego) obowiązkowo płatnicy składek rozliczający składki za więcej niż 5 osób (nie dotyczy to dokumentów: ZUS ZFA, ZUS ZPA w trybie zgłoszenia oraz ZUS ZIPA, które należy przekazywać wyłącznie w formie papierowej), w formie papierowej, tj. na formularzach dostępnych w każdej jednostce terenowej ZUS lub jako wydruki z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1 ustawy systemowej płatnicy składek rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek płatnika składek złożony w jednostce terenowej ZUS, Zakład może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób do przekazywania dokumentów w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub poprzez nośniki elektroniczne w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1 ustawy systemowej. Informacje dla osoby ubezpieczonej informacja roczna i informacja miesięczna Informację roczną za dany rok przekazujemy ubezpieczonemu pracownikowi w terminie do 28 lutego następnego roku. Informacja roczna powinna zawierać dane, jakie wykazaliśmy w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych sporządzonych za ubezpieczonego za rok, za który przygotowujemy informację. Mamy jednak obowiązek przekazania ubezpieczonemu informacji na jego żądanie, nie częściej niż raz na miesiąc, za miesiąc poprzedni, z wyłączeniem przypadków pobierania składek z emerytur i rent. Jeżeli na bieżąco, co miesiąc, przekazujemy ubezpieczonym informacje o danych zawartych w imiennych raportach miesięcznych przekazanych do ZUS, nie musimy dodatkowo przekazywać informacji rocznej. Należy bowiem pamiętać, że informacja roczna dla ubezpieczonego to nic innego niż zestawienie danych, które zawierają informacje miesięczne. Jednak gdy ubezpieczony zwróci się do nas o wydanie informacji rocznej, powinniśmy mu ją przekazać. W sytuacji gdy przekazywaliśmy do ZUS imienne raporty miesięczne korygujące, a ubezpieczony otrzymał miesięczne informacje przed sporządzeniem tych korekt, wówczas miesięczne informacje dla ubezpieczonego powinniśmy sporządzić ponownie, z poprawnymi danymi. Prawidłowe dane (po uwzględnieniu korekt) powinniśmy umieścić również w rocznej informacji przekazanej ubezpieczonemu za rok ubiegły. Zarówno informacji rocznej, jak i miesięcznej nie musimy sporządzać na formularzach, których wzory zawiera rozporządzenie określające wzory dokumentów ubezpieczeniowych. Oznacza to, że informacje można sporządzać w innej formie, ale obowiązkowo muszą zawierać dane określone w przepisach. Informację roczną/miesięczną przekazujemy pracownikowi na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego w formie dokumentu elektronicznego. Informacje roczne/miesięczne przekazujemy ubezpieczonym w celu sprawdzenia, czy w dokumentach przekazanych do ZUS wykazaliśmy prawidłowe dane, m.in. poprawne podstawy wymiaru składek, bezbłędne kwoty składek czy też właściwe okresy przerw w opłacaniu składek. Obowiązki płatnika po ustaniu stosunku pracy Po ustaniu stosunku pracy musimy wyrejestrować byłego pracownika ze wszystkich ubezpieczeń. Trzeba tu koniecznie pamiętać o terminach i kodach wyrejestrowania. Oprócz tego spoczywa na nas jeszcze wiele innych obowiązków, m.in. wyrejestrowanie zgłoszonego do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, ewentualna korekta wyrejestrowania, rozliczenie składek w przypadku wypłat po ustaniu stosunku pracy i wykazanie ich w dokumentach rozliczeniowych. Terminy wyrejestrowania byłego pracownika Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń, podlega wyrejestrowaniu z nich. Pracownicy objęci są obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi (emerytalnym, rentowym, wypadkowym i chorobowym) oraz ubezpieczeniem zdrowotnym od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. Rozwiązanie umowy o pracę, bez względu na przyczynę i tryb, skutkuje koniecznością wyrejestrowania byłego już pracownika z poszczególnych ubezpieczeń. Na wykonanie tej czynności najczęściej mamy 7 dni od daty ustania stosunku pracy (art. 36 ust. 11 ustawy systemowej). W przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej termin ten jest dłuższy i wynosi 30 dni również liczonych od daty ustania stosunku pracy (art. 36 ust. 12 ustawy systemowej). Kody wyrejestrowania pracowników Byłego pracownika wyrejestrowujemy z ubezpieczeń z jednym z następujących kodów przyczyny wyrejestrowania ubezpieczonego: 100 ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia, 500 zgon osoby ubezpieczonej, 600 inna przyczyna wyrejestrowania, 9

