Protokół z kontroli przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Międzyrzeczu

Transkrypt

1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Międzyrzeczu Kontrolę w dniach listopada 2009 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 57/09 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 28 października 2009 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Donata Zarzycka członek, 3. Paweł Lachowicz członek, 4. Grażyna Tomaszewska członek, 5. Janina Ganczarska członek. Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki, 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł, 3. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji, 4. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych, 5. Wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach , 6. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem nieruchomym, w tym wynajem, dzierżawa, użyczanie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: 1. Krystyna Januszewska zastępca Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy, 2. Krystyna Kononowicz Główna Księgowa, 3. Iwona Mirkowska Kierownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego. Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach sierpnia 2008 roku i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Paweł Lachowicz członek. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych: 1. stosowanie się do zapisów zawartych w obowiązujących w jednostce procedurach wewnętrznych, zwłaszcza w zakresie dokonywania kontroli druków ścisłego zarachowania ( 10 instrukcji procedur kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych w PUP w Międzyrzeczu), 2. prawidłowe stosowanie podziałki klasyfikacji budżetowej w zakresie wydatków (zwrot wydatków), zgodnie z rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, 3. prawidłowe dokonywanie księgowania operacji odnośnie zwrotu kosztów z tytułu najmu pomieszczeń biurowych, 1

2 4. zachowanie zasady czystości obrotów na koncie 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych, co oznacza, że do zapisów z tytuły zwrotu nadpłat, zwrotu kosztów, korekty niewłaściwych wydatków itp. wprowadza się dodatkowy techniczny zapis ujemny po obu stronach konta. Kontrolujący dokonali sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych w zakresie punktów 1-4: Ad.1 Powiatowy Urząd Pracy dostosował się do zapisów zawartych w obowiązujących w jednostce procedurach wewnętrznych, dokonywana była kontrola druków ścisłego zarachowania. Ad. 2 Prawidłowo stosowano w okresie poddanym kontroli podziałki klasyfikacji budżetowej w zakresie wydatków (zwrot wydatków), zgodnie z rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Ad. 3 W okresie objętym kontrolą prawidłowo dokonywano księgowania operacji odnośnie zwrotu kosztów z tytułu najmu pomieszczeń biurowych. Ad. 4 Zachowano zasadę czystości obrotów na koncie 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych, do zapisów z tytuły zwrotu nadpłat, zwrotu kosztów, korekty niewłaściwych wydatków itp. wprowadza się dodatkowy techniczny zapis ujemny po obu stronach konta. I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem nr 3 z 30 maja 2006 roku Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Międzyrzeczu wprowadził do użytku służbowego Instrukcję procedur kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych. W zarządzeniu nr 10 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy z dnia 20 lipca 2009 roku w sprawie udzielenia upoważnień do dokonywania kontroli finansowej i zatwierdzania dokumentów finansowych: - powierzono obowiązki do dokonywania kontroli finansowej, - upoważniono określone osoby do zatwierdzania dokumentów finansowych, - zawarto kartę wzorów podpisów. Zarządzenie nr 10 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Międzyrzeczu z dnia 08 grudnia 2008 roku określa procedury wewnętrzne dotyczące obiegu dokumentów związanych z projektem w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, poddziałanie pod tytułem Upowszechniamy usługi rynku pracy. Przedmiotem procedury jest określenie trybu i metod postępowania w zakresie obiegu dokumentów dotyczących projektu. Okres wdrożenia projektu od do r. Celem projektu jest upowszechnianie usług rynku pracy tj. pośrednictwa pracy i poradnictwa zawodowego w Powiatowym Urzędzie Pracy w Międzyrzeczu. Załącznikami do w/w zarządzenia są: 1. zał. 1 - terminarz obiegu dokumentów księgowych, 2. zał. 2 - wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli finansowej poszczególnych dokumentów finansowych, 3. zał. 3 upoważnienie do zatwierdzania dokumentów finansowych, 2

