Protokół z kontroli przeprowadzonej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu.

Transkrypt

1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu. Kontrolę w dniach roku na podstawie Zarządzenia Nr 52/09 Starosty Międzyrzeckiego z dnia roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Grażyna Tomaszewska członek, 3. Patryk Przybylski członek. Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. 3. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. 4. Wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach Organizacja kontroli wewnętrznej w dziedzinie przetwarzania i ochrony danych osobowych. W toku kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: 1. Małgorzata Kieliszczyk Główna księgowa, 2. Agnieszka Szlachtycz starszy inspektor. Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach września 2008 roku i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Paweł Lachowicz członek, Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych: 1. prawidłowo ewidencjonować oprocentowanie naliczone przez bank od środków na rachunku bankowym konto 750 Przychody i koszty finansowe, 2. ująć w ewidencji środków trwałych zakupiony sprzęt komputerowy, prawidłowo dekretować zakupy środków trwałych oraz przestrzegać zapisu 14 pkt. 6 Instrukcji obiegu, kontroli... - do faktury dokumentującej zakup środka trwałego pracownik dokonujący zakupu dołącza dokument OT-przyjęcie środka trwałego, w którym wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną oraz kwalifikacje rodzajową środka trwałego, 3. prawidłowo stosować klasyfikację budżetową w zakresie ujmowania w księgach rachunkowych wydatków m.in. z tytułu dostawy energii elektrycznej, dostawy gazu faktury otrzymywanie ze Starostwa Powiatowego, 4. poprawić zapisy w załącznikach do polityki rachunkowości w zakresie zakładowego planu kont (konto 020 wartości niematerialne i prawne), 5. uzupełnić zakładowy plan kont o konto 228 Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych, 1

2 6. dokonać aktualizacji podstawy prawnej w Regulaminie udzielania zamówień publicznych w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych. Kontrolujący dokonali sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych z zakresie punktów 1-5: Ad. 1 W kontrolowanej jednostce w okresie objętym kontrolą prawidłowo księguje się oprocentowanie naliczane przez bank od środków na rachunku bankowym konto 750 Przychody i koszty finansowe. Ad. 2 Zakupiony sprzęt komputerowy ujęto w ewidencji środków trwałych. Ad. 3 Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w okresie kwiecień, maj, czerwiec 2009 roku prawidłowo stosuje klasyfikację budżetową w zakresie ujmowania w księgach rachunkowych wydatków m.in. z tytułu dostawy energii elektrycznej, dostawy gazu. Ad. 4 i 5 Skorygowano zapis w załączniku do polityki rachunkowości w zakresie zakładowego planu kont konto 020 wartości niematerialne i prawne oraz uzupełniono plan kont o konto 228 rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocniczych. I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzenie nr 8/2009 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu z dnia roku reguluje szczegółowe zasady dokonywania odpisów aktualizujących wartości należności i ich ewidencji w PCPR w Międzyrzeczu. Odpisów aktualizujących należności wątpliwe dokonuje się wg stanu na dzień 31 grudnia każdego roku na podstawie wniosków sporządzonych przez pracowników merytorycznych odpowiedzialnych za dany rodzaj należności i zatwierdzonych przez Głównego Księgowego i Dyrektora PCPR. Zarządzeniem nr 10/2008 Pani Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu w dnia roku ustaliła zasady rachunkowości tzw. politykę rachunkowości w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu. Załącznikami do polityki stanowią: - Załącznik nr 1 Szczególne zasady rachunkowości dla PCPR w Międzyrzeczu. Korekty wymaga zapis punktu 5, w którym dokonuje się odniesienia do punktów 4, 4b, 4c, których nie ma i które nie mają związku z punktem 5. - Załącznik nr 2 Zasady prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej. Podobnie jak w załączniku 1 w punkcie 18 załącznika 2 znajduje się odniesienie do punktu 11 d, który nie ma związku z treścią punktu Załącznik nr 3 wykaz kont (konta bilansowe, konta pozabilansowe), zasady funkcjonowania kont, - Załącznik nr 4 wykaz kont dla jednostki budżetowej - Załącznik nr 5 metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego dla PCPR w Międzyrzeczu. Księgi pomocnicze prowadzone są metodą ręczną: - dla ewidencji środków trwałych księgi środków trwałych, - dla ewidencji pozostałych środków trwałych księga inwentarzowa oraz luźne karty KTM, 2