10 800 wyrejestrowanie pracownika w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art Kodeksu pracy. Sposób przygotowania ZUS ZWUA Aby poinformować ZUS o ustaniu stosunku pracy, a tym samym ustaniu ubezpieczeń pracowniczych, wypełniamy i przekazujemy do ZUS ZWUA Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Zakres informacji wykazywanych w druku ZUS ZWUA jest następujący: w bloku I podajemy informacje o tym, czy jest to pierwszorazowe wyrejestrowanie z ubezpieczeń, czy też zgłoszenie korekty danych podanych we wcześniej złożonym druku ZUS ZWUA, w bloku II podajemy dane identyfikacyjne płatnika składek, tj.: NIP, numer REGON lub ewentualnie numer PESEL albo serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, nazwę skróconą, nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia, w bloku III podajemy dane identyfikacyjne osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń, tj.: numer PESEL lub ewentualnie serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, pierwsze imię i datę urodzenia, w bloku IV podajemy kod tytułu ubezpieczenia, datę wyrejestrowania z ubezpieczeń (jest nią następny dzień po ustaniu tytułu do ubezpieczeń) oraz kod przyczyny wyrejestrowania, w blokach V i VI podajemy datę wypełnienia druku oraz złożenia podpisów przez płatnika składek i osobę wyrejestrowywaną z ubezpieczeń. Przykład 3. Przekazanie ZUS ZWUA po ustaniu stosunku pracy Z dniem 31 marca 2017 r. w związku z upływem okresu wypowiedzenia ustał stosunek pracy pana Michała J. W ciągu 7 dni pracodawca powinien przekazać do ZUS druk ZUS ZWUA wypełniony w następujący sposób: w bloku I należało zaznaczyć znakiem X pole 01 oznaczające wyrejestrowanie z ubezpieczeń, w blokach II oraz III należało wpisać dane identyfikacyjne, z jakimi nastąpiło zgłoszenie płatnika składek oraz ubezpieczonego, w bloku IV polu 01 płatnik powinien podać kod tytułu ubezpieczenia zaczynający się od cyfr 01 10, w polu 02 należało wpisać datę , jako dzień wyrejestrowania z ubezpieczeń, a w polu 03 cyfrę 100, jako kod przyczyny wyrejestrowania, w bloku V w polu 01 trzeba było wpisać datę wypełnienia dokumentu. Termin przekazania ZUS ZCNA Przypomnijmy, że osobę, w stosunku do której wygasł tytuł do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym, musimy wyrejestrować z tego ubezpieczenia wraz ze zgłoszonymi przez siebie członkami rodziny. Aby wyrejestrować członka rodziny, wypełniamy ZUS ZCNA Zgłoszenie danych o członkach rodziny do celów ubezpieczenia zdrowotnego. W polu 01 bloku IV.A musimy wpisać cyfrę 2. Kod ten oznacza wyrejestrowanie członka rodziny. Jako datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny (pole 02 w bloku IV.A.) podajemy datę, z jaką wyrejestrowaliśmy pracownika zgłaszającego daną osobę. Na złożenie druku ZUS ZCNA, podobnie jak w przypadku wyrejestrowania pracownika, mamy 7 dni, a w przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej 30 dni od ustania stosunku pracy osoby, która dokonała zgłoszenia członka swojej rodziny (art. 74 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Przykład 4. Wyrejestrowanie członka rodziny Pan Michał J. z poprzedniego przykładu zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego swoją małoletnią córkę. W takim przypadku pracodawca wraz z drukiem ZUS ZWUA powinien złożyć dokument ZUS ZCNA, w którym w bloku II oraz bloku III poda dane identyfikacyjne swoje, jako płatnika składek, oraz pana Michała jako osoby ubezpieczonej. Muszą być one zgodne z danymi podanymi w zgłoszeniu płatnika składek oraz ubezpieczonego. W bloku IV.A. w polu 01 należy wpisać cyfrę 2, w polu 02 datę , a w następnych polach dane, z którymi córkę zgłoszono do ubezpieczenia zdrowotnego. W bloku VI należało wpisać datę wypełnienia druku. Obowiązki płatnika