3 4. zał. 4 schemat księgowań dla obsługi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, 5. zał. 5 karta wzorów podpisu. Zarządzenie nr 8 z dnia 10 czerwca 2008 roku Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Międzyrzeczu wprowadza do użytku służbowego instrukcję kasową. Ustalono pogotowie kasowe tj. gotówkę na niezbędne wydatki do wysokości 1.000,00 zł. W raporcie kasowym nr 31/07/09 za okres od 28 do 31 lipca 2009 r. stwierdzono jeden przypadek wypisania dokumentu w postaci KW (Dowód wypłaty- kasa wypłaci) z r. przez kasjerkę. Wypłata jest uzasadniona i ma pokrycie w zatwierdzonych i pokwitowanych listach płac nr 64/07/09 i 67/07/09 z tym, że dokument KW winna wypisać inna niż kasjer osoba upoważniona. Zarządzeniem nr 12 z dnia roku Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Międzyrzeczu w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont określono politykę rachunkowości obowiązującą w jednostce. Przyjęto do stosowania zasady funkcjonowania kont księgi głównej zaprezentowane w książce Komentarz do planu kont dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych oraz zakładów budżetowych opracowany przez Marię Augustowską. Korzystając z zasady istotności jednostka ustaliła, iż koszty zakupionych w roku poprzednim usług: dostawa wody, energii elektrycznej, odbioru nieczystości i innych, których wykonawcy wystawią faktury w roku następnym, będą ujmowane i rozliczane w księgach roku następnego. W 8 określono, iż pozostałe środki trwałe o wartości od 500,00 zł do 3.500,00 zł podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej, a do wartości 500,00 zł podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej i traktowane są jako małocenne. Wartości 500,00 zł określono jako właściwą zarówno dla ewidencji ilościowo-wartościowej jak i dla ewidencji ilościowej. W 12 nie określono pełnych zasad wyceny aktywów i pasywów, co nie spełnia wymogów wynikających z art. 10 ust.1 pkt.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości Dz.U Nr 152 poz.1223 z 2009 r. Klasyfikacja i ewidencja wydatków strukturalnych została określona przez Dyrektora PUP Zarządzeniem nr 2 z dnia 20 stycznia 2009 r. w sprawie: klasyfikacji i ewidencji wydatków strukturalnych ponoszonych przez Powiatowy Urząd Pracy w Międzyrzeczu oraz sporządzanie sprawozdania budżetowego Rb-WS z ww. wydatków. Dochody własne PUP scharakteryzowano w zarządzeniu nr 4 z dnia 02 czerwca 2006 roku Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w sprawie rachunku dochodów własnych. Kontrolę oparto o dokumenty źródłowe za okres VII-IX/2009 r. Kontrolowana jednostka w okresie objętym kontrolą przestrzegała procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Dokumenty źródłowe poddane kontroli, skutkujące wydatkowaniem środków w okresie jw. zawierały opisy merytoryczne, podpisy osób 3

4 dokonujących kontroli merytorycznej zawierały również informacje o trybie zamówienia publicznego. Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno-rachunkową oraz były zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby. Dokumenty są czytelne, ładnie grupowane, spinane (klejone), uporządkowane. II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. Jednostka w okresie kontrolowanym tj. m-ce lipiec, sierpień, wrzesień 2009 r. wydatkowała środki w granicach zatwierdzonego planu finansowego. Wydatki miały charakter celowy. Dokumenty zawierały informacje o trybie zamówień publicznych, wymagane podpisy i opisy merytoryczne oraz wskazania klasyfikacji budżetowej, z której następowało wydatkowanie środków w ramach zatwierdzonego planu finansowego. Powiatowy Urząd Pracy w Międzyrzeczu terminowo regulował swoje zobowiązania. Wykonane wydatki w oparciu o sprawozdanie Rb-28S miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 30 września roku 2009 w rozdziałach: kwota ,02 zł, ,69 zł mają pełne potwierdzenie w ewidencji księgowej analitycznej na r. Podczas kontroli dokumentów źródłowych w poz. 3007/07/2009 z r. stwierdzono, iż wypłatę odprawy emerytalnej w kwocie ,16 zł zaplanowano i ujęto w paragrafie 3020 Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń zamiast w paragrafie 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników W zakresie dochodów własnych dokonano analizy terminowości regulowania zobowiązań wybierając dwóch kontrahentów o symbolach kont: i , należności regulowane były terminowo. III. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. W zarządzeniu nr 9 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Międzyrzeczu z dnia 01 grudnia 2008 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji Pani Dyrektor zarządziła przeprowadzenie na dzień roku spisu z natury: - aktywów pieniężnych, czyli gotówki w kasie, czeków gotówkowych, kwitariuszy przychodowych, - rzeczowych składników aktywów obrotowych: materiały biurowe, paliwo w samochodzie i inne, które zgodnie z decyzją Dyrektora Urzędu obciążają koszty w dniu ich zakupu. Wyznaczono trzy osobową komisję inwentaryzacyjną (zespół spisowy). Arkusze spisowe o numerach 001,002 i druki protokołów inwentaryzacji kasy od numeru do numeru wydano przewodniczącemu komisji. Wyznaczono zespół spisowy do dokonania weryfikacji (uzgodnienia) sald. 4