3 - dla ewidencji konta PFRON Warszawa dodatkowo prowadzi się kontrolki w postaci luźnych kart kontowych ewidencji analitycznej Zarządzenie Nr 07/2004 z dnia roku w sprawie przepisów wewnętrznych reguluje gospodarkę finansową w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu zarządzenie to wprowadza: 1. instrukcję obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych, 2. instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie, 3. instrukcję w sprawie gospodarki kasowej, 4. instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, 5. instrukcję określającą sposób zarządzania systemami informatycznymi, 6. regulamin kontroli wewnętrznej. Ostatnia aktualizacja miała miejsce w dniu 23 lipca 2009 roku i była dokonana na podstawie zarządzenia nr 13/2009 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu. Kontrola kasy odbywała się każdorazowo przy przekazywaniu kasy ostatnia taka kontrola miała miejsce w dniu roku. Kasjer złożył deklarację o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki. Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków (analityka do konta 130) za okres od początku roku do dnia roku. Stan środków jest zgodny ze stanem na rachunku bankowym WB 77/78 z dnia roku i WB 52/53 z dnia roku. Stwierdzoną podczas kontroli nieprawidłowością było błędne zakwalifikowanie faktury za wykonanie datownika i zakup kwitariusza przychodowego do odpowiedniego paragrafu wydatków. Ogólną kwotę faktury FA 0373/2009 z dnia roku wystawiona przez P.P.H.U. M-M M. Duda na kwotę 137,60 zł ujęto w 4300, winno być 4300 wykonanie datownika i 4210 zakup kwitariusza przychodowego. II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. Kontrola wydatkowania środków za okres od roku do roku potwierdziła, że jednostka poniosła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym. Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i w pełni udokumentowane. Wydatki realizowano w sposób celowy, zdaniem kontrolującego celowość dokonywanych wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń. Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w zakresie wydatków rzeczowych oraz w zakresie terminowości regulowania zobowiązań w tym składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy. Terminy opłacania składek na ZUS i Fundusz Pracy zostały dotrzymane. Zobowiązania jednostka regulowała w ustalonych terminach. 3

4 III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. W kontrolowanej jednostce pozostałe środki trwałe poniżej wartości 140,00 zł ujmuje się w ewidencji ilościowej, a pozostałe środki trwałe o wartości od 140,00 zł. do zł ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej. W PCPR wprowadzono zarządzenie Nr 2 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu z dnia roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Pani Dyrektor zarządziła przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji składników majątkowych przez komisje inwentaryzacyjną w składzie 4 osobowym. Inwentaryzacją należy objąć składniki majątkowe: - środki trwałe, - środki trwałe w używaniu. Dnia roku przewodnicząca komisji inwentaryzacyjnej przeszkoliła komisję inwentaryzacyjną na tę okoliczność sporządzono protokół nr 1/2009 roku. Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły stosowne oświadczenia przed inwentaryzacją, oświadczenia po inwentaryzacji. Protokoły likwidacji środków trwałych (środków trwałych w używaniu) komisja likwidacyjna w składzie trzy osobowym dokonała oględzin środków trwałych i stwierdziła, że z uwagi na zużycie fizyczne, niektóre z nich nadają się one do likwidacji. W dokumentach znajdują się: - wniosek Dyrektora PCPR z dnia roku do Zarządu Powiatu o postawienie w stan likwidacji, a następnie wniosek o likwidację składników majątku ruchomego, - uchwała Zarządu Powiatu Nr 15/09 z dnia roku zalicza składniki majątku ruchowego do kategorii majątku zużytego i wyraża zgodę na ich likwidację, - ekspertyza informatyka, - karty przekazania odpadów firmie P.P.U.H. INTER - Castor Sp. z o.o. Wydano arkusze spisowe o numerach Na arkuszu nr 21 spisano wyposażenie łazienki dla osób niepełnosprawnych, na arkuszu nr 22 środki trwałe grupa 8, na arkuszu nr 23 środki trwałe grupa 2, na arkuszu nr 24 środki trwałe grupa 1, na arkuszu nr 25 środki trwałe grupa 4, na arkuszu nr 20 środki trwałe w pokoju konferencyjnym, na arkuszu nr 19 środki trwałe w pokoju zielonym OIK, na arkuszu nr 18 środki trwałe w pokoju niebieskim OIK, na arkuszu nr 17 środki trwałe w pokoju dziennym, na arkuszu nr 16 środki trwałe kuchnia OIK, na arkuszu nr 15 środki trwałe przedpokój OIK, na arkuszu nr 14 środki trwałe pokój czerwony OIK, na arkuszu nr 9 środki trwałe mieszkanie chronione przedpokój, na arkuszu nr 10 środki trwałe mieszkanie chronione - łazienka, na arkuszu nr 11 środki trwałe mieszkanie chronione - kuchnia, 4