przy porzuceniu pracy przez pracownika Zdarza się czasami, że z pracownikiem, którego płatnik wyrejestrowuje z ubezpieczeń, nie ma żadnego kontaktu. Najczęściej będzie tak w przypadku porzucenia pracy przez zwalnianego. Pracodawcy mają wątpliwości, jak postąpić z drukiem ZUS ZWUA. Wynikają one z tego, że na formularzu jest pozycja dotycząca oświadczenia osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń, pod którą powinien znaleźć się jej podpis. ZUS wyjaśnia, że w sytuacji, gdy nie mamy możliwości uzyskania podpisu osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń, np. ze względu na brak z nią kontaktu, druk ZUS ZWUA możemy złożyć bez podpisu. Korekta wyrejestrowania Płatnik składek, który popełnił błąd w druku wyrejestrowującym z ubezpieczeń pracownika (ZUS ZWUA) lub wyrejestrowującym członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS ZCNA), musi go skorygować. Na złożenie korekty mamy 7 dni od zauważenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania z ZUS zawiadomienia o ich stwierdzeniu przez ten organ (art. 36 ust. 13 ustawy systemowej oraz art. 74 ust. 1 ustawy zdrowotnej). 10

11 Trzeba tu pamiętać o 4 ważnych zasadach. Zasada 1. Jeżeli błąd w ZUS ZWUA dotyczy danych identyfikacyjnych płatnika składek, danych identyfikacyjnych osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń albo kodu tytułu ubezpieczenia składamy poprawnie wypełniony formularz. Zasada 2. W przypadku gdy błąd w ZUS ZWUA dotyczy daty wyrejestrowania z ubezpieczeń lub kodu przyczyny wyrejestrowania składamy druk ZUS ZWUA w trybie korekty (pole 02 w bloku I zaznaczone znakiem X), w którym podajemy prawidłowe dane. Zasada 3. Jeśli błąd w ZUS ZCNA dotyczy danych identyfikacyjnych płatnika składek lub danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej składamy ponownie poprawnie wypełniony formularz. Zasada 4. W sytuacji kiedy błąd w ZUS ZCNA dotyczy danych o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego wyrejestrowujemy członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego z dotychczasowymi danymi (w polu 01 bloku IV.A. wpisujemy cyfrę 2), a następnie ponownie go zgłaszamy, ale już z prawidłowymi danymi (cyfra 1 w polu 01 bloku V.A.). Przykład 5. Korekta niepoprawnej daty wyrejestrowania Pracodawca zauważył, że w druku ZUS ZWUA podał nieprawidłową datę wyrejestrowania pracownika zamiast podał W ciągu 7 dni od zauważenia błędu powinien złożyć w ZUS druk ZUS ZWUA wypełniony w następujący sposób: znakiem X zaznacza pole 02 w bloku I, blok II i III wypełnia tak samo jak w pierwotnie składanym wyrejestrowaniu, w polu 02 bloku IV podaje prawidłową datę wyrejestrowania z ubezpieczeń, tj , a pola 01 i 03 wypełnia identycznie jak w korygowanym formularzu. Wystawianie zaświadczenia ZUS Rp-7 Pracownicy odchodzący z firmy często zwracają się o wystawienie druku ZUS Rp-7. Jeżeli pracownik wystąpi do nas z takim wnioskiem, nie możemy odmówić przygotowania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, nawet za okresy bieżące, mimo że stosowne informacje powinny się już znajdować na indywidualnych kontach ubezpieczonego prowadzonych przez ZUS. Obowiązek taki wynika wprost z art. 125a ust. 3 ustawy emerytalnej. Przykład 6. ZUS Rp-7 za okres sprzed 1999 roku Pracownik Adam Z., którego stosunek pracy ustał z dniem 31 marca 2017 r., wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o wystawienie zaświadczenia ZUS Rp-7 za pełne lata kalendarzowe przepracowane w firmie, tj. za lata Pracodawca odmówił wystawienia druku, twierdząc, że nie ma takiego obowiązku, ponieważ informacje o składkach od roku 1999 znajdują się na kontach osób ubezpieczonych prowadzonych przez ZUS. Postępowanie to jest niezgodne z prawem. Artykuł 125a ust. 3 ustawy emerytalnej, wprowadzający obowiązek wystawiania przez płatników wspomnianych zaświadczeń, nie mówi bowiem nic o tym, że obowiązek ten obejmuje tylko lata sprzed 1999 roku. Warto zauważyć, że obecnie nie obowiązuje jednolity wzór zaświadczenia. Możemy więc opracować własny wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. W praktyce jednak nadal najczęściej wykorzystywany jest