Protokół z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Specjalnym Ośrodku Szkolno- Wychowawczym w Międzyrzeczu Kontrolę w dniach 12 27 maja 2008 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 23/08 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 05 maja 2008 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Donata Zarzycka członek, 3. Paweł Lachowicz- członek, 4. Grażyna Tomaszewska członek, 5. Mirosław Szulga członek, 6. Małgorzata Skrzypczak członek, 7. Patryk Przybylski członek. Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie reguł zawartych w regulacjach wewnętrznych dotyczących funkcjonowania jednostki. 2. Przestrzeganie zasad określonych w kodeksie Pracy i innych przepisach regulujących zatrudnienie w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym. 3. Organizacja kontroli wewnętrznej w dziedzinie przetwarzania i ochrony danych osobowych. 4. Prowadzenie spraw związanych z obronnością kraju i reagowaniem kryzysowym. 5. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. 6. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. 7. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. 8. Udzielanie zamówień publicznych. 9. Prowadzenie archiwum zakładowego. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: 1. Arletta Pichlińska Dyrektor Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego, 2. Małgorzata Ficner-Surdy Główna Księgowa, 3. Renata Peszko Sekretarz Szkoły. Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach 17-20.07.2007 r., 30-31.07.2007 r. oraz 12-14.09.2007 r. i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Donata Zarzycka członek, 3. Bogusław Maciejczak członek, 4. Czesław Toczyński członek. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych: 1
1. uporządkować i uzupełnić dokumenty stanowiące załączniki do instrukcji procedur kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych, 2. powierzyć obowiązki w zakresie prowadzenia księgi druków ścisłego zarachowania innej osobie niż kasjerka oraz ujednolicić zapisy w procedurach wewnętrznych w zakresie prowadzenia i ponoszenia odpowiedzialności za wydawanie arkuszy spisu z natury, 3. rozszerzyć zakres informacji w prowadzonym rejestrze delegacji (termin rozliczenia delegacji) oraz prowadzić rejestr rzetelnie, bez pozostawiania miejsc niewypełnionych, 4. dokonać aktualizacji procedury Dokumentowanie dochodów i wydatków, 5. opracować i wprowadzić zarządzeniem Dyrektora dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, rozdział 2 art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości wyraźnie określa co powinna zawierać polityka rachunkowości, 6. zaktualizować plan kont zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasada rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz dokonać aktualizacji podstaw prawnych w instrukcji inwentaryzacyjnej, 7. prowadzić zapisy na koncie 101 KASA, które służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie jednostki, 8. stosować się do zapisów ustawy o rachunkowości, a w szczególności do zapisów art. 6 ust. 1, art. 20 ust. 1, art. 18 ust. 1,2, art. 23 ust. 1,2, art. 24 ust. 1-5, art. 8 ust. 1-2, oraz zachowywać obowiązującą zasadę czystości obrotów na koncie 130, 9. poprawnie dokonywać zapisów na koncie 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych bieżącego roku, 10. założyć konto 080 Inwestycje- środki trwałe w budowie, 11. PK polecenie księgowania należy sporządzać w sposób czytelny i jednoznacznie określać czego, jakich dokumentów i błędnych zapisów dotyczą, 12. uzupełnić akta osobowe Głównej Księgowej o dokument o powierzeniu jej przez kierownika jednostki obowiązków i odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej zgodnie z zapisem art. 44 ust. 1 i ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz dokonać zmian w zakresie czynności Głównej Księgowej, 13. prawidłowo dokumentować (delegacje służbowe) i ewidencjonować (klasyfikacja budżetowa) wydatki dokonywane w jednostce, opisy merytoryczna na dokumentach źródłowych powinny być szczegółowe dające możliwość