Protokół z kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Budowlanych w Międzyrzeczu

Transkrypt

1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Budowlanych w Międzyrzeczu Kontrolę w dniach maja 2008 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 21/08 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 30 kwietnia 2008 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Paweł Lachowicz członek. Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. 3. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. 4. Udzielanie zamówień publicznych. W toku kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: 1. Jadwiga Koszela Główna Księgowa, 2. Janusz Charytoniuk osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne. Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach roku i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Donata Zarzycka członek, 3. Bogusław Maciejczak członek, 4. Damian Makowski członek. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych: 1. uaktualnić podstawę prawną w instrukcji procedur kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych, 2. dokonać korekty zapisów w kartach obiegu dokumentów dot. obiegu faktur i rachunków zakupu materiałów, 3. dokonać zmiany zapisu w instrukcji kasowej lub dostosować się do jej zapisów w zakresie wydzielonego pomieszczenia kasowego i przewidzianych w niej zabezpieczeń, 4. uaktualnić podstawę prawną w obowiązującym w jednostce zakładowym planie kont, 5. wprowadzić zmiany w polityce rachunkowości i zaprowadzić ewidencję do konta 201, zapewniającą możliwość wydzielenia należności i zobowiązań wg poszczególnych kontrahentów, 6. dokonać korekty zapisów do konta 014 Zbiory biblioteczne, 7. zaprowadzić ewidencję analityczną do kont 228 i 851, do konta 228 należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie sald dotyczących rozliczeń środków poszczególnych funduszy pomocowych z podziałem na poszczególne projekty, 8. uporządkować ewidencję do konta 013 środki trwałe, 1

2 9. kontrolować terminowość wpływów należności wobec szkoły (dochody z tyt. najmu lokalu), a w przypadku nie dotrzymania terminów naliczać odsetki za zwłokę, 10. przy przeprowadzaniu inwentaryzacji, zwrócić szczególną uwagę na poprawność w numeracji arkuszy spisu z natury, a także aby arkusze spisu z natury zawierały wszystkie wymagane elementy, 11. wprowadzić jednolity tekst regulaminu udzielania zamówień publicznych w celu poprawy przejrzystości i spójności uregulowań wewnętrznych z uwzględnieniem stosownych zapisów nowelizacji ustawy prawo zamówień publicznych z dnia r. oraz ustawy o finansach publicznych z dnia r., 12. wykreślić z regulaminu pracy komisji przetargowej w 4 punkt 2 i punkt 3, 13. przy sporządzaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia postępować zgodnie z zapisami znowelizowanej ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia roku, 14. pozycje wyświetlane terminowo tzn. tylko w ramach konkretnych terminów, mogące mieć znaczenie archiwalne nie należy usuwać z BIP, powinny być tylko przestawione w tryb nieopublikowane czy też zdjęte ze strony. Kontrolujący dokonali sprawdzenia wykonania zaleceń w zakresie punktów: Ad. 1 Opracowano nową instrukcję procedur kontroli obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych więcej w części I niniejszego protokołu (Zarządzenie Nr 75/A z dnia 30 sierpnia 2007 roku). Ad. 2 Dokonano korekty zapisów w kartach obiegu dokumentów, dot. obiegu faktur i rachunków zakupu materiałów. Ad. 3 Zarządzeniem Nr 76/A z dnia 30 sierpnia 2007 roku wprowadzono do użytku wewnętrznego nową instrukcję kasową. Ad. 4 Wprowadzono nowy zakładowy plan kont, zawierający aktualne podstawy prawne. Ad. 5 Zaprowadzono ewidencję do konta 201, zapewniającą możliwość wydzielenia należności i zobowiązań wg poszczególnych kontrahentów. Ad. 6 Wykreślono konto 014 z wykazu kont, dla których nie jest prowadzona ewidencja szczegółowa. Ad. 8 Uporządkowano ewidencję analityczną do konta 013 pozostałe środki trwałe. Ad. 9 Terminowość wpływu należności wobec szkoły (dochody z tytułu najmu lokalu) oraz prawidłowość naliczania odsetek za zwłokę poddano ponownie kontroli szerszy opis w punkcie I protokołu. Ad. 10 Arkusze spisu z natury zawierały wszystkie wymagane elementy i były prawidłowo ponumerowane. Ad Opracowano nowy Regulamin udzielania zamówień publicznych z uwzględnieniem stosownych zapisów ustawy prawo zamówień publicznych. 2