5 Dnia roku Główna Księgowa i Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej przeprowadzili szkolenie członków komisji inwentaryzacyjnej w zakresie sposobu przygotowania i przeprowadzenia inwentaryzacji, na tę okoliczność sporządzono protokół. Protokół nr z inwentaryzacji gotówki w kasie, złożono oświadczenie kasjera przed inwentaryzacją. Zespół spisowy przeprowadził inwentaryzację kasy w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej. W toku inwentaryzacji stwierdzono: - rzeczywisty stan gotówki w kasie 0 zero, - stan gotówki wg ostatniego raportu kasowego 50/12/08 z r. - 0, - ostatnie dowody przychodu i rozchodu: KP 0039/B z r., KW 0021/B z r., kwit przychodowy z r., czek gotówkowy z r., - stan depozytów przechowywanych z kasie oraz ich zgodność z ewidencją: czek gotówkowy , kwit przychodowy Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie: - rzeczywisty stan gotówki w kasie 0 zero, - stan gotówki wg ostatniego raportu kasowego 37/12/08 z r. - 0, - ostatnie dowody przychodu i rozchodu: KP 0023/FP z r., kwit przychodowy z r., czek gotówkowy z r., - stan depozytów przechowywanych z kasie oraz ich zgodność z ewidencją: czek gotówkowy , kwit przychodowy , KP 0024/FP-0030/FP. Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie: - rzeczywisty stan gotówki w kasie 0 zero, - stan gotówki wg ostatniego raportu kasowego 18/12/08 z r. - 0, - ostatnie dowody przychodu i rozchodu: KP 0020/S z r., czek gotówkowy z r., - stan depozytów przechowywanych z kasie oraz ich zgodność z ewidencją: czek gotówkowy Protokół nr z inwentaryzacji gotówki w kasie: - rzeczywisty stan gotówki w kasie 0 zero, - stan gotówki wg ostatniego raportu kasowego 26/12/08 z r. - 0, - ostatnie dowody przychodu i rozchodu: kwit przychodowy z r., czek gotówkowy z r., - stan depozytów przechowywanych z kasie oraz ich zgodność z ewidencją: kwit przychodowy Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia przed inwentaryzacją i po inwentaryzacji. 5

6 Na arkuszu nr 002 spisanie paliwo na podstawie karty drogowej nr z dnia r. Na arkuszu 001 spisano materiały biurowe. Sporządzono sprawozdanie z przebiegu spisu z natury aktywów pieniężnych oraz materiałów biurowych i paliwa w samochodzie służbowym, w czasie dokonania spisu z natury nie stwierdzono usterek i nieprawidłowości w zakresie przechowywania mienia oraz magazynowania i konserwacji, nie stwierdzono uchybień w zakresie zabezpieczenia mienia. Główna księgowa dokonała rozliczenia końcowego, wyceniła wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiały i paliwo) na kwotę 1.202,28 zł. Nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych. Sporządzono protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji sald analiza zapisów na kontach analitycznych potwierdziła realność sald kont analitycznych i syntetycznych. Kontrolujący dokonał sprawdzenia ewidencji analitycznej środków trwałych z ewidencją księgową. Na dzień roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie, dane ewidencji analitycznej są zgodne z danymi ewidencji syntetycznej. IV. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrolę w zakresie realizacji ustawy o zamówieniach publicznych przeprowadził p. Paweł Lachowicz metodą badania dokumentów. Powiatowy Urząd Pracy posiada wdrożone procedury realizacji zamówień publicznych. W okresie objętym kontrolą prowadzono postępowania głównie dotyczące wyboru wykonawcy szkoleń organizowanych dla bezrobotnych. Dominującym trybem postępowania było zamówienie z wolnej ręki w związku z art. 5 ust.1ustawy Prawo zamówień publicznych. Jednostka przeprowadziło jedno postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego. Podczas kontroli sprawdzono: 1. Przetarg nieograniczony Zmiana sposobu użytkowania poddasza nieużytkowego w budynku PUP w Międzyrzeczu na pomieszczenia biurowo administracyjne, 2. Szkolenie w zakresie operator wózka widłowego dla 20 bezrobotnych osób, 3. Szkolenie w zakresie brukarz dla 10 bezrobotnych osób, 4. Szkolenie w zakresie obsługi komputera dla 15 bezrobotnych osób, 5. Szkolenie w zakresie pracownik księgowo kadrowy dla 18 bezrobotnych osób. Po przeprowadzonej analizie dokumentów postępowań stwierdzono, że w każdym kontrolowanym przypadku Dyrektor Urzędu dokonał wyboru wykonawcy, który przedstawił ofertę najkorzystniejszą. 6