prawidłowego zakwalifikowania wydatku do odpowiedniej podziałki klasyfikacji, 14. skorygować wydatki z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2006 rok wypłaconego w 2007 roku, 15. należycie dokumentować przeprowadzoną inwentaryzację (protokoły z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy, druków ścisłego zarachowania), zgodnie z przepisami wewnętrznymi, 16. prawidłowo sporządzać arkusze spisu z natury, arkusz te muszą zawierać wszystkie wymagane elementy, 17. zaprowadzić taką ewidencję druków ścisłego zarachowania (czeki), aby można było w każdym czasie dokonać sprawdzenia danych wynikających z ewidencji czeków prowadzonej w księdze druków ścisłego zarachowania. sposób prowadzenia książki powinien dawać możliwość ustalenia bieżących stanów ilościowych czeków przyjętych i rozchodowanych, anulowanych, osób które pobrały gotówkę czekiem oraz stan i numerację pozostałych czeków, 18. dokonać zmian w Regulaminie udzielania zamówień publicznych oraz w regulaminie pracy komisji przetargowej z uwzględnieniem obowiązującego stanu prawnego, 19. zalecenia w zakresie Biuletynu Informacji Publicznej Specjalnego Ośrodka Szkolno Wychowawczego w Międzyrzeczu: a) usunąć rozbieżność istniejącą pomiędzy dwoma artykułami strukturą oraz statutem ( 4 2
ust. 10 pkt 1), gdyż zawierają one w treści różne szkoły i placówki wchodzące w skład Ośrodka. W obydwóch tych dokumentach brakuje Szkolnego Schroniska Młodzieżowego wchodzącego w skład SOSW na podstawie uchwały Nr XXXIV/178/2002 Rady Powiatu w Międzyrzeczu z dnia 22 maja 2002 roku w sprawie utworzenia Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Międzyrzeczu i włączeniu go do Specjalnego Ośrodka Szkolno- Wychowawczego w Międzyrzeczu. Brakuje na stronie statutu Schroniska oraz zasad odpłatności ustalonych w uchwale Nr XXXIV/179/2002 Rady Powiatu w Międzyrzeczu z dnia 22 maja 2002 roku. Obydwie przywołane uchwały są dostępne na stronie BIP-u Starostwa. Wskazane jest umieszczenie na tej stronie aktu założycielskiego SOSW, b) zmienić treść menu dla Status budżet na Status Plan finansowy i wprowadzić artykuł z aktualnym planem finansowym dla całego Ośrodka, a następnie go aktualizować na bieżąco. c) w menu Status majątek artykuł wymaga aktualizacji, gdyż majątek, którym dysponuje jednostka uległ zmianom, d) w menu Zasady przyjęć dokumentacja należy wprowadzić odpowiedni artykuł, e) przy wprowadzaniu artykułów należy nadawać im stosowne nazwy, f) należy usunąć nieaktualne artykuły, g) w menu należy wprowadzić nową pozycję Kontrole i publikować stosowne artykuły (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie ustawy o dostępie do informacji publicznej), h) w menu należy wprowadzić nową pozycję Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f ustawy o dostępie do informacji publicznej), i) należy dokonać na bieżąco aktualizacji strony. 20. przestrzegać zasad ewidencji do konta 132 Rachunki dochodów własnych, zgodnie z zasadami ujętymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28.07.2006 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020), 21. plany finansowe dochodów własnych sporządzać odrębnie dla każdego ze źródeł tych dochodów (np. darowizny, dochody z uchwały Rady Powiatu), plany dochodów i wydatków winny być opracowane na okres, w którym dochody te będą wydatkowane, 22. przy przeprowadzaniu inwentaryzacji stosować się do zapisów określonych w przepisach wewnętrznych, a także do ustaleń zawartych w Uchwale Nr 89 Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu z dnia 2 grudnia 2004 roku w sprawie określenia zasad gospodarowania składniami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym, 23. doprowadzić do zgodności ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną, wyjaśnić różnicę pomiędzy zapisami ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej, którą stwierdzono podczas kontroli w środkach trwałych i w pozostałych środkach trwałych. Kontrolujący dokonali sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych w zakresie punktów: Ad. 1 Opracowano nową instrukcję procedur obiegu i kontroli dokumentów księgowych, która została określona w Zarządzeniu Dyrektora nr 33a/07/08 z dnia 25.03.2008 roku. Ad. 2 Obowiązki w zakresie prowadzenia księgi druków ścisłego zarachowania oraz odpowiedzialność za wydawanie tych druków powierzono Sekretarzowi Szkoły. Ad. 3 Dokonano zmian w rejestrze delegacji, rejestr prowadzony jest rzetelnie i w sposób czytelny. 3
