Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie Olsztyn, Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9 tel , W.K.G.F fax W.I.A.S RIO.II /2016 Olsztyn, dnia 9 września 2016 r. Zarząd Powiatu Elbląskiego Wystąpienie pokontrolne W czasie kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie w Powiecie Elbląskim stwierdzono nieprawidłowości wymienione w protokole, podpisanym w dniu 29 lipca 2016 r. W związku z tym, działając na podstawie art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z dnia 14 kwietnia 2016 r. Dz. U. poz. 561), proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. W szczególności należy : 1. Dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości uzupełnić lub zaktualizować, zgodnie z obowiązkiem określonym w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z dnia 22 czerwca 2016 r. Dz. U. poz. 1047): a) w Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 18/2015 Starosty Elbląskiego z dnia 1 września 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej, określić: - sposób przechowywania i transportu wartości pieniężnych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (tekst jednolity z dnia 2 maja 2016 r. Dz. U. poz. 793) - pkt strony 9-10 protokołu kontroli,

2 2 - zasady dokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w skróconych raportach kasowych na podstawie zbiorczych zestawień, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a, art. 20 ust. 2 i 3 oraz art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości - pkt strony protokołu kontroli; b) w zarządzeniu Nr 22/2014 Starosty Elbląskiego z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Elblągu, określić: - zasady prowadzenia rachunkowości w odrębnych kontekstach dla Organu, Starostwa Powiatowego, Skarbu Państwa, - symbole i nazwy stałych i jednorazowych dzienników częściowych prowadzonych w poszczególnych kontekstach, - szczegółowe zasady tworzenia symboli i nazw kont analitycznych prowadzonych do kont syntetycznych w rachunkowości organu, Starostwa, Skarbu Państwa, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i b ustawy o rachunkowości - pkt strony 18-24, pkt strona 38 protokołu kontroli, - nazwy zbiorów dowodów księgowych ujmowanych w poszczególnych dziennikach częściowych rachunkowości organu, Starostwa, Skarbu Państwa, zgodnie z przepisami art. 4 ust. 3 pkt 2 i 6 ustawy o rachunkowości - pkt strona 38 protokołu kontroli, - metody wyceny aktywów i pasywów dla budżetu Powiatu Elbląskiego, - metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalenia wyniku finansowego dla Starostwa Powiatowego, w tym: zasady wyceny aktywów i pasywów wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych, inwestycji, należności długoterminowych, należności krótkoterminowych, środków pieniężnych, krótkoterminowych papierów wartościowych, zobowiązań z tytułu dostaw, zobowiązań wyrażonych w walucie obcej, zgodnie z przepisami art. 4 ust. 3 pkt 4 oraz art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości - pkt strony protokołu kontroli. 2. W księgach rachunkowych ujmować dowody księgowe spełniające wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z dnia 22 czerwca 2016 r. Dz. U. poz. 1047), w szczególności: a) wystawiane przez kasjera dowody KW dowody wypłaty, objąć ewidencją druków ścisłego zarachowania, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z 9 i 10 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 18/2015 Starosty Elbląskiego z dnia 1 września 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej. Wskazane

3 3 przepisy wewnętrzne stanowią, że kwitariusze przychodowe, bloczki KP i KW, czeki, weksle i inne wartości pieniężne są drukami ścisłego zarachowania, a dowody wpłaty i wypłaty powinny być połączone w bloczki i ponumerowane z zaznaczeniem ciągłości numeracji w roku sprawozdawczym. Liczba formularzy w każdym bloczku winna być poświadczona przez Skarbnika lub osobę przez niego upoważnioną - pkt strony protokołu kontroli; b) dowody KW dowody wypłaty zatwierdzać z zachowaniem zasad określonych w 8 i 14 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 18/2015 Starosty Elbląskiego z dnia 1 września 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej. Wskazane powyżej przepisy wewnętrzne stanowią, że wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi zatwierdzonymi przez Starostę i Skarbnika. Jeżeli wypłata gotówki nie może być udokumentowana źródłowym dowodem kasowym, to do udokumentowania rozchodu gotówki z kasy można stosować dowody wypłaty KW. Dowody KW należy wystawić w dwóch egzemplarzach: oryginał dołączyć do raportu kasowego, a drugi egzemplarz pozostawić w bloczku. Wypłata gotówki z kasy może nastąpić po zaakceptowaniu tytułu wypłaty przez Starostę i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione - pkt strony protokołu kontroli; c) egzekwować od pracowników Starostwa, aby na dowodach księgowych OT (przyjęcia na stan składników majątkowych) kwitowali odbiór przedmiotów przyjmowanych na stan lub którym powierzono pieczę nad przyjętym składnikiem majątkowym, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości - pkt strony 50-52, pkt strony 54-56, pkt strony protokołu kontroli. 3. Prawidłowo prowadzić raporty kasowe i rozliczenia wydatków dokonanych służbowymi kartami płatniczymi, w szczególności: a) dokumentując przychody i rozchody gotówki w skróconych raportach kasowych na podstawie zestawień przestrzegać zasad określonych w art. 20 ust. 2 oraz ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości - pkt strony protokołu kontroli; b) przychody gotówki do kasy w danym dniu ujmować w jednym raporcie kasowym zgodnie z 16 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 18/2015 Starosty Elbląskiego z dnia 1 września 2015 r. w sprawie wprowadzenia