3 I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem Nr 75/A Dyrektor Zespołu Szkół Budowlanych w Międzyrzeczu z dnia 30 sierpnia wprowadził instrukcję procedur kontroli obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych. Do w/w instrukcji załączone są: - załącznik nr 1 schemat ogólny dowodu księgowego, - załącznik nr 2 forma tabelaryczna instrukcji procedur kontroli obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych, - załącznik nr 3 zarządzenie Dyrektora w sprawie powołania komisji przetargowej, - załącznik nr 4 cechy dowodów księgowych wymaganych ustawą o rachunkowości, - załącznik nr 5 wykaz stosowanych pieczątek, - załącznik nr 6 karty obiegu dokumentów księgowych, - załącznik nr 7 oświadczenia o przestrzeganiu instrukcji procedur kontroli obiegu i archiwizowaniu dokumentów księgowych, - załącznik nr 8 czas przechowywania zbiorów rachunkowych. Do druków ścisłego zarachowania w kontrolowanej jednostce zalicza się: - czeki gotówkowe i rozrachunkowe, - przychodowe i rozchodowe asygnaty kasowe (KW, KP), kwitariusze przychodowe, - arkusze spisu z natury w chwili ich wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania przeprowadza się na koniec każdego roku. Osobą odpowiedzialną za powierzone druki ścisłego zarachowania jest kierownik gospodarczy. Na bazie skontrolowanych dokumentów dotyczących wydatków rzeczowych za okres od do roku należy stwierdzić, że procedury określone zarządzeniem nr 75/A są przestrzegane. Dokumenty źródłowe skutkujące wydatkowaniem środków posiadały podpisy w zakresie przeprowadzonej kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, osób zatwierdzających, tj. Dyrektora i Głównej Księgowej. Dokumenty poddane kontroli poza wymaganymi podpisami (z wyjątkiem dowodów KP- kasa przyjmie) oraz opisami merytorycznymi zawierały również informacje o trybie zamówienia publicznego. Zgodnie z załącznikiem Nr 6 do instrukcji kontroli obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych Karta obiegu dokumentów nr 10, dowód KP- kasa przyjmie podpisuje: główna księgowa na dowód kontroli formalno-rachunkowej, oraz dyrektor jednostki jako osoba zatwierdzająca. W dokumentach objętych kontrolą każdy dowód KP podpisany był tylko przez kasjera potwierdzającego przyjęcie gotówki do kasy, brak podpisów głównej księgowej i dyrektora szkoły. Przykłady: 1. RK 01/2008 za okres KP bez wymaganych podpisów, 2. RK 02/2008 za okres KP bez wymaganych podpisów, 3. RK 03/2008 za okres KP bez wymaganych podpisów, 4. RK 05/2008 za okres KP bez wymaganych podpisów. 3

4 Zarządzeniem nr 74/A Dyrektora Zespołu Szkół Budowlanych w Międzyrzeczu z dnia 30 sierpnia 2007 roku wprowadzono zakładowy plan kont. Załącznikami do zakładowego planu kont są: 1. załącznik nr 1 wykaz kont księgi głównej, 2. załącznik nr 2 opis programu komputerowego, 3. załącznik nr 3 instrukcja inwentaryzacyjna. W zarządzeniu nr 76/A Dyrektora Zespołu Szkół Budowlanych z dnia 30 sierpnia 2007 roku określono zasady gospodarki kasowej (Instrukcja kasowa). Kasjer złożył oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasad opisanych w instrukcji kasowej. W dniu roku kierownik gospodarczy otrzymał zaliczkę stałą w wysokości 500,00 zł., termin rozliczenia zaliczki roku (pismo z dnia roku akceptacja Pani Dyrektor). Pomieszczenie kasy spełnia warunki, jakie zostały opisane w obowiązującej w kontrolowanej jednostce instrukcji kasowej. Kontrolowana jednostka w okresie badanym tj. styczeń-marzec 2008 roku nie wywiązywała się ze swoich zobowiązań w ustalonych terminach, nie zaliczała również odsetek za zwłokę. Przykłady: 1. FA 31/ z dnia roku wystawiona przez EDEN SPRINGS Sp. z o.o. Krzeszyce na kwotę 84,18 zł., tytułem dzierżawy za ekspres, sprawdzono i zatwierdzono do wypłaty roku, termin zapłaty r., natomiast zapłaty dokonano roku, 2. FA 4/08 z dnia roku wystawiona przez Zakład Usługowy Instalacja sieci komputerowej, serwerów i systemów alarmowych Międzyrzecz na kwotę 250,00 zł., za konserwacje systemu zabezpieczeń, sprawdzenia i zatwierdzenia dokonano roku, termin zapłaty roku, natomiast zapłaty dokonano roku, 3. FA 03/2008 z dnia roku wystawiona przez Sklep Wielobranżowy ALF Międzyrzecz na kwotę 78,00 zł. za zakup karniszy, sprawdzenia i zatwierdzenia do wypłaty dokonano roku, termin zapłaty roku, natomiast zapłaty dokonano roku, 4. FA 1670/B/2008 z dnia roku wystawiona przez Biuro PPLUS Zielona Góra na kwotę 240,12 zł. za materiały biurowe, sprawdzenia i zatwierdzenia dokonano roku, termin zapłaty r., natomiast zapłaty dokonano roku, 5. FA 126/ST/2008 z dnia roku wystawiona przez Suszarnia Międzyrzecz na kwotę 264,98 zł. za pręty, zbrojenie, sprawdzenia i zatwierdzenia dokonano roku, termin zapłaty roku, natomiast zapłaty dokonano roku, 6. FA CZS /2008 z dnia roku wystawiona przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka Warszawa na kwotę 79,00 zł. za prenumeratę, sprawdzenia i zatwierdzenia dokonano roku, termin zapłaty roku, natomiast zapłacono roku, 7. FA F0428/03/2008 z dnia roku wystawiona przez F.H.U. TOPAZ Olkusz na kwotę 95,00 zł. za szczegółową klasyfikacje dochodów, sprawdzenia i 4