Ad. 5 Dyrektor Ośrodka zarządzeniem nr 33/07/08 z dnia 25.03.2008 roku wprowadził do użytku służbowego Zasady polityki rachunkowości. Ad. 6 Wprowadzono zarządzeniem nr 33/07/08 z dnia 25.03.2008 roku instrukcję inwentaryzacyjną (załącznik nr 3 do zarządzenia) z aktualnymi podstawami prawnymi oraz zakładowy plan kont (załącznik nr 2 do zarządzenia). Ad. 7,8 i 10 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy: * prowadzi zapisy na koncie 101 KASA, * obowiązująca zasada czystości obrotów na koncie 130 jest zachowana, * wprowadzono konto 080 Inwestycje środki trwałe w budowie, Ad. 11 Podczas kontroli dowodów księgowych, okazało się iż jednostka w przypadku niektórych dokumentów nadal nie stosuje opisów (treść dokonywanej operacji), które w sposób czytelny i jednoznaczny określałyby czego i jakiej operacji dotyczy dany zapis. Ad. 12 Dnia 11.09.2007 roku pani Dyrektor powierzyła pani Małgorzacie Ficner-Surdy obowiązki głównej księgowej zgodnie z art. 44 ust. 1 i ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Ad. 13 Kontrolowana jednostka prawidłowo dokumentuje i ewidencjonuje (z wyjątkiem opisanym w części V protokołu) dokonywane wydatki. Ad. 15 Przeprowadzona inwentaryzacja na koniec roku 2007 została należycie udokumentowana (w dokumentacji znajduje się protokół z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania). Ad. 17 Księga ewidencji druków ścisłego zarachowania znajdująca się w sekretariacie szkoły jest nadal prowadzona wg książeczek czekowych. Kasjerka prowadzi oddzielnie rejestr czeków w formie zeszytu, który daje możliwość ustalenia bieżących stanów ilościowych czeków przyjętych i rozchodowanych, anulowanych oraz stan i numerację pozostałych czeków. Ad. 23 Dokonano uzgodnienia ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną, wyjaśniono różnice pomiędzy zapisami ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej. I. Przestrzeganie reguł zawartych w regulacjach wewnętrznych dotyczących funkcjonowania jednostki. Organizację Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Międzyrzeczu określa Statut SOSW w Międzyrzeczu zatwierdzony na Radzie Pedagogicznej 8 kwietnia 2008 roku. Jest to nowa regulacja, tym samym zostało wypełnione zalecenie ze sprawozdania końcowego z przeprowadzonego audytu z dnia 3 lipca 2007 roku stanowiące o potrzebie uporządkowania tej dziedziny działalności jednostki. Także uporządkowana została nieprawidłowo wcześniej uregulowana kwestia zajęć rewalidacyjno-opiekuńczych. Wprowadzone zostały także inne poprawki sugerowane przez audytora w w/w sprawozdaniu. Pozostały jednak niewielkie nieprawidłowości takie jak np.: użycie określenia Starosta Powiatu w Międzyrzeczu zamiast Starosta Międzyrzecki ( 10 ust. 1 statutu), nie został określony w statucie tryb składania skarg w przypadku naruszenia praw wychowanka, kilka elementów statutu jest powtórzeniem przepisów ustawowych np.: pomijanie na tablicach 4
określenia specjalny, które mogą być poprawione przy konieczności większych zmian w tym dokumencie. II. Przestrzeganie zasad określonych w kodeksie pracy i innych przepisach regulujących zatrudnienie w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Międzyrzeczu. Kontrolę z zakresu przestrzegania zasad określonych w Kodeksie pracy i innych przepisach regulujących zatrudnienie w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym przeprowadziła p. Grażyna Tomaszewska. Podczas kontroli dokumenty udostępniały i udzielały wyjaśnień Dyrektor Ośrodka p. Arletta Pichlińska i Sekretarz Szkoły p. R. P. Jednostka zatrudnia 86 osób, w tym 24 osoby należące do administracji. Kontrolą objęto teczki akt 3 pracowników: R. P. Sekretarza Szkoły, A. M. Wychowawcy internatu i E. K. Sprzątaczki. 