7 V. Wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach Zgodnie z Zarządzeniem Nr 57/09 Starosty Międzyrzeckiego z dnia r. w dniu 26 listopada br. kontrolę w Powiatowym Urzędzie Pracy w Międzyrzeczu przeprowadziła p. Grażyna Tomaszewska. Kontrolowany zakres działalności to wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach Wyjaśnień udzielała i przedkładała dokumenty p. K. J. Jednostka zatrudnia 42 pracowników, w tym 31 zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych. Przeprowadzając kontrolę stwierdzono, że: 1. Powiatowy Urząd Pracy w sposób prawidłowy przeprowadził pierwszą ocenę pracowniczą w roku 2007 oraz drugą ocenę w roku Urząd posiada Zarządzenie Nr 9/2009 Dyrektora PUP z dnia r. w sprawie przeprowadzenia oceny pracowniczej. 2. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 3/2009 dyrektora PUP z dnia r. w sprawie przeprowadzenia służby przygotowawczej poddano jej 2 osoby zatrudnione w bieżącym roku: - specjalistę do spraw rozwoju zawodowego, - pośrednika pracy. Obie osoby zdały egzamin z wynikiem pozytywnym i złożyły ślubowanie. Wydano zaświadczenia, które znajdują się w aktach osobowych tych pracowników. 3. Jednostka posiada Zarządzenie Nr 9/2007 z dnia r. w sprawie przeprowadzenia naboru. W roku 2006 dokonano naboru na 3 stanowiska urzędnicze: pośrednika pracy, inspektora w Wydziale Usług i Instrumentów Rynku Pracy oraz doradcę zawodowego. W roku 2007: na 1 stanowisko urzędnicze starszego inspektora w Wydziale Usług i Instrumentów Rynku Pracy. W roku 2008: na 5 stanowisk: 4 stanowiska pośredników pracy - stażystów i 1 stanowisko doradcy zawodowego stażysty. W roku 2009: na stanowisko specjalisty do spraw rozwoju zawodowego i pośrednika pracy stażysty. Wszystkie nabory przeprowadzono w sposób prawidłowy, informacje w określonym czasie wywieszone były na tablicy ogłoszeń. 3. Powiatowy Urząd Pracy posiada Regulamin wynagradzania ustalony w Zarządzeniu Nr 5/09 dyrektora PUP z dnia r. VI. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem nieruchomym, w tym wynajem, dzierżawa, użyczanie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu. 7

8 Przedmiotem kontroli było prawidłowe gospodarowanie nieruchomościami w szczególności ich najem, dzierżawa lub użyczenie zawarte przez Urząd oraz inne formy udostępniania nieruchomości. Kontrolę przeprowadziła p. Janina Ganczarska. Z dokumentów przedłożonych przez Panią I. M. wynika, że w 2009 roku obowiązują : 1. Trzy umowy najmu pomieszczeń biurowych w budynku Urzędu - umowa z Ośrodkiem Psychoedukacji i Diagnostyki Psychologicznej reprezentowanym przez Macieja Urbańskiego ul. Mickiewicza 11/ Trzciel, zawarta na okres od dnia r. do dnia r. (za zgodą Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu kontynuacja umowy z dotychczasowym najemcą), - umowa z Polsko-Niemieckim Stowarzyszeniem Europejskiego Kształcenia Zawodowego z siedzibą w Bobowicku, ul. Międzyrzecka 7a, zawarta na okres od dnia r. do dnia r. (za zgodą Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu kontynuacja umowy z dotychczasowym najemcą), - umowa z Wydawnictwem Lubpress Sp. z o.o., al. Niepodległości w Zielonej Górze, zawarta na okres od dnia r. do dnia r. ( kontynuacja umowy z dotychczasowym najemcą - brak zgody Zarządu Powiatu). 2. Dwie umowy najmu pomieszczeń użytkowych w budynku gospodarczym - umowa z K. M. na garażowanie samochodu, zawarta na okres od r. do r. (za zgodą Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu kontynuacja umowy z dotychczasowym najemcą), - umowa z firmą Handel Hurtowy Odzieżą Używaną w Skwierzynie ul. Sobieskiego 29E pomieszczenia z przeznaczeniem na działalność gospodarczą, zawarta na okres od r. do r. (za zgodą Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu kontynuacja umowy z dotychczasowym najemcą). 3. Jedna umowa użyczenia z Gospodarczym Bankiem Spółdzielczym Międzyrzecz ul. Waszkiewicza Międzyrzecz lokalu w budynku gospodarczym z przeznaczeniem na wypłatę zasiłków dla bezrobotnych, zawarta na okres od r. do r. (za zgodą Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu). Z obowiązujących 6-ciu umów, jakie zostały zawarte przez Powiatowy Urząd Pracy, w przypadku najmu pomieszczeń dla Wydawnictwa Lubpress (kontynuacja wcześniejszej umowy) nie uzyskano wymaganej zgody Zarządu Powiatu na najem. Na tym protokół zakończono. Dyrektor jednostki Pani Hanna Bułach została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. 8

9 r. Międzyrzecz, dnia... Dyrektor Powiatowego Główna Księgowa Zespół kontrolujący Urzędu Pracy w Międzyrzeczu Hanna Bułach Krystyna Kononowicz Beata Waltrowska Donata Zarzycka Paweł Lachowicz Grażyna Tomaszewska Janina Ganczarska