druk ZUS Rp-7. Wystawiając zaświadczenie ZUS Rp-7 dla byłego pracownika, możemy też być zobligowani do przygotowania dodatkowego lub dodatkowych załączników. Stanie się tak, jeżeli: po 14 listopada 1991 r. danej osobie wielokrotnie wypłacano zasiłki chorobowe lub opiekuńcze, po 28 lutego 1995 r. pracownikowi wielokrotnie wypłacano wynagrodzenie chorobowe, pracownik wielokrotnie przebywał na urlopach bezpłatnych i okresów tych z uwagi na brak miejsca nie będziemy mogli wyszczególnić bezpośrednio na druku ZUS Rp-7. Warto podkreślić, że załączniki opracowujemy we własnym zakresie. Ważne jest, aby oprócz wykazu wspomnianych okresów znalazły się w nich nasze dane jako pracodawcy, dane osobowe pracownika oraz numer identyfikacyjny, z którym był zgłoszony do ubezpieczeń, a także podpisy osób, które parafowały zaświadczenie ZUS Rp-7. Informację o dołączeniu załącznika umieszczamy w pkt 6 zaświadczenia. Obowiązki pracodawcy, gdy pracownik przechodzi na emeryturę lub rentę Ustanie stosunku pracy może mieć związek z przejściem pracownika na emeryturę lub rentę. W takim przypadku mamy obowiązek przygotowania określonych dokumentów uzależnionych od rodzaju świadczenia, o jakie występuje pracownik. Pamiętajmy, że na wniosek lub za zgodą pracownika generalnie mamy obowiązek przygotowania wniosków o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia ich w organie rentowym. Obowiązek ten nie dotyczy pracodawców będących osobami fizycznymi niemającymi uprawnień do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (art. 125 ustawy emerytalnej). Obowiązek ten nie obejmuje również wniosków o przyznanie emerytury na nowych zasadach składanych przez osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r., poza emeryturami, o których jest mowa w art , 50, 50a, 50e ustawy emerytalnej (emerytury wcześniejsze, emerytury górnicze, kolejowe oraz z tytułu pracy szczególnej przyznawane według dotychczasowych zasad). Tego rodzaju wnioski osoby zainteresowane składają bezpośrednio w organie rentowym (art. 182 ustawy emerytalnej). Oprócz wspomnianego już zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu najczęściej wystawianym formu- 11

12 larzem jest druk ZUS N-10 Wywiad zawodowy, który dołącza się do wniosków o świadczenia mające związek z niezdolnością do pracy. Jest to forma ankiety, w której pracodawca określa kwalifikacje zawodowe pracownika, rodzaj ostatnio wykonywanej przez niego pracy, ogólną charakterystykę pracy na zajmowanym ostatnio stanowisku, warunki pracy oraz podaje datę badania wstępnego i ostatniego badania okresowego, a także okres jego ważności. Obowiązki pracodawcy w przypadku emerytury pomostowej Jeżeli odchodzący z firmy pracownik przechodzi na emeryturę pomostową, musimy wypełnić i złożyć w ZUS dodatkowy formularz. Jest to druk ZUS ZSWA Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Pracodawcy często zapominają o tym obowiązku, ponieważ wspomniany dokument najczęściej składany jest do 31 marca danego roku za rok poprzedni (art. 38 ust. 2 ustawy o emeryturach pomostowych). Jak już wspomnieliśmy w tym opracowaniu, jeżeli jednak pracownik wystąpi przed ww. terminem z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej, druk ZUS ZSWA powinniśmy złożyć nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie świadczenia (art. 38 ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych). Przykład 7. Przygotowanie ZUS ZSWA W kwietniu 2017 roku pracownik Szymon F. wystąpił o przyznanie emerytury pomostowej. W związku z tym pracodawca złożył zgłoszenie ZUS ZSWA, w którym wykazał wszystkich pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których opłaca składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Postępowanie to jest nieprawidłowe, ponieważ druk ten powinien zawierać informacje dotyczące tylko pana Szymona. Dane dotyczące pozostałych pracowników płatnik wykaże natomiast w zgłoszeniu ZUS ZSWA składanym za 2017 rok. Dokument ten płatnik przekaże do ZUS w terminie do 2 kwietnia 2018 r., ponieważ 31 marca przypada w wolną sobotę, a 1 kwietnia w niedzielę, a więc dni wolne od pracy. Wypłaty dokonane po ustaniu