1. Akta osobowe zatrudnionych pracowników prowadzone są prawidłowo, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika Dz. U. Nr 62, poz. 286 z 1996 r. z późniejszymi zmianami. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych są poukładane chronologicznie i ponumerowane. W aktach osobowych znajdują się zakresy obowiązków, aktualne zaświadczenia lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu kursu bhp i zapytanie o udzielenie informacji o osobie z Krajowego Rejestru Karnego. We wszystkich aktach osobowych brak jedynie: - oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień wynikających z art. 148 pkt 3, art. 178 par. 2 i art. 188 Kodeksu Pracy oświadczenia takie znajdowały się w oddzielnej teczce. - informacji o zapoznaniu pracowników z treścią przepisów Kodeksu pracy o równym traktowaniu mężczyzn i kobiet w zatrudnieniu: art. 11 2, art. 18 3a - 18 3e (wymóg art. 94 1 Kp). - oświadczenia pracownika o posiadaniu prawa do emerytury/renty, na podstawie 3.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22 lipca 1992 r. (Dz. U. Nr 58, poz. 290 z późniejszymi zmianami) zakład pracy ma obowiązek zawiadomienia ZUS o zatrudnieniu emeryta/rencisty. 2. Ewidencja czasu pracy prowadzona jest prawidłowo. 3. Jednostka posiada plan urlopów na rok 2008. Zaległe urlopy wypoczynkowe za rok 2007 zostały wykorzystane w ustawowym terminie. 4. W teczce osobowej p. E. K. znajdowało się upomnienie z 12.09.2003 roku, które po roku nienagannej pracy powinno być wyjęte z akt osobowych (Dyrektorem ośrodka w tym czasie była p. M. L., p. R. P. pracuje w ośrodku od sierpnia 2007 roku). 5
5. Protokół z naboru na stanowisko sekretarza szkoły a dnia 16.07.2007 roku został podpisany tylko przez jednego członka komisji p. I. L. Pozostałe osoby będące członkami komisji dokonującej naboru na stanowisko urzędnicze: p. T. N. i p. M. F.-S. podpisów nie złożyły. III. Organizacja kontroli wewnętrznej w dziedzinie przetwarzania i ochrony danych osobowych. W zakresie ochrony danych osobowych w SOSW w Międzyrzeczu obowiązuje zarządzenie nr 38/07/08, którego załącznik stanowi Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Międzyrzeczu. Należy stwierdzić, że regulacje obowiązujące w kontrolowanej jednostce w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych zostały uporządkowane. Jednak nadal ma ona pewne braki (nie tak duże jak przy wcześniejszym audycie) np. brak określenia poziomu bezpieczeństwa informatycznego, tutaj zmiana jest potrzebna prędzej niż przy statucie. IV. Prowadzenie spraw związanych z obronnością kraju i reagowaniem kryzysowym. Celem kontroli było ustalenie stanu faktycznego realizacji zadań i obowiązków z zakresu prowadzenia spraw związanych z obronnością kraju i reagowaniem kryzysowym. Kontrolę w tym zakresie przeprowadził p. Mirosław Szulga. W trakcie kontroli ustalono: 1. Zagadnienia związane z obronnością kraju, reagowaniem kryzysowym oraz przeciwpożarowym w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym prowadzi p. A. P. 2. Na podstawie Zarządzenia Dyrektora Ośrodka Szkolno-Wychowawczego Nr 36 z dnia 27 marca 2008 roku został opracowany Plan Obrony Cywilnej w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym oraz Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego. W instrukcjach tych zostały ujęte procedury postępowania na wypadek pożaru, innych zagrożeń oraz powstania sytuacji kryzysowych w Ośrodku. Omówiony został w sposób szczegółowy plan ewakuacji Ośrodka. Z instrukcją zostali zapoznani wszyscy pracownicy Ośrodka składając na oświadczeniu własnoręczny podpis (oświadczenia znajdują się w teczkach osobowych pracowników). 3. Ostatnie szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony ppoż. było prowadzone w dniach 14 i 15 listopada 2007 roku. V. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem nr 33/07/08 z dnia 25.03.2008 r. Dyrektor wprowadził zasady polityki rachunkowości a aneksem nr 1 z dnia 26.05.08 r. doprecyzował stosowane przez jednostkę zasady. Dokumentacja przyjętych zasad polityki rachunkowości obejmuje: 1. Ogólne zasady i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych załącznik nr 1, 2. Zakładowy plan kont załącznik nr 2, 3. Tryb, sposób i metody sporządzania inwentaryzacji załącznik nr 3, 4. Instrukcja kasowa załącznik nr 4, 6