5 na arkuszu nr 12 środki trwałe mieszkanie chronione mały pokój, na arkuszu nr 13 środki trwałe mieszkanie chronione duży pokój, na arkuszu nr 8 środki trwałe biuro pokój 207, na arkuszu nr 7 środki trwałe biuro pokój 212, na arkuszu nr 6 środki trwałe biuro pokój 204, na arkuszu nr 5 środki trwałe biuro pokój 206, na arkuszu nr 4 środki trwałe biuro pokój 213, na arkuszu nr 3 środki trwałe biuro pokój 211, na arkuszu nr 2 środki trwałe biuro pokój 203, na arkuszu nr 1 środki trwałe biuro pokój 217. Zespół spisowy sporządził sprawozdanie z przebiegu spisu z natury i stwierdził, że wszystkie składniki majątku podlegające spisowi zostały ujęte na arkuszach spisów z natury, nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień, uwag nie było. Komisja inwentaryzacyjna dokonała rozliczenia inwentaryzacji i stwierdziła zgodność stanu ewidencyjnego ze stanem spisu z natury, pełna zgodność z ewidencją księgową protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji. Zarządzeniem nr 18/2008 Pani Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu z dnia roku zarządziła przeprowadzenie inwentaryzacji kasy, powołano zespół spisowy w składzie trzyosobowym. Protokoły z inwentaryzacji kasy: * Protokół z rozliczenia kasy KARTY PARKINGOWE w wyniku inwentaryzacji stwierdzono faktyczny stan gotówki w kasie zerowy, stan gotówki wg raportu kasowego nr 12/2008 z dnia r. zerowy, numer ostatniego kwitariusza przychodowego * Protokół z rozliczenia kasy PFRON w wyniku inwentaryzacji stwierdzono faktyczny stan gotówki w kasie zerowy, stan gotówki wg raportu kasowego nr 9/2008 z dnia r. zerowy, numer ostatniego KP 23/2008, numer ostatniego KW 3/2008, numer ostatniego czeku * Protokół z rozliczenia kasy PCPR w wyniku inwentaryzacji stwierdzono faktyczny stan gotówki w kasie zerowy, stan gotówki wg raportu kasowego nr 12/2008 z dnia r. zerowy, numer ostatniego KP 50/2008, numer ostatniego KW 1/2008, numer ostatniego czeku * Protokół z rozliczenia kasy RODZINY ZASTĘPCZE w wyniku inwentaryzacji stwierdzono faktyczny stan gotówki w kasie zerowy, stan gotówki wg raportu kasowego nr 12/2008 z dnia r. zerowy, numer ostatniego KP 13/2008, numer ostatniego czeku Główna Księgowa sporządziła protokół z inwentaryzacji drogą weryfikacji sald, salda aktywów i pasywów uznano za prawidłowe, zgodne z ewidencją. Kontrolujący dokonał sprawdzenia zgodności ewidencji analitycznej środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych na koniec roku 2008 z ewidencją księgową. Na dzień roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie. 5