stosunku pracy w dokumentach rozliczeniowych Czasami zdarza się, że były już pracownik otrzyma jakieś świadczenia należne za okres, kiedy pozostawał jeszcze w stosunku pracy. Najczęściej będą to różnego rodzaju premie oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli trzynastki. Wypłaty dokonane byłym pracownikom, do których prawo powstało w czasie trwającego stosunku pracy, oskładkowuje się na ogólnych zasadach. Mimo że daną osobę wyrejestrowano już z ubezpieczeń, wypłaty te rozliczamy na druku ZUS RCA Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. Jako kod tytułu ubezpieczenia (pole 01 w bloku III.B) podajemy wówczas odpowiednio: XX jeżeli wypłata miała miejsce jeszcze w miesiącu, w którym ustał stosunek pracy, XX jeżeli wypłaty dokonaliśmy w miesiącu następującym po miesiącu, w którym ustał stosunek pracy, albo w miesiącach kolejnych. Przykład 8. Wypłata trzynastki byłemu pracownikowi Dnia 28 kwietnia 2017 r. pracodawca wypłacił premię za I kwartał tego roku, która zgodnie z regulaminem premiowania nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Otrzymało ją także dwoje byłych pracowników: pani Barbara R. i pan Grzegorz T. Stosunek pracy pani Barbary ustał 31 marca, pana Grzegorza 14 kwietnia i z tym też dniem wypłacono mu wynagrodzenie za przepracowane w kwietniu dni w kwocie 1.897,20 zł. Tytułem premii pierwsza osoba otrzymała kwotę zł, druga zaś zł. Płatnik powinien wykazać panią Barbarę w kwietniowym raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia XX, gdzie rozliczy składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych od kwoty zł, a na ubezpieczenie zdrowotne od 1.035,48 zł (1.200 zł 164,52 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika). Kwietniowy raport ZUS RCA za pana Grzegorza powinien oznaczyć kodem tytułu ubezpieczenia XX i rozliczyć w nim składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych od podstawy wynoszącej 3.457,20 zł (1.897,20 zł zł), a na ubezpieczenie zdrowotne od 2.983,22 zł (3.457,20 zł 473,98 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika). Pamiętajmy o tym, że niektóre ze świadczeń pieniężnych wypłacanych pracownikom odchodzącym z firmy są wyłączone z oskładkowania. Zwolnienie to dotyczy m.in.: nagród jubileuszowych (gratyfikacji), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikom nie częściej niż co 5 lat ( 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego), odpraw pieniężnych przysługujących w związku z przejściem na emeryturę lub rentę ( 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia składkowego), odpraw, odszkodowań i rekompensat wypłacanych pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy ( 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia składkowego), odszkodowań wypłaconych byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie 12

13 konkurencji, o której mowa w art Kodeksu pracy ( 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia składkowego). Przykład 9. Dodatkowa odprawa emerytalna Zgodnie z regulaminem wynagradzania w firmie ABC pracownikom odchodzącym na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy przysługuje, oprócz ogólnie obowiązującej odprawy w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, dodatkowa odprawa w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia. Obie odprawy wyłączone są z podstawy składek na mocy 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia składkowego. Rozliczenie wypłat po śmierci pracownika Z dniem śmierci pracownika ulega wygaśnięciu stosunek pracy łączący go z pracodawcą. W takiej sytuacji świadczenia, do których nabył prawo przed zgonem, stają się prawami majątkowymi ze stosunku pracy. Przechodzą one w równych częściach na współmałżonka zmarłego oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej, określone w ustawie emerytalnej. Dopiero w razie braku takich osób prawa majątkowe po zmarłym wchodzą do masy spadkowej na ogólnych zasadach (art kp). Pojęcie praw majątkowych ze stosunku pracy jest dość rozległe i obejmuje praktycznie wszystkie świadczenia, do których dana osoba nabyła prawo w czasie trwającego stosunku pracy, a