5. Zasady gospodarowania składnikami majątku ruchomego załącznik nr 5, W załączniku nr 1 określono między innymi: -miejsce prowadzenie ksiąg rachunkowych, -rok obrotowy, -okres sprawozdawczy w pkt. d zapisano że za rok obrotowy sporządza się sprawozdanie Rb-23 z terminem do 18 stycznia (bez zaangażowania i zobowiązań) oraz z terminem do 31 stycznia (zaangażowanie i zobowiązania). Jest to zapis całkowicie błędny wymagający skorygowania. -metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, -technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, -zasady otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych, -sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, -dowody księgowe, -korygowanie błędów w dowodach księgowych, -zapisy w księgach rachunkowych, -poprawianie błędów w zapisach księgowych, -zestawienie obrotów i sald, -przechowywanie dowodów księgowych, -druki ścisłego zarachowania. Opisane zasady winny być doprecyzowane i uszczegółowione o faktycznie funkcjonujące i stosowane w jednostce rozwiązania, szczególnie w zakresie ewidencji majątku, rozliczeń międzyokresowych, zaangażowania. Kontrolowana jednostka odcinek czeku umieszcza w raporcie kasowym zamiast dowodu KP kasa przyjmie, natomiast w wyciągu bankowym, w którym następuje wykup danego czeku brak dowodu na dokonanie danej operacji. Zgodnie z zasadą rachunkowości, każda operacja księgowa musi być odpowiednio udokumentowana. Przykłady: 1. WB z dnia 10.03.2008 roku wykup czeku na kwotę 20.862,80 zł., 2. WB z dnia 28.03.2008 roku wykup czeku na kwotę 435,49 zł, 3. WB z dnia 14.01.2008 roku wykup czeku na kwotę 819,75 zł. Kontrola wydatkowania środków przeprowadzona w oparciu o dokumenty źródłowe za m-ce I-III/2008 tj. wyciągi bankowe, faktury wykazała, że w księgach miesiąca stycznia 2008 roku figurują faktury z m-ca XII/2007r. Przykłady: 1. FA FVP/07/029375 z dnia 14.12.2007 roku wystawiona przez SULO POLSKA za wywóz nieczystości stałych Internat na kwotę 264,07 zł., termin płatności 07.01.2008 roku, 2. FA 01972/T7 z dnia 29.12.2007 roku wystawiona przez Międzyrzeckie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Międzyrzecz za wodę i ścieki na kwotę 1.525, 95 zł., termin płatności 12.01.2008 rok, 3. FA 030699 z dnia 31.12.2007 roku wystawiona przez ENEA Sp. z o.o. Międzychód za energię elektryczną na kwotę 972,46 zł., 4. FA 030700 z dnia 31.12.2007 roku wystawiona przez ENEA Sp. z o.o. Międzychód za energię elektryczną na kwotę 2.560,20 zł. 7
Powyższe świadczy o nie przestrzeganiu przez jednostkę zasady memoriału (art.6 ustawy o rachunkowości) w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jednocześnie spowodowało to, iż w sprawozdaniu rocznym za 2007 rok w RB 28S zobowiązania (niewymagalne) nie zostały uwzględnione. Podczas kontroli dowodów księgowych stwierdzono błędne kwalifikowanie zakupu usług dostępu do sieci internet, jednostka stosuje paragraf 4300 zakup usług pozostałych, a winna stosować paragraf 4350. Kontrolowana jednostka nie prowadzi ewidencji na koncie 020 Wartości niematerialne i prawne, na którym to ewidencjonuje się wartość początkową stanu, przychodu i rozchodu wartości niematerialnych i prawnych. Brak tego konta również w przyjętym zakładowym planie kont. W pozycji 56/02/08 WB 38 z dnia 21.02.2008 jedyna operacja dokonana w tym wyciągu to naliczenie odsetek. Oprócz dekretu dotyczącego odsetek, w pozycji tej znajdują się inne dekrety, przy czym są to dekrety jednostronne na koncie 400, brak zapisu po przeciwnej stronie. Poza tym zapis ten prawidłowy powinien stanowić oddzielną pozycję. Zasada zapisu jednostronnego obowiązuje jedynie na kontach pozabilansowych. Za nieprawidłowe należy uznać dekretowania zmian w planie finansowym nie w oddzielnej pozycji na podstawie PK tylko bezpośrednio w pozycjach dot. księgowania