5 zatwierdzenia do wypłaty dokonano roku, termin zapłaty roku, natomiast zapłaty dokonano roku, Kontrolą objęto także realizację zaleceń pokontrolnych w zakresie terminowości wpłat dochodów własnych wynikających z zawartych umów. Stwierdzono, że należności wobec szkoły nie były regulowane terminowo. Za nieterminową zapłatę naliczone były odsetki za zwłokę, lecz w nieprawidłowej wysokości. Przy naliczaniu odsetek nie wzięto pod uwagę kwot z tytułu niezapłaconych należności wobec szkoły za rok Odsetki naliczono jedynie od kwoty należności z roku bieżącego. Ponadto przypis należności z tytułu najmu winien być dokonany na podstawie wystawianych faktur wewnętrznych, a nie dowodu PK polecenia księgowania. Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków analityka do konta 130 za okres od początku roku do dnia roku. II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. Stan środków na koncie 130 jest zgodny ze stanem na rachunku bankowym WB z dnia roku ,40 zł. Kontrola nie stwierdziła zaciągania zobowiązań wymagalnych. Zobowiązania z tytułu składek ZUS, składek na Fundusz Pracy, podatków a także z tytułu zakupu materiałów, towarów i usług regulowane były terminowo (poza przypadkami opisanymi w części I protokołu). Celowość zaciągniętych zobowiązań i dokonywanie wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń. Wydatki były zasadne i celowe oraz w wysokości określonej w zatwierdzonym planie finansowym na dany rok. Na plan wydatków w dziale 801 rozdział ,00 zł. wykonanie wyniosło ,31 zł. (w myśl sprawozdania RB 28S ,31 zł ) co stanowi 31,34% w stosunku do planu. W rozdziale plan ,00 zł wykonanie ,24 zł - 28,66 % plan ,00 zł wykonanie ,55 zł - 29,43% plan 4.976,00 zł wykonanie 1.687,50 zł - 33,91% plan ,00 zł wykonanie 0,00 zł Wykazane dane w zakresie wydatków w sprawozdaniu RB 28 S na dzień roku w pełni pokrywają się z danymi ewidencji analitycznej. III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. W dniach w Zespole Szkół Budowlanych przeprowadzono inwentaryzację zdawczo-odbiorczą na okoliczność zmiany na stanowisku Dyrektora szkoły (Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 74/A z dnia 18 czerwca 2007 roku). 5