których nie wypłaciliśmy jej z powodu zgonu. Zalicza się tu przykładowo: wynagrodzenia wraz z dodatkami, dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych albo w porze nocnej, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, różnego rodzaju premie i nagrody, dodatkowe wynagrodzenie roczne, kwoty stanowiące zwrot wydatków poniesionych przez pracownika na rzecz pracodawcy, np. świadczenia z tytułu podróży służbowej. Ze względu na to, że wypłat dokonanych na rzecz rodziny zmarłego pracownika nie traktuje się jako przychód ze stosunku pracy, a jako prawa majątkowe z tegoż stosunku, nie podlegają one oskładkowaniu. Ani ustawa systemowa, ani ustawa zdrowotna nie przewidują bowiem oskładkowania tego rodzaju praw. Przykład 10. Trzynastka dla żony zmarłego pracownika W marcu 2017 roku trzynastkę za rok ubiegły otrzymał pracownik, którego stosunek pracy uległ rozwiązaniu w styczniu roku bieżącego oraz żona pracownika Bogdana R., który zmarł w lutym br. W pierwszym przypadku od wypłaconej kwoty odprowadzono składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń i wykazano w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia XX. Od drugiej wypłaty nie naliczono i opłacono składek, ponieważ był to przychód z tytułu praw majątkowych, a nie ze stosunku pracy. Od obu wypłat odprowadzono natomiast podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z ustawą o PIT. Wyrejestrowanie zmarłego pracownika z ubezpieczeń Wraz z wygaśnięciem stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika następuje ustanie tytułu do ubezpieczeń. Zmarłego należy więc wyrejestrować ze wszystkich ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, podając liczbę 500 jako kod przyczyny wyrejestrowania (pole 03 w bloku IV). Jeżeli zmarły zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członka lub członków swojej rodziny, dodatkowo składa się formularz ZUS ZCNA, wpisując cyfrę 2 w polu 01 bloku IV.A. (albo dalszych) oznaczającą wyrejestrowanie członka rodziny. Wniosek o jednorazowe odszkodowanie W przypadku gdy śmierć pracownika nastąpiła w wyniku wypadku przy pracy albo choroby zawodowej, musimy także przyjąć od uprawnionego członka rodziny wniosek o jednorazowe odszkodowanie. Które osoby są uprawnione do wspomnianego odszkodowania, wyjaśnia art. 13 ust. 2 ustawy wypadkowej. Jest to: współmałżonek, dzieci własne, drugiego małżonka, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, w tym również w ramach rodziny zastępczej, spełniające w dniu śmierci ubezpieczonego warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Do grupy uprawnionych należą także: rodzice, osoby przysposabiające, macocha lub ojczym, jeżeli w dniu śmierci pracownika prowadzili z nim wspólne gospodarstwo domowe albo pracownik bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania lub jeżeli ustalone zostało wyrokiem albo ugodą sądową prawo do alimentów z jego strony. Po otrzymaniu wniosku pracodawca musi skompletować wymaganą dokumentację i przekazać ją do właściwej jednostki ZUS. W przypadku śmierci pracownika będzie to: protokół powypadkowy, ewentualnie prawomocny wyrok sądu uznający dane zdarzenie za wypadek przy pracy, decyzja o stwierdzeniu choroby zawodowej oraz odpis aktu zgonu. Przykład 11. Jednorazowe odszkodowanie po zmarłym małżonku Wdowa po pracowniku Jerzym G., który poniósł śmierć w wyniku wypadku przy pracy, wystąpiła do pracodawcy zmarłego małżonka z wnioskiem o przyznanie i wypła- 13

14 tę jednorazowego odszkodowania, o którym jest mowa w art. 13 ust. 1 ustawy wypadkowej. Pracodawca odmówił przyjęcia wniosku, twierdząc, że ze względu na to, że zmarły nie jest już jego pracownikiem, nie ma obowiązku pośredniczenia między wdową a ZUS. Postępowanie to jest nieprawidłowe. Przepisy rozporządzenia w sprawie orzekania o uszczerbku na zdrowiu jednoznacznie mówią, że wniosek o jednorazowe odszkodowanie z tytułu śmierci spowodowanej wypadkiem przy pracy składają uprawnieni członkowie rodziny zmarłego do płatnika składek, a tym w przypadku pracowników jest pracodawca. Jedynie ubezpieczeni będący płatnikami składek oraz osoby z nimi współpracujące