operacji w wyciągach bankowych. Dla celów ewidencji rozliczeń z jednostką samorządu terytorialnego z tytułu dochodów budżetowych służy konto 222 a nie jak stosowane przez jednostkę konto 223. Należy dokonać korekty księgowań. Ponieważ jednostka zrezygnowała z dekretacji ręcznej i zastąpiła ją wydrukiem dekretu bezpośrednio z komputerowego programu księgowego niezbędne jest trwałe połączenie wydruku dekretu z dokumentem stanowiącym dowód źródłowy ( np. sklejenie lub zszycie). Wydruk dekretu winien zawierać informację o sposobie ujęcia każdego dokumentu w księgach rachunkowych oraz inne dane, pozwalające na powiązanie wydruku dekretu z dowodem źródłowym. Załącznikiem Nr 4 do zarządzenia nr 33/07/08 z dnia 25.03.2008 roku jest Instrukcja kasowa. Kasjer złożył oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone pieniądze i inne wartości pieniężne oraz o przyjęciu do wiadomości i ścisłego przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenia. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów została określona Zarządzeniem 33a/07/08 z dnia 25.03.2008. Wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków zawierały podpisy osób upoważnionych. VI. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. 8
W celu ustalenia prawidłowości dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł skontrolowano wydatkowanie środków w miesiącach od stycznia do kwietnia 2008 r. Wydatkowanie środków było terminowe, dokonywane w granicach określonego planu finansowego, zasadne i celowe ( zaspakajane najpilniejsze potrzeby w zakresie wydatków rzeczowych). Podczas przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości. Dane w sprawozdaniu Rb 28S za m-c IV/08 mają pełne odzwierciedlenie w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 130. VII. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. Załącznik Nr 5 do zarządzenia Nr 33/07/08 z dnia 25.03.2008 roku to Zasady gospodarowania składnikami majątku ruchomego w SOSW w Międzyrzeczu. Dnia 10.12.2007 roku Główna Księgowa wystąpiła z wnioskiem o powołanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynie SOSW w Międzyrzeczu, stanu paliwa w samochodzie oraz druków ścisłego zarachowania na dzień 31 grudnia 2007 roku. Pani Dyrektor wyznaczyła p. B. K. na przewodniczącą komisji inwentaryzacyjnej. Przewodnicząca komisji wystąpiła z wnioskiem do Dyrektora o powołanie członków komisji inwentaryzacyjnej. Zarządzeniem Dyrektora SOSW nr 21 z dnia 19.12.2007 roku powołano komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia spisu w składzie 4 osobowym. Sporządzono protokół z rozliczenia inwentaryzacji w dniu 31.12.2007 roku w magazynie towarów żywnościowych. Na posiedzeniu komisja wykazała saldo końcowe z przeprowadzonej inwentaryzacji 5.464,69 zł. Osoba materialnie odpowiedzialna nie wniosła żadnych zastrzeżeń do toku przeprowadzonej inwentaryzacji. Protokół z weryfikacji sald na dzień 31.12.2007 roku przeprowadzono weryfikację salda konta 330 Towary. Ustalono zgodność kont z ewidencją szczegółową i innymi dokumentami saldo konta 330 5.464,69 zł. Przeprowadzono spis kontrolny art. chemicznych magazynu podręcznego wykazana wartość 1.387,81 zł. Na arkuszu 23/07 w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej p. A. B. dokonano spisu druków ścisłego zarachowania: - kwitariusze przychodowe, - czeki gotówkowe, oraz spisano stan gotówki w kasie, stwierdzono gotówkę w kasie 0 stan zerowy. Na arkuszu 22/07 spisano w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej p. A. J. druki kwitariusz przychodowy. 9