6 Zarządzeniem Dyrektora Nr 73/A z dnia 15 czerwca 2007 roku powołano przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w celu przeprowadzenia zdawczo-odbiorczego spisu z natury w ZEB w dniach roku. Przewodniczący Komisji inwentaryzacyjnej wystąpił z wnioskiem do Dyrektora o powołanie składu komisji. Członkowie komisji zostali podzieleni na 5 zespołów spisowych. Przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wydano arkusze spisowe o numerach Członkowie komisji inwentaryzacyjnej złożyli oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i ścisłego przestrzegania szczegółowych zasad i sposobu wykonywania czynności inwentaryzacyjnych przekazanych podczas instruktażu przeprowadzonego przez przewodniczącego komisji i główną księgową. Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły stosowne oświadczenia przed inwentaryzacją. Komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół z zabezpieczenia ewidencji inwentaryzowanych składników znajdujących się w Zespole Szkół Budowlanych w Międzyrzeczu. Komisji inwentaryzacyjna sporządziła sprawozdanie dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w polu spisowym Zespołu Szkół Budowlanych w Międzyrzeczu. Podczas spisu wykorzystano 36 arkuszy, nie zgłoszono żadnych uwag co do przygotowania i przebiegu inwentaryzacji. Sporządzono sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Główna Księgowa w protokole z wyceny i ustalenia wartości spisowych składników majątku oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych na podstawie przedłożonych dokumentów z inwentaryzacji stwierdziła brak różnic inwentaryzacyjnych. W zarządzeniu Dyrektora Nr 82/A z dnia roku powołano przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w celu przeprowadzenia okresowego spisu z natury w Zespole Szkół Budowlanych. Przewodniczący wystąpił z wnioskiem o powołanie członków komisji. Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 83/A z dnia roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołano 3 osobową komisję do dokonania spisu składników majątkowych: - środki trwałe, - magazyn, - kasa, - druki ścisłego zarachowania. Wydano arkusze spisowe o numerach 37,38 przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Członkowie komisji złożyli oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i ścisłego przestrzegania szczegółowych zasad i sposobu wykonywania czynności inwentaryzacyjnych przekazanych podczas instruktażu przeprowadzonego przez przewodniczącego komisji i główną księgową. 6

7 Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia przed inwentaryzacją. Sporządzono protokół zabezpieczenia ewidencji inwentaryzowanych składników znajdujących się w Zespole Szkół Budowlanych w Międzyrzeczu. Dnia roku komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania, stwierdzono stan środków pieniężnych w kasie zerowy 0. Stan druków zgodny z zapisami w księdze druków ścisłego zarachowania. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej sporządził sprawozdanie końcowe, nie zgłoszono uwag do przygotowania i przebiegu spisu. Na podstawie przedłożonych dokumentów z inwentaryzacji Główna Księgowa sporządziła protokół z wyceny i ustalenia wartości spisowych składników majątku oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych, w którym stwierdza brak różnic inwentaryzacyjnych. W dniu 31 grudnia 2007 roku Główna Księgowa dokonała weryfikację sald zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości, na tę okoliczność sporządziła protokół z weryfikacji. Kontrolujący sprawdzili prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych. Dokonano porównania ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych z ewidencją księgową prowadzoną do kont: 011 środki trwałe, 013 pozostałe środki trwałe, 071 umorzenie środków trwałych, 072 umorzenie pozostałych środków trwałych. Na dzień roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie, dane ewidencji analitycznej są zgodne z danymi ewidencji syntetycznej. IV. Udzielanie zamówień publicznych. Kontrolę w zakresie przestrzegania praw zamówień publicznych oraz procedur postępowań o zamówienia publiczne w zakresie obowiązujących umów przeprowadził p. Paweł Lachowicz. Kontrolę przeprowadził metodą badania dokumentów. Zespół Szkół Budowlanych posiada wdrożoną procedurę zamówień publicznych, należy jednak dokonać aktualizacji podstawy prawnej dla ustawy Prawo zamówień publicznych (ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych Dz. U Nr 223, poz tekst jednolity). Sprawozdanie za rok 2007 zostało sporządzone w terminie i wysłane w formie papierowej. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 września 2007 roku zmieniającym rozporządzenie w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 175, poz. 1226) sprawozdanie przekazuje się jedynie drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych. Odpowiedzialnym za prowadzenie spraw zamówień jest Pan J. C. 7

8 Jednostka przeprowadzała tylko postępowania na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. Należy jedynie dokonać zmiany sposobu opisywania faktur dla tych zamówień. Proponuję zastąpić wyrażenie zapytanie o cenę na rozpoznanie cenowe. Na tym protokół zakończono. Dyrektor jednostki Pani Gabriela Bujanowska została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Międzyrzecz, dnia rok... Dyrektor Zespołu Szkół Główna Księgowa Zespół kontrolujący Budowlanych w Międzyrzeczu Beata Waltrowska Gabriela Bujanowska Jadwiga Koszela Paweł Lachowicz