4 4 instrukcji kasowej, który stanowi, że wszystkie dowody wpłat i wypłat gotówki dokonane w danym dniu powinny być wpisane do odpowiedniego raportu kasowego - pkt strona 34 protokołu kontroli; c) egzekwować od pracowników Starostwa, osób korzystających ze służbowych kart płatniczych, aby terminowo rozliczali wydatki dokonane kartami płatniczymi, tj. przestrzegali przepisów wewnętrznych określonych w 7 ust. 1 i 2 Regulaminu korzystania ze służbowych kart płatniczych stanowiącego załącznik nr 1 do uchwały Nr 33/10 Zarządu Powiatu w Elblągu z dnia 8 czerwca 2010 r. w sprawie zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu Powiatu Elbląskiego, które stanowią, że każdą operację finansową dokonaną za pomocą służbowej karty płatniczej użytkownik dokumentuje fakturą, rachunkiem, paragonem lub innym równoważnym dowodem księgowym wraz z adnotacją Opłacono kartą płatniczą Nr i jest obowiązany dowód zakupu przedłożyć w Wydziale Finansowym Starostwa lub w księgowości jednostki niezwłocznie po dokonaniu wydatku, w terminie nie później niż 3 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub powrotu z wyjazdu służbowego - pkt strony protokołu kontroli. 4. Rejestrując w systemie tradycyjnym przesyłki wpływające do Starostwa Powiatowego w Elblągu przestrzegać 40 ust. 3 pkt 2 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) - pkt strony protokołu kontroli. 5. Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z zasadami rachunkowości, a operacje gospodarcze ewidencjonować zgodnie z zasadami funkcjonowania poszczególnych kont opisanymi w odpowiednich załącznikach do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.) poniżej: rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ):

5 5 a) wydruki komputerowe sporządzane z programu PUMA ST w zakresie stanów ewidencyjnych składników majątkowych oznaczyć nazwą programu przetwarzania odpowiedzialnego za ich przygotowanie, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości - pkt strona 49, pkt strony 53-54, pkt strony protokołu kontroli; b) odpisy umorzeniowe od wydanych do użytkowania wartości niematerialnych i prawnych ujmować na koncie Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych zgodnie z zasadami funkcjonowania konta określonymi w części II ust. 1 pkt 11 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz zgodnie z opisem konta 072 w części I pkt 1 i 6 załącznika nr 4 do zarządzenia Nr 22/2014 Starosty Elbląskiego z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Elblągu - pkt strony protokołu kontroli; c) w rachunkowości organu ewidencję konta Skumulowane wyniki budżetu prowadzić zgodnie z zasadami funkcjonowania konta określonymi: w części II ust. 1 pkt 18 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz w części I pkt 16 załączniku nr 3 do zarządzenia Nr 22/2014 Starosty Elbląskiego z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Elblągu. Wskazane powyżej przepisy stanowią, że konto 960 służy do ewidencji stanu skumulowanych wyników budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w szczególności na stronie Wn lub Ma konta 960 ujmuje się, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, odpowiednio przeniesienie sald kont 961 i 962. Konto 960 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma. Saldo Wn konta 960 oznacza stan skumulowanego deficytu budżetu, a saldo Ma konta stan skumulowanej nadwyżki budżetu - pkt strony protokołu kontroli; d) należności z tytułu sprzedaży nieruchomości jako należności długoterminowe ujmować na koncie Długoterminowe należności budżetowe zgodnie z zasadami funkcjonowania konta określonymi w części II ust. 1 pkt 35 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz zasadami opisanymi w pkt 1 ppkt 20 załącznika nr 4 do zarządzenia Nr 22/2014 Starosty Elbląskiego z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Elblągu. Wskazane