składają wniosek bezpośrednio do organu rentowego. Stawki jednorazowych odszkodowań od 1 kwietnia 2017 r. Z dniem 1 kwietnia uległa zmianie wysokość odszkodowań z tytułu uszczerbku na zdrowiu, jakiego pracownik doznał wskutek wypadku przy pracy oraz jakie przysługują członkom rodziny pracownika, który zmarł w wyniku takiego wypadku. Aktualne stawki określa obwieszczenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 14 marca 2017 r. w sprawie wysokości kwot jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej (M.P. z 2017 r. poz. 283). Przekazanie wypłaty świadczeń chorobowych do ZUS Pracodawcy uprawnieni do wypłaty świadczeń chorobowych po ustaniu stosunku pracy osoby pobierającej takie świadczenia muszą skompletować i przekazać do ZUS odpowiednią dokumentację. Wypłatę świadczeń chorobowych dla byłego pracownika przejmie wówczas ZUS (art. 61 ustawy chorobowej). Przypomnijmy, że zasiłek chorobowy za okres po ustaniu zatrudnienia przysługuje, gdy niezdolność do pracy powstała: w trakcie stosunku pracy i trwa nadal po jego zakończeniu, nie później niż w ciągu 14 dni od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego i trwa co najmniej 30 dni, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego w razie choroby zakaźnej, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni lub innej choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby oznaczonej w zaświadczeniu lekarskim kodem literowym E. Należy jednak pamiętać, że zasiłek chorobowy z tytułu niezdolności do pracy powstałej w trakcie zatrudnienia, jak też po jego ustaniu nie przysługuje za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, jeżeli osoba niezdolna do pracy: ma ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, kontynuuje działalność zarobkową lub podjęła działalność zarobkową stanowiącą tytuł do objęcia obowiązkowo lub dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym albo zapewniającą prawo do świadczeń za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, nie nabyła prawa do zasiłku w czasie ubezpieczenia z powodu braku upływu okresu wyczekiwania, ma prawo do zasiłku dla bezrobotnych, zasiłku przedemerytalnego, świadczenia przedemerytalnego lub nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, podlega obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu rolników określonemu w przepisach o ubezpieczeniu społecznym rolników. Od 1 kwietnia 2017 r. do 31 marca 2018 r. obowiązują: Z tytułu uszczerbku na zdrowiu Za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu Za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu, z tytułu zwiększenia tego uszczerbku co najmniej o 10 punktów procentowych Z tytułu orzeczenia całkowitej niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji ubezpieczonego Z tytułu orzeczenia całkowitej niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji wskutek pogorszenia się stanu zdrowia rencisty Gdy do jednorazowego odszkodowania uprawniony jest małżonek lub dziecko zmarłego ubezpieczonego lub rencisty Gdy do jednorazowego odszkodowania uprawniony jest członek rodziny zmarłego ubezpieczonego lub rencisty inny niż małżonek lub dziecko Gdy do jednorazowego odszkodowania uprawnieni są równocześnie małżonek i jedno lub więcej dzieci zmarłego ubezpieczonego lub rencisty oraz zł z tytułu zwiększenia tego odszkodowania przysługującego na każde z tych dzieci Gdy do jednorazowego odszkodowania uprawnionych jest równocześnie dwoje lub więcej dzieci zmarłego ubezpieczonego lub rencisty, oraz zł z tytułu zwiększenia tego odszkodowania przysługującego na drugie i każde następne dziecko Gdy obok małżonka lub dzieci do jednorazowego odszkodowania uprawnieni są równocześnie inni członkowie rodziny zmarłego ubezpieczonego lub rencisty, każdemu z nich niezależnie od odszkodowania przysługującego małżonkowi lub dzieciom Gdy do jednorazowego odszkodowania uprawnieni są tylko członkowie rodziny inni niż małżonek lub dzieci zmarłego ubezpieczonego lub rencisty oraz zł z tytułu zwiększenia tego odszkodowania przysługującego na drugiego i każdego następnego uprawnionego 809 zł 809 zł zł zł zł zł zł zł zł zł 14