6 IV. Wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach Kontrolę w zakresie wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach przeprowadziła p. Grażyna Tomaszewska. Wyjaśnień udzielała i przedkładała dokumenty p. A. S. Przeprowadzając kontrolę stwierdzono, że: 1. PCPR w sposób prawidłowy przeprowadza ocenę pracowniczą. 2. Dotychczas nie zaszła konieczność zorganizowania służby przygotowawczej. Nie sporządzono, zgodnie z art ustawy o pracownikach samorządowych ( Dz. U. z 2008r. Nr 223, poz ) zarządzenia w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę. 3. Jednostka posiada regulamin naboru. W 2007 roku naboru na wolne stanowisko urzędnicze dokonywano dwukrotnie: Nabór I: na stanowisko referenta, wymagania: wykształcenie średnie ekonomiczne i stopień niepełnosprawności. Z dwóch kandydatów żadna osoba nie spełniła wymagania dotyczącego wykształcenia. W dokumentacji brakuje: listy kandydatów spełniających wymagania formalne do zatrudnienia i ogłoszenia o wynikach naboru. Nie można zatem stwierdzić, czy ogłoszenie o wynikach naboru zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń i znajdowało się tam przez okres co najmniej 3 miesięcy. Dokumenty te umieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej. Nabór II: W ponownie ogłoszonym naborze na to samo stanowisko dokonano zmiany wymaganego wykształcenia na wykształcenie średnie bez określania profilu. Tutaj także zgłosiło się dwoje kandydatów. W dokumentacji również brakuje: listy kandydatów spełniających wymagania formalne do zatrudnienia i ogłoszenia o wynikach naboru. Tak jak poprzednio nie można stwierdzić, czy ogłoszenie o wynikach naboru zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń i znajdowało się tam przez okres co najmniej 3 miesięcy. Dokumenty te są również umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej. Nabór w 2008r.: na to samo stanowisko, ponieważ osoba wcześniej zatrudniona po roku pracy zrezygnowała z zatrudnienia. Do naboru zgłosiło się dwóch kandydatów, z czego jeden nie spełnił wymagań formalnych. Ogłoszenie o naborze nie zawiera daty, brak listy kandydatów spełniających wymagania formalne oraz ogłoszenia o wynikach naboru. Ogłoszenie o wynikach naboru umieszczone w BIP ie nie zostało opatrzone datą i podpisem dyrektora jednostki. 4. PCPR posiada Regulamin wynagradzania ustalony w zarządzeniu nr 10/2009 dyrektora z dnia r. Z regulaminem zostali zapoznani wszyscy pracownicy, potwierdzając ten fakt swoim podpisem. 6

7 V. Organizacja kontroli wewnętrznej w dziedzinie przetwarzania i ochrony danych osobowych. Kontrolę w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie kontrolę w zakresie organizacji kontroli wewnętrznej w dziedzinie przetwarzania i ochrony danych osobowych przeprowadził p. Patryk Przybylski. W toku kontroli ustalono, że: 1. W kontrolowanej jednostce w zakresie ochrony danych osobowych obowiązuje zarządzenie nr 11/2009 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu z dnia 16 czerwca 2009 roku w sprawie ochrony danych osobowych oraz zarządzania systemem informatycznym Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu. 2. Zarządzenie zawiera wszystkie elementy wymagane przez przepisy prawa: a. politykę bezpieczeństwa, b. instrukcję zarządzania systemem informatycznym. Z kolei powyższe dokumenty zawierają wszystkie elementy wskazane w 4 i 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. 3. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych jest prowadzona w sposób prawidłowy. Jedyne zastrzeżenie dotyczy daty ustania upoważnienia. Zadaniem kontrolującego w chwili obecnej - w stosunku do zatrudnionych pracowników, rubryka ta powinna pozostać pusta, a wypełniana powinna być dopiero po rzeczywistym ustaniu ważności upoważnienia. Poza tym, wśród osób upoważnionych powinien znaleźć się Administrator Bezpieczeństwa Informacji, zwłaszcza, że został on powołany zarządzeniem Dyrektora w sposób określający jedynie stanowisko, bez wskazania jego imienia i nazwiska. 4. Brakuje natomiast ustalenia poziomu bezpieczeństwa systemu informatycznego, o którym mowa w 6 w/w rozporządzenia. Podsumowując należy stwierdzić, że organizacja kontroli wewnętrznej w dziedzinie przetwarzania i ochrony danych osobowych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu jest najlepsza spośród wszystkich dotychczas kontrolowanych, w tym zakresie, jednostek organizacyjnych powiatu. Na tym protokół zakończono. Dyrektor jednostki Pani Maria Górna Bobrowska została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. 7

8 Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce r. Międzyrzecz, dnia... Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu... (pieczęć jednostki kontrolowanej) Dyrektor Powiatowego Główna Księgowa Zespół kontrolujący Centrum Pomocy Rodzinie w Międzyrzeczu Beata Waltrowska Maria Górna Bobrowska Małgorzata Kieliszczyk Gra żyna Tomaszewska Patryk Przybylski