6 6 powyżej przepisy stanowią, że konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem. Na stronie Ma konta 226 ujmuje się w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych w wysokości raty należnej na dany rok, w korespondencji z kontem 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych pkt strony protokołu kontroli. 6. Księgi rachunkowe prowadzić sprawdzalnie, tj. na kartach środków trwałych, kartach wyposażenia, kartach wartości niematerialnych i prawnych, wpisywać symbole, numery i daty dowodów stanowiących podstawę przyjęcia na stan księgowy składników majątkowych, zgodnie z zasadami prowadzenia ksiąg rachunkowych określonymi w art. 20 ust. 2, art. 23 ust. 2 pkt 2 oraz art. 24 ust. 1 i ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości - pkt strony 50-52, pkt strony 54-56, pkt strony protokołu kontroli. 7. Zgodnie z obowiązkiem określonym w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stosować przyjęte zasady rachunkowości opisane w zarządzeniu Nr 22/2014 Starosty Elbląskiego z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Elblągu - pkt strony 56-57, pkt strony 58-59, pkt strony 64-65, pkt strony 75-76, pkt strony protokołu kontroli. 8. W programie PUMA FK prowadzić ewidencję analityczną do konta Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych w podziale na umorzenie pozostałych środków trwałych oraz umorzenie pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, zgodnie z zasadami funkcjonowania konta określonymi w części II ust. 1 pkt 11 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz zgodnie z opisem konta 072 w części I pkt 1 i 6 załącznika nr 4 do zarządzenia Nr 22/2014 Starosty Elbląskiego z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Elblągu - pkt strony protokołu kontroli.

7 7 9. Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie i bezbłędnie, tj. zgodnie z zasadami prowadzenia ksiąg rachunkowych określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z dnia 22 czerwca 2016 r. Dz. U. poz. 1047), w szczególności: a) w zakresie ewidencji analitycznej konta Zobowiązania finansowe, dokonany w 2015 r. wykup obligacji komunalnych, w łącznej kwocie ,00 zł, prawidło ująć w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta syntetycznego 260, zgodnie z zasadami określonymi w art. 24 ust. 1, 2 i 3 ustawy o rachunkowości, które stanowią m. in., że księgi rachunkowe uznaje się za: rzetelne - jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, prowadzone bezbłędnie - jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe - pkt strony protokołu kontroli; b) zapisów na kartach wydatków dokonywać w sposób przedstawiający rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych, tj. na karcie wydatków ujmować wydatki w terminach ich faktycznego dokonania, a nie w terminie pobrania gotówki z banku na ich pokrycie, zgodnie z zasadą określoną w art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości pkt 2 strona protokołu kontroli. 10. Terminowo regulować zobowiązania wobec dostawców zgodnie z zasadą gospodarowania środkami publicznymi określoną w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) - pkt strona 78 protokołu kontroli. 11. Wzmóc działania windykacyjne wobec dłużników z tytułu należności budżetowych mających charakter cywilnoprawny. Zgodnie z zasadą gospodarowania środkami publicznymi określoną w art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania - pkt strony protokołu kontroli.

8 8 12. Kwoty stanowiące zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady zwracać wykonawcom z zachowaniem termonu określonego w art. 151 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.), tj. nie później niż w 15. dniu po upływie okresu rękojmi za wady - pkt strony protokołu kontroli. 13. Ujawnione w toku inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych rozliczać w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, zgodnie z przepisami art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Inwentaryzację składników majątkowych (spis z natury) przeprowadzać na ostatni dzień roku obrotowego z zachowaniem terminów i częstotliwości określonych w art. 26 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości - pkt 4.2. strony protokołu kontroli. 14. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty sporządzać, zamieszczać i przekazywać zgodnie z zasadami określonymi w art. 92 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.), w szczególności w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierać wszystkie informacje wymagane przepisem art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, w tym punktację przyznaną oferentom w każdym kryterium oceny ofert - pkt strony protokołu kontroli. 15. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego sporządzać zgodnie ze wzorem (druk ZP-PN) stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. poz. 1128), w tym w punkcie 27 protokołu wymieniać wszystkie dokumenty stanowiące załączniki do protokołu. Zgodnie z art. 96 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych, załącznik do protokołu stanowi również umowa w sprawie zamówienia publicznego pkt strony protokołu kontroli.

9 9 16. Przy sprzedaży nieruchomości przestrzegać przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.), w szczególności informację o wywieszeniu w siedzibie starostwa wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać do publicznej wiadomości w sposób określony art. 35 ust. 1 ustawy, w tym w sposób zwyczajowo przyjęty w miejscowości położenia nieruchomości pkt strony , pkt strony , pkt strony protokołu kontroli. 17. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z zasadą określoną w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze, że okresem sprawozdawczym jest miesiąc, odpowiednio do 18 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - pkt strony protokołu kontroli. 18. Przy oddawaniu w najem nieruchomości przestrzegać przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, w szczególności informację o wywieszeniu w siedzibie starostwa wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem podawać do publicznej wiadomości w sposób określony art. 35 ust. 1 ustawy, w tym w sposób zwyczajowo przyjęty w miejscowości położenia nieruchomości pkt strony , pkt strony protokołu kontroli. O wykonaniu powyższych wniosków należy zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Olsztynie w terminie 30 dni od daty ich doręczenia. Zgodnie z art. 9 ust. 4 powołanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

10 Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych, podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. 10 Do wiadomości: 1. Przewodniczący Rady Powiatu Elbląskiego. 2. Członek Kolegium nadzorujący jednostkę. 3. A/a.