W dniu 31.12.2007 roku zebrała się komisja do przeprowadzenia inwentaryzacji paliwa w zbiorniku samochodu osobowego FMI 55AJ. Na koniec roku Główna Księgowa sporządziła protokół z weryfikacji sald na dzień 31.12.2007 roku. Salda kont są zgodne z księgą główną 2007 roku. Kontrolujący sprawdzili sposób realizacji zaleceń w zakresie uporządkowania ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Dokonano porównania ewidencji analitycznej z ewidencją księgową prowadzoną do kont: 011 środki trwałe, 013 pozostałe środki trwałe. Na dzień 30 kwietnia 2008 roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie, dane ewidencji analitycznej (księga środków trwałych i księgi inwentarzowe pozostałych środków trwałych) są zgodne z danymi ewidencji syntetycznej (zapis na koncie 011 i 013). Kontroli poddano również oznakowanie sprzętu, wyposażenia. Główna Księgowa poinformowała zespół kontrolny, iż jest w trakcie porządkowania numeracji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, nadawane są nowe numery (nowe oznakowanie) poszczególnych środków trwałych. VIII. Udzielanie zamówień publicznych. Czynności kontrolne w zakresie udzielania zamówień publicznych przeprowadził p. Paweł Lachowicz w obecności Pani I. L. Kontrolowano metodą badania dokumentów. Sprawozdanie z udzielonych zamówień w roku 2007 nie zostało przesłane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, ponieważ Jednostka nie prowadziła w tym okresie żadnych postępowań, z których wynikałby obowiązek przesłania sprawozdania. W kontrolowanej jednostce nie prowadzono postępowań objętych procedurą udzielania zamówień publicznych. Regulamin udzielania zamówień publicznych jest sporządzony, należy jednak dokonać aktualizacji podstawy prawnej dla ustawy Prawo zamówień publicznych (ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych Dz. U. 2007 Nr 223, poz. 1655 tekst jednolity). IX. Prowadzenie archiwum zakładowego. Kontrolę pod kątem prowadzenia składnic akt przeprowadziła p. Małgorzata Skrzypczak Zarządzeniem Dyrektora nr 40/08 z dnia 15.05.2008 roku wprowadzono w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Międzyrzeczu instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania zakładowej składnicy akt. Wprowadzenie instrukcji zostało zatwierdzone przez Archiwum Państwowe w Gorzowie Wlkp. Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie składnic akt są: Pani M. F.-S. (Główna księgowa) prowadzi składnicę akt w internacie Ośrodka dokumentację finansowo-księgową, Pani R. P. (Sekretarz Szkoły) prowadzi składnicę akt w budynku głównym ośrodka pozostałą dokumentację. 10
W/w osoby nie posiadają przeszkolenia dla archiwistów. Wskazane jest ukończenie szkolenia I stopnia. 1. Stan zbioru. Dokumentacja przechowywana jest w tekturowych okładkach, przesznurowanych i prawidłowo opisanych zgodnie z rzeczowym wykazem akt obowiązującym w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Międzyrzeczu oraz przechowywana jest w starannie opisanych segregatorach. Dokumentacja przechowywana jest w składnicy akt w stanie uporządkowanym. Na dzień kontroli nie przeprowadzono brakowania dokumentacji znajdującej się w składnicach akt. 2. Usytuowanie archiwum i wyposażenie. Pierwsza składnica akt zlokalizowana jest na poddaszu w budynku głównym Ośrodka w przygotowanym na ten cel pomieszczeniu. Pomieszczenie jest suche i czyste o powierzchni ok. 20 m 2. Oświetlenie górne, ogrzewanie c.o. Akta przechowywane są na drewnianych regałach. Składnica akt jest wyposażona w gaśnicę proszkową z aktualnym terminem ważności. Drzwi składnicy (jeden zamek patentowy) są drewniane lecz nie zabezpieczone przed pożarem blachą ognioodporną. Druga składnica akt zlokalizowana jest na I piętrze w internacie Ośrodka w przygotowanym na ten cel pomieszczeniu o powierzchni ok. 4 m 2. Pomieszczenie jest suche i czyste. Oświetlenie górne, ogrzewanie c.o.. Składnica jest wyposażona w gaśnice proszkową z aktualnym terminem ważności. drzwi składnicy (dwa zamki patentowe) są drewniane lecz nie zabezpieczone przed pożarem blachą ogniotrwałą. Na tym protokół zakończono. Dyrektor jednostki Pani Arletta Pichlińska została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. 11
Międzyrzecz, dnia...20.06.2008 rok... Dyrektor Specjalnego Główna Księgowa Zespół kontrolujący Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Międzyrzeczu Beata Waltrowska Arletta Pichlińska Małgorzata Ficner-Surdy 1.......... Donata Zarzycka 2.... Paweł Lachowicz 3.... Grażyna Tomaszewska 4.... Mirosław Szulga 5.... Małgorzata Skrzypczak 6.... Patryk Przybylski 7.... 12